การจัดการเอกสาร

2,018 views

Published on

วิทยากรบรรยายโครงการอบรมเชิงปฏิบัติ เรื่อง "การจัดการเอกสาร" ณ ห้องประขุมอาคารสถาบัน 3 ชั้น 2 จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย จัดโดย ฝ่ายบริหารบุคลากร สำนักบริหารทรัพยากรมนุษย์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย เวลา 08.30-12.00 น. วันพฤหัสบดี ที่ 16 พฤษภาคม 2556

Published in: Education
0 Comments
4 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
2,018
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
32
Actions
Shares
0
Downloads
81
Comments
0
Likes
4
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

การจัดการเอกสาร

  1. 1. 1 การจัดการเอกสาร อ.เนณุภา สุภเวชย์ 16 2556 2 มาตรฐานการค้นหารายการเอกสาร ก 1 ก ก 2 ก 3 ก 4 ก ก 5 ก 10 ! "# # $" 3 ชีวิตจริงท่านเป็นอย่างนีบ้างหรือไม่ %!&' ( " ก ก ' " ) *' ( " ก ( +!, ( ,+ .' ) ก01 ก*' ( 4
  2. 2. ชีวิตจริงท่านเป็นอย่างนีบ้างหรือไม่ )*' ก0 ก "123 ก " ก ก0 **' ก0 กก 1 + ( ก0 2 + 4 ก 5 * ,4 ก ก ก + )*( ก +* ก0 ก " 6 ก0*' 7 ก ,4" ( ก #1 ! " 894 ก .4( . 7 + 5 ปัญหาในการจัดเก็บเอกสารโดยทั"วไป... ก #'# ก 1 123 5+ " 1 ' 123 0 ! 0 8 ! : ก * ก0 ( ) + ก 4" " 7ก ) 8 ;) ;, ก ( < ( #= 8 "! " ;5+ ก * ก0 'ก 8 5 # , > ก ก 123 * ก0 ก $ก size 123 A4 ก 1 " 1 " ก " 8 $#ก >7 ก * ก0 + ' 1 ' " ' ( ก ' ก 5 ก + ( , 123 ก " 123 ) ) + ) 6 7 สถิติเกี"ยวกับเอกสารที"น่าสนใจ* 80-85%8 "8 ) " 7ก ) )# ก 8>' + 15-20% ) : 8 ) 10% 8 " ( " 8 " ก" ก 8 ) 1 ' ก " +ก0 ก ก" 10-15% 8 ) 1! 50% ก 8 ) , ก " ก" ( " ก 40-60% 8 " ( " 4" 1 ' #= 20-40% 8 " 1 " *( 70% 8 " ก" ก, ", 5 #ก ก ( , " ก 4"6 + #= $ 1! ก ( ก" ก ก894 " #= ก printer, scanner <)ก " storage 54 + ก894 ก ( " 894 ก ก" *( 60% 1 . 5 กก ก ( ก 8 " 5+ ก % + #% T + <)ก ( 19 4" *สถิติอาจเหลือมหรือขัดแย ้งกัน เนืองจากมาจากงานวิจัยหลายๆชินซึงผลการวิจัยแตกต่างกัน 8 สถิติเกี"ยวกับเอกสารที"น่าสนใจ 30% 8 " ก +print ก ( ) !4"1!ก *' " ก ก ก + (obsolete) #= 30% 8 " * ก 4" 7.5% 8 " ก 4" ก # 8>' + 3% ก0 8 123 ;, 85% 8 " ก + ก0 8 123 ( " ก 8>' + ก 50% #= ( "* ,! ก !4"1! "* ( ... : ,ก ,* ! $ ก ; ,!1 'ก ก0 ก ) # ' > 10-40% 8 "! $ " ( ก" < < , " ก " # ' , Y, 1 *' ( ! $ 4 "
  3. 3. สถิติเกี"ยวกับเอกสารที"น่าสนใจ ก + Z *'<)ก ,4" "!'ก 40 % ก0 8 !) ก 40% + 5 ก 20% *( #= ! " ( , ก ,Yก * ก ก 20% $ +1 ' , Y, ! ; ( 0* #= " )" 940% 40 %20 % สถิติเกี"ยวกับเอกสารที"น่าสนใจ * กก [9ก ,* ! "# ' [ ก +* ( 894 5 1! ' " 7ก *' ก " ก " 1 # 1 ก 8>' + ก ) ' "ก " ก + $ ' "# + 2 *' ก ( " 1 5 8 " ก + * ( 5 1 ' ก + $ ' "# + 3 *' ก ( " " ' 5 8 " ก +* ( 5 ก + $ ก, 3 # ก5 *' ( ก , " 1 ' ( , ก ก 10 สถิติเกี"ยวกับเอกสารที"น่าสนใจ **' ก " # ' > ' 5 <9" 10 8 " ก +* ( 894 5 + " $> ! 5+ "! " 7ก 5+ "* ก #= ก # ' !,[ ! 7 5 ก * !$ (= ก + $ 1 ' $> ก0 " 1! ;) + Z ก0 ) 11 5-10 % 100 % ที"น่ากังวลใจ... 5 + # + ) 5+ " ' * ก ก * ; # ( ก * !$ ( 0 # ' !, ^ ก 8 " " 7ก 12 5-10 % 100 %
  4. 4. 13 14 * !$ 4" ก ก >7 < 1; + _ _ $ก# ' + $> ' ก ( , " 5 ^ ก 8 " " 7ก 15 * ก # ' !,*$` _ ทังหมดนี จะหมดปัญหาได้ด้วย “การจัดการเอกสาร” 16
  5. 5. การจัดการเอกสารที"ดีจะทําให้... # ' 54 + ก ก( ' ' ก * ก0 *' <# ' 54 +ก * ก0 ก<9" 40 # 7 .0 !7 1 ' * $#ก >7ก * ก0 8 ) 0 894 " 0 ;, ก * ก0 ก < )Z ! #a, !,! 8 ก( "กb ก * ก0 , [ ก ก ( $ #3 "ก , [ ( Z8 " " 7ก * ก ! "6 ก ( ก * ก0 5 5 1 ' ( ก ) * ก0 ก " #= ' " * ก0 ก #= ! : ก [ $ 1 ' ก ; ,! , [ % ก 2 7 1 ' " - ( ก ]17 แล้ว “การจัดการเอกสาร” ทํากันอย่างไร 18 19 20
  6. 6. ทฤษฎีวงจรชีวิตของเอกสาร Current / Active Semi-current Semi-active Non-current Non-active Distribution Disposal Creation& capture Use Storage & Maintenance 21 Creation &Capture Distribution Disposal Use Storage and maintenance Current / Active Semi-current Semi-active Track ติดตามวาเอกสารสงไป ใหใคร/แผนกใดบาง Register ไดรายชื่อเอกสาร/แฟ ม พรอมรหัส-หมวดหมู และ วันที่เอกสาร (จะไดคํานวณ อายุทําลาย/ถายโอนได) ใชเอกสาร Filing บันทึกวาเอกสารจัดเก็บที่ ตู/แผนกใด ควรมีระบบยืมคืนที่ดี Track เอกสารที่ถายโอน Off-site หรืออื่นๆ Record การทําลายเอกสาร/ Archive ถาวร Non-current Non-active 22 โดยสรุป Active ก "894 5 ! " ก " ' ก capture +!( e +" ก = ( : 8 ) .9+" * ( ' ก 5 ' 123 ก0 Semi-Active 8 123 Filing !( 4 8 5+ "ก !4" 5+ 123 ก "123 ก " )123 1 ' " " : 8 ) ก ) Inactive * ก0 ก + ก0 ! ! "ก( $ ก (Retention Schedule) 1 % # "[) 7 ก (Record Center) 5 * !$ (Archive) Update : 8 ) % / ( 1 ก ก 23 24 Active documents Creation & capture ก + 8 5 * ( 894 ! " ก " ' = : 8 ) *' ( ' ก 5 123 ก0 Form & Report Control ก 1 * ( 894 " " 7ก 4 *' ก $ ก " ก 5+ "* ก 5+ ก ; ,! ก ก *' * ก )1 " 4 *' ก $ ก ; ,! ก % ก $ 1 2 7 1 ' " 5+ ก flow 0 1!! " ก , ' 7 business process 2 7 + ก1 ก" *' process " ก 1 '! " , ' 7 .4( . ก Form 5+ 6 5 5+ " .4( . Tracking 5+ ก 1*ก* ! " ก track ก ) + " #a, !, * ' barcode 5 RFID 5 Workflow (= > , 0ก ,ก 7)
  7. 7. 25 Workflow: ไทย 26 Workflow 27 Workflow ต่างประเทศ เป็น automated workflow business process analysis Active documents: เมื"อได้รับเอกสาร... ,* > " 4 *( #= + ! " " 5 ( " 5 ? " ' $> #= [ , $>*( #= ! " ก0 1 *' * ก * 8 " $>ก0! ( Y *1 ( ' %!&'8 " Y ก0 ) < ! "ก " 5 #a, !,ก0 ก0 8 123 5 ก( * ,4" # < #= 1 5+ "1*" 5+ ก0 1 ,4" # #a, !, "; # 5+ ก0 8 123 % ,4" 8 keyword + $ 8 8 " ก +! "ก 8 123 + ก * ก 8 123 *'" 894 ' $> ก( 1 *' 123 # ก0 + 5 < 5+ 8 123 1 $>ก0*' ' ก 28
  8. 8. 29 Active documents: In-Out tray ก +%!&' ( " 1 ก " 4 In-tray ( ก 8 " 1 ก ( , ก Action tray ก +! " ( , ก .9+" *1 " #= Tray 5+ " Tray 5+ 5+ Tray 5+ ! 5 ( , ก Pending tray ก +! " 5+ ( , ก ! # Out tray ( ก +! " "! # " - 5+ " 1; ก 5 " # " ก Filing tray ( ก + ก0 8 123 , >%!&' ( " 123 ( " " 4 8 ) Reference ! 7!, ! directories ) 5 ! "6 ก +! " " ," To-do list, planner 1 '#a, , 30 Outbox "! Filing 8 123 Action " _ _ Pending ' " ( , ก " 5 5 123 +! " ก ( " Inbox Active documents:กลัวการทิง? ทิงโดยอาศัยเหตุผล 5+ " 4 ) + ก1 " 5 "? < ! "ก 8 ) * ! T 5 #= ก + $> )1 < ' $ < ก >7 T ' + ก*' 4894 5 123 0 ! 0 1 # '% 7 ' '1 +*' 'ก, * 8 # ) ' + ก+ 8 "ก 5 กb 5+ ! "ก 4 5 < ก ,4 4*' ก, ; 1 " + $ " 31 32 Semi-active document * ก0 123 % ! : + " 7ก * ( 894 1 ' )#1 ก !4" 5+ 123 ก "123 ! 1 #a, !,8 " " 7ก ก ก 5 5 9ก 5 123 ก0 ' 123 ) + !) 1; ก "
  9. 9. Semi-active document * ก $ # ' ก % ก( Z ก( ก( 5+ 123 !4" 5+ 123 $ 54 ก * ก0 ก ! ! ก (Alphabetic Filing) ! ! 8 (Numeric Filing) ! ) ,[ ! 7 (Geographic Filing) ! 5+ " (Subject Filing) 33 ตามตัวอักษร (Alphabetic Filing) 34 ตามตัวเลข (Numeric Filing) 35 ตามตัวเลข (Numeric Filing) ตามหัวเรื"อง (Subject) 500 อุปกรณ์สํานักงาน 500.1 คอมพิวเตอร์ 500.1.1 เครือง Laptops 500.1.2 เครือง... 500.2 เครืองโทรสาร 500.3 เครืองถ่ายเอกสาร 900 เครืองตกแต่งสํานักงาน 900.1 เฟอร์นิเจอร์ 900.1.1 เครืองหนังแท ้ 900.1.2 เครืองหนังเทียม 36
  10. 10. 37 ตามภูมิศาสตร์ >'/ < >' $[ ! 7 >'*,! , >' !1 [ ! 7 >' ,!,[ ! 7 >' , [[ ! 7 >' [ ! 7 >' >, [ ! 71 ' ก Z >'1 [ ! 7 >' [ ! 7 >' :[ ! 7 >' , [ ! 7 >' , [ ! 7ก ก` >' ,[ ก [ ! 7 >'[, #ก [ ! 7 >' [ :[ ! 7 >' < #t! ก [ ! 7 >' [ ! 7 >' ! 1 [ ! 7 >' ก [ ! 7 38 39 ตามวันที" (by Date) 40
  11. 11. 41 Semi-active document: มาตรฐานการจัดเก็บ เอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ *( 1 ก ก ! ก $ 8 5+ " $ก ,4 ก #3 ,4 ก ก0 ก + 6 + ,4 ก + 1 5 2 ก ( + 123 ,4 ก 1 ' ( ก % " # ) +.... ก0 ก กก 1 5+ " 123 ก ( ก + * ' ) ก0 123 123 9+" *$ ก 50-60 1; ก ก 5-6 1; 123 0 ! 0 *' ก ก0 " 5 #'# ก ก 123 42 Semi-active document: มาตรฐานการจัดเก็บ เอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ + ,4 ก 3-5 ,4 5+ ' ก ก * ก0 1 ' 123 * + T ' ก * ก0 1 ' 123 ก !)123 ก ก " " " < 5 123 ! " u123 5 v 1 + 0*" 1 ! " "123 5 !) ก , ก + 0*" 1 ! " ก0 ' ' ก 1 # ( ก ' ( +" ก0 + " ก0 ก ก ) ก # ก0 + ก0 ก ก 5 [) 7 ก " # ' 4" 5+ " 5 $#ก >7 ก0 ก + ! : ก 43 Semi-active document: มาตรฐานการจัดเก็บ เอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ *'!4" #= ! 5+ # , > ก ก 5 กก 9+" ,4 ก 123 1 123 + ก 20 1; *' " ก ก 123 10 123 + ก ' " 2 1; "ก b ) 0 .!7 ก "1!!54 ก 1 1! 9ก FLAT classification กก !4" 5+ 123 #= # '% #= ( ก ( ? _ _ ก > "! ! ก 5+ - ก$ [ !( 1 " ก 5 ก 8 " " 44
  12. 12. การติดป้ายที"แฟ้ ม : กุญแจสู่การจัดระบบแฟ้ มให้มีประสิทธิผล 45 การติดป้ายที"แฟ้ ม : กุญแจสู่การจัดระบบแฟ้ มให้มีประสิทธิผล 46 อาจใช ้ใบคันหมวดมาช่วยแบ่งชุดแฟ้ม อาจทําใบโยง เช่น CAR See Transportation 47http://www.fhwa.dot.gov/legsregs/directives/orders/m13241/13241ac2.htm ! ( 48 ติดป้ายทีขอบแฟ้มแขวน หรือทีสันแฟ้ม อาจใช ้ระบบสีมาช่วยจําแนกเอกสาร
  13. 13. 49 ติดป้ายทุกที ทังแฟ้ม ลินชัก กล่องเอกสาร จัดทําฐานข้อมูลแฟ้ ม 50 ()*+, -. *+, Keyword /0 ( 12 3 45 6 3 )7 8 4 ก9: หากมีการหยิบแฟ้ มไปใช้ ต้องนําบัตรยืมไปแทนที" 51 () *+, -. *+, -. ;5 . 2 8 . 2 8. <. : . หากมีการเคลื"อนย้ายเอกสาร ส่งต่อ ต้อง track ได้ว่าเอกสารอยู่ที"ใด 52 Charge out Charge in
  14. 14. 53 * ก www.accutrac.com เทคโนโลยี RFID สําหรับติดตามเอกสารแทน Barcode 54 Inactive documents ก + ' ' " 1 ก0 8 123 1 ' file 8 ,4 ก/!) ก $ก# + ! * 123 + " 1 % # ก0 "[) 7 ก0 ก 5+ # ' 54 +* ก0 % * ( 5+ ก " 1 '! " ก " - ! * 5+ *( ก +% ! "ก * " Record Center 8 " " 5 * " Outsource ก0 ก > ( * ก 1 ' ก +<9"ก( $ ( ก ! ! " ก( $ ก ( 5+ ;) " Z ,* > ( ก *9" *' ( ก + $> "! # 4 ( 1 ' * ก0 < ( " ," !! # Inactive documents: เอกสารจดหมายเหตุห้ามทําลาย <=><1 8 3ก?( ก ZZ ก ก+ ก ก 23 " " ก ( , " ! "6 ก * !4" ก * ' 8 " " " 5 " ' ( +" 8 " ZZ <=><1 8 3ก : ( ' ( +" ) 5 ก #a, !," ! "6 ก + !, ! 5+ " ! "6 5+ ก ( , " 8 "ก,*ก % 1; , [ 7 " ก # ' $ !, + # ' $ " # '*( # #= ! <=><1 8 3/ 2 @ ) A/<=><1 8 3ก / - ) CA/<=><1 8 3ก @DกE <5 <25 5 3 3 ( . ก 24 ก #= 8 "ก,*ก ก ! !4"ก,*ก " ก [9ก ,* 5+ " 5+ " 9+"8 " " ก # ' Y7 < _ _ <=><1 . /F ( กG 8 3ก 3 1ก ก "ก ", 1 ' ก + ก+ 8 "ก ก ", ก " # ' ># '*( # " ก * ", # '*( 5 # '*( " # '*( # " ก ! * "ก ", " 5 " < ' "ก ", * กY #= ! 55 56 รายชือ เอกสารส่งมอบ
  15. 15. Inactive documents: เอกสารจดหมายเหตุ Record Center 5+ ก 1 *'! " " ' 5 * ( 5+ " 5 5 : 8 ) 5+ < 5 ก $ก #= * ," ก + " ก0 *' ก + " ก0 5+ ( * ก0 ก + ( # ก ก ก * !$ +* ก0 < *9" ( , ก 1 กก 57 รอทําลาย จดหมายเหตุ Creation &Capture Distribution Disposal Use Storage and maintenance Current / Active Semi-current Semi-active Track ติดตามวาเอกสารสงไป ใหใคร/แผนกใดบาง Register ไดรายชื่อเอกสาร/แฟ ม พรอมรหัส-หมวดหมู และ วันที่เอกสาร (จะไดคํานวณ อายุทําลาย/ถายโอนได) ใชเอกสาร Filing บันทึกวาเอกสารจัดเก็บที่ ตู/แผนกใด ควรมีระบบยืมคืนที่ดี Track เอกสารที่ถายโอน Off-site หรืออื่นๆ Record การทําลายเอกสาร/ Archive ถาวร Non-current Non-active 58 เอกสาร สําคัญ เอกสารสําคัญ ก ( Z + $ (Vital) , Y, ! ,8 , Y,w # 'ก ( +* ก0 T ' 1 '# ก ( Z (Important) ก )ก # ' !, ก" Z * 4 "ก * ก0 ! ' ' +ก( 1 ( ! 8 ก( * ก0 + < +ก "8 " , 5 8 " " ก # '% 7 (Useful) * %!! " #= ก + # '% 7 " 9+" 4 ( 5+ $ 5 " 0*1 ก *( #= (Nonessential) ! " ( ! "6 9ก ก # ' $ #= ! ( ,4" "ก ! * ,4" 59 Creation &Capture Distribution Disposal Use Storage and maintenance Current / Active Semi-current Semi-active Track ติดตามวาเอกสารสงไป ใหใคร/แผนกใดบาง Register ไดรายชื่อเอกสาร/แฟ ม พรอมรหัส-หมวดหมู และ วันที่เอกสาร (จะไดคํานวณ อายุทําลาย/ถายโอนได) ใชเอกสาร Filing บันทึกวาเอกสารจัดเก็บที่ ตู/แผนกใด ควรมีระบบยืมคืนที่ดี Track เอกสารที่ถายโอน Off-site หรืออื่นๆ Record การทําลายเอกสาร/ Archive ถาวร Non-current Non-active 60 เอกสาร สําคัญ คู่มือ RetentionRetentionRetentionRetention หลักสูตรอบรมการ ปฏิบัติงานเอกสาร
  16. 16. 61 การจัดการเอกสาร Style ไทยๆ 62 ประวัติการจัดการเอกสารในไทย H I8 ก * ( ก #= [, #' $ % > ,+" ,+ 1 "ก * ก ก 1 !' !ก ก + 4 1 ' * ก + 5 5+ ก ' "[7 % #ก : ! ก ก ' "ก ! "# ' [ " ' ก ' " " > .9+" documentary form )#1 ก " 9ก 1 '% 8 ( 894 ! ( " ก " ' ก - " 5+ ' 4 #= ก: 8 " ' >8 " ก +# 'ก [ + ก " .9+" ^ #= : : )J ก ก 21 52 3 ) : > .@.2526 + $ 63 64
  17. 17. 65 ( 2 O ก :* )13( 3). + x ก " 5 8 yz " 5 5 " 5 + 8 * ก ก * +8 " " >ก "#a, !,! +ก( 4 8 y{ * ( ( Z1 ' " 8 " " 5 5+ ( , ก ก " 1 ' ;) #| . "! * ก ก <)ก! " !, ! ก * 8 " 5+ " 5 " + ก " 5 5+ ( , ก <)ก! " 5 9ก8 ก " #= ก: 1 *9" ( , ก 5+ " 4 ! # 66 ( 2 O ก :* )13( 3). + x ก " 5 8 y} # ' ! " 5 ! 1 + x~ ' + $ 8 8 " " 5 % ก ก ' " 4 y}.x 8 " 8 + ! 8 + ' y}.~ + " 5 # + " 5 y}.y " + " 5 จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย เลขรับ 8518 วันทีF 3 กรกฎาคม 2553 เวลา 10.25 น. 67 8 y• " ' " 5 ' " 5 ! 1 + xy ' % ก ก ' " 4 8 ' " 8 ( 8 " ' " 5 " ( !, ! ก #! ##a, , 8 ' 8 " " 5 *'! "! "ก 8 + ! " 5 8 y€ * 1 ก " 5 + " ' 1 " ก + ก+ 8 " ( , ก % " 5+ " + " 5 4 " ก #a, !, < 5+ $ 5 !( 1 " + ก+ 8 "ก ก " 5 " 5+ 5 !( 1 " 68 ก " " 5 + " ' 1 # ก + ก+ 8 " ( , ก ! 9+"*' "% $ " " 5 ! 8 •• 5 ;) " 5 " 5+ 1 ' 5 # + " 5 #= ก: ' " 5 ก0 8 •‚ ก " 5 ก ก 5+ ;) " 5 * ก " > ก "1 #a, !,! ,Yก +ก 8 "! % $% ( 2 O ก :* )13( 3). + x ก " 5
  18. 18. 69 ( 2 O ก :* )13( 3). + x ก " 5 8 y} # ' ! " 5 ! 1 + x~ ' + $ 8 8 " " 5 % ก ก ' " 4 y}.x 8 " 8 + ! 8 + ' y}.~ + " 5 # + " 5 y}.y " + " 5 จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย เลขรับ 8518 วันทีF 3 กรกฎาคม 2553 เวลา 10.25 น. คณะอักษรศาสตร์ เลขรับ 485 วันทีF 3 กรกฎาคม 2553 เวลา 10.25 น. 70 Document Flow - Inward สารบรรณกลางรับเอกสารแล้วส่งต่อ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย เลขรับ 8518 วันทีF 3 กรกฎาคม 2553 เวลา 10.25 น. คณะอักษรศาสตร์ เลขรับ 485 วันทีF 3 กรกฎาคม 2553 เวลา 10.25 น. 71 ( 2 O ก :* )13( 3). + ~ ก " " 5 8 •x " 5 " 5 " 5 + " ก # ก #a, !,! +ก( 4 8 •~ * 8 " 5+ "! * 8 " " 5 4" ,+" +*' " # < 1 " 5+ " * +8 " " >ก " 5+ " ก 8 •y 5+ * +8 " " >ก " 5+ "1 #a, !, " 4 •y.x " ' " " 5 ' " 5 "! 1 + x• ' % ก ก ' " 4 72
  19. 19. 73 Document Flow - Outward เอกสารส่งติดต่อ-ตอบภายนอก 74 ( 2 P ก ก9: กE . * 8J ( 3). + x ก ก0 ก 8 z~ ก ก0 " 5 1 " ก #= ก ก0 ' "#a, !, ก ก0 5+ #a, !, 0*1 1 'ก ก0 5+ ก ! * 8 zy ก ก0 ' "#a, !, 5 ก ก0 " 5 +#a, !, " 0* ) ;, 8 " * 8 " 5+ "% ก( ,Yก ก0 ' ! 84 ! 8 "ก #a, !," 8 z• ก ก0 5+ #a, !, 0*1 5 ก ก0 " 5 +#a, !, 0* 1 1 ' ' +*'! "#a, !,! # ก * +8 " * 8 " 5+ "#a, !, " 4 z•.x * ( Z " 5 " ก0 ! 1 + x€ ' " ! T 1 ' ( )T ( * 8 " 5+ "1 ' ก0 ก0 " 'T % ก ก ' " 4 z•.x.x ( + " 8 ( 5+ "8 " " 5 + ก0 z•.x.~ + " 8 +8 " " 5 1! 'T z•.x.y " + " 5 #8 " " 5 1! 'T z•.x.• 5+ " " 5+ 5+ "8 " " 5 1! 'T ก > + 5+ 5+ " " $# 5+ " 75 ( 2 P ก ก9: กE . * 8J ( 3). อาจทําในระดับแฟ้ม เป็นรหัสแฟ้ม และ ช่วงปีของแฟ้มแทน 76 ( 2 P ก ก9: กE . * 8J ( 3). + x ก ก0 ก
  20. 20. 77 ( 2 P ก ก9: กE . * 8J ( 3). zz.~ " ' " 5 ก0 #= ก: ! 1 + ~‚ ' 78 + ~ ก 5 ( 2 P ก ก9: กE . * 8J ( 3). 8 {~ ก 5 " 5 + " ก0 1 #a, !, " 4 {~.x ;) 5 *'! "1*" 5+ " + 5 4 *' ( # ก 8 {y ! 5 " 5 * ( ! 1 + ~• ' 79 ( 2 P ก ก9: กE . * 8J ( 3). + x ก ก0 ก 8 z} $ก ก0 " 5 % #ก!, ก0 ก x‚ # 8 z• $ก##a, , ก * " " 5 + $ ~z # * ก + * ( 894 + ก0 > ก 4" Z " " 5 ~z # ก " * !$1 " !,ก [, # ก + yx ก 8 "#< # z•.y " 5 + ก *( #= ! " ก0 + ก 4 * ( Z " 5 ~z # +8 ก0 " " ก "* !$1 " !, ก [, # ก 8 {‚ " 5 + " <9"ก( ( .9+" ก 0 #= " 5 + ( Z 1 '# ' " 7*'e ก ก "* !$1 " !, ก [, # ก ก0 #a, !, " 4 {‚.x * ( Z e ก " 5 ! 1 + ~y ' 80
  21. 21. 81 82 83 + y ก ( …* ( Z " 5 8 ( ก ' ก 5+ ,* > 1!"!4" >'ก ก ( " 5 Z " 5 8 ( * ( ! 1 + ~z ' 8 }‚ ก "* !$1 " !, ก [, # ก ,* > ก Z " 5 8 ( 1 1*" ก + " Z " 5 ( ระเบียบนี มี update ปี 2548 มีสาระสําคัญคือ 8 8 8!8 "" > " u ' > , 0ก ,ก 7v # $ก ก0 " 5 ก " " 5 * !$1 " !, # + * ก 25 # #= 20 # .9+"*' "ก . . . 8 ) 8 .[.2540 .9+"ก( " " ก # ' !,[ ! 7 * !$1 " !, ก ก " + * ; ! + "8 "# ' [ 84 * ' > , 0ก ,ก 78 " ! : ก - " TH-eGif ( < - " ก 8 ' " 1 *' #= ' " 8 " ' ,
  22. 22. 85 86 9999////9999////2555255525552555 09090909::::09090909::::19191919 87 88
  23. 23. 89 90 Case study 6 )32 ก => : 4 6 )32 ก => : 4
  24. 24. 6 )32 ก => : 4 6 )32 ก => : 4 6 )32 ก => : 4 6 )32 ก => : 4
  25. 25. Active Inactive หน่วยงานต่างๆ ศูนย์เอกสารและ จดหมายเหตุ เอกสาร Inactive รอทําลาย เอกสารจดหมายเหตุ 14 ประเภท ทางศูนย์นํามาจัดเรียน และจัดทํา ฐานข ้อมูลเพือการค ้นคว ้า และทํารายชือแจ ้งหอจดหมายเหตุแห่งชาติ 6 )32 ก => : 4 98 6 )32 ก => : 4 Active Inactive หน่วยงานต่างๆ กองบรรณสารและ ห ้องสมุดเจ ้าหน้าที รับมอบ คัดแยก เอกสารทีทําลายได ้ กับเอกสาร ทีมีคุณค่าทางจดหมายเหตุ บางกรณี หน่วยงานจะแยก เอกสารรอทําลาย มาให ้เลย เจ ้าหน้าทีจัดทําแฟ้มมาตรฐาน สําหรับใช ้งาน คัดเอกสารทีไม่ใช ้แล ้วส่งมอบ เอกสารรอทําลาย ทํารายชือเอกสาร เสนอทําลาย เสนอหอจดหมายเหตุแห่งชาติ อนุมัติทําลาย ทําลาย จัดเรียงใหม่ตาม หลักจดหมายเหตุ เอกสารเก่าทียังไม่ได ้ ให ้รหัสแฟ้มมาตรฐาน ก็ดําเนินการให ้รหัส + ทํา Label จัดเรียงขึนชัน ให ้บริการค ้นคว ้า 100 แล้วเราจะเริ"มปรับปรุงระบบเอกสารได้อย่างไร
  26. 26. Creation &Capture Distribution Disposal Use Storage and maintenance Current / Active Semi-current Semi-active Track ติดตามวาเอกสารสงไป ใหใคร/แผนกใดบาง Register ไดรายชื่อเอกสาร/แฟ ม พรอมรหัส-หมวดหมู และ วันที่เอกสาร (จะไดคํานวณ อายุทําลาย/ถายโอนได) ใชเอกสาร Filing บันทึกวาเอกสารจัดเก็บที่ ตู/แผนกใด ควรมีระบบยืมคืนที่ดี Track เอกสารที่ถายโอน Off-site หรืออื่นๆ Record การทําลายเอกสาร/ Archive ถาวร Non-current Non-active 101 เอกสาร สําคัญ คู่มือ แนวทางการดําเนินงาน ระยะสัน ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี ว่า ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และ พ.ศ. 2548 แนวทางการดําเนินงาน ระยะสัน ( , ก ! ' ( ก ก : ! " > .[. 2526 1 ' .[. 2548 < - " ก ' > , 0ก ,ก 78 " , 5+ ก 1 ( , ก 1 ก ก " ก ) 5+ " " < ! 5+ " + ก ' " ( , ก Inbox Action-Pending Action Outbox Filing ก 0*1 8 123 1 123 *$ 1 5+ " 1 '!4" 5+ 123 $ 54 !, #3 $ก + #3 123 #3 ,4 ก ก ก , 123 # ! " ! 5 1 + ก #= # key 5+ 123 ก0 Excel 5+ #= : 8 ) ก " 1 ' 5+ ' ก ก ( * ก ก ( ก # ' , ก # ' , ก ก ก ,4" ! $ ก +ก( ' _ 1 ' # ' , ก $ก# 5+ ก( * ก + $> 1 '% ก + $> # " # ' !,*$` _102 Creation &Capture Distribution Disposal Use Storage and maintenance Current / Active Semi-current Semi-active Track ติดตามวาเอกสารสงไป ใหใคร/แผนกใดบาง Register ไดรายชื่อเอกสาร/แฟ ม พรอมรหัส-หมวดหมู และ วันที่เอกสาร (จะไดคํานวณ อายุทําลาย/ถายโอนได) ใชเอกสาร Filing บันทึกวาเอกสารจัดเก็บที่ ตู/แผนกใด ควรมีระบบยืมคืนที่ดี Track เอกสารที่ถายโอน Off-site หรืออื่นๆ Record การทําลายเอกสาร/ Archive ถาวร Non-current Non-active 103 เอกสาร สําคัญ คู่มือ สร้างเอง แนวทางการดําเนินงาน ระยะยาว แนวทางการดําเนินงาน ระยะยาว ,+ * ก ( * ก ( * $ก ,4 1! #= ( * 5+ " Sort 5+ ก * ก $ ก 5+ * ( ) Run * ' ! 8 ! " 5 ; ! 8 _ _ ก( $ก ก0 ก ) 5 1 ( ก>„7 clear 8 ' ,4"ก ก + 5 Filing ( label % !, #3 $ก + 4"#3 123 #3 ,4 ก ก #= # : 8 ) 123 % #ก!,1 *' key 8 ) ก export 8 ) ก ( Label ก : 8 ) Excel 104
  27. 27. แนวทางการดําเนินงาน ระยะยาว ( ก - " ก ' > , 0ก ,ก 78 " , 5+ ก 1 ( , ก 1 ก ก " ก ) 5+ " " < ! 5+ " + ก ' " ( , ก Inbox Action-Pending Action Outbox Filing ก 0*1 8 123 1 123 *$ 1 5+ " 1 '!4" 5+ 123 $ 54 key 5+ 123 ก0 : 8 ) 5 Excel 5+ #= : 8 ) ก " 1 ' 5+ ' ก ก ( * ก ก ( ก # ' , ก ( Label !, $ก + 4"123 4" ,4 ก ก ก , 123 # ! " ! 5 1 + $ก# ) ก + $1 ,4" 5+ < % (< + ก0 ) 5 ( ( ก * !$ # ' !,*$` _ ! " review ก ! " * 5 >' ( " 5+ # # $" ' " 105 การสํารวจเอกสาร ข้อมูลที"ต้องสํารวจ 8 ) ก+ ก " +* ก0 )1 ก 4 8 ) ก+ ก ก 5+ ก !<$# ' " 7 )#1 (ก ' 2 7) ' ' + $ # , > ! T / ( 8 ) ก+ ก ก * ก0 !( 1 " ก0 #tZ ก * ก0 +! " " 8 ) ก+ ก ก <+ ก "5+ 8/8 *( ก ก 8 <9" 8 ) 5+ 6 ( ก0 + ก 5+ % "ก ก 5+ 6 #= ก ( Z 5 106 *::)J 24// <1 ก) * ) 8@ 5+ ก 1; ก 82 7 < ก )J 24 ก / <1 ! T ( 5+ ก + # # # , > ก * " ก , กb $#ก >7ก * ก0 !) ก ก ' 4 4 #| !) ก ก ' 5+ " !% !, !) ก "8 " 5+ 6 ก ", / * !$ 1; ก 5+ + ก 4 (< )) 8 " ก! ' ก " / 8 " ก! ก * ก0 84 $ ( ก" [) 7 ก ( *% + $ !,% + 107 ตัวอย่างแบบสํารวจเอกสาร -. ก) ()/)7 8 4 ก9: /Q44=: /08 < :< = / > <2 7 H ก H-5 3 5 R::/ )J *; ก . 8 ก) S ก / <=><1 65 ) =/ , ก ", กb " ,"/ # ' !,[ ! 7 108 5+ " _______________________ ;) ( * _________ % . ____
  28. 28. แต่เวลาประมวลผล ควรทําใน Excel 109 ตัวอย่างตารางสรุปการสํารวจเอกสาร (5 3 .S 8 2) = * < =T>UA ก9: ก) <J C: ก) !) ก0 ,4 ก # , > 54 + 5+ ก ( Y, " !<$# ' " 7 ! T / ( <+ ก ก * " 25 + ,4 ก #1 " #1 .60 m .30m " ก # ' $ >'ก ก ก ", 2532- 2543 , ( #= 4" 4" +ก # ' $ 25 + ,4 ก #1 " #3 .60 m .40m %!! ก+ ก ) 5 ก[9ก 2526- 2545 , ! T # ' 2 4" ! ( # 25 + ,4 ก #1 " #4 .60 m .30m %!! ก+ ก ! " 2526- 2545 , ! T # ' 4 4" ! ( # 28 !)!, ; " #5 " #2 ( +"1!"!4" >'ก ก ก $ ; ,!/# # $" , 2523- 2544 , ( ( 0 ) #= 4" 0 ! # 28 !)!, ; " #5 " #3 ก )! >'[, #'[ ! 7 2526- 2544 , " 5 #= 4" " 5 ' 2 4" "! # + * , 7 28 !) 4 ,4 ก " #1 .60 m .40m % "ก ", ก " $ ^ $ ก 2533- 2544 , ! T #= 4" ! # 110 ** ก " !,ก$ . !( , ก * ก ก ' # ,ZZ % 2545. วิเคราะห์เอกสารที"ต้องจัดเก็บ ด้วยคําถาม 5W 1 H Why * ก0 ' ... ( ! "* ก0 ก 4 (What – Why) How * ก0 " ... ( ! "* ก0 ก " 4 (How – Why) Where * ก0 + ... ( ! "* ก0 ก + 4 (Where – Why) Who #= ;)* ก0 ... ( ! " 4 * ก0 ก (Who – Why) When * ก0 ... ( ! "* ก0 " 4 (When – Why) 111 ตัวอย่าง... ใบสมัครงาน Why * ก0 " 5+ #= ก " ! "6 ,* > ก 5 ก;) ! "8 " " 7ก How ,Y* ก0 " 5 123 Z% "! $^,ก [9ก 1 ' + " 5+ "* ก ! "ก ' $8 ! $^, ก [9ก ก "! + 5+ ,* > % ก * 8 ";) " ก ก% ก 8 " ก Where < +* ก0 5 !) ก "8 "e… ก $ 5+ "* ก $ก e… _ < , + ก "8 Who ;) + ( +* ก0 5 * + ' #= ;) 1 ' 1 ก ก % ! " When ' ' ก * ก0 ก # ' > 1 # 'ก ก0 + $> *' " 5+ "* ก ก" ก " ( 1 #= Z 112
  29. 29. วิเคราะห์เอกสารที"ต้องจัดเก็บ ด้วยคําถาม 5W 1 H 113 การวิเคราะห์อายุการจัดเก็บ , ' 7 " ' 7 * ก ' ( ก ก : ! " > .[. 2548 ! "ก( $ก ก0 ก ก ก ", 1 ' ก + ก+ 8 " * !$1 " !, ก [, # ก 2542 ! "ก( $ก ก0 ก , " $ * !$1 " !, ก [, # ก 2542 ! " 5+ 6 *! ก # 'ก ก 114 Sort เอกสาร โดยนําแบบสํารวจทุกคนมารวมกัน อาจพบเอกสารซําซ้อน จากนัน group เอกสารเป็นหมวดใหญ่ หมวดย่อย 115 ประเภทของเอกสาร ก , (Administrative Document) , Administration (# 'ก กb / ' # ' $ # ' Y7) ก Equipment, supplies, services ) 5 pricelist 5+ " 8 $ ก ", Finance ( Z * ! ,! , " ", 5 / * ") 1 ' + , Premises ( . )1 $#ก >7! "6) ก #a, !," (Operation Document) 1!ก! "ก #! ก,* Business plan, customers/clients, inventory, marketing, presentations, project, supplies ก " ," ก + #= Knowledge 8 " " 7ก 5+ " 5 5+ )18" ก # 'ก ก " ,* *( 4 *' ก * !$ Permanent Files ZZ ก $#ก ", " ก # ' $ < ก % "ก ,+" , 78 " " 116
  30. 30. 117 จัดหมวดหมู่ อาจจัดเป็น 2-3 level เช่น Corporate Management legal matters media relations corporate communities press releases audio and video kits ... HR Management Facilities Resource Management Information Resource Management 118 Run รหัส ตามระบบที"เลือก (ตัวเลข ตัวอักษร ฯลฯ) Block numeric 1000 Corporate Management 100 legal matters 200 media relations 300 corporate communities 10 press releases 20 audio and video kits 30 ... 2000 HR Management 3000 Facilities Resource Management 4000 Information Resource Management 119 Classification Code code -1 A-Teaching & Learning A-1 Curriculum Development A-1-1 MA in Anthropology A-1-2 MA in Information Science A-2 Course Development A-3 Course Delivery Administration Administrative Services Consultants Finance and Accounting Accounting Banking Credit Economics Funding Investment Human Resources Employees Fringe Benefits Job Descriptions Training Property Buildings Equipment Land Patent Marketing Advertising Pricing Policies Service Policies Operational … … … Finance and Accounting Accounting Accounts Payable Accounts Receivable General Books Income Accounts Material Accounts Personnel Accounting 120
  31. 31. Alphanumeric Codes HR HUMAN RELATIONS HR-01 Employee Policy HR-01-01 Compensatory Time HR-01-02 Maternity Leave HR-01-03 Paternity Leave HR-02 Seniority HR-02-01 Rights HR-02-02 Rosters HR HUMAN RELATIONS HR 1 Employee Policy HR 1.a Compensatory Time HR 1.b Maternity Leave HR 1.c Paternity Leave HR 2 Seniority HR 2.a Rights HR 2.b Rosters 121 Alphanumeric Codes ADM ADMINISTRATION ADM 01 Administrative Services ADM 02 Consultants ADM 03 Litigation FIN FINANCE FIN 01 Accounting FIN 02 Banking FIN 03 Credit FIN 04 Economics FIN 05 Funding FIN 06 Investment HR HUMAN RESOURCES HR 01 Employees HR 02 Fringe Benefits HR 03 Job Descriptions HR 04 Training 122 Numeric Codes 1.0 Human Resources 1.1 Recruitment 1.2 Personnel Administration 1.3 Employee Benefits 1.3.1 Health Insurance 1.3.2 Dental Insurance 1.3.3 Life Insurance 1.3.4 Pension Program 1.3.5 Stock Investment Plan 1.3.6 College Tuition Assistance 1.3.7 Workers’ Compensation 1.4 Labor Negotiations 1.5 Affirmative Action 1.6 Employee Assistance Program 1.7 Professional Development and Training 1.8 Planning and Budgeting 1.9 Accounting 1.9.1 Payroll Administration 1.9.2 … 1.9.3 … 123 124 Classification 5+ ก !4" 5+ ! organization chart ' * # + % " " ก( ! ก,*8 " " 7ก ! function ( ก ", , $ , ก [, # ^ Y ) ก ก 4" " 7ก #tZ 9+" ก+ ก classification 1 ' security 5 *' ( " 5+ ก reorganize " *<)ก $ ก " 5+ 1! ก + "894 ก 4 "! " ) 1 ' 8 <9"
  32. 32. 125 Classification construction Function 99 managing human resources Sub-function 99.1 ensuring optimum staff Series 99.1.1 assess staff needs of business units Series 99.1.2 recruiting staffs for vacant posts Sub-series 99.1.2.1 advertising Sub-series 99.1.2.2 short listing Sub-series 99.1.2.3 interviewing Org purpose Function Sub-function Activities Steps – sub-steps HR * $ ก ก" # 'ก [ 126 ตัวอย่างหมวดหมู่เอกสารที"จัดทําแล้ว 127 https://uwaterloo.ca/privacy/records-and-personal- information/directory-records แต่ละหมวดหลัก จะ แบ่งหมวดย่อยลงไปอีก TL TL35: Course Outlines 128 Research Management (RS): e.g., research ethics, research grants and contracts administration, research centres and institutes, research with controlled goods and technology Student Management (ST): e.g., student recruitment, admissions, student records, financial aid and scholarships, student grievances, discipline, and appeals, and continuing education students Teaching and Learning (TL): e.g., academic calendars, academic program reviews and accreditation, co-operative and continuing education programs, course management, English language proficiency, student work and its evaluation, exchange programs, internships and practica, professional development and training, and class and exam schedules The remaining nine functions support the university’s primary activities: Administration (AD): e.g., general correspondence and subject files, organizational charts, strategic planning, travel arrangements, reports and statistics, administrative committees and faculty councils, legal records such as contracts, legal opinions, and intellectual property records, policies and procedures, and risk management Campus Services (CS): e.g., non-academic services to students and other members of the university community, ancillary services, athletics and recreation, parking, and WatCard
  33. 33. 129 External Relations and Communications (ER): e.g., donors, alumni affairs, government and inter-institutional relations, events and celebrations, media relations, marketing, outreach, publications, images, speeches, and the website Finance (FN): e.g., accounts payable and receivable, purchasing card transactions, banking, budgeting, investments, financial audit, procurement, and taxation Governance (GV): Board of Governors and Senate Human Resources (HR): e.g., faculty and staff appointments, employee records, promotion and tenure, awards and recognition, pension and benefits, employee discipline and grievances, position descriptions, salary and payroll, and work schedules and leave management Health, Safety, and Security (HS): e.g., conflict management and human rights, health and counselling, occupational health, safety, access and key control, and police services Information Management (IM): e.g., freedom of information and privacy, information systems management, information security, libraries, museums, and galleries, and records management Property and Facilities (PF): e.g., buildings, capital construction projects, space management, asset management, utilities, equipment and supplies, maps and plans 130http://www.otago.ac.nz/classificationscheme/000170.htm 131 132 http://www.usask.ca/archives/rm/rm_fileclass.php
  34. 34. Classification Scheme ของจุฬาฯ * ,"6 ' )1 " 5 ก # 'ก $> SD (Supporting Document) WI (Work Instruction) QM (Quality Manual ) 5 $> ) 133 WI Work Instruction QM Quality Manual FM Form SD (Supporting Document) หมวดเอกสารทีทําไว ้ จัดทํารายชื"อเอกสารพร้อมหมวดหมู่ 134 ตัวอย่าง Master List ลําดับ หมวดเอกสาร ชืGอแฟ้ ม เอกสาร การ จัดเรียง การจัดเก็บ การทําลาย หมวด ใหญ่ หมวด ย่อย ประเภท ของแฟ้ม ผู้รับผิดช อบ สถานที ระยะเวล า ผู้อนุ มัติ วิธีกา ร HR-1- 01 1. บริหาร บุคคล 1.1 ประวัติ พนักงาน ประวัติพนักงาน ฝ่ าย/ชือ พนักงาน แฟ้มแขวน ผู ้จัดการ แผนก HO-A01- 01 (01- 14) ตลอดไป ผอ. ฝ่ าย ย่อย HR-2- 02 1.2 เงินเดือน เอกสารสรุปการ ทําข ้อมูล เงินเดือน ปี/เดือน แฟ้มสัน ใหญ่ ผู ้จัดการ แผนก HO-B03- 01 5 ผอ. ฝ่ าย เผา HR-2- 03 สรุปรายงาน เงินเดือน ปี/เดือน แฟ้มสัน ใหญ่ ผู ้จัดการ แผนก HO-B03- 01 5 ผอ. ฝ่ าย เผา HR-3- 04 1.3 ใบลา ใบลางาน ฝ่ าย/ชือ พนักงาน แฟ้มสัน ใหญ่ จนท. บุคคล HO-B01- 02 5 ผอ. ฝ่ าย ย่อย 135 จากไฟล์ที"สํารวจ จะเห็นว่ามีเอกสารเก่าอยู่ส่วนหนึ"ง ดําเนินการ ทําลายได้ตามอายุเอกสารที"กําหนดไว้ 136 * 5 ก ( ก ! " ก ก ( ก 1 ' 5+ ก ก $ !,1 ! " * !$1 " !,ก
  35. 35. เอกสารที"เหลือ ค่อยมาทํา Label และ Filing ใหม่ 137* 5 ( ! ( ( + ) 1 ' ก % " ( ก + * file ต้องคอย update Master List ลําดับ หมวดเอกสาร ชืGอแฟ้ ม เอกสาร การ จัดเรียง การจัดเก็บ การทําลาย หมวด ใหญ่ หมวด ย่อย ประเภท ของแฟ้ม ผู้รับผิดช อบ สถานที ระยะเวล า ผู้อนุ มัติ วิธีกา ร HR-1- 01 1. บริหาร บุคคล 1.1 ประวัติ พนักงาน ประวัติพนักงาน ฝ่ าย/ชือ พนักงาน แฟ้มแขวน ผู ้จัดการ แผนก HO-A01- 01 (01- 14) ตลอดไป ผอ. ฝ่ าย ย่อย HR-2- 02 1.2 เงินเดือน เอกสารสรุป การทําข ้อมูล เงินเดือน ปี/เดือน แฟ้มสัน ใหญ่ ผู ้จัดการ แผนก HO-B03- 01 5 ผอ. ฝ่ าย เผา HR-2- 03 สรุปรายงาน เงินเดือน ปี/เดือน แฟ้มสัน ใหญ่ ผู ้จัดการ แผนก HO-B03- 01 5 ผอ. ฝ่ าย เผา HR-3- 04 1.3 ใบลา ใบลางาน ฝ่ าย/ชือ พนักงาน แฟ้มสัน ใหญ่ จนท. บุคคล HO-B01- 02 5 ผอ. ฝ่ าย ย่อย 138 เอาขึนเว็บ หรือ Intranet เอาไว ้ดูด ้วยกัน Master List 4 #= 9+"8 " ) 5 /1 #a, !, ก ( , " ก ! " update # # $"! * ,* > * ( ) 5 #a, !," ( " ก ! " 0 , 8 "! .9+" * <9" Master List ก !4" 5+ 123 Logo 1 ' )#1 Label _ _ * * + 8 " +( 139 แนวทางการดําเนินงาน ระยะยาว หมั"นประเมินเอกสารที"พ้นระยะใช้งานแล้วเป็นประจํา เพื"อโอน หรือ ทําลาย และต้อง update status เอกสารด้วย 140
  36. 36. ปัญหาในการ Filing 123 "123 ** ) กก 1 ก ^ , ,! *,! *'* ) + ก,*ก , ,!/ก ^ , ,! 5 , ก : ก )! Learning Outcomes ,* > * #! ก,* ก #= ก ก : 8 ) ( 5 1 ก ' +" Excel) ก0*' < #tZ 8 "ก Filing ก# 'ก 9+" 5 ' ) + ' ( ) ก 1!< * ก0 #1 : 8 ) .9+" ก location ก0*' < ก * ( ก 123 % 5 ก + , > + ก0 123 1ก 8 ! % " % " # " + ก0 123 * ," 141 เพื"อเพิ"มประสิทธิภาพการสืบค้น 142 • อาจเพิมช่องคําค ้นสําหรับสืบค ้น โดยทัวไป keyword อาจเป็นหัวเรือง (subject) หรือเป็นชือเฉพาะ เช่น ชือบุคคลในเอกสาร ชือการประชุม ชือ โครงการ เป็นต ้น • พิจารณาหลักเกณฑ์การตังชือแฟ้ม (File Titling) เพือเป็นแนวปฏิบัติกลางใน คู่มือ (เช่น จะตังเป็นกลุ่มคํา หรือเป็นวลี /ประโยค ) ? เพือให ้สามารถเป็น ตัวแทนแฟ้มงานได ้ในฐานข ้อมูลในการสืบค ้น ควรตังชือให ้ละเอียด หรือมีช่อง รายละเอียดเพิมเติม เช่น งานวิรัชกิจ เรือง การเยือน ควรตังชือให ้ละเอียด เช่น ประธานาธิบดีบารัก โอบามา มาเยือนจุฬา วันที ....... 143 แบบสํารวจ เอกสาร Master List (รายชือเอกสาร+ หมวดหมู่+Retention +ผู ้รับผิดชอบ) =คู่มือ รายชือเอกสาร ของหน่วยงาน =ฐานข ้อมูล (พร้อมสถานะ เช่น ใช ้งาน ทําลาย โอน) รายชือเอกสาร ของหน่วยงาน ทีส่งมอบหอ ประวัติ รายชือเอกสาร ของหน่วยงาน ทีขออนุมัติ ทําลาย ประเมินแล ้ว จัดทําเป็น Master List นําคู่มือมาจัดทํา รายชือเอกสาร ของหน่วยงาน Slide 107, 108 Slide 135 Slide 140, 142 Slide 75 Slide 83 แบบสํารวจมีหน้าตาหลากหลาย พยายามรวมให ้เป็น Form เดียวกัน จะได ้ใช ้งานร่วมกันได ้ ตัวอย่างเอกสารจดหมายเหตุ ที"ทางหอประวัติต้องการ / 2 )12 3 * ก) 8 /F T ( 38< . ก* 52 : : <J )3 65 :3<:6 3 ( 28 3 ก / -= * ก) ก / -= <>: * )T ( 28 ก) 8 ก 2ก:ก 4 X< 3) 5 3 3<Aก <2 (9 * ก <2 ก?( ก) 8 /F ( กG ก 2ก:X< 3ก )J <Y ก) ก1 ก1 /0 2536 ( ก) ก1 ก) / - ) CAก4ก T 71 ก4ก 828@ A Z Z6 3 <> / )12 3 1 3[ ( ก *' ก ' $ < + $ 5 5+ ก,*ก 5 !$ก >7) *; ;3 < A 6 2 *::*/ ก) )J <Y )YY MOU Z Z
  37. 37. คําแนะนําสําหรับการสแกนเอกสาร 5+ ก0! + $> 5 ก +*' ก0 ก 8 ( 9ก ก ก0 ก 5+ ! 4 #= ก % # # '% 7 ก$Z1* ( Z +*' ( ,Yก # ' , Y, 5 1 ก1 '1 'ก( 5+ 1! '123 ' ก +*' ( # ก0 5+ " ! +! "ก 1 ' ,Yก !, #3 123 ก 1ก ก + # '% 7 5 5 ก scan ก + $> ก " ," 5 #= ก * !$ 5+ "* ก ' ' 1 ' #= กก 9+"8 "ก * ก * !$ = #= ก ก ! T $ " 5 145 146 การจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ การจัดการไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ 147 Distribution Disposal Creation& capture Use Storage & Maintenance * ก ! "* ,! ก ก 1!*' # ' 0 ,+ !, 5+ " • Digital Preservation 5+ ก 2 7 + $> " # ' !,[ ! 7 ) " +" 5 1 ก ; # • ก " ก (: 8 ) ) .9+"*' 8 ) . . ก creator, date created size _ _ ประเด็น หาไฟล์ไม่เจอ ไม่รู้ว่า update หรือไม่... อยู่ที" filing เช่นเดียวกับการจัดเก็บเอกสาร 148 • ก save 2 7 save + Drive C 5 My Documents • !4" 5+ Folder 1 ' 5+ 2 7 < "! ( • ( 2 7 + ก * + share 2 7
  38. 38. ตัวอย่าง filing จากเครื"อง notebook ส่วนตัว 149 เก็บเอกสารธุรการภาค = Administrative Documents My documents, My Pictures เก็บเอกสาร ส่วนตัวทีสามารถทิงได ้ ใช ้ชัวคราว เก็บ operational documents = sheet และเอกสาร ประกอบการสอน มี Backup ลง DVD และไฟล์ทีใช ้ปัจจุบัน จะลง Thumb drive แต่จะ clear ทิงเป็นระยะๆ เมือเก่าแล ้ว ตังชือให ้เรียงลําดับได ้ 150 Desktop คืองานระหว่างดําเนินการ เปรียบได ้กับโต๊ะทํางาน เป็นทีเก็บไฟล์ทีสร ้างใหม่ ไฟล์ทีรับจาก mail หรือ download มาทํางาน เมือดําเนินการเสร็จแล ้ว จะ file เข ้า drive แต่ตามทฤษฏี เอกสารทีได ้รับส่วนหนึงจะสามารถทิงได ้ทันที 40% ดังนัน จะมีเอกสารทิง จากทีนีจํานวนไม่น้อย เช่น การบ ้านเด็กทีตรวจเสร็จและคืนงานแล ้ว เอกสารที load มา อ่าน แบบฟอร์มระบบ blackboard ทีส่งแล ้ว ฯลฯ สําหรับการทํางานทีไฟล์เอกสารที filing แล ้ว ให ้ทํา shortcut 151 ตัวอย่างการตังชือไฟล์ในเว็บไซต์คณะอักษรศาสตร์ ซึงมีโครงสร ้างข ้อมูล เช่น 2.1 2.2 ให ้ตังชือไฟล์โดยใช ้ 0201 0202 เพือให ้รองรับหมวดได ้มากกว่า 9 หมวด การตังชือไฟล์ (ตัวอย่างจาก สํานักยุทธศาสตร์) ทําให ้สามารถเรียงเอกสารได ้ 152 การไปยังไฟล์ล่าสุด ให ้เลือก view แบบ Details แล ้วเลือกให ้ sort by Date
  39. 39. 153 การประกาศไฟล์เวอร์ชันล่าสุด โดย publish ขึนเว็บ หรือทีเก็บเอกสารกลางเพือ อ ้างอิง ก็จะช่วยได ้เช่นกัน Version control ก control version ก $ $ก 2 7 $ก " 1! #= ก $ 1 2 7 " ) 5 #a, !," (work instruction – procedure) 1 1# 5 " ก1 ! "6 5 spec ; ,! >„7 + ^ 4 save 2 7 #= ' 2 7ก 5+ "* ก ก " ," <5 #= ' ก ก 154 155 อาจใช ้file directory + date ช่วย 156 ใน Word directory ต ้อง copy location มาเอง แต่สามารถ insert date ได ้ ให ้ทําใน view Header & Footer
  40. 40. 157 ใน Excel ทําจาก Page Setup ขอให้ทุกคนทํางานอย่างมีความสุขนะคะ บรรณานุกรม $* " . Effective Filing System: 4 ก) 31 [H(53 8 ) * 5 8= . ก $" _: , 7 ,4 !,4"1 7 , ,+", 2550. 7, .). . 8< <ก 4 :: ก) . 1# % # ' 5 Y,w. ก $" _: . 0 ) + , 2536. ! 7 >> , . ก 4 ก )J ก3 . ก $" _: .0 0ก , 2547. $ ก$ . ก : ( )J ก3 . , 7 4" + 4. ก $" _: ( ก , 71 " *$` "ก >7 , , 2546. [, , > ! 7 , Zก,!!, 1 ' ,! # ' 7. ก : ( )J ก3 *::H( 1 (R::/ :/ =3H( 1). ก $" _: Y '2| 7 1 ' . 0ก.7, 2542. " !,ก$ . ก 4 ก ก) : J 2- ก 4 ก ก) :/ YY X8. ก $" _: , $%8 Y Y, , 2545. ( ( ) † 2| 7, 7 . Taming the Paper Tiger at Work: 5 3 ก) กH 88J 3 . 1# % # * ,Z. ก $" _: . 0 ) + , 2548. 159 บรรณานุกรม Kennedy, Jay and Schauder, Cherryl. Records Management: a Guide to Corporate Recordkeeping. 2 Ed. South Melbourne, Vic. : Longman, 1998. McLeod, Julie and Hare, Catherine, Eds. Managing Electronic Records. London: Facet Publishing, 2005. Robek, F. Mary; Brown, F. Gerald; Stephen, David O. Information and Records Management: Document-Based Information Systems. 4th Ed. Woodland Hills, CA: Glencoe/McGrawhill, 1987. Shepherd, Elizabeth and Yeo, Geoffrey. Managing Records: a Handbook of Principles and Practice. London: Facet Publishing, 2003. 160

×