ระบบสารสนเทศจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ

1. ระบบสารสนเทศจัดทารายงานสาหรับการจัดการ
(Managment Reporting System) หรือว่า MRS

2. ความหมายของ MRS
ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อรวบรวม ประมวลผล
จัดระบบและจัดทารายงาน หรือเอกสารสาหรับช่วยในการตัดสินใจที่
เกี่ยวข้องกับการบริหาร โดยที่ MRS จะจัดทารายงานหรือเอกสาร และส่ง
ต่อไปยังฝ่ ายจัดการตามระยะที่กาหนด หรือตามความต้องการของผู้บริหาร
เนื่องจากรายงานที่ถูกจัดทาอย่างเป็นระบบจะช่วยให้การบริหารงานมี
ประสิทธิภาพ โดยทั่วไปแล้วการทางานของระบบจัดออกรายงานสาหนับการ
จัดการจะถูกใช้สาหรับการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมการ
จัดการ

3. หน้าที่ของระบบสนับสนุนการทางานสานักงานในระบบ
สารสนเทศสานักงาน
ระบบสนับสนุนการดาเนินงานในสานักงาน (Office Support System)
เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้พนักงานในสานักงาน
เดียวกันใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่ในสานักงานให้เกิดประโยชน์ในการทางาน
ร่วมกันอย่างเต็มที่ ซึ่งจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการลงทุน และช่วยให้การ
ดาเนินงานเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ โดยที่เราสามารถแบ่ง
ระบบสนับสนุนการดาเนินงานในสานักงานออกได้เป็นหลายระบบดังต่อไปนี้

4. - ชุดคาสั่งสาหรับกลุ่ม
- ระบบจัดระเบียบงาน
- คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ
- การนาเสนอประกอบภาพ
- กระดานข่าวสารในสานักงาน

5. ประเภทของระบบสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศแบบรายงานเพื่อการจัดการ (Management Reporting
Systems MRS)
ระบบสารสนเทศที่ช่วยในการทารายงานตามระยะเวลาที่กาหนดไว้ โดยการ
สรุปสารสนเทศที่มีอยู่ไว้ในฐานข้อมูล (Haag et al., 2000:54) หรือช่วย
ในการตัดสินใจในลักษณะที่โครงสร้างชัดเจนและเป็นเรื่องที่ทราบล่วงหน้า

6. ลักษณะของ MRS
1) ช่วยในการจัดทารายงานซึ่งมีรูปแบบที่กาหนดไว้เป็นมาตรฐานตายตัว
2) ใช้ข้อมูลภายในที่เก็บไว้ในฐานข้อมูล
3) ช่วยในการวางแผนงานประจา และควบคุมการทางาน
4) ช่วยในการตัดสินใจที่เกิดขึ้นประจาหรือเกิดขึ้นบ่อยๆ
5) มีข้อมูลในอดีต ปัจจุบัน และวิเคราะห์แนวโน้มอนาคต
6) ติดตามการดาเนินงานภายในหน่วยงานเปรียบเทียบผลการดาเนินงาน
กับเป้ าหมายและส่งสัญญาณหากมีจุดใดที่ต้องการการปรับปรุงแก้ไข

7. ประเภทของรายงาน MRS
รายงานจาก MRS มีลักษณะต่างๆ ดังนี้
1) รายงานที่จัดทาเมื่อต้องการ (Demand reports) เพื่อใช้สนับสนุนการ
ตัดสินใจ เป็นรายงานที่จัดเตรียมรูปแบบรายงานล่วงหน้าและจะจัดทาเมื่อ
ผู้บริหาร ต้องการเท่านั้น
2) รายงานที่ทาตามระยะเวลากาหนด (Periodic reports) โดย
กาหนดเวลา และรูปแบบของรายงานไว้ล่วงหน้า เช่น มีการจัดทารายงาน
ทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน ทุกปี เช่น ตารางเวลาการผลิต

8. 3) รายงานสรุป (Summarized reports) เป็นการทารายงานในภาพรวม
เช่น รายงานยอดขายของพนักงานขาย จานวนนักศึกษาลงทะเบียนวิชา
MIS
4) รายงานเมื่อมีเงื่อนไขเฉพาะเกิดขึ้น (Exception reports) เป็นการ
จัดทารายงานเมื่อมีเกณฑ์เงื่อนไขเฉพาะ เพื่อตรวจสอบเงื่อนไขต่างๆ ว่า
แตกต่างจากที่วางแผนไว้หรือไม่ เช่น การกาหนดให้เศษของที่เหลือ
(scrap) จากการผลิตในโรงงานเป็น 1 เปอร์เซ็นต์ แต่ในการผลิตช่วงหลัง
กลับมีเศษของที่เหลือ 5 เปอร์เซ็นต์ ดังนั้นอาจมีการเขียนโปรแกรม ในการ
ประมวลผลเพื่อหาว่าเศษของที่เหลือเกินจากที่กาหนดไว้ได้อย่างไร

9. คาถาม
รายงานที่ออกโดยระบบ MRS มีกี่ประเภท และอะไรบ้าง

10. ตอบ 4 ประเภท
1. รายงานที่จัดทาเมื่อต้องการ (Demand reports)
2. รายงานที่ทาตามระยะเวลากาหนด (Periodic reports)
3. รายงานสรุป (Summarized reports)
4. รายงานเมื่อมีเงื่อนไขเฉพาะเกิดขึ้น (Exception reports)