Canadian Employment Law 101 for U.S. Legal & HR


Published on

Canadian Employment Law 101 for U.S. Legal & HR includes Key differences U.S. vs. Canadian Employment Law, Background Checking, Education/Professional Certification Checks and Credit Checks.

Published in: Business
  • Be the first to comment

No Downloads
Total views
On SlideShare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Canadian Employment Law 101 for U.S. Legal & HR

  1. 1. Canadian Employment Law 101 for U.S. Legal & HRJuly 2011Presented by:  Kristin Taylor 1
  2. 2. Key differences U.S. vs. Canadian Employment Law:1. The Fundamental Difference: the employment  contract2. Statutory Requirements (minimum wage, hours of work,  protected leaves, vacation pay)3. Termination Obligations: no “at‐will” employment4. Human Rights and AODA:5. Privacy6. Unions 2
  3. 3. 1.  The Employment Contract• In Canadian common law jurisdictions, every employee has a  “contract” of employment as soon as an employment offer has  been accepted.• Important to note this can be verbal and that written terms  may not be valid if new consideration is not offered.• The employment contract is a compilation of: – express terms from formal agreements, offer letters, policies, plans  and handbooks; and  – implied terms from statutes and regulations and common law terms that are implied by the courts.• Employers cannot contract out of statutory requirements.   Employers can contract out of terms that would be implied by  the courts under common law – and are well advised to do so. 3
  4. 4. 1.  The Employment Contract• Duties of confidentiality, fidelity and good faith are implied on the part of  employees.  Senior, high echelon managers may have fiduciary duties – a  heightened duty to avoid conflicts of interest, a duty not to compete  unfairly post‐termination – as well.  • Non‐solicitation and non‐competition clauses must be set out in writing as  they will not be implied.  Non‐competition clauses are only enforced in  “exceptional” circumstances – shareholders, senior managers who  personify the business to the public.  Reasonableness of geography,  duration and activity required for both non‐solicitation and non‐ competition covenants.• Employment contracts, like commercial contracts, cannot be terminated  without “reasonable notice”, unless a termination provision is included. 4
  5. 5. 1.  The Employment Contract• Benefits to the Employment Contract: – Can contract to limit liability and protect employer’s interests. – Punitive damages awards are rare.  Two part test: (a) commission of  an independently actionable wrong (e.g., defamation, conspiracy), and  (b) employer’s conduct warrants the condemnation of the court.   Awards do not exceed $100,000.• Disadvantages to the Employment Contract: – Individual termination awards are more expensive. – Plaintiff lawyers look for torts to circumvent the contract.  Misconduct  by employer must be egregious though. 5
  6. 6. 2.  Statutory Requirements• Under Canada’s constitution, jurisdiction over employment  law is given to the provinces, except with respect to the  federal government and certain industries with national  implications (inter‐provincial transportation, banks, telecom  companies).  Presumption is that employers are regulated by  the province in which they are operating.• Each province has its own web of statutes and regulations that  apply – including minimum employment standards; labour  relations; human rights; workers’ compensation; health and  safety and, in some jurisdictions, pay equity.  Certain provinces  also have privacy legislation.   6
  7. 7. 2.  Statutory Requirements• Employment Standards Minimums –similar to FLSA, but slightly  different in each Canadian jurisdiction.  • Any attempt or agreement to contract out of an employment  standards minimum is deemed to be void.   7
  8. 8. 2.  Statutory Requirementsa. Minimum Wage• $10.25 / hour• $9.60 / hour for students under 18, if weekly hours are not  more than 28 hours or if employed during a school holiday 8
  9. 9. 2.  Statutory Requirementsb. Leaves of Absence• Leaves are job‐protected.  The employee must be reinstated  in the position most recently performed, if it exists.  If it does  not exist, a comparable position is required.  Exception for  termination solely for reasons unrelated to the leave.• Service is deemed to be active, seniority is protected and  benefits must continue during these leaves. 9
  10. 10. 2.  Statutory RequirementsPregnancy and Parental Leaves• Birth mothers are entitled to 17 weeks of pregnancy leave  and 35 weeks of parental leave that runs consecutively up to  52 weeks in duration.• Birth fathers and adoptive parents are entitled to 37 weeks  of parental / childcare leave.• Six weeks’ post‐miscarriage or still birth.• Two weeks’ notice required to take either leave.  Two weeks’ notice required to change end date of pregnancy leave.  Four  weeks’ notice required to change end date of parental leave. 10
  11. 11. 2.  Statutory RequirementsPregnancy and Parental Leaves• Employment Insurance provides for 17 weeks of pregnancy  benefits and 35 weeks of child care benefits – less a 2 week  waiting period.  Child care benefits may be split between  parents.  • The current rate of E.I. benefits is 55% of earnings to a  maximum of $457/week. 11
  12. 12. 2.  Statutory RequirementsPersonal Emergency Leave• For Ontario employers with 50 or more employees: 10 days  per calendar year per employee for  – personal injury, illness or medical emergency, or – death, injury, illness, medical emergency or urgent matter relating to  a family member.• Family member is broadly defined. 12
  13. 13. 2.  Statutory RequirementsFamily Medical Leave• Up to 8 weeks in a 26 week period to provide care and  support to a family member at significant risk of death in the  next 26 weeks.  EI benefits provided ‐ less a 2 week waiting  period. 13
  14. 14. 2.  Statutory RequirementsOther Leaves of Absence• Organ Donor Leave – up to 13 weeks, unless medically  extended for another 13 weeks.• Declared Emergency Leave• Reservist Leave – for deployment with Canadian Forces – unlike other leaves, no entitlement to benefits continuation. 14
  15. 15. 2.  Statutory Requirementsc. Public Holidays• Nine in Ontario: New Year’s Day, Family Day (3rd Monday in  February), Good Friday, Victoria Day (3rd Monday in May),  Canada Day (July 1), Labour Day, Thanksgiving (2nd Monday  in October), Christmas and Boxing Day (December 26).  • The Civic Holiday (1st Monday in August) is also commonly  provided by employers. 15
  16. 16. 2.  Statutory Requirementsc. Public Holidays• Public holiday pay = wages earned in the four work weeks  prior to the work week in which the public holiday occurs  divided by 20.• Employees who work the public holiday are entitled to  regular pay and a substitute holiday or, if the employee  agrees, regular wages + public holiday pay plus premium pay  (1.5) for hours worked on the public holiday. 16
  17. 17. 2.   Statutory Requirementsd. Vacations and Vacation Pay• Employees accrue vacation time: 2 weeks every 12 months  of service and vacation pay.  Vacation pay is calculated at the  rate of 4% of total wages.  Wages is defined as including not  just salary, but bonus, commission, incentive pay and any  other monetary payment payable by an employer to an  employee under a contract of employment.• Two problems arise with correlating to U.S. practices: (1)  wages vs. base salary, and (2) accrual during leaves of paid  vs. unpaid time.   17
  18. 18. 2.  Statutory Requirementse. Hours of Work and Overtime• In Ontario, employees cannot work more than (a) 8 hours  per day or their regularly scheduled hours and (b) 48 hours  per week, without Ministry approval.  Ministry approval  requires application and the employee’s written agreement.• Overtime is payable after 44 hours per week at the rate of  time and a half. 18
  19. 19. 3.  Termination Obligationsa. Cause: High standard.  No notice or payment in lieu thereof required.b. Term contracts less than one year:  no statutory notice required.c. Termination Without Cause:   i.  Statutory:  notice or pay and benefits in lieu equal to: – 3 months to 1 year of service 1 week – 1 to less than 3 years’ service 2 weeks – 3 to less than 4 years’ service 3 weeks – 4 to less than 5 years’ service 4 weeks – 5 to less than 6 years’ service 5 weeks – 6 to less than 7 years’ service 6 weeks – 7 to less than 8 years’ service 7 weeks – 8 years’ service or more 8 weeks 19
  20. 20. 1.  Statutory Requirementsc. Termination Without Cause i.  Statutory: mass termination obligations where 50 or more  employees terminated within any period 4 weeks or less – automatic entitlements + Form 1 filing with MOL Severance pay = an additional entitlement for employees  who have 5 years of service or more and whose employers  have an annual Ontario payroll of $2.5M or more.  Severance  pay equates to an additional week or part thereof per  completed year of service or part thereof to a maximum of  26 weeks.  Severance pay cannot be worked out and is to be  paid as a lump sum, unless the employee agrees otherwise. 20
  21. 21. 3.  Termination Obligationsc. Termination Without Cause: ii.  Common law:   Courts imply that the term of employment  is indefinite and may only be terminated with “reasonable  notice”.  Reasonable notice invariably exceeds the  employment standards minimum. Reasonable notice is a  function of: a. age b. length of service c. character of employment (position, comp) d. prospects for alternate employment e. if applicable, enticement. 21
  22. 22. 3.  Termination Obligationsc. Termination Without Cause: ii.  Common law:  Reasonable notice is based on total compensation – i.e.,  salary, bonus, commission, stock options, benefits, etc.   Unless they have specific Canadian language, the  termination dates in bonus and stock option plans are read  as meaning the “lawful” termination date – i.e., the end of  reasonable notice, not the date on which notice is provided  to the employee. 22
  23. 23. 4.  Human Rights Differences• No over‐arching federal laws.  No affirmative action legislation,  except for federally‐regulated employers.  Each jurisdiction has  its own human rights statute that addresses all prohibited  grounds of discrimination and provides administrative remedy.• Grounds under the Ontario Human Rights Code upon which  discrimination and harassment are prohibited are as follows:   race, ancestry, place of origin, colour, ethnic origin, citizenship,  creed, sex, sexual orientation, age, record of offences, marital status, family status and disability.  23
  24. 24. 4.  Human Rights Differences• Now have a direct access model.  Two forums:   – (1)  Human Rights Tribunal of Ontario where complaints proceed  directly to mediation and then hearing.  No discovery process. – (2)  Civil suit IF claiming discrimination or harassment in conjunction  with another cause of action.  • Until 2008, had a cap on damages for mental anguish at  $10,000.  Now removed and although mental anguish damage  awards are creeping up, do not exceed $50,000.  • Punitive damages = atypical.  Power = to put person in the  position would have been but for the discrimination – i.e.,  compensatory. 24
  25. 25. 4.  Human Rights Differences• Duty to accommodate = to the point of undue hardship, considering  health and safety and cost as well as outside sources of funding. • 3‐step test for determining whether an employer has established, on a  balance of probabilities, that a prima facie discriminatory standard is a  bona fide occupational requirement (BFOR).  1. it adopted the standard for a purpose rationally connected to the  performance of the job.  2. it adopted the particular standard in an honest and good faith belief that it  was necessary to the fulfilment of that legitimate work‐related purpose.  3. the standard is reasonably necessary to the accomplishment of that legitimate  work‐related purpose – i.e., it is impossible to accommodate without  imposing undue hardship upon the employer.  25
  26. 26. 4.  Human Rights DifferencesDefinition of Disability:a. any degree of physical disability, infirmity, malformation or  disfigurement that is caused by bodily injury, birth defect or  illness and, without limiting the generality of the foregoing,  includes diabetes mellitus, epilepsy, a brain injury, any  degree of paralysis, amputation, lack of physical co‐ ordination, blindness or visual impediment, deafness or  hearing impediment, muteness or speech impediment, or  physical reliance on a guide dog or other animal or on a  wheel chair or other remedial appliance or device, 26
  27. 27. 4.  Human Rights DifferencesDefinition of Disability:b. a condition of mental impairment or a  developmental  disability,c. a learning disability or a dysfunction in one or more of the  processes involved in understanding or using symbols or  spoken language,d. a mental disorder, ore. an injury or disability for which benefits were claimed or  received under the insurance plan established by the  Workplace Safety and Insurance Act, 1997 27
  28. 28. 4.  Human Rights DifferencesDefinition of Disability:• Ever expanding to include: – migraines – addictions: drugs and alcohol, nicotine, pornography (!) – perceived as  well as actual – stress – Obesity• Pre‐employment testing for drugs or alcohol is prohibited  except, in very limited circumstances and for safety‐sensitive  positions as part of an overall policy.  No automatic  withdrawals of offers are allowed, in any event. 28
  29. 29. 4.  Human Rights DifferencesDefinition of Age:• No heightened protections after age 40.  Older employees  generally are entitled to more notice / severance.• Since December 2006, mandatory retirement at age 65 has  been prohibited.   29
  30. 30. 4.  Human Rights DifferencesDefinition of Family Status:• Employer’s decisions ‐ even if based on legitimate business  reasons ‐ can constitute family status discrimination if they  interfere with an impacted employee’s “substantial”,  parenting obligation.  • The case that set the standard involved a parent with a son  with severe behavioural problems that required her care and  justified her refusal to adjust her working hours.• There is a duty to accommodate to the point of undue  hardship. 30
  31. 31. 4.  AODA• Accessibility for Ontarians with Disabilities Act, 2005 – Customer service standards = required as of January 1, 2012 – Emergency response = required as of January 1, 2012 – Employment standards = required as of January 1, 2014 31
  32. 32. 5.  Privacy• Federally‐regulated employers and employers in British  Columbia, Alberta and Quebec have heightened obligations in  connection with their collection, use, disclosure and retention  of their employees’ “personal” information.  For example,  consent must be secured to use personal information for any  purpose not originally identified, proper safeguards must be in  place, etc.• In Ontario, employees’ personal health information is so  protected by statute and the tort of invasion of privacy has  been recognized. 32
  33. 33. 5.  Privacy• Adjudicators have imposed limits on the ability of employers  to use surveillance both within and outside the workplace.  • Privacy garners a great deal of media coverage.  For example,  medical records used on a film set to mimic 9/11 and faxes  from a major bank with visa information intended to be sent  internally but inadvertently forwarded to a scrap yard in  Virginia have grabbed national headlines.• Employees believe that they have rights, even if they  technically don’t. 33
  34. 34. 6.  Unions  • 30.3% of non‐agricultural paid workers are unionized in Canada.   Approximately 17% of employees in the private sector in Ontario are  unionized.  Quebec is the most heavily unionized province, Alberta the  least.• CAW‐Canada is the largest private sector union in Canada followed by UFCW, CEP and Teamsters.• Ontario unions are “closed‐shops”.  Once a union is certified, employees  must pay union dues whether or not they are or wish to be members as a  condition of employment, except where the employee has a religious  objection in which case that employee’s dues are donated to a charity.• Decertification is difficult and usually only an option in the last three  months of the term of a collective agreement. 34
  35. 35. 6.  UnionsHow Unions Get Certified  ‐ the Process• Pre‐Application / Union Organizing: ‐ A union requires signatures on membership cards of 40% of the  members of its proposed bargaining unit in order to apply for certification  to the Ontario Labour Relations Board (OLRB).  • Day 0: Receipt of Application for Certification: ‐ The application for certification is delivered by the union to the  employer and to the OLRB.  This triggers a working conditions “freeze”.   The application for certification identifies the bargaining unit sought as well  as where the vote should take place, when the vote should take place, who  should act as scrutineer at the ballot box and who should act as the union’s  agent at the counting of the ballots. 35
  36. 36. 6.  Unions• Day 1: Contact from the OLRB: ‐ The OLRB typically contacts the employer on either day 1  or day 2 to advise of its receipt of the application for  certification and to require the employer to post the  application for certification and a notice to employees  identifying that an application has been filed and a vote will be  held.  The employer then is required to fax a confirmation of  posting form back to the OLRB. 36
  37. 37. 6.  Unions• Day 2: Response to Application for Certification: ‐ The employer must file its formal response to the application for  certification with the OLRB by 5:00 p.m. The response identifies challenges  to the union’s bargaining unit description, identifies the # of employees in  the unit, sets out the employer’s position on where and when the vote  should be held and who should be the employer’s representative at the  vote and the counting of the ballots.  Of particular importance is that the  employer is required to provide the voter’s list for both the union’s  proposed bargaining unit as well as its own – i.e., name and classification of  each employee and if absent from work on Day 0, the expected return to  work date. 37
  38. 38. 6.  Unions• Day 3 or 4: OLRB Decision Ordering the Vote: ‐ The OLRB will release its decision ordering the vote and  advising of the date, time and location.  In almost all cases, the  OLRB defines the voter’s list as broadly as possible.  Employees  whose entitlement to vote is disputed will have their ballots  segregated.  The employer must post the OLRB’s decision and  notice to employees and to fax confirmation.  In the  meantime, if there are issues regarding voter status, an OLRB  officer will contact counsel in an attempt to resolve these  issues as part of the pre‐vote consultation process. 38
  39. 39. 6.  Unions• Day 5: Vote ‐ A secret ballot vote is conducted by an officer from the Ministry of  Labour.  2 scrutineers: one for the union and one for the employer sit on  either side of the officer during the vote with the voter’s list.  ‐ To vote “yes” is to vote for the union; to vote “no” is to vote for the  employer / to remain union‐free.  Employees whose status to vote remains  in dispute do vote and their ballots are segregated – i.e., placed in a sealed  envelope.   ‐ At the conclusion of the vote, a worksheet is completed and the  non‐segregated ballots typically are counted immediately.  The union requires 50% plus one of the employees who actually vote to be certified.   39
  40. 40. 6.  Unions• Post‐vote: Meetings and Hearing  ‐ If necessary – i.e., the vote results have not determined  the issue – due to outstanding issues such as status disputes or  unfair labour practice allegations, these meetings are held in  the weeks following the vote.   40
  41. 41. 6.  UnionsEmployee Communication Guidelines:• Threats, intimidation, coercion and promises by employer representatives  are prohibited by the Labour Relations Act.  The OLRB has the remedial  power to automatically certify a union, irrespective of the outcome of the  vote, where it finds employer misconduct that it otherwise cannot remedy.• Employers are able to exercise their right to free speech, as long as it is not  found to be threatening or coercive.  Employee communication, from an  employer, generally addresses the following: ‐ Provides information regarding the process and the importance of voting; ‐ Stands by its record and treatment of employees without a union; ‐ Identifies some of the negative consequences of unionization that the  union may not have disclosed such as the cost of dues,  strikes, how  collective bargaining works – i.e., that nothing is guaranteed, that unions  do not preclude layoffs or provide job security; ‐ States its preference to deal directly with employees / hope that  employees will vote “NO”. 41
  42. 42. Presented by:  Kristin Taylorkristin.taylor@fmc‐ 
  43. 43. The preceding presentation contains examples of the kinds of issues companies dealing with employment law issues could face.If you are faced with one of these issues, please retain professional assistance as each situation is unique.