Tour Organizzazione ACEF - Implementazione del modello Qualità - Alessandra Damiani

Associazione Culturale Economia e Finanza
Tour Organizzazione 2015
Alessandra Damiani
Managing Partner di Barbieri & Associati
Commercialisti
Consulente per l’Organizzazione degli Studi
Professionali
Presidente della Commissione «Organizzazione e
Gestione Studio» - ODCEC di Bologna
Analisi, revisione e implementazione
di un modello organizzativo in Qualità
nello Studio professionale

Lo sviluppo del sistema di
gestione per la Qualità in uno
Studio professionale
La nostra esperienza
(correva l’anno 1999 ….)

Gli otto principi per la Qualità
1) Organizzazione orientata al
cliente
2) Leadership
3) Coinvolgimento del personale
4) Approccio per processi
5) Approccio sistemico alla gestione
6) Miglioramento continuo
7) Decisioni basate su dati di fatto
8) Rapporti di reciproco beneficio
con i fornitori

C
L
I
E
N
T
E
Responsabilità
della direzione
Gestione delle
risorse
Realizzazione
del servizio
R
E
Q
U
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S
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Ingresso Uscita
Misure, analisi
e miglioramento
C
L
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E
N
T
E
Servizio
Il sistema di gestione per la Qualità
(News 2015)
Risk
Management

La nuova norma
UNI EN ISO 9001:2015
Sistemi di gestione Risk based
Piuttosto che utilizzare requisiti
standard per tutti, per ogni
organizzazione si andranno ad
analizzare i rischi, al fine di
pianificare un sistema di
gestione adeguato ai bisogni di
ciascuna realtà

La nuova norma
Visione più ampia della gestione
del rischio e delle opportunità
Attraverso la determinazione e il
monitoraggio sistematico del
contesto in cui il business agisce e
delle esigenze/aspettative delle
parti interessate. Queste attività
offrono l’opportunità di migliorare il
sistema di gestione della qualità e la
sua capacità di raggiungere i
risultati previsti.

La nuova norma
Maggiore enfasi sulla leadership e
l'impegno richiesto da parte del
management
Affinchè si assuma tutte le
responsabilità per l'efficacia del
sistema di gestione della qualità

La nuova norma
Più attenzione agli obiettivi come
driver del miglioramento
...e relativa pianificazione,
necessaria per raggiungere gli
obiettivi

La nuova norma
I requisiti relativi alle risorse
necessarie vengono raggruppati
in categorie e resi più generali

La nuova norma
Lo standard fornisce una più
precisa e dettagliata attenzione al
controllo dei processi, prodotti e
servizi forniti da esterni
Questo per rispondere alla realtà
odierna in cui le organizzazioni
operano in un ambiente sempre
più complesso costituito da
processi in outsourcing

La nuova norma
Maggiore enfasi sulla
pianificazione e sul controllo dei
cambiamenti,
compresi i cambiamenti richiesti
nei processi e le modifiche
necessarie al sistema di gestione

Guida IFAC alla gestione dei PM Studi
Diagramma della pianificazione strategica

L’importanza dell’analisi
S.W.O.T.
• Punti di forza
• Punti di debolezza
• Opportunità
• Rischi

Punti di forza
• Rapporto fiduciario con il cliente
• Abitudine all’aggiornamento ed
alla formazione continua
• Semplicità e dimensioni contenute
della struttura
• Spirito di gruppo

Punti di debolezza
• Individualismo dei titolari e dei
collaboratori
• Carenze nel sistema di comunicazione
• Sottoutilizzo delle risorse disponibili
• Scarsa propensione ad investire in
organizzazione

Opportunità
• Dare metodo al buon senso
• Coinvolgere e finalizzare il
personale
• Sfruttare meglio le risorse
disponibili
• Perseguire il miglioramento

Rischi
• Enfasi e formalità senza contenuti
• Incomprensione e resistenza da
parte della struttura
• Appesantire e burocratizzare
l’operatività quotidiana

• Valutazione della situazione di partenza e
definizione piano operativo
• Sensibilizzazione sul progetto e sviluppo
degli strumenti idonei per tenere sotto
controllo il sistema organizzativo
• Applicazione e «rodaggio» del sistema di
gestione per la qualità
• Misurazione, analisi e miglioramento
• Eventuale certificazione
Modalità e tempi di sviluppo del
progetto: min. 3 mesi / max 2 anni

Attività / Mese Marzo
2015
Aprile
2015
Maggio
2015
Giugno
2015
Luglio
2015
Settembre
2015
Ottobre
2015
SWOT 2 gg
Sviluppo 2 gg
Applicazione 2 gg
Applicazione 2 gg
Applicazione 2 gg
Misurazione
analisi e
miglioramento
3,5 gg
Certificazione 1,5 gg
Modalità e tempi di sviluppo del
progetto

Riesame ruoli e responsabilità

Mappatura dei processi e delle
relative interazioni

• Manuale
1) Politica della Qualità
2) Mappatura dei processi e relative interazioni
• Procedure di Sistema:
1) Tenuta sotto controllo dei documenti
2) Tenuta sotto controllo delle registrazioni
3) Audit interni
4) Tenuta sotto controllo delle non conformità
5) Azioni correttive
6) Azioni preventive
Predisposizione della documentazione «idonea»
per tenere sotto controllo il sistema
organizzativo (Dal 2015 non più «obbligatoria»)

• Mappatura competenze
• Rilevazione esigenze implementazione
• Selezione e qualificazione
• Formazione:
 Pianificazione
 Verifica efficacia
• Qualificazione periodica
Gestione delle risorse

Definizione dei mandati conferiti dai
clienti e dei relativi requisiti

• Analisi preliminare
• Definizione criteri di verifica e validazione
• Piano di progetto
 Riesami
 Modifiche
 Verifiche
 Validazione
• Knowledge management (patrimonializzazione)
Definizione di un metodo per la progettazione di nuovi
servizi e la gestione delle attività di consulenza

Gestione degli acquisti e
pianificazione degli investimenti
La qualificazione dei fornitori

Revisione e ottimizzazione dei
processi per migliorare l’efficienza e
ridurre i costi

Monitoraggio dei processi

Rilevazione dei tempi e delle
performance

Predisposizione budget economico e
dei tempi/carichi di lavoro

• Indipendenza del valutatore
• Focalizzazione su aspetti critici
• Campionamento
• Rilevazioni
• Reportistica
• Condivisione
Audit interni
(parlare insieme della qualità)

• Individuazione
• Trattamento
• Analisi delle cause
• Azioni correttive / preventive
• Riscontro efficacia
Gestione delle non conformità e
delle azioni di miglioramento
(senza colpevolizzare nessuno … salvo cas
estremi …)

IN (tutto ciò che l’organizzazione vi segnala)
•Risultati degli audit
•Andamento NC/AC/AP
•Dati per l’elaborazione delle statistiche
sull’andamento del SGQ
•Attività svolte dai fornitori
OUT (valutazioni e rilanci)
•Valutazioni sull’adeguatezza ed efficacia del
SGQ rispetto alla norma, alla Politica per la
Qualità ed agli obiettivi definiti
Riesame della direzione: il «bilancio»
della vostra organizzazione

La certificazione ?
• Una ciliegina sulla torta
• Un elemento di immagine
• Una dimostrazione di
attenzione per i vostri
clienti
• Un modo per tenere alta
l’attenzione rispetto
all’organizzazione

E anche un modo per migliorare
la qualità del lavoro perchè …

+ Qualità del lavoro =
= + Qualità della vita

Grazie dell’attenzione !!!
Alessandra DamianiAlessandra Damiani
Managing Partner di Barbieri & Associati DottoriManaging Partner di Barbieri & Associati Dottori
CommercialistiCommercialisti
Presidente della Commissione Organizzazione ePresidente della Commissione Organizzazione e
Gestione Studio – ODCEC di BolognaGestione Studio – ODCEC di Bologna
Consulente per l’Organizzazione degli StudiConsulente per l’Organizzazione degli Studi
ProfessionaliProfessionali
alessandra.damiani@barbierieassociati.italessandra.damiani@barbierieassociati.it
Via Riva di Reno 65 - BolognaVia Riva di Reno 65 - Bologna

Bibliografia di riferimento
1. “Guida per l’Organizzazione dei piccoli e medi Studi”
pubblicata da IFAC, International Federation of
Accountants, nel 2010 e la cui traduzione italiana
curata dal Consiglio Nazionale è stata diffusa a luglio
2011
2. “Utilizzo dei sistemi informatici per le attività di
organizzazione e pianificazione negli Studi
professionali”, pubblicato dal CNDCEC a giugno 2011
a cura della Commissione Informatica
3. “Organizzazione e Marketing per lo Studio del
commercialista”, documento presentato nel dicembre
2010 dalla Commissione Consulenza Direzionale del
Consiglio Nazionale

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