Um tema 5 dokumenti

2Preddiplomski stručni studij Proizvodno strojarstvo - Upravljanje materijalom

Nalog za nabavu
Tko izrađuje nalog za nabavu?
Zahtjev za nabavu ili nalog za nabavu (trebovnica materijala, interna narudžba,
zahtjevnica materijala) mogu izdati organizacijske jedinice kojima su
potrebni materijali ili usluge (priprema rada, odjel razvoja, laboratorij, služba
održavanja i dr.). Inžinjer za naručivanje materijala će pregledati sastavnicu materijala
i svu relevantnu tehničku dokumentaciju, da bi definirao nalog za nabavu.
Koje informacije sadrži nalog za nabavu?
Nalog za nabavu sadrži podataka o vrsti (šifra i naziv) materijala, količini
materijala, u kojim rokovima i gdje treba ispostaviti materijal, odnosno gdje je
potrebno obaviti usluge, zatim kakve ateste materijal mora imati (tip atesta) i
koja ispitivanja je morao proći (npr. radiografsko, ultrazvukom, hidraulične
testove). Zatim može sadržavati prijedlog dobavljača, podatke o načinu
pakiranja te po potrebi crteže ili drugu dokumentaciju koja može poslužiti
nabavi.
Obavezno je navesti datum ispostavljanja naloga i ime onog tko je izradio i
odobrio nalog za nabavu.
Kome se upućuje nalog za nabavu?
- Službi nabave

Prije izrade naloga za nabavu potrebno je pronaći odgovarajući identifikacijski broj
materijala ( IB broj // šifra // material code).
Svi IB brojevi se nalaze u informacijskom sustavu preko kojeg se prati kompletan
materijal.
Ako je materijal koji se naručuje već prije korišten onda se može iskoristiti postojeći IB
broj, ali pod uvjetom da su svi identifikacijski podatci identični materijalu koji se
naručuje.
U slučaju da ne postoji ispravan IB broj za materijal koji se naručuje, inženjer narudžbe
materijala pristupa izradi IB broja u informacijskom sustavu. Prilikom izrade novih IB
brojeva mora se obratiti pozornost na ispravnost unesenih podataka, odnosno da se
točno upišu svi podatci, dimenzije, kvaliteta materijala, važeća norma, mjerna
jedinica...
Svi podatci iz IB broja su vidljivi u nalogu za nabavu, upitu, kao i kasnije u narudžbi.

Primjer: Nalog za nabavu materijal za izradu dijela kotlovskog postrojenja
Sve pozicije dobivaju jedinstveni identifikacioni broj (šifra materijala – IB broj ) koji se koristi
na svim ostalim dokumentima koji se odnose na materijale i omogućava praćenje istih.

Još jedan primjer Zahtjeva za nabavu.
Što? Koliko? Kada? Atest.

Primjer niže odnosi se na materijal za izradu dijela mlina cementa.

Ne mora se slati samo zahtjev za nabavu materijala,
nego se može slati i zahtjev za usluge kooperacije
(vanjske usluge); postupak je isti kao i za zahtjev za
nabavu materijala.
Podaci u takvom zahtjevu su drukčiji, jer se mora točno
opisati i definirati posao koji bi kooperant morao
obaviti.
KOOPERACIJA - usluge dorade i obrade materijala za proizvodnju koje ne mogu
biti obavljene unutar tvrtke ili bilo koji drugi poslovi za koje je potrebno
angažirati vanjskog izvođača.

Upit
Upit predstavlja zahtjev dobavljaču da dostavi ponudu ili
informacije o njihovim proizvodima, odnosno uslugama.
Kako pronaći dobavljače?
Polazište za izbor dobavljača kojima će se dostaviti upiti su podaci o
poznatim izvorima nabave te podaci koje se prikupi pretraživanjem on-line
baza podataka, kataloga proizvoda, te drugih izvora podataka.
Ako želimo više saznati o određenom dobavljaču često je to moguće
posjetom njegovoj web stranici, na kojoj se mogu pronaći aktualni
podaci o poduzeću, njegovim proizvodima i/ili uslugama, o organizacijii
dr.
Tko izrađuje i dostavlja Upit dobavljaču?
Služba nabave.

U kojim slučajevima se šalju upiti?
Upiti se šalju:
Ako na tržištu postoji više potencijalnih dobavljača od kojih valja zatražiti ponude;
• Ako nabava želi iskoristiti povoljnu tržišnu situaciju (npr. nabava sezonskih
proizvoda i sirovina u vrijeme veće ponude);
• Kada se jave teškoće u opskrbi s postojećih izvora i valja se orijentirati na nove
izvore nabave/dobavljače;
• Kada se želi potencijalne dobavljače upoznati s očekivanim specifičnim
potrebama u slijedećem planskom razdoblju;
• Zbog prikupljanja informacija o mogućnostima i uvjetima nabave predmeta
rada (RFI)
• za potrebe: izrade novih proizvoda, ispitivanja mogućnosti supstitucije
korištenih materijala, ispitivanja u svezi odluke ''proizvoditi ili nabaviti'' te za
usporedbu cijena, obilježja i uvjeta nabave pojedinih materijala.

Što upit treba sadržavati?
Upit treba sadržavati:
• naziv i adresu poduzeća koje šalje upit;
• datum upita i broj upita na koju se dobavljač treba pozvati u ponudi ;
• opis predmeta nabave za koji se šalje upit
• količinu potreba u određenim rokovima, što je dobavljaču značajno
za izradu kalkulacije prodajne cijene;
• rok isporuke predmeta nabave;
• adresu odredišta na koju se otprema roba te klauzulu s kojom se
određuje uz koje uvjete je dobavljač obvezan predati robu kupcu;
• predloženi način plaćanja (kredit, kompenzacijom ili neki drugi način)
• zahtjev da se raščlani ukupna cijena prema elementima strukture cijene
radi boljeg analiziranja ponuda i usporedbu pojedinih stavki;
• rok dostavljanja ponude
• pečat i potpis odgovorne osobe, izdavatelja dokumenta;
Prema potrebi mogu se navesti propisi koji se odnose na kakvoću
proizvoda, tražiti odgovarajuću dokumentaciju o kvaliteti proizvoda, uzorke,
nacrte, sheme i sl.

Primjer Upita desno odnosi se na
materijal za izradu dijela mlina cementa.
Usporedite tekst Naloga za nabavu i
Upita za primjer izrade dijela mlina
cementa.

Primjer
upita za
dodatni
materijal

Nakon prikupljanja određenog broja ponuda, ponude se šalju na tehničku ovjeru
inženjeru za naručivanje materijala.
On je treba pregledati ponude i provjeriti je li sve stavke iz ponude odgovaraju
tehničkim zahtjevima zadanim u nalogu za nabavu.
Nakon pregleda i tehničke ovjere ponude se šalju natrag referentu nabave na
daljnje postupanje.

Ponuda
Ponuda je dokument kojim dobavljač definira cijene, količine, rokove i
dr. za predmete nabave tražene Upitom.
Ponuda dobavljača obvezuje da ponuđeno i izvrši, ako kupac prihvati
ponudu, pismenim ili usmenim putem.
Važni podaci u ponudi mogu biti:
 cijena
 rok isporuke
 način i uvjeti plaćanja
 podaci o upitu
 način dostave (paritet) ...
Često u ponudi postoji i podatak o roku ponude, odnosno za koje vremensko
razdoblje vrijedi ponuda (opcija ponude).

Što treba analizirati u ponudama?
Treba analizirati sljedeće:
 Zadovoljava li ponuđena kakvoća predmeta nabave naše zahtjeve?
 Je li ponuđena količina predmeta nabave u skladu s količinom u upitu,
odnosno s našim potrebama i politikom količina nabave?
 Je li cijena predmeta nabave primjerena tržišnim cijenama i je li
raščlanjena na način kako je traženo u upitu da se može analizirati?
 Jesu li uvjeti i način plaćanja u skladu s tržišnom situacijom te s našim
zahtjevima i mogućnostima?
 Tko snosi troškove pakiranja te rizike otpreme i transporta?
 Može li dobavljač ispuniti zahtjevani rok isporuke?
 Koji su ostali kriteriji značajni za poslovne odnose i kako ih ispunjava
pojedini ponuđač? (odnosi se na lokaciju dobavljača, njegovu
organizaciju, ugled na tržištu, kapacitet proizvodnje i skladišta, servis,
transportne veze itd.)

Ponekad dobavljač može ponuditi neki alternativni
materijal, te se postupak mora vratiti nazad do
projektanta koji mora odobriti novi materijal.
Svaka izmjena u zahtjevu za nabavu mora se
odobriti i evidentirati!!!

Primjer ponude
Koje sve podatke
u ponudi
prepoznajete?

19
Još jedna ponuda
dobavljača

Da bi se spriječio pogrešan izbor, posao vrednovanja i
usporedbe ponuda treba obaviti profesionalno i savjesno,
često timskim radom.
U nabavnoj službi određuje se do kojeg iznosa vrijednosti
nabave odluku može donijeti referent nabave, a iznad tih
iznosa odluku donosi rukovoditelj nabavne službe ili
rukovoditelj poduzeća.
Dobavljača se obavještava o odluci o izboru prihvatom ponude,
odnosno sklapanjem ugovora i naručivanjem.
Služba nabave nakon primljenih ponuda bira najpovoljniju, često
tek nakon što odjel koji je isporučio nalog za nabavu potvrdi da sa
stajališta kvalitete ta ponuda odgovarala.

Narudžba ili ugovor
Nakon izbora najpovoljnijeg dobavljača, koji se provodi na
temelju dobivenih ponuda i vrednovanja ili ocjenjivanja
dobavljača, prema definiranim kriterijima, služba nabave
dobavljaču šalje:
-
Narudžbu (narudžbenica) ili ugovor
Ugovor je, u usporedbi s narudžbom, dokument u kojem su
detaljnije definirani odnosi s dobavljačem, a definira se najčešće
za dugoročniju suradnju.
Narudžba (engl.purchase order) je nalog kupca prodavatelju, kojim
traži robu ili usluge uz određene uvjete

U narudžbi se mogu definirati sljedeći podaci:
 kontakt podaci o kupcu i dobavljaču
 veza s brojem ponude
 podaci o naručenim materijalima (naziv, dimenzije, količina, cijena)
 zahtjevi na dokumentaciju o kvaliteti materijala
 rok isporuke
 lokacija na koju je potrebno isporučiti (česta je situacija da poduzeća
posluju na više različitih lokacija u različitim mjestima ili državama ili
u istom mjestu te imaju i različite lokacije skladišta)
 način, valuta plaćanja
 paritet (uvjeti transporta)
 broj narudžbe, datum narudžbe, potpis naručitelja

Dobavljaču se narudžba može dostaviti kao:
- prihvat ponude prodavaoca u kojem se daje izjava o prihvatu bez
navođenja svih elemenata i uvjeta ponude (kada kupac u potpunosti
prihvaća uvjete iz ponude u roku u kojem ponuda obvezuje ponuđača);
- prijedlog za zaključivanje posla na temelju poznatih uvjeta prodaje
dobavljača (npr. na temelju cjenika, kataloga, prijašnje isporuke i sl.);
- nalog za izvršenje dijela isporuke robe na temelju okvirnog ili godišnjeg
ugovora.
- nova ponuda, u slučaju da nabava nije dijelom ili u cijelosti
suglasna s ponudom dobavljača, te narudžba sadrži poziv za
ponudu prodavaoca i prijedloge promjene uvjeta ponude koje kupac
ne prihvaća;

Kome se sve dostavlja kopija narudžbe?
U klasičnom načinu organizacije poslovanja narudžba se
ispostavlja u više kopija ovisno o organizaciji poduzeća.
Original i kopija ide dobavljaču, jednu kopiju zadržava sama
nabava, kopija se dostavlja prijamnom skladištu, ulaznoj
kontroli, likvidaturi, podnositelju zahtjeva za narudžbu, a mogu
se dostaviti i voditelju projekta.

Ako dobavljač ne mijenja tekst kopije narudžbe, smatra se da su prihvaćeni svi
uvjeti nabave.
Za sve plasirane narudžbe Služba nabave je dužna od dobavljača osigurati
potvrdu narudžbe.
U praksi se izvršavaju mnoge narudžbe čiji prihvat dobavljač ne potvrdi ni
pismeno, ni usmeno, nego reagira izvršenjem radnje, odnosno isporuči robu.
Potvrda narudžbe - primjer

Potvrda narudžbe - nastavak

doc. dr. sc. Katica
Šimunović
28UPRAVLJANJE
MATERIJALOM
Primjer narudžbe.
Koje podatke prepoznajete u narudžbi?

29
Primjer narudžbe

Nakon što se pošalje narudžba dobavljaču slijedi praćenje narudžbe, prijem
materijala i plaćanje.
Općenito,u slučaju relativno velikih narudžbi, treba izvršiti niz aktivnosti u smislu
praćenja dobavljača. Poslije slanja narudžbe vođa projekta razjašnjava eventualne
nejasnoće oko stavki narudžbe. Iako je u narudžbi definiran plan isporuke,
potrebno je nadzirati dobavljača kako bi se on i ostvario.
Proces praćenja izvršenja narudžbe obuhvaća sljedeće aktivnosti:
(i) Slanje i pojašnjenje potrebnih dokumenata dobavljaču
ii) Kontrola, djelomična ili potpuna, materijala kod dobavljača
iii) Praćenje pojedinačnih isporuka i rokova, ako se isporuka vrši u više termina
iv) Posredovanje između dobavljača i gradilišta, ako se oprema doprema izravno
na gradilište
Velike tvrtke često vrše kontrolu kvalitete materijala kod proizvođača, odnosno
isporučitelja materijala. Osim kvalitete provjeravaju se oznake i popratna dokumentacija
materijala. Na taj način sprječava se dostava lošeg materijala, a time i mogući problemi s
reklamacijom i rokovima izrade proizvoda.
Stalna provjera rokova dostave i mogućih kašnjenja isporuke zadatak je nabave, ali i
voditelja projekta.

Najveći troškovi nabave materijala vezani su za realizaciju
narudžbe, a obuhvaćaju:
- troškove transporta (utovar, istovar, prijevoz)
- troškove carine i trošarina
- troškove osiguranja prijevoza
- operativne troškove
TROŠKOVI
NARUDŽBE
TROŠKOVI
TRANSPORTA
TROŠKOVI
OSIGURANJA
TROŠKOVI
CARINE
TROŠKOVI
OPERATIVNI
Ovi troškovi ulaze u vrijednost
materijala na skladištu.

Nakon poslane i potvrđene narudžbe i definiranog roka
isporuke, dobavljač, prijevoznik (ili kako je definirano)
isporučuje materijal. U ovoj fazi važni su dokumenti:
- Otpremnica dobavljača (dostavnica)
- Račun od dobavljača
- Atesti (certifikati)
- Zapisnik o prijemnoj kontroli
- Reklamacija
- Primka …
Za uspješan prijem materijala na skladište važna je
koordinacija skladišta, službe osiguranja kvalitete i
službe nabave!

Otpremnica
(despatch advice)
U skladištu dobavljača se pravi otpremnica, dokument koji prati
materijal pri transportu.
Važni podaci na otpremnici su:
• broj narudžbe ili ugovora
• podaci o naručenim materijalima (naziv, dimenzije, jedinica mjere,
količina)
• način prijevoza, mjesto isporuke
• podaci o prijevoznom sredstvu
• ovjere od strane dobavljača i kupca …

Otpremnica dobavljača
kupcu

Atest (Izjava o sukladnosti, Potvrda o kvaliteti, Certifikat)
Za materijale koji se ugrađuju u nosive konstrukcije, tlačnu
opremu i sl. obavezno je osigurati traženu kvalitetu
specificiranog materijala. Zbog toga se uz isporučeni materijal
zahtijeva i potvrda kojom se garantiraju stvarna svojstva
isporučenog materijala.
Vrsta tražene potvrde definirana je u normama koje opisuju
izradu pojedine vrste proizvoda.

Vrste izjava o sukladnosti prema normi EN 10204

Atest (Potvrda o kvaliteti, Certifikat)
Sadrži podatke :
 Broj i tip atesta
 Oznaka materijala
 Dimenzije materijala
 Broj šarže (i broj ploče za limove)
 Količina materijala
 Kemijski sastav materijala
 Mehanička svojstva (vlačna čvrstoća, tvrdoća, granica tečenja …)
 Naziv ustanove koja je izvršila ispitivanja
 Datum i potpis odgovorne osobe

38
Atest proizvođača:
– potvrda kvalitete
materijala
- Kemijski sastav i svojstva

Račun ili faktura je dokument
koji dobavljač upućuje kupcu,
kako bi se obavilo plaćanje
materijala, a vezan je za
određenu narudžbu.
Ovaj dokument je jako važan
za službu računovodstva, u
kojoj se realizira plaćanje
dobavljaču prema uvjetima
definiranim u narudžbi i na
računu.

Važni podaci u računu su:
• datum izdavanja
• podaci o naručenim materijalima (naziv, dimenzije, jedinica mjere,
količina)
• jedinična cijenu izraženu u dogovorenoj valuti
• ukupna vrijednost robe u dogovorenoj valuti
- naziv mjesta otpreme i oznaka transportnog sredstva kojim će roba biti
otpremljena
 paritet
 način plaćanja (odgoda, unaprijed, zatezne kamate u slučaju zakašnjelog
plaćanja …)
 rok plaćanja
 broj računa na koji je potrebno uplatiti…
U računu može biti i podatak o otpremnici, a i pozivanje na narudžbu.

Materijal se ne prima na skladište bez provjere nego se kontrolira kvalitativno
i količinski.
Zaprimanje često zajedno vrše i skladištar i prijemni kontrolor. Količinu
materijala po vrsti materijala provjerava skladištar, a kvalitativna svojstva
(stvarne dimenzije, oznake na materijalu i u certifikatu, vizualno stanje
površine i sl.) prijemni kontrolor.
Ako se radi o specifičnoj robi (npr. električnim komponentama) na zaprimanje
materijala se može pozvati i stručna osoba za to područje.
Pri zaprimanju materijala kontrolor mora imati odgovarajuće propise, norme,
tehničke specifikacije i sl. u kojima su definirani uvjeti isporuke (dozvoljene
tolerancije i sl.)

Kontrola kvalitete materijala (Vizualni pregled, dimenzije, ispitivanje bez
razaranja i sl. se može izvršiti i kod isporučitelja materijala (ili proizvođača
materijala), ako se tako predvidi narudžbom.
Ako se radi o gotovoj robi u većim količinama (npr. vijci i sl.),
kontrola se vrši uzimanjem uzoraka i provjerom kvalitete na
uzorcima.
U tome slučaju govorimo o planovima uzorkovanja koji se
unaprijed dogovaraju s dobavljačem. U planovima
uzorkovanja definiraju se kriteriji za prijem pošiljke (koliko
smije biti loših komada u pošiljki).

Dokument vezan za ovu aktivnost je Zapisnik o prijemnoj kontroli
u kojem se navode:
- podaci o narudžbi i otpremnici (broj narudžbe i otpremnice)
- koliko je materijala kontrolirano, na koji način i može li se
materijal zaprimiti …
Zapamtimo:
Savjesno izvršena ulazna kontrola materijala je preduvjet za
kvalitetu izrade i konačnu kvalitetu gotovog proizvoda.
S neodgovarajućim ili lošim materijalom ne možemo napraviti
kvalitetan proizvod.

45
Reklamacija dobavljaču
U slučaju nedostatka –
nesukladnosti (loša kvaliteta,
manjak ili višak, neisporučenost
materijala prema narudžbi …)
pravi se zapisnik i šalje dokument
reklamacija dobavljaču.
Popis reklamacija prema
određenom dobavljaču, može
koristiti za ocjenjivanje
dobavljača, pa se ovaj dokument
obavezno pohranjuje u službi
Nabave.

46
Otpremnica dobavljaču –
transport neispravnih
limova
Nakon utvrđivanja reklamacije i
potrebe da se roba vrati
dobavljaču piše se otpremnica
kao dokument kojim se dokazuje
da je roba vraćena.

Primka
Nakon što je naručeni materijal dopremljen, te obavljena
prijemna kontrola, moguće je provesti aktivnost prijema
materijala na skladište. Važan dokument za ovu aktivnost
je primka (nalog za prijem, prijam).
Primka je dokument koji predstavlja potvrdu da su
određeni artikli (materijal, alat i gotovi proizvodi, …)
primljeni u skladište.

Važni podaci u primci su sljedeći:
• broj narudžbe, otpremnice i zapisnika o prijemnoj kontroli
• podaci o dobavljaču, prijevozniku
• broj primke
• podaci o primljenim materijalima (ident, naziv, dimenzije,
jedinica mjere, količina)
• skladište na koje se prima
• datum preuzimanja robe
- ovjere …
U primku se unosi samo količina koja se zaista prima, dakle ne
mora biti ista količina kao s narudžbe!

49

50

51Preddiplomski stručni studij Proizvodno strojarstvo - Upravljanje
IZDAVANJE MATERIJALA IZ SKLADIŠTA
Za potrebe realizacije radnog naloga (podsjetiti se što
je radni ili proizvodni nalog!), sa skladišta se materijal
mora izdati u proizvodnju ili ako je potrebno za
pripremne operacije.

U različitim poduzećima ovom dokumentu mogu prethoditi dokumenti:
zatražnica, trebovnica, zahtijevanje materijala, zahtjev skladišnom odjelu,
zahtjevnica…).
Izdavanje materijala iz skladišta
Skladištar izdaje materijal iz skladišta u proizvodnju te ispostavlja dokument
izdatnicu. Izdatnice se označavaju tekućim brojem od strane skladišta za izdane
predmete koji s početkom poslovne godine počinje od broja jedan.
Izdatnica sadrži oznaku skladišta iz kojeg se predmet izuzima, datum njenog
izdavanja, broj radnog naloga (nositelja troška), oznaku-broj radne jedinice,
nomenklaturnu oznaku (šifru) po kojoj se predmet vodi u skladištu, naziv
zahtijevanog predmeta, jedinicu mjere, potpis djelatnika koji je ispostavio
izdatnicu, potpis ovlaštenog djelatnika koji je odobrio izdatnicu, potpis
primatelja izdanog predmeta,

INTERNA POVRATNICA
Pri proizvodnji pozicija određenog proizvoda, ne mora se uvijek potrošiti sva
količina materijala izdana iz skladišta izdatnicom.
Ostatak materijala treba vratiti na skladište kako nepotrebno ne bi teretio
troškove proizvoda.
Za povrat robe iz pogona u skladište koristi se interna povratnica. Nakon
kontrole robe skladištar ispunjava internu povratnicu sa šifrom materijala (ista
kao i na izdatnici s kojom je ta roba poslana na doradu), količinom, datumom
povrata i brojem dokumenta (povratnice), a promjena se bilježi na skladišnim
karticama. Kopija povratnice se šalje u robno-materijalno knjigovodstvo na
obračun i knjiženje.

HVALA NA POZORNOSTI

Um tema 5 dokumenti

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

More from University of Slavonski Brod

More from University of Slavonski Brod (8)

Um tema 5 dokumenti