Heel wat erfgoedverenigingen en erfgoedvrijwilligers zijn geïnteresseerd in het digitaliseren en online publiceren van hun documentaire collectie. Maar hoe begin je daaraan? Er wordt een beknopte introductie gegeven in hoe je je documenten het best kunt organiseren en digitaliseren. Vervolgens zien we ook hoe je de digitale bestanden kunt archiveren en ontsluiten. Hierbij komt ook de technische kant aan bod. Een basiskennis in het gebruik van een computer is vereist.

2. DIGITALE
PRESERVERING:
BEDREIGINGEN &
STRATEGIEËN
Bert Lemmens&Nastasia Vanderperren
PACKED vzw
21 maart 2016 Heemkunde Vlaanderen
Oostende

3. PACKED VZW
● 2006 – 2010: platform voor archivering en conservering
van kunst op elektronische en digitale dragers
● 2011 – heden: expertisecentrum digitaal erfgoed
● expertise m.b.t. digitaal erfgoed opbouwen, hertalen en ter beschikking
stellen
● ICT-processen: creatie, catalogisering, opslag, online toegankelijk maken,
uitwisseling
● ook beleid: in organisatie, en bij overheden
● brede cultureel-erfgoedveld
● sinds 2013 ook terug kunstensector
● projecten, maar ook loketfunctie
● 9 medewerkers, structurele subsidie: 274.396 euro

4. PACKED VZW
www.packed.be
www.projectcest.be
www.scart.be
www.projectracks.be
www.scoremodel.org

5. PACKED VZW

6. PACKED VZW

7. CONTENTS
● digitale preservering
● bedreigingen
● strategieën

8. I. INTRO
● Stel jezelf voor!
● Wat voor digitale objecten heb je?
● Hoe zou jij digitale preservering definiëren?
(één zin)

9. ANALOGE PRESERVERING?

10. DIGITALE PRESERVERING?

11. DIGITALE PRESERVERING?

12. DIGITALE DEPOTS

13. DIGITALE DEPOTS

14. DIGITALE DEPOTS
OAIS MAGENTA BOOK
 ISO 14721:2003
 77 pagina’s
4.1.1 The repository shall identify the Content
Information and the Information Properties
that the repository will preserve.
Supporting Text. This is necessary in order to
make it clear to funders, depositors, and
users what responsibilities the repository is
taking on and what aspects are excluded. It
is also a necessary step in defining the
information which is needed from the
information producers or depositors.
Recommendation for Space Data System Practices
MAGENTA BOOK
AUDIT AND
CERTIFICATION OF
TRUSTWORTHY DIGITAL
REPOSITORIES
RECOMMENDED PRACTICE
CCSDS 652.0-M-1
September 2011

15. DIGITALE DEPOTS (IN DE PRAKTIJK)
● ‘bit level’ preservering
● normalisatie > alleen voor bepaalde
bestandsformaten
=> ‘digital black hole’

16. ALTERNATIEVE AANPAK:
MATURITY MODEL (CH. DOLLAR)
ZEVEN ASPECTEN:
 Beleid
 Strategie
 Expertise & organisatie
 Opslag
 Planning & controle
 Opname
 Toegang

17. HANDEL PROACTIEF!
digitale preservering
=
ingrijpen in de omgeving waar je je
documenten creëert en bewaart om het
risico tot schade tot een minimum te beperken

18. HANDEL PROACTIEF!
digitale preservering
=
identificeer bedreigingen
pas een strategie toe om ze tegen te gaan

19. HANDEL PROACTIEF!
digitale preservering
=
technische oplossingen + goede afspraken
gesofisticeerde tools + ‘getting things organized’

20. SAMENVATTING
● analoge vs digitale preservering
● digitale depots
● handel proactief!

22. II. BEDREIGINGEN
● verouderde technologie
● onbetrouwbare dragers
● rechten
● omvang & beheer
=> Wat is van toepassing op jouw bestanden?

23. DIGITALE LEVENSCYCLUS

24. #1 VEROUDERDE TECHNOLOGIE

25. #1 VEROUDERDE TECHNOLOGIE

26. #1 VEROUDERDE TECHNOLOGIE

27. #1 VEROUDERDE TECHNOLOGIE

28. #1 VEROUDERDE TECHNOLOGIE
● Leesbaarheid is afhankelijk van de beschikbaarheid
van de juiste technologie
● Problemen:
● Sleutel tot de code is verloren
● Software die de sleutel toepast is verloren
● Apparaat om de software uit te voeren is
verdwenen

29. #2 ONBETROUWBARE DRAGERS

30. #2 ONBETROUWBARE DRAGERS

31. #2 ONBETROUWBARE DRAGERS
● Probleen
● Onderhevig aan inherent fysiek verval (bitrot)
● Fysieke schade aan drager (of apparaat) door gebruik
● Fouten bij (de)coderen (bv. bij kopiëren)

32. #3 RECHTEN

33. #3 RECHTEN

34. #3 RECHTEN

35. #3 RECHTEN
Problemen:
● Auteursrechten, patenten… op:
● Bestandsformaat
● Codec
● Software
● Hardware (drager, hardware codec)

36. #4. OMVANG & BEHEER

37. #4. OMVANG & BEHEER

38. #4. OMVANG & BEHEER
● Probleem:
● onvoldoende metadata
● eindeloos kopiëren
● onwetendheid
● onzorgvuldig beheer
● projectgebaseerd werken

40. II. BEDREIGINGEN
● verouderde technologie
● onbetrouwbare dragers
● rechten
● omvang & beheer
=> Wat is van toepassing op jouw bestanden?

41. III. STRATEGIEËN
● niets doen…
● conserveren
● documenteren
● kopiëren en verspreiden
● regelmatig controleren
● migreren en transcoderen
● emuleren
=> Welke strategie zou jouw bedreigingen
voorkomen?

42. #1 NIETS DOEN

43. #1 NIETS DOEN
● Omdat je de preserveringsbedreiging/oplossing niet
ten volle begrijpt
● Omdat je geen geschikte oplossing vindt
pro:
● je vermijdt fouten
con:
● veroudering > onvermijdelijk
● onwetendheid

44. #2 CONSERVEREN

45. #2 CONSERVEREN
● Bewaar hardware, software en dragers in een
veilige, geklimatiseerde omgeving
pro:
● relevant wanneer de essentie zowel in de digitale als in
de fysieke manifestatie van het object zit.
con:
● vereist onderhoud (e.g. batterijen!)
● veroudering van hardware

46. #3 DOCUMENTEREN

47. #3 DOCUMENTEREN
● handleidingen van hardware en software
● technische specificaties van hardware, software en
bestandsformaten
● documentatie van de systeemomgeving (software
bibliotheken, programmeertalen, besturingssystemen)
pro:
● nuttig voor emulatie
Con:
● passief: afhankelijk van expertise in de toekomst

48. #4 KOPIËREN EN VERSPREIDEN

49. #4 KOPIËREN EN VERSPREIDEN
● Aanmaken van archiveringsbestanden,
reproductiebestanden, raadplegingsbestanden, …
● Back-up strategie: volledig/incrementeel – frequentie
– geografische locaties
pro:
● spreiding risico’s
con:
● risico om de verschillende kopieën uit het oog te verliezen

50. #5 REGELMATIG CONTROLEREN

51. #5 REGELMATIG CONTROLEREN
● functioneren hardware en software
● viruscontrole
● volledigheid van je archief
● integriteit van je archief
Pro:
● identificeer problemen in een vroeg stadium
● kan geautomatiseerd worden
● Con:
● verantwoordelijkheden toewijzen
● discipline! IT-expertise nodig!

52. #6 MIGREREN & TRANSCODEREN

53. #6 MIGREREN & TRANSCODEREN
Preservation format encoding Wrapper
TEKST Utf-8 XML
BEELD TIFF v6.0 uncompressed
baseline
TIFF v6.0 uncompressed
baseline
Lossless JPEG2000 pt1 Jp2
VIDEO JPEG2000 MXF
FFV1 MKV
GELUID LPCM WAV
AIFF
FLAC FLAC

54. #6 MIGREREN & TRANSCODEREN

55. #6 MIGREREN & TRANSCODEREN
● Transcodeer naar open en duurzame
archiefformaten
Pro:
● (veruit de meest) efficiënte manier om de levenscyclus van een
bestand te verlengen
Con:
● risico op informatieverlies
● risico op functionaliteitsverlies
● expertise!

56. #7 EMULEREN

57. #7 EMULEREN
● Nabootsing van de originele omgeving waarin het
bestand gebruikt werd
Pro:
● laatste mogelijkheid voor verouderde bestanden
Con:
● specialistenwerk
● alleen beschikbaar voor bepaalde platformen
● vereist reverse engineering (wettelijk?)

59. III. STRATEGIEËN
● niets doen…
● conserveren
● documenteren
● kopiëren & verspreiden
● regelmatig controleren
● migreren & transcoderen
● emuleren
=> Welke strategie zou jouw bedreigingen
voorkomen?

60. SLOTSOM:
● kant-en-klaar oplossing voor
langetermijnpreservering bestaat NIET
● langetermijnpreservering = keten van
kortetermijnoplossingen gebaseerd op een
langetermijnvisie
● technologie evolueert >>> pas je strategieën aan!

62. V. HUISWERK - KNELPUNTEN
● Bewaarstrategie:
Ik weet niet waar ik moet
beginnen om mijn bestanden
langdurig toegankelijk te maken.
● Kwaliteitscontrole:
Ik weet niet hoe ik moet
controleren of een bestand
duurzaam is of niet.
● Opslagbeheer:
Mijn bestanden zijn niet veilig
opgeslagen.
● Opnameprocedure:
Ik krijg geen overzicht over de
massa bestanden in mijn
collectie.
● Toegang:
Ik weet niet hoe ik al die
bestanden toegankelijk moet
maken via het web

63. VI. HUISWERK - OPDRACHT
● Welke drie knelpunten zijn het
meest herkenbaar voor jouw
organisatie?
● Beschrijf die knelpunten specifiek
voor jouw organisatie.
● Beschrijf de oplossing voor jouw
organisatie:
● Welke bedreigingen zijn van
toepassing op jouw situatie?
● Welke principes moet je navolgen
om die bedreigingen te beheersen?
● Welke strategie(en) ga je volgen om
die bedreigingen te minimaliseren.