Dokumen ini membahas tentang sinkronisasi dan validasi data EMIS Madrasah tahun 2018, khususnya updating data EMIS semester ganjil 2018-2019. Proses updating mencakup data kelembagaan, kesiswaan, PTK, jadwal belajar mengajar, dan CAPESUN.

1. SINKRONISASI DAN VALIDASI DATA
EMIS MADRASAH TAHUN 2018
UPDATING DATA EMIS GANJIL
2018/2019
Semarang, 11 November 2018

2. Aplikasi yang sedang Berjalan
Pendataan EMIS Ganjil 2018-2019

3. EMIS SEMESTER GANJIL 2018-2019 (2)
• Data berkelanjutan yang berasal dari data 2017-2018 semester genap
• Membangun/memperkuat master data referensi EMIS
Data Lembaga : data profil lembaga (termasuk data sarpras, data kurikulum, data
kegiatan ekskul, data keuangan, dll);
Data Siswa : Siswa by name dan data detail siswa;
Data PTK dan Pengawas : PTK by name dan data detail PTK dan Pengawas;
Pendataan lembaga, rombel, siswa dan guru madrasah akan dihubungkan dengan
jadwal kegiatan belajar mengajar  untuk mengetahui beban jam mengajar guru
• Proses updating data EMIS (lembaga, siswa & PTK) saat ini menggunakan
system penjadwalan

4. Data Kelembagaan (profil)
• Profile Lembaga
• Lokasi dan Kontak
• Jarak ke Lokasi tertentu
• Perijinan dan Sertifikasi
• Akreditasi
• KKM
• BOS
• DIPA
• REKAP SISWA
• REKAP GTK
• KBM
• Keuangan dan Bantuan
• Penerimaan dan Pengeluaran
• Prioritas Bantuan
• Bantuan yang pernah diterima
• PIP dan BSM

5. Data Kelembagaan (sarana)
• Kepemilikan Tanah
• Rincian Data Ruangan
• Kondisi
• Rombel Siswa
• Detail Ruangan
• Ketersediaan Listrik
• Ketersediaan Sanitasi
• Ketersediaan aringan Internet

6. Data Kesiswaan
• Profil Siswa
• Informasi kebutuhan Khusus
• Tempat Tinggal
• Informasi Orang Tua
• Alamat Orang Tua
• Informasi PIP
• Riwayat Lomba
• Riwayat Beasiswa
• Riwayat UN
• Status Akhir (lulus)
• Infomasi Lulusan

7. Data GTK
• Profil
• Status Keaktifan
• Riwayat Kepegawaian
• Riwayat Pendidikan
• Inpassing
• Penugasan Pendidik
• Informasi Sertifikasi
• Informasi NRG
• Tunjangan
• Penghargaan
• Pelatihan
• Tempat Tinggal
• Keluarga
• Test kebahasaan
• Penugasan Tenaga Kependidikan

8. Jadwal belajar Mengajar
• Mengalokasikan Jam dan Hari
Guru
• TP 2018/2019 semester Gena

9. Sumber Data EMIS 2018-2019
 Siswa di ambil dari data sekolah asalnya
(madrasah) sehingga referensi data terjaga.
 Siswa kelas akhir sudah luluskan
 Siswa jenjang sebelumnya sudah dinaikan
 Siswa Mutasi (masuk-keluar)

10. PRIORITAS EMIS SEMESTER GANJIL 2018-2019
Tahap I
Kelembagaan
Kesiswaan
PTK (Kepala sekolah)
Menambahkan Profile PTK Baru
Tahap II
PTK - Detail
Aktifitas belajar / Penjadwalan
Pengawas

11. Tahap I (Kelembagaan)
Melengkapi Profil Lembaga
Sarana dan Prasarana Ruang Kelas
 Konfigurasi Ruang Kelas atau minimal Ruang
Kelas/Rombel sudah cukup/ perbaikan nama dan
kelas dapat dilakukan pada template

12. Tahap I (Kesiswaan)
 Melengkapi Profil Melengkapi Alamat
 Mengisi Data Kebutuhan khusus (jika mengalami
kebutuhan khusus)
 Mengisi data orang tua
 Melengkapi data UN Jenjang sebelumnya (jika ada)
 Langkah-langkah diatas dapat dipersingkat melalui
cara yang lebih singkat (halaman Pembaruan
Aplikasi Pendataan EMIS (6)).

13. Tahap I (PTK-Kepala sekolah)
 Data Kepala Sekolah dapat dilakukan dengan
menambahkan tugas-tambahan pada
madrasah.
 Menambahkan Profil PTK yang belum ada.
 Mengalokasikan Tugas Tambahan Diluar
Satminkal pada PTK Satminkal

14. Tahap II (PTK-Detail)
 Melengkapi data-data detail dati PTK
 Menyiapkan dan melakukan upload hasil pindai dokumen yang terkait
(dapat dilakukan berlakangan)
 Pengisian Data Riwayat/Historical dapat dilakukan dengan mengisikan dari
yang riwayat terakhir kemudian riwayat sebelumnya hingga selesai. Contoh
PTK dengan nama Anwar Nugtoro memiliki Jenjang Pendidika terkahir S2,
maka pengisian riwayat Pendidikan dimulai dari S2, S1, … dst.
 Proses Penambahan PTK Baru, hanya berlaku untuk PTK Satminkal, dan
data yang dimasukan data Profil Utama. Untuk PTK Non Satminkal dapat
menambahkan Tugas Tambahan PTK pada Sekolah/madrasah Satminkalnya.
Setelah dilakukan proses verifikasi oleh kabupaten/kota selanjutnya dapat
mengisikan data detail dari PTK.

15. Tahap II (PTK-Detail)
• Profil
• Status Keaktifan
• Data Kepegawaian
• Kualifikasi Pendidikan
• Status Inpassing
• Aktifitas Penugasan
• Informasi Sertifikasi
• Informasi NRG
• Tunjangan
• Penghargaan
• Pelatihan
• Penugasan Tenaga Kependidikan
• Tempat Tinggal
• Keluarga
• Test Kebahasaan
Kelengkapan Data PTK

16. Tahap II (Aktifitas Belajar)
 Melengkapi data aktifitas belajar mengajar
dengan melengkapi jam dan hari

17. Tahap II (Pengawas)
 Melengkapi data-data detail data pengawas

18. Tahap II (Pengawas)
• Profil
• KTP dan KK
• Tempat Tinggal
• Riwayat Jabatan
• Riwayat Penugasan
• Riwayat Pendidikan
• Status Kepegawaian
• Riwayat Kepegawaian
• Pokjawas
• Tugas Belajar
• Riwayat Sertifikasi
• NRG
• Riwayat Penghargaan
• Riwayat Diklat
• Karya Tulis
• Guru Binaan
Kelengkapan Data Pengawas

19. Tahap II (Pengawas)
 Merupakan Updating data, melengkapi data yan belum diisi.
 Pengisian Data dimulai dengan mengisian Isian, lalu melengkapi
data Dokumen hasil scan/pindai dokumen.
 Untuk Pengawas baru, proses dapat dilakukan proses penambahan
oleh Kabupaten/Kota, penambahan hanya pada profil utama.
Setelah dilakukan itu pengawas dapat mengisikan data detail secara
mandiri.

20. PEMBARUAN APLIKASI

21. Pembaruan Aplikasi Pendataan EMIS (1)
• Informasi Lembaga
• Informasi Siswa
• Informasi PTK
• Ringkasan Siswa
• Mutasi Siswa
• CAPESUN
• Template Pendataan
• Upload CSV
• Konfirmasi DATA

22. Pembaruan Aplikasi Pendataan EMIS (2)
Informasi Lembaga, Siswa dan PTK

23. Pembaruan Aplikasi Pendataan EMIS (3)
• Ringkasan Siswa

24. Pembaruan Aplikasi Pendataan EMIS (4)
Mutasi Siswa
• Jika siswa mutase ke Lembaga lain
Pengisian NPSN Tujuan harus
Valid, jika tidak maka data bias
menjadi salah madrasah tujuan
• Proses Perpindahan marus
melalui persetujuan kab/ko
• Setelah disetujui, siswa akan
masuk pada siswa aktif madrasah
tujuan
• Lembaga Asal dapat melakukan
pencetakan Surat Pindah

25. Pembaruan Aplikasi Pendataan EMIS (5)
• Informasi Lembaga
• Informasi Siswa
• Informasi PTK
• Ringkasan Siswa
• Mutasi Siswa
• Mutasi PTK
• Template Pendataan
• Upload CSV
• Konfirmasi DATA
• CAPESUN

26. Pembaruan Aplikasi Pendataan EMIS (6)
CAPESUN
• File yang dihasilkan masih dalam
bentuk .ez
• Cetak Berita Acara
Untuk dapat mempercepat proses
Pembuatan File .ez :
1. Pastikan Rombel/Ruang Kelas
sudah di konfigurasi
2. Pindahkan Siswa yang akan
UN dari menu kesiswaan 
capesun
3. Unduh Template Kelas
Akhir/CAPESUN
4. Lengkapi data sesuai
petunjuk
5. Simpan menjadi csv
6. Unggah melalui
Templateunggah/upload

27. Pembaruan Aplikasi Pendataan EMIS (7)
Template
• Template data PPDB
• Template Data Ruangan
• Template data siswa CAPESUN

28. Pembaruan Aplikasi Pendataan EMIS (8)
Template PPDB
• Siswa yang diupload pada PPDB adalah
Siswa Baru yang berasal dari Sekolah
Umum (TK, SD, SMP, SMA).
• Pastikan Penulisan Nama, Tempat Lahir,
Tanggal dan Lahir benar, sebelum
menambahkan kedalam system. system
tidak menerima perbaikan Nama, Tempat
Lahir, dan Tanggal Lahir.
• Data yang diupload, merupakan data per
Rombel per Jenjang Pendidikan .
• Apabila dikemudian hari ditemukan
siswa yang berasal dari madrasah di
upload melalui menu PPDB ini,
Madrasah menerima sebab akibat
(sanksi) yang ditimbulkan dikemudian
hari.
• Dilarang menambahkan kolom
template.
• Baca Petunjuk Pengisian (terdapat
dalam file excel).
• Jika sudah diunggah/upload siswa
dapat dilihat pada menu kesiswaan 
PPDB
• Untuk masuk ke dalam siswa aktif,
madrasah harus melakukan konfirmasi
dan menandatangani surat pernyataan
PPDB sebagai kontroling Kab/Ko

29. Pembaruan Aplikasi Pendataan EMIS (9)
Template Data Ruangan
• Melengkapi Kelas, Nama Rombel,
Jurusan, Bahasa dan Kurikulum
• Referensi Kode dapat diunduh di
template pada kolom keterangan
• Kelas diisi dengan 1,2,3… 12
• Nama Rombel diisi dengan 2 digit
angka, misalnya 01, 02, 03…
• Nama Rombel akan berulang
untuk jenjang yang berbeda.
Misalnya Kelas 1 Nama Rombel
01, 02, 03. Kelas 2 Nama Rombel
01, 02, 03.
• Nama Rombel bukan angka yang
ebrsambung untuk semua kelas.
Misalnya Kelas 1 nama rombel 01,
02, 03 kemudian Kelas 2 Nama
rombelnya 04, 05, 06

30. Cara Menyiapkan File CSV (1)
• Buka File Template (xls)
• Lengkapi data sesuai ketentuan
• Menu File  Simpan Sebagai
• Pilih Folder/direktori
• Ketik Nama File
• Pilih jenis File : CSV (MS-DOS)(.csv)
• File yang sudah disimpan dapat dilihat dengan menggunakan editor
notepad atau sejenisnya
• Jika melakukan perubahan, ubahlah dari file sumber (xls)

31. Cara Menyiapkan File CSV (2)
1
2
3
Klik File
Save As
Pilih
Folder/direktori
Isi nama File Pilih
CSV MS-DOS
Klik Save

32. Permasalahan File CSV (1)
Data Tidak terlihat
Hal ini dikarenakan pada saat
menyimpan file csv secara
tidak sengaja menggunakan
pemisah bukan koma /“,”
dikarekan default system
Dapat diperbaiki dengan
merubah regional setting
menjadi English (UK)
menyimpan ulang file csv

33. Permasalahan File CSV (2)
Terdapat Kolom Merah
Dikarekan tidak mengisi
sesuai dengan ketentuan
yang berlaku
Dapat diperbaiki dengan
mengisikan sesuai
referensi/petunjuk pengisian
pada file sumber (xls) dan
menyimpan kembali menjadi
CSV

34. Permasalahan File CSV (3)
Data terlihat tetapi tidak ada Tombol
Simpan
Dikarekan terdapat baris mengandung
data kosong pada file data .csv
Dapat diperbaiki dengan membuka
file .csv dengan menggunakan
notepad atau sejenisnya dan
menghapus baris yang mengandung
data (,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,)

35. FAQ (1)
• NSM tidak ditemukan
• Belum masuk jadwal atau belum ada direferensi
• Cek jadwal atau cek referensi Lembaga pada akun kab/ko
• Gateway timeout
• Lalu lintas server padat
• refresh
• Can not connect database
• Beban server database padat
• refresh

36. FAQ (2)
• Siswa ganda
• Terjadi dikarenakan pada saat pengisian mengklik tombol simpan lebih dari sekali atau
refresh
• Dapat dihapus melalui e-monitor akun kab/ko
• Siswa Ganda (aktif)
• Dihapus melalui akun madrasah
• Referensi siswa kosong
• Dihapus melalui akun madrasah
• Referensi siswa kosong (jika diklik detail datanya ada)
• Jangan melakukan mutasi atau perubahan data profil, system akan melakukan sync data
profile pada siswa-siswa tersebut.

37. Pembaruan Aplikasi E-MONITOR
• Konfigurasi Nama Kasi SI
• Ubah Nama dan Tanggal lahir
Siswa
• Approval Mutasi Siswa
• Approval PPDB
• Monitoring CAPESUN
• Monitoring Updating Data

38. Pengajuan NPSN
berdasarkan data EMIS

39. Pengajuan NPSN
TOTAL PENGAJUAN : 2.757
MA : 495
MTS : 581
MI : 507
RA : 1.174

40. Pengajuan NPSN

41. Pengajuan NPSN

42. NISN

43. NISN
• Total Pengajuan : 6.807.574
• Berhasil di verifikasi : 6.125.841
• Gagal : 181.733
• Proses : 500.000 (kurang lebih)
• Proses Pengajuan susulan Sumber Data Semester Ganjil 2018-2019
• Data Siswa Madrasah tertinggal dan Siswa RA
• Proses Pengajuan selanjutnya (setelah susulan) hanya siswa kelas
awal

44. INTEGRASI DATA

45. Integrasi Data Pendidikan Islam (1)
INTEGRASI INTERNAL
Subdit Sarpras Madrasah, Subdit Sarpras PP, Subdit Sarpras Mahasiswa Diktis, Layanan
Service PTKI, Simpatika
DALAM PROSES
PANITIA SNMPTN/SBMPTN, BPS, DINAS PENDIDIKAN KOTA PEKALONGAN
INTEGRASI EKSTERNAL
KPK, PDSPK, BANSM

46. RENCANA PENGEMBANGAN

47. Rencana Pengembangan
Aplikasi
• Reporting Kanwil
• Reporting Pusat
Infrastruktur
• Penambahan/Upgrade Server Database