Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Perencanaan Tenaga Kerja (Kanaidi Ken)

1,810 views

Published on

Kanaidi, SE., M.Si (Penulis “Buku PERIKLANAN”, Service Quality and Motivation Trainer, Dosen Marketing Management, Praktisi Bisnis)
e-mail :kana_ati@yahoo.com atau kanaidi@yahoo.com atau kanaidi@posindonesia.co.id
HP. 08122353284

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Perencanaan Tenaga Kerja (Kanaidi Ken)

  1. 1. HUMAN RESOURCE PLANNING FOR MAN POWERBy : Kanaidi, SE., M.Si kanaidi@yahoo.com
  2. 2. Basic Functions ofHRM  The process of HRM consists of 4 basic functions:  Acquisition of human resources  Development of human resources  Motivation of human resources  Maintenance of human resources
  3. 3. Acquisition Function Process of identifying and employing people possessing required level of skills  Job Analysis  HRP  Recruitment  Selection
  4. 4. Development Function Process of improving, moulding and changing the skills, knowledge and ability of an employee  Employee Training  Management Development  Career Development
  5. 5. Motivation Function Process of integrating people into a work situation in a way that it encourages them to perform / deliver to the best of their ability  Understanding needs  Designing motivators  Monitoring
  6. 6. Maintenance Function Process of providing employees the working conditions that help maintain their motivation and commitment to the organisation  Satisfaction Levels  Retention
  7. 7. HRP for Man PowerPlanning Merupakan suatu proses yang bertujuan untuk menyediakan sumber daya manusia yang “adekuat“, sesuai dengan kebutuhan. Adekuat : sesuai dengan kebutuhan, baik dalam hal jumlah, kualifikasi, maupun saatnya (“timing“).
  8. 8. HRP for Man PowerPlanning Menjamin kontinuitas ketersediaan tenaga kerja yang terampil, berkemampuan dan berpengalaman, sehingga : * Memungkinkan dept. Personalia menarik t.k yang tepat pada waktu yang tepat (fungsi staffing). * Meningkatkan efisiensi.
  9. 9. Manfaat dari HRP Meningkatkan pemanfaatan sdm lebih efisien dan efektif Menselaraskan aktivitas-aktivitas management personalia dengan tujuan–tujuan organisasi di masa yang akan datang secara efisien Menarik dan mempekerjakan tenaga kerja baru secara ekonomis Mengembangkan informasi management personalia untuk membantu aktivitas personalia lainnya dan unit-unit organisasi lainnya Mengkoordinir program-program management personalia yang berbeda-beda Tenaga kerja dapat mengembangkan dirinya dengan lebih baik dan terarah (“career-planning”) Meningkatkan kepuasan kerja
  10. 10. Penyebab timbulnya permintaanTenaga Kerja : External challenges : - Economic, sosial, technology, competitors Organizational decisions - Strategic plans, budgets, sales and production, forecast Work-force factors - Retirement, resignations, terminations, deaths, level of absence
  11. 11. Proses Perencanaan SDM digambarkan sbb : Strategic management decisionsHuman resource supply: Human resource demand:- Existing - Future- Future - Annual Analisa kesenjangan Kesenjangan kualitas Kesenjangan jumlah- realokasi / replacement - lembur- pendidikan / latihan - rekruitmen - berhenti sementara - PHK - pensiun dini
  12. 12. Analisis “supply” tenaga kerja : Komposisi tenaga kerja yg dimiliki oleh perusahaan Analisis supply harus memperhatikan periode perencanaanAnalisis “demand” tenaga kerja : Dilakukan berdasarkan peramalan kebutuhan tenaga kerja pada perioda perencanaan tertentu (jk. pendek, menengah, panjang) Berkaitan erat dengan keputusan-keputusan strategis (internal & eksternal), meliputi : - perluasan / penciutan perusahaan - diversifikasi produk - perluasan pasar - kebijakan padat modal / padat karya - rencana investasi, dan lain-lain
  13. 13. Kendala-kendala yang perlu dipertimbangkan : Internal : - tujuan perusahaan - kondisi keuangan perusahaan - kondisi tenaga kerja yg dimiliki, dan lain-lain Eksternal : - situasi dan kondisi tenaga kerja - peramalan pasar - perkembangan iptek - peraturan pemerintah - situasi perekonomian, politik dan lain-lain
  14. 14. Analisis kesenjangan antara “supply” dan “demand”Kesenjangan bisa karena jumlah atau kualitas Kesenjangan dalam hal jumlah/kuantitas tenaga kerja dapat diatasi dengan menambah lembur ataupun rekruitmen ataupun PHK, pensiun dini Kesenjangan kualitas dapat diatasi dengan realokasi/replacemnet atau diklat.Ada tidaknya kesenjangan kuantitas sangat ditentukan oleh peramalan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan.Peramalan dapat dilakukan antara lain melalui :1. Analisis Beban Kerja a. Pengalaman di masa lalu b. Perhitungan kuantitatif2. Analisis Tenaga Kerja a. Absenteeism Rate b. Turnover Rate
  15. 15. 1. Analisis Beban Kerja (Work load) mengestimasikan beban pekerjaan yang akan dihadapi perusahaan dalam periode perencanaan tertentu (how much work is schedule to be done) Dapat dihitung melalui estimasi produksi, misalnya : a.1. Pengalaman di masa lalu Untuk setiap peningkatan penjualan Rp. 1.000.000 diperlukan tambahan 1 orang tenaga penjualan  Rp. 5.000.000 5 orang a.2. Biaya lembur per minggu Rp. 1.000.000 Jika 4 minggu berturut-turut dibutuhkan 1 orang. Jika biaya lembur > Rp. 5.000.000 / minggu,  artinya tambahan tenaga kerja 5 orang
  16. 16. b. Perhitungan Kuantitatif Misalnya : Januari 1998 ada 22.000 pucuk surat yang harus diselesaikan dan masing-masing surat membutuhkan 0.09 jam – orang.  Beban kerja = 22.000 x 0,09 jam – orang = 1.980 jam – orang Jika 1 orang bekerja 180 jam per bulan  Kebutuhan tenaga kerja per bulan : 1.980 / 180 = 11 orang2. Analisis Tenaga Kerja (Work-Force) Perhitungan dari Analisis Beban Kerja masih harus dilengkapi Analisis Tenaga Kerja untuk memberikan kelonggaran / allowance.
  17. 17.  Dari Point b (Analisis beban kerja) msh perlu dilengkapi dengan analisis tenaga kerja untuk memberikan kelonggaran/allowance Apakah cukup dengan 11 orang tenaga kerja? “Ya” sangat riskan  perlu allowance a. Absenteeism Rate AR = jumlah orang – hari absensi x 100% jml. pekerja x jml. hari kerja Jika tingkat absensi 9%, maka sebagai kelonggaran ditambahkan : 9% x 11 tk = 1 tk. Dari penelitian didapatkan umumnya tingkat absensi 2,8 – 5%.
  18. 18. b. Turn Over Rate - Accesions (penambahan tenaga kerja : Accesions rate = jml. penambahan naker x 100% jml. naker rata-rata - Separations (Pengurangan tenaga kerja) : Separations rate = jml. pengurangan naker x 100% jml. naker rata-rata - Jumlah tenaga kerja rata-rata : Jml. naker awal + jml. naker di akhir periode 2
  19. 19. Turn-over juga berpengaruh terhadap : Ongkos penerimaan tenaga kerja (“hiring cost”) Ongkos rekrutment dan seleksi “Over-paying” Tingginya tingkat kecelakaan kerja Menurunnya jumlah produksi pada masa transisi Tidak efisiennya pemanfaatan mesin / peralatan pada masa transisi Banyaknya “scrap” dan “waste” pada tenaga kerja baru
  20. 20. REKRUTMENAdalah proses mendapatkan dan menarikpelamar (applicant) yang capable untukdipekerjakan.Upaya untuk mendapatkan calon tenaga kerjayang paling sesuai “(cocok)” denganpersyaratan yang dituntut oleh jabatannya.“pencocokan” dua arah Perusahaan mencari tenaga kerjayang paling cocok dengan tuntutanjabatan, dan sebaliknya tenaga kerja mencari pekerjaan yang paling cocok dengan kebutuhan, bakat, minat dan
  21. 21. The hiring process :Recruitment Sales forecast Job analysis program Work load Job Work force analysis description Employee requisition Job Applicants specification Screening devices Application blanks Reference checks The Interview The individual organization Test Physical examination Induction / orientation
  22. 22. Recruitment Process : Human resource Specific request planning of managers Job opening identifed Job analysis Manager’s information comments Job requirements Methods of requirements Satisfaction pool of recruits
  23. 23. Yang melakukan rekrutmen : Bagian Personalia (Bagian Kepegawaian) Biro Jasa (Konsultan) Operating Managers Recruitment CommitteeSumber Tenaga Kerja : Sumber internal : promosi atau mutasi Sumber eksternal : - newcomers - para penganggur - tenaga kerja di perusahaan lain, tetapi tidak puas di tempat kerja tersebut - tenaga kerja senang pindah-pindah kerja - pembajakan (tenaga kerja “qualified”)
  24. 24. Jika berasal dari “dalam perusahaan” : melihat catatan kepegawaian (Personnel record).Jika berasal dari “luar perusahaan” : - cara informal - melihat arsip pencari kerja di Depnaker - bekerja sama dengan Biro Jasa / Perusahaan sejenis - memasang iklan / advertensi - lain-lain : * computer matching service * internship (mahasiswa Kerja Praktek) * talent scouting (college/university recruiting) * special event recruiting (open-house ; job-fair)
  25. 25. Constraints on and challenge of recruitment Berasal dari organisasi / internal 1. Organizational pilicies - promote from within pilicies - compensation policies - employment status policies (part time, temporary employees; full time) 2. Human resource plans 3. Job requirements 4. Costs 5. Affirmative action plans Berasal dari recruiter - recruiter habits Berasal dari lingkungan eksternal - leading economic indications - want ads-index - laws / hukum
  26. 26. Channel of recruitment :1. Walk-ins and write-ins2. Employee refferals3. Advertising4. State employment security agencies5. Private placement agencies6. Professional search firms7. Educational institutions8. Labor organizations9. Military operations10. Government-finded training program11. Temporary-help agencies12. Open house13. Leasing,; nepotism14. Departing employees, etc.
  27. 27. Pelaksanaan Rekrutmen :Hal-hal yang harus diperhatikan : Job requirements Kebijakan perusahaan (dana, waktu, dll) Situasi dan kondisi pasar tenaga kerja Kebijakan / peraturan pemerintah Kebutuhan / harapan calon tenaga kerja Citra perusahaan Dan lain-lain
  28. 28. JOB APPLICATION BLANKTujuan : untuk mengumpulkan informasi tentang recruitsInformasi antara lain :1. Personel data : nama, alamat, tanggal lahir dan lain-lain2. Employment status : - posisi yang diinginkan - gaji yang diinginkan - status kerja (full / part time) - kesanggupan untuk mulai bekerja, dan lain-lain3. Education & skills : applicant’s abilities, antara lain : pendidikan, kursus4. Work history : past jobs5. Military background6. Membership, awards and hobbies7. References8. Signature
  29. 29. Human Resource ManagementRecruitment and selection
  30. 30. Human Resources Management
  31. 31. Recruitment
  32. 32. Recruitment The process by which a job vacancy is identified and potential employees are notified. The nature of the recruitment process is regulated and subject to employment law. Main forms of recruitment through advertising in newspapers, magazines, trade papers and internal vacancy lists.
  33. 33. Recruitment Job description – outline of the role of the job holder Person specification – outline of the skills and qualities required of the post holder Applicants may demonstrate their suitability through application form, letter or curriculum vitae (CV)
  34. 34. Selection
  35. 35. Selection The process of assessing candidates and appointing a post holder Applicants short listed – most suitable candidates selected Selection process – varies according to organisation:
  36. 36. Selection Interview – most common method Psychometric testing – assessing the personality of the applicants – will they fit in? Aptitude testing – assessing the skills of applicants In-tray exercise – activity based around what the applicant will be doing, e.g. writing a letter to a disgruntled customer Presentation – looking for different skills as well as the ideas of the candidate
  37. 37. Employment Legislation
  38. 38. Employment Legislation  Increasingly important aspect of the HRM role  Wide range of areas for attention  Adds to the costEven in a small business, the legislationrelating to employees is important – of the businesschemicals used in a hairdressing salon forexample have to be carefully stored andhandled to protect employees.
  39. 39. Discrimination Crucial aspects of employment legislation:  Race  Gender  Disability Disability is no longer an issue for employers to ignore, they must take reasonable steps to accommodate and recruit disabled workers. Copyright: Mela, http://www.sxc.hu
  40. 40. Discipline
  41. 41. Discipline Firms cannot just ‘sack’ workers Wide range of procedures and steps in dealing with workplace conflict  Informal meetings  Formal meetings  Verbal warnings  Written warnings  Grievance procedures  Working with external agencies
  42. 42. Development
  43. 43. Development Developing the employee can be regarded as investing in a valuable asset  A source of motivation  A source of helping the employee fulfil potential
  44. 44. Training
  45. 45. Training Similar to development:  Provides new skills for the employee  Keeps the employee up to date with changes in the field  Aims to improve efficiency  Can be external or ‘in-house’
  46. 46. Rewards Systems
  47. 47. Rewards Systems The system of pay and benefits used by the firm to reward workers Money not the only method Fringe benefits Flexibility at work Holidays, etc.
  48. 48. Trade Unions
  49. 49. Trade Unions Importance of building relationships with employee representatives Role of Trade Unions has changed Importance of consultation and negotiation and working with trade unions Contributes to smooth change management and leadership
  50. 50. Productivity
  51. 51. Productivity Measuring performance: How to value the workers contribution Difficulty in measuring some types of output – especially in the service industry Appraisal  Meant to be non-judgmental  Involves the worker and a nominated appraiser  Agreeing strengths, weaknesses and ways forward to help both employee and organisation

×