Đề tài Hệ thống quản lý ký túc xá đại học

https://tai-lieu.com/
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
--------------------------------
Sinh viên thực hiện: Bùi Thị Duyên
Lớp môn học: AAS7182020.001
BÀI TẬP HỌC PHẦN
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
ĐỀ TÀI SỐ 7: Hệ thống quản lý ký túc xá đại học
Hà Nội – 08, 2020

https://tai-lieu.com/ 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
--------------------------------
Sinh viên thực hiện: Bùi Thị Duyên
Lớp môn học: AAS7182020.001
BÀI TẬP HỌC PHẦN
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
ĐỀ TÀI SỐ 7: Hệ thống quản lý ký túc xá đại học
Giáo viên phụ trách: Nguyễn Hoài Anh
Hà Nội – 08, 2020

Lời nói đầu
Thời đại ngày nay con người rất chú trọng đến việc học tập và bồi bổ kiến thức , vì
vậy số lượng sinh viên của các trường đại học ngày càng nhiều . Đa phần là sinh viên
từ các tỉnh lẻ nên nhu cầu về chỗ ở là một vấn đề cấp thiết .Sinh viên tỉnh ở các trường
thường hay xin vào ở ký túc xá do ở ký túc xá có an ninh tốt ,tiền phòng không quá
đắt và có mô hình học tập sinh hoạt tốt. Nhưng đa phần hiện nay , các ký túc xá của
các trường đại học đều áp dụng mô hình tổ chức không hợp lý vào việc quản lý ký túc
xá của mình . Việc lượng sinh viên đăng ký vào quá nhiều dẫn đến việc quản lý gặp
khó khăn .Nhân viên phải ghi chép rất nhiều và đôi khi còn nhầm lẫn.Việc này dẫn
đến việc thông tin sinh viên bị sai sót hoặc có thể dẫn đến việc thất thoát tiền của.
Xuất phát từ vấn đề đó chúng ta cần thiết phải xây dựng một phần mềm quản lý ký túc
xá cần thiết và phù hợp với nhà trường.

Mục lục
Lời nói đầu…………………………………………………………………………….3
Chương 1: Khảo sát hệ thống......................................................................................6
1.1. Mô tả hệ thống.................................................................................................6
1.1.1. Nhiệm vụ cơ bản.......................................................................................6
1.1.2. Cơ cấu tổ chức ..........................................................................................6
1.1.3. Quy trình xử lý và quy tắc quản lý.........................................................6
1.1.4. Mẫu biểu....................................................................................................8
1.2. Mô hình hóa hệ thống....................................................................................12
1.2.1.Mô hình tiến trình nghiệp vụ....................................................................12
1.2.2.Biểu đồ hoạt động......................................................................................14
Chương 2:Phân tích hệ thống....................................................................................12
2.1. Phân tích chức năng nghiệp vụ......................................................................17
2.1.1. Mô hình hóa chức năng nghiệp vụ .........................................................17
2.1.2. Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ...........................................................22
2.1.3.Đặc tả tiến trình nghiệp vụ.......................................................................24
2.2. Phân tích dữ liệu nghiệp vụ...........................................................................27
2.2.1. Mô hình hóa dữ liệu ban đầu..................................................................27
2.2.2. Chuẩn hóa dữ liệu ..................................................................................30
2.2.3.Đặc tả bảng dữ liệu ...................................................................................35
Chương 3:Thiết kế hệ thống......................................................................................37
3.1.Xác định tiến trình hệ thống ...........................................................................37
3.1.1. Xác định tiến trình hệ thống ...................................................................37
3.1.2. Xác định bảng dữ liệu hệ thống..............................................................39
3.1.3. Vẽ DFD hệ thống......................................................................................40
3.2. Thiết kế kiểm soát ...........................................................................................42
3.2.1. Xác định nhóm người dùng.....................................................................42
3.2.2. Phân định quyền hạn nhóm người dùng ...............................................43
3.2.2.1. Phân định quyền hạn dữ liệu ..............................................................43
3.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu......................................................................................44

3.3.1. Thiết kế bảng dữ liệu phục vụ bảo mật .................................................44
3.3.2. Xác định thuộc tính kiểm soát ,bảng kiểm soát ....................................45
3.3.3. Nghiên cứu tình huống gom bảng ..........................................................46
3.3.4. Xây dựng mô hình hệ thống....................................................................46
3.3.5. Đặc tả bảng dữ liệu ..................................................................................47
3.4.Thiết kế giao diện người máy..........................................................................52
3.4.1.Thiết kế hệ thống đơn chọn......................................................................52
3.4.2. Thiết kế giao diện nhập liệu cho danh mục...........................................52
3.4.3. Thiết kế giao diện xử lý nghiệp vụ..........................................................55
3.4.4. Thiết kế báo cáo .......................................................................................57
Đánh giá và kết luận...................................................................................................60
Tài liệu tham khảo.........…......…......…......…......…...…..........................................61

Chương 1: Khảo sát hệ thống
1.1. Mô tả hệ thống
1.1.1. Nhiệm vụ cơ bản
• Đáp ứng các yêu cầu về dịch vụ thuê phòng của sinh viên
• Kiểm soát việc sinh viên nhận ,trả phòng
• Thanh toán hóa đơn điện nước tránh xảy ra sai sót
1.1.2. Cơ cấu tổ chức
• Bộ phận lễ tân:
o Nhận phiếu đăng kí của sinh viên
o Nhập và lưu trữ toàn bộ thông tin của sinh viên
o Hướng dẫn sinh viên nhận phòng
o Thu tiền điện-nước hàng tháng
• Bộ phận quản lý sinh viên
o Xét duyệt hồ sơ đăng kí vào KTX của sinh viên
o Cấp thẻ lưu trú cho sinh viên
o Kiểm tra phòng và tài sản
o Kiểm tra đối chiếu lại thông tin của sinh viên qua hệ thống lễ tân đã
nhập
• Bộ phận quản lý điện nước
o Kiểm tra đồng hồ điện nước
o Ghi lại chỉ số điện nước và tính toán tiền điện nước hàng tháng
o Cập nhật và kiểm tra hệ thống quản lý điện nước
1.1.3. Quy trình xử lý và quy tắc quản lý
1.1.3.1. Các quy trình nghiệp vụ
o Quản lý sinh viên vào KTX
o Xử lý sinh viên ra khỏi KTX
o Kiểm tra đối chiếu lại

o Quản lý điện,nước
1.1.3.2. Quy trình xử lý và quy tắc quản lý
• Quản lý sinh viên vào KTX
o Khi sinh viên có nhu cầu tạm trú trong ký túc xá , bộ phận lễ tân tiếp
đón và tiếp nhận yêu cầu thông qua phiếu đăng kí vào Ký túc xá
(MB1)(1).Sau đó bộ phận lễ tân sẽ gửi lên bộ phận quản lý sinh viên xét
duyệt hồ sơ của sinh viên(2).
o Sau khi xét duyệt bộ phận quản lý sinh viên sắp xếp phòng cho sinh
viên(3) và thông báo lại với bộ phận lễ tân.Nếu sinh viên đồng ý bộ
phận quản lý sinh viên thực hiện kí hợp đồng thuê phòng (MB5) với
sinh viên(4).Sau khi hoàn tất thủ tục bộ phận lễ tân chịu trách nhiệm dẫn
sinh viên lên nhận phòng (5).
o Khi nhận phòng bộ phận quản lý sinh viên sẽ phát cho sinh viên thẻ
lưu trú (MB2)(6). Sau đó bộ phận lễ tân sẽ nhập đầy đủ thông tin của
sinh viên vào hệ thống quản lý (7)
• Xử lý sinh viên ra khỏi KTX
o Khi sinh viên có nguyện vọng ra khỏi KTX ,bộ phận lễ tân tiếp nhận yêu
cầu thông qua đơn xin chuyển ra khỏi KTX (MB3)(8) và gửi lên bộ
phận quản lý xét duyệt(9)
o Hoàn tất thủ tục cho sinh viên sau khi đã kiểm tra đối chiếu lại
o Sau khi sinh viên trả phòng ,bộ phận lễ tân cập nhật lại thông tin vào hệ
thống quản lý sinh viên(10)
• Kiểm tra đối chiếu lại
o Bộ phận quản lý sinh viên kiểm tra lại thông tin mà bộ phận lễ tân đã
nhập(11)
o Bộ phận quản lý sinh viên kiểm tra lại phòng và cơ sở vật chất trước khi
đồng ý cho sinh viên chuyển ra khỏi KTX(12)
o Nếu các vật dụng trong phòng xảy ra tình trạng mất hay hỏng hóc thì
sinh viên phải bồi thường theo quy định của KTX

o Sau khi kiểm tra bộ phận quản lý SV sẽ thông báo với bộ phận lễ tân để
hoàn tất việc trả phòng(13)
• Quản lý điện,nước
o Hàng tháng bộ phận quản lý sẽ kiểm tra đồng hồ và chốt số điện của
từng phòng(14)
o Bộ phận quản lý điện nước ghi lại chỉ số điện nước và tính toán chi
phí(15).Sau đó lập hóa đơn điện nước(MB4) (16).Sau cùng là gửi đến
bộ phận lễ tân để bộ phận lễ tân thu tiền điện nước của sinh viên(17)
1.1.4. Mẫu biểu
• Đơn đăng kí vào ở ký túc xá (MB1)
BAN QUẢN LÝ KTX
TRƯỜNG ĐẠI HỌC………
PHIẾU ĐĂNG KÝ Ở KÝ TÚC XÁ
Họ tên :………………………… .Mã SV:……………………..
Ngày sinh:……………………… Giới tính: …………………
Nơi sinh: …………………………………………..
Mã lớp:………….Email:………………………………………..
Địa chỉ thường trú,điện thoại liên hệ với gia đình:…….............
………………………………………………………………....
Đăng ký loại phòng:………………………..
Điện thoại di động:……………………………………….
Tôi cam kết chấp hành nội quy ký túc xá.
………….,ngày…..tháng…...năm……
Người đăng ký
(ký và ghi rõ họ tên)

• Thẻ lưu trú(MB2)
• Đơn xin chuyển ra khỏi KTX (MB3)
BAN QUẢN LÝ KTX
Số:……..
THẺ LƯU TRÚ
Họ tên sinh viên:
Ngày sinh: Lớp: Khoa:
Nội trú phòng:
Ngày……..Tháng……….Năm……….
Giám đốc
(Ký và ghi rõ họ tên)
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập – Tự do- Hạnh phúc
ĐƠN XIN CHUYỂN RA KHỎI KÝ TÚC XÁ
Kính gửi: Ban quản lý KTX
Em tên là:………………………………..
Ngày sinh:………………… Mã SV:……………………………
Hiện em đang ở phòng:………..Nhà:……………….
Em viết đơn này để xin chuyển ra khỏi KTX với lý
do :…………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………..
Kính mong ban quản lý ký túc xá giải quyết cho em được ra khỏi ký túc xá.
Em xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội,ngày tháng năm
Người viết đơn

• Hóa đơn điện-nước(MB4)
• Hợp đồng cho thuê chỗ ở nội trú(MB5)
BAN QUẢN LÝ KÍ TÚC XÁ
Phiếu số:
HÓA ĐƠN ĐIỆN- NƯỚC
Ngày…….Tháng……….Năm…….
Phòng:…
Tên SP Định
mức
Chỉ số
đầu
Chỉ số
cuối
Tiêu thụ Vượt
mức
Đơn giá Thành
tiền
Nước
Điện
Tổng số sản phẩm:2 Tổng số tiền:
Ngày tháng năm
Người thu tiền

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG THUÊ CHỖ Ở NỘI TRÚ
Hôm nay,ngày…….tháng……năm………..;Tại trường…………………
Hai bên gồm:
BÊN CHO THUÊ (Bên A): TRƯỜNG………………………………….
Đại diện:……………………….. Đơn vị công tác:……………………..
Chức vụ:………………………..Số điện thoại:…………………………
BÊN THUÊ CHỖ Ở (Bên B):
Họ tên sinh viên:……………………………….. Nam (Nữ)…………….
Năm sinh:……………………………………….. Mã SV:………………
Lớp:………………….. Khoa:…………………… Khóa:……………….
Số điện thoại:………………………….. Email:………………………….
Hộ khẩu thường trú:………………………………………………………...
………………………………………………………………………………
Bên A được ủy quyền bởi hiệu trưởng Trường……………………………..
Cùng bên B,thống nhất ký hợp đồng cho thuê chỗ ở nội trú tại Ký túc xá
Trường……………………………….Với các điều khoản sau:
Điều 1: Bên A đồng ý cho bên B thuê 01 chỗ ở tại phòng số: ……tầng….. nhà……Ký
túc xá Trường………………………….
Điều 2: Giá cả thời gian và phương thức thanh toán:
2.1. Đơn giá cho thuê…………………….đồng/tháng
2.2.Thời gian cho thuê 01 học kì 05 tháng từ ngày ………………………đến
ngày……………
Chấm dứt hợp đồng khi hết hạn hiệu lực của hợp đồng
Hà Nội,Ngày…….Tháng…….Năm
Kí tên Kí tên
Bên A Bên B
(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)

1.2. Mô hình hóa hệ thống
1.2.1. Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ
• Các ký hiệu sử dụng:
- Bộ phận trong hệ
thống
- Tác nhân tác động
vào HT
- Luồng thông tin

1.2.2. Biểu đồ hoạt động
• Các ký hiệu sử dụng
▪ Bắt đầu / Kết thúc
▪ Công việc
▪ Điều kiện rẽ nhánh
▪ Luồng công việc/ Luồng dữ liệu
▪ Giấy tờ giao dịch

Chương 2:Phân tích hệ thống
2.1. Phân tích chức năng nghiệp vụ
2.1.1. Mô hình hóa chức năng nghiệp vụ
2.1.1.1. Xác định chức năng chi tiết
• Bước 1: Gạch chân trong quy trình xử lý
(1) Tiếp đón và tiếp nhận yêu cầu yêu cầu của sinh viên thông qua Đơn xin vào ở
KTX (MB1)
(2) Xét duyệt yêu cầu đăng kí của sinh viên
(3) Sắp xếp phòng cho sinh viên
(4) Kí hợp đồng thuê phòng với sinh viên

(5) Hướng dẫn sinh viên nhận phòng
(6) Cấp thẻ lưu trú cho sinh viên
(7) Cập nhật thông tin của sinh viên lên hệ thống quản lý sinh viên
(8) Tiếp nhận yêu cầu trả phòng của sinh viên
(9) Xét duyệt yêu cầu của sinh viên
(10) Cập nhật lại thông tin vào hệ thống quản lý sinh viên
(11) Kiểm tra thông tin trên hệ thống
(12) Kiểm tra phòng và tài sản trước khi đồng ý cho sinh viên trả phòng
(13) Thông báo với bộ phận lễ tân hoàn tất việc trả phòng
(14) Kiểm tra đồng hồ và chốt số điện nước
(15) Tính toán chi phí
(16) Lập hóa đơn thu tiền điện-nước
(17) Thu tiền điện nước của sinh viên
• Bước 2: Loại bỏ trùng lặp
(1) Tiếp đón và tiếp nhận yêu cầu yêu cầu của sinh viên thông qua Đơn xin
vào ở KTX (MB1)
(10) Kiểm tra phòng và tài sản trước khi đồng ý cho sinh viên trả
phòng
(11) Thông báo với bộ phận lễ tân hoàn tất việc trả phòng
(12) Kiểm tra đồng hồ điện nước
(13) Ghi lại chỉ số và tính toán chi phí

• Bước 3: Gom nhóm đơn giản
• Bước 4: Loại bỏ các chức năng không ý nghĩa
(1) Tiếp đón và tiếp nhận yêu cầu yêu cầu của sinh viên
(10) Kiểm tra phòng và tài sản trước khi đồng ý cho sinh viên trả
phòng
(12) Tính tiền điện-nước
• Bước 5: Đặt lại tên
(1) Đăng kí phòng
(2) Xét duyệt
(3) Sắp xếp phòng
(4) Kí hợp đồng
(5) Nhận phòng
(6) Cấp thẻ lưu trú
(7) Cập nhật thông tin lên hệ thống quản lý
(8) Trả phòng
(9) Kiểm tra thông tin sinh viên

(10) Kiểm tra phòng và tài sản
(12) Tính tiền điện
(13) Lập hóa đơn tiền điện-nước
(14) Thu tiền điện nước
2.1.1.2. Gom nhóm chức năng
Dựa vào cơ cấu tổ chức ta có 3 bộ phận: Bộ phận lễ tân,bộ phận quản lý sinh viên,bộ
phận quản lý điện nước.Có thể chia thành 3 nhóm chức năng: Quản lý giao dịch,Quản
lý sinh viên,Quản lý điện-nước
(1) Đăng kí phòng
Quản lý giao
dịch
Quản lý
Ký túc xá
(5) Nhận phòng
(7) Cập nhật thông tin lên hệ thống
(8) Trả phòng
(14) Thu tiền điện – nước
(2) Xét duyệt
Quản lý sinh
viên
(3) Sắp xếp phòng
(4) Kí hợp đồng
(6) Cấp thẻ lưu trú
(9) Kiểm tra thông tin sinh viên
(10) Kiểm tra phòng và tài sản
Quản lý điện
nước
(12) Tính tiền điện nước
(13) Lập hóa đơn điện nước

2.1.1.3. Vẽ mô hình phân rã chức năng
-Giải thích kí hiệu sử dụng
: Chức năng
: Quan hệ phân cấp
Quản lý Ký túc xá
Quản lý giao dịch Quản lý sinh viên Quản lý điện nước
Đăng kí phòng
Cập nhật thông tin
lên hệ thống
Nhận phòng
Trả phòng
Thu tiền điện nước
Cấp thẻ lưu trú
Kí hợp đồng
Sắp xếp phòng
Xét duyệt
Kiểm tra phòng và
tàu sản
Kiểm tra thông tin
sinh viên
Lập hóa đơn điện
nước
Tính tiền điện
nước
Kiểm tra đồng hồ
điện nước

2.1.2. Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ
2.1.2.1. Ký hiệu sử dụng
2.1.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) mức khung cảnh (Mức 0)
- Tiến trình
- Luồng dữ liệu
- Kho dữ liệu
- Tác nhân ngoài
- Tác nhân trong

2.1.2.3. DFD mức đỉnh (mức 1)
2.1.2.4. DFD mức dưới đỉnh (mức 2)
• DFD mức 2 tiến trình quản lý giao dịch

• DFD mức 2 tiến trình quản lý sinh viên

• DFD mức 2 tiến trình quản lý điện nước
2.1.3.Đặc tả tiến trình nghiệp vụ
1. Đặc tả tiến trình đăng kí phòng
• Đầu vào: Yêu cầu đăng kí vào ở KTX của sinh viên
• Đầu ra: Xử lý yêu cầu của sinh viên theo trình tự
• Nội dung xử lý:
Lặp: Tiếp nhận đơn đăng kí của sinh viên
Xét duyệt đăng kí
Nếu: Duyệt thì sắp xếp phòng cho sinh viên
Nếu không: Thông báo với sinh viên
Đến khi: Sinh viên hết nhu cầu đăng kí
2. Đặc tả tiến trình trả phòng
• Đầu vào: Yêu cầu của sinh viên
• Đầu ra : Trả phòng

Lặp: Nhận yêu cầu và tiến hành làm thủ tục trả phòng cho sinh viên
Nếu: Sinh viên đồng ý thì hoàn tất thủ tục trả phòng
Nếu không: tiếp tục thương lượng với sinh viên
Đến khi : Trả phòng thành công
3. Đặc tả tiến trình nhận phòng
• Đầu vào: Phòng
• Đầu ra: Sinh viên nhận phòng
Lặp: Hướng dẫn sinh viên nhận phòng
Nếu: Phòng đã được sắp xếp đúng với yêu cầu của sinh viên thì giao chìa khóa
cho sinh viên,nếu không thì tiến hành đổi phòng cho sinh viên
Đến khi: Sinh viên nhận phòng
4. Đặc tả tiến trình cập nhật thông tin sinh viên lên hệ thống
• Đầu vào: Thông tin sinh viên
• Đầu ra: Thông tin sinh viên có trên hệ thống
Lặp: Lấy thông tin của sinh viên
Nếu : thông tin sinh viên chính xác thì cập nhật lên hệ thống.Nếu không thì
kiểm tra lại thông tin sinh viên
Đến khi: Cập nhật thành công
5. Đặc tả tiến trình xét duyệt
• Đầu vào: Đơn đăng kí của sinh viên
• Đầu ra: Thông tin trả lời sinh viên
Lặp: Xem xét phiếu đăng kí của sinh viên
Nếu: sinh viên đủ điều kiện thì sắp xếp phòng cho sinh viên rồi gửi thông tin
đến bộ phận lễ tân .Còn nếu không thì trao đổi lại với sinh viên
Đến khi: Yêu cầu được xử lý xong
6. Đặc tả tiến trình sắp xếp phòng
• Đầu vào: Yêu cầu của sinh viên

• Đầu ra: phòng
Lặp: Sắp xếp phòng cho sinh viên
Nếu nhận được yêu cầu đăng kí từ bộ phận lễ tân thì sắp xếp phòng cho sinh
viên
Đến khi: Có phòng cho sinh viên
7. Đặc tả tiến trình cấp thẻ lưu trú
• Đầu vào: Thông tin sinh viên
• Đầu ra: Sinh viên nhận thẻ lưu trú
Lặp : Kiểm tra thẻ lưu trú
Nếu thẻ lưu trú của sinh viên đã đúng mọi thông tin thì tiến hành đưa đến bộ
phận lễ tân trả cho sinh viên .Nếu không thì tiến hành làm lại thẻ
Đến khi: Sinh viên nhận được thẻ lưu trú
8. Đặc tả tiến trình kiểm tra thông tin sinh viên
• Đầu vào: Thông tin sinh viên trên hệ thống
• Đầu ra: Thông tin sinh viên đã kiểm tra
Lặp: Kiểm tra thông tin sinh viên
Sau khi bộ phận lễ tân nhập thông tin sinh viên vào hệ thống bộ phận quản lý
sinh viên tiến hành kiểm trả lại.Nếu thông tin sai thì yêu cầu bộ phận lễ tân
nhập lại
2.2. Phân tích dữ liệu nghiệp vụ
2.2.1. Mô hình hóa dữ liệu ban đầu
2.2.1.1. Xác định kiểu thực thể và thuộc tính
• Dựa vào tài nguyên :
o Con người: Sinh viên
o Tài sản: Phòng,dịch vụ
o Kho bãi: Loại phòng

• Giao dịch:
o Có mẫu biểu: Đăng kí (MB1),Hủy đăng kí(MB3),thanh toán
tiền điện nước(MB4),Kí hợp đồng(MB5)
o Giao dịch không mẫu : Không có
• Kiểu thực thể (thuộc tính):
o Sinh viên (Mã sinh viên,tên sinh viên,ngày sinh,giới tính,số
điện thoại,lớp)
o Loại phòng (Mã loại phòng,Tên loại phòng ,đơn nguyên)
o Phòng (Mã phòng,Tên phòng,số người,Tên loại phòng)
o Điện nước (Mã công tơ,Tên sản phẩm, Tên phòng,tháng ghi
sổ,chỉ số đầu,chỉ số cuối)
o Hóa đơn điện nước (Mã hóa đơn,tên phòng phòng,ngày lập,tên
sản phẩm,mức tiêu thụ,đơn giá,thành tiền,tổng tiền)
o Hợp đồng (Mã hợp đồng,Tên sinh viên,Tên phòng,ngày bắt
đầu,ngày kết thúc)
2.2.1.2. Xác định kiểu liên kết
Kiểu thực thể Tên kiểu liên kết/số bản Kiểu thực thể
Phòng Hóa đơn
Phòng Điện nước
Phòng Hợp đồng
Phòng Loại phòng

Hóa đơn Điện nước
Sinh viên Hợp đồng
2.2.1.3. Mô hình dữ liệu ban đầu
• Giải thích ký hiệu sử dụng:
- Kiểu thực thể và kiểu thuộc
tính
- Kiểu liên kết và bản số

2.2.2. Chuẩn hóa dữ liệu
2.2.2.1. Chuyển đổi từ ERD mở rộng về ERD kinh điển
• Xử lý kiểu thuộc tính đa trị:
- Hóa đơn điện nước (Mã hóa đơn,mã phòng,ngày lập,tên sản
phẩm(*),mức tiêu thụ(*),đơn giá(*),thành tiền(*),tổng tiền)
Áp dụng quy tắc 1 chuyển đổi ta được:
- Hóa đơn điện nước (Mã hóa đơn, mã phòng, ngày lập, tổng tiền).
- D_Hóa đơn điện nước (Tên sản phẩm, mức tiêu thụ, đơn giá, thành
tiền).

➢ Kiểu liên kết :
• Tìm khóa cho kiểu thực thể chính:
Kiểu thực thể chính Khóa
Phòng Mã phòng
Loại phòng Mã loại phòng
Sinh viên Mã sinh viên
Điện nước Mã công tơ
Hóa đơn Mã hóa đơn
Hợp đồng Mã hợp đồng
o Sinh viên (Mã sinh viên,tên sinh viên,ngày sinh,giới tính,số điện thoại,lớp)
o Loại phòng (Mã loại phòng,Tên loại phòng ,đơn nguyên)
o Phòng (Mã phòng,Tên phòng,số người,Tên loại phòng)
o Điện nước (Mã công tơ,Tên sản phẩm, Tên phòng,tháng ghi sổ,chỉ số
đầu,chỉ số cuối)
o Hóa đơn điện nước (Mã hóa đơn,Tên phòng,ngày lập,tổng tiền)
o Hợp đồng (Mã hợp đồng,Tên sinh viên,Tên phòng ,ngày bắt đầu,ngày kết
thúc)

2.2.2.2. Chuyển đổi từ ERD kinh điển về ERD hạn chế
• Xử lý liên kết 1-1 : Áp dụng quy tắc 5 chuyển đổi ta có:

• Xử lý liên kết 1-n: Không có
• Xác định thuộc tính kết nối : Áp dụng quy tắc 7:
• Xác định khóa chính cho từng thực thể:
o Sinh viên: Mã sinh viên
o Phòng : Mã phòng
o Loại phòng : Mã loại phòng
o Hóa đơn điện nước: Mã hóa đơn
o Điện nước: Mã công tơ
o Hợp đồng : Mã hợp đồng
o D_Hóa đơn điện nước: Mã hóa đơn, mã công tơ
Kiểu thực thể Khóa chính Khóa ngoại
Sinh viên Mã SV
Phòng Mã phòng Mã loại phòng
Loại phòng Mã loại phòng
Hóa đơn điện nước Mã HD Mã phòng
Điện nước Mã công tơ Mã phòng
Hợp đồng Mã hợp đồng Mã SV,mã phòng
D_Hóa đơn điện nước Mã HD,Mã công tơ Mã HD,Mã công tơ

2.2.2.3. Chuyển đổi từ ERD hạn chế về mô hình quan hệ
• Mã hóa kiểu thực thể thành bảng quan hệ
o Mỗi bảng thực thể thành một bảng quan hệ
• Mã hóa kiểu thuộc tính chuyển thành trường dữ liệu
o Kiểu thuộc tính khóa chuyển sang bảng tương ứng
o Kiểu thuộc tính mô tả :
- Kết xuất được -> bỏ đi
- Xuất hiện ở 1 kiểu thực thể chuyển bảng tương ứng

- Xuất hiện ở nhiều chuyển sang bảng chính, ở các bảng khác thay bằng
khóa chính của bảng chính.
2.2.3.Đặc tả bảng dữ liệu
• SINHVIEN
STT Khóa chính Khóa ngoại Tên trường Kiểu dữ liệu Diễn giải
1 x sMaSV C(10) Mã sinh viên
2 sTenSV C(50) Tên sinh viên
3 dNgaysinh D(20) Ngày sinh
4 bGioitinh B(2) Giới tính
5 sSdt C(12) Số điện thoại
6 sLop C(50) Khoa

• HOADONDIENNUOC
1 x sMaHD C(10) Mã hóa đơn
2 x sMaphong C(10) Mã phòng
3 dNgaylap D(20) Ngày lập
4 fTongTien T(10) Tổng tiền
• D_HOADONDIENNUOC
1 x x iMaHD N(10) Mã hóa đơn
2 x x sMaCT C(10) Mã dịch vụ
3 sTenSP C(20) Tên sản phẩm
4 iMucTT N(10) Mức tiêu thụ
5 fDongia T(10) Đơn giá
6 fThanhTien T(10) Thành tiền
• HOPDONG
1 x sMahopdong C(10) Mã hợp đồng
2 x sMaSV C(10) Mã sinh viên
4 dNgaybatdau D(20) Ngày bắt đầu
5 dNgaykeththuc D(20) Ngày kết thúc
• PHONG

2 x sMaloaiphong C(10) Mã loại phòng
3 sTenPhong D(20) Tên phòng
4 iSonguoi N(10) Số người
• LOAIPHONG
1 x sMaloaiphong C(10) Mã loại phòng
2 sTenloaiphong C(20) Tên loại phòng
3 sDonnguyen C(10) Đơn nguyên
• DIENNUOC
1 x sMaCT C(10) Mã dịch vụ
2 sTenSP C(20) Tên dịch vụ
4 iCS_dau N(10) Chỉ số đầu
5 iCS_Cuoi N(10) Chỉ số cuối
6 iThang N(2) Tháng ghi số
Chương 3:Thiết kế hệ thống
3.1.Xác định tiến trình hệ thống
3.1.1. Xác định tiến trình hệ thống
STT Tiến trình nghiệp vụ Tiến trình hệ thống
1 Sắp xếp phòng - Mở form phòng
- Tìm kiếm phòng trống hoặc phòng
thiếu người
- Lấy thông tin phòng

2 Lập hợp đồng - Mở form nhập hợp đồng
- Kiểm soát kiểu dữ liệu nhập
- Lưu thông tin hợp đồng
- In hợp đồng
- Tìm kiếm thông tin hợp đồng
3 Cập nhật thông tin sinh viên - Mở form nhập sinh viên
- Lưu thông tin sinh viên
- Tìm kiếm thông tin sinh viên
4 Kiểm tra thông tin sinh viên - Mở form sinh viên
5 Xác nhận trả phòng - Mở form sinh viên
- Mở form hợp đồng
- Tìm kiếm thông tin hợp đồng
- Mở form phòng
- Tìm kiếm phòng
- Cập nhật lại số người
6 Lập hóa đơn điện nước - Mở form lập hóa đơn điện nước
- Tính toán trường dữ liệu có công
thức kết xuất
- Lưu thông tin hóa đơn đã nhập
- In hóa đơn
- Tìm kiếm thông tin hóa đơn
- Tìm kiếm thông tin điện nước
7 Kiểm tra thông tin điện nước - Mở form nhập điện nước
- Tính toán trường dữ liệu có công

thức kết xuất
- Lưu thông tin đã nhập
8 Tính tiền điện nước - Mở form điện nước
9 Thanh toán hóa đơn điện nước - Mở form hóa đơn điện nước đã lập
- Tìm kiếm hóa đơn cần thanh toán
- Xác nhận thanh toán
- Lưu thông tin thanh toán
3.1.2. Xác định bảng dữ liệu hệ thống
STT Kho dữ
liệu(DFD 2)
Bảng quan hệ Tiến trình hệ thống
1 Hóa đơn HOADONDIENNUOC
D_HOADONDIENNUOC
- Lưu thông tin hóa đơn hóa
đơn điện nước
- Lập hóa đơn điện nước
- Tìm kiếm thông tin điện
nước
- Lưu thông tin điện nước
- Tìm kiếm thông tin phòng
- Lưu thông tin phòng
2 Phòng PHONG
LOAIPHONG
- Tìm kiếm thông tin loại
phòng
- Lưu thông tin loại phòng

3 điện nước DIENNUOC - Lưu thông tin điện nước
- Tìm kiếm thông tin điện
nước
4 HTQLSV SINHVIEN - Lưu thông tin sinh viên
- Tìm kiếm thông tin sinh
viên
5 Hợp đồng HOPDONG - Lưu thông tin hợp đồng
- Tìm kiếm thông tin hợp
đồng
- Tìm kiếm thông tin sinh
viên
3.1.3. Vẽ DFD hệ thống

3.2. Thiết kế kiểm soát
3.2.1. Xác định nhóm người dùng
Dựa trên cơ cấu tổ chức của hệ thống gồm có 3 nhóm người dùng là :
• Nhóm người dùng nghiệp vụ:
o Nhóm 1: Nhóm nhân viên quản lý giao dịch làm nhiệm vụ của nhóm
chức năng “quản lý giao dịch”: Cập nhật thông tin sinh viên lên hệ thống
,nhận phòng,xác nhận trả phòng,Thanh toán hóa đơn điện nước
o Nhóm 2: Nhóm nhân viên quản lý sinh viên làm công việc của nhóm
chức năng “quản lý sinh viên”: Xét duyệt yêu cầu đăng ký,Sắp xếp
phòng,Lập hợp đồng,cấp thẻ lưu trú,kiểm tra thông tin sinh viên
o Nhóm 3: Nhóm nhân viên quản lý điện nước làm nhiệm vụ của nhóm
chức năng “quản lý điện nước” : kiểm tra công cơ điện nước,Tính toán
tiền điên nước,lập hóa đơn điện nước
• Nhóm người dùng quản trị: Có 2 nhu cầu quản trị người dùng và quản trị dữ
liệu
STT Nhu cầu quản lý Tiến trình hệ thống
1 Quản lý người dùng - Thêm người dùng mới
- Sửa thông tin người dùng
- Xóa người dùng
- Tìm kiếm người dùng
- Kích hoạt người dùng
2 Quản trị dữ liệu - Sao lưu dữ liệu
- Cập nhật dữ liệu lên hệ thống

3.2.2. Phân định quyền hạn nhóm người dùng
3.2.2.1. Phân định quyền hạn dữ liệu CERD ( C- Creat, E- Edit, R- Read, D-
Delete)
Quản lý giao
dịch
Quản lý sinh
viên
Quản lý điện
nước
Quản trị
HOAĐONIENNUOC R C,R,E,D R
D_HOADONDIENNUOC R C,E,R,D R
SINHVIEN C,E,R,D E,D R
PHONG E,R C,E,R,D R
LOAIPHONG R C,E,R,D R
DIENNUOC C,E,R,D R
HOPDONG C,E,R,D R
3.2.2.2. Phân quyền quyền hạn tiến trình
Quản lý giao
dịch
Quản lý sinh
viên
Quản lý
điện nước
Quản trị
Tìm kiếm phòng trống nA A nA nA
Lập hợp đồng A nA nA nA
Kiểm soát kiểu dữ liệu
nhập
A A A nA
Lưu thông tin hợp đồng nA A nA nA
Tìm kiếm thông tin hợp
đồng
A A nA nA
Nhập thông tin sinh viên A nA nA nA
Lưu thông tin sinh viên A nA nA nA
Tìm kiếm thông tin sinh
viên
A A nA nA
Cập nhật lại số người
trong phòng
A nA nA nA
Bảng
NND
TTHT
NND

Lập hóa đơn điện nước nA nA A nA
Lưu thông tin hóa đơn
điện nước
nA nA A nA
Tìm kiếm hóa đơn điện
nước
A nA A nA
Nhập thông tin điện nước nA nA A nA
Lưu thông tin điện nước nA nA A nA
Tìm kiếm thông tin điện
nước
nA nA A nA
Xác nhận thanh toán hóa
đơn
A nA nA A
Thay đổi mật khẩu user A A A A
Tạo,xóa người dùng nA nA nA A
Thay đổi mật khẩu quản
trị
nA nA nA A
Đăng nhập vào hệ thống A A A A
3.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.3.1. Thiết kế bảng dữ liệu phục vụ bảo mật
• Xác định thực thể phục vụ bảo mật
o Mỗi nhân viên trước khi thực hiện các thao tác trên hệ thống cần được
đăng nhập vào hệ thống với tài khoản và mật khẩu cho phép.Hệ thống sẽ
kiểm tra tài khoản và mật khẩu ,quyền sử dụng từ đó lọc ra những chức
năng mà người dùng được phép truy cập .Từ đó ta xác định được các
thực thể sau
o Bảng NGUOIDUNG: Lưu trữ thông tin,tài khoản đăng nhập,quyền hạn
của nhân viên

NGUOIDUNG
MaNV
TenNV
Sdt
Tendn
Matkhau
MaNhomND
o Bảng NHOMNGUOIDUNG: lưu trữ quyền hạn bảng được phép tác động của
mỗi quyền
NHOMNGUOIDUNG
MaNhomND
TenNhomND
3.3.2. Xác định thuộc tính kiểm soát ,bảng kiểm soát
Dựa vào mô hình quan hệ ta có bảng hóa đơn điện nước và hợp đồng xảy ra
giao dịch nên cần thêm thuộc tính kiểm soát (maNV) vào bảng
HOADONDIENNUOC
sMaHD
sMaphong
dNgaylap
fTongtien
MaNV
HOPDONG
sMahopdong
sMaSV
sMaphong
dngaybatdau
dngayketthuc
MaNV
HOPDONG
sMahopdong
sMaSV
sMaphong
dngaybatdau
dngayketthuc
HOADONDIENNUOC
sMaHD
sMaphong
dNgaylap
fTongtien

3.3.3. Nghiên cứu tình huống gom bảng
3.3.4. Xây dựng mô hình hệ thống

3.3.5. Đặc tả bảng dữ liệu
1. Số hiệu: 1 2. Tên bảng: NHOMNGUOIDUNG 3. Bí danh:NHOMND
4. Mô tả: Lưu trữ thông tin nhóm người dùng
5. Mô tả
STT Tên trường Mô tả Kiểu dữ liệu Khuôn dạng N
1 sMaNhomND Mã nhóm người dùng C(10) Chữ cái x
2 sTenNhomND Tên nhóm người dùng C(50) Chữ cái x
6. Khóa ngoài
STT Tên Cột khóa ngoài Quan hệ với bảng
1. Số hiệu: 2 2. Tên bảng: NGUOIDUNG 3. Bí danh:NGUOIDUNG
4. Mô tả: Lưu trữ thông tin người dùng
5. Mô tả
1 sMaNV Mã nhân viên C(10) Chữ cái x
2 sTenNV Tên nhân viên C(50) Chứ cái x
3 sSdt Số điện thoại C(20) Chữ cái
4 sTendn Tên đăng nhập C(20) Chữ cái x
5 sMatkhau Mật khẩu C(10) Chữ cái x
6 sMaNhomND Mã nhóm người dùng C(10) Chứ cái x
6. Khóa ngoài
1 sMaNhomND sMaNhomND NHOMNGUOIDUNG

1. Số hiệu: 3 2. Tên bảng: LOAIPHONG 3. Bí danh:MALOAIPHONG
4. Mô tả: Lưu trữ thông tin loại phòng
5. Mô tả
1 sMaloaiphong Mã loại phòng C(10) Chữ cái x
2 sTenloaiphong Tên loại phòng C(50) Chữ cái x
3 sDonnguyen Đơn nguyên C(5) Chữ cái x
6. Khóa ngoài
1. Số hiệu: 4 2. Tên bảng: PHONG 3. Bí danh:PHONG
4. Mô tả: Lưu trữ thông tin phòng
5. Mô tả
1 sMaphong Mã phòng C(10) Chữ cái x
2 sTenphong Tên phòng C(50) Chứ cái x
3 sMaloaiphong Mã loại phòng C(20) Chữ cái x
6. Khóa ngoài
1 sMaloaiphong sMaloaiphong LOAIPHONG
1. Số hiệu: 5 2. Tên bảng: SINHVIEN 3. Bí danh:SINHVIEN
4. Mô tả: Lưu trữ thông tin sinh viên

5. Mô tả
1 sMaSV Mã nhân viên C(10) Chữ cái x
2 sTenSV Tên nhân viên C(50) Chữ cái x
3 dNgaysinh Ngày sinh D(20) dd/mm/yyyy x
4 slop Lớp C(20) Chữ cái x
5 bGioitinh Giới tính B(2) Bit x
6 sSdt Số điện thoại C(12) Chữ cái
6. Khóa ngoài
1. Số hiệu: 6 2. Tên bảng: HOPDONG 3. Bí danh:HOPDONG
4. Mô tả: Lưu trữ thông tin hợp đồng
5. Mô tả
1 sMahopdong Mã hợp đồng C(10) Chữ cái x
2 sMaSV Mã sinh viên C(50) Chữ cái x
5 dNgaybatdau Ngày bắt đầu D(20) Dd/mm/yyyy x
6 dNgayketthuc Ngày kết thúc D(20) Dd/mm/yyyy x
6. Khóa ngoài

1 sMaSV sMaSV SINHVIEN
2 sMaphong sMaphong PHONG
3 sMaNV sMaNV NGUOIDUNG
1. Số hiệu: 7 2. Tên bảng: DIENNUOC 3. Bí danh:DIENNUOC
4. Mô tả: Lưu trữ thông tin điện nước
5. Mô tả
1 sMaCT Mã công cơ C(10) Chữ cái x
3 sTenSP Tên sản phẩm C(10) Chữ cái x
4 iThang Tháng ghi số N(2) Số x
5 iCS_dau Chỉ số đầu N(10) Số x
6 iCS_cuoi Chỉ số cuối N(10) Số x
6. Khóa ngoài
1. Số hiệu: 8 2. Tên bảng:
HOADONDIENNUOC
3. Bí
danh:HOADONDIENNUOC
4. Mô tả: Lưu trữ thông tin hóa đơn điện nước
5. Mô tả

1 sMaHD Mã hợp đồng C(10) Chữ cái x
4 dNgaylap Ngày lập D(20) Dd/mm/yyyy x
5 fTongtien Tổng tiền N(20) Số x
6. Khóa ngoài
2 sMaNV sMaNV NGUOIDUNG
1. Số hiệu: 9 2. Tên bảng:
D_HOADONDIENNUOC
3. Bí
danh:D_HOADONDIENNUOC
4. Mô tả: Lưu trữ thông tin chi tiết hóa đơn điện nước
5. Mô tả
1 sMaHD Mã hóa đơn C(10) Chữ cái x
2 sMaCT Mã công tơ C(50) Chữ cái x
3 sTenSP Tên sản phẩm C(20) Chữ cái x
4 iMucTT Mức tiêu thụ N(10) Số x
5 fDongia Đơn giá N(10) Số x
6 fThanhTien Thành tiền N(10) Số x
6. Khóa ngoài

1 sMaCT sMaCT DIENNUOC
3.4.Thiết kế giao diện người máy
3.4.1.Thiết kế hệ thống đơn chọn
3.4.2. Thiết kế giao diện nhập liệu cho danh mục
A.Thiết kế giao diện quản lý sinh viên:
1. Tên giao diện : Quản lý sinh viên
2. Người sử dụng: Bộ phận thu ngân
3. Nhiệm vụ: Cập nhật thông tin sinh viên
4. Mẫu thiết kế

5. Tiền điều kiện: Đăng nhập với tài khoản bộ phận lễ tân
6. Hậu điều kiện: Trở về màn hình chính
7. Biểu đồ hoạt động:
8.Bảng dữ liệu :

Bảng dữ liệu sử dụng Thuộc tính sử dụng Mức độ sử dụng
SINHVIEN sMaSV
sTenSV
dNgaysinh
bGioitinh
sSdt
sLop
C,E,R,D
C,E,R,D
C,E,R,D
C,E,R,D
C,E,R,D
C,E,R,D
9. Quy trình ,công thức xử lý
+ txtSearch: sau khi nhập Tensv vào txt_search . Các Sv có tên giống
với dữ liệu đã nhập sẽ được hiển thị lên listview.
+ btn_them: nhấn vào nút này, dữ liệu từ các ô txt_MaSV, txt_tenSV, ,
txt_SDT, txt_GT, txt_Lop, datetime_NS sẽ có Enable=true để người
dùng có thể nhập thông tin vào.
+ btn_sua: nhấn vào nút này, dữ liệu từ các ô txt_tenSV,txt_SDT,
txt_GT, txt_Lop, datetime_NS sẽ có Enable=true để người dùng có thể
cập nhật thông tin sinh viên với maSV tương ứng.
+ btn_luu: sau khi người dùng thao tác trên các ô dữ liệu thì sẽ nhấn nút
btn_luu để lưu lại các dữ liệu đó. Dữ liệu sau khi lưu sẽ được hiển thị
lên listview.
+ listview: sau khi click vào một dòng trên listview , mọi thông tin trên
dòng sẽ được hiển thị lên các ô txt_idSV, txt_tenSV, txt_SDT, txt_GT,
txt_Lop,datetime_NS tương ứng
+ Công thức:
• Sinh viên phải lớn hơn 18 tuổi:
Check(year(datetime.Now)-year(datetime_NS)>=18)

3.4.3. Thiết kế giao diện xử lý nghiệp vụ
B.Thiết kế giao diện lập hóa đơn điện nước
1. Tên giao diện : Quản lý sinh viên
2. Người sử dụng: Bộ phận thu ngân
3. Nhiệm vụ: Cập nhật thông tin sinh viên
4. Mẫu thiết kế:
5. Biểu đồ hoạt động:

6. Tiền điều kiện: Đăng nhập với tài khoản của bộ phận quản lý điện nước
7. Hậu điều kiện: Trở về màn hình chính
8. Bảng dữ liệu:
Bảng dữ liệu sử dụng Trường sử dụng Mức độ sử dụng
HOADONDIENNUOC sMaHD
sMaphong
sMaNV
dNgaylap
fTongtien
R
R
R
R
R
D_HOADONDIENNUOC sMaHD
sMaCT
sTenSP
iMucTT
fDongia
fThanhTien
R
R
R
R
R
R

9. Quy trình ,công thức xử lý
+ txtSearch: sau khi nhập Maphong vào txt_search . phòng có mã giống
với dữ liệu đã nhập sẽ được hiển thị lên listview.
+ listview: sau khi click vào một dòng trên listview , mọi thông tin trên
dòng sẽ được hiển thị lên các ô txtmahd, txtmaphong, dtngaylap,
txtmanv, txttongtien
+ btnchitiet: nhấn vào nút này sẽ có một form chitiethoadon tương ứng
với mã hóa đơn đó hiện lên
+ btnThanhtoan: sau khi sinh viên nộp tiền nhân viên bấm vào nút này
form sẽ thông báo đã thanh toán
3.4.4. Thiết kế báo cáo
1. Tên báo cáo: Hóa đơn điện nước
2. Người lập: Bộ phận quản lý điện nước
3.Nhiệm vụ:Cung cấp thông tin thanh toán tiền điện nước
4.Môi trường: nhân viên và sinh viên
5.Mẫu báo cáo:

6.Bảng dữ liệu:
Bảng dữ liệu sử dụng Trường sử dụng Mức độ sử dụng
HOADONDIENNUOC sMaHD
sMaphong
sMaNV
dNgaylap
fTongtien
R
R
R
R
R
D_HOADONDIENNUOC sMaHD
sMaCT
sTenSP
R
R
R
BAN QUẢN LÝ KÍ TÚC XÁ
Phiếu số: …….
HÓA ĐƠN ĐIỆN- NƯỚC
Số phòng:…………… Tòa nhà:……………….
Số SV trong phòng:………………………….
Chỉ số công tơ : Từ ngày …/………/……. đến ngày……/………/…….
Đơn vị tính: VND
STT Tên SP Chỉ số mới Chỉ số cũ Tiêu thụ Đơn giá Thành tiền
1 Điện
2 Nước
Tổng số SP: 2 Tổng số tiền:
Ngày…….Tháng…….Năm…...
Người thu tiền

iMucTT
fDongia
fThanhTien
R
R
R
PHONG sMaphong
sTenphong
iSonguoi
R
R
R
DIENNUOC sMaCT
sTenSP
sMaphong
sThang
iCS_dau
iCS_cuoi
R
R
R
R
R
R
NGUOIDUNG sMaNV
sTenNV
R
R
7. Trường dữ liệu tính toán:
• MucTT= Chisodau – Chỉ số cuối
• ThanhTien=Dongia*MucTT
• TongTien= tổng(ThanhTien)
8. Kích cỡ: A5( 15cm x 21cm)
9: Số lượng phiên bản: lớn hơn hoặc bằng 1

ĐÁNH GIÁ VÀ KẾT LUẬN
Hệ thống quản lý này có thể đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của
việc quản lý. Tuy nhiên trong tình hình đổi mới, nhu cầu học tập và ở ký
túc xá của sinh viên ngày càng cao. Ký túc xá nào cũng cần phải cố gắng
nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như giảm thiểu chi phí quản lý. Hệ
thống quản lý cũ của ký túc xá vẫn còn nhiều bất cập, điều này không
những làm phát sinh những chi phí quản lý không cần thiết mà còn làm
cho công việc quản lý trở nên nặng nề phức tạp, dễ dẫn đến sai phạm...,
khó lòng giảm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ . Cụ thể hệ thống
quản lý này có những nhược điểm sau:
- Hầu hết các thông tin liên quan đến nghiệp vụ ký túc xá đều được
lưu trữ trên sổ sách, giấy tờ từ thông tin về sinh viên, các yêu cầu của
khách đến sổ ghi thông tin phòng, thông tin thuê phòng. Điều này
khiến cho việc cập nhật, tra cứu dữ liệu, lập báo cáo trở nên hết sức
khó khăn. Công việc liên quan đến xử lý dữ liệu trở nên hết sức nặng
nề, tốn nhiều công sức mà không hiệu quả, gặp nhiều sai sót nhầm lẫn.
-Thông tin trùng lặp ở nhiều nơi không cần thiết (bộ phận quản lý
sinh viên luôn phải lưu giữ thông tin về tình trạng buồng phòng, và
mỗi khi có sự thay đổi, bộ phận quản lý sinh viên phải cập nhật trong
sổ của mình đồng thời thông báo cho bộ lễ tân biết để cập nhật sổ
thông tin của bộ phận mình.
-Mọi công việc cập nhật, lập báo cáo, tính tiền… đều được nhân
viên làm thủ công, hệ thống vi tính hỗ trợ rất ít, nên rất tốn thời gian
và dễ xảy ra sai sót.
-Với cách quản lý như trên thì sẽ khó lòng đưa ra các dự đoán
chính xác, nhanh chóng để bộ phận quản lý có thể kịp thời điều chỉnh
các chính sách của ký túc xá. Vậy nên công việc này phụ thuộc rất
nhiều vào kinh nghiệm cùa mỗi cán bộ trong ký túc xá.
-Các bộ phận trao đổi thông tin với nhau tương đối khó khăn, với
các công việc gấp thì phải cử người đi trực tiếp thông báo, còn với

những việc khác thì thông thường là thống nhất một thời điểm trong
ngày để trao đổi thông tin. Điều này khiến cho luồng thông tin lưu
chuyển giữa các bộ phận không được thông suốt và cũng có thể phát
sinh kẽ hở để kẻ gian lợi dụng.
Hệ thống quản lý này cũng có được một số ưu điểm sau:
- Do hầu hết mọi công việc được thực hiện một cách thủ công, thế
nên công việc được giải quyết một cách tương đối linh hoạt, mềm
dẻo chứ không quá máy móc
- Ký túc xá có một đội ngũ quản lý lâu năm nhiều kinh nghiệm, cơ
chế quản lý này có thể tận dụng tối đa kinh nghiệm của từng cán
bộ, điều mà máy móc không thể làm nổi.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. http://www.timtailieu.vn/tai-lieu/de-tai-phan-tich-va-thiet-ke-he-thong-quan-
tri-ki-tuc-xa-sinh-vien-5949/

Đề tài Hệ thống quản lý ký túc xá đại học

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Đề tài Hệ thống quản lý ký túc xá đại học

Similar to Đề tài Hệ thống quản lý ký túc xá đại học (20)

More from Lawson Reichert

More from Lawson Reichert (9)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Đề tài Hệ thống quản lý ký túc xá đại học