Aan de slag met archief en documentatie: collectiebeheer
Presentatie archiefbank (09/10/2014, Aan de slag met sporterfgoed!)
1. Geef je verleden een toekomst
Aan de slag met sporterfgoed!
Sophie Bossaert,
Archiefbank Vlaanderen
2. Programma
Deel 1: Hoe en waar je archief bewaren
19u30-20u: Bewaren en ontsluiten van je papieren archief
20u-20u20: Digitaal archiveren en digitaliseren
20u20-20u35: Je archief schenken aan het FelixArchief
20u35-20u50: Sportimonium en het project
“Het geheugen van de Sport”
4. Wat is archief…?
• Geheel van archiefbescheiden ongeacht vorm
ontvangen of opgemaakt door een persoon,
groep personen of organisatie uit hoofde van
zijn activiteiten, taken of handhaving van
rechten
• M.a.w. = geheugen van de vereniging
• Fasen: van dynamisch naar statisch archief
5. • Zijn (digitale) verslagen, brieven en ledenlijsten
archief?
• Ja, ze zijn belangrijke bestuursdocumenten
• Is het clubblad en de nieuwsbrief archief?
• Ja, ze vertellen over onze activiteiten
• Is de boekhouding en begroting archief?
• Ja, ze zijn opgemaakt vanuit onze functie (verplichting als vzw)
• Zijn medailles, affiches, foto’s, vlaggen,
krantenknipsels archief?
• Ja, ze vormen een collectie binnen ons archief
Enkele vragen…
6. Enkele vragen…
• Is onze website archief?
• Ja, ze geeft onze werking weer
• Is het ledenblad van BLOSO archief?
• Neen, dit is documentatie
• Behoort het archief van de
supportersvereniging tot ons archief?
• Neen, behoort tot archief van supportersvereniging
• Maken de vakantiefoto’s van de secretaris deel
uit van het archief?
• Neen, deel van het archief van de secretaris
9. Stap 1: Breng je archief in kaart
• Sportarchieven bevinden zich vaak verspreid over
verschillende bestuursleden (secretaris, voorzitter,
oud-leden)
• Gevolgen:
– Het archief raakt versnipperd en uiteindelijk… verloren!
– De bewaarder ziet het archief als zijn “persoonlijk bezit”
• Acties:
- Lanceer een oproep binnen de club
- Stel één archiefverantwoordelijke aan (bv. de
secretaris)
- Maak een “archiefplan voor de toekomst”
10. • Breng het archief fysiek samen op één plaats
• Noteer basisgegevens -> overzicht = basis voor
verdere beschrijving (inschatting)
• Ga op zoek naar historiek van archief + club
Nr. Fysieke locatie
of type drager
Inhoud Omvang Datering Fysieke staat
1. Kast op zolder
van club
Subsidiedossiers 4 mappen 1960-
1990
Mappen zijn
scheefgezakt
2. Harde schijf van
de secretaris
Verslagen van
vergaderingen
20 GB 2000-
heden
Sommige
documenten
zijn van
office 2003
3. Bij de voorzitter
thuis
Boekhouding 3
archiefdozen
1978-
1990
Goede staat
Stap 1: Breng je archief in kaart
11. Een volgende stap: de plaatsingslijst
• Stap 1: Geef alle dozen een opeenvolgend
nummer en noteer dat nummer op de dozen.
Maak een plan van je bewaarruimte en geef
ook kasten, rekken en eventueel schappen
een uniek nummer.
• Stap 2: Noteer per doos volgende zaken:
Nummer, Redactionele vorm + inhoud,
Datering, Omvang
• OPM: Documenten worden vaak in reeksen of dossiers
aangemaakt in mappen -> Trek deze nooit zomaar uit elkaar!
18. Waar bewaar ik mijn archief?
• Afgesloten, donkere en koele ruimte
• Ideaal:
- temperatuur 16 à 18°C
- Luchtvochtigheid 45 à 50%
• Nood aan stabiliteit! (Lokaal +10°C verdubbelt
aftakelingsproces)
• Zo weinig mogelijk schommelingen
Schimmels ontwikkelen bij >20°C en >65RV
• Voorkom rechtstreekse lichtinval
schade vanaf 1250 lux
19. Waar bewaar ik mijn archief?
• Gebruik metalen rekken of geverfde kasten
met perforaties
• Ideale afmetingen: lengte 2,20 m, breedte 1 m per legbord, diepte 40 cm
• Ideale plaatsing: op 70 cm van buitenmuren en 10 cm van binnenmuren
• Zorg voor voldoende ventilatie
• Kies geen ruimte met buizen van centrale
verwarming en waterleiding
• Onderhoud het lokaal
• Doe regelmatig een meting! (thermometer en
hygrometer)
20. De boosdoeners
• Te hoge vochtigheid : papier wordt week (schimmels),
corrosie van metalen
• Te lage vochtigheid: papier wordt broos (uitdrogen)
• Hoge temperatuur: papier wordt geel en broos
• Lage Temperatuur: vertraging verouderingsproces!
– 2 parameters mogen niet los van elkaar bekijken worden
• Te veel licht en UV-straling: papier wordt broos en
vergeeld
• Metaal en plastic: roestvlekken en aantasting inkt
• Stof en vuil: vlekken en voedingsbodem voor
schimmels en bacteriën
• Diefstal en vandalisme
• Insecten en schimmels
21. Voorbeelden
De kleur vervaagt door
lichtinval
Papier wordt broos na
blootstelling aan hoge
temperatuur en een lage
luchtvochtigheid
Bronnen: publicaties Hoe archiveren en Verzeker de bewaring
23. Bewaarcondities per type drager
Literatuurtips:
• Brochures aanbevelingen en advies (Algemeen Rijksarchief)
• Reeks “verzeker de bewaring” (steunpunt FARO)
Drager Temperatuur Relatieve vochtigheid
Papier 16 à 18°C 45 à 50%
Foto’s en fotoalbums 18°C 45 à 50%
Films, cassettes, video’s,
fotonegatieven
13°C 33 à 36%
Optische beelddragers, CD-
rom en DVD
5 à 10°C 35 à 40%
Kleuren polaroid,
kleurennegatieven en
positieven
3°C 33 à 36%
24. Is mijn zolder geschikt?
• Neen!
• Gevaren:
- Grote temperatuurverschillen
- ongedierte (insecten, knaagdieren, duiven)
- droog -> kans op schimmels
- onveilig bij brand
25. Dan maar in de kelder…?
• Neen!
• Gevaren:
- Grote temperatuurverschillen
- Vochtig -> kans op schimmels
- Kans op wateroverlast
- Onveilig bij brand
• Plaats je documenten niet op de grond!
(waterschade)
26. Hoe bewaar ik mijn archief?
• Kies voor zuurvrije verpakkingsmaterialen
• Bv.: Firma Jansen –Wijsmuller & Beuns +
fotomuseum Nederland: voor particulieren
Drager Materiaal Methode
Foto’s Kunststofhoezen of zuurvrije
polyesterhoezen
Afzonderlijk bewaren van papier,
liggend per formaat
Papier, boeken,
affiches
Zuurvrije dozen (en mappen) Rechtop (grote boekformaten
liggend bewaren), affiches liggend
bewaren, nooit opvouwen!
Cassettes, video’s Zuurvrije dozen Rechtop staand bewaren, spoel ze
regelmatig terug (levensduur 20 jaar)
Textiel Zuurvrije dozen en papier Vlak bewaren (oppassen kleermot)
Voorwerpen (bv.
Bekers)
Curverbox Los van andere objecten
27. Waarom..?
• Goed stapelbaar
• Bescherming tegen licht, vuil, stof, warmte en
vochtigheid
• Maar… duur en arbeidsintensief! -> bij
voorkeur voor oudste stukken
• Vul je dozen goed, anders gaan je documenten
“hangen”
29. Van plaatsingslijst naar…
inventaris
• Het archief krijgt een ordening en structuur
• Beschrijvingen van plaatsingslijst krijgen een
plaats in het klassement van het archief
= Dossiers en series samenbrengen in afdelingen en
rubrieken
• Maak gebruik van een voorbeeldschema van
vzw’s ter inspiratie. Pas deze aan op basis van
de oorspronkelijke “oude” orde!
30. Voorbeeldklassement van vzw’s
1. Algemeen
1.1. Jaarverslagen en algemene overzichten
1.2. Briefwisseling
2. Organisatie
2.1. Statuten en reglementen
2.2. Bestuur
2.3. Afdelingsbeheer
2.4. Ledenbeheer
2.5. Personeelsbeheer
2.6. Goederenbeheer
2.7. Financieel beheer
2.7.1. Algemeen
2.7.2. Verzekeringen
2.7.3. Subsidies
2.7.4. Boekhouding
3. Activiteiten
3.1. Algemeen
3.2. Pers
3.3. Communicatie
3.3.1. Website
3.3.2. Nieuwsbrieven
3.4. Promotie
3.4.1. Boeken
3.4.2. Periodieken
3.4.3. Affiches
3.4.4. Flyers
3.4.5. Programma’s
4. Documentatie en bibliotheek
Van Algemeen naar bijzonder
Onderscheid
interne en
externe taken
31. Waarom…
• Het ordeningsplan weerspiegelt de organisatie
van de club: Waar houdt mijn organisatie zich
mee bezig?
• Het plan heeft een logische opbouw in
afdelingen en rubrieken (van algemeen naar
bijzonder op basis van taken en functies)
• Het plan is volledig: alle beschrijvingen vinden
er een plaats
• Er mag geen overlap zijn tussen afdelingen!
32. Resultaat
2. Organisatie
2.2. Bestuur
2.2.1. Algemene vergadering
2.2.1/1. Verslagen van vergaderingen. 1940-1990. 1 pak. Doos 13
Nummer
(doorlopend)
Inhoudsomschrijving: wat en
waarover?
Datering
(begin- en
einddatum
, s.d.)
Omvang
(stuk,
omslag,
pak, deel)
Doosnr.
(eventueel
map)
OPM: Schrijf per doos de nummers die erin zitten
34. Goede beschrijving?
• 3.1/6. Geluidsopname van een interview met
radio Minerva over het 100-jarig bestaan van
de club met voorzitter Aimé Demeulemeester,
1989, 1 band.
• 3.1/6. Interview met radio Minerva over 100-
jarig bestaan, 1 geluidsband.
35. Goede beschrijving?
• 3.1/9. In 1923 veroverde de kampioenenploeg
van volleybalclub “De lustige Vrienden” de
titel in 3de provinciale A in Antwerpen. In dat
seizoen wonnen zij 14 van hun 20 wedstrijden.
• 3.1/9. Foto van kampioenenploeg 3de
provinciale A te Antwerpen. 1923. 1 stuk.
38. Stel jezelf enkele vragen…
• Heb ik het document nog vaak nodig?
(Ledenlijst)
• Heeft het document juridische bewijskracht of
financiële waarde? (subsidiedossier)
• Vormt het document een kennisbron of
geheugensteun (historische waarde)?
• Bezit het document unieke informatie?
(dossier over sportactiviteit)
39. Te bewaren
• “Stukken die oprichting, beleid, doelstellingen
en taakuitvoering weergeven”
• De kern:
– Organisatie (bv. statuten)
– Bestuur (bv. Verslagen)
– Leden (bv. Ledenlijsten)
– Bezittingen (bv. Bouwtekening)
– Financiën (bv. Jaarrekeningen)
– Beleid (bv. Jaarverslag)
– Publicaties (bv. clubblad)
– Sportspecifieke taken (bv. Wedstrijdverslagen)
40. Vernietigen
• Documenten die elders worden bewaard
- Verslagen van andere organisaties (sportraad, BLOSO): tot
zolang administratief nut
• Documenten met geringe administratieve,
juridische waarde zonder belang
- Begeleidende brieven en uitnodigingen voor vergaderingen
- Financiële bewijsstukken (leveringsbewijzen, facturen): 7 jaar
- Verzekeringspolissen: 3 jaar
- Voorbereidende stukken van lezingen
41. Procedures
• Baseer je op bestaande voorbeelden
(selectielijst voor vzw’s) -> pas deze nooit
zonder nadenken toe!
• Je kan documenten langer bewaren dan
noodzakelijk
• Documenteer: maak steeds een
vernietigingslijst van wat je hebt vernietigd!
42. Bijkomende tips
• Leen je archief niet zomaar uit -> registreer in
formulier:
- Wie uitleent (naam, adres, telefoonnummer)
- Waarom hij uitleent (doel)
- Wat hij uitleent (beperken!)
- Wanneer hij uitleent en terugbrengt (begin- en einddatum)
- Waar hij het bewaart
• Geef kwetsbare stukken niet mee (digitale kopie)
• Hou rekening met privacy- en auteursrechten
44. Waarom?
• Sporterfgoed bewaren creëert identiteit en
verbondenheid (“clubgevoel”) met de
vereniging
• “Oude gloriën zijn niet alleen iconen van een
rijk verleden, maar ook de ambassadeurs van
vandaag”.
• Uitstraling en bekendheid van vereniging
45. Het clublokaal…
• Toon je sporterfgoed (foto’s, bekers en vaantjes)
• Gebruik bij voorkeur reproducties
• Maak een “Wall of History”
Bron: het nieuwsblad (supportersclub Kevin Pauwels)
47. Plaats iets online…
• Maak gebruik van:
- Website: historische terugblik, wall of fame,..
- Nieuwsbrief
- Sociale media (opgepast met rechtenbeheer!)
- Beeldbank
• Foto’s roepen emoties en nostalgie op
48. Voorbeeld Club Brugge
“Bouw mee aan onze
Geschiedenis”
Facebook timeline
Samen met
Supporters een
Digitaal archief
uitbouwen
55. Programma
20u50-21u05: Case aan het woord: Royal
Antwerp Bicycle Club
21u05-21u15: Case aan het woord: Koninklijke
Antwerpsche Zwemvereniging - Scaldis
21u15-21u30: Case aan het woord: een eeuw
sportgeschiedenis in Wilrijk
