Aan de slag met archief en documentatie:
Inleiding tot beheer en ontsluiting van archief
Hendrik Vandeginste
Wat is archief?
• archief, dat is:
• archiefstukken
• archiefbestanddeel: vb. de documenten bij de
secretaris: ‘mijn archi...
Wat is archief?
• van Dale:
• documentatie = documentenmateriaal of het
bijeenbrengen van documenten
• bibliotheek = verza...
Wat is archief?
• den Teuling (de Bijbel?):
• www.vvbad.be/publicaties/ar
chiefterminologie-voor-
nederland-en-vlaanderen
Wat is archief?
• den Teuling (de Bijbel?): documentatie:
• Verzameling documenten betreffende
een feit of een reeks feite...
Wat is archief?
• den Teuling (de Bijbel?): archiefstuk:
• Een archiefstuk is een document dat
ongeacht zijn vorm en zijn ...
Wat is archief?
• den Teuling (de Bijbel?): archiefstuk:
• Het moet informatie bevatten.
• Gegroeid op een organische wijz...
Wat is archief?
• De levende doden?:
• levend en/of dood archief
• Statisch archief: zowel de administratieve
als de jurid...
Wat is archief?
• De levende doden?:
• Semi-statisch: het dossier is afgesloten (de
zaak is volledig afgewerkt), maar het ...
Stappenplan voor
inventariseren
• Stappenplan voor inventariseren:
• Kennismaken met de documenten
• Onderzoek naar archie...
Stappenplan voor
inventariseren
• Stap 1: Kennismaken met de documenten
• Maak enkele notities i.v.m. soort document ,
de ...
Stappenplan voor
inventariseren
• Stap 2: Onderzoek naar archiefvormer
• Om de documenten te begrijpen, moet je de
context...
Stappenplan voor
inventariseren
• Stap 3: Reconstructie van archief + schonen
• Bestemmings- en structuurbeginsel:
• Archi...
Stappenplan voor
inventariseren
• Stap 3: Reconstructie van archief + schonen
• Schonen: = verwijderen van het overbodige:...
Stappenplan voor
inventariseren
• Stap 4: Ordenen
• Structuurbeginsel: opnieuw het vertrekpunt
• Archief krijgt extra waar...
Stappenplan voor
inventariseren
• Stap 4: Ordenen
• Gebruik een ordenings- of archiefschema
• Zie p. 22 in de handleiding
...
Stappenplan voor
inventariseren
• Stap 4: Ordenen
• Enkele tips:
• Steeds werken van het algemene naar het
bijzondere: (re...
Stappenplan voor
inventariseren
• Stap 4: Ordenen
• Enkele tips:
• Zoeken naar evenwichtige inventaris. Een
schema is uite...
Stappenplan voor
inventariseren
• Stap 5: Beschrijven: wat heb je nodig?
• Het geordende archiefbestand
• Beschrijvingsfic...
Stappenplan voor
inventariseren
Voorlopig nummer Definitief nummer
Inhoud: formele titel, redactionele vorm, inhoudsbeschr...
Stappenplan voor
inventariseren
nr Redactionele
vorm
Formele titel Beschrijving Datum Taal Uiterlijke
vorm
doosnr plaatsco...
Stappenplan voor
inventariseren
• Stap 5: Beschrijven: wat heb je nodig?
• Vergeet niet te checken wat er in je omgeving
g...
Stappenplan voor
inventariseren
• Stap 5: Beschrijven: basis van zes velden:
• Het nummer
• De redactionele vorm
• Inhouds...
Stappenplan voor
inventariseren
• Stap 5: Beschrijven: basis van zes velden:
• De redactionele vorm:
• = soort van archief...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Aan de slag met archief en documentatie: Inleiding tot beheer en ontsluiting

388 views

Published on

In deze les wordt dieper ingegaan op het specifieke karakter van archief in de collectie. Zo leer je er wat het verschil is tussen archief en documentatie en of je documenten mag weggooien. Je krijgt er ook uitleg over hoe je aan een inventaris begint, wat het verschil is met een verzamelbeschrijving en hoe je onderzoekers de weg naar jouw archief of collectie toont via Archiefbank Vlaanderen. - See more at: http://www.heemkunde-vlaanderen.be/aan-de-slag-met-archief-en-documentatie-nieuwe-reeks-5/

Published in: Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
388
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
10
Actions
Shares
0
Downloads
5
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Aan de slag met archief en documentatie: Inleiding tot beheer en ontsluiting

  1. 1. Aan de slag met archief en documentatie: Inleiding tot beheer en ontsluiting van archief Hendrik Vandeginste
  2. 2. Wat is archief? • archief, dat is: • archiefstukken • archiefbestanddeel: vb. de documenten bij de secretaris: ‘mijn archief’ • archiefstelling: stadsarchief van Genk • archiefbewaarplaats: het gebouw
  3. 3. Wat is archief? • van Dale: • documentatie = documentenmateriaal of het bijeenbrengen van documenten • bibliotheek = verzameling boeken • archief = verzameling van geschreven stukken, oorkonden, akten, bescheiden, registers enz. die betrekking hebben op het bestuur van staat, gewest of gemeente, van een instelling of vereniging, van de werkkring van een openbaar ambtenaar of van een geslacht
  4. 4. Wat is archief? • den Teuling (de Bijbel?): • www.vvbad.be/publicaties/ar chiefterminologie-voor- nederland-en-vlaanderen
  5. 5. Wat is archief? • den Teuling (de Bijbel?): documentatie: • Verzameling documenten betreffende een feit of een reeks feiten, bijeengebracht met een bepaald doel. • Een verzameling of collectie • Vaak thematisch of onderwerpsmatig • Met een bepaald doel
  6. 6. Wat is archief? • den Teuling (de Bijbel?): archiefstuk: • Een archiefstuk is een document dat ongeacht zijn vorm en zijn drager, naar zijn aard bestemd is om te berusten onder de persoon, groep personen of organisatie die het heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar activititeiten, zijn of haar taken of ter handhaving van zijn of haar rechten.
  7. 7. Wat is archief? • den Teuling (de Bijbel?): archiefstuk: • Het moet informatie bevatten. • Gegroeid op een organische wijze.
  8. 8. Wat is archief? • De levende doden?: • levend en/of dood archief • Statisch archief: zowel de administratieve als de juridische functie van het document/dossier is verstreken. Het wordt permanent bewaard omwille van zijn historische waarde.
  9. 9. Wat is archief? • De levende doden?: • Semi-statisch: het dossier is afgesloten (de zaak is volledig afgewerkt), maar het bezit nog administratieve en juridische waarde. • Dynamisch: het document of het dossier is nog actief, is nog in opbouw bij de archiefvormer, is nog niet afgerond.
  10. 10. Stappenplan voor inventariseren • Stappenplan voor inventariseren: • Kennismaken met de documenten • Onderzoek naar archiefvormer • Reconstructie van archief + schonen • Ordenen • Beschrijven
  11. 11. Stappenplan voor inventariseren • Stap 1: Kennismaken met de documenten • Maak enkele notities i.v.m. soort document , de inhoud, de samenstelling, de uiterlijke vorm, datering • Maak een soort van plaatsingslijst: Wat staat waar?
  12. 12. Stappenplan voor inventariseren • Stap 2: Onderzoek naar archiefvormer • Om de documenten te begrijpen, moet je de context mee in de inventaris krijgen • Van de archiefvormer moet je weten: • Ontstaan en evolutie • Functie- en takenlijst Wat is de context van de documenten?
  13. 13. Stappenplan voor inventariseren • Stap 3: Reconstructie van archief + schonen • Bestemmings- en structuurbeginsel: • Archief moet zitten waar het behoort: je stopt ze volgens archiefvormer • Archief heeft een meerwaarde als de oorspronkelijke structuur behouden blijft. • Een eerste fysieke ordening is het resultaat. Hoe passen de documenten in een groter geheel?
  14. 14. Stappenplan voor inventariseren • Stap 3: Reconstructie van archief + schonen • Schonen: = verwijderen van het overbodige: – Schadelijk materiaal: nietjes, plastic mapjes,… - Overbodige documenten: dubbels, blanco’s, sommige omslagen, kladversies,… Hoe passen de documenten in een groter geheel?
  15. 15. Stappenplan voor inventariseren • Stap 4: Ordenen • Structuurbeginsel: opnieuw het vertrekpunt • Archief krijgt extra waarde als je de context kan meegeven: • Opsporen van oorspronkelijke orde en structuur, om ze daarna te evalueren op hun bruikbaarheid Hoe zorgen dat de documenten terug gevonden kunnen worden?
  16. 16. Stappenplan voor inventariseren • Stap 4: Ordenen • Gebruik een ordenings- of archiefschema • Zie p. 22 in de handleiding • Zie voorbeeld p.30 in de handleiding Hoe zorgen dat de documenten terug gevonden kunnen worden?
  17. 17. Stappenplan voor inventariseren • Stap 4: Ordenen • Enkele tips: • Steeds werken van het algemene naar het bijzondere: (reeks briefwisseling, notulen,…) • Probeer functioneel in te delen, niet via onderwerpen. Het is immers mogelijk dat je anders overlappingen hebt. • Stukken van genealogische aard komen vooraan (omdat ze vaak meerdere archiefvormers behandelen)
  18. 18. Stappenplan voor inventariseren • Stap 4: Ordenen • Enkele tips: • Zoeken naar evenwichtige inventaris. Een schema is uiteindelijk niet iets wat slaafs gevolgd moet worden. Gebruik eventueel een nadere toegang. • Wees consequent in de terminologie • Opletten met afschriften, betekent vaak een ander doel, rekening mee houden • Gezond verstand staat voorop
  19. 19. Stappenplan voor inventariseren • Stap 5: Beschrijven: wat heb je nodig? • Het geordende archiefbestand • Beschrijvingsfiches: analoog of digitaal • Zuurvrij verpakkingsmateriaal: zie volgende week • Potlood • Etiketten • Archiefterminologie: den Teuling • Handleiding Aan de Slag met archief en documentatie • Gezond verstand
  20. 20. Stappenplan voor inventariseren Voorlopig nummer Definitief nummer Inhoud: formele titel, redactionele vorm, inhoudsbeschrijving Datum Ontwikkelingsstadium Omvang/uiterlijke vorm Stap 5: Beschrijven: Voorbeeld van analoge beschrijvingsfiche
  21. 21. Stappenplan voor inventariseren nr Redactionele vorm Formele titel Beschrijving Datum Taal Uiterlijke vorm doosnr plaatscode opmerking 1 Brief van Emile en Elise Slegten uit Neerpelt aan Leonard en Emily De Wolf-Noots waarin zij hun nieuwjaarswensen overmaken. 1929, januari 1 Frans 1 stuk Doos 1 17-A-1 handgeschreven 2 Krant Le Courier Belgique 1814, april 28 Frans 1 stuk Doos 1 17-A-1 gedrukt 9 Dagboek van Victor De Wolf tijdens zijn schooltijd aan het St-Jan- Berchmanscollege te Antwerpen 1926, februari 1 – 1926, mei 4 Neder lands 1 register Doos 1 17-A-1 handgeschreven • Stap 5: Beschrijven: voorbeeld van excelinventaris in opbouw
  22. 22. Stappenplan voor inventariseren • Stap 5: Beschrijven: wat heb je nodig? • Vergeet niet te checken wat er in je omgeving gebeurt op vlak van inventarisatie. Op die manier vermijd je dubbel werk wanneer inventaris ooit in een groter systeem opgaan. • Voorgaand vb.: geen aandacht voor de structuur. Kan problemen opleveren.
  23. 23. Stappenplan voor inventariseren • Stap 5: Beschrijven: basis van zes velden: • Het nummer • De redactionele vorm • Inhoudsomschrijving • Datering • Ontwikkelingsstadium • Uiterlijke vorm
  24. 24. Stappenplan voor inventariseren • Stap 5: Beschrijven: basis van zes velden: • De redactionele vorm: • = soort van archiefdocument • Voorbeelden: brief, rekening, dossier,… • Ontwikkelingsstadium: • Vermelden indien afwijkend • Klad, origineel, kopie, minuut,… • Uiterlijke vorm: materiële eenheid: stuk, omslag (min. 5), pak (meer dan 2cm), 1 katern, 1 deel (niet = register), 1 band (achteraf ingebonden)

×