CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC.docx

Dịch vụ viết thuê đề tài – KB Zalo/Tele 0917.193.864 – luanvantrust.com
Kham thảo miễn phí – Kết bạn Zalo/Tele mình 0917.193.864
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC
1.1. Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực
1.1.1. Khái niệm chung
Theo quy định của pháp luật hiện hành trong lĩnh vực chứng thực có những
thuật ngữ như sau:
"Bản chính" là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có
giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao.
"Bản sao" là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản
viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính.
"Sổ gốc" là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khi
thực hiện việc cấp bản chính, trong đó có ghi đầy đủ những nội dung như bản
chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.
"Cấp bản sao từ sổ gốc" là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ
vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung
ghi trong sổ gốc.
"Chứng thực bản sao từ bản chính" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền
theo quy định tại Điều 2 của Nghị định 23/2015 căn cứ vào bản chính để chứng
thực bản sao là đúng với bản chính.
"Chứng thực chữ ký" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định
của Nghị đinh này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người
đã yêu cầu chứng thực.
1.1.2. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng
thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực
Theo quy định của pháp luật thì bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có
thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và
chứng thực bản sao. Bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ
bản chính theo quy định tại nghị định này có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản

chính trong các giao dịch. Trong các giao dịch, cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao
được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ, bản chính không được yêu cầu
xuất trình bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là
giả mạo thì có quyền xác minh.
Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã
ký chủ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy
tờ văn bản.
1.2. Thẩm quyền chứng thực và người thực hiện chứng thực của uỷ ban
nhân dân cấp xã.
1.2.1. Thẩm quyền chứng thực
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng việt, cụ
thể là:
Chứng thực các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng việt hoặc do cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng việt, có xen một số từ bằng tiếng
nước ngoài (Ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước
ngoài, trong đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài...).
- Chứng thực các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (Ví dụ: Hộ chiếu
của công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên
kết với trường đại học của nước ngoài... trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt
và tiếng nước ngoài).
b, Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt.
c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể như sau:
Theo Luật Đất đai năm 2013 thì:
Điều 7. Người chịu trách nhiệm trước Nhà nước đối với việc sử dụng
đất
1. Người đứng đầu của tổ chức, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao,
doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài đối với việc sử dụng đất của tổ chức mình.

2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn đối với việc sử dụng đất
nông nghiệp vào mục đích công ích; đất phi nông nghiệp đã giao cho Ủy ban nhân
dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) để sử dụng
vào mục đích xây dựng trụ sở Ủy ban nhân dân, các công trình công cộng phục vụ
hoạt động văn hóa, giáo dục, y tế, thể dục thể thao, vui chơi, giải trí, chợ, nghĩa
trang, nghĩa địa và công trình công cộng khác của địa phương.
3. Người đại diện cho cộng đồng dân cư là trưởng thôn, làng, ấp, bản, buôn,
phum, sóc, tổ dân phố hoặc người được cộng đồng dân cư thỏa thuận cử ra đối với
việc sử dụng đất đã giao, công nhận cho cộng đồng dân cư.
4. Người đứng đầu cơ sở tôn giáo đối với việc sử dụng đất đã giao cho cơ sở
tôn giáo.
5. Chủ hộ gia đình đối với việc sử dụng đất của hộ gia đình.
6. Cá nhân, người Việt Nam định cư ở nước ngoài đối với việc sử dụng đất
của mình.
7. Người có chung quyền sử dụng đất hoặc người đại diện cho nhóm người
có chung quyền sử dụng đất đối với việc sử dụng đất đó.
Điều 25. Công chức địa chính ở xã, phường, thị trấn
1. Xã, phường, thị trấn có công chức làm công tác địa chính theo quy định
của Luật cán bộ, công chức.
2. Công chức địa chính ở xã, phường, thị trấn có trách nhiệm giúp Ủy ban
nhân dân cấp xã trong việc quản lý đất đai tại địa phương.
1.2.2. Người thực hiện chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện
chứng thực các việc nêu trên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã.
Công chức Tư pháp - Hộ tịch xã, phường, thị trấn giúp chủ tịch hoặc Phó
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện việc chứng thực. Công
chức Tư pháp - Hộ tịch được bồi dưỡng về nghiệp vụ chứng thực.

1.3. Thủ tục chứng thực
1.3.1. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
Bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá
trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao. Tuy nhiên,
trong thực tế có một số trường hợp người dân được cấp lại bản chính do bản chính
được cấp lần đầu bị mất, bị hư hỏng... ví dụ: Giấy khai sinh được cấp lại, đăng ký
lại... Những bản chính cấp lại này được thay cho bản chính cấp lần đầu. Do vậy,
bản chính được dùng để đối chiếu và chứng thực bản sao bao gồm:
Bản chính cấp lần đầu;
Bản chính cấp lại; bản chính đăng ký lại;
Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản
viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính.
NGHỊ ĐỊNH Số: 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015
Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ
ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch
1.3.1.1. Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản
chính
1. Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực tại bất kỳ cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền nào thuận tiện nhất, trừ trường hợp quy định tại Điều
8 của Nghị định này. Trong trường hợp bị từ chối chứng thực thì có quyền yêu cầu
cơ quan, tổ chức từ chối giải thích rõ lý do bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quy
định của pháp luật.
2. Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ,
hợp pháp của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực hoặc xuất trình khi làm
thủ tục chứng thực theo quy định của Nghị định này.
1.3.1.2. Nghĩa vụ và quyền của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân
dân cấp xã

1.Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực.
2. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình.
3. Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên
quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ
hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng;
con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em một của vợ
hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi.
4. Từ chối chứng thực trong các trường hợp quy định tại các Điều 22, 25 và
Điều 32 của Nghị định này.
5. Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần
thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực.
6. Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo
quy định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai
thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị
định này.
7. Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng
thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng
thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.
Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải
thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
1.3.1.3. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
1. Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm
cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.
Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp
hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ
trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là

thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.
2. Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ
quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp
cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.
3. Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao,
nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc
các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định này thì thực hiện chứng thực
như sau:
a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và
ghi vào sổ chứng thực.
Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối,
nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều
bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời
điểm được ghi một số chứng thực.
1.3.1.4. Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính
Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp xã. Uỷ
ban nhân dân cấp xã phải bố trí cán bộ để tiếp nhận yêu cầu chứng thực hàng ngày.
Cán bộ tiếp dân phải đeo thẻ công chức.
Tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp xã phải niêm yết công khai lịch làm
việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian chứng thực và lệ phí chứng thực.
1.3.1.5. Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính
1. Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
2. Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
3. Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không
đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

4. Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích
động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của
dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi
phạm quyền công dân.
5. Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công
chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản
1 Điều 20 của Nghị định này.
6. Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu
của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
1.3.1.6. Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính
Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại
bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản
sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ
chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại Điều 7
của Nghị định này thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai)
ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu
chứng thực.
1.3.2. Thủ tục chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định
tại Điều 24. NGHỊ ĐỊNH Số: 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 nêu
trên chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu
chứng thực.
MẪU LỜI CHỨNG
(Ban hành kèm theo Thông tư số 20/TT-BTP ngày29 tháng 12 năm 2015
của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định
số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ
sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp

đồng, giao dịch)
Lời chứng chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ
chế một cửa, một cửa liên thông theo quy định tại khoản 3 Điều 24 của Nghị định
số 23/2015/NĐ-CP
Tại (1)…………………………………………………… ,….. giờ ….. phút.
Tôi (2)……………………….., là (3) ………………………………………
Chứng thực Ông/bà…………… Giấy tờ tùy thân (4) số…………, cam đoan đã
hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản và đã ký vào giấy tờ,
văn bản trước mặt ông/bà ………… là công chức tiếp nhận hồ sơ. Số chứng thực
………….. quyển số ………… (5) - SCT/CK, ĐC Ngày ………… tháng ……….
năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (6)
Chú thích
- (1) Ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực (ví dụ: UBND xã A, huyện B);
chỉ cần ghi giờ, phút trong trường hợp chứng thực ngoài trụ sở.
- (2) Ghi rõ họ và tên của người thực hiện chứng thực.
- (3) Ghi rõ chức danh của người thực hiện chứng thực, kèm theo tên cơ
quan thực hiện chứng thực (ví dụ: Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã A, huyện B, tỉnh
C, Trưởng phòng Tư pháp huyện A, tỉnh B).
- (4) Ghi rõ loại giấy tờ là Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/ Hộ
chiếu.
- (5) Ghi số quyển, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu sổ chứng thực, ví
dụ: quyển số 01/2015-SCT/BS. Nếu một năm dùng nhiều sổ thì ghi số thứ tự liên
tiếp (ví dụ: quyển số 02/2015-SCT/BS); trường hợp sổ sử dụng cho nhiều năm thì
ghi số thứ tự theo từng năm (ví dụ: quyển số 01/2015 + 01/2016 - SCT/BS).
- (6) Nếu thực hiện tại Phòng Tư pháp thì Trưởng phòng/Phó trưởng phòng
ký, đóng dấu Phòng Tư pháp; nếu thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã thì Chủ

tịch/Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân ký, đóng dấu Ủy ban nhân dân cấp xã.
1.3.2.1. Thủ tục chứng thực chữ ký
1. Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau
đây:
a) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc
Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
b) Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
2. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu
thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, tại thời điểm chứng thực,
người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình
và việc chứng thực không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị
định này thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng
thực như sau:
a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và
ghi vào sổ chứng thực.
Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào
trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
3. Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các
giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại
Khoản 2 Điều này thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng
thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
4. Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều này cũng
được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:
a) Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
b) Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;

c) Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định
của pháp luật;
d) Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền
không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không
liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
1.3.2.2. Thời hạn chứng thực chữ ký
Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện theo quy định tại
Điều 7 của Nghị định này hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản
với người yêu cầu chứng thực.
1.3.3. Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người
sử dụng đất
Trách nhiệm của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản:
Các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản phải chịu trách nhiệm về:
- Tính hợp pháp của các giấy tờ do mình xuất trình;
- Bảo đảm các nguyên tắc giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản theo quy
định của pháp luật về dân sự.
Trách nhiệm của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn:
Khi thực hiện chứng thực thì Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
xã, thị trấn phải chịu trách nhiệm về:
Thời điểm, địa điểm chứng thực;
Năng lực hành vi dân sự của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản
tại thời điểm chứng thực;
- Nội dung thoả thuận của các bên giao kết hợp đồng hoặc nội dung văn bản
không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội;
- Chữ ký của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản.
Việc chứng thực hợp đồng, văn bản được thực hiện trong hai trường hợp:
 Chứng thực hợp đồng đã được soạn thảo sẵn;

 Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo
giúp.
1.3.3.1. Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn
a) Thủ tục chứng thực
Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm:
- Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản (Mẫu số 3 I/PYC);
- Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; bản sao giấy tờ chứng
minh thẩm quyền của người đại diện (nếu là người đại diện);
- Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp theo quy định của
Luật Đất đai năm 2013, Luật Đất đai năm 1013, bản sao Giấy chứng nhận quyền
sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của pháp luật về nhà
ở (sau đây gọi là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất);
Hợp đồng, văn bản về bất động sản.
Ngoài các giấy tờ nêu trên, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ yêu câu
chứng thực còn có thêm một hoặc các giấy tờ sau đây:
- Bản sao Sổ hộ khẩu đối với trường hợp nhận chuyển đổi quyền sử dụng đất
nông nghiệp hoặc nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho quyền sử dụng đất ở, đất
nông nghiệp trong phân khu bảo vệ nghiêm ngặt, phân khu phục hồi sinh thái
thuộc rừng đặc dụng, trong khu vực rừng phòng hộ;
- Đơn xin tách thửa, hợp thửa trong trường hợp thực hiện quyền của người
sử dụng đất đối với một phần thửa để;
Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ
giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản, nếu là người được hưởng di
sản theo pháp luật;
- Bản sao Di chúc, Giấy chứng tử của người để lại di sản, nếu là người được
hưởng di sản theo di chúc mà trong di chúc đó không xác định rõ phần di sản được
hưởng của từng người;

Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ
giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản mà người nhận thừa kế là
người duy nhất;
Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở được cấp theo quy định của
pháp luật về nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và Giấy chứng nhận
quyền sở hữu công trình xây dựng được cấp theo quy định của Nghị định
46/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 05 năm 2015 hướng dẫn Luật Xây dựng về quản lý
chất lượng công trình xây dựng trong công tác khảo sát, thiết kế, thi công xây
dựng; về bảo trì công trình xây dựng và giải quyết sự cố công trình xây - Văn bản
xác nhận tiền sử dụng đất, tiền nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất đã trả
không có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước đối với trường hợp bên có quyền sử
dụng đất là tổ chức kinh tế được Nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất; tổ chức
kinh tế được Nhà nước cho thuê đất trả tiền thuê đất hàng năm mà đã trả trước tiền
thuê đất hàng năm cho nhiều năm;
Bản sao giấy phép xây dựng hoặc dự án đầu tư đã được cơ quan nhà nước có
thẩm quyền phê duyệt đối với trường hợp thế chấp tài sản hình thành trong tương
lai mà theo quy định của pháp luật thì tài sản đó phải được cấp phép xây dựng hoặc
phải lập dự án đầu tư.
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn không được đòi hỏi người yêu cầu chứng thực
nộp thêm giấy tờ ngoài các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực nêu trên.
b, Trình tự chứng thực
- Người yêu cầu chứng thực nộp một (01) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực và
xuất trình bản chính của giấy tờ đã nộp bản sao để đối chiếu; cán bộ tư pháp - hộ
tịch xã, thị trấn tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu chứng thực.
Trường hợp người có bất động sản không có Giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất nhưng có một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại các
khoản 1, 2 và 5 Điều 50 của Luật Đất đai hoặc có Giấy chứng nhận quyền sử dụng

đất mà hiện trạng sử dụng đất biến động so với nội dung ghi trong Giấy chứng
nhận quyền sử đụng đất thì cán bộ địa chính xã, phường, thị trấn phải xác nhận các
thông tin về thửa đất. Trường hợp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có dấu hiệu
đã bị sửa chữa hoặc giả mạo, nếu cần thiết phải xác minh thì Uỷ ban nhân dân xã,
phường, thị trấn gửi Phiếu yêu cầu (Mẫu số 33/PYCCC) đến Văn phòng đăng ký
quyền sử dụng đất để yêu cầu cung cấp thông tin về thửa đất. Thời gian cung cấp
thông tin về thửa đất của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất không tính vào
thời hạn chứng thực.
- Trường hợp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp lệ thì cán bộ Tư pháp - Hộ tịch
xã thị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (mẫu số 61/SCT) và trình
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện ký chứng thực
hợp đồng, văn bản về bất động sản. Trường hợp không chứng thực được trong
ngày nhận hồ sơ thì cán bộ tư pháp - hộ tịch xã, thị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp
đồng, giao dịch và viết phiếu hẹn (Mẫu số 32/PH) trao cho người yêu cầu chứng
thực.
Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc khi giải quyết yêu cầu chứng thực mà phát
hiện người có bất động sản không đủ điều kiện thực hiện quyền của người có bất
động sản theo quy định của pháp luật thì cán bộ tú pháp - hộ tịch xã thị trấn trả lại
hồ sơ và thông báo rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
Trường hợp chứng thực văn bản phân chia tài sản thừa kế, văn bản nhận tài
sản thừa kế thì thời hạn niêm yết từ 15 đến 30 ngày đối với việc phân chia tài sản
thừa kế, nhận tài sản thừa kế không tính vào thời hạn chứng thực.
Việc chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản được thực hiện trong
ngày nhận hồ sơ; nếu nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau ba (03) giờ chiều thì việc
chứng thực được thực hiện chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợp
hợp đồng, văn bản có tình tiết phức tạp thì thời hạn chứng thực không quá ba (03)
ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

- Việc thu, nộp, quản lý và sử dụng phí lệ phí chứng thực của Uỷ ban nhân
dân xã, thị trấn thực hiện theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí.
c, Ký chứng thực
Trong trường hợp hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, thì trước khi ký, người
yêu cầu chứng thực phải tự đọc lại hợp đồng hoặc người thực hiện chứng thực đọc
cho họ nghe. Nếu họ đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong họp đồng thì ký tắt vào
từng trang của hợp đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ; sau đó người thực hiện
công chứng, chứng thực và ký tắt vào từng trang của hợp đồng, trừ trang cuối phải
ký đầy đủ và đóng dấu vào hợp đồng.
Văn bản chứng thực có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số
thứ tự, có chữ ký tắt của những người yêu cầu chứng thực và người thực hiện
chứng thực, riêng trang cuối phải có chữ ký đầy đủ; số lượng trang phải được ghi
vào cuối văn bản; văn bản chứng thực có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp
lai.
. Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín
dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan chứng thúc thì có thể cho
phép người đó ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu
chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu, trước khi thực hiện việc chứng
thực.
Việc điểm chỉ được thay thế cho việc ký trong các giấy tờ yêu cầu chứng
thực, nếu người yêu cầu chứng thực không ký được do khuyết tật hoặc không biết
ký.
Việc điểm chỉ cũng có thể được thực hiện đồng thời với việc ký trong các
trường hợp sau đây:
+ Theo đề nghị của người yêu cầu chứng thực;
+ Theo yêu cầu của người thực hiện chứng thực, khi xem xét các giấy tờ
xuất trình, nếu xét thấy chưa rõ ràng về nhận dạng người yêu cầu chứng thực;

người yêu cầu chứng thực ít khi ký hoặc xét thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho
người yêu cầu chứng thực.
Khi điểm chỉ, người yêu cầu chứng thực sử dụng ngón trỏ phải; nếu không
thể điểm chỉ bằng ngón trỏ phải, thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không
thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó, thì điểm chỉ bằng ngón khác; sau khi điểm chỉ
phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào.
Hướng dẫn nêu trên cũng được áp dụng đối với việc điểm chỉ của người làm
chứng.
Hồ sơ chứng thực bao gồm: Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản,
bản chính văn bản chứng thực, kèm theo bản chụp các giấy tờ mà người yêu cầu
chứng thực đã xuất trình các giấy tờ xác minh và giấy tờ liên quan khác, nếu có .
Mỗi hồ sớ phải được đánh số theo thứ tự thời giản phù hợp với việc ghi trong Sổ
chứng thực hợp đồng, giao dịch, bảo đảm dễ tra cứu.
d, Chứng thực ngoài trụ sở và ngoài giờ làm việc:
Việc chứng thực phải được thực hiện tại trụ sở cơ quan chứng thực, trừ các
trường hợp sau đây có thể được thực hiện ngoài trụ sở: việc chứng thực hợp đồng,
giao dịch và chữ ký của người đang bị tạm giam hoặc thi hành án phạt tù, người bị
bại liệt, người già yếu không thể đi lại được hoặc có lý do chính đáng khác không
thể đến trụ sở cơ quan chứng thực.
Đối với mọi trường hợp đều phải ghi địa điểm chứng thực; riêng việc chứng
thực được thực hiện ngoài giờ làm việc thì phải ghi thêm giờ, phút mà người thực
hiện chứng thực ký vào văn bản chứng thực.
đ, Việc sửa lỗi kỹ thuật
Theo yêu cầu của các bên giao kết hợp đồng, người thực hiện chứng thực
được sửa các lỗi kỹ thuật trong hợp đồng đã được chứng thực mà chưa được thực
hiện, với điều kiện việc sửa đó không ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của các
bên giao kết.

Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn trong văn
bản chứng thực. Để xác định lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực có trách
nhiệm đối chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ chứng thực.
Khi sửa lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực gạch chân chỗ cần sửa, sau
đó ghi chú, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và
đóng dấu của cơ quan.
Người thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản chứng thực phải là
người đã thực hiện việc chứng thực đó. Trong trường hợp người đã thực hiện việc
chứng thực không còn làm công tác đó nữa thì người đứng đầu cơ quan có trách
nhiệm thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật đó.

1.3.3.2. Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực
soạn thảo giúp
Người yêu cầu chứng thực có thể đề nghị người thực hiện chứng thực soạn
thảo hợp đồng.
Người yêu cầu chứng thực nêu nội dung của hợp đồng trước người thực hiện
chứng thực. Người thực hiện chứng thực phải ghi chép lại đầy đủ nội dung mà
người yêu cầu chứng thực đã nêu; việc ghi chép có thể là viết tay, đánh máy hoặc
đánh bằng vi tính, nhưng phải bảo đảm nội dung người yêu cầu chứng thực đã nêu;
nếu nội dung tuyên bố không trái pháp luật, đạo đức xã hội thì người thực hiện
chứng thực soạn thảo hợp đồng.
a) Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng
Đối với hợp đồng đã được chứng thực thì việc sửa đổi, bổ sung một phần
hoặc toàn bộ hợp đồng đó cũng phải được chứng thực và việc chứng thực đó có
thể được thực hiện tại bất kỳ cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực nào, trừ
trường hợp việc công chứng hợp đồng liên quan đến bất động sản thuộc thẩm
quyền địa hạt của Phòng Công chứng.
Vấn đề trên cũng được áp dụng đối với việc huỷ bỏ hợp đồng, nếu các bên
giao kết yêu cầu chứng thực việc huỷ bở họp đồng đó.
b, Chế độ lưu trữ
Hồ sơ chứng thực phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ lâu dài tại Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn nơi đã thực hiện chứng thực.
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn phải thực hiện các biện pháp an toàn, phòng
chống cháy, ẩm ướt, mối, mọt.
Người thực hiện chứng thực phải giữ bí mật về nội dung chứng thực và
những thông tin có liên quan đến việc chứng thực, trừ trường hợp cơ quan nhà
nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ chứng thực
phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử liên quan đến việc đã

chứng thực, thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực có trách nhiệm cung
cấp bản sao văn bản chứng thực và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu
bản sao văn bản chứng thực với bản chính chỉ được thực hiện tại cơ quan nhà nước
có thẩm quyền chứng thực nơi đang lưu trữ hồ sơ.
c) Chế độ báo cáo
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn phải thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo,
thống kê số liệu về chứng thực định kỳ 6 tháng và hàng năm.
Nội dung báo cáo phải thể hiện đầy đủ tình hình tổ chức, cơ sở vật chất,
phương tiện làm việc và kết quả hoạt động chứng thực tại địa phương mình, đồng
thời nêu rõ những khó khăn, vướng mắc phát sinh và những kiến nghị (nếu có).
Kèm theo báo cáo có biểu thống kê số liệu về chứng thực. Số liệu thống kê
kèm theo báo cáo 6 tháng được tính từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến hết ngày
31 tháng 3 của năm báo cáo; số liệu thống kê kèm theo báo cáo hàng năm được
tính từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến hết ngày 30 tháng 9 của năm báo cáo.
Thời hạn gửi báo cáo được thực hiện như sau: báo cáo 6 tháng đầu năm
được gửi cho Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, huyện Nga Sơn(qua Phòng Tư
pháp) trước ngày 10 tháng 4 hàng năm; báo cáo hàng năm được gửi trước ngày 10
tháng 10 của năm.
d, Giải quyết khiếu nại
Người yêu cầu chứng thực có quyền khiếu nại việc từ chối chứng thực
không đúng với quy định của pháp luật.
Thẩm quyền và thời hạn giải quyết khiếu nại đối với Uỷ ban nhân dân xã, thị
trấn như sau:
- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn giải quyết khiếu nại lần đầu đối với
việc từ chối chứng thực thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn trong
thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết khiếu nại.
- Người yêu cầu chứng thức không đồng ý với việc giải quyết khiếu nại của

Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn, thì có quyền khiếu nại tiếp lên Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân huyện, quận, thị xã, huyện Nga Sơn thuộc tỉnh. Trong trường hợp
khiếu nại tiếp, người yêu cầu chứng thực phải gửi đơn kèm theo bản sao quyết định
giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn và các tài liệu liên
quan (nếu có) đến Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc
tỉnh.
Trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết
tiếp đơn khiếu nại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc
tỉnh phải giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân xã, thị trấn đã giải quyết khiếu nại trước đó biết.
Người yêu cầu chứng thực không đồng ý với giải quyết khiếu nại của Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh thì có quyền khiếu
nại tiếp lên Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thành phố trực thuộc trung ương.
Trong trường hợp này, người khiếu nại phải gửi đơn kèm theo bản sao quyết định
giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh, xã, phường, thị trấn và các tài liệu liên quan (nếu có) đến Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
Trong thời hạn không quá 20 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết
tiếp đơn khiếu nại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ương phải giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Chủ tịch
Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, xã, thị trấn đã giải
quyết khiếu nại trước đó biết. Quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban
nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là quyết định cuối cùng.

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC.docx

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC.docx

Similar to CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC.docx (20)

More from Nhận Viết Đề Tài Trọn Gói ZALO 0932091562

More from Nhận Viết Đề Tài Trọn Gói ZALO 0932091562 (20)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC.docx