1. Học viện tài chính
CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ
BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI.
1.1 Bán hàng và các phương thức bán hàng, phương thức thanh toán
1.1.1 Khái niệm bán hàng
Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp, nó là điều kiện kiên quyết giúp doanh nghiệp tồn tại và phát
triển. Thông qua hoạt động bán hàng doanh nghiệp có được doanh thu, nhanh
chóng thu hồi vốn kinh doanh đồng thời tạo ra lợi nhuận.
Bán hàng chính là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho
khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
Trong quá trình bán hàng, vốn của doanh nghiệp chuyển từ hình thái hàng hóa
sang hình thái tiền tệ.
1.1.2 Các phương thức bán hàng
Căn cứ vào các khâu của quá trình bán hàng trong doanh nghiệp thương
mại, các phương thức bán hàng bao gồm: bán buôn và bán lẻ.
1.1.2.1 Phương thức bán buôn
Bán buôn là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh
nghiệp sản xuất để bán hoặc gia công, chế biến bán ra. Là sự vận động ban đầu
của hàng hóa từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng, trong khâu này hàng
hóa mới chỉ thực hiện được một phần giá trị, chưa thực hiện được giá trị sử
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
1
2. Học viện tài chính
dụng. Bán buôn hàng hóa thường được áp dụng đối với trường hợp bán hàng với
số lượng lớn, gồm 2 phương thức sau:
Phương thức bán buôn qua kho: Là phương thức bán buôn mà trong đó
hàng hóa được xuất bán cho khách hàng từ kho dự trữ của doanh nghiệp. Phương
thức này có 2 hình thức sau:
• Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp:Theo hình
thức này căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, khách hàng cử
người mang giấy ủy nhiệm đến kho của doanh nghiệp trực tiếp nhận
hàng và áp tải hàng về. Sau khi giao nhận hàng, đại diện bên mua
ký nhận đã đủ hàng vào chứng từ bán hàng của bên bán đồng thời
trả tiền ngay hoặc ký nợ.
• Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này,
doanh nghiệp căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc đơn đặt
hàng của người mua, xuất hàng từ kho chuyển đi cho người mua
bằng phương tiện vận chuyển tự có hoặc thuê ngoài. Hàng gửi đi
bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp đến khi nào bên mua
nhận được hàng, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng mới
được coi là bán.
Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng: Là phương thức bán hàng mà
bên bán mua hàng của nhà cung cấp để bán cho khách hàng, hàng hóa không qua
kho của bên bán. Phương thức này có 2 hình thức sau:
• Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp:
Doanh nghiệp thương mại bán buôn sau khi nhận được hàng từ nhà
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
2
3. Học viện tài chính
cung cấp thì giao trực tiếp cho khách hàng tại địa điểm do hai bên
thỏa thuận. Sau khi giao hàng hóa cho khách hàng thì đại diện bên
mua sẽ ký nhận vào chứng từ bán hàng và quyền sở hữu hàng hóa
được chuyển giao cho khách hàng, hàng hóa được xác định là tiêu
thụ.
• Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng: Doanh nghiệp
thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, dùng phương tiện
vận tải tự có hoặc thuê ngoài để vận chuyển hàng đến giao cho bên
mua ở địa điểm đã được thỏa thuận. Hàng chuyển bán vẫn thuộc
quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại, khi nào bên mua xác
nhận đủ hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng đó mới được xác
định là tiêu thụ.
1.1.2.2 Phương thức bán lẻ
Bán lẻ là khâu vận động cuối cùng của hàng hóa từ lĩnh vực sản xuất đến
lĩnh vực tiêu dùng. Bán lẻ là bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, có thể là cá
nhân hay tập thể, nó phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt không mang tính chất sản
xuất kinh doanh. Tại khâu này, hàng hóa kết thúc lưu thông, thực hiện được toàn
bộ giá trị và giá trị sử dụng. Bán lẻ thường bán với khối lượng ít, giá bán ổn
định. Bán lẻ thường áp dụng các hình thức sau:
Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này nghiệp vụ bán
hàng hoàn thành trực diện với khách hàng. Khách hàng thanh toán tiền và người
bán hàng giao hàng cho khách hàng. Cuối ngày hoặc ca bán hàng thì nhân viên
bán hàng phải kiểm kê hàng hóa tồn quầy, xác định số lượng hàng đã bán trong
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
3
4. Học viện tài chính
ca, trong ngày để lập báo cáo bán hàng đồng thời lập giấy nộp tiền và nộp tiền
bán hàng cho thủ quỹ. Hình thức này khá phổ biến vì nó tiết kiệm được thời gian
mua hàng của khách hàng đồng thời tiết kiệm được lao động tại quầy hàng.
Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: Theo hình thức này, khách hàng nộp
tiền cho người thu tiền và nhận hóa đơn để nhận hàng tại quầy giao hàng do một
nhân viên bán hàng khác đảm nhận. Mỗi quầy hàng hoặc liên quầy hàng bố trí
nhân viên thu ngân làm nhiệm vụ thu tiền, viết hóa đơn, tích kê giao cho khách
hàng để khách hàng nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. Cuối
ca, cuối ngày nhân viên thu ngân làm giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ
quỹ, nhân viên bán hàng căn cứ vào hóa đơn và tích kê giao hàng hoặc kiểm kê
hàng còn lại cuối ca, cuối ngày để xác định lượng hàng đã bán để lập báo cáo
bán hàng. Do có sự tách rời giữa việc mua hàng và thanh toán tiền hàng nên sẽ
tránh được những sai sót và mất hàng và tiền, tạo điều kiện thuận lợi cho việc
quản lý và phân chia trách nhiệm đến từng cá nhân. Tuy nhiên lại gây phiền hà
cho khách hàng về thời gian đồng thời tốn nhiều hơn lao động ở quầy hàng.
Hình thức bán hàng tự phục vụ: Theo hình thức này, khách hàng tự chọn
những hàng hóa mà mình cần sau đó mang đến bộ phận thu tiền để thanh toán
tiền hàng, nhân viên thu tiền sẽ tiến hành thu tiền và lập hóa đơn bán hàng.
Hình thức bán hàng đại lý: Là hình thức bán hàng mà doanh nghiệp
thương mại giao hàng cho cơ sở nhận bán đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực
tiếp bán hàng. Sau khi bán được hàng, cơ sở đại lý thanh toán tiền hàng cho
doanh nghiệp và được hưởng một khoản tiền gọi là hoa hồng đại lý. Số hàng
chuyển giao cho các cơ sở đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
4
5. Học viện tài chính
thương mại, đến khi nào cơ sở đại lý thông báo hàng đã được bán, thanh toán
tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng mới được coi là bán.
Bán hàng theo phương thức trả góp: Theo hình thức này, người mua
được trả tiền mua hàng thành nhiều lần trong một thời gian nhất định và người
mua phải trả cho doanh nghiệp bán hàng một số tiền lớn hơn giá bán trả tiền
ngay một lần.
1.1.2.3 Các phương thức thanh toán
Trong các doanh nghiệp, thường tồn tại các phương thức thanh toán sau
Phương thức thanh toán ngay: Là phương thức thanh toán mà quyền sở
hữu về tiền tệ sẽ được chuyển từ người mua sang người bán ngay sau khi quyền
sở hữu hàng hóa bị chuyển giao. Thanh toán trực tiếp có thể bằng tiền mặt, ngân
phiếu, séc hoặc có thể bằng hàng hóa. Theo phương thức này sự vận động của
hàng hóa gắn liền với sự vận động của tiền tệ.
Phương thức thanh toán chậm trả: Là phương thức thanh toán mà quyền
sở hữu về tiền tệ được chuyển giao sau một khoảng thời gian so với thời điểm
chuyển quyền sở hữu về hàng hóa.
1.2 Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
1.2.1 Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đối với
công tác quản lý doanh nghiệp
Kế toán cung cấp thông tin kinh tế tài chính của đơn vị kế toán cho các đối
tượng sử dụng thông tin. Các đối tượng sử dụng thông tin đó là cơ quan chức
năng Nhà nước (có quan thuế, cơ quan Tài chính, cơ quan Thống kê…), các nhà
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
5
6. Học viện tài chính
đầu tư, các nhà cung cấp, các khách hàng, công nhân viên, Hội đồng quản trị, các
nhà quản lý doanh nghiệp…
Thông tin kinh tế, tài chính kế toán cung cấp thông qua việc phản ánh các
nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong doanh nghiệp bằng hệ thống phương
pháp của kế toán để thu nhận xử lý và phân tích thông tin. Thông tin kế toán
cung cấp trên các báo cáo tài chính có giá trị pháp lý về tình hình tài chính cũng
như tình hình kinh doanh của đơn vị kế toán và sử dụng để công bố công khai
theo quy định của pháp luật. Thông tin kế toán là cơ sở để xây dựng và xét duyệt
kế hoạch dự toán, quyết toán.
Ngoài ra, thông qua quá trình thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông
tin của kế toán là cơ sở kiểm tra giám sát tình hình tài chính cũng như tình hình
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, kiểm tra việc chấp hành các
chính sách, chế độ về quản lý kinh tế tài chính. Tài liệu, số liệu kế toán là cơ sở
để xem xét, xử lý vi phạm pháp luật.
1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng
Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có nhiệm vụ sau:
- Ghi chép và phản ánh chính xác, kịp thời tình hình bán hàng của doanh
nghiệp cả về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả theo từng mặt hàng, từng
nhóm hàng, ngành hàng.
- Phản ánh và giám sát chính xác tình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ
và thanh toán công nợ phải thu của người mua.
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
6
7. Học viện tài chính
- Tổng hợp và phân bổ đúng đắn, chính xác các khoản chi phí bán hàng,
chi phí quản lý doanh nghiệp, tính toán đúng đắn giá vốn hàng bán, doanh thu và
kết quả bán hàng. Theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện dự toán chi phí bán
hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch lợi nhuận của
doanh nghiệp.
- Cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận có liên quan,
trên cơ sở đó đề xuất các biện pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động sản
xuất kinh doanh, giúp nhà quản lý nắm được thực trạng, tình hình tiêu thụ hàng
hóa của doanh nghiệp mình và kịp thời có những chính sách điều chỉnh phù hợp
với thị trường…
1.2.3 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
1.2.3.1 Kế toán doanh thu bán hàng
1.2.3.1.1 Khái niệm doanh thu bán hàng
Theo chuẩn mực kế toán số 14 (QĐ 149/2001/QĐ - BTC) của Bộ trưởng
Bộ Tài Chính ban hành ngày 31/12/2001, doanh thu là tổng giá trị các lợi ích
kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động
SXKD thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu của
doanh n ghiệp
Từ khái niệm trên, ta có thể đưa ra khái niệm doanh thu bán hàng là tổng
giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được từ hoạt động bán hàng trong kỳ
kế toán, phát sinh từ hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.
1.2.3.1.2 Phân loại doanh thu
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
7
8. Học viện tài chính
Để đánh giá được hoạt động của doanh nghiệp trong ký, doanh thu bán
hàng và cung cấp dịch vụ còn được phân biệt thành: doanh thu bán ra ngoài (là
các khoản doanh thu từ các giao dịch bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ
cho các đơn vị, cá nhân bên ngoài doanh nghiệp) và doanh thu nội bộ (là các
khoản doanh thu từ các giao dịch bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ
trong nội bộ doanh nghiệp).
Mặt khác, nếu xét theo thời điểm thu tiền và thời điểm ghi nhận doanh thu
bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh thu được phân biệt: doanh thu thu tiền
ngay, doanh thu bán chịu, doanh thu chưa thực hiện (là số tiền được khách hàng
thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho số dịch vụ cung cấp trong nhiều kỳ kế
toán).
1.2.3.1.3 Điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn 5 điều kiện
- Doanh nghiệp đã chuyền giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với
quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở
hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch
bán hàng.
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
8
9. Học viện tài chính
1.2.3.1.4 Nguyên tắc xác định doanh thu đối với một số trường hợp
- Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT
theo phương pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán
chưa có thuế GTGT.
- Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT
hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng và
cung cấp dịch vụ là tổng giá thanh toán.
- Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc
biệt hoặc thuế xuất khẩu thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá
thanh toán (bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế xuất khẩu).
- Những doanh nghiệp nhận gia công vật tư, hàng hoá thì chỉ phản ánh vào
doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ số tiền gia công thực tế được hưởng,
không bao gồm giá trị vật tư, hàng hoá nhận gia công.
- Trường hợp bán hàng theo hình thức trả chậm, trả góp: DN ghi nhận
doanh thu bán hàng theo giá bán trả ngay và ghi nhận vào doanh thu hoạt động
tài chính phần lãi tính trên khoản phải trả nhưng trả chậm phù hợp với thời điểm
doanh thu được xác định.
- Đối với trường hợp cho thuê tài sản có nhận trước tiền cho thuê của
nhiều năm thì doanh thu cung cấp dịch vụ của năm tài chính được xác định trên
cơ sở lấy tổng số tiền nhận được chia cho số kỳ nhận trước tiền.
- Những sản phẩm, hàng hoá được xác định là tiêu thụ, nhưng vì lý do về
quy cách kỹ thuật người mua từ chối thanh toán, gửi trả lại người bán hoặc yêu
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
9
10. Học viện tài chính
cầu giảm giá và DN chấp nhận; hoặc người mua mua hàng với khối lượng lớn
được chiết khấu thương mại thì các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng này được
theo dõi riêng biệt trên các TK 531 “Hàng bán bị trả lại”, TK 532 “Giảm giá
hàng bán”, TK 521 “Chiết khấu thương mại”.
- Trường hợp trong kỳ DN đã viết hoá đơn bán hàng và đã thu tiền bán
hàng nhưng đến cuối kỳ vẫn chưa giao hàng cho người mua, thì trị số hàng này
không được coi là tiêu thụ và không được ghi vào TK 511 “Doanh thu bán hàng
và cung cấp dịch vụ”, mà chỉ hạch toán vào bên có TK 131 “Phải thu của khách
hàng” về khoản tiền đã thu của khách hàng. Khi thực hiện giao hàng cho người
mua sẽ hạch toán vào TK 511 về giá trị hàng đã giao, đã thu trước tiền bán hàng.
1.2.3.1.5 Hạch toán doanh thu
Chứng từ kế toán sử dụng trong hạch toán doanh thu:
- Hoá đơn GTGT ( Mẫu 01 GTKT - 3LL)
- Hoá đơn bán hàng thông thường ( Mẫu 02 GTTT - 3LL)
- Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi ( Mẫu 01 - BH).
- Thẻ quầy hàng ( Mẫu 02 - BH).
- Các chứng từ thanh toán (Phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán,
uỷ nhiệm thu, giấy báo có của ngân hàng, bản sao kê của ngân hàng…).
Tài khoản kế toán sử dụng:
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
10
11. Học viện tài chính
- TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Được dùng để phản
ánh doanh thu bán hàng thực tế của DN thực hiện trong một kỳ hoạt động sản
xuất kinh doanh. TK 511 được chi tiết theo yêu cầu quản lý.
TK 511 có 5 TK cấp 2:
TK5111 - Doanh thu bán hàng hoá
TK 5112 - Doanh thu bán các thành phẩm
TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK 5114 - Doanh thu trợ cấp, trợ giá
TK 5117 - Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư
- TK 512 “Doanh thu bán hàng nội bộ”: Tài khoản này dùng để phản ánh
doanh thu số sản phẩm, hàng hoá,dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ doanh nghiệp.
TK 512 có 3 tài khoản cấp 2:
TK5121 - Doanh thu bán hàng hoá
TK 5122 - Doanh thu bán các thành phẩm
TK 5123 - Doanh thu cung cấp dịch vụ
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
11
12. Học viện tài chính
Trình tự kê toán các trường hợp bán hàng
DTBH trực tiếp hoặc DTBH theo phương thức gửi hàng:
TK 511 TK 111, 112
doanh
thu ST đã thu
(1a)
TK131
TK3331
ST chưa thu
Thuế GTGT (nếu có)
DT bán lẻ hàng hóa:
TK511,512 TK111, 112…
ST nhân viên bán hàng nộp thủ quỹ
TK 1388
TK3331 ST nộp thiếu
Thuế
TK3388
ST nộp
thừa
DT bán hàng trả góp:
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
12
13. Học viện tài chính
TK511 TK111,112
(2a) Đã thu tiền
TK131
Số tiền chưa thu (2b)
TK333
Thuế (nếu có)
TK515 TK3387
(2c) lãi
DT bán hàng đổi hàng (không tương tự):
TK511 TK131 TK156, 152…
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
13
14. Học viện tài chính
DT (3a) STPT (3c) GT hàng
nhận về
TK3331 TK133
Thuế Thuế GTCT
đầu vào
TK156 TK632 TK111,112
Giá vốn
(3b) (3d)
Bán hàng gửi đại lý, ký gửi theo phương thức bán đúng giá:
Bên chủ hàng:
Kế toán giá vốn
TK156 TK157 TK632
(4a) (4c)
DN gửi hàng cho đại lý
Đại lý thông báo hàng
đã bán
KT doanh thu: khi đại lý thông báo hàng đã bán
Phương án 1: Các đại lý thanh toán trừ ngay tiền hoa hồng
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
14
15. Học viện tài chính
Phương án 2: Các đại lý thanh toán riêng tiền hoa hồng
TK511 TK111,112,131
DT (4b2)
tổng giá thanh toán
TK3331
thuế
Sau đó, tính tiền hoa hồng phải trả cho đại lý
TK133
TK111,112 TK641
(4d)
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
TK133
nếu có
TK511 TK641
DT hoa hồng
(4b1)
TK111,112,131
TK3331
thuế
15
16. Học viện tài chính
Bên nhận bán đại lý:
Khi nhận hàng bán đại lý do bên chủ hàng giao: ghi Nợ TK003 ‘hàng hóa
nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược’
Khi bên đại lý bán được số hàng do bên chủ hàng giao: ghi Có TK003
Đồng thời hạch toán số tiền hàng thu được
Phương án 1: Các đại lý tính ngay số hoa hồng được hưởng
Phương án 2: Các đại lý không tính ngay số hoa hồng được hưởng
TK331 TK111,112, 131
ST phải trả
cho bên chủ hàng
Cuối kỳ tính số hoa hồng được hưởng
TK511 TK111,112,131
hoa hồng
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
TK331 TK111,112,131
ST phải trả cho bên chủ hàng
Tổng ST
TK511
thu
được
Hoa hồng
TK3331
Thuế
16
17. Học viện tài chính
TK3331
thuế
1.2.3.2 Các khoản giảm trừ doanh thu
1.2.3.2.1 Nội dung các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm:
- Chiết khấu thương mại: Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết
cho khách hàng mua hàng với số lượng lớn.
- Chiết khấu thanh toán: Là khoản tiền người bán giảm trừ cho người mua,
do người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn trong hợp đồng.
- Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém
phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu.
- Giá trị hàng bán bị trả lại: Là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là
tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán.
- Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất
nhập khẩu: Là khoản thuế gián thu đánh trên doanh thu bán hàng. Các khoản này
tính cho các đối tượng tiêu dùng hàng hoá, dịch vụ phải chịu. Các cơ sở sản xuất
kinh doanh chỉ là người nộp thuế thay cho người tiêu dùng hàng hoá, dịch vụ đó.
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
17
18. Học viện tài chính
- Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp là loại thuế gián thu đánh trên
giá trị tăng thêm của hàng hoá, dịch vụ phát sinh trong quá trình sản xuất, lưu
thông hàng hoá đó.
- Thuế tiêu thụ đặc biệt được đánh trên doanh thu của các doanh nghiệp
sản xuất một số mặt hàng đặc biệt mà Nhà nước không khuyến khích sản xuất,
cần hạn chế mức tiêu thụ vì không phục vụ cho nhu cầu đời sống nhân dân:
rượu, bia, thuốc lá, vàng mã,...
- Thuế xuất khẩu là thuế đánh trên hàng hoá khi hàng hoá xuất khỏi biên
giới Việt Nam.
1.2.3.2.2 Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu
Chứng từ sử dụng:
- Bảng kê thanh toán chiết khấu
- Chứng từ thuế xuất khẩu
- Hoá đơn hàng bán bị trả lại
Tài khoản kế toán sử dụng:
- TK 521 “Chiết khấu thương mại”: Dùng để phản ánh khoản chiết khấu
thương mại DN đã giảm trừ hoặc DN đã thanh toán cho người mua do mua với
khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng
kinh tế mua bán hoặc cam kết mua, bán hàng.
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
18
19. Học viện tài chính
- TK 531 “Hàng bán bị trả lại”: Dùng để phản ánh số sản phẩm, hàng hoá
đã xác định là tiêu thụ, bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân lỗi thuộc về DN
như: vi phạm cam kết, hợp đồng, hàng bị mất, bị kém phẩm chất
- TK 532 “Giảm giá hàng bán”: Dùng để phản ánh khoản người bán giảm
trừ cho người mua trên giá đã thoả thuận do hàng bán kém phẩm chất hay không
đúng quy cách đã được quy định trong hợp đồng kinh tế.
- TK 333 (3331, 3332, 3333): Phản ánh số thuế giá trị gia tăng, thuế xuất
khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt của hàng bán ra trong kỳ.
Trình tự kế toán các nghiệp vụ giảm trừ doanh thu
TK111,112,131 TK521,531, 532 TK511,512
PS các khoản CKTM,
GGHB CK kết chuyển
hàng bán bị trả
lại
tính
DTT
TK3331
Thuế GTGT
TK3331,3332,3333
Các khoản thuế tiêu thụ giảm trừ DT
Thuế GTGT trực tiếp, thuế TTĐB,
thuế XK
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
19
20. Học viện tài chính
1.2.4 Kế toán giá vốn hàng bán
1.2.4.1 Xác định giá vốn hàng bán
Đối với hàng hóa mua về không qua nhập kho bán ngay giá vốn hàng bán
bao gồm giá mua (+) các khoản thuế không hoàn lại (+) các khoản chi phí mua
(-) các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua (nếu có).
Đối với hàng hóa xuất kho để bán, giá vốn hàng bán bao gồm giá mua của
hàng hóa xuất bán (+) chi phí mua phân bổ cho hàng xuất bán
4 Phương pháp xác định giá mua hàng hóa xuất kho
• Phương pháp đích danh:
Điều kiện áp dụng: Phương pháp này đòi hỏi phải theo dõi theo từng lô
hàng kể về mặt hiện vật và giá trị.
Nội dung: Theo phương pháp này khi xuất kho hàng hóa thuộc lô nào thì
lấy đơn giá mua của lô đó để tính trị giá mua của hàng hóa xuất kho.
Đặc điểm: Trị giá mua của hàng hóa xuất kho theo phương pháp này là
chính xác nhất, nhưng phương pháp này phức tạp trong công tác quản lý, và chỉ
áp dụng hiệu quả đối với những doanh nghiệp có chủng loại hàng hóa ít, trị giá
lớn, nhận diện được từng lô hàng.
• Phương pháp bình quân gia quyền:
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
20
21. Học viện tài chính
Nội dung: Trị giá mua của hàng hóa xuất kho được tính bằng công thức
Trị giá thực tế hàng
xuất kho
=
Số lượng hàng xuất kho
trong kỳ
×
Giá thực tế
bình quân
Đơn giá bình quân được xác định cho từng thứ hàng hóa (từng mặt hàng)
và có thể xác định cho cả kỳ gọi là đơn giá bình quân cố định.
Đặc điểm: Trị giá tính được theo phương pháp này không chính xác bằng
phương pháp đích danh, đơn giá tính toán theo phương pháp này che đậy sự biến
động của giá, cuối kỳ mới có số lượng ghi chép hàng hóa xuất kho. Tuy vậy,
việc tính toán theo phương pháp này đơn giản.
Đơn giá bình quân có thể xác định trước mỗi lần xuất kho
Đơn giá bình quân này chỉ thay đổi khi có lô hàng mới nhập vào, người ta
gọi là đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập. Tính theo cách này khắc phục được
nhược điểm của phương pháp tính theo đơn giá bình quân cố định, tuy nhiên,
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
21
Đơn giá
bình quân
cố định
Trị giá mua thực tế HHĐK+Trị giá mua thực tế HHNTK
Số lượng HHĐK+Số lượng HHNTK
Đơn giá bình
quân trước mỗi
lần xuất kho
Trị giá mua thực tế HHTK tại thời điểm XK
Số lượng HH TK tại thời điểm XK
22. Học viện tài chính
việc tính toán phức tạp phù hợp với những doanh nghiệp áp dụng phần mềm kế
toán.
• Phương pháp nhập trước xuất trước:
Điều kiện áp dụng: Phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi
được đơn giá của từng lần nhập kho.
Nội dung: Phương pháp này giả định hàng hóa nào nhập kho trước sẽ
được xuất trước, khi xuất kho hàng hóa thuộc lô nào lấy đơn giá nhập kho của lô
đó để tính. Trị giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những
lần nhập sau cùng.
• Phương pháp nhập sau xuất trước:
Điều kiện áp dụng: Phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi
được đơn giá của từng lần nhập kho.
Nội dung: Phương pháp này giả định hàng hóa nào nhập kho sau sẽ được
xuất trước, khi xuất kho hàng hóa thuộc lô nào lấy đơn giá nhập kho của lô đó để
tính. Trị giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập
đầu tiên. Trong điều kiện giá hàng hóa có xu hướng tăng nếu doanh nghiệp tính
giá hàng hóa xuất kho theo phương pháp nhập sau xuất trước thì trị giá hàng hóa
tồn kho cuối kỳ có thể tính theo đơn giá của những lần nhập trước đó rất lâu.
Chi phí phân bổ cho hàng hóa xuất kho
Được xác định theo tiêu thức phù hợp, thông thường là giá mua của HH
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
22
23. Học viện tài chính
1.2.4.2 Kế toán giá vốn hàng bán
Chứng từ sử dụng
- Các hóa đơn mua hàng
- Bảng kế các cước phí liên quan
Tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán sử dụng TK 632- Giá vốn hàng bán
Trình tự kế toán giá vốn hàng bán
Doanh nghiệp kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên:
TK154,331 TK632 TK911
DN tự vận chuyển
CK
TK157 kết chuyển
gửi bán
K/c khi xđ
tiêu thụ
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
23
Chi phí mua
phân bổ cho
hàng hóa TK
=
a
Chi phía mua hàng
ĐK
+
CP mua phát
sinh trong kỳ
Trị giá mua thực tế
hàng hóa ĐK
+
Trị giá mua
thực tế hàng
nhập trong kỳ
×
Trị giá
mua thực
tế hàng
XK trong
kỳ
24. Học viện tài chính
Doanh nghiệp kế toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ:
TK157 TK632 TK157
k/c trị giá gửi bán
k/c trị giá gửi
bán
chưa xđ DT ĐK chưa xđ DT CK
TK631 TK911
giá thành khối lượng CK kết chuyển
dịch vụ đã xđ DT trong kì
1.2.5 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
1.2.5.1 Chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong
quá trình bán hàng của doanh nghiệp. Theo quy định hiện hành chi phí bán hàng
của doanh nghiệp được phân thành các loại sau:
- Chi phí nhân viên bán hàng: Là các khoản tiền lương, phụ cấp phải trả
cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói bảo quản, vận chuyển sản phẩm,
hàng hóa…Và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lương theo quy
định.
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
24
25. Học viện tài chính
- Chi phí vật liệu, bao bì: Các chi phí về vật liệu, bao bì dùng để bao gói
sản phẩm, hàng hóa, chi phí vật liệu dùng cho bảo quản bốc vác, nhiên liệu dùng
cho vận chuyển sản phẩm hàng hóa trong tiêu thụ…
- Chi phí dụng cụ đồ dùng: Chi phí về công cụ, dụng cụ, đồ dùng đo
lường, tính toán, làm việc…trong khâu tiêu thụ hàng hóa.
- Chi phí khấu hoa TSCĐ: Chi phí khấu hao của các TSCĐ dùng trong
khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ như nhà kho, cửa hàng, phương tiện
bốc dỡ vận chuyển…
- Chi phí bảo hàng sản phẩm, hàng hóa: Các khoản chi bỏ ra để sửa chữa,
bảo hành sản phẩm hàng hóa trong thời gian quy định về bảo hành như tiền
lương, vật liệu…
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Như chi phí thuê TSCĐ, thuê kho bãi, thuê
bốc vác vận chuyển, hoa hồng cho các đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận ủy thác
xuất khẩu…
- Chi phí bằng tiền khác: Các chi phí phát sinh trong khâu tiêu thụ sản
phẩm, hàng hóa, dịch vụ ngoài các chi phí đã kể trên như chi tiếp khách, chi hội
nghị bán hàng, chi giới thiệu sản phẩm, hàng hóa, chi quảng cáo tiếp thị…
1.2.5.2 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí doanh nghiệp là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản
lý hành chính và chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của cả doanh
nghiệp. Theo quy định hiện hành, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:
- Chi phí nhân viên quản lý
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
25
26. Học viện tài chính
- Chi phí vật liệu quản lý
- Chi phí đồ dùng văn phòng
- Chi phí khấu hao TSCĐ
- Thuế, phí và lệ phí: Các khoản thuế như thuế nhà đất, thuế môn bài…và
các khoản phí, lệ phí giao thông, cầu phà…
- Chi phí dự phòng: Các khoản trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự
phòng phải thu khó đòi.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Các khoản chi về dịch vụ mua ngoài, thuê
ngoài như tiền điện, nước, thuê sửa chữa TSCĐ dùng chung của doanh nghiệp.
- Chi phí bằng tiền khác: Các khoản chi khác bằng tiền ngoài các khoản đã
kể trên như chi hội nghị, tiếp khách, chi công tác phí, chi đào tạo cán bộ, trả lãi
tiền vay cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
1.2.5.3 Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho
hàng bán ra
Do CPBH và CPQLDN là chi phí chung có liên quan đến nhiều đối tượng
vì vậy để đảm bảo phản ánh trung thực trị giá vốn của hàng xuất bán cũng như
xác định chính xác kết quả bán hàng cho từng loại hàng, từng nghiệp vụ kinh
doanh thì cần phải tiến hành phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ và hàng xuất bán
trong kỳ, sau đó lấy số chi phí phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ để phân bổ
cho từng đối tượng theo tiêu thức hợp lý. Hiện nay, các tiêu thức thường dùng để
phân bổ CPBH, CPQLDN gồm có: Doanh thu thuần, trị giá vốn hàng xuất bán…
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
26
27. Học viện tài chính
Việc phân bổ 2 loại chi phí trên cho hàng tồn kho cuối kỳ theo trị giá vốn
của hàng xuất bán được tính theo công thức sau:
Số chi phí phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ sẽ được để lại chờ phân bổ
cho kỳ sau. Chi phí phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ được tính như sau:
Số chi phí phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ được hạch toán vào trị giá
vốn hàng xuất bán trong kỳ để xác định kết quả bán hàng. Để tính toán phân bổ
chi phí cho từng loại hàng bán ra trong kỳ, có thể sử dụng công thức sau đây:
1.2.5.4 Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
27
Chi phí
phân bổ
cho hàng
tồn kho CK
=
Chi phí phân bổ cho
hàng tồn đầu kỳ +
Chi phí phát sinh
trong kỳ
Trị giá hàng tồn
đầu kỳ
+
Trị giá hàng xuất
trong kỳ
×
Trị giá
hàng tồn
kho CK
Chi phí phân bổ
cho hàng xuất bán =
Chi phí phân bổ
cho hàng tồn
ĐK
+
Chi phí phát
sinh trong kỳ -
Chi phí phân
bổ cho hàng
tồn CK
Chi phí phân bổ
cho loại hàng X =
Trị giá vốn hàng X xuất bán
Tổng trị giá vốn hàng xuất bán
trong kỳ
×
Tổng chi phí
phân bổ cho
hàng bán ra
trong kỳ
28. Học viện tài chính
1.2.5.4.1 Hạch toán chi phí bán hàng
Chứng từ sử dụng
- Các hóa đơn mua hàng
- Phiếu chi
- Bảng chấm công …
Tài khoản kế toán sử dụng
TK 641“Chi phí bán hàng”. TK này có 7 TK cấp 2:
TK 6411: Chi phí nhân viên
TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì
TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng
TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 6415: Chi phí bảo hành
TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 6418: Chi phí bằng tiền khác.
Trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yêu
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
28
29. Học viện tài chính
TK334,338 TK641 TK152,111
chi phí nhân viên các khoản giảm trừ
TK152,153 (611) TK911
chi phí vật liệu kết chuyển CPBH
công cụ
TK142,242,335
chi phí phân bổ dần
chi phí trích trước
Tk214 TK352
chi phí KHTSCĐ hoàn nhập DP
PT về CP bảo hành
Tk512 sản phẩm, hàng hóa
TP, HH-DV tiêu dùng
nội bộ
TK133
TK111,112,141
CP dịch vụ mua ngoài
CP bằng tiền khác
TK133
1.2.5.4.2 Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”: Dùng để tập
hợp và kết chuyển các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí
khác liên quan đến hoạt động chung của cả DN. TK 642 có 8 TK cấp 2:
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
29
30. Học viện tài chính
TK 6421 “Chi phí nhân viên quản lý”
TK 6422 “Chi phí vật liệu quản lý”.
TK 6423 “Chi phí đồ dùng văn phòng”
TK 6424 “Chi phí khấu hao TSCĐ”
TK 6425 “Thuế, phí và lệ phí ”
TK 6426 “Chi phí dự phòng”
TK 6427 “Chi phí dịch vụ mua ngoài ”
TK 6428 “Chi phí bằng tiền khác”
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
30
31. Học viện tài chính
Trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yếu
TK334,338 TK642 TK111,112
CP nhân viên quản lý các khoản giảm trừ
TK152(611) TK911
CP vật liệu quản lý kết chuyển CP
TK153(611),142,242
CP công cụ quản lý
TK214
CP KHTSCĐ
TK3338,3337,111
thuế môn bài, tiền
thuê đất
TK139
trích dự phòng
nợ phải thu khó đòi
TK111,112,336
phải nộp cấp trên để
hình thành quỹ QL
cấp trên
TK111,112,331
CP khác
1.2.6 Kế toán xác định kết quả bán hàng
Kết quả bán hàng là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng thuần với giá
vốn hàng xuất bán, CPBH và CPQLDN phân bổ cho hàng bán ra. Trong đó,
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
31
32. Học viện tài chính
doanh thu bán hàng thuần là tổng doanh thu bán hàng sau khi đã loại trừ các
khoản giảm trừ doanh thu. Kết quả bán hàng của doanh nghiệp được xác định
theo công thức sau:
Tài khoản kế toán sử dụng:
- TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”: Phản ánh, xác định kết quả hoạt
động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong kỳ hạch
toán. Tài khoản này không có số dư cuối kỳ.
- TK 421 “Lợi nhuận chưa phân phối”: Phản ánh kết quả kinh doanh lãi lỗ
và tình hình phân phối kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
TK 421 có 2 tài khoản cấp 2:
TK 4211 “Lợi nhuận chưa phân phối năm trước”: Phản ánh kết quả kinh
doanh, tình hình phân phối và số lãi chưa phân phối thuộc năm trước.
TK 4212 “Lợi nhuận chưa phân phối năm nay”: Phản ánh kết quả kinh
doanh, tình hình phân phối và số lãi chưa phân phối năm nay.
Trình tự kế toán xác định kết quả bán hàng
TK632 TK911 TK511,512
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
32
Kết quả
bán
hàng
=
Doanh thu
bán hàng -
Các khoản
giảm trừ
doanh thu
-
Trị giá
vốn hàng
xuất bán -
CPBH và
CPQLDN
phân bổ cho
hàng xuất bán
33. Học viện tài chính
(1) (3)
TK641,642 TK4212
(2) (5)
(4)
(1)Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định KQKD.
(2)Cuối kỳ kết chuyển CPBH và CPQLDN để xác định KQKD.
(3)Cuối kỳ kết chuyển DTBH, CCDV để xác định KQKD.
(4) Kết chuyển số lãi từ HĐKD.
(5) Kết chuyển số lỗ từ HĐKD.
1.3 Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều
kiện áp dụng phần mềm kế toán
Tổ chức kế toán ban hang và xác định kết quả ban hang trong điều kiện áp
dụng kế toán máy có chức năng, nhiệm vụ sau:
- Nhập liệu đầy đủ, chính xác số lượng bán ra.
- Xác định, lập và cài đặt được công thức tính trị giá vốn hàng bán, xây
dựng tiêu thức phẩn bổ Chi phí báng hàng(CPBH), Chi phí quản lý doanh
nghiệp (CPQLDN) hợp lý để xác định đúng KQBH.
- Thao tác theo đúng sự chỉ dẫn của phần mềm kế toán để cung cấp thông
tin chính xác, trung thực.
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
33
34. Học viện tài chính
- Căn cứ yêu cầu của doanh nghiệp, người sử dụng khai báo những yêu
cầu cần thiết với máy để in ra những báo cáo cho các nhà quản lý.
Trình tự xử lý thông tin:
Các chứng từ gốc được cập nhật vào máy thông qua thiết bị nhập và được
lưu giữ trên thiết bị nhớ dưới dạng tệp tin dữ liệu chi tiết, từ các tệp chi tiết được
chuyển vào các tệp sổ cái để hệ thống hoá nghiệp vụ kế toán doanh thu và xác
định kết quả kinh doanh theo từng đối tượng quản lý. Định kỳ sổ cái sẽ được xử
lý để lập báo cáo kế toán. Trình tự xử lý thông tin của máy có thể khái quát theo
sơ đồ sau:
CHƯƠNG 2
THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ
BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT
HỢP PHÁT
2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty CPTM&SX Hợp Phát
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
34
- Nhập các
chứng từ liên
quan đến giá
vốn hàng bán,
CPBH,
CPQLDN
- Doanh thu và
cỏc khoản giảm
trừ doanh thu
- Chi phí và thu
nhập khác
Khai
báo yêu
cầu
thông
tin đầu
ra cho
máy
tính
Máy vi
tính xử
lý
thông
tin đưa
ra sản
phẩm
Thông tin
đầu ra:
-Các sổ kế
toán chi tiết,
tổng hợp
- Báo cáo kế
toán doanh
thu, kết quả
- Báo cáo kết
quả kinh
doanh
35. Học viện tài chính
Công Ty Cổ Phần Thương Mại Và Sản Xuất Hợp Phát là đơn vị chuyên tư
vấn, thiết kế, cung cấp và bảo trì trong lĩnh vực Điều hòa không khí dân dụng và
chuyên dụng theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp công ty cổ phần số
0101373921 đăng ký lần đầu ngày 15 tháng 05 năm 2003, đăng ký thay đổi lần 7
ngày 20 tháng 01 năm 2012.
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT
HỢP PHÁT
Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: HOP PHAT PRODUCTION
AND TRADING JOINT STOCK COMPANY.
Tên công ty viết tắt: HOP PHAT T&p.,JSC
Trụ sở chính: Số 2 Chương Dương Độ - Hoàn Kiếm - Hà Nội.
E_mail : hopphat@gmail.com Website: www.hopphat.com
Mã số thuế: 0101373921
Tiền thân của Hợp Phát là tập đoàn Fintec thành lập năm 1995. Năm 2003,
Hợp Phát tách riêng thành công ty độc lập, phát triển các ngành nghề kinh doanh
mới, trọng điểm đầu tư phát triển lĩnh vực cung cấp giải pháp và phân phối điều
hòa không khí tại Việt Nam.Sau gần 10 năm thành lập và phát triển, Hợp Phát
vinh dự được các hãng điều hòa lớn tại Việt Nam trao tặng chứng nhận Đại lý
xuất sắc như Daikin, Mitsubishi, General và trở thành đối tác phân phối của các
thương hiệu điều hòa: Panasonic, LG, Fujitsu, Carrier, Toshiba, Hitachi, Midea,
Reetech, Samsung, Sanyo…
Tháng 8/2008: Hợp Phát phối hợp cùng Công ty TNHH SX-TM&DV Mê
Linh (đơn vị nhập khẩu thương hiệu điều hòa Fujitsu-General) tung ra sản phẩm
Điều hòa General Inverter Multi lần đầu tiên xuất hiện tại Việt Nam
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
35
36. Học viện tài chính
Tháng 11/2008: Hợp Phát xây dựng Daikin ProfessionalShop về điều hòa
không khí đầu tiên tại Việt Nam tại địa chỉ 165 Nguyễn Lương Bằng, Hà Nội,
cung cấp dịch vụ toàn diện và hoàn hảo tới người mua điều hòa
Tháng 4/2009: Website thương mại điện tử lớn nhất và chi tiết nhất về
điều hòa không khí được Hợp Phát đưa ra thị trường phục vụ khách hàng tại địa
chỉ www.hopphat.com
Tháng 6/2010: Hợp Phát xây dựng Showroom điều hòa không khí thứ hai
tại địa chỉ 19 Tây Sơn, Hà Nội chuyên về nhóm sản phẩm General - Fujitsu
Năm 2011, 2012: Đạt danh hiệu đại lý DAIKIN xuất sắc nhất
Đầu năm 2013: Hợp Phát mở thêm nhiều showroom và hợp tác nhiều đại
lý, chi nhánh phân phối hàng.
2.1.2 Chiến lược phát triển của Công ty
Hợp Phát phấn đấu trở thành Công ty kỹ thuật điều hòa không khí chuyên
nghiệp nhất tại Việt Nam, cung cấp giải pháp toàn diện về hệ thống điều hòa
không khí cho mọi dạng công trình, đáp ứng mọi dạng yêu cầu của khách hàng.
Hợp Phát sẽ góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của người dân Việt Nam.
Ngoài ra, Hợp Phát luôn cố gắng xây dựng một môi trường làm việc năng động,
chuyên nghiệp, lành mạnh. Tầm nhìn của Hợp Phát luôn mở rộng, tìm kiếm
những nhà cung cấp, phân phối hàng hóa hiệu quả.
2.1.3. Lĩnh vực kinh doanh và đối tượng khách hàng chủ yếu Công ty
Công Ty Cổ Phần Thương Mại Và Sản Xuất Hợp Phát là đơn vị chuyên tư
vấn, thiết kế, cung cấp và bảo trì trong lĩnh vực điều hòa không khí dân dụng và
chuyên dụng. Công ty chú trọng các giải pháp điều hòa không khí cho các hạng
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
36
37. Học viện tài chính
mục như: các trạm BTS, trung tâm truyền dẫn phát sóng, các tòa nhà cao tầng,
văn phòng, nhà máy, bệnh viện, trường học, các cơ quan nhà nước, ngân hàng và
các tổ chức kinh tế khác trong cả nước cùng với các dịch vụ chất lượng cao. Các
thiết bị do Công Ty Cổ Phần Thương Mại Và Sản Xuất Hợp Phát cung cấp được
sản xuất theo tiêu chuẩn về thiết bị điều hòa nhiệt độ trên thế giới nói chung và
tại Việt Nam nói riêng. Đáp ứng được nhu cầu của các cơ quan, đơn vị, gia đình,
phù hợp với điều kiện và môi trường Việt Nam. Đặc biệt, Công ty có thể tư vấn,
thiết kế theo yêu cầu cụ thể của khách hàng.
Công ty Hợp Phát là đơn vị đại diện được uỷ quyền và là đại lý phân phối
tại Việt Nam về thiết bị điều hòa không khí của nhiều hãng như Daikin, General,
Mitsubishi, ... Có thể nói Công ty là đơn vị tiên phong trong cung cấp thiết bị và
giải pháp công nghệ trong lĩnh vực điều hòa.
Đối tượng phục vụ của công ty thuộc:
- Khối hành chính sự nghiệp, các bộ ban ngành.
- Các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp và dạy nghề.
- Các trường phổ thông cơ sở, phổ thông trung học.
- Các tổng công ty xây dựng dân dụng và công nghiệp.
- Các nhà máy, công ty sản xuất, chế biến công nghiệp.
- Các khách sạn, bệnh viện, nhà hàng, tòa nhà, biệt thự, gia đình…
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
37
38. Học viện tài chính
Suốt 5 năm không ngừng phát triển, Hợp Phát đã hoàn thành rất nhiều
công trình, trong đó tiêu biểu là lắp toàn bộ hệ thống điều hòa của 5 công trình
lớn: Toàn nhà hiệu bộ FPT, Chung cư Packexim, nhà máy Uniden Việt Nam,
Nhà máy Harajuku, Khu kí túc xá của công ty TNHH Công nghiệp Brother VN.
2.1.4. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty CP Sản
xuất & Xuất nhập khẩu Dệt may
Công ty Cổ phần Thương mại và Sản xuất Hợp Phát thành lập từ năm 2003,
dưới sự lãnh đạo của Giám đốc Bùi Vũ Hiệp. Bộ máy quản lý của Công ty được
tổ chức theo sơ đồ sau:
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
38
39. Học viện tài chính
Hội đồng quản trị của Công ty gồm Ông Nguyễn Tuấn Anh, Đỗ Mạnh
Hùng, Hoàng Mỹ Anh, Đỗ Hồng Minh, Bùi Vũ Hiệp. Trong đó, ông Bùi Vũ
Hiệp là người đại diện theo pháp luật của công ty.
Giám đốc công ty: Là người điều hành cao nhất trong công ty và là người
chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, quyết định quản
lý điều hành sản xuất của toàn công ty. Giám đốc Công ty có quyền ký kết các
hợp đồng kinh tế, quan hệ giao dịch với các cơ quan liên quan.
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
39
40. Học viện tài chính
Phòng Marketing: Có nhiệm vụ khảo sát thị trường, thực hiện các chương
trình quản bá thương hiệu, sản phẩm. Phòng marketing phụ trách nghiên cứu thị
trường, thị hiếu của khách hàng, xu thế tiêu dùng của khách hàng, dự báo doanh
thu cũng như biến động thị trường trong tương lai.
Phòng Kế Toán: Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài
chính kế toán theo đúng qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên
tắc kế toán. Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế mỗi niên độ.
Phòng Hành Chính-Nhân Sự: Có chức năng quản lý và theo dõi tình hình
nhân sự của Công ty, bố trí lao động hợp lý, tổ chức các chương trình tuyển dụng
nhân sự hay chương trình đào tạo đội ngũ, nâng cao trình độ tay nghề của công
nhân viên. Ngoài ra, phòng còn đưa ra các kiến nghị, đề án mới về công tác quản
lý của công ty sao cho phù hợp và hiệu quả.
Phòng Nghiên cứu và Phát triển: Thực hiện các dự án nghiên cứu những
sản phẩm chuyên dụng, tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm năng. Xây dựng và tổ
chức thực hiện kế hoạch quản lý tài chính, chủ động khai thác nguồn vốn đảm
bảo đủ vốn cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, kiểm tra giám sát hoạt động của
đồng vốn để việc đầu tư có hiệu quả và chi tiêu đúng mục đích.
Phòng Kỹ Thuật: Đảm nhiệm xử lý những vấn đề về kỹ thuật chung của
máy móc, kiểm tra chất lượng sản phẩm khi nhập kho cũng như trong quá trình
lưu kho.
Bộ phận Kinh Doanh: gồm đội ngũ nhân viên kinh doanh trẻ, năng động,
có nhiệm vụ chính là tư vấn những sản phẩm phù hợp với nhu cầu và điều kiện
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
40
41. Học viện tài chính
tài chính của khách hàng. Ngoài ra, cũng là người trực tiếp thực hiện công việc
bán hàng khi hợp đồng được ký kết.
Bộ phận Thiết kế: Gồm nhiều kỹ sư dày dặn kinh nghiệm, chuyên thiết kế
các dự án lắp đặt sao cho hiệu quả, phù hợp với các công trình.
Bộ phận Thi Công: Trực tiếp lắp đặt sản phẩm cho khách hàng. Bộ phận
này gồm nhiều đội, tổ, với đội ngũ nhân viên đông đảo, luôn đáp ứng kịp thời,
nhanh chóng yêu cầu khách hàng.
Bộ phận Bảo hành, Bảo trì: Thực hiện các chương trình bảo hành, bảo trì
khi có yêu cầu từ khách hàng. Trực tiếp đến sửa, bảo dưỡng sản phẩm tại địa chỉ
khách hàng. Bộ phận bảo hành, bảo trì gồm nhiều nhân viên có chuyên môn
trình độ cao. Công ty cũng cung cấp các dịch vụ xử lý kỹ thuật cho các sản phẩm
máy điều hòa không phải do công ty lắp đặt.
2.2. Tổ chức công tác kế toán ở Công Ty Cổ Phần Thương Mại Và Sản
Xuất Hợp Phát
2.2.1 Tổ chức công tác kế toán
• Tổ chức bộ máy kế toán
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
41
42. Học viện tài chính
Mô hình tổ chức công tác kế toán của Công ty là mô hình tổ chức kế toán
nửa tập trung, nửa phân tán. Mô hình này tạo điều kiện thuận lợi, phù hợp với
tính chất hoạt động kinh doanh của Công ty. Bộ máy kế toán Công ty gồm:
- Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổ chức kế toán tổng
hợp, lập báo cáo theo yêu cầu của Công ty, thuế, ngân hàng…, phân tích kết quả
hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu kế toán, tổ chức
tổng hợp và chi tiết nguồn vốn kinh doanh, các quỹ của Công ty, quản lý, bao
quát, điều hành chung toàn bộ công việc phòng kế toán. Ngoài ra, kế toán còn có
trách nhiệm chung về toàn bộ công tác kế toán trong Công ty, tổ chức kiểm tra
việc thực hiện đúng chế độ kế toán, vận dụng sáng tạo hình thức và phương pháp
kế toán phù hợp với điều kiện và đặc điểm hoạt động sản xuất của Công ty.
- Kế toán thanh toán: Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến công nợ của
Công ty.
- Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Khi có chứng từ xin thu, chi tiền
mặt, kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ nếu hợp lệ thì viết phiếu thu, chi. Cuối
tháng, kế toán tiến hành lập báo cáo và nộp cho kế toán tổng hợp. Hàng tháng,
kế toán phải lập kế hoạch chi tiêu bằng tiền gửi ngân hàng và vay vốn tín dụng
của Ngân hàng.
- Kế toán TSCĐ và Chi phí: Kế toán theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ
của Công ty trên các TK 211, 241, 411… cuối tháng lập Bảng phân bổ khấu hao
TSCĐ. Ngoài ra, kế toán tập hợp chi phí liên quan, cuối kỳ kết chuyển sang TK
911.
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
42
44. Học viện tài chính
2.2.2. Chính sách kế toán
Công ty Cổ Phần Thương Mại Và Sản Xuất Hợp Phát hiện đang áp dụng
chế độ kế toán công ty theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban
hành ngày 20/3/2006, áp dụng các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thông tư
phòng hành kèm theo hướng dẫn việc thực hiện các chuẩn mực, quyết định đó.
Cụ thể như sau:
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Nguyên tắc ghi nhận Hàng tồn kho: ghi nhận theo trị giá gốc.
Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định theo nguyên giá
Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định áp dụng phương pháp khấu hao
theo đường thẳng.
Nguyên tắc ghi nhận doanh thu : Theo chuẩn mực kế toán số 14
Công ty tính và nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
44
45. Học viện tài chính
Niên độ kế toán là 1 năm từ 01/01 đến 31/12 năm dương lịch
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong Công ty là Việt Nam đồng
Hình thức sổ kế toán mà Công ty áp dụng : Chứng từ ghi sổ
Hệ thống tài khoản: Kế toán tại Công ty sử dụng khoảng 40 tài khoản cấp
1 trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp do Nhà nước ban hành, đồng
thởi, mở thêm nhiều tài khoản chi tiết cho tài khoản cấp 1 để phù hợp với yêu
cầu của Công ty.
Ghi chú:
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
Chứng từ kế
toán
Ghi sổ chi
tiết
Sổ quỹ hằng ngày
Tổng hợp chi tiết
Sổ đăng ký
CT - GS
Sổ cái
Báo cáo kế toán
Lập CT - GS
Bảng cân
đối phát
sinh
45
46. Học viện tài chính
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
: Kiểm tra, đối chiếu
2.2.3. Giới thiệu phần mềm kế toán MISA
Công ty hiện đang sử dụng phần mềm kế toán MISA. Được thành lập từ
năm 1994, MISA là một trong những thương hiệu mạnh nhất về giải pháp phần
mềm trong quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam. Ưu điểm của các dòng sản phẩm
phần mềm MISA là đơn giản, dễ sử dụng, hình ảnh giao diện thân thiện.
Trong hệ thống quản trị có nhiều chương trình, mỗi chương trình đều có
mật khẩu theo “quản lý người dùng”, vì thế, để vào được chương trình, người
dùng phải nhập mật khẩu đúng mới sử dụng được phần mềm.
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
46
47. Học viện tài chính
Sau khi vào mật khẩu, kế toán có thể làm việc với phần mềm. Màn hình
làm việc của MISA như sau:
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
47
48. Học viện tài chính
2.3. Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán
hàng tại Công Ty Cổ Phần Thương Mại Và Sản Xuất Hợp Phát
2.3.1. Đặc điểm hàng hóa và yêu cầu quản lý hàng hóa của Công ty
Về hàng hóa: Công Ty cung cấp hàng trăm mẫu điều hòa ra thị trường, từ
điều hòa dân dụng đến chuyên dụng. Hàng hóa của Hợp Phát đều là hàng hóa
chính hãng của các hãng điều hòa nổi tiếng trên thế giới như Daikin, General,
Mitsubishi… Cụ thể, về điều hòa thông thường hàng hóa bao gồm: điều hòa treo
tường, điều hòa nối ống gió, điều hòa áp trần/đặt sàn, điều hòa tủ đặt sàn, điều
hòa cassette…Ngoài ra, còn có các loại điều hòa thương mại, điều hòa trung tâm,
điều hòa một dàn nóng nhiều dàn lạnh… mỗi loại có hàng trăm mẫu khác nhau
của hãng với công suất thiết kế đa dạng.
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
48
49. Học viện tài chính
Về yêu cầu quản lý hàng hóa: Hàng hóa của Công Ty là những mặt hàng
có giá trị khá lớn, cần quản lý chi tiết hàng hóa cả về chủng loại, số lượng và
hiện trạng. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất, thủ kho ghi “thẻ kho” tương ứng với
từng danh điểm hàng hóa. Kế toán hàng hóa nhập chứng từ vào máy tính. Phần
mềm sẽ tự động cập nhật vào “ sổ, thẻ kế toán chi tiết” tương ứng. Máy tính sẽ
lập “Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn” theo từng danh điểm cụ thể. Cuối mỗi
tuần, kế toán và thủ kho sẽ đối chiếu sổ sách về số lượng, chủng loại hàng hóa
tồn kho.
2.3.2 Quy trình bán hàng
Công Ty Cổ Phần Thương Mại Và Sản Xuất Hợp Phát đưa hình ảnh các
sản phẩm của mình tới khách hàng qua nhiều kênh thông tin. Khách hàng có thể
tìm hiểu các sản phẩm của Hợp Phát thông qua thông tin sản phẩm trên website
của Công ty. Trên website, các sản phẩm được miêu tả chi tiết về các tính năng
vượt trội, kiểu dáng, giá cả…Ngoài ra, Hợp Phát có hệ thống showroom rộng
khắp, khách hàng cũng có thể trực tiếp đến để trải nghiệm sản phẩm. Các nhân
viên kinh doanh sẽ làm nhiệm vụ tư vấn cho khách hàng (trực tiếp, qua điện
thoại, hoặc qua internet) và giúp khách hàng lực chọn được sản phẩm phù hợp.
Khi khách hàng chấp nhận sản phẩm của Hợp Phát, khách hàng sẽ ký kết
“hợp đồng mua hàng” thông qua nhân viên kinh doanh (nếu số lượng lớn). Trong
hợp đồng sẽ quy định đầy đủ những yếu tố như giá thành (theo giá niêm yết),
hạn thanh toán, phương thức thanh toán…Nhân viên kinh doanh sẽ làm giấy “đề
nghị xuất kho” chuyển sang phòng kế toán. Kế toán viên sẽ lập phiếu xuất kho (2
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
49
50. Học viện tài chính
liên). Cả 2 liên phiếu xuất kho và giấy đề nghị xuất hàng được chuyển cho thủ
kho. Thủ kho sẽ căn cứ vào giấy đề nghị xuất hàng và phiếu xuất kho, xuất hàng
giao hàng cho nhân viên kinh doanh. Nhân viên kinh doanh sẽ ký nhận vào sổ
theo dõi xuất hàng (theo mẫu riêng của Công ty) để xác thực việc mình nhận
hàng. Nhân viên kinh doanh sẽ chuyển hàng đến cho khách hàng và nhận tiền
thanh toán từ khách hàng, xác nhận (chữ ký) của khách hàng vào hóa đơn mua
hàng chuyển về phòng kế toán.
Kế toán sẽ nhận lại 1 liên phiếu xuất kho (có chữ ký của thủ kho), kèm
giấy đề nghị xuất kho, hóa đơn mua hàng (có xác nhận của khách hàng) làm căn
cứ hạch toán vào phần mềm kế toán và lưu hóa đơn, chứng từ.
2.3.3 Phương thức bán hàng
Công Ty Cổ Phần Thương Mại Và Sản xuất Hợp Phát đang áp dụng 2
phương thức bán hàng chính là bán lẻ và bán buôn.
Phương thức bán lẻ, cụ thể là phương thức bán lẻ thu tiền trực tiếp là
phương thức chủ yếu và thường xuyên trong hoạt động bán hàng của Công ty.
Khách hàng đến xem hàng trực tiếp tại showroom và mua hàng. Ngoài ra, khách
hàng còn lựa chọn hàng qua website và đặt hàng qua điện thoại. Nhân viên kinh
doanh căn cứ vào thông tin khách hàng đưa ra, giao hàng và thu tiện tận nơi.
Trong trường hợp này, công ty không lập hợp đồng mua hàng mà chỉ có những
hóa đơn, chứng từ như “đơn đề nghị xuất hàng”, phiếu xuất kho, hóa đơn bán
hàng, phiếu thu.
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
50
51. Học viện tài chính
Phương thức bán buôn: Phòng kinh doanh sẽ tìm kiếm khách hàng lớn,
các doanh nghiệp, các công trình cần cung cấp điều hòa với số lượng lớn để đàm
phán ký kết hợp đồng.
2.3.4 Phương thức thanh toán
Công ty áp dụng 2 phương pháp thanh toán chủ yếu: thanh toán trực tiếp
bằng tiền mặt và chuyển khoản.
Phương thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt áp dụng cho những giao
dịch giá trị không quá lớn, thường với khách hàng cá nhân, nhỏ lẻ.
Phương thức thanh toán bằng chuyển khoản thường áp dụng trong những
giao dịch có trị giá lớn, khách hàng thường là những doanh nghiệp, chủ công
trình… Công ty có những chính sách như chiết khấu thanh toán, chiết khấu
thương mại để khuyến khích các doanh nghiệp mua hàng với số lượng lớn, thanh
toán đúng hạn.
2.3.5 Cách thức khai báo đối tượng cần quản lý liên quan đên quá trình
bán hàng và xác định kết quả trên phần mềm kế toán
Công Ty Cổ Phần Thương Mại Và Sản Xuất Hợp Phát sử dụng phần mềm
kế toán nên các đối tượng liên quan như các loại hàng hóa, khách hàng, tài khoản
sử dụng, hệ thống sổ và báo cáo cần được tổ chức xây dựng, mã hoá, khai báo
một cách khoa học, rõ ràng. Việc xây dựng các danh mục được thực hiện vào
thời điểm Công ty bắt đầu sử dụng phần mềm kế toán. Và trong quá trình bán
hàng và xác định kết quả bán hàng, các danh mục sẽ được mở rộng thêm cho phù
hợp với quy mô hoạt động của Công ty. Phần mềm kế toán sẽ làm việc với các
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
51
52. Học viện tài chính
đối tượng cần quản lý trên cơ sở những thông tin đã được mã hoá, do vậy gia
tăng tốc độ xử lý thông tin. Ở trên ta đã đề cập danh mục thành phẩm nên ở phần
này ta chỉ đề cập các danh mục có liên quan khác như: danh mục hàng hoá, đanh
mục kho hàng, danh mục khách hàng, danh mục tài khoản…
Đối với danh mục khách hàng, chương trình đã thiết lập danh mục khách
hàng có sẵn, Công ty chỉ cần nhập thông tin vào phần mềm. Danh mục này dùng
để quản lý khách hàng và các đối tượng công nợ phải thu, phải trả về tên đối
tượng, địa chỉ, điện thoại… và đặc biệt là về mã đối tượng. Mã đối tượng được
đặt mang tính chất gợi nhớ, bao gồm chữ cái và chữ số.
Cụ thể, từ màn hình làm việc của phần mềm, kế toán chọn Danh
mục/Khách hàng, Nhà cung cấp/Thêm/ Khách hàng. Màn hình giao diện như sau
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
52
53. Học viện tài chính
`Sau khi tích vào “Khách hàng”, kế toán nhập những thông tin cần thiết về
Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Mã số thuế, Email, Diễn giải…
Sau khi khai những thông tin cần thiết, nhấp “Cất” để lưu khách hàng. Mã
khách hàng sẽ được lưu, ta có danh sách khách hàng như sau
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
53
54. Học viện tài chính
Đối với danh mục hàng hoá, danh mục kho hàng… cũng được khai báo
hoàn toàn tương tự.
Danh mục tài khoản
Hiện nay, Nhà máy sử dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo
quyết định 15/2006/QĐ - BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Danh mục tài khoản
được xây dựng ngay khi cài đặt phần mềm kế toán và do người lập trình thực
hiện. Trong quá trình sử dụng phần mềm, kế toán có thể mở thêm các tài khoản
chi tiết để phục vụ công tác hạch toán. Việc xây dựng và bổ sung tài khoản vào
danh mục được thực hiện như đối với danh mục khách hàng.
Hệ thống sổ và báo cáo liên quan
Công ty mở hệ thống sổ sách và lập đầy đủ các báo cáo kế toán theo quy
định của Chế độ kế toán hiện hành.
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
54
55. Học viện tài chính
• Hệ thống sổ kế toán:
- Sổ cái theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
- Các sổ, thẻ chi tiết mở theo yêu cầu quản lý.
• Hệ thống các báo cáo tài chính:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính.
2.4 Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công Ty Cổ
Phần Thương Mại Và Sản Xuất Hợp Phát
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
55
56. Học viện tài chính
2.4.1 Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu
2.4.1.1 Kế toán doanh thu
Chứng từ kế toán sử dụng chủ yếu trong kế toán doanh thu bán hàng
- Hóa đơn GTGT.
- Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, bản sao
kê của ngân hàng….
- Chứng từ kế toán liên quan khác như : phiếu nhập kho, giấy đề nghị xuất
hàng, phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại…….
Tổ chức tài khoản kế toán:
Tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán doanh thu bán hàng là : TK 511 –
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Ngoài ra còn sử dụng các TK như
TK111,112,131,…
TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, tài khoản này được
mở chi tiết các tài khoản để đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty như TK5111TS
: Doanh thu bán hàng hóa tại showroom Tây Sơn, TK51111HĐ: Doanh thu bán
hàng hóa tại showroom Hà Đông….
Tại công ty, mọi trường hợp xuất kho được xác định là tiêu thụ và ghi
nhận doanh thu bán hàng khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
Khi phản ánh doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng TK 131 “Phải thu của khách
hàng" làm TK trung gian nên TK đối ứng của TK 511 “Doanh thu bán hàng và
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
56
57. Học viện tài chính
cung cấp dịch vụ" luôn là TK 131 “Phải thu của khách hàng" cho dù khách hàng
đã thanh toán ngay tại thời điểm mua hay chỉ mới chấp nhận thanh toán.
Công ty là đơn vị kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ,
toàn bộ hàng hóa của công ty đều thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Vì vậy,
doanh thu bán hàng của công ty chính là toàn bộ số tiền bán hàng không bao
gồm thuế GTGT.
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp
lý, hợp pháp của chứng từ bán hàng sau đó nhập dữ liệu vào máy vi tính.
Quy trình xử lý nghiệp vụ:
Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hóa đơn bán hàng
Công ty đang sử dụng là hóa đơn GTGT mẫu 01-GTKT-3LL. Hóa đơn được
phòng kế toán lập làm 3 liên:
Liên 1: Để lưu
Liên 2: Giao cho khách hàng
Liên 3: Giao cho nhân viên kinh doanh để nhân viên giao hàng, thu tiền
Khi có khách hàng mua hàng của Công ty, nhân viên kinh doanh sẽ lập
“giấy đề nghị xuất hàng” chuyển đến phòng kế toán. “Giấy đề nghị xuất hàng”
được lập theo mẫu riêng của Công ty. Mẫu “Giấy đề nghị xuất hàng như sau”
Ví dụ: Ngày 08/01/2013 Công ty xuất bán 1 máy điều hòa General AR
25U cho công ty CP Ngọc Anh với giá thanh toán là 21,300,000đ (đã gồm thuế
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
57
58. Học viện tài chính
GTGT 10%) theo hóa đơn mẫu 01GTKT3/001 số 0000024. Khách hàng thanh
toán ngay bằng tiền mặt.
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT HỢP PHÁT
Địa chỉ: Số 2-Chương Dương Độ-Hoàn Kiếm-Hà Nội
Địa thoại: 04.3932 1018 Fax: 04. 3932 1899
Số tài khoản: 0801100886866-Ngân hàng TMCP Quân Đội
Mã số thuế: 0101373921
GiẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO
Ngày 08 tháng 01 năm 2013
Người đề nghị: Nguyễn Thái Toàn
Phòng/Ban: Phòng kinh doanh
Lý do xuất kho: Xuất bán
STT Tên hàng hóa ĐVT SL Ghi chú
1 Máy ĐH General AR 25U Bộ 1
Người đề nghị
Kế
toán
Thủ
kho
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
58
59. Học viện tài chính
Nhân viên kinh doanh sẽ chuyển “Giấy đề nghị xuất hàng” sang phòng kế
toán. Kế toán sẽ căn cứ vào giấy này, lập “Phiếu xuất kho” thành 2 liên. Mẫu
“Phiếu xuất kho” như sau:
CÔNG TY CỔ PHẦN
THƯƠNG MẠI & SẢN
XUẤT HỢP PHÁT
Mẫu số 02 – VT
(Ban hành theo QĐ số
15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng
BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 08 tháng 01 năm 2013
Số: 242XK
Nợ..........................
Có...........................
- Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Thái Toàn
- Địa chỉ (bộ phận): Phòng kinh doanh
- Lý do xuất kho: Xuất bán
- Xuất tại kho (ngăn lô): Chương Dương Độ
- Địa điểm: 02-Chương Dương Độ-Hoàn Kiếm-HN
STT
Tên, nhãn hiệu quy
cách, phẩm chất vật
tư, dụng cụ sản phẩm,
hàng hóa
Mã
số
Đơn
vị
tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiềnYêu
cầu
Thực
xuất
A B C D 1 2 3 4
1 MĐH General AR
25U
Bộ 01 01 17325000 17325000
Cộng x x x x x 17325000
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
59
60. Học viện tài chính
- Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): Mười bảy triệu ba trăm hai mươi năm ngàn đồng
chẵn
- Số chứng từ gốc kèm
theo: ........................................................................................
Ngày 08 tháng 01 năm 2013
Người lập
phiếu
(Ký, họ tên)
Người nhận
hàng
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(Hoặc bộ phận
có nhu cầu
nhập)
(Ký, họ tên)
Giám đốc
(Ký, họ tên)
Hai liên “Phiếu xuất kho” cùng “Giấy đề nghị xuất hàng” được chuyển
sang cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào nội dung của các chứng từ này, xuất kho
cho nhân viên kinh doanh, vào thẻ kho (cuối mỗi tuần, kế toán và thủ kho sẽ đối
chiếu số lượng hàng hóa xuất-nhập-tồn). Nhân viên kinh doanh ký nhận vào sổ.
Nhân viên kinh doanh giao hàng cho khách hàng. Mẫu hóa đơn bán hàng của
Công ty như sau (mẫu in từ phần mềm MISA)
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
60
61. Học viện tài chính
Kế toán căn cứ phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng nhập liệu vào phần mềm
MISA như sau:
- Từ màn hình cây chức năng, chọn phân hệ “Bán hàng”/ “Bán hàng chưa
thu tiền”.
- Tại dòng “đối tượng”, nhấn mũi tên, chọn đối tượng là “Công ty CP
Ngọc Anh” (nếu đối tượng không có sẵn thì nhấn vào dấu cộng để thêm mới)
- Nhấn “Enter”, khi đó, địa chỉ/mã số thuế sẽ tự động hiện ra vì khách
hàng nằm trong danh mục khách hàng quản lý của Công ty.
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
61
62. Học viện tài chính
- Nhấn “Tab” để di chuyển tới ô người liên hệ, gõ “Chị Thủy phòng hành
chính”
- Nhấn “Tab” tới ô diễn giải, nội dung là “bán hàng”
- Nhấn “Tab” di chuyển tới ô “Mã hàng”, nhấn mũi tên để chọn
“1562081”, ô “Diễn giải” sẽ tự hiện là “Máy ĐH General AR 25U”, máy sẽ tự
động ghi ô “TK kho” là TK 156, ô “TK nợ” là TK 131, ô “TK có” là TK 5111
- Nhấn “Tab” đến ô “ĐVT” ghi là “Bộ”, số lượng là “1”, đơn giá là
“19366363”, nếu có CK thì ghi vào.
- Chọn phần “Thuế,giá vốn” để khai báo “%thuế GTGT” là “10%” máy sẽ
tự động ra tiền thuế là “1936636,3”, tổng tiền thanh toán “21302999”
- Nhấn nút “Cất” để lưu lại hóa đơn vừa nhập. Sau khi nhấn nút “Cất”,dữ
liệu sẽ tự động chuyển đến các sổ kế toán: sổ cái TK 511, sổ chi tiết phải thu
khách hàng, sổ chi tiết bán hàng, bảng tổng hợp thuế GTGT đầu ra, báo cáo bán
hàng.
- Nhấn nút Xem nếu muốn xem lại hóa đơn vừa nhập (hóa đơn đã minh
họa ở trên).
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
62
63. Học viện tài chính
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
63
64. Học viện tài chính
Muốn xem Bảng kê bán hàng ta làm như sau: Vào phân hệ “Báo cáo” =>
Chọn “Bảng kê bán hàng” => Hiện ra bảng chọn như dưới đây, kế toán chọn
“kỳ báo cáo” là tháng 1/2013, sẽ hiện ra là từ “từ ngày 01/01/2013 đến
31/01/2013”, kế toán chọn mã khách hàng. Nhấp “Đồng ý”. Phần mềm cho phép
lập bảng kê bán hàng theo mã khách hàng. Ví dụ chọn mã KH là Công ty CP
Ngọc Anh. Ta sẽ được Bàng kế bán hàng đối với khách hàng là Công ty CP
Ngọc Anh như sau
Để xem sổ sách báo cáo khác, ta thực hiện bước sau: Vào phân hệ “Báo
cáo”, chọn “Sổ kế toán”, chọn “Sổ cái tài khoản”, xuất hiện cửa sổ xem, ta chọn
kỳ báo cáo (tháng 1), chọn loại TK 511, rồi ấn nút “Đồng ý” thì sổ cái TK511 sẽ
hiện ra, muốn in ra giấy ta chỉ cần nhấp vào nút In trên màn hình.
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
64
66. Học viện tài chính
00076
5 BRC1C61
23/01/2013
00076
6
C«ng ty TNHH Đầu tư TMC
Việt Nam M¸y §H Daikin FVY 125 LAVE3 (Lạnh)
1311TM
C 200.202.990
…. …. .... …. ….. ….
31/12/2011 - KÕt chuyÓn 511 sang 911 5111TS->911 911
48.020.979.80
5
31/12/2011 - KÕt chuyÓn 511 sang 911 5111HĐ->911 911
18.644.364.90
0
31/12/2011 - KÕt chuyÓn 511 sang 911 5111CDĐ->911 911
98.473.923.26
4
Tæng ph¸t sinh nî: 2,764,376,938,00
Tæng ph¸t sinh cã: 2,764,376,938,00
Sè d cuèi kú:
Ngµy.... th¸ng.... n¨m....
Ngêi ghi sæ KÕ to¸n trëng Gi¸m ®èc
(Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn, ®ãng dÊu)
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
66
67. Học viện tài chính
2.4.1.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Hàng bán bị trả lại: Hàng trả lại có thể vì lý do hàng bị hỏng, vỡ trong
quá trình vận chuyển, hàng bị lỗi, hàng không đúng chủng loại yêu cầu trong hợp
đồng… Kế toán căn cứ vào hợp đồng mua bán, biên bản kiểm nhận hàng trả lại,
hàng đưa về kho sẽ được giám đốc, phụ trách kho vận, kế toán kho, nhân viên
nhận hàng cùng giám định lại chất lượng, phân loại hàng trước khi nhập trả lại
kho hoặc cho huỷ.
Kế toán lấy thông tin từ các chứng từ, hóa đơn liên quan trên, tiến hành
nhập liệu.
Ví dụ: Ngày 16/01/2013 Công ty TNHH 2-9 Hà Tây trả lại lô hàng mua
ngày 14/01/2013 kèm hóa đơn GTGT số 00057 ngày 14/01, hai máy ĐH Fujitsu
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
67
68. Học viện tài chính
AUY/AOY 18 RCS (2 cục, 2c) với lý do máy bị hỏng do vận chuyển. Kèm theo
biên bản giao nhận ngày 16/01/2013.
- Kế toán vào mục “Bán hàng”/ “Hàng bán bị trả lại”
- Dựa vào thông tin trong các hóa đơn chứng từ, kế toán nhập liệu: “Đối
tượng” nhấn nút mũi tên, chọn “Công ty TNHH 2-9 Hà Tây”, phần địa chỉ, sẽ tự
hiện vì đã có trong danh mục khách hàng.
- Chọn giá nhập kho “Giá xuất bán”
- Chọn chứng từ đã nhập hàng hóa bị trả lại là “00057”
- “Diễn giải” là “Trả lại hàng bán theo HĐ00057”
- Ô “mã hàng” chọn “1562217” , “Diễn giải” trong phần hàng hóa là
“Máy ĐH Fujitsu AUY/AOY 18 RCS (2 cục, 2 c)”, nhập thông tin hàng trả lại từ
hoá đơn nào, ngày tháng đã xuất hoá đơn, số lượng, giá bán…
- Nhấn “Cất” để lưu chứng từ vừa nhập
- máy sẽ tự tính và váo sổ chi tiết TK 531, hàng hóa, giá vốn, doanh thu,
thuế GTGT……..
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
68
69. Học viện tài chính
Các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu thanh toán và chiết khấu
thương mại khi nhập liệu hóa đơn bán hàng, kế toán sẽ khai % chiết khấu, phần
mềm sẽ tự động tính toán, vào các sổ liên quan. Tỉ lệ % chiết khấu thanh toán
của Công ty thường là 1,5% trên tổng giá trị thanh toán.
Để lấy báo cáo về các khoản giảm trừ doanh thu, kế toán vào Báo cáo/Sổ
kế toán/Sổ cái tài khoản. Sau đó chọn kỳ báo cáo (tháng 1), tên tài khoản
(TK521, TK 531, TK532). Chọn “In” để in báo cáo.
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
69
70. Học viện tài chính
CÔNG TY CỔ PHẦN TM&SX HỢP PHÁT
Số 02-Chương Dương Độ-Hoàn Kiếm-Hà Nội
Sæ c¸i tµi kho¶n 531
Tµi kho¶n: 531 – Hàng b¸n bÞ tr¶ l¹i
Tõ ngµy: 01/01/2013 ®Õn ngµy: 31/01/2013
Sè dư ®Çu kú: -
Chøng tõ
DiÔn gi¶i TK ®èi øng
Sè ph¸t sinh
Ngµy Sè Nî Cã
… … … … … …
10/01/2013 0009 Tr¶ l¹i hµng b¸n theo H§00025 1311HT 4.252.550
10/01/2013 00010 Tr¶ l¹i hµng b¸n theo H§00042 1311BH 5,323,532 …
16/01/2013 00011 Tr¶ l¹i hµng b¸n theo H§00057 1311HT 26,598,000
…
31/01/2013 KÕt chuyÓn 531 sang 911 911 48,829,679
Tæng ph¸t sinh nî: 48,829,679
Tæng ph¸t sinh cã: 48,829,679
Sè dư cuèi kú: -
Ngµy.... th¸ng.... n¨m....
Ngêi ghi sæ KÕ to¸n trëng Gi¸m ®èc
(Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn, ®ãng dÊu)
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
70
71. Học viện tài chính
2.4.2 Kế toán giá vốn hàng bán
Về việc xử lý giá vốn: Công ty tính giá trị hàng xuất kho theo phương
pháp đích danh nên khi lập “Hóa đơn bán hàng” phần mềm sẽ tự động lấy giá
mua vào của hàng hóa bán ra làm giá vốn và được phán ánh tự động vào sổ kế
toán liên quan như sổ cái TK 632, sổ chi tiết TK 156,..
Để xem các sổ sách liên quan, ta làm như sau: Vào phân mục “Báo cáo”/
“Sổ kế toán”/ “Sổ cái tài khoản”. Sau đó chọn kỳ báo cáo, và tài khoản hoàn toàn
tương tự như trên.
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
71
72. Học viện tài chính
C¤NG TY CỔ PHẦN TM&SX HỢP PHÁT
Sè 02-Ch¬ng D¬ng §é-Hoµn KiÕm-Hµ Néi
Sæ c¸i tµi kho¶n 156
Tµi kho¶n: 156 - Hµng hãa
Tõ ngµy: 01/01/2013 ®Õn ngµy: 31/01/2013
Sè d ®Çu kú: 26,390,378,982,00
Chøng tõ
Kh¸ch hµng DiÔn gi¶i
TK ®èi
øng
Sè ph¸t sinh
Ngµy Sè Nî Cã
01/01/2011
3
000438
2
C«ng ty TNHH TM và Dịch Vụ XNK Träng
TiÕn
Máy ĐH Daikin FHY 100 BVE5/ RY 100
LUY1+BRC1C61 632 45,869,245
01/01/2013
000438
3 Cty CP SX và TM Tràng An Dàn nóng máy Daikin RXQ 8 PATY18 632 24,095,896
01/01/2013
000438
4 C«ng ty TNHH Thương mại Thiªn Linh Máy ĐH Fujitsu AOAA 32 JAT3 632 64,000,290
01/01/2013
000438
5
C«ng ty CP vËt t thiÕt bÞ ®iÖn l¹nh Th¸i
Hµ Máy điều hoà Funiki 24.000 BTU SPC 24 T 3311TH
332,098,7
83
…….
08/01/2013
000446
0 C«ng ty CP Ngäc Anh M¸y §H General AR 25U 632 19,366,363
08/01/2013 000446 Liên Danh SUMITOMO MITSUI Máy điều hòa Fujitsu ASY/AOY 24 A 3331LTD 198,920.6
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
72
74. Học viện tài chính
Số 02-Chương Dương Độ-Hoàn Kiếm-Hà Nội
Sæ c¸i tµi kho¶n 632
Tài khoản 632 – Gi¸ vốn hàng b¸n
Từ ngày: 01/01/2013 đến ngày: 31/01/2013
Số dư đầu kỳ:
Chøng tõ
Kh¸ch hµng DiÔn gi¶i TK ®/
Sè ph¸t sinh
Ngµy Sè Nî Cã
… … … … … … …
07/01/2013 000411
CHi Nhánh Công ty TNHH Hồng
Quang Tại Hà Nội Máy điều hòa Funiki SPC 18 156 18,090,379
07/01/2013 000412 Công ty Cổ Phần 469 Máy ĐH General ASH 9 R 156 23,900,230
07/01/2013 000413
Doanh Nghiệp Tư Nhân Kim Liên
Hà Nội Máy điều hoà LG: HP-C 246 SLA0 156 232,097,378
… … … … … …
28/01/2013 000589 Công ty TNHH Hà Minh Tuấn Máy ĐH General AUG 25 U 156 54,020,887
28/01/2013 00050090
Công ty CP bảo hiểm AAA- Sở Giao
dịch bảo hiểm AAA Miền Bắc
Máy điều hoà Funiki 24.000 BTU SPC 24 T 156 33,982,678
… … … … … … …
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
74
75. Học viện tài chính
31/01/2013 KÕt chuyÓn 6 32 sang 911 911 1,008,236,390
Tæng ph¸t sinh nî: 1,008,236,390,00
Tæng ph¸t sinh cã: 1,008,236,390,00
Sè dư cuèi kú: -
Ngµy.... th¸ng.... n¨m....
Ngêi ghi sæ
(ký, hä tªn)
KÕ to¸n trëng
(ký, hä tªn)
Gi¸m ®èc
(ký, hä tªn)
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
75
76. Học viện tài chính
2.4.3 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
• Kế toán chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng ở Công Ty Cổ Phần Thương Mại Và Sản Xuất Hợp Phát
bao gồm những khoản chủ yếu sau:
- Chi phí nhân viên bán hàng: Tiền lương trả cho nhân viên bán hàng, các
khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng như: BHYT, BHXH, KPCĐ…
- Chi phí cho việc quảng cáo, chào hàng, giới thiệu sản phẩm
- Chi phí cho cán bộ đi công tác phục vụ bán hàng
- Chi phí hàng hóa xuất dùng cho bán hàng
- Chi phí dụng cụ, đồ dùng như: giấy viết, bút bi, giấy than…
- Các khoản chi phí bán hàng khác.
Các chứng từ sử dụng
- Hoá đơn GTGT của người bán
- Phiếu chi
- Giấy báo Nợ
- Phiếu xuất kho
- Bảng thanh toán lương và các khoản trích theo lương
- Các chứng từ liên quan khác
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
76
77. Học viện tài chính
Tài khoản kế toán sử dụng
Để tập hợp và phản ánh khoản chi phí này, kế toán sử dụng TK 641 “Chi
phí bán hàng”. Tài khoản này được mở chi tiết thành các TK cấp 2, cấp 3. Cụ
thể:
- TK 6411 “Chi phí nhân viên”
- TK 6412 “Chi phí vật liệu, bao bì”
- TK 6413 “Chi phí dụng cụ, đồ dùng”
- TK 6414 “Chi phí khấu hao TSCĐ”
- TK 6415 “Chi phí bảo hành”
- TK 6417 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”
- TK 6418 “Chi phí bằng tiền khác”.
Việc hạch toán các khoản chi phí vào các khoản trên được thực hiện
như sau:
- Đối với các khoản chi phí nhân viên bán hàng: Cuối tháng, căn cứ vào
bảng thanh toán lương do kế toán tiền lương cung cấp, kế toán tổng hợp tiến
hành nhập liệu vào phần mềm để phản ánh tiền lương và các khoản trích theo
lương của bộ phận bán hàng theo định khoản:
Nợ TK 641
Có TK 334
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
77
78. Học viện tài chính
Có TK 3382
Có TK 3383
Có TK 3384
Sau khi lưu phần nhập liệu trên, máy sẽ tự động xử lý và phản ánh số liệu
vào sổ các tài khoản liên quan.
- Đối với khoản chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng:
- Đối với TSCĐ đã được theo dõi trên phân hệ riêng “ tài sản CĐ”. Kế
toán chỉ cần khai báo tài sản cố định một lần duy nhất khi bắt đầu đưa vào kế
toán TSCĐ, máy sẽ tự động tính khấu hao, định khoản
Nợ TK 6414
Có TK 2141
- Đối với khoản chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác:
Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến việc vận chuyển, bốc dỡ
hàng, chi phí thuê bến bãi, chi hoa hồng môi giới, chi phí quảng cáo, giới thiệu
sản phẩm ... nếu thanh toán tiền ngay, kế toán lập phiếu chi và căn cứ vào phiếu
chi tiến hành nhập liệu cho phiếu chi tiền mặt theo định khoản sau:
Nợ TK 6417 (6418)
Nợ TK 1331
Có TK 1111
Nếu thanh toán chậm, căn cứ vào hoá đơn của người bán, kế toán nhập
liệu cho phiếu kế toán theo định khoản sau:
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
78
79. Học viện tài chính
Nợ TK 6417 (6418)
Nợ TK 1331
Có TK 331
Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến bán hàng, căn cứ vào các
chứng từ gốc, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Máy sẽ tự động vào các
sổ cái liên quan.
• Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công Ty Cổ Phần Thương Mại Và Sản
Xuất Hợp Phát gồm những khoản sau:
- Chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương (KPCĐ, BHXH,
BHYT) cho nhân viên quản lý.
- Chi phí về vật liệu quản lý như: Chi phí về xăng dầu cho xe đưa cán bộ
đi công tác…
- Chi phí đồ dùng văn phòng như: Giấy A4, giấy than, bút bi, kẹp giấy…
- Chi phí khấu hao văn phòng làm việc, máy vi tính…
- Chi phí về tiền điện, nước, điện thoại phục vụ chung toàn Nhà máy, tiền
tiếp khách…
- Và các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp khác.
Chứng từ sử dụng
- Hoá đơn GTGT của người bán
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
79
80. Học viện tài chính
- Phiếu chi
- Giấy báo Nợ
- Phiếu xuất kho
- Bảng thanh toán lương và các khoản trích theo lương
- Các chứng từ liên quan khác.
Tài khoản kế toán sử dụng
Để tập hợp và phản ánh khoản chi phí này, kế toán sử dụng TK 642 “Chi
phí quản lý doanh nghiệp”. Tài khoản này được mở chi tiết thành các TK cấp 2,
cấp 3. Cụ thể:
- TK 6421 “Chi phí nhân viên”
- TK 6422 “Chi phí vật liệu quản lý”
- TK 6423 “Chi phí đồ dùng văn phòng”
- TK 6424 “Chi phí khấu hao TSCĐ”
- TK 6425 “Thuế, phí và lệ phí”
- TK 6426 “Chi phí dự phòng”
- TK 6427 “Chi phí dịch vụ mua ngoài”
- TK 6428 “Chi phí bằng tiền khác”.
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
80
81. Học viện tài chính
Trình tự hạch toán
Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến bán hàng, căn cứ vào các
chứng từ gốc, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Máy sẽ tự động vào các
sổ cái liên quan.
Ví dụ: Phiếu chi tiền mặt ngày 02/01/2013, chi phí mua ngoài văn phòng
phẩm (giấy in, mực in, bút, kẹp gim…) tổng số tiền là 2.630.000đ. Trong đó dùng
cho bộ phận quản lý doanh nghiệp là 680.000đ, dùng cho phòng kinh doanh (bộ phận
bán hàng) là 1.950.000đ.
- Chọn “Phiếu chi” tại phân hệ “Quỹ”
- “Loại đối tượng” chọn “Nhân viên”
- Nhập các thông tin tương ứng ở mục “thông tin chung” . Trường hợp này, kế
toán Công ty chỉ ghi phần “lý do chi” là “mua ngoài văn phòng phẩm”, kèm t42heo
hóa đơn bán lẻ.
- “Loại tiền” VNĐ, “số tiển” 2,630,000đ, “NV nhận tiền” Hồng Thái
- Phần “Diễn giải” kế toán ghi “VPP bộ phận quản lý”, TK Nợ là TK 6423
“Chi phí đồ dùng văn phòng”, Số tiền là 680.000
- Nhấn vào dòng “Bấm vào đây để thêm mới” để nhập liệu cho chi phí mua
ngoài bộ phận bán hàng, với số tiền là 1.950.000đ, TK Nợ là TK 6413 “Chi phí dụng
cụ, đồ dùng”.
- Nhấn “Cất” để lưu.
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
81
82. Học viện tài chính
Để xem báo cáo, kế toán vào Báo cáo/Sổ kế toán/Sổ cái tài khoản. Sau đó, kế
toán chọn kỳ báo cáo, chọn TK 641, hoặc TK641 để xem Sổ Cái TK641,642 từ ngày
01/01-31/01/2013
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
82
83. Học viện tài chính
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT HỢP PHÁT
SỔ CÁI TÀI KHOẢN : TK 641
Từ ngày 01/01/2013 đến ngày 31/01/2013
Ngày CT
Mã
CT
Số
CT
Diễn giải
Tk
đối ứng
Phát sinh
nợ
Phát sinh có
SỐ DƯ ĐẦU KỲ
PHÁT SINH TRONG KỲ 232,189,000 232,189,000
SỐ DƯ CUỐI KỲ
01/01/20
13
PC
02/
01
00082
9
Thanh toán tiền mua hồ sơ dự thầu gói 012/HTED 1111 1,000,000
01/01/20
13
PC
013
/01
00083
0
Thanh toán tiền bốc dỡ hàng Việt Kim 1111 2,400,000
01/01/20
13
PC
17/
01
00083
1
Thanh toán tiền phụ cấp công tác Huỳnh Văn
Thông
1111 820,000
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
83
84. Học viện tài chính
01/01/20
13
PC
24/
01
00083
2
Thanh toán tiền sửa chữa máy photo phòng kinh
doanh
1111 1,200,000
… … … … … … …
16/01/20
13
PC
39/
01
00089
7
Thanh toán tiền xăng dầu xe tải vận chuyển của
Công ty
1111 2,000,000
… … … … … … …
31/01/20
13
Kết chuyển sang TK911 911 232,189,000
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
84
85. Học viện tài chính
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT HỢP PHÁT
SỔ CÁI TÀI KHOẢN : TK 642
Từ ngày 01/01/2013 đến ngày 31/01/2013
Ngày ct
Mã
ct
Số ct Diễn giải
Tk đối
ứng
Phát sinh nợ Phát sinh có
SỐ DƯ ĐẦU KỲ
PHÁT SINH TRONG KỲ 200,019,000 200,019,000
SỐ DƯ CUỐI KỲ
01/01/2013 PC01
/01
000768 Thanh toán tiền Chuyển tiền cước DV Viễn Thông KV1 1111 6,249,000
01/01/2013 PC04
/01
000769 Thanh toán tiền sửa ống thoát nước dãy 3 Chương Dương Độ 1111 2,400,000
01/01/2013 PC11
/01
000770 Thanh toán tiền sơn 1111 25,820,000
01/01/2013 PC15
/01
000771 Thanh toán tiền công tác 1111 1,500,000
… … … … … … …
16/01/2013 PC26
/01
00097 Thanh toán tiền phí duy trì tên miền hopphat.com 1111 1,000,000
… … … … … … …
31/01/2013 Kết chuyển sang TK911 911 200,019,000
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
85
86. Học viện tài chính
2.4.4 Kế toán xác định kết quả bán hàng
Phần mềm kế toán tự động tổng hợp số liệu và xác định kết quả bán hàng.
Cuối tháng, muốn tạo các bút toán kết chuyển tự động, kế toán chọn “chứng từ
kết chuyển”. Bảng danh sách và các bút toán kết chuyển tự động sẽ hiện ra (Các
bút toán tự động này được khai báo khi chương trình phần mềm bắt đầu đưa vào
sử dụng). Kế toán tiến hành đánh dấu, cuối cùng nhấn OK. Chương trình sẽ tự
động kết chuyển theo các bút toán đã được đánh dấu và phản ánh số liệu và sổ
cái TK 911.
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
86
87. Học viện tài chính
CÔNG TY CỔ PHẦN TM&SX HỢP PHÁT
Số 02-Chương Dương Độ-Hoàn Kiếm-Hà Nội
Sæ c¸i tµi kho¶n 911
Tài khoản: 911 - Xác định kết quả kinh doanh
Từ ngày: 01/01/2013 đến ngày: 31/01/2013
Số dư đầu kỳ: -
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh
Ngày Số Nợ Có
… … … … … …
31/01/2013 KÕt chuyÓn 511 sang 911 5111TS->911 511 48.020.979.805
31/01/2013 KÕt chuyÓn 511 sang 911 5111H§->911 511 18.644.364.900
31/01/2013 KÕt chuyÓn 511 sang 911 5111CD§->911 511 98.473.923.264
……………………………
31/01/201
3 Kết chuyển 531 sang 911 531 48,829,679
… … … … … …
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
87
88. Học viện tài chính
31/01/2013 KÕt chuyÓn 632 sang 911 632 1,008,236,390
31/01/201
3 Kết chuyển 641 sang 911 641 232,189,000
31/01/201
3 Kết chuyển 642 sang 911 642 200,019,000
… … …. … … …
Tổng phát sinh nợ: 300,245,890,00
Tổng phát sinh có: 300,245,890,00
Số dư cuối kì:
Ngày.... tháng.... năm....
Ngêi ghi sæ KÕ to¸n trëng Gi¸m ®èc
Nguyễn Thị Mỹ Hảo
CQ47/21.03
88
