Informatie aan zee 2019

1. Digitaliseren anno 2019

2. Doel?
Het papieren archief transformeren naar een intelligent ontsluiten via AI

3. Vanden Broele Group since 1957
VANDEN BROELE
productions
VANDEN BROELE
uitgeverij
CAYMAN
behavioural design agency
NOVADO
software innovators
Partner in innoverende
communicatie- en
digitalisatieoplossingen,
grafisch ontwerp en on- &
offline informatiedragers.
Kennispartner voor openbare
besturen, bedrijven & de
juridische en sociale sector.
Creatieve partner met kennis
van mensen. Creatie van
merken, strategieën,
campagnes en verhalen met
een positief staartje.
Partner voor het ontwerpen
van slimme software-
oplossingen die gebruikers
én business een boost geven.

4. Doel?
Snel raadplegen in het verleden

5. Stap 1
Geïnventariseerd transport van
documenten

6. Stap 2
Digitaliseren:
Verschillende documentsoorten
vragen aangepaste scanners
Bulk A4 / A3 los
Plan scanner A3
Book scanner A3
Andere
Bestaande scans integreren

7. Stap 3
Scans optimalisatie via software
• Gradatiecurve
• Deskew
• Thresholding
• Bitdiepte aanpassen
• Ruis filtering
• Perforatiegaten weg
• Compressie
• …
Scans optimalisatie voor:
• leesbaarheid
• karakterherkenning
Scherpere letters door gradatiecurve aan te passen

8. Stap 4
Samenstelling scans via scanstraat
Bulk scanner
Plan scanner
Boek scanner
Bestaande scansDossier

9. Stap 5
Door AI (artificial intelligence) op
lay-out/logo/tekst…
• Dubbels uithalen
• Geen relevante info weggooien
• Indelen in structuur
• Data uit documenten
regenereren
• Data verrijken & koppelen
Sorteren volgens selectiecriteria…
Het principe is eenvoudig: vanuit het algemene naar het meer specifieke.
Computers trainen om ze laten omgaan met principes ipv met losse regels
Bvb: bestandsnaam
Landen_Orsmaal_bouwdossiers1975_kerkstraat75

10. Stap 6
Wat is Artificial Intelligence door
Machine Learning?
Computers trainen om te
gaan met principes ipv met
losse regels
…
…
Machine herkent trend
+ …
+ …
+ …
+ …
+ …
+ …
Sorteren volgens selectiecriteria
03_Cadastre
24_Autorisation
12_Avis_exterieurs
11_Avis_alignement

11. Stap 7
• Training model
• X-as aantal documenten per
type
• Y-as fouten percentage

12. Stap 8
• Opbouw datavelden per
dossier/artikel/persoon…
Data export uit andere DB toepassing
Data IT documenten/letter herkenning
Manueel data intikken
Door Artificial Intelligence
Brandweer
Of combinatie van bovenstaande

13. Stap 9
Koppeling van de data
Centrale databank aan
documenten

14. Stap 10
Testing procedures
Kwaliteit scan visueel
Kwaliteit scan technisch
kleurkalibratie
Kwaliteit metadata
Controlequery’s
Gekoppelde data aan
juiste beeld

15. Stap 11
Levering klant
Data en scans
Offline-online software
Eindgebruiker

16. Stap 12
Digitaal platform koppelen via API
Papier gescande archief:
Begeleiding voor conserveren
Archiefbank Brugge Erfgoedcel / regiowerking
Advies:
• Restauratie/binden
• Zuurvrij bewaren
• Opslag vochtigheid/temperatuur

17. Case 1
Case New Holland
digitale brochurebibliotheek

18. Case 2
Gent Digipolis
Geboorteakten Gent

19. Case 3
Brugge archief
archiefbankbrugge.be
Boom Scan Data

20. Case 4
Zwijndrecht
Bouwdossiers
Bestand Scan

21. Opleiding
& ondersteuning
Via teamviewer
• Technische ondersteuning servicedesk
• Functionele ondersteuning / opleiding software
• Extra nazorg: vb. Beeldmanipulatie, eigen data verrijking + aanpassing

22. Voor wie?
Voor iedereen die:
• Zijn online/digitale toepassing wil koppelen met het “papieren”
verleden
• Zijn originele, historische documenten wil conserveren maar toch wil
laten consulteren
• Door zijn administratie verplicht is zijn documentatiecentrum te
ontsluiten
• Noodgedwongen moet inkrimpen aan stockruimte, verhuis, fusies,
verbouwingen, …
“Uw archief,
met verstand
in een notendop.”