Doing Business in Canada: People Issues


Published on

In this presentation, FMC's Andrea Raso Amer and Phebe Chan, readers can get an in-depth summary about doing business in Canada. The presentation addresses issues such as Labour and Employment Law, Canadian Immigration, Business Immigration, Labour Market Opinions and Provincial Nominee Programs.

Published in: Business, Health & Medicine
1 Like
  • Be the first to comment

No Downloads
Total views
On SlideShare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Doing Business in Canada: People Issues

  1. Doing Business in Canada:  People IssuesDecember 1, 2011 Andrea Raso Amer Phebe Chan 1
  2. Labour & Employment Law 2
  3. Labour & Employment Law:Key Differences Between U.S. and Canada1. No “at‐will” employment 2. Constructive Dismissal3. Overtime entitlement4. Leaves of absence5. Workers Compensation 3
  4. Key Differences Between U.S. and Canada cont’d6. Group terminations7. Drug and alcohol testing8. Benefits9. Successor employer10. Restrictive Covenants 4
  5. Overview• Provincially governed (except banks, transport,  telecommunications)• Minimum employment standards governed by  legislation• Labour relations governed by separate legislation 5
  6. 1. No “at‐will” employment• Minimum notice pursuant to employment  standards legislation applies to everyone (e.g. one  week of notice per year of service to a maximum of  8 weeks)• But, common law provides more• No formula:  Age; length of service; character of  employment; availability of alternative  employment; any other factor court considers  relevant 6
  7. To avoid common law notice:* Employment ContractDO – Carefully state the amount of notice to be  provided on terminations, which must be at  least minimum employment standardsDO – State that no further amounts owing pursuant  to common lawDO – Address benefits 7
  8. “Cause” for termination• Very high threshold• No “near cause” 8
  9. 2. Constructive dismissal• A change to a fundamental term or condition of  employment• Common law notice owingDO – Provide as much notice as possible if changing a  fundamental term or condition of employmentDO – Provide for flexibility in job duties where possible 9
  10. 3. Overtime entitlement• “Salaried” employees not necessarily exempt  from provincially legislated overtime• Managerial and high tech exclusionsDO – State whether overtime applies in contractDO – Avoid setting hours of work for managers and high tech professionals 10
  11. 4. Leaves of Absence• Legislated leaves of absence include:  pregnancy leave – maximum 17 weeks parental leave – maximum 35 weeks• Family responsibility/compassionate care  leaves• No statutory “sick leave” but disability  benefits plan must be considered 11
  12. 5. Workers Compensation• Administered by provincial governmentsDO – Any entity with one or more employees in Canada must register with Workers  Compensation Boards 12
  13. 6. Group Termination• Layoffs of 50 or more employeesDO – Provide extended notice pursuant to  provincial statuteDO – Notify the government Director responsible  for Employment Standards 13
  14. 7. Drug and Alcohol Testing• Pre‐employment and random testing is rare – only for  highly safety‐sensitive positions in some provinces• Allowed for accidents or near misses where a  “reasonable suspicion” of impairment• Allowed where employee has a history as party of terms  of employmentDO – Have a drug and alcohol policy compliant with laws of the  provinceDO – Consider duty to accommodate to point of “undue  hardship” pursuant to human rights legislation 14
  15. 8. Benefits• Government funded basic health care• Not required by law but many employers  offer:  extended health; dental; AD&D; life;  disability/income replacement 15
  16. 9. Successor Employer• Broad definition of a “sale of a business” e.g. asset purchase; lease; purchase from a trustee in bankruptcy• Become bound to any existing collective  agreement• Employees retain original service date with the  vendorDO – Seek a summary of vendor’s employees’ service  dates and any contract terms regarding termination 16
  17. 10. Restrictive Covenants1. Confidentiality2. Non‐solicitation3. Non‐competition*  Courts will not blue pencil/amend clauses to make them  enforceable 17
  18. Governing Bodies• Employment Standards Tribunals• Human Rights Commissions/Tribunals• Labour Relations Boards• Workers Compensation Boards• Supreme/Superior Courts or Courts of Queen’s Bench 18
  19. “DOs”Contractually:DO – Carefully state the amount of notice to be  provided on terminations, which must be at  least minimum employment standardsDO – State that no further amounts are owing  pursuant to common lawDO – Address benefits on termination 19
  20. “DOs” cont’dDO – Provide for flexibility in job duties where  possibleDO – State whether overtime appliesDO – Avoid setting hours of work for managers and high tech professionals 20
  21. “DOs” cont’dDO – Give as much notice as possible of a job  changeDO – Any entity with one or more employees in Canada must register with Workers  Compensation BoardsDO – Provide extended notice pursuant to  provincial statute if terminating 50 or more  employees and notify the government  Director responsible for Employment  Standards 21
  22. “DOs” cont’dDO – Have a drug and alcohol policy compliant with  laws of the provinceDO – Consider duty to accommodate to point of  “undue hardship” pursuant to human rights  legislationDO – On a corporate transaction, seek a summary  of vendor’s employees’ service dates and any  contract terms regarding termination 22
  23. IntroductionCanadian Immigration – How does it affect you? 23
  24. Canadian Immigration • About 1 in 5 Canadians were born outside Canada• Only 44% of Canadians say they follow immigration issues  closely, versus 62% of Americans and 69% of Europeans • Canadian immigration work involves technically challenging  and time sensitive strategizing within an evolving policy  framework, across various time‐zones and differing  administrative regimes. 24
  25. Recent Trends• Citizenship and Immigration  Canada:  – Approximately 10 to 30 news  releases per month – Over 35 statements in 2011 – Over 10 speeches made  in 2011 – 11 Operational Bulletins  this month 25
  26. Canadian Immigration – The Future“By the 2020s, all population growth is expected to come from  immigration, and many sectors of the economy (transport,  primary industry, construction) will be dependent on foreign  workers.” ‐ Schroder Investment Management, 2011 26
  27. Canadian Immigration – The Future• Today, 70% of people are at working age• In 25 years, 60% of people will be at working age• By 2025, Canada faces a predicted national shortage of over 1  million qualified workers 27
  28. Americans in Canada • The number of Americans applying in Canada for temporary  work visas doubled between 2008 and 2010• Americans form the second largest group of temporary  workers in Canada (Filipinos form the largest)• Americans have easier entry and application submission in  Canada as the US is a visa‐exempt country 28
  29. Canadian Immigration IntroductionStatus Categories, Government Departments, Law, Regulations, and Visa Requirements 29
  30. Status Categories• Temporary Resident:  is given temporary permission to visit,  reside, study and/or work in Canada• Permanent Resident:  has the right to reside in Canada  permanently, does not have the ability to vote and run for  office or to carry a Canadian passport• Citizen:  is born in Canada or naturalized in Canada 30
  31. Government Departments• Canada Border Services Agency (CBSA):  refers to customs and  immigration offices/officers at the ports of entry (protects borders)• Citizenship and Immigration Canada (CIC):  refers to immigration  departments within Canadian visa offices (i.e., Consulates and embassies)  and in‐land offices/processing centres (provides the privilege of entering  Canada)• Service Canada (includes officers of Human Resources and Social  Development Canada – HRSDC):  responsible for determining labour  shortages and issuing Labour Market Opinion confirmations (protects jobs) 31
  32. Immigration and Refugee Protection Act (SC 2001, c.27) and Regulations (SOR/2002‐227)• Canadian immigration is governed by the Canadian  Immigration and Refugee Protection Act  (“IRPA”) and  Regulations • Like the Immigration and Naturalization Act in the USA, the  IRPA and Regulations are interpreted by government officials  in accordance with: – Operational Manuals – Operational Bulletins – Federal, Provincial and internal policies 32
  33. Visa Requirements• Citizens of certain countries will require Temporary Resident  Visas (“TRV”) before seeking entry (under any circumstances)  to Canada (i.e. Philippines, China, India)• Citizens of visa‐exempt countries (i.e. US, UK, Hong Kong) may  seek entry to Canada without first obtaining a visa• Biometric passports allow some visa‐requiring foreign  nationals the ability to bypass the requirement (Polish and  Lithuania citizens) 33
  34. Visa Requirements (cont’d) • Where a visa‐required individual is seeking entry to Canada  for more than 6 months (as a visitor, student or worker), a  medical examination may also be required if the individual has  spent more than 6 months out of the last 12 months in a  designated territory  •Other information, like police certificates/clearances from  any countries where the individual has spent more than 6  months, may also be required prior to visa issuance 34
  35. Business ImmigrationBusiness Visitors 35
  36. Business Visitors ‐ IRPA Regulations•No work permit required•R.186. A foreign national may work in Canada without a work permit (a) as a business visitor to Canada within the meaning of section 187;•Business visitors•R.187. (1) For the purposes of paragraph 186(a), a business visitor to Canada is a foreign national who is described in subsection (2) or who seeks to engage in international business activities in Canada without directly entering the Canadian labour market. 36
  37. • Specific cases• (2) The following foreign nationals are business visitors:• (a) foreign nationals purchasing Canadian goods or services for  a foreign business or government, or receiving training or  familiarization in respect of such goods or services;• (b) foreign nationals receiving or giving training within a  Canadian parent or subsidiary of the corporation that employs  them outside Canada, if any production of goods or services  that results from the training is incidental; and• (c) foreign nationals representing a foreign business or  government for the purpose of selling goods for that business  or government, if the foreign national is not engaged in  making sales to the general public in Canada. 37
  38. • Factors• (3) For the purpose of subsection (1), a foreign national seeks  to engage in international business activities in Canada  without directly entering the Canadian labour market only if• (a) the primary source of remuneration for the business  activities is outside Canada; and• (b) the principal place of business and actual place of accrual  of profits remain predominately outside Canada. 38
  39. Business Visitors ‐ Operational Bulletin 306• Visa officers are now requested to encourage frequent  in‐bound travelers to apply for multiple entry visas• Visa officers are to issue multiple entry visas for as long a  validity period as possible (up to 10 years minus 1 month)• Applicant must be known to the visa office and have history of  returning to their home country after traveling to Canada 39
  40. Business Visitors• Do not require work permits to conduct international business  activity in Canada• May still require a Temporary Resident Visa • “Apply” for entry as a Business Visitor each time they enter  Canada, even if they have a multiple‐entry visa• Have a maximum 6 month stay, which is extendable  40
  41. Business Visitor ‐ Conditions 1. Must have no intent to enter the Canadian labour market 2. Activity in Canada must be international in scope 3. Primary source of remuneration must be outside of  Canada 4. Principal place of business is outside Canada 5. Accrual of profits of employers must be outside of Canada 41
  42. Business Visitors• Examples include: – Attending business meetings – Providing or receiving training – Negotiating contracts   – Meeting potential investors  42
  43. Business Visitors (cont’d)• More examples: – Attending seminars and conferences – “Hands off” monitoring or reviewing of business activities – Recruitment activities (e.g., hiring Canadian workers for  new Canadian office location) – After sales service pursuant to a Sales Agreement 43
  44. Initial Assessment Questions1. What are their current job titles and activities? 2. What are their anticipated Canadian job titles and activities?3. What is their work experience in relation to the anticipated  Canadian activities?4. Are there any applicable agreement clauses between the  entities regarding travel to, or subsequent service in,  Canada? 5. Any previous problems entering Canada (for any purpose)?6. Any criminal charges anywhere in the world?7. Any serious or contagious medical conditions? 44
  45. Business Visitor ‐ Tips for Entry• Watch your language! • Bring supporting documents (i.e. Roundtrip ticket, hotel  booking, contacts/agreements, certificates, invitations)• Evaluate the implications of any promotional print materials,  models, exhibits, or electronic information on cell, laptop, etc.• Be cooperative and ask for a supervisor• Get advice and have a lawyer’s phone number handy 45
  46. Labour Market Opinions 46
  47. Labour Market Opinions (LMO)• Most work permit applications will first require an LMO.• Granted by Service Canada, it is ultimately a determination (or  a “confirmation”) that the skills of the foreign worker are  required in the Canadian labour market for the job position,  not the candidate.• Factors which affect the determination of the LMO are set out  under IRPA Regulations.  They ensure that the employment of  the foreign worker will not adversely affect the employment  opportunities of Canadian citizens / permanent residents. 47
  48. Labour Market Opinions (LMO) (cont’d)• Specifically, Service Canada considers: – Whether the employment of the foreign national will result in direct  job creation or job retention for Canadian citizens or permanent residents; – Whether the employment of the foreign national will result in transfer  of skills and knowledge for the benefit of Canadian citizens or  permanent residents; – Whether the employment of the foreign national will fill a labour  shortage; 48
  49. Labour Market Opinions (LMO) (cont’d) – Whether the terms of employment offered to the foreign national are  consistent with the prevailing wage rate for the occupation and  working conditions; – Whether reasonable efforts were made to hire or train Canadian  citizens or permanent residents; and – Whether the employment of the foreign national will adversely affect  the settlement of any labour dispute or the employment of any person  involved in the dispute. 49
  50. Labour Market Opinions (LMO) (cont’d)• The employer makes the application for a specific job position,  not the foreign worker.  • Current processing times (approximate) for LMOs with Service  Canada: – Ontario: 8 weeks – British Columbia: 10 weeks  – Alberta, Saskatchewan, Manitoba: up to 12 weeks• Once the LMO Confirmation has been obtained, the foreign  worker may then apply for a work permit with CIC at a  Canadian Visa Office abroad or, if applicable, at a port of entry. 50
  51. Business ImmigrationWork Permits 51
  52. Work Permits• “Work” is defined in the Immigration and Refugee Protection  Act (IRPA) in Regulation 2, as follows: “An activity for which wages are paid or commission  is earned, OR that is in direct competition  with the activities of Canadian citizens or  permanent residents in the Canadian labour market.”• Is the Foreign Worker providing a service for which one would  normally pay a Canadian / Permanent Resident to perform? 52
  53. Work Permits (cont’d)• Temporary in nature (usually 1 year in recent times  and previously up to 3 years)• Usually, employer, position and/or location specific  (exceptions include: work permits issued to spouses  of work permit holders or study permit holders, work  permits issued to applicants awaiting in‐land spousal  sponsorship applications, youth exchange programs,  or refugee applications) 53
  54. Work Permits (cont’d)• The foreign worker must depart from Canada upon expiry  (unless other measures are put into place before expiry date)• Continuing the work permit – no real “extension” of most work  permits is allowed• Implied status allows working while an application is  processing in Canada 54
  55. Work Permits – LMO Exemptions – International Treaties/ Agreements:  •GATS, NAFTA, Chile, Peru, Columbia, etc. – IT Workers Program – Post‐graduates (who have obtained student permits and  graduated from Canadian post‐secondary institution) 55
  56. Work Permits – LMO Exemptions (cont’d) – International students – Working Holiday Programs / Youth Exchange Programs – Spouses of work permit holders (with exceptions) – “Significant Benefits” category 56
  57. LMO Exempt Professionals• NAFTA, GATS and other Free Trade Agreements allow for  citizens of these countries to obtain work permits without an  LMO if all these exist: – The position offered in Canada falls under one of the listed  professional categories (include: engineers, geologists, accountants)  and if applicable, licensing is obtained for working in the profession – The applicant possesses the minimum education or work experience requirement for that category (usually, a Bachelors degree and/or  applicable licensure – no equivalencies) – A job offer from a Canadian company 57
  58. LMO Exempt Intra‐Company Transferees• Both the Immigration and Refugee Protection Act  (IRPA) and international treaties allow for the transfer  of personnel to Canada from related foreign entities: – Canadian company and foreign company with which the  foreign worker is currently employed must possess proper  corporation relationship (ie. parent, subsidiary, affiliate by  common ownership) 58
  59. LMO Exempt Intra‐Company Transferees(cont’d) – Foreign worker must fall within the senior managerial (NOT  front‐line supervisors), executive/ essential function or  “specialized knowledge” categories and be transferring to  such a position – Foreign worker must have been employed with foreign  entity for at least 1 continuous year within the past 3 years 59
  60. LMO Exempt IT Workers (BC Only)• Temporary facilitated process for Information Technology  specialists in British Columbia – Under the facilitated process, employers wanting to hire foreign workers in any of the 7 IT occupations covered under this process, are  deemed to have an implied Labour Market Opinion.  – Please note that the company must notify Service Canada and the  Ministry of Jobs, Innovation, and Tourism of their intention to hire an  an individual as under this program. – Program is scheduled to expire on December 31, 2011 60
  61. LMO Exempt IT Workers (BC Only) (cont’d)• Senior Animation Effects Editor (NOC 9990.1) • Embedded Systems Software Designer (NOC 9990.2) • MIS Software Designer (NOC 9990.3) • Multimedia Software Developer (NOC 9990.4) • Software Developer—Services (NOC 9990.5) • Software Products Developer (NOC 9990.6) • Telecommunications Software Designer (NOC 9990.7)  61
  62. LMO Exempt Post‐Graduate Work Permits• Foreign students who have obtained study permits to study in  Canada and graduate from a Canadian post‐secondary  institution may apply for post‐graduate work permits to work  in a position NOT necessarily related to their field of study. – Minimum of 8 months of study – Must apply within 90 days of graduation or date of official transcript – Length of work permit ranges from 8 months to 3 years – Processing times are very short  62
  63. International Student Off‐campus Permits• Allows international students studying in Canadian post‐ secondary institution to work off‐campus: – Must possess a valid study permit and comply with all eligibility  requirements and restrictions – Must have completed at least 6 months of past 12 months full time  study – Must have been, and continue to be, registered as full‐time students at  a participating institution in a program other than ESL/FSL and  continue to fulfill the terms and conditions of their study permit and  work permit, as applicable – Must have maintained satisfactory academic standing in their specific  program of study 63
  64. LMO Exempt Working Holiday or  Youth Exchange Programs• Apply from the country of citizenship outside Canada which  usually has a reciprocal agreement• Likely only one year validity• This work permit is usually not extendable • Issued an open work permit which allows the holder to accept  any job with any employer  64
  65. Open Work Permits for Family Members (BC Only)• Spouses, common‐law partners and working‐age  dependents of most temporary foreign workers will be eligible  to obtain an open work permit in British Columbia • This expands the federal open work permit program only for  spouses of students or skilled workers• Test pilot program ends in February 15, 2013 with up to 1800  work permits to be granted 65
  66. LMO Exempt Canadian “Significant”Interest Work Permits• Significant Benefits to Canada – R.205 covers international agreements, reciprocal  employment agreements, research, educational  and training work, as well as public policy reasons – Specifically, R. 205(a) allows for entry of foreign  nationals who would create or maintain significant  social, cultural or economic benefits or  opportunities for Canadian citizens or permanent  residents.  66
  67. Other LMO Exempt Work Permits• PNP nominated individuals• Charitable or religious workers• Live‐in caregivers in Canada • In‐Canada spousal or common‐law applicants• Refugee claimants • Exchange professors or visiting lecturers• Seasonal agricultural workers from Jamaica• Free‐trade Traders or Investors 67
  68. Business ImmigrationTemporary Foreign Workers 68
  69. Temporary Foreign Workers • Under the Temporary Foreign Worker Program (“TFWP”),  people come to Canada on a temporary work visas to fill  labour shortages• Workers have a fixed‐term contract that specifies the  occupation, employer and place they must work • TFWs are not immigrants in the sense that many are not  eligible to apply for permanent residence in Canada once their  work permits expire 69
  70. Temporary Foreign Workers (cont’d)Top source countries for TFWs in Canada 2000‐2009:  70
  71. Temporary Foreign Workers (cont’d)• Changes to the TFWP effective as of April 1, 2011:  – A more rigorous assessment of the genuineness of the job offer; – A 2‐year ban for employers who have violated contract agreements for wages and working conditions; and – A limit of 4 years that a temporary foreign worker may stay in Canada  and another 4 years gap before applying for another temporary work  visa.• If an employer has made a job offer to a worker who has  reached or is close to reaching the 4‐year cumulative duration  limit, the work permit application may be refused or the  duration of the work permit may be limited  71
  72. Tips for Temporary Foreign Workers • TFWs should keep thorough records to document the time  they have spent working in Canada • Worker must be able to provide to the CIC or CBSA officer  documents that prove there were breaks from work during the   time period covered by their previous work permit• Examples of legitimate breaks from work:  – Extended unpaid leave – Parental leave – Periods of unemployment • After a TFW has reached their 4‐year cumulative limit, they will  not be granted another one in Canada for an additional 4 years  (apply for PR) 72
  73. Tips for Temporary Foreign Workers (contd)• Some workers will be exempt from the cumulative 4‐year  duration regulation: – TFWs in managerial or professional occupations – TFWs who have applied for permanent residence and  received certain documents per the category – TFWs are exempt from the Labour Market Opinion process – Consider applying for Permanent Residency immediately or  after 1 or 2 years as a Temporary Foreign Worker 73
  74. Provincial Nominee ProgramsAn overview and why it is relevant to you 74
  75. Provincial Nominee Program• PNPs accelerate the Permanent Resident and work permit  application process for skilled and/or experienced workers,  experienced business persons and their family members who  want to settle in that province or territory permanently • Provinces and territories enter into a memorandum of  understanding with the Federal government for a quota of  Permanent Residence nominees.• Each province is given the freedom to determine the key  priorities and structure their PNP in accordance with such  goals. 75
  76. PNP Awareness – BC case study• For example, in BC, skilled workers, health professionals,  international students and post‐graduates can be nominated  for expedited permanent residency • Once nominated, an LMO‐exempt work permit can be granted• BC nominees in the occupation stream become aware of the  program through:  – Employers (22%) – Immigration lawyers (22%) – Other BC PNP applicants (17%)  – Other (20%) 76
  77. PNP ‐ Relevance• Available in all provinces but Quebec and Nunavut• Applicants receive expedited permanent residency• Applicants can obtain a work permit within 1‐3  months depending on the Province or Territory• PNPs help meet specific needs and priorities in the  Province so it is region specific and sympathetic• Advocacy for policy change is possible 77
  78. Thank you Andrea Raso Amer +1 604 622 5152 andrea.rasoamer@fmc‐ Phebe Chan +1 604 691 6414  phebe.chan@fmc‐
  79. The preceding presentation contains information and examplesof issues you should know about if you are looking to do Businessin Canada. If you are faced with one of these issues, please retainprofessional assistance as each situation is unique.