Manual ini memberikan panduan penggunaan sistem e-Tukar Bukan Guru untuk memudahkan permohonan pertukaran kakitangan bukan guru secara atas talian secara sistematik dan efisien."

1. Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru
1
MANUAL PENGGUNA
SISTEM PENGURUSAN PERTUKARAN
KAKITANGAN BUKAN GURU KEMENTERIAN
PENDIDIKAN MALAYSIA
( e-Tukar Bukan Guru)
Disediakan oleh:
Bahagian Pengurusan Sumber Manusia
dan
Bahagian Pengurusan Maklumat
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

2. Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru
2
Manual ini disediakan khas bagi kegunaan kakitangan Kementerian Pendidikan Malaysia sebagai
panduan dalam menggunakan Sistem Pengurusan Pertukaran Kakitangan Bukan Guru
Kementerian Pendidikan Malaysia (e-Tukar Bukan Guru).
Ia mengandungi panduan lengkap beserta skrin antara muka sebenar e-Tukar Bukan Guru bagi
memberi penjelasan yang lebih mudah difahami dan diaplikasi oleh pengguna. Ia juga merupakan
rujukan awal bagi pengguna mengenalpasti kaedah penggunaan e-Tukar Bukan Guru yang betul
dan berkesan.
Semoga manual pengguna ini dapat membantu pengguna membuat permohonan secara atas
talian.
PENDAHULUAN

3. Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru
3
BAB 1 Pengenalan
1.1 Tujuan 4
1.2 Skop 4
1.3 Objektif 4
1.4 Keterangan modul 5
1.5 Kategori pengguna 6
BAB 2 Pemasangan
2.1 Keperluan sistem 7
2.2 Pemasangan sistem 7
BAB 3 Ciri-ciri Aplikasi
3.1 Ciri keselamatan 8
3.2 Keselamatan katalaluan 8
3.3 Keselamatan sesi 8
3.4 Panduan keselamatan 8
BAB 4 MemulakanAplikasi
4.1 PanduanPengguna 9
4.2 Menentukan Paparan Skrin 9
4.3 Menghalang Pop-up Window 10
BAB 5 Penggunaan Aplikasi – Pemohon
5.1 Log Masuk ke e-Tukar Bukan Guru 11-12
5.2 Tukar Kata Laluan 13
5.3 Modul Permohonan 18
BAB 6 Penggunaan Aplikasi – Pengesah 1 dan Pengesah 2
6.1 Modul Pengesah 1 dan Pengesah 2 19-22
BAB 7 PerkhidmatandanSokongan
7.1 Senarai Pegawai Untuk Dihubungi 23
LAMPIRAN
KANDUNGAN

4. Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru
4
1.1 Tujuan
e-Tukar Bukan Guru adalah sistem pengurusan pertukaran kakitangan bukan guru di
Kementerian Pendidikan Malaysia. Sistem ini dibangunkan bagi tujuan membuat urusan
pertukaran dan menyimpan data-data permohonan pertukaran kakitangan secara lebih efisien
dan efektif.
1.2 Skop
i. Pengumpulan maklumat pemohon yang terdiri dari pelbagai skim dan gred; dan
ii. Penghasilan laporan bagi maklumat-maklumat yang berkaitan dengan urusan
permohonan.
1.3 Objektif
e-Tukar Bukan Guru dibangunkan bagi memenuhi objektif seperti berikut :
i. Menyediakan Sistem Permohonan Pertukaran Bukan Guru Secara AtasTalian;
iii. Memproses permohonan pertukaran secara sistematik dan efisyen melalui pengkalan
data berpusat; dan
iv. Memendekkan tempoh pemprosesan permohonan pertukaran.
BAB 1Pengenalan

5. Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru
5
1.4 Keterangan modul
Terdapat 8 modul utama dalam e-Tukar Bukan Guru:
BIL MODUL PENERANGAN
1. Modul Permulaan Modul ini digunakan oleh BPSM bagi pengemaskinian
maklumat kekosongan jawatan.
2. Modul Iklan Modul ini adalah modul yang digunakan oleh BPSM untuk
mengeluarkan Iklan permohonan pertukaran
3. Modul Permohonan Modul ini digunakan bagi pemohon yang terdiri daripada
kakitangan bukan guru yang berhasrat membuat permohonan
pertukaran
4. Modul Pengesah 1 Modul ini digunakan oleh Pengesah 1 yang terdiri di kalangan
Pengetua/Gurubesar/Pengawai/Pengarah/Setiausaha
Bahagian yang melaksanakan tugas sebagai ketua jabatan
bagi pemohon.
5. Modul Pengesah 2 Modul ini digunakan oleh Pengesah 2 yang terdiri di kalangan
Pengarah/Setiausaha Bahagian di peringkat Jabatan
Pendidikan Negeri atau Bahagian-bahagian di Kementerian
Pelajaran.
6. Modul Kelulusan Modul ini adalah modul yang digunakan oleh pihak BPSM
bagi urusan kelulusan pertukaran di antara negeri atau di
antara bahagian.
7. Modul Laporan Modul ini digunakan oleh BPSM bagi urusan laporan
permohonan mengikut kategori jawatan, negeri dan bulan
permohonan. Lain-lain laporan juga disediakan seperti
laporan calon Berjaya, calon gagal dan lain-lain.
8. Modul Pentadbir Modul ini digunakan oleh pentadbir sistem iaitu pihak BPSM

6. Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru
6
1.5 Kategori Pengguna
Terdapat tiga(3) kategori utama pengguna e-Tukar Bukan Guru seperti yang dinyatakan
dalam jadual berikut:
BIL. KATEGORI TAHAP CAPAIAN
1. Pentadbir Sistem Memiliki tahap capaian sepenuhnya bagi mengubahsuai
sistem, mencapai dan mengemaskini data. Pentadbir
juga bertanggungjawab menyelesaikan masalah teknikal
yang dihadapi oleh pengguna sistem.
2. Pengurusan
- Pelulus
- Pengesah 1
atau 2
- Pendaftar
Kekosongan
- Melaksanakan proses kelulusan
- Membuat pengesahan sama ada menyokong atau
tidak menyokong permohonan pertukaran.
- Mendaftarkan kekosongan jawatan yang ada.
3. Operasi
- Pemohon
- Membuat permohonan pertukaran
- Mengemaskini data permohonan sebelum tarikh tutup
permohonan dan selagi permohonan belum dihantar.

7. Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru
7
2.1 Keperluan sistem
2.1.1 Perkakasan :
i. Keperluan minimum Pentium II ++
ii. Tetikus.
iii. Papan kekunci.
iv. Rangkaian internet.
v. Kad rangkaian dan alat-alat rangkaian yang lain.
vi. Pencetak
vii. Pengimbas
2.1.2 Perisian :
i. Internet Explorer 7 ke atas.
ii. Windows XP ke atas.
iii. Skrin resolusi 1024 x 768
iv. Java Runtime Environment
v. Adobe Reader
2.2 Pemasangan sistem
e-Tukar Bukan Guru merupakan sistem berasaskan web dan memerlukan pelayar web
Internet Explorer. Alamat URL bagi e-Tukar Bukan Guru ialah
http://apps5.moe.gov.my/etukar
Sila rujuk langkah-langkah memulakan e-Tukar Bukan Guru dalam Bab 4 untuk maklumat
lanjut.
BAB 2 Pemasangan

8. Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru
8
3.1 Ciri-ciri Keselamatan
e-Tukar Bukan Guru dilengkapi dengan ciri-ciri keselamatan yang terjamin. Antara fungsi
keselamatan dalam e-Tukar Bukan Guru adalah:
 Nama Pengguna dan Kata Laluan
 Data disimpan secara automatik di server KPM.
 Sesi ditamatkan secara automatik sekiranya sistem tidak aktif.
3.2 Keselamatan katalaluan
Untuk mencapai e-Tukar Bukan Guru, pengguna perlu memasukkan kata laluan terlebih
dahulu. Sekiranya individu tidak memiliki ID pengguna dan kata laluan yang didaftarkan,
akses adalah tidak dibenarkan.
3.3 Keselamatan Sesi
Sekiranya sistem tidak aktif dalam masa lebih dari 15 minit, pengguna akan dilog keluar
secara automatik. Pengguna perlu log semula untuk mencapai sistem.
3.4 Panduan Keselamatan
Untuk memastikan keselamatan data-data yang disimpan di dalam e-Tukar Bukan Guru
adalah terjamin, pengguna perlu mematuhi panduan keselamatan yang tertentu selain dari
ciri-ciri keselamatan yang sedia ada dalam e-Tukar Bukan Guru.
Antara perkara yang perlu dipatuhi adalah:
i. Gunakan kata laluan yang tidak mudah diteka dan elakkan daripada mempunyai
ID pengguna dan kata laluan yang sama.
ii. Rahsiakan kata laluan daripada pihak lain.
iii. Pastikan log keluar daripada sistem apabila tidak menggunakan sistem.
BAB 3 Ciri-ciri Aplikasi

9. Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru
9
4.1 Panduan Pengguna
i. Anda dinasihatkan menggunakan pelayar internet Microsoft Internet Explorer versi 7 ke
atas. Aplikasi ini dibangunkan dan diuji sepenuhnya menggunakan pelayar internet
berkenaan.
ii. Sekiranya tiada apa - apa yang berlaku setelah anda menggunakan pelayar internet yang
dicadangkan seperti skrin log masuk ke aplikasi e-Tukar Bukan Guru tidak dipaparkan,
semak penghalang popup pada pelayar internet anda. Rujuk Perenggan 4.3 untuk
maklumat lanjut.
4.2 Menentukan paparan skrin.
i. Klik kanan di skrin
ii. Pilih Properties
iii. Pilih tab Settings
BAB 4 Memulakan Aplikasi

10. Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru
10
iv. Tukar paparan skrin kepada 1024 x 768 pixel
v. Klik butang Apply dan kemudian klik butang OK.
4.3 Menghalang Pop-Up Window.
i. Buka web browser Internet Explorer.
ii. Taip alamat http://apps5.moe.gov.my/etukar/
iii. Tekan Enter.
iv. Klik pada ikon "blocked". Seterusnya pilih “Always allow pop-ups from www.moe.gov.my”
dan pilih “Always allow pop-ups from apps5.moe.gov.my”

11. Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru
11
5.1 Log masuk ke e-Tukar Bukan Guru
i. Buka web browser Internet Explorer.
v. Taip alamat http://apps5.moe.gov.my/etukar/
ii. Tekan Enter.
iii. Masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan.
iv. Jika ID Pengguna dan Kata Laluan adalah betul, skrin seperti dibawah akan dipaparkan.
BAB 5 Penggunaan Aplikasi – Pemohon
Peringatan: Pengguna adalah diingatkan supaya menyediakan dokumen
selengkapnya yang telah diimbas di dalam format pdf/bitmap/jpeg.

12. Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru
12
v. Jika anda baru pertama kali, login sila daftar terlebih dahulu dengan Klik Login Kali
Pertama.
vi. Masukkan Nama penuh, nombor kad pengenalan, ID pengguna dan katalaluan. Kemudian
klik daftar
Peringatan : Pengguna adalah dinasihatkan menggunakan nombor kad
pengenalan sebagai ID Pengguna dan menggunakan sekurang-kurangnya
10 aksara bagi katalaluan.

13. Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru
13
vii. Sekarang anda boleh masuk semula menggunakan ID pengguna dan kata laluan tadi.
5.2 Tukar Kata Laluan:
i. Klik Profil Pengguna
ii. Klik butang Tukar Kata Laluan
iii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan selepas maklumat berjaya dikemaskini.
Peringatan : Pengguna adalah dinasihatkan tidak mendedahkan ID
Pengguna dan Katalaluan kepada mana-mana pihak.
Katalaluan mestilah sekurang-
kurangnya 10 aksara

14. Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru
14
5.3 Modul Permohonan
Klik Modul Permohonan dalam Senarai Menu:
5.3.1 Tab Peribadi
i. Klik butang Mohon untuk membuat permohonan tukar.
ii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan. Maklumat Tab Peribadi perlu
dilengkapkan oleh pemohon.
iii. Maklumat-maklumat lain di dalam Tab Peribadi adalah Alamat Tetap,
Alamat Surat Menyurat, Status Perkahwinan, dan Maklumat Pasangan
Suami/Isteri.
iv. Untuk ruangan Status Perkahwinan sijil nikah yang telah di imbas ke dalam
format pdf/jpeg/bitmap perlu di muat naik.
v. Akhir sekali pemohon perlu klik butang Simpan untuk menyimpan maklumat
di Tab Peribadi.
vi. Maklumat Pasangan Suami/Isteri juga wajib diisi. Setiap pemohon perlu
mendapat persetujuan pasangan sebelum Klik butang PERSETUJUAN
PASANGAN.
Peringatan : Semua maklumat yang mempunyai tanda * adalah maklumat
penting yang wajib diisi oleh pengguna

15. Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru
15
5.3.2 Tab Perkhidmatan
i. Klik Tab Perkhidmatan di dalam Modul Permohonan. Melalui Tab ini
semua maklumat perkhidmatan seperti nama jawatan, tarikh lantikan, tarikh
pengesahan dalam perkhidmatan, dan tarikh berkhidmat ditempat sekarang perlu
dilengkapkan. Pemohon perlu memastikan semua maklumat yang diberikan adalah
sah. Sebarang pemalsuan maklumat atau dokumen akan menyebabkan permohonan
tidak akan dipertimbangkan.
ii. Setelah semua maklumat dilengkapkan di dalam Tab Perkhidmatan klik
butang Simpan untuk menyimpan maklumat berkenaan.

16. Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru
16
5.3.3 Tab Asas Permohonan
i. Klik Tab Asas Permohonan dan lengkapkan semua maklumat yang
berkaitan. Semua dokumen berkaitan asas permohonan juga perlu dimuat
naik. Seterusnya klik butang Simpan.
ii. Di dalam Tab Permohonan juga terdapat pilihan Asas Permohonan yang lain
seperti dipaparan berikut.
Peringatan :Semua asas permohonan tukar perlu di muat naik bersama-
sama dokumen yang telah diimbas di dalam format pdf/bitmap/jpeg.

17. Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru
17
5.3.4 Tab Tempat Dipohon
i. Klik Tab Tempat Permohonan dan pemohon boleh memilih tiga tempat
yang dipohon untuk bertukar.Seterusnya klik butang Simpan.
5.3.5 Tab Pengakuan Pemohon.
i. Klik Tab Pemohonan dan skrin seperti berikut dipaparkan.
ii. Klik HANTAR untuk memastikan permohonan dihantar ke Pengesah 1.
Peringatan : Butang HANTAR yang telah diklik akan memastikan
permohonan telah dihantar ke Pengesah 1. Pengguna tidak boleh
membatalkan permohonan atau membuat sebarang kemaskini maklumat
selepas butang HANTAR diklik.
Butang
Hantar

18. Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru
18
iii. Setelah butang Hantar di klik, slip permohonan pertukaran akan kelihatan
seperti paparan berikut. Slip berkenaan boleh digunakan oleh pemohon untuk
simpanan sebagai bukti permohonan telah dibuat. Setiap slip mempunyai nombor
permohonan yang boleh dijadikan nombor rujukan permohonan
Peringatan : Slip permohonan perlu dicetak atau disimpan oleh pemohon
untuk rujukan pada masa hadapan. Setiap slip mempunyai nombor unik
tersendiri iaitu nombor permohonan pertukaran.
Nombor permohonan pertukaranMaklumat bahawa permohonan
diajukan kepada Pengesah 1 dan
Pengesah 2 terlebih dahulu

19. Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru
19
6.1.1 Modul Pengesah 1 dan 2
i. Pengesah 1 adalah Ketua Jabatan di tempat pemohon bertugas. Pengesah 1
perlu membuat pengesahan dalam tempoh 2 minggu sebelum permohonan
berkenaan dimajukan kepada Pengesah 2.
ii. Paparan berikut adalah apabila Pengesah 1, login ke akaun Pengesah 1.
iii. Pengesah 1 perlu klik butang senarai pengesahan untuk melihat senarai
permohonan tukar.
iv. Pengesah 1 seterusnya perlu klik butang pengesahan untuk membuat
pengesahan dan paparan seperti dibawah akan dipaparkan.
BAB 6 Penggunaan Aplikasi – Pengesah 1 dan 2

20. Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru
20
v. Jika lebih dari satu permohonan yang wujud sistem akan mempaparkan
kesemua permohonan seperti dibawah.
vi. Bagi Pengesah 2 terutamanya JPN, semua permohonan yang memohon
keluar dari negeri JPN berkenaan akan dipaparkan. Semua permohonan ini
perlu disahkan oleh pihak JPN, bagi memastikan permohonan berkenaan
sampai ke BPSM.
vii. Maklumat permohonan akan dipaparkan seperti di atas. Pengesah 1 atau 2
perlu klik nama pemohon dan membuat pengesahan sama ada menyokong
atau tidak permohonan berkenaan. Pengesahan yang dibuat membolehkan
permohonan berkenaan akan sampai kepada Pelulus di BPSM.
viii. Jika pengesah 1 atau 2 tidak membuat pengesahan di dalam tempoh yang
diberikan permohonan berkenaan tidak akan sampai ke Pelulus di BPSM.
BPSM hanya akan memproses permohonan yang telah mendapat pengesahan
dari kedua-dua peringkat pengesahan.

21. Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru
21
ix. Paparan dibawah adalah paparan yang membolehkan Pengesah 1 atau 2
melihat semua maklumat permohonan yang telah diisi oleh pemohon.
x. Pengesah 1 atau 2 perlu memastikan maklumat yang diberikan adalah tepat,
lengkap dan benar.
xi. Seterusnya Pengesah 1 atau 2 perlu membuat catatan(jika perlu) di ruang
catatan
xii. Kemudian Klik butang Status Permohonan untuk membuat sokongan dengan
memilih sama ada SAP(Sokong Ada Pengganti), STP(Sokong Tanpa
Pengganti), SPK(Sokong Pengganti Hantar Kemudian) atau TS (Tidak
Disokong).
xiii. Kemudian Pengesah perlu Klik butang perakuan bahawa semua maklumat
yang diberikan adalah benar.
xiv. Akhirnya Pengesah perlu Klik butang DIPERAKUI untuk memastikan
permohonan dihantar ke peringkat kelulusan.

22. Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru
22
i. Berikut adalah carta aliran proses permohonan bagi maklumat tambahan
pemohon dan pengesah. Untuk maklumat lanjut berkenaan Pengesah 1 dan
Pengesah 2 sila rujuk Lampiran A.
PROSES
Pemohon membuat permohonan
TEMPOH MASA
1 Bulan
(1 – 30 April)
Pengesah 1 membuat pengesahan 14 Hari
( 2- 15 Mei )
Pengesah 2 membuat pengesahan 14 Hari
(16-31 Mei)
Proses Kelulusan Di BPSM 14 Hari
(1 – 14 Jun )
Keputusan Permohonan 7 Hari
(15 – 23 Jun )
Arahan Pertukaran (1 Julai )
Peringatan : Permohonan yang gagal boleh membuat permohonan semula
pada sesi Julai yang akan dibuka mulai 1 Julai 2011. ID Pengguna dan
katalaluan yang sama boleh digunakan semula.

23. Manual Pengguna
Sistem E-Tukar Bukan Guru
23
7.1 Senarai Pegawai Untuk Dihubungi
Perkhidmatan dan sokongan bagi sistem ini adalah berterusan. Pengguna boleh
menghubungi pegawai yang bertanggungjawab sekiranya menghadapi masalah ketika
menggunakan e-Tukar Bukan Guru. Buat masa ini, pihak yang boleh dihubungi adalah seperti
berikut:
No Nama Jawatan No Telefon E-mel
1. Encik Mohd Amin bin
Nawawi
Penolong Setiausaha 03-8872 1543 amin.nawawi@moe.gov.my
2. Encik Ahmad
Ruzaimee bin Abdul
Rashid
Penolong Setiausaha 03-8872 1519 ruzaimee.abdrashid@moe.
gov.my
3. Puan Kholijah binti
Norbib
Pegawai Teknologi
Maklumat
03-8884 3678 kholijah.norbib@moe.gov.
my
4. Encik Adam bin Che
Husin
Penolong Pegawai
Teknologi Maklumat
03-8884 3674 adam.husin@moe.gov.my
BAB 7Perkhidmatan Dan Sokongan

24. LAMPIRAN A
24
P E N G E S A H 1P E N G E S A H 1P E N G E S A H 1
SMT/
SMV/
PPA
SBP/SBPI
/SK/SBT/
SMS
SABK SEK SENI SEK
SUKAN
SRPK/
SMPK
BTPN/
PKG
MATRIK IPG JNJK AUDIT
SEKOLAH
PPD JPN BAHAGIAN SEKOLAH
HARIAN
PENGETUA PENGETUA GURU
BESAR/
PENGETUA
PENGETUA PEGAWAI
BTPN
NEGERI
PENGARAH
MATRIKULASI
PENGARAH
IPG
PEGAWAI
JNJK
NEGERI
PEGAWAI
AUDIT
SEKOLAH
PEGAWAI
PPD
PENGARAH
JPN
SETIAUSAHA/
PENGARAH
BAHAGIAN
GURU
BESAR
PENGETUA
GURU
BESAR/
PENGETUA
GURU
BESAR/
PENGETUA
PENGARAH
BPTV
PENGARAH
BPSBPSK
PENGARAH
BPI
PENGARAH BHG
KOKURIKULUM
DAN KESENIAN
PENGARAH
BAHAGIAN
TEKNOLOGI
PENDIDIKAN
PENGARAH
BAHAGIAN
MATRIKULASI
REAKTOR
IPG
INDUK
KETUA
NAZIR
SUB
BAHAGIAN
AUDIT
SEKOLAH
PENGARAH
JPN
TIADA TIADA PENGARAH J
JABATAN
PENDIDIKAN
NEGERI
PENGARAH
BHG
SUKAN
PENGARAH
BP KHAS
BPSM
Mula
P E N G E S A H 2 P E N G E S A H 2 P E N G E S A H
2
P E L U L U S
Tamat
CARTA ALIRAN PROSES PERMOHONAN E-TUKAR BUKAN GURU
SETIAP PERMOHONAN PERLU MENDAPAT PENGESAHAN DARI PENGESAH 1 DAN PENGESAH 2. BAGI PEMOHON YANG BERKHIDMAT DI BAHAGIAN-BAHAGIAN KEMENTERIAN ATAU
JABATAN PENDIDIKAN NEGERI PENGESAHAN DILAKUKAN OLEH PENGESAH 1 SAHAJA SEBELUM PERMOHONAN DIHANTAR KE BPSM.
P E M O H O N P E M O H O N