Asiakasasiakirjojen konteksti. Toimintatapakoulutus Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston 5. aallon toimijoille, 8.10.2019. Hanna Lohijoki, THL/OPER

1. Asiakasasiakirjojen
konteksti
Toimintatapakoulutus Sosiaalihuollon
asiakastiedon arkiston 5. aallon toimijoille
THL / OPER 8.10.2019

2. Esityksen sisältö
1) Asiakasasiakirjojen kontekstinkuvailu
2) Asiakirjan liittäminen asiaan
3) Asiakirjan liittäminen palvelutehtävään
4) Asiakirjan liittäminen palveluyksikköön
5) Asiakirjan liittäminen palveluprosessiin
6) Asiakirjan liittäminen sosiaalipalveluun
7) Metatietojen kombinaatiot
THL / OPER 8.10.20192

3. Kontekstinkuvailu
 Kontekstilla tarkoitetaan toimintaympäristöä, johon
asiakirjat liittyvät
 Sosiaalihuollon asiat, palvelutehtävät, palveluyksiköt,
palveluprosessit ja sosiaalipalvelut
 Asiakirjojen liittäminen kontekstiinsa
 Auttaa seuraamaan asioiden käsittelyä sosiaalihuollossa
 Tukee asiakastyön prosessia ja sosiaalipalvelujen
toteutusta
 Tuottaa vertailukelpoista tietoa sosiaalihuollosta
 Tukee asiakastiedon hallintaa ja hyödyntämistä
THL / OPER 8.10.20193

4. THL / OPER 8.10.20194
Asiakirjan kontekstitiedot
Missä
palveluprosessissa
asiakirja on laadittu tai
vastaanotettu?
Onko kyse uuden asian
vireille tulosta vai onko
asia jo vireillä?
Liittyykö asiakirja
yhteen tai useampaan
sosiaalipalveluun?
Onko kyse tietyn
palvelun hakemisesta?
Missä palveluyksikössä
asiakirja on
vastaanotettu ja asian
käsittely aloitetaan?
Missä
palveluprosessissa
asiakirja on laadittu tai
vastaanotettu?
Minkä asian käsittelyyn
asiakirja kuuluu?
Liittyykö asiakirja
tietyn sosiaalipalvelun
suunnitteluun,
järjestämiseen tai
toteutukseen?
Missä palveluyksikössä
asiakirja on laadittu?
Vireille-
tulo-
asiakirja
LIITÄ ASIAAN A
LIITÄ PALVELU-
YKSIKKÖÖN C
LIITÄ PALVELU-
PROSESSIIN D
LIITÄ SOSIAA-
LIPALVELUUN E
Muu
asiakas-
asiakirja
Missä
palvelutehtävässä asia
tulisi käsitellä?
Mihin
palvelutehtävään
liitetyssä asiassa
asiakirja on laadittu?
LIITÄ PALVELU-
TEHTÄVÄÄN B

5. Asiakirjan liittäminen asiaan
 Asia tulee vireille vireilletuloasiakirjalla (esim. hakemus, ilmoitus,
yhteydenotto, merkintä asian vireilletulosta)
 Jos sosiaalihuoltoon saapuu useita vireilletuloasiakirjoja,
ammattihenkilö harkitsee, onko kyse samasta asiasta
 Asia saa asiatunnuksen, joka seuraa asian käsittelyä koko sen
elinkaaren ajan. Asia nimetään asialuokituksen avulla
 Asiatunnus säilyy samana silloinkin, kun palvelu toteutetaan eri
organisaatiossa
 Kaikki asian käsittelyssä syntyvät asiakirjat merkitään samalla
asiatunnuksella
THL / OPER 8.10.20195

6. Asialuokitus
 Sosiaalihuolto - Sosiaalihuollon asia -luokitusta käytetään
sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä nimeämään
sosiaalihuollossa käsiteltävänä oleva asia
 Sähke2-määräyksessä asian nimeke on pakollinen metatieto
 Sosiaalihuollossa asian nimi on asia-asiakirjalle pakollinen
metatieto
THL / OPER 8.10.20196

7. Asiakirjan liittäminen palvelutehtävään
 Palvelutehtävä on tietynlaisiin tuen tarpeisiin vastaavien
sosiaalipalvelujen ja muun tuen kokonaisuus
 Palvelutehtävät toimivat asiakasasiakirjalain mukaan sekä
asiakastiedon hallinnan perusjäsennyksenä että käyttöoikeuksien
määrittelyn perusteena
 Jokainen asiakasasiakirja liitetään yhteen tai useampaan
palvelutehtävään (pakollinen ja toistuva metatieto)
 THL on antanut määräyksen palvelutehtäväluokituksesta
 Sosiaalihuolto – Palvelutehtävä (2016) koodistopalvelimella
THL / OPER 8.10.20197

8. THL / OPER 8.10.20198
Sosiaalihuollon palvelutehtävät

9. Vanhojen asiakirjojen palvelutehtävä
 Ennen Sosiaalihuolto – Palvelutehtävä
-luokituksen (2016) käyttöönottoa
laaditut asiakirjat liitetään sekä
alkuperäiseen tehtävään että uuden
luokituksen mukaiseen tehtävään
 Alkuperäinen tehtävä esitetään
luokituksella
 Sosiaalihuolto – Palvelutehtävä 1989; tai
 Sosiaalihuolto – Palvelutehtävä 2011
 Palvelutehtävien peilaus –taulukko
auttaa uuden palvelutehtävän valintaa
vanhalle asiakirjalle.
THL / OPER 8.10.20199

10. Asiakirjan liittäminen palveluyksikköön
 Palveluyksikkö on asiakasasiakirjoille pakollinen metatieto. Se
kertoo, missä palveluyksikössä asiakasasiakirja on laadittu tai
vastaanotettu.
 Palveluyksikkönä käytetään SOTE-organisaatiorekisteriin
ilmoitettuja yksiköitä.
 Palveluyksikkötietojen tulee olla yhdenmukaisia asiakirjoissa,
palveluyksikön asiakkuuksissa ja työntekijöiden työyksiköissä. Sitä
käytetään asiayhteyden todentamiseen ja asiakirjojen hakuun.
 SOTE-organisaatiorekisteri löytyy koodistopalvelusta.
THL / OPER 8.10.201910

11. Asiakirjan liittäminen palveluprosessiin
 Asiakkaan asian käsittely koostuu viidestä palveluprosessista
 Prosessikuvassa esitetään yleisimmät asian käsittelyn vaiheet
 Asiakasasiakirja liitetään aina yhteen palveluprosessiin
 Sosiaalihuolto – Sosiaalihuollon palveluprosessi –luokitus on
julkaistu koodistopalvelimella
THL / OPER 8.10.201911

12. Palveluprosessit: asian vireilletulokäsittely
 Sosiaalihuollon ammattihenkilö
 ottaa käsittelyyn henkilön tuen tarvetta koskevan, sosiaalihuollossa
vireille tulleen asian
 arvioi välittömän tuen tarpeen  järjestää tarvittavat palvelut
 Sisältää vireilletuloasiakirjat sekä niiden käsittelyn asiakirjat
THL / OPER 8.10.201912

13. Palveluprosessit: palvelutarpeen arviointi
 Sosiaalihuollon ammattihenkilö arvioi asiakkaan tuen tarvetta ja sen luonnetta,
asiakkuuden edellytyksiä sekä sitä, millä sosiaalipalveluilla tarpeisiin pystytään
vastaamaan
 Tavoitteena on arvioida kokonaisvaltaisesti asiakkaan ja hänen perheensä
tilanne sekä turvata hänelle riittävät palvelut ja muut tukitoimet
 Tietyissä tapauksissa on noudatettava annettuja määräaikoja
 Palvelutarpeen arvio ja sen laatimiseksi tarvittavat asiakirjat liitetään tähän
THL / OPER 8.10.201913

14. Palveluprosessit: asiakkuuden suunnittelu
 Ammattihenkilö laatii yhdessä asiakkaan kanssa palvelutarpeen arvioon
perustuvan asiakassuunnitelman asiakkaalle tarjottavista
sosiaalipalveluista, muusta asiakkaan saamasta tuesta sekä hänen
omista toimenpiteistään sosiaalisen hyvinvoinnin ja toimintakyvyn
ylläpitämiseksi
 Asiakassuunnitelma on laadittava, ellei kyseessä ole tilapäinen neuvonta
ja ohjaus tai jollei sen laatiminen muusta syystä ole ilmeisen tarpeetonta
THL / OPER 8.10.201914

15. Palveluprosessit: palvelun järjestäminen
 Palvelunjärjestäjän viranhaltija
 ratkaisee vireille tulleen asian palvelutarpeen arvion ja asiakassuunnitelman pohjalta
 järjestää asiakkaalle hänen tarvitsemansa sosiaalipalvelut
 vastaa siitä, että sosiaalipalvelut toteutetaan tarvittavassa laajuudessa
 seuraa ja arvioi palvelujen toteuttamista
 Asian ratkaisemisessa ja palvelun järjestämisessä tarvittavat asiakirjat
THL / OPER 8.10.201915

16. Palveluprosessit: palvelun toteutus
 Sisältää toteutussuunnitelman laatimisen yhdessä asiakkaan kanssa
asiakassuunnitelman pohjalta, suunnitelman mukaisen toiminnan sekä
palvelun toteutuksen arvioimisen ja päättämisen
 Sosiaalipalvelu toteutetaan joko palvelunjärjestäjän omana
palvelutuotantona, toimeksianto- tai ostopalvelusopimuksen perusteella
tai palvelusetelillä
 Asiakirjoja: toteutussuunnitelma, merkintä asiakkaan arjesta jne.
THL / OPER 8.10.201916

17. Sosiaalipalvelut
 Sosiaalipalvelulla tarkoitetaan palvelua, jonka tarkoituksena on
edistää asiakkaan sosiaalista hyvinvointia ja toimintakykyä sekä
ehkäistä, vähentää ja poistaa sosiaalisia ongelmia
 Sosiaalihuolto – Sosiaalipalvelut –luokitus sisältää 49 erilaista
sosiaalipalvelua
 Uusia sosiaalipalveluja kotihoito, kriisityö, läheistään hoitavan vapaa,
sijaishoito, äitiyden selvittäminen
 Eri palvelutehtäviin liitettyinä sosiaalipalvelut saavat eri sisällön,
esim.
 Lastensuojelun sosiaalityö, aikuissosiaalityö, gerontologinen sosiaalityö
jne.
THL / OPER 8.10.201917

18. THL / OPER 8.10.201918
Sosiaalipalvelut palvelutehtävittäin

19. Asiakirjan liittäminen sosiaalipalveluun
 Sosiaalipalvelu-metatieto
 pakollinen esim.
palveluhakemuksille ja -
päätöksille sekä palvelun
toteutuksen asiakirjoille
 vapaaehtoinen esim.
asiakassuunnitelmille ja
palvelutarpeen arvioille
 ei käytetä esim. ilmoituksissa ja
yhteydenotoissa sosiaalihuoltoon
 Arkisto tarkistaa: Pakollinen
palvelun toteutus –prosessissa
THL / OPER 8.10.201919
Sosiaalipalvelu-tietoa ei käytetä
Sosiaalipalvelu vapaaehtoinen
Sosiaalipalvelu pakollinen

20. THL / OPER 8.10.201920
Metatietojen kombinaatiot
Asiakirja ja
sen konteksti
Taulukko: Asiakasasiakirjojen konteksti.
Asiakasasiakirjat ja niihin liittyvät
palvelutehtävät, palveluprosessit ja
sosiaalipalvelut Versio 3.0
Palvelutehtävä
Palveluprosessi
Sosiaalipalvelu-tiedon käyttö
Rajaukset
Asiakasasiakirjan nimi
Sosiaalipalvelu