Collectiebeleid 2.0 met V-insight voor collecties

1Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.comCopyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com 1
Beter collectiebeleid met V-eyeQ
Informatie aan Zee | Oostende | 12 september 2013
Filip Trenson
Sales manager Benelux

Het probleem en de oplossing

3Copyright © 2012. Infor. All Rights Reserved. www.infor.com
Welke problemen willen we oplossen?
• collecties die niet genoeg worden
gebruikt
• intuitïeve aanpak van
collectiebeheer
• ontbreken van een “lokale” kijk op
het selecteerproces en
performance
• overlap tussen collecties
• geen geïntereerde kijk op
collectiebeheer
• verspilling van budgetten

Wat biedt V-eyeQ?
Gereedschap voor planning
planning van collectiebeheer
Performance Analyse
wat presteert goed & wat niet
Adviseur
afschrijven, kopen, verplaatsen
Selectie-ondersteuning
integratie met besteladministratie
oplossing voor centraal collectioneren
= hoeveel aanschaffen, afschrijven = wat aanschaffen
= wat aanschaffen, afschrijven,
verplaatsen = wat aanschaffen voor wie

Gereedschap voor planning

De aanpak
definiëren
collectieregels
(eenmalig)
definiëren van collectie-
onderdelen in regels
definiëren
collectieplan
(jaarlijks)
vastleggen van de
doelstellingen voor
collectiebeheer in een plan:
aanschaf
afschrijven
uitvoeren
plan
(dagdagelijks)
werken met het systeem om
het plan te realiseren
bestellen
afschrijven
verplaatsen

Wat zijn collectieregels?
• onderdelen van de collectie die relevant zijn
voor het collectiebeheer
• de regels “mappen” deze onderdelen naar
definities die V-eyeQ kan begrijpen en
interpreteren
• collectieclusters: mechanisme om regels te
“groeperen”
• hoe kleiner een vestiging, hoe meer clustering
spanning & avontuur
fantasy & science-fiction
Engelstalige romans
wijsbegeerte
bedrijfseconomie
kookboeken
reisgidsen Frankrijk
DVD speelfilms
X-box games
eerste leesboekjes
stripboeken jeugd
daisy-ROMs volwassenen
muziek-CD’s
bladmuziek

Voorbeelden van collectieregels
Spanning en
avontuur
Taal = Nederlands
Genre = av,de,gr,sp,th,we
Materiaaltype = boek
Niveau = volwassen
X-box games
Materiaaltype = X-box
Niveau = volwassen

Voorbeelden van collectieclusters
Detectives & thrillers
Avontuur
Fantasy & science fiction
Spanning & avontuur
grote vestiging werkt
met drie regels
kleine vestiging werkt
met één regel

Voorbeelden van regels

Collectieplan workflow
definiëren
plan
op basis van regels
verzamelen
data
op basis van V-insight
definiëren
KPI’s
gewenste
uitleenfrequentie
gewenst
afschrijfpercentage
verwacht aantal
uitleningen
berekenen
doelen
voor afschrijven
voor aankoop
gebaseerd op:
beschikbare budget +
gedefinieerde regels +
gemiddelde boekprijs
vastleggen
doelen
manueel aanpassen
van doelen indien
gewenst
aantal aankopen
aantal afschrijven

Stap1: data wordt verzameld
percentage van de uitleningen
percentage van de collectie
meer dan n keren uitgeleend
ouder dan n dagen
ouder dan n dagen en niet meer
uitgeleend sinds
momenteel uitgeleend
uitgeleend in de laatste n jaren
# exemplaren
# uitleningen
uitleenfrequentie
4000
20000
5
Actueel Actueel

Stap 2: definiëren verwachtingen
# exemplaren
# uitleningen
4000
20000
5
Actueel
vervangen
# uitleningen
12%
20000
6
Verwachte KPI’s

Stap 3: berekenen doelstellingen
# exemplaren
# uitleningen
4000
20000
5
Actueel
vervangen
# uitleningen
12%
20000
6
Verwachte KPI’s
af te schrijven
aan te kopen
nieuwe frequentie
nieuwe collectie
480
116
5.5
3636
Berekeningen
berekende doelstellingen
kunnen worden
overschreven

Factoren die berekeningen beïnvloeden
• gewenst vervang-/afschrijfpercentage
• gewenste uitleenfrequentie
• maar de uitleenfrequentie wordt gemaximaliseerd (d.m.v. parameters)
• bijv. je kunt in 1 jaar niet meer dan .5 stijgen (te veel afschrijven)
• bijv. je kunt in 1 jaar niet meer dan .2 dalen (budgetlimieten)
• gemiddelde prijs (voor de regel)
• totaal beschikbare budget voor de vestiging
• benodigd budget vs beschikbaar budget

“Het leeft!” - Het plan in de praktijk
• werken op basis van het plan
• aankopen, afvoeren, verplaatsen
• geïntegreerd in de
besteladministratie
• daadwerkelijke voortgang wordt
vergeleken met de doelstellingen
zoals gedefinieerd in het
collectieplan
• plan aanpassen indien nodig

Adviseur

Adviseur
onderdeel dat suggesties doet over
• “dode exemplaren”
• “te veel gebruikte exemplaren”
• aanschafadviezen gebaseerd op reserveringsratio
• “niet populair hier, wel populair elders”

Performance analyse

Performance analyse
• lijsten van populaire werken
• voor alle werken
• of voor (een beperkt aantal) categorieën (bijv. “jeugd fiction”, “volwassenen non-fiction”,
“muziek”)
• lijsten van populaire auteurs, onderwerpen, …
• kan worden gebouwd voor elke authority in de applicatie
• opnieuw voor alle werken of voor (een beperkt aantal) categorieën
• zoeken
• zoeken naar bib records om hun performance te zien
• zoeken naar auteurs, onderwerpen, …
• voor elke bib index
• en voor elke authority index
• met facetten

Performancewaarde

Percentiel is niet percentage
• alle werken, alle authorities gerangschikt als percentielen
• om interpretatie en vergelijking eenvoudiger te maken
• bijv. Pieters examenuitslag: hij scoort 94% en heeft een percentiel van 100
• 94% = hij beantwoordde 94 van de 100 vragen correct
• percentiel van 100 = hij is bij de top 1% beste performers (van alle deelnemers)
• hoe hoger het percentiel, hoe hoger de (relatieve) score
• percentiel van 96 = 4% van de deelnemers hebben een betere score
• percentiel van 12 = 11% van de deelnemers hebben een lagere score

Integratie met V-smart

Integratie met besteladministratie
• integratie op diverse onderdelen
• met selecties: vooral in koppeling met NBD achtergrondbestand
• AFO 111, 211, … (tonen van / toegang tot performancegegevens)
• aanschafquota per collectieregel
• gebaseerd op collectieplan
• hoeveel exemplaren al besteld dit jaar, hoeveel exemplaren nog te bestellen, …
• display van “doelen” uit het plan versus “verplichtingen”
• bijv. “25/70” (het doel voor de regel is 70 en 25 zijn er al besteld)
• geïntegreerd met performancegegevens
• display van performance-samenvatting in de besteladministratie
• toegang tot gedetailleerde performancegegevens
• oplossing voor “centraal selecteren”

Andere integratie
• mogelijkheid om gegevens op te slaan in savelists
• directe export van data via SSP exportformaten

Vereisten

Status
• vereist V-insight 3.0
• wordt geinstalleerd “bovenop” V-insight versie 3.0
• release is dus afhankelijk van de beschikbaarheid van V-insight 3.0
• link met besteladministratie vereist V-smart 3.0
• dus afhankelijk van de beschikbaarheid van V-smart 3.0
• geen integratie met besteladministratie van Vubis Smart
• ontwikkeling is in een afrondende fase
• beta testinstallatie bij Biblioservice Gelderland

Collectiebeleid 2.0 met V-insight voor collecties

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Collectiebeleid 2.0 met V-insight voor collecties

Similar to Collectiebeleid 2.0 met V-insight voor collecties (20)

More from Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw (VVBAD)

More from Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw (VVBAD) (20)

Collectiebeleid 2.0 met V-insight voor collecties