สารสนเทศคือการจัดการความรู้MIS

1. หนังสือ ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (MIS)
บทที่ 3 ระบบย่อยของสารสนเทศเพื่อการจัดการ
(MIS Subsystem)

2. สมาชิก

3. ระบบย่อยของ
สารสนเทศเพื่อการจัดการ
1. ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
เราสามารถกล่าวได้ว่าหน้าที่หลักของ MIS คือ การเก็บรวบรวมข้อมูล
จากทั้งภายใน และภายนอกองค์การมาไว้อย่างเป็นระบบ เพื่อทาการ
ประมวลผลและจัดรูปแบบข้อมูลให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสม และจัดพิมพ์
เป็นรายงานส่งต่อให้ผู้ใช้ เพื่อช่วยให้การตัดสินใจและบริหารงานของเขาให้มี
ประสิทธิภาพ ถ้าพิจารณาในรายละเอียดหรือตามสภาพความเป็นจริงของ
องค์การ การที่ธุรกิจจะได้มาซึ่งสารสนเทศสาหรับผู้บริหาร จะต้องมีขั้นตอน
การปฏิบัติของแต่ละส่วนย่อย ๆ ในระบบแตกกระจายออกไป เพื่อรับผิดชอบ
การทางานเฉพาะในแต่ละหน้าที่ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมสาหรับผู้ใช้
ซึ่งเราสามารถกล่าวว่า กลุ่มของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS
Subsystems) โดยที่เราสามารถแบ่งระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อ
การจัดการออกตามหน้าที่งานในองค์การได้เป็น 4 ระบบ ต่อไปนี้

4. ระบบย่อยของ
สารสนเทศเพื่อการจัดการ
1.1 ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ (Transaction Processing System)
หรือที่เรียกว่า TPS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อให้
ทางานเกี่ยวข้องกับการดาเนินงานภายในองค์การ โดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์
โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ โดยที่ TPS จะช่วย
สนับสนุนให้การดาเนินงานในแต่ละวันขององค์การให้เป็นไปอย่างเรียบร้อยและเป็น
ระบบ โดยเฉพาะปัจจุบันที่การดาเนินงานในแต่ละวันมักจะเกี่ยวข้องกับข้อมูลเป็น
จานวนมาก เพื่อให้การดาเนินธุรกิจเป็นไปอย่างสะดวก รอดเร็ว และสามารถ
ปฏิบัติงานได้โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้TPS ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถเรียกสารสนเทศ
มาอ้างอิงอย่างสะดวกและถูกต้องในอนาคต

5. ระบบย่อยของ
สารสนเทศเพื่อการจัดการ
1.2 ระบบจัดทารายงานสาหรับการจัดการ (Management Reporting
System) หรือที่เรียกว่า MRS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและ
พัฒนาขึ้น เพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบและจัดทารายงาน หรือเอกสารสาหรับ
ช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับการบริหาร โดยที่ MRS จะจัดทารายงานหรือ
เอกสาร และส่งต่อไปยังฝ่ายจัดการตามระยะที่กาหนด หรือตามความต้องการของ
ผู้บริหาร เนื่องจากรายงานที่ถูกจัดทาอย่างเป็นระบบจะช่วยให้การบริหารงานมี
ประสิทธิภาพ โดยทั่วไปแล้วการทางานของระบบจัดออกรายงานสาหนับการจัดการจะ
ถูกใช้สาหรับการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมการจัดการ

6. ระบบย่อยของ
สารสนเทศเพื่อการจัดการ
1.3 ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Supporting
System) หรือที่เรียกว่า DSS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่จัดหารหรือ
จัดเตรียมข้อมูลสาคัญสาหรับผู้บริหาร เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหา
หรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้น ปกติปัญหาของผู้บริหารจะมีลักษณะที่เป็นกึ่ง
โครงสร้าง (Semi-structure) และไม่มีโครงสร้าง (Nonstructure)
ซึ่งยากต่อการวางแนวทางรองรับ หรือแก้ปัญหาที่จะเกิดขึ้นในอนาคต
ประการสาคัญ DSS จะไม่ทาการตัดสินใจให้กับผู้บริหาร แต่จะจัดหาและ
ประมวลสารสนเทศ หรือสิ่งต่าง ๆ ที่จาเป็นในการตัดสินใจกับผู้บริหาร
ปัจจุบัน DSS ได้รับการพัฒนาและนาไปใช้ในองค์การ เนื่องจากเป็นเรื่องที่
ได้รับความสนใจจากบุคคลจากหล่ายฝ่ายและเกี่ยวข้องโดยตรงกับผู้บริหาร
ซึ่งเราจะนาเสนอรายละเอียดในบทต่อไป

7. ระบบย่อยของ
สารสนเทศเพื่อการจัดการ
1.4 ระบบสารสนเทศสานักงาน (Office Information System)
หรือที่เรียกว่า OIS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น
เพื่อช่วยให้การทางานในสานักงานมีประสิทธิภาพโดย OIS จะประกอบขึ้น
จากเทคโนโลยีสารสนเทศและเทคโนโลยีเครื่องใช้สานักงานที่ถูกออกแบบให้
ปฏิบัติงานร่วมกัน เพื่อให้การปฏิบัติงานในสานักงานเกิดผลสูงสุด หรือเรา
สามารถกล่าวอีกนัยหนึ่ง คือ ระบบสารสนเทศสานักงานมีวัตถุประสงค์
เพื่อที่จะอานวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารระหว่างพนักงานภายใน
องค์การเดียวกัน และระหว่างองค์การ รวมทั้งการติดต่อกับสิ่งแวดล้อม
ภายนอกองค์การ

8. ระบบย่อยของ
สารสนเทศเพื่อการจัดการ
ความต้องการใช้งานสารสนเทศที่หลากหลายในองค์การ ทาให้ระบบย่อยของ
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการแตะละประเภทจะมีวัตถุประสงค์
ส่วนประกอบ และการใช้งานที่แตกต่างกัน นอกจากนี้แต่ละระบบยังทวี
ความสาคัญต่อการดาเนินธุรกิจมากขึ้นเรื่อย ๆ จึงเป็นความจาเป็นที่ผู้ศึกษา
ด้านบริหารธุรกิจและการจัดการระบบสารสนเทศจะต้องทาความเข้าใจใน
คุณสมบัติการทางาน และส่วนประกอบของระบบย่อย เพื่อให้สามารถนา
ความรู้ และความเข้าใจไปใช้งานได้จริง ประการสาคัญคือสามารถบูรณาการ
ระบบย่อยภายในองค์การให้สอดคล้องกันและเกิดประโยชน์สูงสุดแก่องค์การ

9. ระบบปฏิบัติงานทางธุรกิจ
การดาเนินงานขององค์การจะเกี่ยวข้องกับการส่งผ่าน การจัดเก็บ และการประมวลผล
ข้อมูลในปริมาณมาก ธุรกิจที่มีประสิทธิภาพต้องสามารถใช้และจัดเก็บข้อมูลที่มีให้เกิด
ประโยชน์สูงสุด โดยสามารถสนองความต้องการของปัญหาอย่างรวดเร็วและสอดคล้อง
กับสถานการณ์องค์การจึงต้องการระบบสารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนให้การดาเนินงานใน
แต่ละวันราบรื่นและมีประสิทธิภาพ เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และการจัดการข้อมูลช่วยให้
การพัฒนาระบบปฏิบัติการทางธุรกิจหรือ TPS เป็นรูปธรรมและช่วยการทางาน
ประจาวันของธุรกิจ โดยที่ TPS มีหน้าที่หลักอยู่ 3 ประการ ต่อไปนี้

10. ระบบปฏิบัติงานทางธุรกิจ
1. การทาบัญชี (Bookeeping) ทาหน้าที่ในการเก็บบันทึการปฏิบัติงานหรือ
เหตุการณ์ทางการบัญชีที่เกิดขึ้นในแต่ละวันขององค์การ โดยการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้น
มักจะเกี่ยวข้องกับบุคคล 2 กลุ่ม คือ ลูกค้า (Customer) และผู้ขายวัตถุดิบ
(Supplier) โดยที่องค์การต้องมีการลงบันทึกรายการขายสินค้าในแต่ละวันและ
บันทึกรายการซื้อสินค้ามาเข้าร้าน เป็นต้น
2. การออกเอกสาร (Document Issuance) ทาหน้าที่เกี่ยวกับการออก
เอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานในแต่ละวันขององค์การ เช่น การออกใบ
รับส่งสินค้า (Invoice) การออกเช็ค ใบเสร็จรับเงิน หรือใบสั่งสินค้าต่าง ๆ เป็นต้น
3. การทารายงานควบคุม (Control Riporting) ทาหน้าที่เกี่ยวกับการ
ออกเอกสารต่าง ๆ ที่มีผลมาจากการดาเนินงานขององค์การ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อ
ตรวจสอบและควบคุมการดาเนินงานขององค์การ เช่น การออกเช็คเงินเดือนพนักงาน
แต่ละคน ซึ่งก็จะสามารถทาการตรวจสอบความถูกต้องของจานวนเงินทีจ่ายออกไป
หรือการรายงานสิ่งที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน เป็นต้น

11. ระบบปฏิบัติงานทางธุรกิจ
เราจะเห็นว่าเทคโนโลยีสารสนเทศได้ก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่สาคัญต่อ
การประกอบธุรกิจ ปัจจุบันระบบธุรกิจได้ถูกจัดรูปแบบให้เป็นมาตรฐานมาก
ขึ้น เพื่อจะสามารถเชื่อมต่อ และใช้ข้อมูลร่วมกันระหว่างหน่วยงาน และ
ผู้เกี่ยวข้องภายนอก เช่น ระบบบัญชี และระบบภาษีที่ธุรกิจต้องเสียให้แก่
กรมสรรพากรและหน่วยงานของรัฐอื่น ๆ หรือระบบการสั่งซื้อสินค้าผ่าน
เครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่เชื่อมโยงระหว่างธุรกิจกับผู้ขายวัตถุดิบ หรือธุรกิจ
กับลูกค้า เป็นต้น

12. ประโยชน์ของเทคโนโลยีสารสนเทศต่อ
การดาเนินงานทางธุรกิจ
ในอดีตธุรกิจการค้ายังมีขนาดเล็กและเกี่ยวข้องกับข้อมูลในปริมาณที่ไม่
มากนัก การรวบรวม การจัดเก็บ และการประมวลผลข้อมูลต่าง ๆ จึง
สามารถกระทาสาเร็จได้ด้วยมือและอุปกรณ์พื้นฐาน เช่น แฟ้ มเอกสาร ตู้
เก็บเอกสาร และเครื่องคิดเลข ต่อมาเมื่อธุรกิจขยายตัวมากขึ้น มีการ
ดาเนินงานที่หลากหลาย มีจานวนข้อมูกมากขึ้น มีกิจกรรมทางการค้ามาก
ขึ้น การประมวลผลโดยใช้มือ จึงไม่สะดวกและอาจก่อให้เกิดความ
ผิดพลาดและล่าช้า หลายองค์การเริ่มมีการนาอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์
โดยเฉพาะระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ ซึ่งจะช่วยลดปัญหาที่เกิดจากการ
ใช้แรงงานมนุษย์เพียงอย่างเดียวได้ดังนี้

13. ประโยชน์ของเทคโนโลยีสารสนเทศต่อ
การดาเนินงานทางธุรกิจ
1. ความผิดพลาดที่เกิดจากความสะเพร่า โดยทั่วไปการดาเนินงานโดยใช้แรงงานมนุษย์อาจเกิด
การผิดพลาดได้ง่าย ๆ เช่น การดูตัวเลขผิด การจดบันทึกข้อมูลสลับที่กัน หรือการหลงลืม เป็นต้น
ความผิดพลาดในลักษณะนี้จะพบได้บ่อยในการดาเนินงานที่ใช้แรงงานมนุษย์ โดยปราศจากการใช้
อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ชนิดใด ๆ
2. ใช้แรงงานมาก บันทึกรายการของการดาเนินงานที่เกิดขึ้นในแต่ละวันเป็นงานทที่ละเอียด
นอกจากนี้บางรายการต้องมีการบันทึกลงในระบบข้อมูลหลายประเภท ซึ่งการบันทึกจะเป็นการ
ทางานที่ซ้า ๆ กันและใช้แรงงานมาก การนาระบบสารสนเทศมาประยุกต์จะช่วยให้ไม่ต้องทางาน
ซ้าซ้อนและเสียแรงงานคนเกินความจาเป็น
3. การสูญหายของข้อมูล อาจเกิดจากการเก็บแฟ้ มเอกสารผิดพลาด ทาให้ไม่สามารถค้นหา
ข้อมูลไดเมื่อผู้ใช้เกิดความต้องการเมื่อต้องการ ซึ่งก่อให้เกิดปัญหาความล่าช้าในการเรียกใช้ข้อมูล
ตลอดจากความสูญหายของข้อมูลเพียงชั่วคราวหรืออย่างถาวร นอกจากนี้การจัดเก็บข้อมูลอย่างไม่
เป็นระบบระเบียบยังทาให้เสียเวลาในการค้นหาและทาให้ข้อมูลลดคุณค่าในการใช้งาน
4. การตอบสนองที่ล่าช้า การทางานโดยอาศัยแรงงานมนุษย์จะล่าช้ากว่าการใช้เทคโนโลยี
สารสนเทศเข้าช่วยมาก การทางานโดยใช้คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์สนับสนุนทาให้การตอบสนองต่อ
สถานการณ์รวดเร็ว ตลอดจนช่วยให้การพัฒนาผลิตภัณฑ์ หรือการให้บริการมีประสิทธิภาพสูงขึ้น

14. ประโยชน์ของเทคโนโลยีสารสนเทศต่อการ
ดาเนินงานทางธุรกิจ
ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศได้เข้ามามีบทบาทสาคัญต่อการปฏิบัติประจาวันของหลาย
ธุรกิจตั้งแต่การจัดเตรียมข้อมูล การซื้อ-ขายสินค้าแม้กระทั่งการแลกเปลี่ยนสารสนเทศ
ระหว่างองค์การ ซึ่งผู้บริหารสมัยใหม่สมควรต้องติดตามและศึกษาพัฒนาการและประโยชน์
ของเทคโนโลยี เพื่อให้สามารถนาเทคโนโลยีและเทคนิคต่าง ๆ มาใช้งานในองค์การอย่าง
เต็มที่ โดยเฉพาะการสร้างมูลค่าเพิ่มในสินค้าและบริการของธุรกิจอย่างต่อเนื่อง

15. วงจรการทางานของระบบปฏิบัติงาน
ทางธุรกิจ
TPS จะถูกพัฒนาขึ้น เพื่อให้ทางานเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานประจาวันขององค์การ ซึ่งมี
ลักษณะร่วมที่ต้องปฏิบัติตามรอบระยะเวลา หรือขั้นตอนการปฏิบัติที่กาหนดไว้โดยที่ผู้ใช้
สามารถนาเทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ให้การทางานสะดวกขึ้น ปกติวงจรการทางาน
ของระบบสารสนเทศสาหรับปฏิบัติการทางธุรกิจมี ดังนี้
1. การป้อนข้อมูล (Data Entry) เป็นส่วนแรกหรือจุดเริ่มต้นของวงจรการปฏิบัติงานทาง
ธุรกิจ โดยการป้อนข้อมูลจะเป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลที่เกิดขึ้น แล้วทาการป้อนลงไปใน
ระบบคอมพิวเตอร์ หรือสื่อสารองสาหรับการเก็บข้อมูลที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถอ่านได้
เพื่อรอการนาไปใช้งาน โดยที่ข้อมูลส่วนมากจะเป็นข้อมูลที่ได้มาจากเอกสารที่เกิดจากการ
ดาเนินงานของธุรกิจในแต่ละวัน เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า ใบส่งสินค้า และใบกากับสินค้า เป็น
ต้น
2. การประมวลผลหรือการปฏิบัติงานกับข้อมูล (Transaction Processing) หลังจากการ
ป้อนหรือเปลี่ยนรูปแบบข้อมูลให้เหมาะที่เครื่องคอมพิวเตอร์จะสามารถอ่านได้แล้ว ขั้น
ต่อไปจะเป็นการนาเอาข้อมูลที่จัดเก็บไปประมวลผล ซึ่งผู้ใช้สามารถทาได้2 วิธี ต่อไปนี้

16. วงจรการทางานของระบบปฏิบัติงานทางธุรกิจ
2.1 แบบครั้งต่อครั้ง (Batch) เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลไว้ระยะหนึ่ง เพื่อรอให้มี
ปริมาณข้อมูลเพียงพอแล้วจึงทาการประมวลผล เพื่อให้ได้สารสนเทศสาหรับการใช้งาน
การประมวลผลแบบครั้งต่อครั้งจะเหมาะที่จะใช้งานกับระบบสารสนเทศที่มิได้เชื่อมโยง
กับสภาพแวดล้อมในการปฏิบัติงานโดยตรง หรือลักษณะงานที่ต้องใช้เวลาในการ
รวบรวมข้อมูล ตลอดจนไม่มีความเร่งด่วนในการใช้งานสารสนเทศ
2.2 แบบตามเวลาที่เกิดขึ้นจริง (Real Time) การประมวลผลข้อมูลจะเกิดขึ้นทันที
ที่ข้อมูลถูกป้ อนเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ ระบบประมวลผลจะให้สารสนเทศที่เป็นจริงตาม
สถานการณ์โดยไม่ต้องทาการรวบรวมข้อมูลเข้าเป็นกลุ่ม การประมวลผลตามเวลาที่
เกิดขึ้นจริงจะเหมาะสาหรับธุรกิจที่ต้องตอบสนองกับสิ่งแวดล้อมอย่างรวดเร็ว ต่อไปการ
แข่งขันที่รุนแรงซับซ้อนในอนาคตจะทาให้ธุรกิจต้องการระบบประมวลผลข้อมูลแบบ
ตามเวลาที่เกิดจริงมากขึ้น เพื่อให้สามารถตัดสินใจอย่างถูกต้องภายใต้ข้อจากัดของ
ระยะเวลา

17. วงจรการทางานของระบบปฏิบัติงานทาง
ธุรกิจ
3. การปรับปรุงฐานข้อมูล (File / database Updating) ผลลัพธ์ที่
ได้จากการประมวลผลจะถูกนาไปปรับปรุง และจัดเก็บอย่างเป็นระบบใน
ฐานข้อมูลหือไฟล์ต่าง ๆ ซึ่งการปรับปรุงข้อมูลอาจทาเป็นระยะ ๆ เช่น
รายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน ขึ้นอยู่กับความต้องการใช้งาน และความ
ทันสมัยของข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูล
4. การผลิตรายงานและเอกสาร (Document and
Generation) เป็นการผลิตรายงานและเอกสารอ้างอิงภายในองค์การ
ซึ่งแสดงถึงการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นของระบบ โดยเอกสารต่าง ๆ ที่ผลิตขึ้น
จากระบบปฏิบัติงานทางธุรกิจเรียกว่า เอกสารการปฏิบัติงาน ซึ่งสามารถ
แบ่งการผลิตรายงานและเอกสารออกเป็น 3 ประเภท ดังต่อไปนี้

18. วงจรการทางานของระบบปฏิบัติงานทางธุรกิจ
4.1 เอกสารที่เกี่ยวกับสารสนเทศ (Information Document) เป็นเอกสารที่แสดงให้เห็นรายละเอียดของการทางานในแต่ละ
กระบวนการที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบรายงานการสั่งซื้อสินค้า เป็นต้น ตลอดจนการรายงานถึงปัญหาหรือข้อผิดพลาดที่
เกิดขึ้นในการทางาน
4.2 เอกสารการปฏิบัติการ (Action Document) เป็นเอกสารที่ก่อให้เกิดการปฏิบัติงานของผู้รับเอกสาร เช่น ใบสั่งซื้อ
สินค้า เมื่อเอกสารนี้ถูกส่งไปถึงผู้ขายวัตถุดิบก็จะก่อให้เกิดการปฏิบัติงาน โดยที่ผู้ขายต้องจัดส่งสินค้าตามที่ระบุในใบสั่งซื้อสินค้าให้แก่ผู้
ซื้อให้ทันตามกาหนดหรือเช็คเงินสด เมื่อผู้รับนาเช็คไปถึงธนาคารก็จะก่อให้เกิดการทางาน คือสามารถขึ้นเงินได้ เป็นต้น
4.3 เอกสารหมุนเวียน (Circulating Document) เป็นเอกสารที่ถูกส่งออกไปแล้วจะมีการหมุนเวียนไปยังผู้เกี่ยวข้อง
ต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์การ เพื่อให้รับทราบหรือดาเนินงาน เมื่อถูกส่งไปถึงลูกค้าก็จะมีเอกสารบางส่วน หรือสาเนาเอกสารถูก
แยกออกแล้วส่งมายังเจ้าหนี้พร้อมกับจานวนเงินที่จ่าย เป็นต้น
5. การให้บริการสอบถาม (Inquiring Processing) ปกติองค์การธุรกิจจะจัดเก็บและรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นจากการ
ปฏิบัติงานไว้เป็นหลักฐาน ซึ่งเกี่ยวข้องทั้งกับลูกค้าและผู้ขายวัตถุดิบ นอกจากข้อมูลจะได้รับการประมวลผลและนาไปปรับปรุงให้ข้อมูล
เดิมในฐานข้อมูลให้มีความทันสมัยแล้ว เมื่อลูกค้าหรือผู้ขายวัตถุดิบมีความต้องการอยากทราบถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจก็จะทาการ
สอบถาม เช่น ยอดบัญชีค้างชาระ หรือยอดเงินฝากในบัญชีธนาคาร เป็นต้น โดยที่ TPS จะทาหน้าที่ตอบสนองตามที่ผู้เกี่ยวข้องร้องขอเข้า
มา หรืออีกนัยหนึ่ง TPS เป็นการใช้ข้อมูลและสารสนเทศที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์ต่อการดาเนินงานในแต่ละวันของทั้งองค์การ และผู้ใช้งาน
สารสนเทศจากภายนอก
หัวข้อที่ผ่านมาแสดงให้เราเห็นว่า เทคโนโลยีสารสนเทศ โดยเฉพาะระบบรวบรวมและประมวลผลข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือที่
เรียกว่า คอมพิวเตอร์ ถูกนามาช่วยให้การทางานของธุรกิจสะดวก ถูกต้อง และรวดเร็วขึ้น ตลอดจนช่วยเพิ่มคุณค่าหรือก่อให้เกิดรูปแบบ
ใหม่ในการดาเนินงาน ดังนั้นจึงเป็นหน้าที่ของผู้บริหารและผู้เชี่ยวชาญด้านสารสนเทศขององค์การที่ต้องประสานงานและกาหนดทางใน
การนาเทคโนโลยีที่เหมาะสมมาใช้กับองค์การ

19. 5. ระบบย่อยของระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ
การขยายตัวของธุรกิจในยุคโลกาภิวัฒน์ ทาให้องค์การต้องเกี่ยวข้องกับการบริหารข้อมูลที่มีปริมาณมาก
และมีความซับซ้อนขึ้น การปฏิบัติงานในองค์การมีความจาเป็นที่จะต้องใช้คอมพิวเตอร์ช่วยในการจัดเก็บ
ประมวลผลและจัดการข้อมูล ทาให้เราสามารถกล่าวได้ว่าระบบคอมพิวเตอร์จะช่วยให้การดาเนินธุรกิจ
เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะ TPS ที่สามารถนาระบบคอมพิวเตอร์มาช่วยให้การทางานสะดวก
ขึ้น เนื่องจากลักษณะของงานจะมีโครงสร้างชัดเจนตามความต้องการของผู้ใช้ซึ่งเราสามารถแบ่ง TPS
ออกเป็นระบบย่อยตามหน้าที่ ต่อไปนี้
1. ระบบจ่ายเงินเดือน (Payroll Processing System) ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อทาหน้าที่ควบคุมการจ่ายเงินเดือน รวมทั้ง
คานวณภาษีหัก ณ ที่จ่ายของพนักงานแต่ละคน ปัจจุบันระบบจ่ายเงินเดือนจะมีความสาคัญมากกับธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีบุคลากร
มากและการดาเนินงานซับซ้อน เช่น มีการจัดระดับเงินเดือนหลายระบบ และมีการจ่ายเงินเดือนในช่วงเวลาที่แตกต่างกัน เป็นต้น
โดยระบบจ่ายเงินเดือนช่วยให้การดาเนินงานทางบัญชีและการเงินของธุรกิจสะดวก ปลอดภัย และประหยัด ไม่ต้องใช้กาลังคน
มาก และมีความรับผิดพลาดน้อยกว่าการใช้บุคคลเป็นผู้ดาเนินงานเพียงอย่างเดียว
2. ระบบบันทึกคาสั่งซื้อ (Order Entry System) ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อทาหน้าที่ปฏิบัติงานเกี่ยวกับการบันทึกการสั่งซื้อ
สินค้าของลูกค้า ปกติการสั่งซื้ออาจจะมีได้หลายลักษณะ เช่น โทรศัพท์จดหมาย หรือโทรสาร เป็นต้น ซึ่งอาจก่อให้เกิดการสูญ
หายหรือความซับซ้อนของข้อมูลทาให้การดาเนินงานผิดพลาดหรือเกิดความล่าช้า ดังนั้นธุรกิจจึงต้องมีการจัดระบบข้อมูลอย่าง
มีสถานการณ์ปัจจุบันที่ลูกค้าเป็นบุคคลสาคัญที่มีอิทธิพลต่อความอยู่รอดและการเจริญเติบโตของธุรกิจ

20. 5. ระบบย่อยของระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ
3. ระบบสินค้าคงคลัง (Inventory System) ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อทาหน้าที่ดูแลให้สินค้าแต่ละชนิดมีปริมาณและสภาพที่
เหมาะสมต่อการดาเนินงานของธุรกิจ โดยเฉพาะธุรกิจการผลิตหรือค้าขายที่มีสินค้าคงคลังมาก จึงมีความจาเป็นที่จะต้อง
บริหารสินค้าคงคลังให้มีประสิทธิภาพ ไม่ก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษา หรือค่าเสียโอกาสทางการค้าที่มากเกินไป
4. ระบบใบกากับสินค้า (Invoicing System) ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อทาหน้าที่ออกใบห่อของ (Packing Slip) และใบกากับสินค้า
ที่จะส่งไปยังลูกค้า เพื่อให้สะดวกต่อการอ้างอิงและตรวจสอบในการจัดส่งและตรวจรับสินค้า
5. ระบบส่งสินค้า (Shipping System) จะควบคุมให้การจัดส่งสินค้าที่ได้รับการบรรจุหีบห่ออย่างดีจากคลังสินค้าให้ถึง
มือผู้รับตามวิธีการที่กาหนด เช่น ทางอากาศ ทางเรือ หรือทางบก เป็นต้น ตลอดจนช่วยให้ผู้ใช้สามารถตรวจสอบสภาพ
สินค้าในตาแหน่งต่าง ๆ เปรียบเทียบกันได้
6. ระบบบัญชีลูกหนี้ (Accounts Receivable System) ทาหน้าที่ดูแลเกี่ยวกับการสั่งซื้อสินค้า การชาระเงิน และยอดงบดุล
ของลูกค้าแต่ละคน ซึ่งจะทาให้ธุรกิจทราบสถานะของลูกค้า เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจขายสินค้า หรือการให้สินเชื่อ
อย่างมีประสิทธิภาพ
7. ระบบสั่งซื้อสินค้า (Purchasing System) ถูกพัฒนาให้มีหน้าที่จัดซื้อสินค้าตามความต้องการในการดาเนินธุรกิจของ
องค์การ ปัจจุบันธุรกิจสามารถต่อเชื่อมระบสั่งซื้อสินค้ากับทั้งผู้บายวัตถุดิบและลูกค้า เพื่อให้การซื้อขายและจัดส่งสินค้ามี
ประสิทธิภาพ
8. ระบบรับสินค้า (Receiving System) เป็นระบบสารสนเทศที่อยู่ในแผนกตรวจรับสินค้า โดยระบบรับสินค้าถูกพัฒนา
ให้ทาหน้าที่อานวยความสะดวกแก่ผู้ใช้ในการตรวจรับสินค้าที่ส่งมาจากผู้ขายวัตถุดิบ พร้อมทั้งตรวจสอบคุณภาพของ
สินค้าก่อนที่จะรับ หรือทาการปฏิเสธที่จะรับสินค้า ถ้ามีสิ่งผิดปกติหรือสินค้าไม่ตรงกับความต้องการ

21. 5. ระบบย่อยของระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ
9. ระบบบัญชีเจ้าหนี้ (Account Payable) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้นให้มีหน้าที่ช่วยผู้ใช้ดูแล
การจ่ายเงินให้แก่ผู้ขายวัตถุดิบตามใบกากับสินค้าที่ส่งมาพร้อมสินค้า ซึ่งจะรวมถึงการออกเช็คเพื่อจ่ายเงิน
และการกาหนดเวลาการจ่ายหนี้ที่เหมาะสม
10. ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger System) ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อรวบรวมข้อมูลทางการ
บัญชีจากระบบย่อยอื่น ๆ โดยระบบบัญชีแยกประเภทจะถูกใช้สาหรับประมวลข้อมูลทางบัญชีการแผน
งบประมาณของธุรกิจ ตลอดจนเป็นแหล่งข้อมูลในการจัดทาสารสนเทศสาหรับการบริหาร
การบูรณาการของระบบย่อยของ TPS ช่วยให้การปฏิบัติงานประจาวันสะดวก รวดเร็วและใช้แรงงาน
น้อย ทาให้หลายธุรกิจนิยมนา TPS มาใช้งาน ซึ่งจะส่งผลต่อการประหยัดและใช้ทรัพยากรบุคคลในงานที่
เหมาะสม โดยเฉพาะในอนาคตที่ค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับทรัพยากรบุคคล โดยเฉพาะบุคลากรที่มีความรู้
(Knowledge Worker) จะเป็นจ่าใช้จ่ายที่มีราคาสูงสาหรับองค์การ อย่างไรก็ดีการที่ธุรกิจจะสามารถใช้งาน
ระบบปฏิบัติการที่มีอยู่อย่างเต็มประสิทธิภาพ องค์การจะต้องมีการฝึกฝนและพัฒนาทรัพยากรบุคคลให้มี
ความพร้อม และความชานาญในการใช้งานอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบอยู่เสมอและอย่างต่อเนื่อง

22. 6. ระบบจัดทารายงานเพื่อการจัดการ
ผู้จัดการเป็นบุคคลสาคัญของแต่ละหน่วยงาน เนื่องจากผู้จัดการจะมีหน้าที่ในการวางแผนจัดระบบงาน และ
ควบคุมให้งานบรรลุผลตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ โดยผู้จัดการต้องตัดสินใจในปัญหา หรือทางเลือกในการดาเนินงานของ
หน่วยงาน แต่ผู้จัดการส่วนใหญ่จะมีเวลาจากัดในการตัดสินใจ ระบบจัดทารายงานเพื่อการจัดการหรือ MRS เป็นระบบ
สารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อรวบรวมและประมวลผลข้อมูล สาหรับจัดทาเป็นรายงานเสนอต่อผู้จัดการ เพื่อช่วยให้เขา
สามารถตัดสินใจในปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ
MRS จะรวบรวมและประมวลผลข้อมูลแล้วจัดผลลัพธ์ในรูปรายงานเสนอต่อผู้จัดการ โดยจัดทารายงาน
สรุปผลการดาเนินงานในแต่ละช่วงเวลา หรือจัดทารายงานตามความต้องการของผู้ใช้ปัจจุบัน MRS จะเป็นประโยชน์มาก
สาหรับผู้บริหารในการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมให้การดาเนินงานของหน่วยงานเป็นไปตามที่ผู้จัดการ
กาหนด โดยปกติ MRS สมควรต้องมีคุณสมบัติสาคัญ ดังต่อไปนี้
1. สามารถที่จะสนับสนุนการตัดสินใจทั้งที่เป็นแบบโครงสร้างและกึ่งโครงสร้างอย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากปัญหา
ขอผู้บริหารจะมีความหลากหลายและไม่มีรูปแบบที่แน่นอน ตลอดจนอาจขาดโครงสร้างที่ชัดเจน จึงต้องการสารสนเทศ
เฉพาะสาหรับแต่ละงาน ดังนั้น MRS จึงต้องมีความยืดหยุ่นในการจัดการสารสนเทศให้เหมาะสมกับความต้องการของ
งานและผู้ใช้
2. ผลิตเอกสารหรือรายงานตามตารางที่กาหนด และนาเสนอให้ผู้จัดการหรือผู้ใช้เพื่อทาการตรวจสอบ และเก็บไว้เป็หลัก
ฐานอ้างอิง
3. ถูกผลิตออกมาในรูปแบบที่คงที่หรือถูกกาหนดไว้เพื่อให้ผู้ใช้สามารถนาไปใช้งานตามความต้องการ ตลอดจนมีความ
คงที่ในการจัดเก็บและใช้งาน

23. 6. ระบบจัดทารายงานเพื่อการจัดการ
4. สารสนเทศที่บรรจุอยู่ในรายงานหรือเอกสารมักจะเป็นสารสนเทศทีเกิดขึ้นในอดีตมากกว่าที่จะ
สัมพันธ์กับอนาคต โดย MRS จะรวบรวมและประมวลผลข้อมูลที่เกิดขึ้นแล้วเสนอต่อผู้จัดการ เพื่อ
ทาการศึกษา วิเคราะห์ และตัดสินใจ
5. บ่อยครั้งที่รายงานหรือเอกสารจะถูกผลิตในรูปของกระดาษ ซึ่งสรุปข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการรู้
โดยเฉพาะผู้จัดการที่ยังไม่มีความคุ้นเคยกับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการทางาน เช่น ระบบ
สานักงานที่ไม่ใช้กระดาษ (Paperless Office) เป็นต้น นอกจากนี้ MRS ยังต้องจัดทารายงาน เพื่อใช้อ้างอิง
ประกอบการบริหารงานในอนาคต
เราจะเห็นได้ว่าระบบย่อยของ MIS ทั้ง TPS และ MRS ต่างก็มีการอออรายงานและเอกสาร ซึ่งดู
เหมือนว่าระบบสารสนเทศทั้งสองระบบจะทาหน้าที่ซ้าซ้อนกัน แต่เมื่อพิจารณาอย่างละเอียดเราจะพบว่า
เอกสารและรายงานที่ออกโดย TPS และ MRS จะมีข้อแตกต่างกัน คือ MRS จะออกรายงานที่มี
วัตถุประสงค์สาหรับสนับสนุนการบริหารและการจัดการของผู้บริหาร ขณะที่ TPS จะออกรายงานที่มี
วัตถุประสงค์เพื่อแสดงและควบคุมการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นในแต่ละวันต่อองค์การ

24. 7. ประเภทของรายงาน
รายงาน (Report) เป็นเอกสารที่จัดทาขึ้นโดยรวบรวมข้อมูลสาคัญในแต่ละเรื่อง เพื่อใช้ประกอบการปฏิบัติงานของผู้ใช้หรือการ
ตัดสินใจของผู้บริหาร ปกติผู้จัดการต้องการรายงานในเรื่องต่าง ๆ เช่น ยอดขาย สินค้ารับคืน หรือต้นทุนการดาเนินงาน เป็นต้น
เพื่อใช้ประกอบการบริหารงานให้มีประสิทธิภาพ โดยที่เราสามารถแบ่งรายงานที่ผลิตโดย MRS ออกได้เป็น 4 ประเภท
ดังต่อไปนี้
1. รายงานที่ออกตามตาราง (Schedule Report) เป็นรายงานที่จัดทาขึ้นตามระยะเวลาที่กาหนดแน่นอน เช่น ประจาวัน ประจาสัปดาห์
หรือประจาเดือน เป็นต้น โดยรายงานตามตารางเวลาจะสรุปผลการดาเนินงานในแต่ละช่วงเวลาที่ผ่านมา ปกติการจัดทารายงานตามรอบ
ระยะเวลามีวัตถุประสงค์เพื่อให้ข้อมูลแก่ผู้จัดการในการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมให้เป็นไปตามเป้าหมายที่ต้องการ
2. รายงานที่ออกในกรณีพิเศษ (Exception Report) เป็นรายงานที่จัดทาขึ้นเมื่อมีสิ่งผิดปกติหรือปัญหาเฉพาะหน้าเกิดขึ้น โดยการนาเสนอ
รายงานพิเศษมีวัตถุประสงค์ต้องการให้ผู้บริหารรับทราบและทาการตัดสินใจแก้ไข และควบคุมผลประโยชน์ขององค์การ เช่น รายชื่อลูกค้าที่
ค้างชาระ เป็นต้น
3. รายงานที่ออกตามความต้องการ (Demand Report) เป็นรายงานที่จัดทาขึ้นตามความต้องการของผู้บริหาร ซึ่งรายงานตามความต้องการ
จะแสดงข้อมูลเฉพาะเรื่องที่ผู้บริหารต้องการทราบ เพื่อให้ผู้บริหารเกิดความเข้าใจในปัญหาและสามารถตัดสินใจอย่างเหมาะสม
4. รายงานที่ออกเพื่อพยากรณ์ (Predictive Report) เป็นรายงานที่ให้ข้อสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินในของผู้บริหาร การพยากรณ์จะ
อาศัยเทคนิคการวิเคราะห์ทางสถิติ และคณิตศาสตร์ หรือที่เรียกว่าการวิจัยขึ้นดาเนินงาน (Operations Research) มาทาการประมวลผลข้อมูล
ในอดีต เพื่อช่วยให้ผู้บริหารสามารถมีแนวทางในการเลือกตัดสินใจว่า ถ้าสถานการณ์เป็นอย่างนี้ อะไรจะเกิดขึ้นต่อไป และสมควรดาเนินการ
อย่างไร หรือที่เรียกว่า “ถ้า…แล้ว…(What…if)”
รายงานเป็นรูปแบบสาคัญในการจดบันทึก ส่งผ่าน และอ้างอิงข้อมูลภายในขององค์การ ในอดีตการจัดทารายงานจะใช้ระยะเวลาและ
แรงงานมาก แต่ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้การจัดทารายงานมีประสิทธิภาพ ช่วยให้ผู้บริหารสามารถใช้เวลาและข้อมูลให้เกิด
ประโยชน์ ในการทางานอย่างเต็มที

25. 8. คุณสมบัติของสารสนเทศในระบบจัดทารายงาน
ผู้จัดการส่วนมากจะมีงานที่หลากหลาย แต่มักจะมีเวลาที่จากัดในการแก้ปัญหา จึงมีความต้องการสารสนเทศที่ชัดเจน เข้าใจง่าย
และสะดวกต่อการใช้งาน ดังนั้นรายงานที่ออกโดยระบบจัดทารายงานสาควรจะบรรจุไปด้วยสารสนเทศที่มีคุณภาพ และเป็นที่
ต้องการของผู้จัดการหรือผู้ใช้ซึ่งสารสนเทศที่มีคุณภาพควรจะประกอบไปด้วยคุณสมบัติ ต่อไปนี้
1. ตรงประเด็น (Relevance) รายงานที่ออกควรที่จะบรรจุด้วยสารสนเทศที่เป็นที่ต้องการหรือเป็นประโยชน์ต่อเรื่องที่
ผู้บริหารกาลังทาการตัดสินใจอยู่
2. ความถูกต้อง (Accuracy) รายงานที่ออกควรบรรจุด้วนสารสนเทศที่ถูกต้องไม่มีข้อผิดพลาด และเป็นที่เชื่อถือได้ของ
ผู้บริหาร
3. ถูกเวลา (Timeliness) รายงานที่ออกควรจะบรรจุสารสนเทศทันสมัยและทันเวลา เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจที่กาลัง
กระทาอยู่ในขณะนั้น
4. สามารถพิสูจน์ได้(Verifiability) รายงานที่ออกควรบรรจุสารสนเทศที่สามารถตรวจสอบแหล่งที่มาว่าเป็นข้อมูลจาก
แหล่งใด และมีความน่าเชื่อถือเพียงใด
ถ้าสารสนเทศในรายงานสาหรับผู้บริหารขาดคุณสมบัติอย่างใดอย่างหนึ่ง รายงานนั้นอาจเป็นรายงานที่ไม่มีคุณค่าเลยก็ได้
เพราะผู้บริหารไม่สามารถที่จะเชื่อถือสารสนเทศในรายงาน เมื่อไม่มีความเชื่อถือก็จะไม่สามารถนาสารสนเทศไปช่วยในการ
ตัดสินใจในด้านการบริหารได้เลย ซึ่งจะชี้ให้เห็นว่าระบบจัดทารายงานขององค์การนั้นเกิดความล้มเหลวและทางานผิดพลาด
โดยสาเหตุอาจเกิดจากตัวระบบ หรือเป็นผลมาจากระบบอื่นที่เชื่อมโยงกัน หรืออาจเกิดขึ้นจากผู้ปฏิบัติงาน ซึ่งต้องตรวจสอบ
และแก้ไขให้ระบบสามารถตอบสนองความต้องการของฝ่ายบริหารได้อย่างสมบูรณ์

26. 9. ประเภทของงานสานักงาน
ก่อนทีจะกล่าวถึงการใช้งานของระบบสารสนเทศสานักงาน ผู้เรียนสมควรเรียนรู้ถึงประเภทของงานที่เกี่ยวข้องกับการบริหารและการจัดการ
ต่าง ๆ ในสานักงาน เพื่อให้สามารถทาความเข้าใจ และมองเห็นภาพการทางานของระบบสารสนเทศสานักงานอย่างชัดเจน ปกติเราสามารถ
แบ่งประเภทของงานสานักงานออกเป็น 5 ประเภท ต่อไปนี้
1. การตัดสินใจ (Decision Making) ปกติแล้วงานหลักของผู้จัดการจะเกี่ยวข้องกับการแก้ไขปัญหา หรือการดาเนินงานที่ต้องอาศัยการ
ตัดสินใจ ดังนั้นผู้ช่วยนักบริหาร (Executive Assistant) ที่มีความสามารถจะต้องช่วยรวบรวมและจัดรูปแบบสารสนเทศให้ง่ายต่อผู้บริหารใน
การศึกษา วิเคราะห์ และการตัดสินใจ
2. การจัดการเอกสาร (Document Handling) ปัจจุบันแต่ละองค์การจะมีระบบเอกสารทั้งที่จัดทาอย่างเป็นทางการและตามความต้องการ
เช่น จดหมายเวียน บันทึก หรือคาสั่ง เป็นต้น ซึ่งต้องมีการจัดทา ตรวจสอบ และรับผิดชอบในการเก็บรักษาและจัดระบบให้เรียบร้อย
3. การเก็บรักษา (Storage) เป็นการจัดระบบ รวบรวม และรักษาประวัติ บันทึก หรือข้อมูลต่าง ๆ ไว้อย่างถูกต้องและปลอดภัย และพร้อม
ที่จะถูกเรียกกลับมาใช้งาน โดยการเก็บรักษาจะเป็นงานสาคัญที่ต้องจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ
4. การจัดเตรียมข้อมูล (Data Manipulation) เป็นการจัดเตรียมข้อมูลสาหรับการใช้งาน เช่น การประชุม การเจรจากับลูกค้า เจ้าหนี้ หรือ
เจ้าหน้าที่ของรัฐ เป็นต้น การจัดเตรียมข้อมูลที่มีประสิทธิภาพในการทางานต้องอาศัยบุคคลที่มีความรู้ ความเข้าใจ และความชานาญในงาน
และสามารถจัดรูปแบบของข้อมูลได้อย่างสอดคล้องกับความต้องการของปัญหา
5. การติดต่อสื่อสาร (Communication) เวลาส่วนใหญ่ของการทางานเป็นการสื่อสารและแลกเปลี่ยนข้อมูล เนื่องจากบุคลากรใน
สานักงานไม่ว่าจะเป็นผู้บริหาร ผู้จัดการ หัวหน้างาน หรือพนักงานจะใช้เวลาในการประชุม หรือติดต่อกับบุคคลอื่น เช่น โทรศัพท์โทรสาร
หรือส่งผ่านข้อมูลทางระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ เป็นต้น ซึ่งบางครั้งอาจใช้เวลามากกว่าครึ่งหนึ่งของเวลาทั้งหมดที่พวกเขาเหล่านั้นทางาน
ในสานักงาน
ปกติงานสานักงานจะมีความหลากหลายและมีความสาคัญที่แตกต่างกัน ทาให้พนักงานส่วนมกจะใช้เวลาหลายส่วนของแต่ละวันในการจัดการงานเหล่านี้
ถ้าองค์การมีระบบงานที่ช่วยให้การทางานสานักงานมีประสิทธิภาพ พนักงานจะสารารถใช้เวลาที่มีอยู่ในการปฏิบัติ หรือสร้างสรรค์งานที่เป็นประโยชน์ต่อ
องค์การ ระบบสารสนเทศสาหรับงานสานักงานจึงถูกพัฒนาขึ้นเพื่อช่วยให้การทางานประจาวันในแต่ละสานักงานง่ายขึ้น และบุคลากรมีเวลาในการปฏิบัติงาน
ตามหน้าที่ของตน ตลอดจนสร้างสรรค์ผลงานที่เป็นประโยชน์ต่อธุรกิจ

27. 10. ระบบสารสนเทศสาหรับสานักงาน
ระบบสารสนเทศสาหรับสานักงานหรือ OIS ถูกพัฒนาขึ้นโดยมีส่วนประกอบของเทคโนโลยีสารสนเทศ
และเทคโนโลยีการออกแบบเครื่องใช้สานักงานตามหลักการยศาสตร์ (Ergonomics) เพื่อเพิ่มผลผลิตและ
ประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานในสานักงาน โดยที่ระบบสารสนเทศสานักงานมีวัตถุประสงค์เพื่อที่จะ
อานวยความสะดวกในการปฏิบัติงานและการติดต่อสื่อสารระหว่างพนักงานภายในหน่วยงานหรือ
องค์การเดียวกัน ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศได้ขยายขีดความสามารถของระบบสารสนเทศสานักงาน
ให้มีขอบเขตการปฏิบัติงานรวมทั้งการติดต่อกับสิ่งแวดล้อมภายนอกองค์การด้วย ระบบสารสนเทศ
สานักงานจะช่วยให้พนักงานแต่ละคน หรือกลุ่มของพนักงานสามารถที่จะประมวลข่าวสาร เก็บรักษา
ข่าวสาร และแลกเปลี่ยนข่าวสารซึ่งกันและกันผ่านทางอุปกรณ์การติดต่อสื่อสารต่าง ๆ โดยข่าวสารที่ว่า
นั้นอาจจะประกอบไปด้วยข้อมูลดิบ เอกสาร รูปภาพ เสียง และสัญญาณภาพวีดีโอ เป็นต้น โดยที่เรา
สามารถแบ่งแยกระบบสารสนเทศสานักงานตามหน้าที่ออกเป็น 4 ประเภท ดังต่อไปนี้

28. 10. ระบบสารสนเทศสาหรับสานักงาน
1. ระบบจัดการเอกสาร (Document Management System) ถูกพัฒนาขึ้นให้มีหน้าที่ดูแลเกี่ยวกับการจัดทา กระจาย และเก็บรักษาเอกสารต่าง ๆ ภายใน
องค์การ โดยระบบจัดการเอกสารจะประกอบไปด้วยเครื่องมือสาคัญ ต่อไป
1.1 การประมวลคา (Word Processing) ปัจจุบันหน่วยงานต่าง ๆ มักจะพิมพ์เอกสารโดยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ และชุดคาสั่งสาหรับการประมวลภาษา
(Word Processor) โดยที่ชุดคาสั่งสาหรับประมวลภาษาจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการพิมพ์งาน เนื่องจากชุดคาสั่งคอมพิวเตอร์ช่วยผู้ใช้ให้
สามารถทางานได้มากกว่าการใช้งานเครื่องพิมพ์ดีดธรรมดา เช่น การจัดรูปแบบงานพิมพ์การทาตาราง การจัดเรียงหน้า การจัดทาสารบัญ และการตรวจสอบ
คาผิด เป็นต้น ซึ่งจะช่วยให้การออกเอกสารมีคุณภาพ รวดเร็ว ถูกต้อง และเป็นมืออาชีพขึ้น
1.2 การผลิตเอกสารหลายชุด (Repropaphics) เป็นการผลิตเอกสารแบบเดียวกันหลาย ๆ ชุด เพื่อที่จะเผยแพร่ทั้งภายในและภายนอกสานักงาน ปัจจุบัน
มีการใช้ระบบที่เรียกว่า “ระบบอัดสาเนาอัจฉริยะ (Intelligence Copier System)” คือ ระบบจัดทาเอกสารที่มีเครื่องคอมพิวเตอร์ต่อเข้ากับเครื่องอัดสาเนา
อัจฉริยะ (Intelligence Copier) เมื่อเอกสารถูกจัดทาและตรวจสอบบนเครื่องคอมพิวเตอร์เรียบร้อยแล้ว ผู้ใช้ก็จะส่งข้อมูลการพิมพ์ไปที่เครื่องอัดสาเนา เพื่อทา
การออกเอกสารตามรูปแบบและปริมาณที่กาหนด
1.3 การออกแบบเอกสาร (Desktop Publishing) เป็นชุดคาสั่งที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถผลิตเอกสารและสิ่งพิมพ์ให้มีคุณภาพใกล้เคียงกับการผลิตโดยมือ
อาชีพ เพราะชุดคาสั่งนี้จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถออกแบบ และจัดรูปแบบของเอกสารได้ตามใจของตน โดยสามารถใส่ตัวหนังสือ รูปภาพ หรือลวดลายต่าง ๆ ลง
บนหน้ากระดาษ ตลอดจนจัดเรียงและทดสอบตัวอย่างจนกว่าจะพอใจ
1.4 การประมวลรูปภาพ (Image Processing) เป็นการอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถที่จะนารูปภาพจากเอกสารต่าง ๆ มาเก็บไว้ในฐานข้อมูล และสามารถ
เรียกกลับมาทาการดัดแปลงเพื่อใช้งานได้บางครั้งการประมวลรูปภาพจะถูกเรียกว่า “ระบบการจัดการรูปภาพ (Image Management System)” เนื่องจากระบบนี้
จะช่วยให้การเก็บบันทึกสารสนเทศที่มีลักษณะเป็นรูปภาพต่าง ๆ เป็นไปด้วยความสะดวก รวดเร็ว และเป็นระบบรวมทั้งช่วยให้การกระจายข่าวสารออกไปจาก
แหล่งผลิตมีประสิทธิภาพขึ้นด้วย
1.5 การเก็บรักษา (Archival Storage) เป็นการเก็บรักษาข้อมูลในหน่วยความจาสารอง เช่น เทปแม่เหล็ก ไมโครฟิลม์ (Microfilm) แผ่นจานแม่เหล็ก
หรือแผ่น CD เป็นต้น โดยเฉพาะในสถานการณ์ปัจจุบันที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลปริมาณและรูปแบบหลากหลายที่ องค์การจึงต้องเก็บรักษาข้อมูลอย่างเป็นระบบ มิ
ให้เกิดการสูญหาย ความล่าช้าในการใช้งาน การทาลายข้อมูลโดยไม่ตั้งใจ หรือการโจรกรรม ซึ่งจะส่งผลต่อการดาเนินงานของธุรกิจได้

29. 10. ระบบสารสนเทศสาหรับสานักงาน
2. ระบบควบคุมและส่งผ่านข่าวสาร (Message-handling System) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อควบคุมการ
กระจายและการใช้งานข่าวสารในสานักงานโดยการจัดการข้อมูลให้เป็นระบบ ซึ่งประกอบด้วยรูปแบบในการส่งผ่านข่าวสารที่
สาคัญ ต่อไปนี้
2.1 โทรสาร (Facsimile) หรือที่เรียกว่าเครื่องแฟกซ์ (FAX) เป็นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ทีรู้จักกันดีในสานักงาน
ปัจจุบัน เครื่องโทรสารช่วยให้ข่าวสารข้อมูล ซึ่งประกอบด้วยข้อความและรูปภาพบนกระดาษหรือในระบบข้อมูลขององค์การ
ถูกส่งจากแหล่งหนึ่งไปสู่อีกแหล่งหนึ่งอย่างรวดเร็วและมีคุณภาพ เทคโนโลยีเครื่องโทรสารช่วยให้การทางานในสานักงาน
คล่องตัว ธุรกิจไม่ต้องรอเวลาใสการส่งไปรษณีย์หรือใช้พนักงานเดือนเอกสาร (Massager) ตลอดจนสามารถแน่ใจว่าผู้รับ
ข่าวสารตามเวลาที่กาหนด
2.2 ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail) หรือที่เรียกว่า E-mail เป็นเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ และระบบสื่อสารที่
ใช้ในการส่งข่าวสารจากที่หนึ่งไปสู่อีกที่หนึ่ง และถูกเก็บรักษาไว้จนกระทั่งมีการเรียกดูจากผู้รับ นอกจากนี้ผู้รับยังสามารถ
จัดพิมพ์ข้อมูลนั้นเป็นเอกสารตามที่ต้องการได้เช่นกัน ปัจจุบัน E-mail ได้รับความนิยมในหลายองค์การ เนื่องจากช่วยให้การ
ทางานในสานักงานสะดวก รวดเร็ว และไม่สิ้นเปลือง โดยเฉพาะการส่งบันทึกข้อความ และจดหมายเวียนที่ไม่ต้องใช้กระดาษ
และแรงงานมาก ตลอดจนสามารถแน่ใจว่าผู้รับส่วนใหญ่จะได้รับข่าวสารตามที่ผู้ส่งต้องการ
2.3 ไปรษณีย์เสียง (Voice Mail) เป็นการส่งผ่านข่าวสารที่เป็นเสียงจากที่หนึ่งไปสู่อีกที่หนึ่ง โดยผ่านระบบโทรศัพท์
ซึ่งเป็นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่แปลงสัญญาณเสียงเป็นสัญญาณดิจิตอล และส่งผ่านไปตามสายโทรศัพท์จนถึงปลายทาง แล้วจึง
ถูกจัดเก็บไว้ในหน่วยความจาก่อนที่จะแปลงกลับเป็นสัญญาณเสียง เมื่อผู้รับต้องการฟัง

30. 10. ระบบสารสนเทศสาหรับสานักงาน
3. ระบบประชุมทางไกล (Teleconferencing) เป็นระบบเชื่อมโยงบุคคลตั้งแต่ 2 คน ซึ่งอยู่กันคนละที่ให้สามารถประชุมหรือโต้ตอบกันได้โดยไม่
จาเป็นต้องเดินทางไปอยู่ในสถานที่เดียวกัน ระบบประชุมทางไกลแบ่งออกได้เป็น 5 ประเภท ต่อไปนี้
3.1 การประชุมทางไกลที่ใช้ทั้งภาพและเสียง (Video Teleconferencing) เป็นระบบที่สนับสนุนให้คู่สนทนาสามารถมองเห็นและได้ยินเสียงซึ่งกัน
และกันได้โดยรวมเอาเทคโนโลยีทางด้านเสียงและภาพโทรทัศน์เข้าด้วยกัน ทาให้บุคคลที่อยู่ห่างกันไปสามารถสื่อสารและแสดงความคิดเห็นโต้ตอบกันอย่าง
รวดเร็ว โดยต่างมีความรู้สึกเสมือนพบปะกันจริง
3.2 การประชุมทางไกลใช้เฉพาะเสียง (Audio Teleconferencing) เป็นระบบที่สนับสนุนให้คู่สนทนาสามารถได้ยินเสียง และโต้ตอบกันอย่างมี
ประสิทธิภาพ แต่อาจขาดความสมบูรณ์เท่ากับระบบทั้งภาพและเสียง เนื่องจากมนุษย์เราชอบที่จะสื่อสาร โดยใช้ประสาทสัมผัสแบบผสมผสาน
3.3 การประชุมโดยใช้คอมพิวเตอร์ (Computer Conferencing) เป็นระบบที่ใช้ส่งข่าวสาร หรือช่วยให้คู่สนทนาสามารถโต้ตอบ และแลกเปลี่ยนข้อมูล
ระหว่างกัน โดยผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ นอกจากการประชุมผ่านระบบคอมพิวเตอร์จะช่วยให้ผู้ร่วมประชุมสามารถแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่าง
กันอย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ระบบคอมพิวเตอร์ยังสามารถประมวลผลและแสดงผลข้อมูล เพื่อนาเสนอให้ที่ประชุม ตลอดจนช่วยจาลองสถานการณ์ เพื่อให้ที่
ประชุมตัดสินใจในทางเลือกอย่างมีประสิทธิภาพ
3.4 โทรทัศน์ภายใน (In-house Television) การสร้างห้องส่งและออกอากาศรายการโทรทัศน์ภายในองค์การ โดยอาจเป็นการถ่ายทอดสดหรือการ
บันทึกเทปและนามาออกอากาศหมุนเวียนกัน เพื่อให้สมาชิกภายในองค์การได้รับทราบ และแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันตลอดจนได้ผ่อนคลายความเครียดจาก
งานในช่วงเวลาพัก ปัจจุบันระบบนี้ได้รับความนิยมจากองค์การขนาดใหญ่ และองค์การที่มีหลายสาขาซึ่งบางครั้งต้องดาเนินการโดยอาศัยเทคโนโลยีการ
สื่อสารผ่านดาวเทียมเข้าช่วย
3.5 การปฏิบัติงานผ่านระบบสื่อสารทางไกล (Telecommuting) เป็นระบบที่ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีทางการสื่อสาร ช่วยให้พนักงานสามารถที่จะ
ปฏิบัติงานที่บ้านหรือในพื้นที่ห่างไกล โดยต่อเชื่อมคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์การทางานเข้ากับระบบเครือข่ายของสานักงาน ซึ่งจะช่วยให้บุคคลสามารถทางาน
อย่างเต็มที่ โดยที่ไม่เสียเวลาให้กับการเดินทาง ปัจจุบันมีผู้ประมาณการว่าในอนาคตจะมีบุคลากรหลายประเภทที่สามารถปฏิบัติงานกับองคืการ โดยไม่
จาเป็นต้องเดินทางมาทางานที่สานักงานทุกวัน แต่จะใช้ระบบสื่อสารทางไกลช่วย ดังนั้นองค์การสมัยใหม่จึงต้องศึกษา และพัฒนาระบบตรวจสอบ และควบคุม
การทางานระยะไกล เพื่อให้สามารถประเมินผลงานและกาหนดผลตอบแทนที่เหมาะสมกับผลงานของบุคลากรแต่ละคน

31. 10. ระบบสารสนเทศสาหรับสานักงาน
ปัจจุบันสถาบันการศึกษา หน่วยราชการ และบริษัทเอกชนได้นาเทคโนโลยีการประชุมทางไกลมาใช้งาน เนื่องจากช่วยให้ผู้ใช้ประหยัดเวลา
และค่าใช้จ่ายในการดาเนินงาน ถึงแม้จะมีต้นทุนในการติดตั้งระบบและการดาเนินงานค่อนข้างสูง แต่ผู้ใช้ที่อยู่ห่างไกลกันจะได้ประโยชน์
จากการใช้งาน ภายใต้ระยะเวลาใช้งานไม่นานนัก ดังจะเห็นได้จากบริษัทข้ามชาติ (Multinational Corporation) หรือ MNC
หลายแห่งได้นาระบบประชุมทางไกลมาใช้กับการประชุมของผู้บริหารในแต่ละส่วนของโลก ซึ่งช่วยให้ผู้บริหารไม่ต้องเสียเวลาและประหยัด
ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง

32. 10. ระบบสารสนเทศสาหรับสานักงาน
4. ระบบสนับสนุนการดาเนินงานในสานักงาน (Office Support System) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้
พนักงานในสานักงานเดียวกันใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่ในสานักงานให้เกิดประโยชน์ในการทางานร่วมกันอย่างเต็มที่ ซึ่งจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย
ในการลงทุน และช่วยให้การดาเนินงานเป็นไปอย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ โดยที่เราสามารถแบ่งระบบสนับสนุนการดาเนินงานใน
สานักงานออกได้เป็นหลายระดับ ดังต่อไปนี้
4.1 ชุดคาสั่งสาหรับกลุ่ม (Group Ware) เป็นระบบที่ถูกพัฒนาขึ้น โดยประกอบด้วยชุดคาสั่งประยุกต์รวมกัน เพื่อที่จะ
สนับสนุนให้พนักงานสามารถใช้บริการของอุปกรณ์หรือชุดคาสั่งที่ช่วยอานวยความสะดวกในองค์การร่วมกัน เช่น E-mail, Word
processing, Fax และ Voice Mail เป็นต้น
4.2 ระบบจัดระเบียบงาน (Desktop Organizers) เป็นระบบที่ประกอบด้วยอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถ
จัดการกับตารางเวลา จดบันทึก และรายชื่อ ตลอดจนเลขหมายโทรศัพท์ของบุคคลที่เกี่ยวข้องอย่างมีประสิทธิภาพ
4.3 คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ (Computer Aided Design, CAD) เป็นระบบสารสนเทศในการทางานที่นา
คอมพิวเตอร์มาช่วยในการออกแบบ โดยผู้ใช้สามารถออกแบบดูภาพเสมือน และทดสอบผลงานบนหน้าจอ นอกจานี้ผู้ใช้ยังสามารถโต้ตอบ
และเรียกใช้ข้อมูลเฉพาะที่เก็บในฐานข้อมูลได้ด้วย
4.4 การนาเสนอประกอบภาพ (Presentation Graphics) ช่วยให้การจัดเตรียมและการนาเสนองานมีประสิทธิภาพ โดย
ผู้ใช้สามารถวางแผน จัดขึ้นตอนการนาเสนอข้อมูล และรูปภาพอย่างสอดคล้องกัน ปัจจุบันได้มีการพัฒนาชุดคาสั่งสาหรับการนาเสนองาน
ให้สะดวกต่อการใช้งาน ทาให้ผู้ใช้สามารถจัดทาและนาเสนอผลงานอย่างมีประสิทธิภาพ
4.5 กระดานข่าวสารในสานักงาน (In-house Electronic Bulletin Board) เป็นระบบการเผยแพร่ข่าวสารทาง
อิเล็กทรอนิกส์ภายในสานักงานผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ เพื่อกระจายและแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารภายในหน่วยงานโดยไม่เสียเวลา
และทรัพยากร

33. 10. ระบบสารสนเทศสาหรับสานักงาน
ปัจจุบันเทคโนโลยีสารสนเทศถูกนามาประยุกต์ให้เป็นประโยชน์ต่อการทางานขององค์การอย่างมหาศาล ในโลกธุรกิจการใช้งานเทคโนโลยี
สารสนเทศมิเพียงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพต่องานประจาที่เกิดขึ้นในสานักงาน หรืองานบริหารทั่วไปเท่านั้น แต่เทคโนโลยีสารสนเทศให้
ประโยชน์ครอบคลุมการปฏิบัติงานขององค์การในมุมกว้าง ตั้งแต่ ระดับนโยบาย ระดับแผนงาน จนถึงระดับปฏิบัติการ โดยระบบสารสนเทศ
จะทาหน้าที่จัดการข้อมูลสาคัญของธุรกิจทั้งภายในและภายนอกองค์การ ซึ่งเราจะกล่าวถึงรายละเอียดของการประยุกต์เทคโนโลยี
สารสนเทศที่เป็นประโยชน์ต่อธุรกิจในบทต่อไป