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Editor's Notes
- 本日はお時間をいただきありがとうございます。
今日は、御社のような法人営業をされている企業様にむけた案件管理ソリューションをご提案させていただきたいと思います。
よろしくお願い致します。
- 今日はこのような流れでご説明したいと思います。
- まず、本日ご紹介する「案件管理」について、ご説明したいと思います。
「案件」と言っても、業態によって「案件」が指すものは様々だと思いますが、
営業プロセスは、ほぼ同じではないかと思います。
自社製品・サービスの認知を行い、お客様から引き合いがあり、提案し、成約する、という大きな営業プロセスです。
今回わたしたちは、このプロセスにおける成約前のこの部分（指をさす）に注目します。
全ての案件が成約に至れば良いですが、全てがすべて成約できるわけではないと思います。
うまく提案が進まず停滞しているものや、知らぬ間に失注している案件もあるはずです。
そういった案件を少しでも減らし成約につなげる、そのためにプロセスを「見える化」するソリューションをご提案したいと思います。
- 具体的には、これらのポイントをデータで管理していきます。（吹き出し8つのポイントを指さす）
そして、
個々の進捗状況、
誰が案件のボールを持っているのか、
全体状況、
この3つを見える化することで、
総経理やマネージャーが、適切な意思決定や指示を行い易い環境を作ることが目的です。
- たとえば、これまでの一般的な案件の管理方法は、
Excelで案件管理シートを作成し、ファイルサーバーに保管したり、メールに添付して部下から報告を受けるというものでした。
確かに手軽な方法ですが、運用しているといくつか問題が発生するはずです。
最新のExcelファイルがどれかわからなくなったり、
全体状況を把握するために、各営業担当からExcelデータをもらうのですが、それらを転記集計するのに1日かけたり
いったいどこが更新されたのかわからず聞きまわったり、というような管理表を完成されることが目的になってしまっているというお話はよく伺います。
これではリアルタイムな意思決定や指示ができません。
kintoneで案件管理を行えば、
営業各個人が管理していたExcelはなくなり、全データがkintone上に一元管理されることになります。
そうすると、先ほど申したような案件管理のためのデータをまとめて集計するような手間は一切省くことができます。
さらには、重要な更新はシステムがプッシュ通知してくれるので、情報をすぐに把握し対応することが可能です。
それでは、具体的にどのようなシステムなのかをご紹介していきたいと思います。
- こちらは、案件を登録する画面です。
上に営業プロセスの大きな流れを書いておりますが、まずは、この「案件登録」からスタートします。
まず、案件が発生したら、案件の担当者は基本情報を登録していきます。
上から、会社情報、代理店情報、案件情報と登録できるようになっています。
もちろんこれらの情報、管理する項目は、御社の業務に合わせて変更可能です。
今回は、機械の製造やその関連部品を取り扱う企業という想定で、この画面を作っています。
システムにはあらかじめ企業マスタを作成しておけるので、そのマスタから情報をルックアップしてくることができます。
もちろん、マスタに情報がない場合は、新規追加も可能です。
次に案件の詳細情報です。案件名や案件の担当者、進捗や下单予定日、金額を登録します。
また、計算式を設定できるので粗利や税などを出すことも可能です。
そしてこちらは見積明細を登録する場所です。右側の「＋」ボタンで明細を増減できます。
製品マスタも準備しておけば、マスタから情報を取得できるので、手入力の手間も省け、入力ミスも防げます。
まずは、このように最初のステップとして、案件の基本情報を登録します。
- 次は先ほど登録した案件情報を上司へ提出し、見積の承認をもらうステップです。
情報登録後にこのような「提出」ボタンが出てきます。このボタンをクリックすると、上長に設定している方へ提出されます。
もしも再見積もりなどが発生した場合は、最初に登録した見積明細を上書き編集するのですが、
当然、編集後、金額が変わるので、上司に再提出が必要になるような制御を設定することも可能です。
そうすることで、上司の承認なく見積を提出してしまうということを防ぐことができます。
- さて、ここからは、案件情報、見積申請を受け取った上長（総経理）の操作画面です。
この画面は、システムにログインした際の最初のトップページなのですが、このように、営業担当が提出した案件が、「未処理」の欄に表示されます。
上長が処理すべき案件を明確に表しているので、お忙しい中でも、優先的に処理いただくべきものを認識いただけます。
では、こちらをクリックして案件の詳細を確認します。
- 上司は、見積内容を確認したあと、「承認」か「差し戻し」をすることができます。
承認すると、今までなかった「見積書出力」ボタンが出てきますので、
これで初めて、見積書を提案企業に提出できるようになります。
今回は、上司の承認を受け取った営業担当が、自分で見積を出力する想定です。
ちなみに、見積の履歴はこのように記録されます。
先ほどご紹介した、上書き編集して再見積もりを繰り返した場合も、すべて履歴として記録されます。
また出力した見積書もこのように添付ファイルとして保存されます。
少々細かすぎるかと思われるかもしれませんが、このような仕組みにすることで、
未承認の見積もりをお客様に提出してしまったり、案件引継ぎ後に過去の内容と合わない見積を提出しお客様にご迷惑をかける、
ということも防ぐことができます。
- さて、また営業担当者の画面に戻ります。
上司に承認をもらえたら、営業担当にまた案件のボールが戻ってきます。
先ほどご説明したように、見積書を出力するボタンが出てきているので、ここから見積書PDFを出力します。
見積書のフォーマットは御社指定のフォーマットで出力可能です。
見積作成の手間削減はもちろん、会社として正式なフォームで見積を提出していただけます。
このPDFをメールでお客様に送ります。
- そして最後に、見積りを提出したあと、お客様から無事に発注をいただけましたら、
案件の進捗を「下单」に変更します。
すると、「下单」になったことをきっかけに、次は契約書を出力できるようになります。
ここまでが、案件発生から、成約するまでの、システムの利用の流れです。
次に、このように案件情報を登録することで、実際にマネージャー、総経理がどのように
案件管理を行うのか、ご紹介します。
- 先ほどまでのように、案件の情報を登録いただくと、このように一覧で案件状況を把握することができます。
ご覧いただいたらわかるように、
下单見込み時期、確度、金額などが一目瞭然です。
そのうち、要注意なものについては、このように色を付けてアラームをすることもできるので
お忙しい総経理も、フォローアップすべき案件をすぐに把握することができます。
また、集計しグラフ表示をすることで、推移や全体状況の把握も可能です。
さて、先ほどアラームが出ている案件を優先的にフォローアップいただければと申しましたが、
具体的にどのように行うのか、次にご紹介します。
- また一案件の詳細画面なのですが、
こちらご覧いただいたらわかるように、案件に関してやりとりした記録も、セットで保存していけます。
このように、商談報告登録ボタンをクリックすれば、商談内容を記入する画面が開き、登録できます。
登録した内容は履歴として表示されるので、
マネージャーがフォローアップすべき案件としてアラームで受け取ったものの背景を確認したい場合も
これまで担当がどのように案件をフォローアップしてきたのが一目瞭然で把握できます。
そうすることで、何が原因なのか仮説を立てることができ、意思決定や指示を適切に行うことができるようになります。
- ちなみに、指示をする際は、口頭でもよいですが、このようなコメント機能を使っていただくことも可能です。
案件情報の横でコメントのやりとりができるので、データとやりとりをセットで保管することができます。
セットで保管できると何が良いかといいますと、
たとえば、Excelで管理表を作ると、
管理表に記録されている情報は色々なやりとりがあったうえでの結果がまとまっているのであり
管理表を見ただけでは、なぜこのアクションをとったのか、見積りを提出したのか、というやりとりはくみ取れません。
一方、このように案件とセットで、やりとりを記録していけば、結果と背景を一緒に保存しておけるので、
もしこの案件を別の担当が引継ぐことになってもお客様にご迷惑をかけることなくスムーズに引き継ぐことが可能です。
- 最終的には、このように案件に関する情報がすべてkintoneに集約され、
まるで病院のカルテのようになります。
総経理は、先ほどご覧いただいたように、フォローアップすべき案件を把握し、このカルテを確認しながら
営業担当にアドバイスや指示を行っていただくイメージです。
- 最後にまとめです。kintoneをご利用いただくことで、以下の4つの価値をご提供できると考えています。
１つ目はプロセスの見える化です。
冒頭に申したとおり、案件管理の目的は、成約までの案件のプロセスを見える化し、総経理やマネージャーが適切な指示や意思決定をしていただきやすい環境を作ることでした。
2つ目は案件情報の一元化です。
案件に関する様々な情報をひとつにまとめるお手伝いをいたします。
3つ目は帳票作成の手間の省力化です。
途中ご説明したとおり、見積情報やお客様の基本情報をシステムに入れておけば、ワンクリックで、書類PDFを取り出すことができます。
最後に、4つ目は営業担当の成長です。
コメント欄でフィードバックをしていくことは細かすぎると思われるかもしれませせんが、一方で、営業担当ひとりひとりのスキルの向上こそが
最終的な会社全体の売り上げの向上につながると思います。
- kintoneが案件管理に適している理由について、ご説明したいと思います。
今までご説明した内容と少し重複する部分もありますが、改めて整理させてください。
- ひとつ目は柔軟性です。
実は、kintoneは、業務に合わせてシステムを作ることができます。
しかも、特別なプログラミングは不要です。
このようにドラッグ＆ドロップでシステムを変更することができます。
つまり、総経理やマネージャーなど、業務リーダーがシステムを作っていくことができるのです。
変化の激しい中国市場において、管理したい項目が変わっていくことは当然のことです。
その都度、日本に依頼してシステムを改修するのではなく、
簡単な変更であれば自分たちで対応することができることは、とても強みになると思います。
- 二つ目はプロセス管理ができることです。
先ほど、見積を提出し、承認する流れをご覧いただきましたが、
データベース上で承認までできる、というものはなかなかありません。
プロセス管理ができることは、業務の標準化にも役立ちます。
中国では業務が属人的になりがちで、それ自体がリスク要因となる場合もあります。
プロセス管理は内部統制の強い味方となります。
- 3つ目はデータの集計です。
kintoneに蓄積したデータを様々な角度から集計、分析することができます。
定期的に確認しなければいけない情報は、よく見るグラフとして保存しておくことも可能です。
会議のたびに集計する手間も省けます。
- ほかにもkintoneが案件管理に向いている理由はあります。
コメント機能、通知機能はすでにご説明したとおりです。
そのほかにも、変更履歴がわかる機能があります。
いつ、だれが、どのデータを修正したのか、一目瞭然です。
またアクセス権限も柔軟に設定できます。
営業担当間は案件情報を共有させないが、マネージャーはすべての案件を閲覧できる、
というような設定も可能です。
