Een goede voorbereiding is het halve werk

979 views

Published on

Workshop by Caecilia Thoen

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Een goede voorbereiding is het halve werk

  1. 1. Een goede voorbereiding is het halve werk Workshop adlibgebruikersgroep 5 april 2012 Breukelen Caecilia Thoen
  2. 2. Beginnen of (her)bezinnen• Wanneer er wordt begonnen met automatisering van de collectieregistratie, besteedt men veel tijd aan de pakketkeuze.• Toets regelmatig je pakket aan de actuele wensen/eisen van de organisatie (Leg de evaluatiefrequentie vast en verwerk in je planning).
  3. 3. Pakketkeuze• Bibliotheek • Lite • SQL• Archief • Basis • Oracle• Museum • Standaard • Adlib DBMS• Gecombineerd • Plus • X-plus
  4. 4. Pakketkeuze (2)• Omvang en diversiteit collectie• Omvang van je organisatie• Conversies• Welke gegevens leg je vast• Budget• Wel of geen Designer• Objectgericht of Procesgericht registreren• Publicatie op Internet ja of nee
  5. 5. Wat?• Welke gegevens leg je vast?- Minimaal- Basis- Uitgebreid* Objectgericht of Procesgericht?
  6. 6. Minimale registratie• het vastleggen van de volgende gegevens (Museumregister) – instellingsnaam – objectnaam – inventarisatienummer – verwervingsgegevens – Verworven van – Verwervingswijze – verwervingsdatum – Standplaats 6
  7. 7. Basisregistratie• Instellingsnaam • Afmeting• Objectnummer • Toestand• Objectnaam • Verwerving Datum• Titel • Verwerving Methode• Beschrijving • Verwerving Van• Vervaardiger • Aankoopprijs• Datering van • Val.aankoopprijs• Datering tot • Standplaats• Materiaal + Afbeelding
  8. 8. Uitgebreide registratie In een uitgebreide registratie kan je naast de belangrijkste gegevens van het object ook verwijzingen maken naar alle documenten die betrekking hebben op het object, zoals:• juridische stukken (eigendomsbewijs, verzekeringspolis, notariële aktes)• documenten over de toestand van het object (conditierapporten, restauratieverslagen)• inhoudelijke documenten (tentoonstellingsteksten, publicaties, educatief materiaal)• archiefstukken (correspondentie)• indirecte informatie (gegevens over kunstenaars, adressen)
  9. 9. Voor wie?- Voor jezelf- Voor collega’s- Voor het publiek- Om te voldoen aan kwaliteitssysteemwww.museumregisternederland.nl
  10. 10. Door wie?• Welk(e) persoon/personen zijn bevoegd om te muteren in Adlib?• Bij wie ligt de eindverantwoordelijkheid voor de applicatie (technisch)• Bij wie ligt de eindverantwoordelijkheid voor de inhoud (termgebruik en thesaurus)• Is gedacht scholing?• Wie is goed in wat? (denk bijv. aan fotograferen)
  11. 11. Hoe?• Adlibsoft maakt zoveel mogelijk gebruik van standaarden:- SPECTRUM (veldnamen & processen)- Art & Architecture Thesaurus (geïntegreerde thesaurus in Adlib mogelijk)- MOVE-thesaurus (samenwerking met museumconsulenten NL en VL)
  12. 12. Organisatie rond het werk• Beleidsplan – Collectieplan – Informatieplan (Beleid)• Registratieplan (Praktisch)• Werkverdeling rond het beheer van collecties
  13. 13. Registratieplan• Welke deelcollecties zijn er?• Hoe groot zijn ze ongeveer?• Welke gegevens zijn al vastgelegd?• Wat is de kwaliteit?• Welke gegevens moeten minimaal vastgelegd zijn?• Hoe moeten die vastgelegd worden?• Welke extra gegevens zijn wenselijk?• Wie voert de registratie uit?• Hoeveel tijd moet beschikbaar zijn?• Wat zijn de kosten? 13
  14. 14. WerkverdelingWat Wie WanneerFotograferen poffers vitrine 6 JP aprilOpschonen lijst objecttrefwoorden AF aprilRegistreren nieuwe aanwinsten EG meischenking ZFotograferen schilderijen zaal 3 JP meiProcedure bruiklenen AF juni
  15. 15. Spectrum• The UK Museum Collections Management Standard = 21 procedures rond de gang van het object in een museum• SPECTRUM 4.0 = inclusief stroomdiagrammen (wordt vertaald in NL) Plan Do Check Act
  16. 16. Registratie en documentatie (Procedure 8)Het verzamelen en bijhouden van primaire informatie diede objecten in de collectie beschrijft en ze formeelidentificeert. Hiertoe kan ook informatie behoren over deherkomst van objecten of documentatie met betrekking totcollectiemanagement, zoals bijvoorbeeld gegevens oververwerving, conservering, tentoonstelling- enbruikleengeschiedenis en standplaatshistorie. Het is sterkaan te bevelen dat alle informatie over een object via éénplaats toegankelijk is. Zorg altijd voor transparanteverwijzingen tussen de verschillende informatiebronnen
  17. 17. Organisatie•
  18. 18. Aan de slag en dan?Houdt een logboek of aantekeningenboek bij met de keuzes en beslissingendie zijn/worden gemaakt rondom collectieregistratie en/of AdlibHierbij kan worden gedacht aan aantekeningen van:- welke velden worden ingevoerd- wat het laatst gebruikte inventarisnummer is- welke tabbladen zijn verborgen- welke bronnen er bij een bepaalde deelcollecties worden gebruikt- welke trefwoorden er bij een bepaalde deelcollecties/objectcategorieën mogen worden gebruikt- welke bronnen worden gebruikt bij de invulling van bepaalde veldenRaadpleeg ook Spectrum om bepaalde procedures op te starten of te checken .
  19. 19. Checklist benodigdheden Analoge bestanden (inventariskaarten, schenkingsovereenkomsten, register in- en uitgaande stukken, etc.) Digitale bestanden (in geval van importactie, zorg voor een goede Fieldmapping). Afbeeldingen (zijn deze voorzien van de juiste nummers en is er nagedacht over de plek van de afbeeldingenmap). Internetverbinding (tijdens het invoeren is het erg handig om de AAT, RKD- artist, Move-thesaurus en bestanden van collegainstellingen (o.a. diverse portals) te kunnen raadplegen. Back-up! (is er een goede back-up procedure?) Logboek (digitaal of fysiek) De Helpdesk is voor Adlib gebruikers met een onderhoudsovereenkomst rechtstreeks bereikbaar op werkdagen van 09.00 uur tot 17.00 op telefoonnummer: 0346 58 68 01 of via e-mail: helpdesk@adlibsoft.com
  20. 20. • MOVE invulboek www.museuminzicht.be• Spectrum-N www.cultureelerfgoed.nl/spectrum-n• AAT-ned (www.aat-ned.nl)• RKD Artists (www.rkd.nl/rkddb)• Adlib gebruikersgroep (www.adlibug.nl)• Handleiding informatiebeheer in musea (via Gelders Erfgoed/museumconsulenten) caeciliathoen@erfgoedbrabant.nl

×