Sistem Manajemen Pelatihan memberikan ringkasan singkat tentang pencatatan kehadiran peserta pelatihan secara sistematis dan terkomputerisasi untuk memudahkan pengelolaan administrasi pelatihan.

1. BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Rumah Sakit Imanuel (RSI ) adalah Rumah Sakit Pendidikan Utama yang
merupakan wahana pendidikan, pelayanan, penelitian dan pengembangan untuk
tenaga profesi dokter, perawat, bidan dan tenaga kesehatan lainnya. Dengan
banyak di adakanya pelatihan tentu penulis berpikir harus ada sebuah sistem
dalam kegiatan pelatihan tersebut yang mengelola administrasinya secara
komputerisasi untuk dapat mempermudah kegiatan operasional pengelola
pelatihan dalam hal ini divisi “ DIKRIT ” di RSI.
Kegiatan pelatihan merupakan kegiatan yang baik untuk menambah wawasan para
perserta pelatihan, tetapi kadang kala jika kegitan pelatihan tersebut tidak di
kelola secara baik administrasinya, akan menimbulkan ketidaknyamanan bagi
peserta dan pengelola.
Adapun permasalah pada kegiatan pelatihan RSI yang tidak efektif karna
mencatat segala administrasi bukan pada aplikasi yang bertujuan secara spesifik
untuk pelatihan melainkan menggunakan aplikasi lain yang bukan seharusnya.
Oleh karena itu saya penulis melihat butuhnya sistem administrasi dalam
pelatihan yang selalu di adakan di RS. IMANUEL dari sistem tulis hingga
menjadi komputerisasi. Bersasarkan permasalahan mengenai masalah pelatihan di
atas penulis mengangkat tema tentang “SISTEM MANAJEMEN PESERTA
PELATIHAN”
1.2 Identifikasi Persoalan
Dari urain latar belakang di atas, dapat di hasilkan beberapa permasalahan di
antaranya :
1. Pencatatan data – data peserta pelatihan masih belum di kelola secara baik
2. Tidak mempunyai catatan absensi pelatihan
1

2. 2
1.3 Lingkup dan Batasan
Dari pemasalahan yang telah di uraikan di atas, applikasi ini spesifik membahas
beberapa permasalahan yaitu sebagai berikut :
1. Data peserta pelatihan beserta pelatihan yang di ambil
2. Data absensi peserta pelatihan
3. Jam Peserta Pelatihan
1.4 Tujuan
1. Merancang pencatatan data pelatihan di RSI
2. Mencatat Absensi Pelatihan di RSI
1.5 Sistematika Penulisan
BAB I PENDAHULAN
Bab ini digunakan untuk mendefinisikan persoalan, ruang lingkup dan
perencanaankegiatan atau proyek dilakukan di RSI. Bab ini berisi latar belakang,
identifikasi persoalan,lingkup dan batasan, tujuan, dan sistematika penulisan.
BAB II DASAR TEORI
Bab ini menjelaskan teori tentang permasalahan yang dibahas dalam laporan
praktik kerja di RSI dan bahasa pemrograman yang digunakan untuk
mengembangkan perangkat lunak.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK
Bab ini digunakan untuk mendefinisikan semua kebutuhan pemakai dan
meletakkan dasar-dasar untuk proses perancangan perangkat lunak di RSI. Bab ini
juga menjabarkan tentang pengembangan spesifikasi perangkat lunak untuk
memecahkan persoalan.Pembahasan meliputi gambaran umum perusahaan,

3. 3
analisis fungsional, perancangan data, perancangan antarmuka, spesifikasi
program, dan kendala.
BAB IV IMPLEMENTASI
Bab ini berisi uraian mengenai kegiatan dalam membangun/mewujudkan
rancangan sistem baru secara nyata di RSI. Kegiatan yang dibahas meliputi
kebutuhan sumber daya dan panduan penggunaan program.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini memuat elaborasi dan rincian kesimpulan yang dituliskan pada abstrak.
Saran untuk kajian lanjutan serta practical implication dari kerja mahasiswa dapat
dituliskanpada bab ini.

4. BAB II
DASAR TEORI
2.1 Teori Tentang Permasalahan
Sistem adalah kumpulan interaksi dari sub sistem, dan Manajemen adalah ilmu
mengelola sumber daya, sedangkan pealtihan adalah pencatatan kehadiran
seseorang. ringkas sistem manajemen pelatihan mengandung pemahaman :
aktifitas pencatatan kehadiran seseorang dalam sebuah kegiatan yang memerlukan
pengawasan kehadiran dalam mengelola sumber daya.
2.2 Metodologi Pengembangan Perangkat Lunak
Dalam membangun perangkat lunak diperlukan sebuah cara atau metodologi yang
di jadikan sebagai panduan untuk medapatkan perangkat lunak yang diharapkan.
Pada penelitian ini menggukana model linier atau dikenal dengan WaterFall
Model. Berikut ini Fase-Fase dalam WaterFall Model menurut referensi
Sommerville:
a. System Engineering
Menetapkan segala hal yang di perlukan dalam perlaksanaan proyek.
b. Analisys
Menganalisa hal-hal yang di perlukan untuk pembiatan atau pengembangan
perangkat lunak.
c. Design
Tahap penerjemah dari keperluan atau data yang telah di analisis ke dalam bentuk
yang mudah dimengerti oleh programmer. Tiga atribut yang penting dalam proses
perancangan yaitu: sturuktur data, arsitektur perangkat lunak dan prosedur rinci
atau algoritma.
d. Coding
Menerjemahkan data yang telah dirancang atau algoritma ke dalam Bahasa
pemograman yang telah di tentukan.
e. Testing
4

5. 5
Uji coba terhadap perangkat lunak yang di buat.
f. Maintenance
Perubahan atau penambahan program sesuai dengan permintaan user
Gambar 2.1 Waterfall model
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
RSI bertempat di Jalan K. Haji Wahid Hasyim No.161, 40234 merupakan
rumah sakit yang dipergunakan oleh Universitas Kristen Maranatha sebagai
Rumah Sakit Pendidikan hingga sekarang.
Rumah sakit yang mempunyai moto “ MELAYANI DENGAN KASIH ” ini
banyak mempunyai penghargaan antara lain : Akreditasi Rumah Sakit untuk
16 bidang pelayanan dan ISO 9001 / 2008 RSI berkomitmen melaksanakan

6. 6
Misi, Visi RSI dengan berlandaskan Kasih dan senantiasa mengupayakan
pelayanan yang prima melalui peningkatan mutu.
VISI
Memberikan Pelayanan dan pendidikan kesehatan yang prima dan inovatif
berfokus kepada pasien sebagai perwujudan cinta kasih Allah.
MISI
a.Menyelenggarakan pelayanan kesehatan paripurna yang prima dan berbasis
keselamatan pasien.
b.Menyelenggarakan pendidikan, penelitian dan mengembangkan budaya ilmiah
di bidang kesehatan.
c.Mengembangkan layanan tersier, unggul dan berkembang.
d.Mengembangkan budaya kerja dan karakter SDM yang berlandaskan nilai –
nilai Kristiani agar memberikan.
pelayanan terbaik, handal dan beretika dalam menjalankan kompetensinya.
e.Menjalin kemitraan dengan berbagai pihak dalam upaya memperkuat peran
rumah sakit dalam pelayanan dan pendidikan kesehatan.
3.2 Analisis Fungsional
Pembuatan dari program aplikasi ini dimulai dari menganalisis permasalahan
tentang prosedur kegiatan pelatihan yang berjalan di RSI.
1. Dikrit mendata setiap peserta dengan memberikan lembar pendaftaran.
2. Peserta memberikan berkas ke petugas jika sudah selesai mengisi form
pendaftaran
3. Setiap peserta wajib membawa foto 2x3
4. Petugas mencetak id peseta dengan tamplate yang sudah ada
5. Selesai.

7. 7
2.3 Perancangan Data
2.3.1 Relasi table
adapun perancangan relasi tabel yang saya buat seperti di bawah ini
3.3.2 Struktur Tabel
Percangan struktur tabel untuk program sistem pelatihan penulis membuat seperti
di bawah ini :
a. Tabel data absensi
Nama Field Deskripsi Tipe
data
Berat data Format
Id # Id otomatis sistem Int 11
Peserta_id No id peserta Int 11
Kelas_id No identfikasi kelas Int 11
pertemuanke Hari hitugan
pertemuan
Int 11
absensi Pencatatan
kehadiran peserta
pelatihan
char 1 ! = tidak hadir,
* = hadir
b. Tabel data kelas

8. 8
c.. Tabel peserta
2.4 Perancangan Prosedural
Nama modul : Login
Kegunaan : Login petugas untuk mendapatkan semua hak akses create, read,
Update, delete
Output : Masuk ke home page dengan login sebagai admin
Algoritma : if user name == username on db.user && password on db.user match
login = true (berhasil masuk)
Else login = false ( gagal login )
End if
Nama Field Deskripsi Tipe
data
Berat data Format
Id # Id otomatis
sistem
Int 11
namakelas Nama kelas
pelatihan
Varchar 45
jambelajar Jadwal jam
pelatihan
Varchar 36 (14.00-16.00)
Cost Harga kelas
pelatihan
Vachar 11
Jumlahpertemuan Jumlah seluruh
pertemuan
pelatihan
int 11
Nama Field Deskripsi Tipe
data
Berat data Format
Id # Id otomatis
sistem
Int 11
Kelas_id No identfikasi
kelas
Int 11
Namapeserta Nama peserta
pelatihan
Varchar 555
Alamat Alamat peserta
pelatihan
Text 254
Jeniskelamin Jenis kelamin char 1

9. 9
Nama modul : Kelas
Kegunaan : melihat list jadwal kelas, membuat jadwal kelas, menghapus jadwal
kelas, melihat absensi kelas
Input : Nama kelas
Jam belajar
Cost
Pertemuan
Output : Form kelas tersimpan ke database
Algoritma :
Insert data to database with different id
Nama modul : Peserta
Kegunaan : mendaftarkan peserta baru, menghapus peserta, update peserta,
melihat list peserta
Input : Kelas
Nama peserta
Alamat
Jenis kelamin
Output : Form peserta tersimpan ke database
Algoritma :
Insert data to database with different id

10. 10
2.5 Perancangan Antar Muka
a. Form Login
Gambar 3. 5 Form Login
Gambar 3.5 Adalah form awal ketika user admin masuk ke program untuk
mendapatkan hak akses create, update, delete. User akan di minta
memasukan nama pada kolom username dan memasukan kata sandi pada
kolom password jika username telah terdaftar dan memasukan kata sandi

11. 11
dengan benar maka user di dapat mengakses aplikasi jika tidak user di
haruskan mengisi ulang form login
b. Halaman Utama
Gambar 3.6
Adalah halaman awal ketika user berhasil login dengan pilihan aktif ke
form kelas & form peserta.
Gambar 3.7

12. 12
Gambar 3.7 adalah form yang menampilkan data kelas secara detail berfungsi
untuk mengatur kelas pelatihan seperti membuat kelas baru, menghapus kelas,
merubah jadwal kelas dan melihat absensi peserta pelatihan
Gambar 3.8
Adalah form yang menampilkan data perserta pelatihan secara detail berfungsi
untuk mengatur peserta pelatihan seperti mendaftarkan peserta baru, menghapus
peserta dan merubah jadwal kelas.
3.6 Kendala
1.Sulitnya mengatur jadwal pertemuan penulis dan pihak RSI
2.Sulitnya medapatkan data – data pelatihan

13. 13
BAB IV
IMPLEMENTASI
4.1 Kebutuhan Sumber Daya
Untuk menjalankan program aplikasi ini dapat menggunakan satu unit komputer
atau laptop, berukuran minimal seperti yang telah ditentukan dan contoh sample
data yang digunakan untuk menguji program sistem manajemen pelatihan. Dalam
hal ini penulis menguji di :
a. Hardware
Prosessor : 1,6 Ghz
Memori : 1 Gb
Hardrive : 80 Gb
Monitor : 1024 x 768 resolution support
b. Software
Sistem Operasi : Windows XP ( all Service Pack )
Server bundle program : Xampp ( apache dan MySQL )
Browser : Firefox 13 / Crome Ver.30
c. Brainware
Memahami Komputer dapat mengoprasikan pc
4.2 Pengujian
Tahap pengujian black box testing
a. Melakukan pengelompokan proses-proses yang ada pada perancangan
pada BAB III.
b. Menetukan tujuan pengujian kualitas.
c. Menentukan pengujian kualitas.
d. Merancang pengujian kualitas.
e. Melakukan pengujian kualitas.
f. Evaluasi pengujian terhadap kualitas perangkat lunak yang sudah
dibangun

14. 14
4.3 Petunjuk Penggunaan Program
1. Struktur Menu
Gambar 4.1
2. Dialog Screen
Nama dialog Screen : Login
Fungsi / deskripsi : berfungsi untuk masuk ke dalam aplikasi sebagai hak
autentikasi hak akses.
Gambar 4.2 Login

15. 15
Nama dialog Screen : Kelas
Fungsi / deskripsi : Untuk menambah kelas baru, mengatur ulang jadwal kelas,
menghapus jadwal kelas, melihat absensi kelas.
Gambar 4.3 Kelas
Nama dialog Screen : Absensi
Fungsi / deskripsi : Mengedit absensi peserta kelas
Gambar 4.4

16. 16
Nama dialog Screen : Peserta
Fungsi / deskripsi : Untuk Menambah peserta pelatihan, menghapus peserta.
Gambar 4.5

17. 17
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Dengan adanya aplikasi ini proses penginputan dan proses output data data
pelatihan RSI akan efisien dan efektif dengan tidak menghabiskan waktu untuk
mengupdate data peserta menambah peserta membuat jadwal kelas serta proses
pencarian peserta lebih mudah. Selain itu data data pelatihan akan tersimpan rapih
membantu pengarsipan pelatihan di RSI, catatan ini akan membantu pengguna
untuk meminimalkan terjadinya kehilangan data peserta pelatihan bila mana di
butuhkan.
5.2 Saran
Aplikasi ini akan berjalan baik untuk setiap kegiatan pelatihan saran saya agar
setiap pelatihan yang di adakan oleh RSI dapat menggunakan aplikasi ini untuk
membuat pencatatan pelatihan yang baik serta pendaftaran pelatihan yang cepat.
Untuk kedepan saya sangat ingin menintergrasikan seluruh cabang Immanuel
untuk dapat terkoneksi dengan aplikasi ini, bila mana nanti RSI mengadakan
pelatihan pendaftaran tidak hanya dapat dilakukan di salah satu RSI di bandung
tetapi di cabang cabang RSI yang lain untuk dapat mendaftarkan diri para
pesertanya.

18. 18
.Lampiran 1
Perancangan Data
Struktur Table
Sistem Informasi Akademik
Nama Table : MAHASISWA
Nama Field Deskripsi Tipe Data Ukuran Format
NIM Nomor Induk
Mahasiswa,
Primary Key
Character 7 7 digit angka,
dengan format:
99 99 999
No.urut
mhs per
jurusan
Thn msk
Kode jurusan
Nama_Mhs Nama lengkap mhs Character 30
dan
seterusnya…

19. 19
Lampiran 2
Rancangan Prosedural
Nama modul : Hitung Gaji Lembur
Kegunaan : Menghitung gaji lembur pegawai sesuai ketentuan lembur
Input : TarifLembur/Jam
JamLembur
Output : TotGajiLembur
Algoritma :
if JamLembur > 30 then
TotGajiLembur = (JamLembur - 30) * (TarifLembur/Jam * 1.5)
else
TotGajiLembur = 0
Layout Screen : lihat gambar…..
(dan seterusnya untuk modul-modul yang lain sesuai dialog secreen)

20. 20
Lampiran 3
Struktur Menu
STRUKTUR MENU
Sistem Pengarsipan dan Agenda Surat Elektronis
Menu Utama
Sistem Pengarsipan dan
Agenda Surat Elektronis
Pengarsipan
(Filing)
Pengurusan Surat
(Mailing)
Data
Induk Arsip
Jenis Arsip
Klasifikasi Arsip
Kepentingan
Pencarian Arsip
Pengarsipan
Peminjaman Arsip
Laporan
Peminjaman Arsip
Pengembalian Arsip
Penyusutan Arsip
Skala Penyusutan
Penyusutan
Laporan
Arsip Dipinjam
Jatuh Tempo
Lewat Jatuh Tempo
Agenda Surat Masuk
Status Surat
Agenda Surat

21. 21
Lampiran 4
Rancangan Dokumen
Nama Dokumen : Lembar Disposisi
Fungsi : Sebagai pengantar disposisi surat masuk ke bagian/staf lain
yang berkepentingan
Bentuk :

22. 22
Lampiran 5
Rancangan Dialog Screen
Nama Dialog Screen : Agenda Surat Keluar
Fungsi : Digunakan untuk mencatat / mengagendakan surat keluar.
Bentuk :
Uraian Cara Penggunaan :
a. Klik tombol Tambah untuk memasukkan data surat keluar. Jika tombol ini
belum diklik, semua kotak input tidak akan dapat digunakan.
b. No Agenda akan muncul secara otomatis, dengan format 10 digit, digit
pertama menunjukkan identitas agenda surat masuk yaitu K (Keluar), 4 digit
berikutnya adalah 2 digit tahun dan 2 digit bulan memasukkan arsip, 5 digit
terakhir adalah nomor urut pengagendaan surat masuk. Nomor ini tidak dapat
diubah.
c. Data surat keluar yang terdiri dari Tgl Surat, No Surat, Pengirim,
Dikirimkan kpd, Perihal, Lampiran, Hubungan dg Surat No. (Pilih no surat
masuk yang telah diagendakan jika surat keluar ini berhubungan dengan surat
masuk), dan keterangan diinput. Jika tidak diperlukan, item data dapat
dikosongkan.
d. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data pencatatan surat keluar. Akan
muncul pertanyaan apakah anda akan langsung mengarsipkan surat keluar ini.
e. Jika dijawab Yes, akan muncul dialog screen untuk mengarsipkan surat keluar.

23. 23

24. 24
DAFTAR ISI
Halaman
DAFTAR ISI............................................................................................................i
BAB I PENDAHULUAN.....................................................................................1
1.1 LATAR BELAKANG......................................................................................1
1.2 IDENTIFIKASI PERSOALAN........................................................................1
1.3 LINGKUP DAN BATASAN............................................................................2
1.4 TUJUAN...........................................................................................................2
1.5 SISTEMATIKA PENULISAN.........................................................................2
BAB II DASAR TEORI........................................................................................4
2.1 TEORI TENTANG PERMASALAHAN.........................................................4
2.2 METODOLOGI PENGEMBANGAN PERANGKAT LUNAK.....................4
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN PERANGKAT LUNAK...........5
3.1 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN..........................................................5
3.2 ANALISIS FUNGSIONAL..............................................................................6
3.3 PERANCANGAN DATA................................................................................7
3.4 PERANCANGAN PROSEDURAL.................................................................8
3.5 KENDALA.......................................................................................................8
BAB IV IMPLEMENTASI................................................................................13
4.1 KEBUTUHAN SUMBER DAYA..................................................................13
4.2 PETUNJUK PENGGUNAAN PROGRAM...................................................14
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN..............................................................17
5.1 KESIMPULAN...............................................................................................17
5.2 SARAN...........................................................................................................17
i

25. 25
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Perancangan Data...........................................................................A
Lampiran 2 Rancangan Prosedural...................................................................B
Lampiran 3 Struktur Menu.................................................................................C
Lampiran 4 Rancangan Dokumen.....................................................................D
Lampiran 5 Rancangan Dialog Screen...............................................................E