Xây dựng cơ sở dữ liệu trong quản lý nhân sự

1. Xây dựng cơ sở dữ liệu trong quản lý nhân sự
Nov. 15
MỤC LỤC
LỜI MỞI ĐẦU ....................................................................................................... 3
KHẢO SÁT HỆ THỐNG ........................................................................................ 4
1. Tổng quan về hệ thống quản lý ............................................................... 4
2. Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống quản lý nhân sự ........................ 4
3. Yêu cầu của hệ thống và những khó khăn ............................................. 4
4. Những yêu cầu đặt ra đối với hệ thống .................................................. 4
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ MÔ HÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU ................................... 5
1. Các chức năng cơ bản của hệ thống ....................................................... 5
2. Xây dựng mô hình ER về hệ thống quản lý nhân sự ............................ 5
3. Xây dựng mô hình cơ sở dữ liệu ............................................................. 6
3.1. Thiết kế các file dữ liệu ...................................................................... 6
3.1.1. Bảng NHAN VIEN lƣu trữ thông tin về các nhân viên của công ty
đang trong hiệu lực của hợp đồng...................................................................... 6
3.1.2. Bảng PHONG BAN lƣu trữ các thông tin về nhiệm vụ của các
phòng ban trong tổ chức doanh nghiệp .............................................................. 7
3.1.3. Bảng CHUC VU quản lý các chức danh hiện có của kết cấu tổ
chức trong doanh nghiệp .................................................................................... 7
3.1.4. Bảng TRINH DO HOC VAN quản lý các trình độ chuyên môn đã
đạt đƣợc của nhân viên cho tới thời điểm hiện tại ............................................. 7
3.1.5. Bảng LUONG lƣu trữ thông tin về hệ số lƣơng và các phụ cấp
của doanh nghiệp................................................................................................ 7
3.1.6. Bảng THOI GIAN CONG TAC dùng để lƣu trữ thời gian bắt đầu
đảm nhiệm chức vụ của mỗi nhân viên .............................................................. 8
3.2. Mô hình quan hệ dữ liệu.................................................................... 8
4. Thực hiện chuẩn hóa cơ sở dữ liệu ......................................................... 8
4.1. Bƣớc 1: liệt kê các thuộc tính ............................................................ 8
4.2. Bƣớc 2: loại bỏ các thuộc tính đa trị và thuộc tính lặp .................... 9
4.3. Bƣớc 3: xây dựng các phụ thuộc hàm............................................... 9
4.4. Bƣớc 4: chuẩn hóa ............................................................................. 9
XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TRÊN CHƢƠNG TRÌNH MICROSOFT ACCESS
2007 .............................................................................................................................. 11
1. Hệ cơ sở dữ liệu ...................................................................................... 11
2. Sử dụng Microsoft Access để tạo cơ sở dữ liệu cho chương trình ..... 11
2.1. Giới thiệu về Microsoft Access ......................................................... 11
2.2. Thiết kế các mô đun dữ liệu ............................................................. 12
Nhóm 01 – Lớp 1103INFO1211- GVHD. Đặng Minh Tuyền 1

2. Xây dựng cơ sở dữ liệu trong quản lý nhân sự
Nov. 15
2.2.1. Bảng NHAN VIEN ....................................................................... 12
2.2.2. Bảng PHONG BAN ..................................................................... 12
2.2.3. Bảng LUONG .............................................................................. 13
2.2.4. Bảng CHUC VU .......................................................................... 13
2.2.5. Bảng TRINH DO HOC VAN ....................................................... 13
2.2.6. Bảng THOI GIAN CONG TAC ................................................... 14
2.3. Sơ đồ quan hệ dữ liệu....................................................................... 14
3. Sử dụng các câu truy vấn SQL để truy xuất dữ liệu........................... 14
3.1. Giới thiệu về ngôn ngữ SQL ............................................................ 14
3.2. Lợi ích khi sử dụng ngôn ngữ SQL để truy xuất dữ liệu ............... 15
 Sử dụng câu lệnh SELECT để lấy về các mẩu tin ....................................... 15
 Sử dụng mệnh đề FROM để chỉ nguồn mẩu tin........................................... 15
 Sử dụng mệnh đề WHERE để chỉ ra tiêu chí lọc ......................................... 15
3.3. Sử dụng ngôn ngữ SQL để truy xuất dữ liệu .................................. 16
ĐÁNH GIÁ VÀ HƢỚNG PHÁT TRIỂN CỦA HỆ CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG
TƢƠNG LAI.................................................................................................................. 18
Nhóm 01 – Lớp 1103INFO1211- GVHD. Đặng Minh Tuyền 2

3. Xây dựng cơ sở dữ liệu trong quản lý nhân sự
Nov. 15
LỜI MỞI ĐẦU
Ngày nay song song với quá trình phát triển công nghệ khoa học và kỹ thuật thì
nghành khoa học tính toán đã đóng vai trò quan trọng, nó đã đạt được những thành tựu
khoa học kỹ thuật rực rỡ với những bước tiến nhảy vọt.Việc áp dụng các công nghệ
khoa học kỹ thuật vào lĩnh vực đời sống của con người ngày càng tăng và không
ngừng can thiệp vào hầu hết các công việc trong đời sống. Công nghệ thông tin là một
trong những ngành khoa học đó. Đi đôi với sự phát triển của công nghệ chế tạo các
thiết bị máy tính thì việc các sản phẩm phần mềm ứng dụng ra đời có tính chất quyết
định đối với việc áp dụng ngành khoa học này.
Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, công nghệ thông tin đã trở thành một ngành
công nghiệp mũi nhọn, nó là một ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong việc
áp dụng vào các hoạt động xã hội như: Quản lý, kinh tế, thông tin...
Ở nước ta hiện nay, việc áp dụng vi tính hoá trong việc quản lý tại các cơ quan,
xí nghiệp đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết. Nhưng một vấn đề đặt ra trong việc
quản lý là làm thế nào để chuẩn hoá cách xử lý dữ liệu ở các cơ quan, xí nghiệp, bởi
trăm xí nghiệp, trăm cơ quan là trăm cách xử lý khác nhau, ở đây chúng tôi muốn đề
cập tới tầm quan trọng của việc phân tích vấn đề trong quản lý ứng dụng vào vi tính.
Đó cũng là một vấn đề còn nhiều hạn chế của đội ngũ nhân viên trong việc quản lý tại
các cơ quan, xí nghiệp của ta.
Một thực trạng dang diễn ra là các công ty thường mời các chuyên viên phần
mềm vi tính về viết chương trình, nhưng họ không hiểu chương trình được viết như
thế nào, hoặc ứng dụng được phân tích ra sao. Họ không biết làm gì ngoài việc ấn nút
theo sự hướng dẫn của công ty phần mềm khi sử dụng chương trình họ viết. Khi muốn
thay đổi nho nhỏ trong chương trình lại phải mời chuyên viên,vì người điều hành chỉ
biết ấn nút mà thôi, mà những thay đổi này có thể khi phân tích vấn đề không ai để ý
hoặc khách hàng quên không yêu cầu chuyên viên khắc phục trong chương trình. Sự
hạn chế trong việc phân tích vấn đề, quản lý đã không phát huy hết tác dụng của máy
tính.
Với mong muốn giúp các bạn hiểu được tầm quan trọng của việc phân tích thiết
kế một hệ thống thông tin tự động hoá trong lĩnh vực quản lý. Nhóm chúng tôi đã cố
gắng và mạnh dạn đưa ra một mô hình cơ sở dữ liệu trong bài toán quản lý nhân sự
được xây dựng hệ quản trị cơ sở dữ liệu MICROSOFT ACCESS, đây cũng chỉ là một
phương pháp trong nhiều phương pháp, nó có thể chưa được hoàn thiện nhưng cũng
phần nào đấy giúp các bạn hiểu được vai trò của việc thiết kế cơ sở dữ liệu trong bài
toán quản lý nói chung.
Nhóm 01 – Lớp 1103INFO1211- GVHD. Đặng Minh Tuyền 3

4. Xây dựng cơ sở dữ liệu trong quản lý nhân sự
Nov. 15
KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1. Tổng quan về hệ thống quản lý
Quản lý là cách biểu hiện một ý chí muốn biến đổi và thuần phục một tổng thể
các hiện tượng. Đó là việc tạo ra các sự kiện, thay vì để cho các sự kiện xảy ra bộc
phát. Đây không phải là sự lắp ráp các nhiệm vụ rời rạc mà là hoạt động phân biệt rõ
ràng với các chức năng khác của tổ chức.
Trong những năm trước đây khi máy tính chưa được sử dụng rộng rãi trong các
hệ thống quản lý, các hệ thống quản lý này đều phải thực hiện theo phương pháp thủ
công và hệ thống quản lý nhân sự cũng nằm trong số đó.
2. Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống quản lý nhân sự
Hệ thống quản lý nhân sự có chức năng thường xuyên thông báo cho ban lãnh
đạo về các mặt công tác: tổ chức lao động, tiền lương... cho nhân viên, hệ thống này
được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc.
Với chức năng như vậy, hệ thống quản lý nhân sự có nhiệm vụ luôn cập nhật hồ
sơ cán bộ công nhân viên theo quy định, thường xuyên bổ xung những thông tin thay
đổi trong quá trình công tác của cán bộ công nhân viên, việc theo dõi và quản lý lao
động để thanh toán lương cũng là nhiệm vụ quan trọng của hệ thống.
Ngoài ra, công tác thống kê báo cáo tình hình theo yêu cầu của ban giám đốc
cũng là nhiệm vụ không thể thiếu trong hệ thống quản lý cán bộ .
3. Yêu cầu của hệ thống và những khó khăn
Trước một khối lượng lớn nhân viên cũng như các yêu cầu đặt ra thfi việc quản
lý theo phương pháp thru công sẽ không thể đáp ứng được, do đó gặp rất nhiều khó
khăn. Nó đòi hỏi phải có nhiều nhân lực, nhiều thời gian và công sức, mỗi nhân sự của
cơ quan thì có một hồ sơ cho nên việc lưu trữ, tìm kiếm, bổ sung, sửa đổi để đáp ứng
yêu cầu không phải là dễ dàng.
Từ những nhược điểm trên ta thấy cần thiết phải có một hệ thống tin học hoá
cho việc quản lý nhân sự cũng như các hệ thống quản lý khác.
4. Những yêu cầu đặt ra đối với hệ thống
Cùng với sự phát triển của xã hội, công tác tổ chức quản lý cũng cần được đầu tư
và phát triển để có thể đáp ứng tốt đuợc yêu cầu cũng như giúp cấp lãnh đạo thực hiện
tốt các chủ trương chính sách đối với cán bộ công nhân viên chức.
Trước hết để quản lý được một khối lượng nhân viên của một cơ quan, phải tổ
chức tốt hệ thống lưu trữ hồ sơ để có thể đáp ứng được những yêu cầu: tiết kiệm tài
nguyên, dễ tìm kiếm, dễ bổ xung sửa đổi. Ngoài ra hệ thống mới phải có khả năng
phát hiện lỗi và xử lý kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu ngay từ khi cập nhật.
Nhóm 01 – Lớp 1103INFO1211- GVHD. Đặng Minh Tuyền 4

5. Xây dựng cơ sở dữ liệu trong quản lý nhân sự
Nov. 15
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ MÔ HÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU
1. Các chức năng cơ bản của hệ thống
Qua quá trình nghiên cứu, nhóm đã xây dựng được một hệ cơ sở dữ liệu quản lý
nhân sự cơ bản đáp ứng được một số yêu cầu của các doanh nghiệp như sau:
- Quản lý thông tin nhân sự bao gồm đầy đủ, chi tiết về nhân sự trong doanh
nghiệp
- Theo dõi, cập nhật thường xuyên thông tin nhân sự, phòng ban, tổ đội trong
doanh nghiệp
- Tính lương cho nhân viên theo công thức có sẵn hoặc công thức do người sử
dụng tự cập nhật vào, các chế độ đãi ngộ tương ứng.
- Quản lý các thông tin liên quan tới việc tuyển dụng nhân sự mới trong doanh
nghiệp
- Trả hồ sơ cho nhân viên khi chấm dứt hợp đồng lao động.
QUẢ LÝ NHÂN SỰ
N
Quản lý hồ Quản lý Tra cứu tìm Thống kê báo
sơ nhân viên lương kiếm cáo
Thống kê
Bổ sung hồ Tra cứu theo
Tính lương theo mức
sơ mới thông tin
thu nhập
Cập nhật hồ Tra cứu theo Thống kê
Tính phụ cấp
sơ lương theo trình độ
Tra cứu theo Thống kê
Tính lương
Trả hồ sơ số lượng theo đơn vị
thực lĩnh
tổng hợp phòng ban
Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ quản lý nhân sự
2. Xây dựng mô hình ER về hệ thống quản lý nhân sự
Các thực thể và thuộc tính tƣơng ứng:
a.NHAN VIEN (MaNV, HoTen, GioiTinh, NgaySinh, DanToc, QueQuan,
SoDienThoai)
b.PHONG BAN (MaPB, TenPhongBan, DiaChi, SoDienThoai)
c.CHUC VU (MaCV, TenCV)
d.TRINH DO HOC VAN (MaTDHV, BacTrinhDo, ChuyenNganh)
e.LUONG (BacLuong, LuongCoban, HesoLuong, HesoPhucap
Nhóm 01 – Lớp 1103INFO1211- GVHD. Đặng Minh Tuyền 5

6. Xây dựng cơ sở dữ liệu trong quản lý nhân sự
Nov. 15
Mô hình ER trong quản lý nhân sự
3. Xây dựng mô hình cơ sở dữ liệu
3.1. Thiết kế các file dữ liệu
3.1.1. Bảng NHAN VIEN lƣu trữ thông tin về các nhân viên của công ty đang
trong hiệu lực của hợp đồng
STT Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích
1 MaNV Text 10 Mã nhân viên
2 HoTen Text 30 Họ và tên nhân viên
3 NgaySinh Date/Time 10 Ngày sinh
4 QueQuan Text 20 Quê quán
5 GioiTinh Text 5 Giới tính
6 DanToc Text 20 Dân tộc
7 SoDienthoai Number 20 Số điện thoại liên lạc
8 MaPB Text 15 Mã phòng ban
9 MaCV Text 15 Mã chức vụ
Nhóm 01 – Lớp 1103INFO1211- GVHD. Đặng Minh Tuyền 6

7. Xây dựng cơ sở dữ liệu trong quản lý nhân sự
Nov. 15
10 MaTDVH Text 15 Mã trình độ văn hóa
11 BacLuong Number 10 Bậc lương
3.1.2. Bảng PHONG BAN lƣu trữ các thông tin về nhiệm vụ của các phòng
ban trong tổ chức doanh nghiệp
Stt Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích
1 MaPB Text 10 Mã phòng ban
2 TenPB Text 30 Tên phòng ban
3 DiaChi Text 50 Địa chỉ
4 SoDienthoaiPB Text 20 Số điện thoại phòng ban
3.1.3. Bảng CHUC VU quản lý các chức danh hiện có của kết cấu tổ chức
trong doanh nghiệp
Stt Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích
1 MaCV Text 10 Mã chức vụ
2 TenCV Text 20 Tên chức vụ
3.1.4. Bảng TRINH DO HOC VAN quản lý các trình độ chuyên môn đã đạt
đƣợc của nhân viên cho tới thời điểm hiện tại
Stt Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích
1 MaTDHV Text 10 Mã trình độ học vấn
2 TenTrinhDo Text 20 Tên trình độ học vấn
3 ChuyenNganh Text 50 Chuyên ngành đào tạo
3.1.5. Bảng LUONG lƣu trữ thông tin về hệ số lƣơng và các phụ cấp của
doanh nghiệp
Stt Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích
1 BacLuong Number 10 Bậc lương
Nhóm 01 – Lớp 1103INFO1211- GVHD. Đặng Minh Tuyền 7

8. Xây dựng cơ sở dữ liệu trong quản lý nhân sự
Nov. 15
2 LuongCoban Number 20 Lương cơ bản
3 HesoLuong Number 10 Hệ số lương
4 HesoPhucap Number 10 Hệ số phụ cấp
3.1.6. Bảng THOI GIAN CONG TAC dùng để lƣu trữ thời gian bắt đầu đảm
nhiệm chức vụ của mỗi nhân viên
Stt Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích
1 MaNV Text 10 Mã nhân viên
2 MaCV Text 10 Mã chức vụ
3 NgayNhamChuc Date/Time 20 Ngày nhậm chức
3.2. Mô hình quan hệ dữ liệu
Mô hình quan hệ dữ liệu của hệ thống quản lý nhân sự
4. Thực hiện chuẩn hóa cơ sở dữ liệu
4.1. Bƣớc 1: liệt kê các thuộc tính
a.NHAN VIEN (MaNV, HoTen, GioiTinh, NgaySinh, DanToc, QueQuan,
SoDienThoai)
Nhóm 01 – Lớp 1103INFO1211- GVHD. Đặng Minh Tuyền 8

9. Xây dựng cơ sở dữ liệu trong quản lý nhân sự
Nov. 15
b.PHONG BAN (MaPB, TenPhongBan, DiaChiPB, SoDienThoaiPB)
c.CHUC VU (MaCV, TenCV)
d.TRINH DO HOC VAN (MaTDHV, TenTrinhDo, ChuyenNganh)
e.LUONG (BacLuong, LuongCoban, HesoLuong, HesoPhucap
4.2. Bƣớc 2: loại bỏ các thuộc tính đa trị và thuộc tính lặp
Vì trong cơ sở dữ liệu đang thực hiện chuẩn hóa không có thuộc tính đa trị và
thuộc tính lặp nên bỏ qua bước này, tiếp tục bước 3.
4.3. Bƣớc 3: xây dựng các phụ thuộc hàm
Từ các thuộc tính trên ta suy ra các phụ thuộc hàm sau:
(1) MaNV→ HoTen, DanToc, GioiTinh, QueQuan, NgaySinh ,
SoDienthoai, MaCV, TenCV, MaPB, TenPhongBan, DiaChiPB, SoDienthoaiPB,
MaTDHV, TenTDHV, ChuyenNganh, BacLuong, LuongCoban, HesoLuong,
HesoPhucap, NgayNhamChuc.
(2) MaPB → TenPhongBan, DiaChiPB, SoDienthoaiPB
(3) MaNV, MaCV→ NgayNhamChuc
(4) MaTDHV → TenTrinhDo, ChuyenNganh
(5) BacLuong → LuongCoban, HesoLuong, HesoPhucap
(6) MaCV → TenCV
K = MaNV
4.4. Bƣớc 4: chuẩn hóa
Coi tất cả các thuộc tính thuộc quan hệ R
 Ta thấy (2) vi phạm chuẩn 3. Vậy tách R thành:
R1 ( MaPB, TenPhongBan, DiaChiPB, SoDienthoaiPB)
R2 = R R1. Vậy R2 (MaNV, HoTen, DanToc, GioiTinh, QueQuan, NgaySinh,
SoDienthoai, MaCV, TenCV, NgayNhamChuc, MaPB, MaTDHV, TenTDHV,
ChuyenNganh, BacLuong, LuongCoban, HesoLuong, HesoPhucap)
 Ta thấy (3) vi phạm chuẩn 3. Vậy tách R2 thành
R3 ( MaNV, MaCV, NgayNhamChuc)
R4 ( MaNV, HoTen, DanToc, GioiTinh, QueQuan, NgaySinh, SoDienthoai,
MaCV, TenCV, MaTDHV, TenTDHV, ChuyenNganh, BacLuong, LuongCoban,
HesoLuong, HesoPhucap, MaPB)
 Ta thấy ( 4) vi phạm chuẩn 3. Vậy tách R4 thành
R5 (MaTDHV, TenTDHV, ChuyenNganh)
R6( MaNV, HoTen, DanToc, GioiTinh, QueQuan, NgaySinh, SoDienthoai,
MaCV, TenCV, MaTDHV,BacLuong, LuongCoban, HesoLuong, HesoPhucap,
MaPB)
Nhóm 01 – Lớp 1103INFO1211- GVHD. Đặng Minh Tuyền 9

10. Xây dựng cơ sở dữ liệu trong quản lý nhân sự
Nov. 15
 Ta thấy ( 5) vi phạm chuẩn 3. Tách R6 thành
R7 (BacLuong, LuongCoban, HesoLuong, HesoPhucap)
R8 (MaNV, HoTen, DanToc, GioiTinh, QueQuan, NgaySinh, SoDienthoai,
MaCV, TenCV, MaTDHV, BacLuong, MaPB)
 Ta thấy (6) vi phạm chuẩn 3. Vậy tách R8 thành
R9 (MaCV, TenCV)
R10 (MaNV, HoTen, DanToc, GioiTinh, QueQuan, NgaySinh, SoDienthoai,
MaCV, MaTDHV, BacLuong, MaPB)
Kết luận: Các dạng chuẩn 3 sau
R1 ( MaPB, TenPhongBan, DiaChiPB, SoDienthoaiPB)
R3 ( MaNV, MaCV, NgayNhamChuc)
R5 ( MaTDHV, TenTDHV, ChuyenNganh)
R7 (BacLuong, LuongCoban, HesoLuong, HesoPhucap)
R9 (MaCV, TenCV)
R10 (MaNV, HoTen, DanToc, GioiTinh, QueQuan, NgaySinh, SoDienthoai,
MaCV, MaTDHV, BacLuong, MaPB)
Nhóm 01 – Lớp 1103INFO1211- GVHD. Đặng Minh Tuyền 10

11. Xây dựng cơ sở dữ liệu trong quản lý nhân sự
Nov. 15
XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU TRÊN CHƢƠNG
TRÌNH MICROSOFT ACCESS 2007
1. Hệ cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là một kho chứ thông tin, có nhiều loại cơ sở dữ liệu, trong đó phổ
biến nhất hiện nay chính là cơ sở dữ liệu quan hệ.
Một cơ sở dữ liệu quan hệ:
- Chứa dữ liệu trong các bảng, được cấu tạo bởi các dòng (mẫu tin) và các cột
(trường)
- Cho phép lấy về (truy vấn) các tập hợp dữ liệu con từ các bảng.
- Cho phép nối các bảng lại với nhau cho mục đích truy cập các mẫu tin liên
quan với nhau chứa trong các bảng khác nhau.
Bộ máy cơ sở dữ liệu: Chức năng cơ bản của một cơ sở dữ liệu được cung cấp
bởi một bộ máy cơ sở dữ liệu, là hệ thống quản lý cách thức chứa và trả về dữ liệu.
Bảng và trƣờng: Các cơ sở dữ liệu được cấu tạo từ các bảng dùng thể hiện các
phân nhóm dữ liệu. Bảng chứa các mẫu tin là các mẫu dữ liệu riêng rẽ bên trong phân
nhóm dữ liệu. Mẫu tin chứa các trường, mỗi trường thể hiện một bộ phận dữ liệu
trong một mẫu tin.
RecordSet: Khi tạo bảng cần nắm được cách thao tác với các bảng. Thao tác với
các bảng liên quan đến việc nhập và lấy về dữ liệu từ các bảng khác cũng như việc
kiểm tra và sữa đổi cấu trúc bảng. Thao tác dữ liệu trong một bảng ta dùng Recordset.
RecordSet là một cấu trúc dữ liệu thể hiện một tập hợp con các mẫu tin lấy về từ cơ sở
dữ liệu.
Khóa chính: Một trường được chỉ ra là khóa chính của bảng phục vụ cho việc
xác định duy nhất các thuộc tính
Khóa ngoại: Là khóa trong bảng liên quan chứa bản sao của khóa chính của bản
chính
Mối quan hệ: là một cách định nghĩa chính thức hai bảng liên hệ với nhau như
thế nào. Khi định nghĩa một mối quan hệ, tức đã thông báo với bộ máy CSDL rằng hai
trường trong hai bảng liên quan được nối với nhau. Hai trường liên quan với nhau
trong một mối quan hệ là khóa chính và khóa ngoại.
Ngoài việc ghép các mẫu tin liên quan trong những bảng riêng biệt, mối quan hệ
còn tận dụng thế mạnh của tính toàn vẹn tham chiếu, một thuộc tính của bộ máy
CSDL duy trì các dữ liệu trong một CSDL nhiều bảng luôn luôn nhất quán. Khi tính
toàn vẹn tham chiếu tồn tại trong một CSDL, bộ máy CSDL sẽ ngăn cản khi xóa một
mẫu tin khi có các mẫu tin khác tham chiếu đến nó trong CSDL.
2. Sử dụng Microsoft Access để tạo cơ sở dữ liệu cho chương trình
2.1. Giới thiệu về Microsoft Access
Chương trình MicroAccess có giao diện tinh xảo và dễ dùng để tạo các đối
tượng cơ sở dữ liệu. Access đưa ra những ý tưởng cơ sở dữ liệu và chuyển đổi chúng
Nhóm 01 – Lớp 1103INFO1211- GVHD. Đặng Minh Tuyền 11

12. Xây dựng cơ sở dữ liệu trong quản lý nhân sự
Nov. 15
vào thực tế. Với Access, bạn có thể tạo môt cơ sở dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng để
làm việc ngay.
Trong trường hợp đặc biệt, Access cung cấp công cụ phát triển được sử dụng để
tạo các ứng dụng mạnh mẽ. Bạn có thể khai thác các biểu mẫu bằng cách sử dụng
custom controls (các điều khiển tùy ý) (như các nút, danh sách, và các điều khiển
tương tự), sử dụng những quy tắc thông qua các dữ liệu đặc biệt, thậm chí tạo Visual
Basic cho các ứng dụng lập trình để xử lý dữ liệu. Gắn những mã này tới các nút và
các điều khiển trên biểu mẫu. Một ứng dụng như vậy – được tạo bởi Access. Kết quả
là một ứng dụng tùy chỉnh được triển khai trong Access. Các dự án như vậy thường ít
quan trọng trong thực tế vàhọ có thể cần vài tháng để phát triển. Nhưng Access sẽ cho
bạn những công cụ cần thiết để quản lý dự án và tận dụng được phần lớn thời gian
phát triển.
Bất cứ cơ sở dữ liệu nào bạn cần, đơn giản hay phức tạp, nhanh hay trong giai
đoạn tiến triển. Access cung cấp các công cụ và môi trường cần thiết để làm nổi bật
dữ liệu hơn nữa. Access giúp bạn khai thác theo nhiều cách mới để xem xét và làm
việc.
2.2. Thiết kế các mô đun dữ liệu
Trong chương trình Microsoft Access 2007, các độ rộng của trường được đặt
mặc định tối đa nên khi thiết kế không cần quan tâm đến độ rộng mà chỉ thiết kế Tên
trường, kiểu dữ liệu và phần mô tả.
2.2.1. Bảng NHAN VIEN
2.2.2. Bảng PHONG BAN
Nhóm 01 – Lớp 1103INFO1211- GVHD. Đặng Minh Tuyền 12

13. Xây dựng cơ sở dữ liệu trong quản lý nhân sự
Nov. 15
2.2.3. Bảng LUONG
2.2.4. Bảng CHUC VU
2.2.5. Bảng TRINH DO HOC VAN
Nhóm 01 – Lớp 1103INFO1211- GVHD. Đặng Minh Tuyền 13

14. Xây dựng cơ sở dữ liệu trong quản lý nhân sự
Nov. 15
2.2.6. Bảng THOI GIAN CONG TAC
2.3. Sơ đồ quan hệ dữ liệu
Bảng mô hình quan hệ dữ liệu của quản lý nhân sự
3. Sử dụng các câu truy vấn SQL để truy xuất dữ liệu
3.1. Giới thiệu về ngôn ngữ SQL
Một câu truy vấn là một lệnh cơ sở dữ liệu để lấy về các mẩu tin. Sử dụng câu
truy vấn, có thể lấy dữ liệu từ một hoặc nhiều trường trong một hay nhiều bảng. Ngoài
ra, còn có thể ép các dữ liệu lấy về theo một hoặc nhiều ràng buộc, gọi là các tiêu chí
để hạn chế số lượng dữ liệu lấy về.
Nhóm 01 – Lớp 1103INFO1211- GVHD. Đặng Minh Tuyền 14

15. Xây dựng cơ sở dữ liệu trong quản lý nhân sự
Nov. 15
SQL là giải pháp chuẩn để thao tác với cơ sở dữ liệu. Nó được thực hiện theo
nhiều dạng khác nhau trong các hệ thống cơ sở dữ liệu quan hệ, bao gồm Access và
SQL Server
Các câu truy vấn SQL cho khả năng lấy về các mẩu tin từ một bảng cơ sở dữ
liệu, đối chiếu các dữ liệu quan hệ với nhau trong nhiều bảng và thao tác với cấu trúc
của cơ sở dữ liệu. Các kiểu truy vấn SQL nhất định có thể điền dữ liệu vào một điều
khiển dữ liệu. Trong chương trình, các câu truy vấn SQL được dùng khi thao tác với
các cơ sở dữ liệu thông qua sử dụng mô hình đối tượng
3.2. Lợi ích khi sử dụng ngôn ngữ SQL để truy xuất dữ liệu
Theo kinh nghiệm trong Visual Basic, bất cứ chổ nào dùng một tham chiếu đến
một bảng, đều có thể thay thế bằng cách sử dụng một câu lệnh SQL hoặc một tham
chiếu đến một truy vấn đã lưu trữ nhưng bản thân nó vẫn dựa vào một câu lệnh SQL.
Nơi thích hợp nhất để đặt một câu lệnh SQL, dựa trên các kỹ thuật truy cập dữ
liệu, là thuộc tính RecordSource của một điều khiển dữ liệu. Vì vậy, thay vì chỉ ra
thuộc tính RecordSource là tên của một bảng, có thể đổi thuộc tính này thành tên của
một câu truy vấn chứa sẵn hay một câu lệnh SQL như : SELECT * FROM
TEN_BANG ORDER BY KEY. Điều này cho ta sự linh hoạt đáng kể khi chọn lựa
một nguồn mẩu tin.
 Sử dụng câu lệnh SELECT để lấy về các mẩu tin
Câu lệnh SELECT là cốt lõi của mọi truy vấn lấy về dữ liệu. Nó thông báo cho
bộ máy cơ sở dữ liệu những trường nào sẽ được lấy về. Dạng thông dụng nhất của câu
lệnh SELECT là : SELECT *
Mệnh đề có ý nghĩa là “trả về tất cả các trường tìm thấy trong nguồn mẩu tin chỉ
định”. Dạng lệnh này rất tiện dụng vì không cần biết tên của trường để lấy chúng về từ
một bảng. Tuy nhiên, lấy về tất cả các cột trong một bảng có thể không hiệu quả, nhất
là trong trường hợp mà ta chỉ cần 2 cột mà truy vấn của ta trả về quá nhiều.
Vì vậy, ngoài việc thông báo cho bộ máy cơ sở dữ liệu để trả về tất cả các trường
trong nguồn mẩu tin, ta còn có khả năng chỉ ra chính xác trường nào cần lấy về. Hiệu
ứng lọc bớt này cải tiến hiệu quả của một truy vấn, nhất là trên bảng lớn có nhiều
trường trong chương trình, bởi vì trong chương trình ta chỉ cần lấy về trường nào cần
thiết.
 Sử dụng mệnh đề FROM để chỉ nguồn mẩu tin
Mệnh đề FROM làm việc với câu lệnh SELECT để trả về các mẩu tin trong
bảng, ví dụ : SELECT * FROM TEN_BANG . Vì một câu truy vấn SELECT FROM
không xếp theo thứ tự nên thứ tự trả về là không xác định. Để câu truy vấn có hiệu
quả, cần phải giới hạn số trường lấy về bằng cách sử dụng mệnh đề WHERE.
 Sử dụng mệnh đề WHERE để chỉ ra tiêu chí lọc
Mệnh đề WHERE thông báo với bộ máy cơ sở dữ liệu để giới hạn số mẩu tin trả
về theo một hay nhiều tiêu chí lọc do người lập trình cung cấp. Kết quả trả về của tiêu
chí lọc là TRUE/FALSE.
Nhóm 01 – Lớp 1103INFO1211- GVHD. Đặng Minh Tuyền 15

16. Xây dựng cơ sở dữ liệu trong quản lý nhân sự
Nov. 15
3.3. Sử dụng ngôn ngữ SQL để truy xuất dữ liệu
 Khi có nhân viên mới đƣợc tuyển dụng
Tiến hành chèn nhiều bộ mới từ bảng NHAN VIEN MOI theo câu lệnh:
INSERT INTO NHANVIEN ( MANV, HOTEN, DANTOC, GIOITINH,
SODIENTHOAI, QUEQUAN, NGAYSINH, MACV, MATDHV, MAPB,
BACLUONG )
SELECT NHANVIENMOI.MANV, NHANVIENMOI.HOTEN,
NHANVIENMOI.DANTOC, NHANVIENMOI.GIOITINH,
NHANVIENMOI.SODIENTHOAI, NHANVIENMOI.QUEQUAN,
NHANVIENMOI.NGAYSINH, NHANVIENMOI.MACV,
NHANVIENMOI.MATDHV, NHANVIENMOI.MAPB,
NHANVIENMOI.BACLUONG
FROM NHANVIEN, NHANVIENMOI;
 Cập nhật lại hồ sơ của nhân viên trong quá trình công tác
Khi cập nhật lại chức vụ và bậc lương của nhân viên:
UPDATE NHANVIEN SET NHANVIEN.MACV = [Mã chức vụ mới],
NHANVIEN.BACLUONG = [Bậc lương mới]
WHERE (((NHANVIEN.MANV)=[Nhân viên cần chỉnh sửa]));
Khi kết thúc hợp đồng, sau khi trả hồ sơ cho nhân viên sẽ tiến hành xóa bỏ dữ
liệu của nhân viên đó trong cơ sở dữ liệu:
DELETE
FROM NHANVIEN
WHERE MANV=[Mã nhân viên cần xóa]
 Tìm kiếm thông tin của các nhân viên
Để thống kê về số nhân viên của mỗi phòng ban:
SELECT NHANVIEN.MANV, NHANVIEN.HOTEN, NHANVIEN.MAPB
FROM PHONGBAN INNER JOIN NHANVIEN ON PHONGBAN.MAPB
= NHANVIEN.MAPB
WHERE (((NHANVIEN.MAPB)=[Tên Mã phòng ban]));
Để tìm kiếm các nhân viên có trình độ học vấn dưới đại học để có kế hoạch tổ
chức cho những nhân viên này đi học nâng cao trình độ:
SELECT NHANVIEN.MANV, NHANVIEN.HOTEN,
NHANVIEN.MATDHV
FROM NHANVIEN
WHERE (((NHANVIEN.MATDHV)="C1")) OR
(((NHANVIEN.MATDHV)="C2")) OR (((NHANVIEN.MATDHV)="T1"))
OR (((NHANVIEN.MATDHV)="T2"));
Nhằm có chế độ đãi ngộ tốt đối với nhân viên trong công ty, khi tìm kiếm các
nhân viên có sinh nhật theo từng ngày tháng theo ý muốn như sau:
SELECT NHANVIEN.MANV, NHANVIEN.HOTEN,
NHANVIEN.NGAYSINH, NHANVIEN.MANV, NHANVIEN.HOTEN,
NHANVIEN.NGAYSINH
FROM NHANVIEN
Nhóm 01 – Lớp 1103INFO1211- GVHD. Đặng Minh Tuyền 16

17. Xây dựng cơ sở dữ liệu trong quản lý nhân sự
Nov. 15
WHERE (((NHANVIEN.NGAYSINH) Like "*/11/*"));
 Tính lƣơng cho nhân viên
Tính lương thực lĩnh của mỗi nhân viên:
SELECT NHANVIEN.HOTEN,
(LUONGCOBAN*HESOLUONG+LUONGCOBAN*HESOPHUCAP) AS
LUONGTHUCLINH
FROM NHANVIEN, LUONG
WHERE (((NHANVIEN.BACLUONG)=[LUONG].[BACLUONG]))
ORDER BY NHANVIEN.HOTEN;
Tính tổng lương cho cả công ty:
SELECT
SUM(HESOLUONG*LUONGCOBAN+HESOPHUCAP*LUONGCOBAN) AS
TONGLUONG
FROM LUONG, NHANVIEN
WHERE NHANVIEN.BACLUONG=LUONG.BACLUONG;
Nhóm 01 – Lớp 1103INFO1211- GVHD. Đặng Minh Tuyền 17

18. Xây dựng cơ sở dữ liệu trong quản lý nhân sự
Nov. 15
ĐÁNH GIÁ VÀ HƢỚNG PHÁT TRIỂN CỦA HỆ CƠ SỞ
DỮ LIỆU TRONG TƢƠNG LAI
Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin đã trở nên phổ biến trong hầu hết
mọi cơ quan, doanh nghiệp, đặc biệt là việc áp dụng các giải pháp tin học trong công
tác quản lý. Trong đó, công tác quản lý nhân sự là một lĩnh vực cần thiết và quan
trọng đối với tất cả các doanh nghiệp. Tất cả các doanh nghiệp cũng đều đã nhận thức
được tính quan trọng của việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự, và coi đây là yếu tố
cơ bản của quá trình sản xuất và là yếu tố mang tính quyết định đến sự tồn tại và phát
triển của mỗi doanh nghiệp.
Trong điều kiện nền kinh tế ngày càng phát triển, khoa học kỹ thuật công nghệ
ngày càng hiện đại, các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện công tác quản lý nhân sự để
vừa mang tính khoa học, khách quan và hợp lý, phù hợp với tình hình thực tế của
doanh nghiệp, nhằm giảm chi phí hoạt động kinh doanh và tối đa hóa lợi nhuận. Từ đó
góp phần khuyến khích người lao động hăng say làm việc, phát huy khả năng sáng
tạo, nâng cao trách nhiệm quản lý làm tăng năng suất lao động và là đòn bẩy kinh tế
quan trọng đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp ngày càng
phát triển hơn.
Quá trình khảo sát, thực hiện và hoàn thành đề tài thảo luận, thì chương trình đã
cho chúng ta có được cái nhìn tổng quát về hệ thống quản lý nhân sự của một doanh
nghiệp. Chương trình đã cơ bản giúp cho cán bộ nghiệp vụ nhân sự, tiền lương trong
việc cập nhập, chỉnh sửa, tính lương, quản lý, tìm kiếm, đưa ra các báo cáo, báo biểu
về thông tin cán bộ rất dễ dàng và chính xác… Nhưng do thời gian có hạn và kiến
thức còn hạn hẹp nên chương trình không tránh khỏi những thiếu xót như chưa đưa ra
được phần quản trị hệ thống, chưa quản lý được những thành tích và kỷ luật của cán
bộ công nhân viên trong quá trình công tác, chưa quản lý được quá trình công tác của
nhân viên…Trong thời gian tới, nhóm chúng tôi sẽ cố gắng hoàn thiện chương trình
và phát triển chương trình thêm nhiều module nữa như xây dựng hệ thống chấm công
tự động, hệ thống quản lý đào tạo, tuyển dụng... tạo dựng database chung cho chương
trình để chương trình ngày một ưu việt.
Nhóm 01 – Lớp 1103INFO1211- GVHD. Đặng Minh Tuyền 18