In deze les wordt dieper ingegaan op het specifieke karakter van archief in de collectie. Zo leer je wat het verschil is tussen archief en documentatie en of je documenten mag weggooien. Je krijgt er ook uitleg over hoe je aan een inventaris begint, wat het verschil is met een verzamelbeschrijving en hoe je onderzoekers de weg naar jouw archief of collectie toont via Archiefbank Vlaanderen.

1. Aan de slag met archief en documentatie
Inleiding tot beheer en ontsluiting van archief
Hendrik Vandeginste
22 april 2015

2. Wat is archief?
• Archief, dat is:
• archiefstukken
• archiefbestanddeel, vb. de documenten bij
de secretaris: ‘mijn archief’
• archiefinstelling: stadsarchief van Aalst
• archiefbewaarplaats: documentatiecentrum
van de HK van Erpe-Mere

3. Wat is archief?
• van Dale:
• documentatie = documentenmateriaal of het
bijeenbrengen van documenten
• bibliotheek = verzameling boeken
• archief = verzameling van geschreven stukken, oor-
konden, akten, bescheiden, registers enz. die betrekking
hebben op het bestuur van staat, gewest of gemeente, van
een instelling of vereniging, van de werkkring van een
openbaar ambtenaar of van een geslacht

4. Wat is archief?
• den Teuling (de Bijbel?)
• downloaden:
www.kvan.nl/publicaties/sap/archiefterminologie.php
• wikipedia:
http://archiefwiki.org/wiki/Categorie:Terminologie

5. Wat is archief?
• den Teuling:
• documentatie: Verzameling documenten
betreffende een feit of een reeks feiten,
bijeengebracht met een bepaald doel.
• een verzameling of collectie
• vaak thematisch of onderwerpsmatig
• met een bepaald doel

6. Wat is archief?
• den Teuling:
• archiefstuk: Een archiefstuk is een document dat
ongeacht zijn vorm en zijn drager, naar zijn aard
bestemd is om te berusten onder de persoon,
groep personen of organisatie die het heeft
ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar
activiteiten, zijn of haar taken of ter handhaving
van zijn of haar rechten.

7. Wat is archief?
• den Teuling:
• archiefstuk:
• Het moet informatie bevatten.
• Gegroeid op een organische wijze.

8. Wat is archief?
• De levende doden?:
• levend en/of dood archief
• statisch archief: zowel de administratieve als
de juridische functie van het document/
dossier is verstreken. Het wordt permanent
bewaard omwille van zijn historische waarde.

9. Wat is archief?
• De levende doden?:
• semi-statisch: het dossier is afgesloten (de
zaak is volledig afgewerkt), maar het bezit
nog administratieve en juridische waarde.
• dynamisch: het document of het dossier is
nog actief, is nog in opbouw bij de
archiefvormer, is nog niet afgerond.

10. Stappenplan voor inventariseren
• Vijf stappen:
• kennismaken met de documenten
• onderzoek naar archiefvormer
• reconstructie van archief + schonen
• ordenen
• beschrijven

11. Stappenplan voor inventariseren
• Stap 1: kennismaken met de documenten
• maak enkele notities i.v.m. soort document ,
de inhoud, de samenstelling, de uiterlijke
vorm, datering
• maak een soort van plaatsingslijst
Wat staat waar?

12. Stappenplan voor inventariseren
• Stap 2: onderzoek naar archiefvormer
• Om de documenten te begrijpen, moet je de
context mee in de inventaris krijgen
• Van de archiefvormer moet je weten:
• Ontstaan en evolutie
• Functie- en takenlijst
Wat is de context van de documenten?

13. Stappenplan voor inventariseren
• Stap 3: reconstructie van archief + schonen
• Bestemmings- en structuurbeginsel:
• Archief moet zitten waar het behoort:
je stopt ze volgens archiefvormer
• Archief heeft een meerwaarde als de
oorspronkelijke structuur behouden blijft.
Hoe passen de documenten in een groter geheel?

14. Stappenplan voor inventariseren
• Stap 3: reconstructie van archief + schonen
• Een eerste fysieke ordening is het resultaat.
• Schonen: = verwijderen van het overbodige:
• schadelijk materiaal: nietjes, plastic
mapjes,…
• overbodige documenten: dubbels,
blanco’s, sommige omslagen, kladversies,…

15. Stappenplan voor inventariseren
• Stap 4: ordenen
• structuurbeginsel: opnieuw het vertrekpunt
• Archief krijgt extra waarde als je de context kan
meegeven
• Opsporen van oorspronkelijke orde en
structuur, om ze daarna te evalueren op
bruikbaarheid

16. Stappenplan voor inventariseren
• Stap 4: ordenen
• Gebruik een ordenings- of archiefschema
• zie p. 22 in de handleiding
• zie voorbeeld p.30 in de handleiding
Hoe zorgen dat de documenten terug
gevonden kunnen worden?

17. Stappenplan voor inventariseren
• Stap 4: ordenen (enkele tips)
• steeds werken van het algemene naar het
bijzondere: (reeks briefwisseling, notulen,…)
• probeer functioneel in te delen, niet via
onderwerpen. (anders mogelijk overlappingen)
• stukken van genealogische aard komen vooraan
(vaak meerdere archiefvormers)

18. Stappenplan voor inventariseren
• Stap 4: ordenen (enkele tips)
• Zoeken naar evenwichtige inventaris. Een
schema is moet je niet slaafs volgen. Gebruik
eventueel een nadere toegang.
• Wees consequent in de terminologie
• Opletten met afschriften, betekent vaak een
ander doel, rekening mee houden
• Gezond verstand staat voorop!

19. Stappenplan voor inventariseren
• Stap 5: beschrijven: wat heb je nodig?
• het geordende archiefbestand
• beschrijvingsfiches: analoog of digitaal
• zuurvrij verpakkingsmateriaal: zie 13 mei
• potlood + etiketten
• archiefterminologie: den Teuling
• handleiding ‘Aan de Slag met archief en documentatie’
• gezond verstand

20. Stappenplan voor inventariseren
• Stap 5: beschrijven: wat heb je nodig?
• Vergeet niet te checken wat er in je
omgeving gebeurt op vlak van inventarisatie.
• vermijden van dubbel werk in de
toekomst
• wat neem je op: vb. cultuurraadverslagen
in verenigingsarchief

21. Stappenplan voor inventariseren
• Stap 5: beschrijven: basis van zes velden:
• het nummer
• de redactionele vorm
• inhoudsomschrijving: 5 w’s
• datering
• ontwikkelingsstadium
• uiterlijke vorm

22. Stappenplan voor inventariseren
• Stap 5: beschrijven: basis van zes velden:
• de redactionele vorm:
•= soort van archiefdocument
• voorbeelden: brief, rekening, dossier,…
• ontwikkelingsstadium:
• vermelden indien afwijkend
• klad, origineel, kopie, minuut,…

23. Stappenplan voor inventariseren
• Stap 5: beschrijven: basis van zes velden:
• uiterlijke vorm: materiële eenheid (papier):
• stuk
• omslag (minstens 5 stukken)
• pak (meer dan 2cm)
• katern
• deel (niet = register)
• band (achteraf ingebonden)

24. Stappenplan voor inventariseren
• Stap 5: vb. analoge beschrijvingsfiche

25. Stappenplan voor inventariseren
• Stap 5: vb. excelinventaris in opbouw

26. Stappenplan voor inventariseren
• Voorbeelden van wat anders kan:
• structuur is niet opgenomen
• kortere beschrijving mogelijk: ‘van’ kan weg
• krant is waarschijnlijk geen archief
• noteren van datum: jjjjmmdd
• register niet gebruiken voor uiterlijke vorm

27. Inventariseren in meer lagen
• Bedoeling is te weten wat je hebt.
• niet iedereen op hetzelfde niveau
• niet alles op hetzelfde niveau
• Per niveau kan een ander instrument gebruikt
worden: nadere toegangen, beschrijvingen van
collecties

28. Hendrik Vandeginste
Consulent behoud en beheer
hendrik.vandeginste@heemkunde-vlaanderen.be