POB Pelaporan Data SIM PAMSIMAS

Prosedur Operasional Baku - Mekanisme Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (Rev 3 - 13.11.2017) 1 / 9
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU (POB)
MEKANISME PELAPORAN DATA
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PAMSIMAS
1. LATAR BELAKANG
Mengingat PAMSIMAS merupakan program yang dilaksanakan dalam jangka waktu yang cukup
panjang dan wilayah cakupan yang luas, maka dirasakan perlu adanya penerapan suatu Sistem
Informasi Manajemen (SIM) terpadu berbasis web yang dapat menyajikan informasi/laporan secara
real time serta fasilitas pengisian data secara online dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi
waktu dan biaya dalam pelaporan data pelaksanaan kegiatan Program PAMSIMAS di lapangan.
2. TUJUAN
Prosedur Operasional Baku (POB) ini dibuat bertujuan untuk meningkatkan pemahaman para
pelaksana Pelaporan SIM dalam pemanfaatan SIM PAMSIMAS, baik dari sisi pelaporan data maupun
pemanfaatan laporan yang tersedia khususnya, dan pemahaman substansi dalam mekanisme
pelaporan data SIM pada umumnya.
3. PEMANFAATAN/PELAPORAN DATA SIM PAMSIMAS
Kegiatan pemantauan kinerja dan evaluasi Program PAMSIMAS yang memanfaatkan laporan
berbasis data SIM sebagai satu-satunya sumber informasi resmi sangat bergantung pada kinerja
pelaksana pengisian dan verifikasi data yang dilakukan secara berjenjang dari tingkat desa, tingkat
kabupaten, tingkat provinsi hingga tingkat pusat.
Hambatan dalam proses pengisian dan verifikasi pelaporan data SIM akan sangat mempengaruhi
kualitas laporan dan meperlambat jadwal pemanfaatannya dalam kegiatan pemantauan kinerja dan
evaluasi sehingga proses pengambilan keputusan untuk menentukan kebijakan dalam antisipasi
masalah yang akan diambil guna menjaga/meningkatkan kinerja program pun menjadi terlambat
yang dapat menyebabkan kegagalan pelaksanaan suatu siklus bahkan keseluruhan program.
Dengan mematuhi ketentuan jadwal dan mekanisme pelaksanaan pelaporan data SIM yang
dituangkan dalam Prosedur Operasional Baku (POB) Mekanisme Pelaporan Data SIM oleh setiap
pelaksana pelaporan di tiap tingkatan diharapkan kegagalan pelaksanaan program yang disebabkan
dari buruknya kinerja pelaporan data SIM dapat dihindari.
3.1. Mekanisme Pelaporan Data SIM
Perangkat pelaksana mekanisme pelaporan data SIM dikelompokkan dalam 4 (empat) tingkatan
sesuai dengan wilayah cakupan kerja dimulai dari pelaksana terbawah adalah sebagai berikut:

Tabel 3.1. Tugas/Fungsi Pelaksana Pelaporan Data SIM
TINGKATAN
WILAYAH
PELAKSANA FUNGSI/TUGAS JADWAL LAPOR KE
1.Desa/KKM TFM (Tim
Fasilitator
Masyarakat)
1. Melakukan pembinaan dalam
pelaksanaan dan verifikasi
kebenaran dan konsistensi
data/laporan kegiatan yang
dicatat secara baik dan benar di
tingkat masyarakat/KKM.
2. Mengisi logbook berdasarkan data
kegiatan yang dilaksanakan di
tingkat masyarakat/KKM.
3. Menyerahkan logbook yang sudah
terisi data kepada Fasilitator
Senior untuk dilakukan
pemeriksaan/verifikasi data.
4. Mengirimkan salinan digital (hasil
scan atau foto digital) dari
logbook yang sudah terisi dan
diperiksa oleh FS kepada DEAO.
5. Menyerahkan logbook yang sudah
terisi data pada bulan tersebut
dan diperiksa/diverifikasi oleh
Fasilitator Senior, berikut dengan
daftar hadir dan rencana kerja
bulan berikutnya ke ROMS
Kabupaten secara tepat waktu.
6. Menyerahkan/menginformasikan
via SMS Laporan Quick Status
kepada ROMS kabupaten.
7. Melakukan perbaikan data pada
QS dan logbook setelah menerima
umpan balik dari ROMS
Kabupaten.
8. Melaksanakan MIS Day untuk
memastikan kelengkapan dan
validitas data/laporan logbook,
termasuk menyelesaikan tugas-
tugas yang terkait dan
memperbaiki data/laporan
logbook.
1. Harian (rutin)
2. Harian (rutin)
3. Harian (rutin)
4. Harian (rutin)
5. Paling lambat
tanggal 26
setiap bulan
6. Segera setelah
suatu tahap
kegiatan selesai
atau selambat-
lambatnya
setiap Jumat
sebelum pukul
12 siang waktu
setempat.
7. Satu hari
setelah
menerima
umpan balik.
8. Tanggal 26
setiap bulan
atau bila hari
tersebut jatuh
di hari libur,
maka
dimundurkan 1
Koordinator
Kabupaten

(satu) hari kerja.
2. Kabupaten Koordinator
Kabupaten
1. Memastikan bahwa Fasilitator
Senior telah melakukan
pemeriksaan/verifikasi terhadap
konsistensi dan validitas data
yang diisikan ke dalam logbook
oleh Fasilitator Masyarakat sesuai
dengan bidangnya masing-
masing.
2. Melakukan verifikasi terhadap
data logbook yang telah diperiksa
Fasilitator Senior (dalam bentuk
salinan digital maupun fisik)
dengan dibantu oleh Co-DC.
Proses verifikasi data SIM yang
berkaitan dengan keuangan
dibantu oleh District Financial
Management Assistant (DFMA).
3. Setelah dilakukan verifikasi
terhadap data logbook (dalam
bentuk salinan digital maupun
fisik), menugaskan Data Entry
Administration Officer (DEAO)
untuk memasukkan data tersebut
ke dalam aplikasi SIM Pamsimas.
DEAO harus tetap melakukan
verifikasi terhadap konsistensi
data dan mencermati
kemungkinan kesalahan dalam
penulisan angka atau informasi
lainnya, serta tetap berkoordinasi
dengan Fasilitator Senior maupun
Koordinator Kabupaten.
4. Memastikan TFM menyerahkan
logbook fisik asli yang telah
diperiksa/verifikasi oleh FS dan
datanya sesuai dengan data yang
telah dimasukkan ke dalam SIM
(yang bersumber dari salinan
digitalnya). Logbook fisik asli
selanjutnya ditandantangani. Bila
data SIM memerlukan perbaikan
atau data belum dimasukkan ke
dalam SIM, Data Entry
Administration Officer (DEAO)
ditugaskan untuk memasukkan
data tersebut ke dalam aplikasi
SIM Pamsimas.
5. Memastikan bahwa Fasilitator
Senior telah melakukan verifikasi
Quick Status dalam bentuk
1. Tanggal 26
setiap bulannya.
Jika jatuh di hari
libur, maka
dimundurkan 1
(satu) hari kerja
2. Harian atau
minimal setiap
hari Jumat (hari
terakhir dalam
pekan)
3. Segera setelah
dilakukan
verifikasi
terhadap data
logbook
4. Paling lambat
tanggal 26
setiap bulannya.
Jika jatuh di hari
libur, maka
dimundurkan 1
(satu) hari kerja
5. Segera setelah
menerima
Laporan/SMS
Koordinator
Provinsi

laporan/informasi via SMS
terhadap kesesuaiannya dengan
jadwal penyelesaian dalam
Master Schedule tingkat desa dan
menugaskan DEAO untuk
memasukkan data tersebut ke
dalam aplikasi QS Pamsimas.
Untuk data QS yang berkaitan
dengan keuangan, proses
verifikasi dibantu oleh DFMA.
6. Melakukan analisis terhadap data
SIM dengan dibantu oleh Co-
DC/DFMA dan DEAO, terkait
dengan validitas dan kelengkapan
data.
7. Memberikan umpan balik kepada
Tim Fasilitator Masyarakat bila
berdasarkan hasil analisis data
atau pada saat verifikasi
ditemukan data yang tidak valid,
untuk segera diperbaiki dan
dilengkapi.
8. Melaporkan kepada ROMS
Provinsi bila ditemukan data QS
dan SIM yang tidak valid, apabila
telah dilakukan penguncian data
oleh ROMS Provinsi, untuk segera
dapat dilakukan perbaikan data.
Permohonan untuk perbaikan
data yang tidak valid disampaikan
dalam bentuk surat disertai
penjelasan dan bila perlu
dilampirkan dokumen terkait
melalui e-mail.
9. Memberikan pelatihan pengisian
logbook bagi Fasilitator baru yang
dilaksanakan oleh DEAO.
10.Berkoordinasi dengan Koordinator
Provinsi dan Data Management
Analyst (DMA) bila menemukan
permasalahan yang dapat
mempengaruhi pelaporan data
SIM.
11.Melaksanakan MIS Day untuk
validitas data/laporan logbook
Fasilitator Masyaratkat maupun
data QS dan SIM, termasuk
menyelesaikan tugas-tugas yang
dari Fasilitator
6. Mingguan
7. Paling lambat 1
(satu) hari
setelah
ditemukan data
yang tidak valid
8. Segera setelah
ditemukan data
yang tidak valid
9. Segera setelah
mobilisasi
Fasilitator baru
10.Segera setelah
menemukan
adanya indikasi
permasalahan
11. Tanggal 26
setiap bulan
atau bila hari
tersebut jatuh
di hari libur,
maka

terkait dan koordinasi perbaikan
data/laporan logbook Fasilitator
Masyarakat dan ROMS kabupaten.
dimundurkan 1
(satu) hari kerja
3.PROVINSI Koordinator
Provinsi
1. Memastikan bahwa telah
dilakukan verifikasi di tingkat
Kabupaten terhadap konsistensi
dan validitas data QS dan SIM
yang telah dimasukkan oleh
ROMS Kabupaten di wilayah
kerjanya.
2. Melakukan pemantauan terhadap
kualitas dan kelengkapan data
SIM, bersama-sama dengan para
TA Provinsi dan DMA.
3. Melakukan verifikasi dan validasi
terhadap data QS dan SIM tingkat
kabupaten dan provinsi dengan
dibantu oleh Co-PC, setelah
dilakukan proses verifikasi oleh
para Tenaga Ahli ROMS provinsi
dan pemeriksaan kelengkapan
data oleh Data Management
Analyst (DMA).
4. Memberikan umpan balik dalam
bentuk surat kepada ROMS
Kabupaten bila berdasarkan hasil
analisis data atau pada saat
verifikasi ditemukan data yang
tidak valid, untuk segera
diperbaiki dan dilengkapi.
5. Melaporkan kepada Tim SIM
NMC bila ditemukan data QS dan
SIM yang tidak valid, bila telah
dilakukan penguncian data oleh
NMC, untuk segera dapat
dilakukan perbaikan data.
Permohonan untuk perbaikan
data yang tidak valid disampaikan
dalam bentuk surat disertai
penjelasan dan bila perlu
dilampirkan dokumen terkait
melalui e-mail.
6. Menetapkan tema/sasaran MIS
Day untuk dilaksanakan oleh
1.Setiap Senin
(atau hari kerja
pertama dalam
satu pekan)
untuk data QS
dan setiap
tanggal 26 (atau
saat MIS Day
ROMS
Kabupaten)
untuk data SIM
2.Setiap Senin
(atau hari kerja
pertama dalam
satu pekan)
3.Setiap Senin
(atau hari kerja
pertama dalam
satu pekan)
untuk data QS
dan setiap
tanggal 28 (atau
dua hari setelah
MIS Day ROMS
Kabupaten)
untuk data SIM
4.Paling lambat 1
(satu) hari
setelah
ditemukan data
yang tidak valid
5.Segera setelah
ditemukan data
yang tidak valid
6.Setiap tanggal
20 (duapuluh)
TL NMC

Data
Management
Analyst
ROMS Kabupaten berdasarkan
hasil analisis dan verifikasi oleh
DMA dan para TA Provinsi.
7. Melaksanakan MIS Day untuk
validitas data QS dan SIM,
termasuk menyelesaikan tugas-
tugas yang terkait di tingkat
provinsi, serta memantau hasil
pelaksanaan MIS Day di tingkat
kabupaten.
1. Melakukan verifikasi data QS
dengan mendapatkan masukan
dari para Tenaga Ahli (TA) terkait
sesuai dengan bidangnya
masing-masing.
2. Melakukan analisis data SIM dan
menyiapkan laporan data SIM
untuk setiap TA ROMS provinsi
sesuai dengan bidangnya
masing-masing, untuk dilakukan
analisis dan verifikasi data.
3. Menyiapkan laporan rangkuman
hasil analisis dan verifikasi para
Tenaga Ahli Provinsi, termasuk
hasil pemeriksaan kelengkapan
data SIM serta usulan
tema/sasaran MIS Day untuk
disampaikan kepada PC/Co-PC.
4. Memberikan verifikasi online
pada aplikasi SIM sesuai hasil
verifikasi dan validasi yang sudah
dilakukan oleh PC.
5. Berkoordinasi dengan Capacity
Building/Community Develop-
ment Specialist untuk menyusun
perencanaan pelatihan pengisian
logbook bagi Fasilitator ataupun
pelaku baru di tingkat kabupaten
jika dibutuhkan.
6. Melakukan pembinaan kepada
ROMS Kabupaten untuk
menunjang kinerja mekanisme
pelaporan data SIM.
7. Melakukan teleconference
bidang SIM dengan ROMS
kabupaten di wilayah kerjanya
sebagai bentuk/sarana
setiap bulannya
7.Tanggal 26
hingga 28 setiap
bulan atau bila
salah satu hari
tersebut jatuh di
hari libur, maka
dimundurkan 1
(satu) hari kerja.
1. Setiap Senin
atau hari kerja
pertama dalam
satu pekan
2. Tanggal 10
(sepuluh) setiap
bulannya
3. Tanggal 15
(limabelas)
setiap bulannya
4. Segera setelah
dilakukan
verifikasi dan
validasi oleh PC.
5. Segera setelah
mobilisasi
Fasilitator atau
pelaku baru
tingkat
kabupaten
6. Harian (rutin)
7. Seminggu sekali
Koordinator
Provinsi

pembinaan. Pemilihan
kabupaten didasarkan atas
wilayah yang paling
membutuhkan perbaikan/
peningkatan kualitas dan
kelengkapan data SIM, dengan
ketentuan minimal:
 1 kabupaten per minggu
untuk provinsi dengan
jumlah kurang dari 10
kabupaten
jumlah antara 10 hingga 19
kabupaten
jumlah 20 atau lebih
kabupaten
8. Melaporkan kepada Koordinator
Provinsi dan berkoordinasi
dengan Tim SIM NMC bila
menemukan permasalahan yang
dapat mempengaruhi pelaporan
data SIM.
8. Segera setelah
menemukan
adanya indikasi
permasalahan
4.PUSAT/NMC MIS Specialist 1. Melakukan monitoring dan
memastikan telah dilakukan
verifikasi di tingkat ROMS
terhadap konsistensi dan validitas
data QS dan SIM seluruh ROMS.
2. Melakukan analisis data SIM dan
menyiapkan laporan data SIM
untuk setiap Tenaga Ahli NMC
sesuai dengan bidangnya masing-
masing, untuk dilakukan analisis
terhadap validitas data.
3. Menyiapkan laporan rangkuman
hasil analisis data para Tenaga
Ahli NMC, termasuk hasil
pemeriksaan kelengkapan data
SIM serta jika ada usulan
tema/sasaran MIS Day bagi
ROMS Provinsi untuk
disampaikan kepada TL NMC.
4. Memberikan verifikasi/validasi
online pada aplikasi SIM sesuai
hasil verifikasi/validasi yang
sudah dilakukan oleh para TA
NMC.
1. Tanggal 26
setiap bulan
atau bila salah
satu hari
tersebut jatuh di
hari libur, maka
dimundurkan 1
(satu) hari kerja
2. Tanggal 10
(sepuluh) setiap
bulannya
3. Tanggal 15
(limabelas)
setiap bulannya
4. Segera setelah
dilakukan
verifikasi/
validasi oleh
para TA NMC
TL NMC

5. Memberikan umpan balik kepada
ROMS provinsi dan kabupaten
melalui surat dari TL NMC, bila
berdasarkan hasil analisis data
dan pada saat verifikasi
ditemukan data yang tidak valid,
untuk segera diperbaiki dan
dilengkapi.
6. Memberikan informasi terkait
dengan operasional SIM kepada
seluruh pelaku program
Pamsimas, melalui website, SMS
atau email.
7. Melakukan pelatihan SIM bagi
personil ROMS baru.
8. Melakukan pembinaan kepada
ROMS untuk menunjang kinerja
mekanisme pelaporan data SIM.
9. Melakukan teleconference bidang
SIM dengan ROMS provinsi.
Pemilihan provinsi didasarkan
atas wilayah yang paling
membutuhkan perbaikan/
peningkatan kualitas dan
kelengkapan data SIM, dengan
ketentuan minimal 5 provinsi per
minggu.
10. Melakukan tindak lanjut terhadap
permasalahan yang ditemukan
yang dapat mempengaruhi
pelaporan data SIM.
11. Melaksanakan MIS Day,
memantau dan mengevaluasi
hasil pelaksanaan MIS Day di
tingkat ROMS.
5. Paling lambat 3
(tiga) hari
setelah
ditemukan data
yang tidak valid
6. Segera setelah
dibutuhkan
7. Segera setelah
mobilisasi
Konsultan
ROMS baru
8. Harian (rutin)
9. Sekali seminggu
10.Segera setelah
menemukan
adanya indikasi
permasalahan
11.Tanggal 26
hingga 29 setiap
bulan (kecuali
bulan Februari
disesuaikan
hingga 1 Maret)
atau bila salah
satu hari
tersebut jatuh di
hari libur, maka
dimundurkan 1
(satu) hari kerja.

3.2. Data SIM PAMSIMAS
Data/informasi yang dikelola dalam SIM Pamsimas secara garis besar dikelompokkan dalam
beberapa modul berikut ini:
Modul 1: Informasi Umum Desa
Modul 2: Pemberdayaan Masyarakat dan Perencanaan Kegiatan
Modul 3: Pencairan Dana BLM dan Sumber Dana Lainnya
Modul 4: Realisasi/Pelaksanaan Kegiatan
Modul 6: Peningkatan Kapasitas Pemerintah Daerah dalam bidang AMPL
Modul 7: Keberlanjutan Desa Pasca Program
3.3. QUICK STATUS (QS)
Penyelesaian kegiatan per siklus diharapkan dapat dilaporkan dan dipantau sesuai dengan
keadaan sesungguhnya dalam bentuk laporan Quick Status yang akan dijadikan acuan dalam
pengambilan keputusan secara cepat untuk penyelesaian setiap permasalahan yang dapat
menghambat penyelesaian kegiatan di lapangan.
Data yang ditampilkan pada Quick Status haruslah sinkron dengan data SIM dan terverifikasi.
Dipahami bahwa pengisian data SIM lebih memerlukan waktu untuk melengkapinya. Untuk
itu laporan Quick Status disajikan dalam dua modus, yaitu:
1. Quick Status yang belum terverifikasi, yaitu laporan yang sudah dimasukkan oleh
ROMS Kabupaten, namun belum diverifikasi oleh ROMS Provinsi.
2. Quick Status yang terverifikasi, yaitu laporan yang sudah dimasukkan oleh ROMS
Kabupaten dan sudah diverifikasi oleh ROMS Provinsi serta data SIM-nya telah terisi
lengkap.
Berikut ini adalah dua tingkatan laporan Quick Status yang tersedia di SIM Pamsimas:
3.3.1.1. Quick Status Tingkat Desa (TFM).
Setiap kali suatu siklus kegiatan diselesaikan Fasilitator Masyarakat (FM) harus sesegera
mungkin dilaporkan ke Koordinator Kabupaten sebagai quick status untuk segera diinput
ke dalam aplikasi SIM berbasis web oleh Data Entry Administration Officer. Laporan
Quick Status tingkat desa antara lain: QS Pemilihan Desa dan QS Pelaksanaan Kegiatan.
Catatan: Untuk mendukung kecepatan pengiriman laporan quick status, jika belum
memungkinkan dilaporkan dalam laporan tertulis/formal maka dapat dilakukan dengan
mengirim laporan quick status dalam bentuk SMS begitu pelaksanaan suatu kegiatan di
desa/masyarakat diselesaikan atau selambat-lambatnya setiap hari Jumat sebelum
pukul 12 siang waktu setempat kepada Koordinator Kabupaten agar dapat segera
diinput ke dalam aplikasi SIM oleh Data Entry Administration Officer dalam hari yang
sama.
3.3.1.2. Quick Status Tingkat Kabupaten
Untuk laporan quick status di tingkat Kabupaten dapat langsung diisikan ke dalam
aplikasi QS melalui web site Pamsimas oleh Data Entry Administration Officer begitu
suatu siklus kegiatan di tingkat Kabupaten diseselesaikan. Laporan Quick Status tingkat
Kabupaten antara lain: QS Pemda.

POB Pelaporan Data SIM PAMSIMAS

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (11)

Similar to POB Pelaporan Data SIM PAMSIMAS

Similar to POB Pelaporan Data SIM PAMSIMAS (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

POB Pelaporan Data SIM PAMSIMAS