討論SOP存在的目的及運作方式

1. 撰文者 Scolor
SOP 背後的科學精神

2. 為什麼來討論SOP背後的科學精神？
• 很多人以為SOP就是一成不變、照本宣科的做事？
• 或者以為SOP就是單純為了減少犯錯而存在的管理機制？
• 其實不是的。SOP的存在，背後還有一個更重要的意義：
• 是為了檢討錯誤。
• 而檢討錯誤，是在組織流程優化的過程中，非常重要的一個環節。

3. 組織流程優化
• 即使我們不用投入職場，單看目前的新聞也知道…
• 我們的政府、企業及學校，都有許多的冗員、冗事。
• 他們的存在不斷的在消磨組織運作的成本、不斷的拖累組織運作的速度。
• 因為，組織流程的優化，一直以來都是企業管理相當著重的課題。

4. 老鼠走迷宮
• 許多學過程式設計的人都知道，程式設計中有一個很著名的競賽：老鼠走迷宮。
• 參賽者將自己寫好的程式，輸入到電子老鼠中，讓他們從迷宮的入口走到出
口。
• 電子老鼠會在幾次的過程中記憶迷宮的路線，並且逐步修正自己尋路的路線，
最後找出最佳的路線。
• 在這個過程中，電子老鼠通常會一直持續的進步，直到它找到最佳路徑、無
法再進步為止。
• 其實這跟組織流程優化有很大的相似度：
• 1.我們知道從哪裡開始
• 2.我們知道最終的目的是什麼
• 3.我們不知道最佳的方法

5. 找解決問題的方法
• 組織流程優化中，我們有兩件很重要的事情要做：
• 1.找到問題
• 2.解決問題
• 但是因為我們不知道解決事情的最佳方法…所以，我們只好一直找方法。
• 那麼，找方法的方法是什麼呢？
• 1. 學習別人的方法。但是如果別人的環境跟我們的環境不同時，別人的方法
可能就不適用。
• 2. 直接訂出完美流程。但很可惜，我們不是上帝，無法縱觀所有的細節以及
檢視所有隱藏的問題。
• 3. 逐次檢討修正。這看起來似乎是最佳解，雖然過程可能很長久，但是我們
卻可以在過程中逐漸進步。

6. 因此SOP的建立流程…
先把事情做一次
•建立初步流程
檢討錯誤
•把中間有問題的部份找出來
•針對問題修正流程
用新的流程再把事情做
一次
檢討錯誤
•把中間有問題的部份找出來
•針對問題修正流程
用新的流程再把事情做
一次
(如此不斷的修正)

7. 逐步檢討修正
在這裡已經可以很明顯的看出，SOP最重要的精神是：

8. Q&A
• Q：建立好完美的SOP之後，就不需要再修正檢討了嗎？
• A：不，因為環境會變動、組織會變動。所以SOP仍然要時時檢討。
• Q：如果說逐步檢討才是本質，又何必要建立SOP讓大家依規矩走？
• A：採用上次建立的SOP進行運作，比較容易有行為的依據，在檢討的進
行上也比較確實。如果每個人、每次都採用不同的方式進行作業，那麼
我們將很難掌握問題發生的點在哪裡。
• Q：建立起SOP，組織運作就不會出問題了嗎？有這麼完美？
• A：不，SOP只是讓組織優化、流程進步的方式。但是它並不是一個完美
的解決方案。我們只能說事情可以透過這方式找到解法，並且不斷的進
步、減少錯誤的發生。台大的葉克膜團隊SOP，也是經過10年的調整才有
今天的精準度。