3. Kepentingan Perancangan
• Panduan kpd pengurus
Menyediakan hala tuju
organisasi
01.
• Mengenal pasti SWOT terhadap
organisasi.
Memahami persekitaran
organisasi
03.
• Menggelakkan sebrg penyimpangan
tindakan berlaku.
Sebagai panduan untuk
membuat keputusan
02.
• Melihat perbezaan antara apa yg dirancang dgn apa yg dicapai.
• Mengambil langkah pembetulan terhdp kesilapan & penyelewengan.
Membolehkan kawalan dilakukan
05.
> <
>
<
<
• Sumber dpt diagihkan kpd jabatan
dgn cekap & mengurangkan kos.
• Elak pembaziran
Menyelaras & memperuntukkan
sumber
04.
4. Jenis-jenis Perancangan
Mengikut
Jangka Masa
• Rancangan jangka masa Panjang
• Rancangan jangka masa Serdehana
• Rancangan jangka masa Pendek
Mengikut
Kegunaan
• Rancangan Tetap / sedia ada
• Rancangan Sekali guna / tunggal
Mengikut
Peringkat
• Rancangan Strategik
• Rancangan Taktikal
• Rancangan Operasi
5. Mengikut Jangka Masa
Rancangan jangka masa
Panjang
• 3-5 @ 3-10 tahun
• peringkat pengurusan atasan
Rancangan jangka masa
Serdehana
• 1-3 @ 1-5 tahun
• peringkat pengurusan pertengahan
Rancangan jangka masa
Pendek
• kurang dari 1 tahun @ dlm 1@3 bulan
• peringkat pengurusan bawahan
6. Mengikut Kegunaan
Rancangan Tetap /
Sedia ada
• Guna berulang kali
• Dasar, polisi, peraturan organisasi
Rancangan Sekali guna /
tunggal
• Guna sekali sahaja
• Belanjawan, program
7. Mengikut Peringkat
Rancangan Strategik
• 3-5 @ 3-10 tahun
• rancangan menyeluruh yg menetapkan
hala tuju organisasi
• Visi, Misi & objektif
Rancangan Taktikal
• 1-3 @ 1-5 tahun
• menetapkan objektif & tindakan
peringkat jabatan
Rancangan Operasi
• kurang dari 1 tahun @ dlm 1@3 bulan
• menetapkan objektif & tindakan unit
kerja
8. Perbezaan perancangan
Aspek Rancangan Strategik Rancangan Taktikal Rancangan Operasi
Jangka Masa Panjang Serdehana Pendek
Kegunaan Mencapai objektif Mengagih sumber Mengawal operasi
Skop &
Liputan
Menyeluruh &
meliputi seluruh
organisasi
Terperinci meliputi
setiap jabatan
Terperinci meliputi
setiap bahagian/ unit
Pengurusan Atasan Pertengahan Bawahan
9. Proses Perancanagn
Menentukan
matlamat & objektif
• Menetapkan matlamat umum & menyeluruh
• Menjadi panduan kpd pengurusan pertengahan
& bawahan dlm membentuk objektif & strategi
• Matlamat perlu jelas, mudah fahami, realistic
• Cth, sasaran hasil jualan pd tahun 2023 ialah
RM5 juta
Menganalisis
persekitaran perniagaan
• Pengurus mengkaji :
persekitaran dlmn (pekerja, pelanggan)
persekitaran luaran (perundangan, politik)
• Mengenal pasti corak persekitaran skrg utk
membuat ramalan perubahan persekitaran
masa hadapan
• Cth, mengkaji kadar pertumbuhan ekonomi
negara, cita rasa pelanggan, perubahan
teknologi
1 2
10. Proses Perancangan
Membentuk
alternatif tindakan
• Menyenaraikan beberapa alternatif utk
mencapai matlamat
• Mengkaji SWOT dari persekitaran perniagaan
• Memilih alternatif tindakan terbaik
• Cth, pengurus menyenaraikan alternatif tindakan
iaitu meningkatkan promosi jualan, menurunkan
harga, meningkatkan kualiti produk utk mencapai
objektif
Menilai alterantif
• Menilai semua alternatif tindakan yg
dibangunkan dari segi kelebihan & keburukan
• Menilai risiko pelaksanaan & kemungkinan
kejayaan setiap alternatif
• Cth, pengurus menyusun alternatif tindakan
mengikut faedah yg besar @ kos yg rendah
bagi setiap alternatif tindakan
3 4
11. Proses Perancangan
Memilih
alternatif tindakan
5
• Pengurus menyusun alternatif mengikut keutamaannya
• Memilih alternatif tindakan yg terbaik & dijangkakan boleh
memberikan kejayaan terhadap syarikat
• Cth, pengurus memilih alternatif tindakan iaitu meningkatkan
promosi jualan utk produk baharu di pasaran
13. 01 Analisis Pulang Modal
• Menentukan tahap output @ jualan di mana jumlah kos = jumlah hasil jualan
( tiada keuntungan @ kerugian )
• Pengurus dpt mengenal pasti jualan minimum yg perlu dicapai utk mendptkan
semula modal yg dilaburkan spy tidak mengalami kerugian.
• Analisis ini dpt digunakan bagi meramal untung sasaran
• Titik pulang modal :
Kos tetap
Harga seunit – kos berubah seunit
14. Contoh
Syarikat Jaya mengeluarkan kicap tetap ialah sebanyak RM 4000.00. Kos berubah
sebotol kicap ialah RM 1.40. Harga sebotol kicap ialah RM 3.00 sebotol.
APM = RM 4000.00
RM 3.00 – RM 1.40
APM = RM 4000.00
RM 1.60
APM = 2500 unit
Rumusan; Syarikat Jaya haruslah merancang mengeluarkan 2500 unit keluaran
bagi membolehkan syarikat memperolehi pulangan modal, atau mengeluarkan
lebih 2500 supaya syarikat memperolehi keuntungan.
15. 02 Carta Gantt
• Merupakan satu penjadualan rancangan berbentuk graf mendatar menunjukkan
aktiviti² mengikut susunan utk disiapkan berdasarkan masa yg ditetapkan.
• Menunjukkan tahap kemajuan & pencapaian setiap aktiviti berdasarkan jangka
masa yg diperlukan & ditetapkan.
Kegunaan :
• Menetapkan masa bagi mengenal pasti kemajuan projek mengikut jadual
• Mengenal pasti urutan proses & susunan kerja
• Memberi gambaran keseluruhan
• Menunjukkan anggaran tempoh masa pelaksanaan projek
16. 02 Carta Gantt
Kebaikan :
• Memastikan urutan aktiviti
• Membandingkan anggaran masa
• Kemajuan projek dipantau
• Perkembangan projek dikawal selia & sbrg kesilapan dpt dimaklumkan
• Melakukan pengubahsuaian aktiviti & penggunaan sumber
17.
18. 03 Bajet
• Rancangan terperinci yg dinyatakan dlm bentuk nilai kewangan
• Ramalan @ jangkaan hasil, belanja & perbelanjaan modal
• Pengurus dpt membandingkan keputusan sebenar dgn belanjawan
• Dibuat utk tempoh seperti bulanan @ tahunan
Kepentingan:
• Kenal pasti punca perbelanjaan & perolehan
• Memastikan sumber kewangan yg diperoleh dpt membiayai kos aktiviti
• Merancang perbelanjaan organisasi
• Mengagihkan sumber dgn berkesan
• Mengawal penggunaan sumber
• Memastikan setiap peruntukan perbelanjaan dpt digunakan dgn berkesan bagi
mengelakkan pembaziran
19.
20. 04 Kaedah Laluan Genting (CPM)
• Cara utk mengenal pasti aktiviti penting @ kritikal
• Digunakan dlm industri pembuatan & pembinaan
• Pengurus dpt memastikan projek yg dirancang dpt dihabiskan mengikut
masa
Kepentingan :
• Melicinkan perjalanan sesuatu projek
• Mengenal pasti jangka masa penyiapan
• Mengenal pasti aktiviti penting
• Membantu pengurus melakukan kawalan dari segi kos
21.
22. Satu proses di mana
organisasi menetapkan
strategi/ hala tuju &
membuat keputusan ttg
cara mengagihkan sumber
utk melaksanakan strategi
Perancangan
Strategik
24. Wawasan @ matlamat
Pernyataan
Arah tuju
Visi
yg ingin dicapai oleh organisasi.
yg akan dicapai oleh perniagaan pada jangka panjang.
yg jelas, padat & dpt merangsang organisasi perniagaan bertindak & boleh berkomunikasikan.
Contoh
Visi sebuah hospital swasta ialah menjadi penyedia perkhidmatan terunggul dlm perkhidmatan
perubatan di peringkat global.
25. Pernyataan Umum
Panduan & motivasi
Membentuk falsafah
Misi
yg menerangkan tujuan utama @ sebab penubuhan.
identiti, imej organisasi.
kpd ahli/ pekerja organisasi utk mencapai hala tuju.
Contoh
Misi sebuah hospital swasta ialah menyediakan perkhidmatan perubatan berkualiti dgn budaya
kerja cemerlang.
Menilai kejayaan pengurusan
26. Sasaran @ hasil akhir
Matlamat organisasi
Dibentuk secara khusus
Objektif
yg cuba dicapai oleh sesebuah organisasi.
daripada misi organisasi
ialah rancangan asas syarikat.
setiap bahagian @ unit akan menetapkan objektif masing² selari dgn misi.
Ciri objektif (SMART)
• Khusus
• Tempoh masa
• Boleh diukur
• Mampu dicapai
• Relevan
Contoh
Objektif sebuah syarikat perabot ialah mencapai jualan sebanyak RM250 juta tahun 2022.
27. Rancangan Menyeluruh
Terdiri drpd 3 jenis strategi
Tujuan
Strategi
menunjukkan bagaimana mencapai misi & objektif dlm JM panjang.
utk komunikasi antara objektif & polisi serta menyokong program yg dibentuk.
1. Strategi Korporat - dibentuk oleh pengurus atasan utk memberi hala tuju
2. Strategi Perniagaan - dibentuk oleh unit perniagaan utk meningkatkan kelebihan saingan
3. Strategi Fungsian - dibentuk oleh pengurus peringkat jabatan utk merealisasikan pp
Contoh
Syarikat perabot menggunakan 2 strategi ialitu mewujudkan kumpulan pengguna setia &
menggunakan media sosial utk mencapai jualan sebanyak RM200 juta.
28. Pelan operasi yg spesifik
Tindakan
Skop & Tempoh
Taktik
yg memperincikan bagaimana, bila , di mana sesuatu strategi akan dilaksanakan.
Skop yg sempit & tempoh pendek.
Jelas & berorientasikan tindakan.
Contoh
Utk strategi mewujudkan pengguna setia :
Taktik ialah hubungi pengguna secara langsung & mewujudkan kad loyalti.
Cara / langkah
yg digunakan untk mencapaikan matlamat.
29. Pernyataan asas syarikat
Dibentuk berasaskan
Panduan Umum
Dasar / Polisi
yg menjadi panduan kpd pengurus dlm membuat keputusan.
utk mengambil tindakan.
matlamat & strategi umum organisasi.
Contoh
Sebuah syarikat mengamalkan sistem pemilihan pembekal berdasarkan bahan bermutu dgn
harga tawaran terendah.
30. Tatacara @ langkah khusus
Ditulis secara formal
Kegunaan berterusan
Prosedur
yg diikuti secara berturutan sebagai panduan dlm melaksanakan tugas utk mencapai matlamat.
yg dibentuk bg memastikan kerja dilakukan mengikut cara betul.
, dimaklumkan kpd pekerja, disimpan sbg rujukan.
Contoh
• Prosedur melakukan kerja
• Memohon cuti
• Memohon pinjaman
• Prosedur keselamatan
• Rungutan pekerja
31. Ukuran piawai
Standard mestilah
Tanda aras @ panduan @ pengukur
Standard
yg ditetapkan utk membuat perbandingan dgn pencapaian semasa.
dlm setiap tindakan yg diambil. ( pengurusan bawahan )
jelas, mudah difahami, sesuai dgn objektif organisasi.
Contoh
Sebuah kolej swasta menetapkan standard bahawa semua keputusan peperiksaan perlu
diumumkan dlm masa 30 hari dari tarikh peperiksaan.
32. Analisis SWOT
• Melibatkan penentuan faktor dalaman & luaran yg membantu / menghalang pencapaian
objektif organisasi.
• Mengekalkan & menambah baik segala faktor kekuatan yg ada.
• Mengenal pasti kelemahan pp & mengambil tindakan pembetulan.
• Meneroka peluang bg melaksanakan strategi organisasi.
• Mengenal pasti ancaman & mengambil langkah utk menghadapi &mengurangkannya.
Kaedah rancangan strategik yg digunakan utk menilai kekuatan,
kelemahan, peluang & ancaman yg ada dlm sesebuah organisasi.
Tujuan :
33. Kekuatan
(Strengths)
Kelemahan
(Weakness)
Peluang
(Opportunities)
Ancaman
(Threats)
Membantu utk mencapai objektif Kelemahan utk mencapai objektif
Persekitaran
dalaman
Persekitaran
luaran
Kekuatan (Strengths)
• Faktor persekitaran dlm yg boleh membantu dlm proses membuat keputusan dlm perancangan.
• Cth kekuatan dlm ialah pekerja, sumber kewangan organisasi, kebolehan pengurus mengurus dgn cekap.
Kelemahan (Weakness)
• Faktor persekitaran dlm boleh menjadi penghalang kpd proses perancangan strategik.
• Cth kelemahan ialah sumber bahan mentah yg tidak mencukupi, kekurangan pekerja yg berkebolehan & juga masalah lantik
henti pekerja yg kerap.
Peluang (Opportunities)
• Faktor persekitaran luaran yg blh menyediakan ruang @ peluang kpd organisasi membuat perancangan strategik yg baik.
• Cth peluang ialah perubahan dasar kerajaan yg memberi peluang kpda pp, cthnya skim baucer buku utk pelajar pengajian
tinggi akan memebri ruang utk industri buku.
Ancaman (Threats)
• Faktor persekitaran luaran yg boleh menghalang pelaksanaan strategik.
• Cthnya wujud pesaing dlm sesebuah pasaran akan menyebakan jualan produk akan menjadi merosot.
34. Contoh
Kekuatan (Strengths)
• Jenama global terkenal
• Menikmati ekonomi bidangan
• Cara penyediaan makanan yg cekap & sistematik
• Dpt menyesuaikan diri dgn budaya yg berbeza di
negara yg berlainan.
Kelemahan (Weakness)
• Kebanyakkan iklan adalah berfokuskan kanak²
• Persaingan harga dgn pesaing mengurangkan
hasil perniagaan
• Kadar letak jawatan pekerja yg tinggi
Peluang (Opportunities)
• Boleh menyelidik cara² menggunakan tenaga hijau
& pembungkusan mesra alam sbgi sebahagian
drpd promosi & memenuhi t/jawab sosial
• Menggunakan khidmat SMS telefon mudah alih
utk membuat promosi
Ancaman (Threats)
• Isu-isu kesihatan dalam makanan segera
• Perkembangan pesat pesaing utama :
Kedai A, Kedai B, Kedai C dan Kedai D
ANALISIS SWOT : KEDAI MAKAN SEGERA TERKEMUKA
Membantu untuk mencapai objektif Kelemahan untuk mencapai objektif
Persekitaran
luaran
Persekitaran
dalaman
