- Membantu Project Leader dalam mengumpulkan data dan informasi - Membantu Project Leader dalam mengadministrasikan kegiatan - Membantu Project Leader dalam mengkoordinasikan tim - Membantu Project Leader dalam menyusun laporan Tim Agile: - Membantu Project Leader dalam menyusun rancangan proyek - Membantu Project Leader dalam mengumpulkan data dan informasi - Membantu Project Leader dalam mengadministrasikan kegiatan - Membantu Project Leader

1. 1
RANCANGAN PROYEK
PERUBAHAN
H. DADI SUNARYA USFA YUSRA
BUPATI MELAWI
DRS. KLUISEN
WAKIL BUPATI MELAWI
DRS. OSLAN JUNAIDI
STAFF AHLI BIDANG EKONOMI, KEUANGAN
DAN PEMBANGAUNAN BUPATI MELAWI

2. 2
KATA PENGANTAR
Memanjatkan puji dan syukur kehadirat
Tuhan YME, penulis dapat menyelesaikan
Rancangan Proyek Perubahan Instansional
dengan judul “VALIDASI DATA PENERIMA
HIBAH MELALUI E-HIBAH” sesuai waktu yang
telah ditentukan.
Pemerintah dalam upaya
mensejahterakan masyarakat melakukan
berbagai upaya salah satunya mengalokasikan
dana hibah daerah. Berdasarkan Peraturan
Pemerintah Nomor 2 Tahun 2012 tentang Hibah
Daerah, seperti untuk untuk tempat ibadah dan
lainnya yang dimaksud hibah adalah pemberian
sukarela dengan pengalihan hak atas sesuatu.
Hibah Daerah dapat diberikan kepada
pemerintah,kelompok masyarakat atau pihak lain
berupa uang/barang atau jasa dari pemerintah
daerah kepada pemerintah atau pemerintah
daerah lainnya, perusahaan daerah, masyarakat
dan organisasi kemasyarakatan yang secara
spesifik telah ditetapkan peruntukannya, bersifat
tidak wajib dan tidak mengikat, serta tidak secara
terus menerus yang bertujuan untuk menunjang
penyelenggaraan urusan Pemerintah
Daerah.Usulan hibah yang disampaikan saat ini
masih berbentuk manual yang proposalnya
masih diantar langsung kepada steakholder yang
mengelola.Sebagaimana keinginan hasil akhir
dari tulisan ini system tersebut akan di rubah
menjadi lebih baik, pihak yang ingin
mengusulkan hibah rumah ibadah cukup
mengirim proposal secara online kepada bidang
kesra.
Penulisan Rancangan Proyek Perubahan
Instansional ini merupakan bagian dari materi
yang harus disusun pada Pelatihan
Kepemimpinan Nasional Tingkat II Angkatan IV
Tahun 2022 di Badan Pengembangan Sumber
Daya Manusia Provinsi Jawa Timur. Penyusunan
Rancangan Proyek Perubahan ini diharapkan
dapat mempunyai nilai tambah bagi integritas
kepemimpinan penulis dan instansi dalam
melaksanakan kinerja pelayanan.
Kami sampaikan ucapan terimakasih yang
sebesar-besarnya kepada beberapa pihak yakni:
1. Bupati Melawi bapak H,DADI SUNARYA USFA
YURSA yang telah memberikan kesempatan
kami untuk mengikuti kegiatan PKN II di
BPSDM Jawa Timur
2. Bapak Drs. PAULUS selaku MENTOR yang
telah memberikan dukungan dan kesempatan
untuk terlaksananya area proyek perubahan
instansional.
3. Bapak MUCHAMAD TAUFIK, SH, M.AP selaku
COACH yang telah memberikan bimbingan
arahan konstruksi Rancangan Proyek
Perubahan.
4. Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya
Manusia Provinsi Jawa Timur beserta Panitia
Penyelenggara Pelatihan Kepemimpinan
Nasional Tingkat II Angkatan IV Tahun 2022
yang telah memberikan kesempatan dan
dukunganya.
5. Rekan-rekan Pelatihan Kepemimpinan
Nasional Tingkat II Angkatan IV Tahun 2022,
yang telah banyak memberikan dukungan,
bantuan dan motivasi.
6. Keluarga penulis yang begitu setia dan ikhlas
dalam memberikan dukungan do’a kepada
penulis dalam mengikuti Pelatihan
Kepemimpinan Nasional Tingkat II Angkatan IV
Tahun 2022 Provinsi Jawa Timur.
Penulis menyadari bahwa Rancangan
Proyek Perubahan ini masih jauh dari sempurna,
oleh karena itu, kritik dan saran pembaca sangat
membantu kami dalam menyempurnakan apa
yang terkandung didalamnya. Akhir kata semoga
apa yang terkandung dalam Rancangan Proyek
Perubahan Instansional ini dapat bermanfaat bagi
kita semua. Aamin…
Surabaya, 31 Maret 2022
Project Leader
Drs. OSLAN JUNAIDI
NDH : A.13

3. 3
DAFTAR ISI

4. 4
LATAR BELAKANG
A. Proposal tidak lengkap
persyaratannya
B. Penyampaian proposal
usulan tidak melalui
mekanisme.
C. Organisasi relative
belum memiliki legalitas
D. Implementasi bantuan
belum sesuai
peruntukan.
E. Lamban dalam
pertanggung jawaban
keuangan.
F. Data tidak valid
sering berubah-rubah

5. 5
TUJUAN PROYEK
PERUBAHAN
Tujuan proyek perubahan Validasi Data Penerima Hibah Melalui E-Hibah Di
Kabupaten Melawi, adalah:
a) Tujuan Jangka Pendek
1. Mewujudkan data penerima hibah yang transparan dan
mudah diakses masyarakat secara online
2. Mewujudkan aplikasi e-hibah di Kabupaten Melawi
3. Mewujudkan data penerima hibah yang memiliki validasi
akurat
b) Tujuan Jangka Menengah
Mensosialisasikan aplikasi e-hibah kepada SOPD, lembaga
keagamaan.
c) Tujuan Jangka Panjang
Mengembangkan sistem aplikasi e-hibah online yang transparan
dan informatif dalam proses penganggaran, pelaksanaan,
penatausahaan dana hibah kepada masyarakat.

6. 6
MANFAAT PROYEK
PERUBAHAN
Manfaat dari proyek perubahan dibagi menjadi manfaat
internal dan manfaat eksternal, yaitu manfaat yang dapat
memberikan nilai tambah dan dirasakan oleh instansi.
a) Manfaat Internal:
1. Menunjang pencapaian sasaran program dan kegiatan
Pemerintah Kabupaten sesuai urgensi dan kepentingan
Kabupaten;
2. Mendukung terselenggaranya fungsi pemerintahan,
pembangunan dan kemasyarakatan dengan
memperhatikan asas keadilan, kepatutan, rasionalitas, dan
manfaat untuk masyarakat

7. 7
MANFAAT PROYEK
PERUBAHAN
b) Manfaat Eksternal:
1. E-Hibah merupakan upaya Pemerintah dalam rangka menciptakan transparansi,
akuntabilitas dan integrasi pelayanan dalam pengelolaan hibah yang bersumber
dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, mulai dari tahapan perencanaan,
penganggaran, penyaluran, pelaksanaan, dan pertanggungjawaban, serta
pelaporan hibah secara komprehensif berdasarkan azas-azas pengelolaan
keuangan Negara/Daerah yang baik dan benar.
2. Untuk memfasilitasi keterbukaan dalam perwujudan program hibah yang
dilaksanakan oleh Lembaga dan atau panitia penerima hibah.
3. Pengelolaan dana hibah yang disalurkan Pemerintah untuk membiayai berbagai
kegiatan yang dilaksanakan masyarakat penerima hibah dapat
dipertanggungjawabkan secara terbuka.
4. Seluruh proses dalam e-hibah ini dapat terlihat dan diawasi oleh seluruh lapisan
masyarakat.

8. 8
MANFAAT PROYEK
PERUBAHAN
RUANG LINGKUP
PROYEK PERUBAHAN
Ruang lingkup perubahan dalam proyek
perubahan ini adalah penyiapan
kebijakan dan pelaksanaan inovasi yang
berhubungan dengan:
1. Menyusun Peraturan
Bupati yang berkenaan
dengan hibah
2. Pembuatan aplikasi
hibah online (E-Hibah)
3. Melakukan Uji coba
aplikasi hibah online
(E-Hibah)
4. Verifikasi dan
Validasi data Penerima
Hibah dengan aplikasi
E-Hibah

9. 9
OUTPUT DAN OUTCOME
PROYEK BERUPAHAN
Output dan Outcome
yang akan dicapai pada
proyek perubahan ini
dapat dijelaskan sebagai
berikut:
Output Deskripsi
1. Terlaksananya
pembuatan aplikasi
hibah online ( E-Hibah)
Bagan alur yang
memperlihatkan bagaimana
alur aplikasi hibah online
( E-Hibah) berjalan dalam
sistem aplikasi
2. Tersusunnya Peraturan
Bupati yang berkenaan
dengan hibah
Sebagai legitimasi berupa
Peraturan Bupati Tentang
Hibah
3. Terlaksananya
Verifikasi dan Validasi
data Penerima Hibah
Data valid dan dapat
dipertanggung jawabkan
Outcome Deskripsi
1. Transparan dan
Akuntabilitas dalam
pengelolaan keuangan
Transparan dan
Akuntabilitas dalam
pengelolaan keuangan
2. Menghasilkan metode
baru dalam
penyampaian usulan
dana hibah berupa E -
hibah yang
implementasinya
mempermudah
penyampaian
usulan,trnasparan serta
mempermudah validasi
data di bandingkan
metode manual
sebelumnya.
Meningkatkan peran
masyarakat untuk ikut
berpartisipasi dalam
memonitor penyaluran
hibah dan mempermudah
penyampaian usulan,
mempermudah validasi
data dan transparan

10. 10
TAHAPAN PROYEK
BERUBAHAN (MILESTONES)
Milestones Waktu
A Jangka Pendek
1. Konsultasi pada mentor dan coach Minggu ke I
April 2022
2. Konsultasi materi draft Perbup Tentang
Pedoman Pemberian Hibah dan Bansos
dengan Kabag Hukum,Kabag Kesra dan
Asisten
Minggu ke I
April 2022
3. Memimpin rapat pembentukan Tim Agile
proyek perubahan e-hibah sekaligus
penyusunan draft Perbup Tentang
Pedoman Pemberian Hibah dan Bansos
Minggu ke II
April 2022
4. Pembuatan rancangan aplikasi e-hibah
Penyusunan mekanisme alur pelayanan
aplikasi e-hibah
Minggu ke III
April 2022
5. Dukungan Moril dan materiil Bupati
Penguatan Legalitas aplikasi e-hibah
Minggu ke III
April 2022
6. Monitoring dan evaluasi Sosialisasi pada
OPD, Lembaga Keagamaan dan
Lembaga Kemasyaratan
Minggu ke IV
April 2022
B Jangka Menengah
1. Sosialisasi pada OPD, Lembaga
Keagamaan dan Lembaga Kemasyaratan
di lanjutkan dengan Ujicoba aplikasi e-
hibah
Bulan Juni
s/d Oktober
2022
2. Uji coba aplikasi E-hibah Bulan
November
s/d
Desember
2022
C Jangka Panjang
1. Mengimplementasi Mengembangkan
sistem aplikasi hibah online ( E-Hibah)
yang transparan dan informatif dalam
proses penganggaran, pelaksanaan,
penatausahaan dana hibah kepada
masyarakat.
Tahun 2023

11. 11
TATA KELOLA
PROYEK PERUBAHAN
Dalam upaya implementasi proyek perubahan
disusun organisasi pelaksana proyek kegiatan
yang meliputi pejabat dan staf fungional umum,
sebagaimana pada gambar berikut:

12. 12
TATA KELOLA
PROYEK PERUBAHAN
TATA KELOLA
PROYEK PERUBAHAN
Tugas masing-masing proyek perubahan
adalah sebagai berikut:
Mentor, Secara umum peran dan tugas sponsor adalah:
 Bertindak sebagai pembimbing peserta berdasarkan
sikap profesionalisme.
 Memberikan dukungan penuh kepada project leader
diklat dalam mempersiapkan rancangan proyek
perubahan yang akan dilakukan.
 Memberikan bimbingan dan arahan kepada peserta
dalam merumuskan atau mengidentifikasi
permasalahan krusial organisasi yang memerlukan
terapi melalui proyek perubahan.
 Membantu project leader dalam memetakan agenda
project yang akan dilaksanakan dan rencana jadwal
pertemuan yang akan dilaksanakan.
 Sebagai atasan langsung memberikan kesepakatan dan
persetujuan atas dokumen proposal proyek perubahan
yang akan diajukan oleh project leader diklat.
 Memberikan dukungan penuh kepada project leader
diklat dalam mengimplementasikan proyek perubahan.
 Memberikan dukungan kepada project leader dalam
mendayagunakan seluruh potensi sumber daya yang
diperlukan dalam melakukan implementasi proyek
perubahan
 Memberikan bimbingan kepada project leader dalam
mengatasi kendala yang muncul selama proses
implementasi berlangsung.
 Berperan sebagai inspirator.

13. 13
TATA KELOLA
PROYEK PERUBAHAN
Coach : (MUCHAMAD TAUFIK, SH, M.AP), Dalam Pelatihan
Kepemimpinan Nasional ini, Coach memiliki peran dan
tugas:
 Melakukan monitoring kegiatan project leader selama
tahap taking ownership dan selama tahap laboratorum
kepemimpinan melalui media tenologi informasi (TI)
 Melakukan koordinasi dengan mentor untuk membantu
project leader apabila peserta mengalami
permasalahan selama tahapan taking ownership
maupun tahapan laboratorum kepemimpinan
 Memberikan masukan kepada peserta, terkait usulan
proyek perubahan yang sedang dirumuskan selama
tahap taking ownership dan tahap laboratorum
kepemimpinan.
 Memberikan feedback terhadap laporan progress
implementasi proyek perubahan yang disampaikan
project .
 Mengembangkan instrumen monitoring dan
perekaman terhadap progress yang dilaporkan oleh
peserta bimbingan.
 Mengkomunikasikan progress, kemajuan dan hasil
coaching kepada penyelenggara PKN.
 Menjadi counsellor pada saat peserta mengalami lack
of motivation selama proses pembelajaran atau
menyusun proyek perubahan.
Tugas masing-masing proyek perubahan
adalah sebagai berikut:

14. 14
TATA KELOLA
PROYEK PERUBAHAN
Project Leader (Drs. OSLAN JUNAIDI),
Sebagai project leader, beberapa hal harus
dilakukan adalah:
 Mempersiapkan dokumen dan
instrumen yang diperlukan dengan baik
sebelum pertemuan dengan mentor.
 Menggalang komunikasi dan
kesepakatan dengan stakeholder.
 Membuat laporan kegiatan tahap taking
ownership dan dikumpulkan ke
penyelenggara maksimal 1 hari sebelum
seminar rancangan proyek perubahan.
 Melakukan eksekusi keseluruhan
tahapan yang telah dirancang dalam
Project Charter dengan
mendayagunakan seluruh sumber daya
yang dimiliki.
 Secara aktif melakukan diskusi atau
melakukan progress implementasi
proyek perubahan kepada coach
minimal satu minggu sekali.
 Membuat rumusan milestones dalam
dokumen pelaksanaan proyek sebagai
dasar pencapaian target perubahan.
 Menggerakan seluruh stakeholders, baik
internal maupun eksternal dalam
mendukung keseluruhan tahapan
implementasi perubahan.
 Mengembangkan instrumen monitoring
dan melakukan perekaman terhadap
setiap progress yang dihasilkan dalam
proses implementasi proyek perubahan.
 Menyusun laporan poyek perubahan
kedalam sebuah deskripsi utuh, mulai
dari proses penyusunan project sampai
dengan capaian dari implementasi
proyek perubahan.
 Menyerahkan laporan implementasi
proyek perubahan kepada
penyelenggara PKN sesuai jadwal yang
telah ditetapkan (1 hari sebelum
seminar LK)
Tugas masing-masing proyek perubahan
adalah sebagai berikut:

15. 15
TATA KELOLA
PROYEK PERUBAHAN
Tugas masing-masing proyek perubahan
adalah sebagai berikut:
Tim Pokja, Proyek Perubahan:
1. Tim Agile I (Administrasi/koordinasi)
Melaksanakan penyiapan kebutuhan administratif dan
membentuk Tim Penyusun Peraturan Bupati tentang
Hibah.
2. Tim Agile II (IT)
Menyusun, membahas dan menyempurnakan Aplikasi.

16. 16
STRATEGI
MARKETING
Stakeholder didefinisikan sebagai
“perorangan maupun kelompok-kelompok
yang terkait, baik berasal dari dalam maupun
dari luar organisasi yang berpengaruh
maupun terpengaruh oleh tujuan-tujuan dan
tindakan-tindakan sebuah Tim”.
Stakeholder adalah bagian penting dari
sebuah organisasi yang memiliki peran
secara aktif maupun pasif untuk
mengembangkan tujuannya. Stakeholder
dapat dijumpai dimanapun, terutama dalam
kegiatan bisnis sehingga setiap organisasi
tidak lepas dari keberadaan tokoh penting
tersebut.
Keberadaan stakeholder dalam kegiatan
bisnis akan diperlukan untuk membantu
mengembangkan tujuan dari organisasi
tersebut. Namun, tidak semua stakeholder
akan memberikan pengaruh positif terhadap
organisasi.
Stakeholder proyek perubahan

17. 17
STRATEGI
MARKETING
Content Strategi Marketing
Desain content marketing menggunakan empat strategi atau
yang lebih dikenal dengan 4 P (product (produk), price (harga),
place (tempat), promotion (promosi). Keempat strategi tersebut
dapat dijelaskan sebagai berikut:
 Product adalah barang dan jasa yang ditawarkan sebagai
sebuah kebutuhan.
 Price merupakan salah satu bagian yang sangat penting
dalam pemasaran suatu produk.Place adalah bidang atau
wadah yang digunakan sebagai tempat usaha yang
dijalankan.
 Promotion yaitu kegiatan-kegiatan yang menghasilkan/
mengkomunikasikan manfaat produk yang ditawarkan dan
mempersuasi pelanggan untuk membelin
Product
• Aplikasi e-hibah
Price
• dana masyarakat
• dana desa
• APBD Kabupaten Melawi
Place
• dapat di akses dari wilayah mana saja dalam yang terjangkau internet
• server nya di pusatkan di bagian kesra dan didukung oleh Kominfo
Promotion
• Media online
• Media Sosial ( website, Instagram, Facebook, Youtube)

18. 18
STRATEGI
MARKETING
Teknik komunikasi masing-masing
stakeholder
Upaya-upaya yang digunakan dalam memobilisasi stakeholders, menggunakan
strategi komunikasi yang dapat dibangunkan tim yang efektif, dengan menyampaikan
tujuan dan manfaat kepada semua stakeholders dari proyek perubahan ini dengan
komunikasi dua arah, the structuring style, dan relinquishing style dengan cara :
1) Promoter:
a. Terus dilakukan koordinasi dan komunikasi dengan mentor.
b. Terus dilaporkan tahapan dan kemajuan kegiatan perubahan kepada mentor.
c. Terus diminta arahan setiap ada kendala sekecil apapun
d. Diberikan kesempatan pada setiap anggota tim menyampaikan pendapat dan
gagasan secara lisan maupun tulisan.
2) Latens:
a. Diberikan kesempatan untuk menyampaikan gagasan baik secara lisan maupun
tulisan.
b. Disampaikan hasil proyek perubahan, khususnya yang menjadi perhatiannya
seperti peningkatan pelayan publik
3) Defender:
a. Diberikan kesempatan untuk menyampaikan pendapat baik secara lisan atau
tulisan.
b. Dilibatkan dalam proses proyek perubahan sesuai dengan kebutuhan.
c. Tetap dijaga komunikasi tahap proyek perubahan
4) Appathetic:
Stakeholders apathetic, tetap dilibatkan sesuai dengan tahap yang dibutuhkan
dengan tujuan memberikan pengertian atau meminta pendapat sehingga kelompok
ini dapat berperan sebagai kelompok defender

19. 19
INDIKATOR TARGET
KINERJA
Target Capaian Kinerja adalah Ukuran kondisi yang menggambarkan tercapainya
seluruh kegiatan yang telah direncanakan dalam Pentahapan Kegiatan atau Milestone, dalam
Target Capaian Kinerja dilakukan pembobotan terhadap masing-masing kegiatan yang telah
direncanakan dalam pentahapan, kemudian ditetapkan target capaiannya sesuai karakter
kegiatannya.
Indikator Capaian Kinerja
No Tahap Utama Bobot
(%)
Target
(%)
A JANGKA PENDEK
1 Konsultasi pada mentor dan coach 10 100
2.
Konsultasi materi draft Perbup Tentang Pedoman
Pemberian Hibah dan Bansos dengan Kabag
Hukum,Kabag Kesra dan Asisten
15
3
Memimpin rapat pembentukan Tim Agile proyek
perubahan e-hibah sekaligus penyusunan draft Perbup
Tentang Pedoman Pemberian Hibah dan Bansos
15 100
4 Pembuatan aplikasi e-hibah Penyusunan mekanisme alur
pelayanan aplikasi e-hibah
15 100
5 Dukungan Moril dan materiil Bupati Penguatan Legalitas
aplikasi e-hibah
20 100
6. Monitoring dan evaluasi 25
Jumlah 100 100
B Jangka Menengah
1 Sosialisasi pada OPD, Lembaga Keagamaan dan Lembaga
Kemasyaratan
40 100
2 Uji coba aplikasi E-Hibah 60 100
Jumlah 100 100
C Jangka Panjang
1 Mengembangkan sistem aplikasi hibah online ( E-Hibah)
yang transparan dan informatif dalam proses
penganggaran, pelaksanaan, penatausahaan dana hibah
kepada masyarakat.
100 100
Jumlah 100 100

20. 20
HIBAH DAN BANTUAN
SOSIAL TERENCANA

21. 21
KRITERIA
KEBERHASILAN
Untuk menentukan keberhasilan dalam pelaksanaan proyek
perubahan, perlu adanya kriteria keberhasilan yang bisa
menjawab tujuan serta dapat diukur dengan jelas.
1. Terlaksananya dukungan steakholder lainnya
2. Terlaksananya pembuatan aplikasi hibah online ( E-
Hibah)
3. Tersusunnya Peraturan Bupati yang berkenaan dengan
hibah
4. Terlaksananya Verifikasi dan Validasi data Penerima
Hibah
5. Terealisasinya pekerjaan dari dana hibah dan
pertanggung jawaban keuangannya.
Sebelum terealisasi E-Hibah pola penyampaian proposal
dan validasi dengan cara manual. Bagian kesra menerima
bentuk proposal yang diantar oleh kelompok masyarakat, di
kumpulkan dan di rekap kemudian disampaikan kepada tim
TAPD melalui asisten dan sekda untuk di bahas dan di
validasi dalam rapat TAPD.
Sesudah terbentuk E-hibah bagian kesra cukup
menyampaikan data melalui aplikasi kepada asisten dan
sekda yang nanti akan di bahas oleh tim TAPD dan data
tersebut juga sudah dapat di akses baik masih berbentuk
usulan maupun hasil dari pembahasan tim TAPD.
Pola manual negatifnya masih tertutup sehingga masih
memungkin kan data yag tidak lengkap dan belum
memenuhi syarat namun di loloskan untuk mendapatkan
dana hibah.Penilaian subyektif relative besar.
Pola E-hibah semua data usulan yang masuk sudah di
validasi dan hanya yang memenuhi syarat sesuai ketentuan
yang berlaku dapat dibahas untuk di bantu sehingga tinggal
menetapkan nilainya saja.

22. 22