2. Technical Brief 1 General Insurance Broker System
LATAR BELAKANG
Tersedianya suatu aplikasi komputer adalah salah satu faktor strategis yang menentukan
dalam meningkatkan keunggulan kompetitif sebuah perusahaan. Adapun aplikasi yang dibangun
harus memenuhi aspek – aspek sebagai berikut :
• Integrasi informasi.
Informasi operasional perusahaan antara unit-unit polis, klaim, keuangan dan akuntansi
dapat terintegrasi. Dengan informasi yang terintegrasi diharapkan pengambilan informasi
untuk kebutuhan manajemen dapat dilakukan dengan lebih mudah.
• Single entry.
Mekanisme single entry mengacu pada prinsip bahwa informasi yang sama diinput
kedalam aplikasi hanya 1 kali dan dilakukan oleh bagian yang mengetahui kebenaran
data. Data yang diinput ini bisa jadi tidak diperlukan oleh bagian yang menginput tetapi
akan digunakan oleh bagian lain. Dengan melakukan mekanisme ini diharapkan efisiensi
proses kerja secara menyeluruh dapat tercapai.
• Penyederhanaan alur kerja.
Alur kerja yang ada diharapkan dapat disederhanakan dengan tetap memperhatikan
sistem dan prosedur yang berlaku.
• Pengembangan lanjutan.
Aplikasi yang dibangun harus memperhatikan konsep modularitas sehingga
pengembangan aplikasi lebih lanjut dapat dilakukan dengan lebih mudah.
DIAGRAM BISNIS BROKER dan PEMBAYARAN PREMI
Broker Asuransi / Pialang asuransi adalah perusahaan jasa keperantaraan dalam penutupan
asuransi baik asuransi kerugian maupun asuransi kesehatan. Perusahaan ini juga berperan
dalam membantu penyelesaian ganti rugi asuransi (Klaim Asuransi) serta bertindak untuk
kepentingan tertanggung.
Alur bisnis pada broker asuransi ini melibatkan 2 entitas yaitu :
1. Pihak Tertanggung Penawaran Asuransi / Quotation
2. Pihak Asuransi Placing Slip
Dimana apabila diperoleh kesepakatan (Accepted) baik penawaran dan penempatan
asuransi, maka akan dibentuk polis asuransi oleh pihak asuransi untuk tertanggung.
Alur bisnis dan skema pembayaran polis asuransi dapat digambarkan sebagai berikut :
• Pembayaran Premi Melalui Broker.
Dalam bisnis ini pembayaran premi dari client kepada perusahaan asuransi dibayarkan
melalui broker. Diagram skema bisnis ini digambarkan seperti di bawah ini :
BrokerClient Insurance
Credit
Note
Quotation Placing Slip
Debit
Note
Payment Payment
Prospek
Closing
Payment
3. Technical Brief 2 General Insurance Broker System
• Pembayaran Premi Secara langsung.
Dalam bisnis ini pembayaran premi dari client langsung dibayarkan pada perusahaan
asuransi. Diagram skema bisnis ini digambarkan seperti di bawah ini :
BrokerClient Insurance
Debit
Note
Quotation Placing Slip
Payment
Payment
Prospek
Closing
Payment
Payment dengan garis putus – putus menunjukkan proses yang tidak terkait dengan broker.
• Penutupan Polis Melalui Co Broker.
Dalam bisnis ini pembayaran premi dari client kepada perusahaan asuransi dilakukan melalui
broker leader. Broker member dalam hal ini hanya menerbitkan nota debit kepada broker
leader untuk tagihan komisi sesuai share broker member tersebut. Diagram skema bisnis ini
digambarkan seperti di bawah ini :
Broker
LeaderClient Insurance
Quotation Placing Slip
Payment Payment
Prospek
Closing
Payment
Broker
Debit
Note
Payment
Proses dengan garis putus – putus menunjukkan proses yang tidak terkait dengan broker (member).
4. Technical Brief 3 General Insurance Broker System
DIAGRAM KONTEKS APLIKASI
Diagram konteks pengembangan aplikasi menggambarkan secara umum aplikasi yang akan
dibangun. Gambaran ini mencakup keterkaitan antar modul – modul yang akan dibangun seperti
dibawah ini :
Modul Klaim
Modul Polis
Data Polis
Data Utang
Piutang
Data Jurnal
Modul
Keuangan
Modul
Akuntansi
Proses Policy
Closing
Data Klaim
Data Buku
Besar
Proses
Payment/
Receipt
Closing
Penutupan asuransi yang telah disepakati diinput pada Modul Polis. Polis-polis yang sudah
diinput diperiksa kebenarannya, bila sudah benar maka dilakukan proses closing terhadap polis
terkait yang secara otomatis dibentuk Utang Piutang dan Jurnalnya.
Data-data polis yang diinput pada Modul Polis dapat dijadikan acuan saat terjadi klaim.
Modul Klaim dalam sistem yang akan dibangun hanya digunakan untuk mencatatkan klaim yang
terjadi untuk membantu melakukan pemantauan klaim guna peningkatan pelayanan, namun tidak
ada transaksi keuangan ataupun pencatatan akuntansi yang terkait dengan pencatatan klaim
tersebut. Bila ada kasus penalangan klaim akan akan dicatatkan pada modul Keuangan dimana
detil pembayaran mengacu pada akun yang terkait dengan utang/piutang klaim.
Transaksi pembayaran (kas dan bank) akan dicatatkan pada Modul Keuangan. Untuk
transaksi pembayaran yang tidak terkait dengan utang piutang transaksi polis akan dicatatkan
akun yang terkait dengan pembayaran tersebut. Setelah transaksi pembayaran diinput, diperiksa
kebenarannya. Bila sudah benar maka dilakukan proses closing terhadap transaksi terkait untuk
secara otomatis dibentuk Jurnalnya. Setelah proses closing, tidak dapat lagi dilakukan perbaikan
terhadap transaksi terkait. Perbaikan akan dilakukan dengan mekanisme koreksi transaksi.
ARSITEKTUR APLIKASI
Aplikasi yang dibangun memiliki arsitektur sebagai berikut :
• Topologi Jaringan.
Topologi jaringan yang digunakan adalah model client server dimana akan ada 1 server untuk
penyimpanan data, sedangkan aplikasi akan dijalankan pada masing – masing workstation.
5. Technical Brief 4 General Insurance Broker System
• Sistem Operasi.
Sistem Operasi yang akan digunakan adalah Windows, dimana untuk server adalah Windows
NT atau Windows 2000, sedangkan untuk workstation adalah Windows 98 atau Windows XP.
• RDBMS.
Relational Database Management System yang akan digunakan adalah Microsoft SQL
Server 2000.
• User Interface.
User interface dari aplikasi yang akan dikembangkan akan menggunakan Graphical User
Interface seperti pada umumnya program – program aplikasi yang dijalankan diatas sistem
operasi Windows.
• Spesifikasi Server.
Server yang digunakan minimal memenuhi spesifikasi sbb :
CPU : Pentium IV
Memori : 256 Mb
Harddisk : 80 Gb
Drive : CDRW
Network : Integrated LAN 10/100
• Spesifikasi Workstation.
Workstation yang digunakan minimal memenuhi spesifikasi sbb :
CPU : Pentium III
Memori : 128 Mb
Harddisk : 40 Gb
Network : Integrated LAN 10/100
SPESIFIKASI FUNGSI
Aplikasi yang dibangun memiliki spesifikasi fungsi sebagai berikut :
1. Modul Quotation / Underwriting
Modul ini bertujuan untuk mencatatkan proses penutupan polis dari penawaran sampai
kesepakatan penutupan polis. Modul ini akan terintegrasi dengan modul keuangan dan akuntansi
khususnya pada saat terjadi penutupan asuransi. Pada modul ini akan terdapat fungsi – fungsi
sebagai berikut :
1.1. Entri Company.
Pada fungsi ini akan dicatatkan data perusahaan seperti nama, alamat, nomor
telpon dll.
1.2. Entri Partner.
Pada fungsi ini akan dicatatkan data pihak ketiga yang terkait dengan perusahaan
mencakup data :
• Client. Pihak yang melakukan transaksi penutupan polis.
• Insured/Tertanggung. Pihak yang menerima manfaat transaksi penutupan polis.
• Broker. Pihak yang bekerja sama dengan perusahaan untuk bersama – sama
menjadi perantara penutupan polis.
• Agen. Pihak yang membantu perusahaan untuk menjadi perantara penutupan
polis.
• Perusahaan Asuransi. Pihak yang memberikan manfaat asuransi.
• Bank. Pihak yang terkait dengan transaksi keuangan perusahaan.
1.3. Entri Class of Business & Subclass of Business.
Pada fungsi ini akan dicatatkan data jenis asuransi dari suatu polis seperti Fire,
Motor Vehicle, Marine Cargo, dll.
1.4. Entri Default Quotation.
6. Technical Brief 5 General Insurance Broker System
Pada fungsi ini akan dicatatkan data layout default dari masing-masing quotation
slip sesuai dengan jenis asuransinya.
1.5. Entri Risk Model.
Pada fungsi ini akan dicatatkan data yang terkait dengan informasi yang dapat
digunakan untuk pengelompokkan resiko misalnya : Merk dan model kendaraan.
1.6. Entri Occupation.
Pada fungsi ini akan dicatatkan data okupasi.
1.7. Entri Construction Class.
Pada fungsi ini akan dicatatkan data kelas konstruksi.
1.8. Entri Coverage.
Pada fungsi ini akan dicatatkan data jaminan asuransi yang diberikan.
1.9. Entri Object Group.
Pada fungsi ini akan dicatatkan data yang terkait dengan informasi yang dapat
digunakan untuk pengelompokkan resiko misalnya : inventory, stock, building dll.
1.10. Entri Commission.
Pada fungsi ini akan dicatatkan data default persentase komisi untuk masing-
masing agen.
1.11. Entri Quotation Registration.
Fungsi ini digunakan untuk mencatatkan data quotation kepada client dan
perusahaan asuransi.
1.12. Logon excell.
Fungsi ini digunakan untuk menentukan file excel berisi data peserta asuransi yang
akan ditransfer.
1.13. Upload Health Participant.
Fungsi ini digunakan untuk mentransfer data peserta asuransi kesehatan dalam
bentuk file excell ke aplikasi. Format file excell harus sesuai dengan yang sudah
ditetapkan. Bila file Excell yang diterima berbeda dengan format yang ditentukan, maka
akan dilakukan penyesuaian terlebih dahulu secara manual sebelum diimport melalui
aplikasi sehingga data yang diimport telah teruji validitasnya.
1.14. Quotation Closed.
Fungsi ini digunakan untuk mencatatkan data penutupan quotation yang telah
disepakati dan diperiksa kebenarannya. Fungsi ini akan membentuk Nota ke pihak –
pihak terkait, mencatat utang piutang dan jurnal transaksi secara otomatis. Fungsi ini
juga digunakan untuk mencetak Placing Slip.
1.15. Quotation Closed Inquiry.
Fungsi ini digunakan untuk melihat data penutupan quotation yang telah disepakati
sesuai dengan user yang menggunakan aplikasi.
1.16. Quotation Unclosed.
Fungsi ini digunakan untuk membatalkan penutupan quotation.
1.17. Quotation Recover.
Fungsi ini digunakan untuk membatalkan penghapusan quotation.
1.18. Entri Endorsement Quotation.
Fungsi ini digunakan untuk mencatatkan data perubahan dari quotation yang sudah
diclosing termasuk endorsement pembatalan quotation. Perubahan yang dicatatkan
mencakup perubahan quotation eksternal (perubahan dari client) maupun perubahan
quotation internal yang dikarenakan kesalahan pencatatan yang diketahui setelah
quotation diclosing.
1.19. Entri Renewal Quotation.
Fungsi ini digunakan untuk membentuk data quotation berdasarkan polis lama yang
dipilih.
1.20. Entri Note.
Fungsi ini digunakan untuk mencatat data-data yang akan ditampilkan pada
cetakan nota seperti keterangan nota dan mencetak nota yang dibentuk saat proses
Closing Quotation.
Pada Nota tidak ditampilkan komponen pajak. Perhitungan pajak atas penerimaan
komisi akan dilakukan secara manual dan dicatatkan secara terpisah pada modul
Keuangan.
7. Technical Brief 6 General Insurance Broker System
Untuk direct business hanya dicetak nota ke pihak asuransi.
1.21. Laporan Produksi.
Fungsi ini digunakan untuk mencetak laporan produksi komisi broker dalam periode
dan jenis asuransi tertentu.
1.22. Laporan List of Renewal Reminder.
Fungsi ini digunakan untuk mencetak laporan daftar polis – polis yang akan jatuh
tempo pada periode tertentu, berdasarkan laporan ini dapat ditentukan polis – polis
yang akan ditawarkan untuk diperpanjang.
1.23. Laporan Renewal Notice.
Fungsi ini digunakan untuk mencetak laporan penawaran perpanjangan polis yang
akan disampaikan kepada client.
1.24. Laporan Earned/Unearned.
Fungsi ini digunakan untuk mencetak laporan perkiraan pendapatan komisi secara
akrual untuk membentu menghitung perkiraan pengembalian premi bila terjadi
pembatalan.
2. Modul Klaim.
Modul ini bertujuan untuk mencatatkan data-data klaim yang terjadi untuk membantu
melakukan pemantauan klaim. Modul ini tidak terkait dengan modul keuangan maupun
akuntansi tetapi sumber data klaim akan diperoleh dari modul underwriting. Pada modul ini
akan terdapat fungsi – fungsi sebagai berikut :
2.1. Entri Cause of Loss.
Fungsi ini digunakan untuk mencatatkan data sebab kerugian dari suatu klaim.
2.2. Entri General Insurance Claim Register.
Fungsi ini digunakan untuk mencatatkan data umum klaim asuransi kerugian.
2.5. Laporan List of Claim Status.
Fungsi ini digunakan untuk mencetak laporan status suatu klaim.
2.6. Laporan List of Claim Outstanding.
Fungsi ini digunakan untuk mencetak laporan status suatu klaim yang belum
settled.
2.7. Laporan List of Claim Settled.
Fungsi ini digunakan untuk mencetak laporan status suatu klaim yang sudah
settled.
3. Modul Keuangan.
Modul ini bertujuan untuk mencatatkan data-data transaksi yang terkait dengan kas dan
bank (pembayaran). Pada modul ini akan terdapat fungsi – fungsi sebagai berikut :
3.1. Entri Migration Note.
Fungsi ini digunakan untuk mencatatkan data outstanding utang piutang yang akan
digunakan saat transisi implementasi aplikasi yang dibangun.
3.2. Note Inquiry.
Fungsi ini digunakan untuk melihat data utang/piutang.
3.3. Entri Cash Voucher.
Fungsi ini digunakan untuk mencatatkan data voucher kas berdasarkan penerimaan
maupun pengeluaran kas untuk melakukan pembayaran.
3.4. Entri Bank Voucher.
Fungsi ini digunakan untuk mencatatkan data voucher bank berdasarkan transaksi
rekening koran yang diterima dari bank. Setiap transaksi yang terdapat pada rekening
koran dibuatkan 1 voucher bank.
3.5. Bank Voucher Journal Processing.
Fungsi ini digunakan untuk melakukan proses closing transaksi pembayaran bank
yang sudah diperiksa kebenarannya. Proses ini akan membentuk jurnal transaksi
secara otomatis.
3.6. Cash Voucher Journal Processing.
Fungsi ini digunakan untuk melakukan proses closing transaksi pembayaran kas
yang sudah diperiksa kebenarannya. Proses ini akan membentuk jurnal transaksi
secara otomatis.
8. Technical Brief 7 General Insurance Broker System
3.7. Bank Voucher Journal Processing Cancellation.
Fungsi ini digunakan untuk membatalkan proses closing transaksi pembayaran
bank.
3.8. Cash Voucher Journal Processing Cancellation.
Fungsi ini digunakan untuk membatalkan proses closing transaksi pembayaran kas.
3.9. Cash / Bank Voucher Listing.
Fungsi ini digunakan untuk mencetak listing voucher kas dan bank.
3.10. Note Listing.
Fungsi ini digunakan untuk mencetak listing nota.
3.11. Laporan Aging Schedule.
Fungsi ini digunakan untuk mencetak laporan umur utang/piutang yang masih
outstanding.
3.12. Laporan Outstanding List.
Fungsi ini digunakan untuk mencetak laporan utang/piutang yang masih
outstanding.
3.13. Laporan Remittance Advice.
Fungsi ini digunakan untuk mencetak laporan utang yang belum dibayar dimana
piutang-piutang yang terkait dengannya telah diterima pembayarannya. Khusus untuk
piutang yang terkait dengan pembayaran premi dapat ditampilkan informasi WPCnya.
3.14. Laporan Tagihan Pajak.
Fungsi ini digunakan untuk mencetak laporan tagihan pajak.
4. Modul Akuntansi.
Modul ini bertujuan untuk mencatatkan data-data jurnal memorial dan mencetak laporan-
laporan keuangan. Pada modul ini akan terdapat fungsi – fungsi sebagai berikut :
4.1. Entri Periode.
Pada fungsi ini akan dicatatkan data periode akuntansi. Bila suatu periode
akuntansi sudah ditutup, maka transaksi pada periode terkait tak dapat dilakukan.
4.2. Entri Group of Account.
Pada fungsi ini akan dicatatkan data kelompok perkiraan.
4.3. Entri Chart of Account.
Pada fungsi ini akan dicatatkan data chart of account (kode perkiraan) yang akan
digunakan untuk pencatatan transaksi.
4.4. Entri Saldo Awal.
Pada fungsi ini akan dicatatkan data saldo awal masing-masing chart of account
(kode perkiraan).
4.5. Entri Currency & Exchange Rate.
Pada fungsi ini akan dicatatkan data mata uang dan kursnya. Kurs mata uang
dicatatkan secara bulanan.
4.6. Entri Rekanan Bank.
Pada fungsi ini akan dicatatkan data rekanan bank dan kode perkiraan yang terkait
dengannya.
4.7. Entri Memorial Journal.
Fungsi ini digunakan untuk mencatatkan data jurnal memorial seperti penyusutan,
jurnal koreksi dll.
4.8. Proses End of Month.
Fungsi ini digunakan untuk melakukan proses akhir bulan dimana jurnal-jurnal
transaksi yang terbentuk di posting ke buku besar sehingga laporan keuangan dapat
dicetak. Selain itu fungsi ini juga secara otomatis membentuk jurnal rugi laba selisih
kurs akibat adanya kenaikan atau penurunan kurs terhadap aset-aset dalam mata uang
asing (deposito, piutang dll). Setelah proses ini maka periode akuntansi untuk bulan
terkait harus ditutup dan transaksi untuk bulan tersebut sudah tak dapat dilakukan.
4.9. Proses End of Year.
Fungsi ini digunakan untuk melakukan proses akhir tahun dimana akun-akun
pendapatan dan biaya akan dipindahkan ke akun rugi laba sehingga saldo pendapatan
dan biaya untuk tahun berjalan menjadi 0. Setelah proses ini maka periode akuntansi
9. Technical Brief 8 General Insurance Broker System
untuk tahun terkait harus ditutup dan transaksi untuk tahun tersebut sudah tak dapat
dilakukan.
4.10. Laporan listing kode perkiraan.
Fungsi ini digunakan untuk mencetak daftar kode perkiraan.
4.11. Laporan Journal.
Fungsi ini digunakan untuk mencetak transaksi jurnal teknik, kas/bank dan memorial
yang telah dibentuk untuk periode tertentu.
4.12. Laporan Buku Besar.
Fungsi ini digunakan untuk mencetak laporan buku besar.
4.13. Laporan Neraca Saldo.
Fungsi ini digunakan untuk mencetak laporan neraca saldo.
4.14. Laporan Arus Kas.
Fungsi ini digunakan untuk mencetak laporan arus kas.
4.15. Laporan Neraca.
Fungsi ini digunakan untuk mencetak laporan neraca.
4.16. Laporan Laba Rugi.
Fungsi ini digunakan untuk mencetak laporan laba rugi.
PELAKSANAAN PENYESUAIAN & IMPLEMENTASI APLIKASI
Pelaksanaan penyesuaian dan implementasi aplikasi akan dilakukan dengan langkah-
langkah sebagai berikut :
1. Melakukan evaluasi terhadap kegiatan operasional yang ada di Perusahaan Broker Asuransi
dan membandingkan dengan aplikasi GIBS;
2. Menyusun Gap Analysis antara aplikasi GIBS dengan kegiatan operasional sehari - hari
Hasil Analisa ini akan menjadi acuan penyesuaian aplikasi agar diperoleh aplikasi
asuransi yang tepat untuk perusahaan ini.
3. Menyesuaikan layout laporan.
4. Implementasi Aplikasi dengan memberikan :
Pemasangan / instalasi program;
Setup hak akses aplikasi untuk masing-masing user;
Pelatihan terhadap user / pemakai;
Migrasi data-data referensi, COA, saldo awal GL dan outstanding utang piutang.
