OfficeCentral User Manual (BM) - Accounting and Finance

0
OFFICECENTRAL
PANDUAN PENGGUNA – BAHASA MELAYU
© 2015 - AUTHENTIC VENTURE SDN BHD. VERSION 2 REVISION 1 (150907)

© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 1
CONTENTS
1 - Pengenalan .................................................................................................................................................................. 4
2 - Kewangan .................................................................................................................................................................... 5
Modul Kewangan ...................................................................................................................................................... 5
7.1 Tuntutan Pekerja (Claim) ........................................................................................................................................ 5
Tuntutan Pekerja ...................................................................................................................................................... 5
Mengapa? ................................................................................................................................................................. 5
Menambah Claim...................................................................................................................................................... 6
7.2 Pendahuluan (Advances) ........................................................................................................................................ 9
Pendahuluan............................................................................................................................................................. 9
Mengapa? ................................................................................................................................................................. 9
Akses Modul.............................................................................................................................................................. 9
7.3 Permohonan Bayaran (Payment Requisition)....................................................................................................... 11
Permohonan Bayaran ............................................................................................................................................. 11
Mengapa? ............................................................................................................................................................... 11
Akses Modul............................................................................................................................................................ 12
7.4 Baucer Pembayaran (Payment Vouchers) ............................................................................................................ 15
Baucer Pembayaran................................................................................................................................................ 15
Mengapa? ............................................................................................................................................................... 15
Akses Modul............................................................................................................................................................ 15
7.5 Baucer Bayaran Tunai Runcit (Petty Cash Vouchers)............................................................................................ 17
Baucer Bayaran Tunai Runcit .................................................................................................................................. 17
Mengapa? ............................................................................................................................................................... 17
Akses Modul............................................................................................................................................................ 18
9.0 – Perakaunan (Accounting)....................................................................................................................................... 20
Pengenalan ............................................................................................................................................................. 20
Keperluan minimum untuk perakaunan................................................................................................................. 20
9.1 Tetapan Awal (Initial Configurations) ................................................................................................................... 22
Menetapkan Tempoh Perakaunan (Accounting Period)......................................................................................... 27
Menetapkan Chart of Account secara automatik................................................................................................... 27
Menetapkan “Chart of Account” Secara Manual.................................................................................................... 28
Menambah Account Header dan Account Detail ....................................................................................................... 29
9.2 Transaksi Perakaunan ........................................................................................................................................... 33
Pengeluaran Invois (Issue Invoice).......................................................................................................................... 33
Menerima Invois (Receive Invoice).............................................................................Error! Bookmark not defined.
Membuat Bayaran (Issue Payment)............................................................................Error! Bookmark not defined.

Menerima Bayaran (Receive Payment) ......................................................................Error! Bookmark not defined.
Transaksi Lain (Other Transaction) .............................................................................Error! Bookmark not defined.
9.3 Import Transaksi (Import Transaction) ................................................................................................................. 56
Import Data Gaji (Import Payroll Data)................................................................................................................... 56
Import Invois (Import Invoices)............................................................................................................................... 56
Import Tuntutan (Import Claims)............................................................................................................................ 58
Import Baucar Bayaran (Import Payment Vouchers).............................................................................................. 59
Import Baucar Tunai (Petty Cash)........................................................................................................................... 59
9.4 Meluluskan Transaksi (Approve Transactions) ..................................................................................................... 60
9.5 Transaksi jenis lain (CustomTransaction).............................................................................................................. 61
9.6 Laporan Perakaunan (Accounting Reports) .......................................................................................................... 62
Jenis-jenis Laporan (Report Types) Yang Disokong................................................................................................. 62
Panduan Umum ...................................................................................................................................................... 62
Laporan Profit & Loss.............................................................................................................................................. 63
Laporan Balance Sheet (Balance Sheet Report)...................................................................................................... 64
Laporan Trial Balance (Trial Balance Report).......................................................................................................... 65
Laporan Aliran Tunai (Cash Flow Report) ............................................................................................................... 66
Laporan Lejar Am (General Ledger) ........................................................................................................................ 67
Laporan Journal Listing ........................................................................................................................................... 68
Penyesuaian Bank (Bank Reconcilations)................................................................................................................ 69
9.7 Cukai GST .............................................................................................................................................................. 76
Keperluan minimum untuk menjana laporan GST (GST Return) ............................................................................ 76
Langkah 1: Menyediakan laporan GST........................................................................Error! Bookmark not defined.
Langkah 2: Penghantaran laporan GST................................................................................................................... 85
9.8 Perakaunan Pelbagai Lokasi (Multiple Locations)................................................................................................. 89
Tetapan Awal Untuk Berbilang Lokasi (Initial Setup for Multiple Locations).......................................................... 89
10.0 Perolehan (Procurement) ....................................................................................................................................... 90
10.1 Pendahuluan....................................................................................................................................................... 90
11.0Point Of Sales........................................................................................................................................................... 93
11.1 Pendahuluan ...................................................................................................................................................... 93
11.2 Tetapan awal....................................................................................................................................................... 93
11.3 Melakukan proses jualbeli .................................................................................................................................. 94
11.4 Menambah stok ataupun produk ....................................................................................................................... 96
12 Log Masuk OfficeCentral Dengan Menggunakan Telefon Pintar............................................................................... 97
12.1 Tetapan Awal ..................................................................................................................................................... 98
12.2 Memohon cuti..................................................................................................................................................... 99
12.3 Modul claim- (Untuk melihat claim yang dibuat dan menambah claim)..........................................................100

12.5 Menambah meeting ataupun melihat meeting................................................................................................103
12.6 Menambah pergerakan (movement)................................................................................................................105

1 - PENGENALAN
OfficeCentral merupakan satu sistem yang menggunakan teknologi awan (internet cloud-based software) dan
merangkumi modul-modul penting untuk menguruskan sesebuah syarikat iaitu HRMS, Kiraan Gaji (Payroll), Akaun dan
Pengurusan Pelanggan (CRM).
OfficeCentral adalah satu aplikasi web yang direka khas untuk syarikat-syarikat industri kecil dan sederhana untuk
membantu mereka menguruskan syarikat mereka dengan lebih mudah dan lancar.
Bantuan atas talian
Kami ada menyediakan bantuan atas talian bagi membantu anda mempelajari OfficeCentral secara atas talian. Laman
web khas untuk tujuan support adalah seperti berikut:http://www.OfficeCentralSupport.com
Hubungi Kami
Authentic Venture Sdn. Bhd. (470336-H)
906B, Tingkat 2, Blok D
Kompleks Diamond, Bangi Business Park
43650 Bandar Baru Bangi
Selangor, Malaysia.
P: +603-8922 1493 / +603-8920 0672
E: sales@ventures.com.my
Sekiranya anda memerlukan sebarang bantuan/pertanyaan berkenaan system OfficeCentral, sila hubungi kami atau
email disupport@ventures.com.my.
Hakcipta Terpelihara
©2015 -Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara.

2 - KEWANGAN
MODUL KEWANGAN
OfficeCentral juga mempunyai modul kewangan untuk merekodkan data-data berkenaan dengan kewangan seperti
claim dan pembayaran. Pergi ke menu utama dan klik “Finance”. Anda boleh akses modul kewangan seperti berikut:
2.1 TUNTUTAN PEKERJA (CLAIM)
TUNTUTAN PEKERJA
Setelah anda masuk ke modul kewangan, tekan “Claims” untuk mengakses modulTuntutan Pekerja. Dalam modul ini,
anda boleh melihat kesemua tuntutan yang telah dihantar oleh pekerja anda.
MENGAPA?
Tanpa sistem pengurusan tuntutan yang berkesan, masalah-masalah seperti tuntutan yang salah atau dihantar dua kali
berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua tuntutan yang telah
dihantar oleh pekerja anda dan juga memantau kesemua tuntutan supaya tiada penyalahgunaan berlaku. Selain itu,
pekerja anda juga dapat menyemak status kelulusan dan pembayaran melalui OfficeCentral tanpa perlu mengganggu
Jabatan Kewangan di syarikat anda. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos operasi.
Ini adalah sub menu untuk menu kewangan. Terdapat 5 modul iaitu Claim
(tuntutan), Advances (pendahuluan), Payment Requisition (permintaan
pembayaran), Payment Voucher (baucar bayaran),
Gambar 7.1: Modul Kewangan (Finance)

MENAMBAH CLAIM
Gambar 7.2: Untuk tambah claim
A) Jikaanda ingin menambahkan tuntutan, tekanbutang “Add”seperti diatas.
Gambar 7.3: Maklumat mengenai tuntutan
1. Sila masukkan jenis tuntutan yang ingin dibuat.
2. Masukkan tajuk yang berkaitan.
3. Masukkan kenyataan jika berkenaan.
4. Masukkan pendahuluan (advance) jika ada
5. Masukkan pergerakan (movement) jika ada.
6. Tekan butang “create”.
• Untuk makluman anda, anda boleh memilih “Advance” yang berkaitan sekiranya tuntutan tersebut adalah
untuk pendahuluan (advance) yang pernah diambil sebelum ini. Sekiranya tuntutan tersebut adalah
berdasarkan pergerakan (movement) pekerja, anda boleh memilih movement yang berkaitan.
Nota: Anda wajib penuhi ruang yang bertanda *
A
Pengguna boleh memilih sama
ada untuk melihat details, edit
atau padam data.
1
2
3
1
5
6
4

Anda dapat lihat seperti gambar di bawah.
Gambar 7.4: Isikan butiran tuntutan (claim)
Gambar 7.5: Maklumat mengenai claim
- Anda akan lihat data yang dimasukkan tadi. Seterusnya, anda boleh “Edit”untuk melakukan sebarang
modifikasi atau “Delete”untuk memadam data yang salah. Pengguna juga boleh memuat turun
tuntutan yang dibuat.
Masukkan
tarikh resit
Masukkan
kenyataan
tuntutan
Masukkan
jumlah bayaranNyatakan item
yang berkenaan
Untuk
menambah
item

Gambar 7.6: Tekan approve atau reject untuk meluluskan atau menolak tuntutan
Jika anda lihat di ‘ Your claim”
bahagain Status, anda akan
dapati status claim anda
“Pending”. Setiap claim mestilah
diluluskan terlebih dahulu.
Untuk meluluskan “claim” sila
pergi “claim” dan pilih “Approve
Claim”
Anda juga boleh membuat tuntutan untuk staf lain
dengan menggunakan fungsi “Submit for Staff”

2.2 PENDAHULUAN (ADVANCES)
PENDAHULUAN
Setelah anda masuk ke modul kewangan, tekan “Advances” untuk mengakses module Permohonan Pendahuluan.
Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua permohonan pendahuluan yang telah dihantarkan oleh pekerja anda.
MENGAPA?
Tanpa sistem permohonan pendahuluan yang berkesan, masalah-masalah seperti pendahuluan yang salah atau
dihantar dua kali berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua
permohonan pendahuluan yang telah dihantar oleh pekerja anda dan juga memantau kesemua pendahuluan supaya
tiada penyalahgunaan berlaku. Selain itu, pekerja anda juga dapat menyemak status kelulusan dan pembayaran
melalui OfficeCentral tanpa perlu mengganggu Jabatan Kewangan di syarikat anda. Hal ini akan menjimatkan masa dan
kos operasi.
AKSES MODUL
A) Untuk menambah pendahuluan, anda boleh klik butang “add” seperti gambar diatas.
A
(Gambar 7.7: Pendahuluan Advances)

Gambar 7.8: Maklumat mengenai pendahuluan(advances)
1. Masukkan nama pendahuluan yang ingin dibuat.
2. Masukkan kenyataan yang berkaitan.
3. Seterusnya klik butang “save”.
Nota: anda wajib penuhi maklumat yang bertanda *
Gambar 7.9: Meluluskan atau menolak permohonan pendahuluan
1
2
Pihak yang meluluskan boleh
meluluskan sebarang pendahuluan
yang dipohon oleh pekerja anda
dengan pergi ke “Approve
Advances” .
3

2.3 PERMOHONAN BAYARAN (PAYMENT REQUISITION)
PERMOHONAN BAYARAN
Setelah anda masuk ke modul kewangan, tekan “Payment Requisitions” untuk mengakses modul Permohonan
Bayaran. Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua permohonan bayaran yang telah dihantarkan oleh pekerja
anda. Modul ini biasanya digunakan oleh pegawai yang bukan dari jabatan kewangan untuk memohon bayaran untuk
pihak ketiga seperti kontraktor atau pembekal.
MENGAPA?
Tanpa sistem permohonan bayaran yang berkesan, masalah-masalah seperti permohonan bayaran yang salah atau
dihantar dua kali berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua
permohonan bayaran yang telah dihantar oleh pekerja anda dan juga memantau kesemua permohonan supaya tiada
penyalahgunaan berlaku. Selain itu, pekerja anda juga dapat menyemak status kelulusan dan pembayaran melalui
OfficeCentral tanpa perlu mengganggu Jabatan Kewangan di syarikat anda. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos
operasi.
Anda juga boleh membuat pendahuluan untuk staf lain
dengan menggunakan fungsi “Submit for Staff” di
submenu “Advances”

AKSES MODUL
1. Selepas itu, anda pergi ke “Payment Requisitions” dan klik pada “All Payment Requisition”.
2. Tujuannya adalah untuk melihat dan membuat permohonanpembayaran.
Gambar 7.10: Menambahkan permohonan bayaran yang baru
A

Gambar 7.12: Isikan maklumat mengenai permohonan bayaran tersebut
1. Sila pilih staf yang ingin membuat permohonan pembayaran.
2. Sila pilih pembayaran yang ingin dibuat. Ianya samada syarikat atau staf.
3. Nyatakan tujuan permohonan pembayaran yang dibuat. Contohnya: Pembayaran bil elektrik
4. Nyatakan apa sahaja yang melibatkan permohonan pembayaran yang ingin dibuat.
5. Bagi maklumat bank, kepada siapa pembayaran itu dibuat. Contohnya: Er Global Supplies
6. Masukkan nama bank. Contohnya: Maybank.
7. Masukkan nombor akaun bank yang terlibat
8. Tekan butang “create” dan butang “save” di bahagian atas penjuru kanan.
2
4
5
6 7
8
3
1

Untuk meluluskan “Payment
Requisition” sila pergi ke “Approve
Payment Requisition” untuk
meluluskan segala permohonan
pembayaran.
Jika anda lihat di ‘ Your payment
requisition” bahagian Status, anda
akan dapati status permohonan anda
“Pending”. Setiap permohonan
pembayaran mestilah diluluskan
terlebih dahulu.
• Untuk meluluskan permohonan pembayaran, anda dikehendaki pergi ke “Payment
Requisition” dan klik “Approve payment Requistion”

2.4 BAUCER PEMBAYARAN (PAYMENT VOUCHERS)
BAUCER PEMBAYARAN
Setelah anda masuk ke module kewangan, tekan “Payment Vouchers” untuk mengakses module Baucer Pembayaran.
Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua baucer pembayaran yang telah dikeluarkan oleh pekerja anda.
MENGAPA?
Tanpa sistem permohonan bayaran yang berkesan, masalah-masalah seperti bayaran yang salah atau dibayar dua kali
berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua baucer bayaran yang
telah dikeluarkan. Selain itu, anda juga dapat mencari baucer pembayaran dengan mudah sekiranya diperlukan pada
masa hadapan. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos operasi.
AKSES MODUL
1. Untuk akses ke modul ini, anda perlu pergi ke “Payment Vouchers” dan klik pada “View List”.
2. Tujuannya adalah untuk membuat apa-apa jenis bayaran.
3. Anda boleh juga membuat bayaran untuk “Payment Requisition”, “Claims” dan “Advances” menggunakan
“Payment Vouchers” tersebut.
A

A) Untuk menambah baucar bayaran sila pergi ke “Payment Voucher” dan klik “Add New”
1. Masukkan nombor rujukan.
2. Masukkan kepada siapa pembayaran ingin dibuat.
3. Masukkan tarikh baucar bayaran dibuat.
4. Masukkan tujuan baucar bayaran dibuat.
5. Bagi maklumat bank, sila masukkan nama bank yang ingin digunakan.
6. Masukkan kepada siapa pembayaran ingin dibuat. Contohnya: Bayaran Khu catering
7. Bagi jenis pembayaran, sila masukkan jenis pembayaran. Anda boleh pilih sama ada tuntutan,
pendahuluan atau pun permohonan pembayaran.
8. Sila pilih staf yang terlibat.
9. Klik “Save”.
Nota: Anda wajib memenuhi maklumat yang bertanda *
Gambar 7.14: Isikan maklumat mengenai baucer bayaran
1
2
3
4
4
5
5
6
7
8

- Setiap baucar bayaran yang dibuat mestilah diluluskan terlebih dahulu.
2.5 BAUCER BAYARAN TUNAI RUNCIT (PETTY CASH VOUCHERS)
BAUCER BAYARAN TUNAI RUNCIT
Setelah anda masuk ke module kewangan, tekan “Petty Cash Vouchers” untuk mengakses module Baucer Tunai Runcit.
Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua baucer tunai runcit yang telah dikeluarkankan oleh pekerja anda.
MENGAPA?
Tanpa sistem baucer bayaran yang berkesan, masalah-masalah seperti bayaran yang salah atau dibayar dua kali
berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua baucer bayaran yang
telah dikeluarkan. Selain itu, anda juga dapat mencari baucer pembayaran dengan mudah sekiranya diperlukan pada
masa hadapan. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos operasi.
Jika anda lihat di ‘ Payment Vouchers” bahagain Status, anda akan dapati status
permohonan anda “Pending”. Setiap baucar bayaran mestilah diluluskan
terlebih dahulu.
Untuk meluluskan baucar bayaran, sila klik “Approve List” di “Payment Voucher”
Anda boleh klik “Approve” untuk meluluskan baucar bayaran
ataupun klik “Reject” jika tidak mahu teruskan baucar bayaran
tersebut.

AKSES MODUL
1. Untuk akses modul ini, anda perlu pergi ke “Petty Cash Vouchers” dan klik pada “View List”.
2. Tujuannya adalah untuk membuat apa-apa jenis bayaran secara tunai menggunakan tunai runcit.
3. Kebiasaannya pembayaran secara tunai adalah untuk amaun yang kecil.
Gambar 7.16: Untuk tambah petty cash vouchers
1. Masukkan kepada siapa pembayaran ingin dibuat.
2. Masukkan tarikh pembayaran dibuat.
3. Masukkan kenyataan jika berkenaan.
4. Masukkan jumlah bayaran.
A
1
2
3
4
5

5. Contoh
Pay to : Pustaka Buku
Date issued : 20 Feb 2014
Total : 40
Description : Beli alatan tulis dan buku
6. Masukkan jenis pembayaran. Anda boleh pilih samada tuntutan, pendahuluan atau permohonan
pembayaran.
7. Tekan butang “Save” untuk simpan data dan “Back to the list” untuk melihat senarai bayaran yang dibuat.
Jika anda lihat di “Petty Cash Vouchers” bahagain Status, anda akan dapati
status anda “Pending”. Setiap baucar bayaran tunai runcit mestilah diluluskan
terlebih dahulu.

3.0 – PERAKAUNAN (ACCOUNTING)
PENGENALAN
Modul perakaunan (Accounting) OfficeCentral dibangunkan untuk pengguna dari pelbagai latar belakang. Oleh itu,
anda tidak semestinya perlu mempunyai latar belakang perakaunan untuk membuat transaksi dalam OfficeCentral.
KEPERLUAN MINIMUM UNTUK PERAKAUNAN
Untuk perakaunan biasa dan juga memfailkan laporan GST, anda perlu “setup” akaun anda seperti berikut:
✓ Accounting Period
✓ Chart of Account
o Cash and/or Bank Account
o Debtor
o Creditor
o Revenue Accounts
o Overhead
✓ Received Invoices
✓ Issued Payments
✓ Issued Invoices
✓ Received Payments
Accounting Period ialah satu tempoh masa yang digunakan untuk mengira data perakaunan (Profit & Loss, Cash Flow
dan sebagainya). Accounting Period yang biasa digunakan ialah 1 Januari – 31 Disember dan juga 1 Julai – 30 Jun.
Chart of Account (CoA) ialah senarai akaun yang digunakan untuk menunjukkan pergerakan kewangan dalam
syarikat anda. Ia membolehkan kita untuk merekodkan pembelian dan pendapatan dengan lebih tepat. CoA terdiri
daripada Header yang berfungsi sebagai “rumah” untuk akaun-akaun tersebut dan juga Detail iaitu sesebuah akaun
tersebut.
Cash Account ialah sejenis akaun yang digunakan untuk pengendalian wang tunai. Contohnya, wang tunai di pejabat
anda boleh direkodkan dengan akaun Detail “CASH IN OFFICE” dalam CoA anda.
Bank Account ialah akaun bank yang terdapat dalam syarikat anda. Contohnya, jika syarikat anda mempunyai tiga
akaun bank, anda akan mempunyai tiga akaun Detail dalam Header “Bank Accounts”
Debtor ialah senarai akaun-akaun yang mempunyai hutang dengan anda. Contohnya, jika anda mengeluarkan invois
berjumlah RM 1,000 kepada Customer A, kemudiannya akaun Customer A tersebut akan ditunjukkan mempunyai
Debit sebanyak RM 1,000. Ia menunjukkan bahawa Customer A mempunyai hutang sebanyak RM 1,000 kepada
anda.

Creditor pula ialah akaun untuk syarikat/orang perseorangan yang anda mempunyai hutang dengannya. Ini
termasuklah pembekal utiliti (seperti elektrik dan telefon), penyewa premis pejabat dan juga pembekal barangan
anda.
Revenue Accounts ialah akaun untuk anda merekodkan pendapatan anda.
Overhead ialah akaun-akaun yang mengandungi perbelanjaan pejabat seperti jumlah gaji yang dibayar dan juga
pembelian “office equipment”

3.1 TETAPAN AWAL (INITIAL CONFIGURATIONS)
Sebelum menggunakan modul Accounting dalam OfficeCentral, anda perlu menetapkan atau mengubah beberapa
tetapan. Dengan membuat tetapan awal, anda dapat menyesuaikan OfficeCentral bagi memenuhi keperluan spesifik
anda.
Jika anda perlu untuk menggunakan CoA yang berbeza bagi setiap lokasi anda, sila rujuk pada topik 9.8 PERAKAUNAN
BERBILANG LOKASI.
Syarikat-syarikat biasanya mempunyai senarai akaun bagi menunjukkan pergerakan data kawangan antara akaun-
akaun tersebut. Akaun-akaun ini (juga dikenali sebagai Details) disimpan dalam Header.
Nota penting: Sebelum melakukan apa-apa transaksi dalam modul Accounting, anda perlu setup perkara-perkara
berikut: 1) Accounting Period dan 2) Chart of Accounts.
KONFIGURASI
Untuk membuat tetapan awal, anda perlu klik pada pautan Accounting dalam ikon-ikon modul di atas dan
terus ke pautan Configuration. Anda perlu klik pada pilihan yang disediakan. Berikut adalah paparan senarai
pilihan yang telah disediakan dalam pautan Configuration:
Gambar 2.1.1: Menu tetapan dalam Modul Perakaunan
REF NO : Bermaksud nombor rujukan yang akan digunakan dalam keseluruhan transaksi. Anda perlu
menetapkan nombor rujukan untuk Invoice, Receipt, Payment Voucher, Credit Note, Debit Note and Self
Invoice untuk syarikat anda ataupun anda boleh juga menggunakan format rujukan yang telah disediakan.

Gambar 2.1.2: Paparan untuk menetapkan format nombor rujukan
APPROVER: Bermaksud pelulus yang berfungsi untuk meluluskan setiap transaksi yang telah dilakukan
dalam modul Accounting. Untuk menetapkan siapa yang akan meluluskan transaksi yang dilakukan anda
perlu klik pada APPROVER dan Set Staff Approver.
Gambar 2.1.3: Senarai pelulus
APPROVER(Pelulus) juga boleh ditentukan untuk beberapa tahap yang bermula pada tahap 1 dan
seterusnya. Setiap transaksi mestilah melepasi setiap tahap dan barulah transaksi tersebut akan disahkan
statusnya iaitu telah diluluskan. Untuk meletakkan APPROVER anda perlu klik pada pautan Add Approver.

Gambar 2.1.4: Pelulus untuk transaksi perakaunan
Paparan dibawah menunjukkan apa yang anda perlu tetapkan untuk APPROVER iaitu Approval Level (Tahap
Kelulusan), Approver (Pelulus) dan juga Staff To Be Approved (Pekerja untuk diluluskan). Untuk makluman
anda, anda boleh mempunya beberapa tahap pelulus dan beberapa bilangan pelulus di tahap yang sama.
Sebagai contoh, sekiranya anda mempunyai 2 tahap kelulusan (approval levels), pelulus di tahap pertama
perlulah meluluskan dahulu permohonan tersebut sebelum pergi ke tahap yang kedua. Sekiranya
permohonan tersebut telah ditolak oleh pelulus di tahap pertama, permohonan tersebut akan dikira sebagai
ditolak dan tidak akan dihantar ke pelulus di tahap yang kedua.
Anda juga boleh menetapkan beberapa pelulus pada tahap yang sama. Sekiranya terdapat beberapa pelulus
di tahap yang sama (sebagai contoh di Tahap 1), sekiranya salah seorang pelulus tersebut telah meluluskan
permohonan tersebut, maka permohonan tersebut akan dikira sebagai lulus di tahap tersebut tanpa perlu
menunggu pelulus-pelulus lain di tahap yang sama dan terus dihantar kepada pelulus di tahap yang kedua.
Gambar 2.1.5: Paparan untuk menetapkan kelulusan

Paparan dibawah adalah daripada pautan CONFIGURATION dan diikuti dengan pautan SETTING. Tetapan
dalam Setting bertujuan untuk anda yang mahukan Tax Invoice Signature dengan hanya memilih Yes or No.
Gambar 2.1.6: Paparan untuk menetapkan sekiranya anda inginkan ruangan tandatangan dalam tax
invoice.
Paparan seterusnya menunjukkan senarai tempoh perakaunan yang telah ditetapkan oleh syarikat anda.
Untuk menetapkan tempoh perakaunan anda boleh rujuk kepada topic Menetapkan Tempoh Perakaunan
(ACCOUNTING PERIOD). Tempoh perakaunan merupakan tempoh yang ditetapkan oleh sebuah syarikat
untuk tujuan audit.
Gambar 2.1.7: Paparan Senarai Tempoh Perakaunan
Paparan dibawah merupakan Tempoh Perakaunan yang Dibenarkan iaitu tempoh yang membolehkan
sesebuah syarikat meminda (ALLOWABLE PERIODS) atau mengubah apa-apa transaksi yang telah ada.
Transaksi yang berada di luar tempoh ini tidak boleh ditambah mahupun diubah.
Untuk menetapkan tarikah yang dibenarkan, anda perlu klik pada pautan ADD.
Gambar 2.1.8: Paparan Senarai Tempoh Perakaunan yang Dibenarkan.

Seterusnya paparan berikut akan keluar dan anda hanya perlu masukkan tarikh mula dan tarikh tamat untuk
Tempoh Perakaunan yang dibenarkan oleh syarikat anda. Tekan butang “Save” di bahagian kanan atas skrin
anda.
Gambar 2.1.9: Paparan Tetapan Tempoh Perakaunan yang Dibenarkan
Pautan yang seterusnya yang terdapat dalam CONFIGURATION ialah PROJECT DETAILS DEFAULT iaitu
bertujuan untuk syarikat yang menggunakan Chart of Account yang tersendiri untuk projek-projek tertentu.
Sekiranya anda mempunyai Chart of Account yang sama bagi banyak projek, tetapan Chart of Account untuk
projek tersebut boleh dilakukan dengan lebih cepat dengan adanya Project Details Default ini. Melalui CoA
yg berada dalam PROJECT DETAILS DEFAULT ia akan dihubung kait dengan CoA induk ataupun CoA asal
kepada syarikat tersebut. Jika anda perlu memasukkan butiran tentang CoA projek, anda perlu klik pautan
ADD HEADER.
Gambar 2.1.10: Paparan Projek Detail Default
Seterusnya pautan berikut yang keluar dan anda perlu menetapkan apa-apa yang berkaitan untuk
menghubungkan setiap transaksi projek anda kepada CoA yang asli.
Gambar 2.1.11: Paparan cara untuk menetapkan Project Detail Default

MENETAPKAN TEMPOH PERAKAUNAN (ACCOUNTING PERIOD)
1. Untuk mengakses module perakaunan, klik pada pautan Accounting dalam ikon-ikon modul di atas.
2. Kemudian, pergi kepada submodul Chart of Accounts dan klik pada Chart of Accounts (Main). Paparan skrin
akan muncul seperti berikut:
3. Kemudiannya, klik Start Accounting Period. Sebuah tetingkap baru akan muncul seperi skrin di bawah:
4. PIlih tarikh mula dan tamat “accounting period”. Tarikh ini adalah pada kebiasaannya sama dengan tarikh
tempoh kewangan beraudit anda.
Nota: Tarikh tamat hanyalah jangkaan. Anda mungkin memerlukan lebih masa (dan boleh dilakukan) untuk
melakukan sebarang perubahan sebelum menutup “Accounting Period” anda.
5. Sila masukkan maklumat yang diperlukan dan tekan butang Submit untuk menetapkan “accounting period”
anda.
2.2 CHART OF ACCOUNTS
MENETAPKAN CHART OF ACCOUNT SECARA AUTOMATIK
“Chart of Account” anda boleh ditetapkan secara automatik. OfficeCentral akan mengisi senarai Header berdasarkan
senarai Header yang biasa digunakan dalam perakaunan syarikat-syarikat industri kecil dan sederhana.
1. Untuk menetapkan senarai Header secara automatik, klik pada menu “Chart of Accounts (Main)” yang
boleh didapati di submodule Chart of Accounts.

2. Pada laman Chart of Accounts, klik pada butang SETUP ACCOUNT (DEFAULT) seperti yang ada dalam
paparan di atas. Kemudiannya, senarai Header akan tertulis.
3. Header tersebut berfungsi sebagai “rumah” untuk akaun-akaun Detail. Anda juga boleh membayangkan
Header sebagai sebuah kategori besar yang mengandungi sub-kategori (akaun detail) yang lain.
NOTA
• Proses ini hanya akan menjana senarai akaun Header, bukannya akaun Detail. Oleh itu, anda perlu
menetapkan setiap akaun Detail yang akan anda gunakan. Akaun Header yang tidak mempunyai sebarang
akaun Detail boleh dibiarkan tanpa sebarang Detail di bawahnya.
• Anda juga boleh menambahkan akaun Header di bawah akaun Header yang lain.
MENETAPKAN “CHART OF ACCOUNT” SECARA MANUAL
Jika anda telah mempunyai Chart of Account anda sendiri, anda boleh memasukkan data Chart of Accounts anda
secara manual dalam modul Accounting OfficeCentral.
1. Klik pada menu Chart of Accounts (Overall) dalam submodul CHART OF ACCOUNTS.
2. Klik “+ ADD HEADER” untuk menambah akaun Header. Sila rujuk paparan di bawah:
Gambar 2.2.17: Tetapan Chart of Accounts
3. Seterusnya, anda boleh memilih salah satu akaun Header tersebut dan tekan “+Add Header” untuk
menambahkan akaun Header di bawah akaun Header tersebut atau tekan “+ADD DETAIL” untuk
menambahkan akaun Detail di bawah Header tersebut dalam Chart of Account anda. Sila rujuk di paparan di
halaman seterusnya.

Gambar 2.2.18: Paparan yang ditunjukkan setelah memilih akaun Header
NOTA
• Walaupun Account Code di Account Information dijana secara automatik, anda boleh memilih
untuk meletakkan kod akaun anda sendiri jika anda mahu.
• Anda perlu memilih Location (lokasi) yang tepat untuk akaun anda. Lokasi-lokasi yang anda pilih ini
boleh melihat dan melakukan transaksi menggunakan akaun tersebut.
• Anda perlu memilih jenis akaun yang betul di kotak What is this Account.
Tekan butang ini untuk menambah akaun
Header di bawah akaun Header yang telah
dipilih.
Tekan butang ini untuk menambah akaun
Detail di bawah akaun Header yang telah
dipilih.
Pilih Jenis Akaun sama ada Header atau Detail
Masukkan nama Akaun Tersebut
Kod Akaun dijanakan secara automatik. Walau bagaimanapun, anda
boleh menukar kod akaun ini.

Gambar 2.2.19: Kesemua paparan di atas menunjukkan tetapan Chart of Account
Pilih lokasi yang boleh melihat dan mengakses akaun ini.
Tandakan “/” dalam kotak untuk jenis akaun ini

MENETAPKAN CHART OF ACCOUNT SECARA IMPORT
“Chart of Account” anda juga boleh ditetapkan secara import. OfficeCentral akan mengimport Chart of
Accounts yang telah digunapakai oleh anda jika ada. Berkemungkinan setiap syarikat telah menggunakan
Chart of Accounts tersendiri dan mahukannya dimasukkan ke dalam OfficeCentral. Oleh itu, OfficeCentral
membantu anda untuk mengimport Chart of Accounts yang telah anda gunakan.
1. Klik pada Chart of Accounts (Overall) dalam submodule CHART OF ACCOUNTS.
2. Klik pada SETUP ACCOUNT (DEFAULT)
3. Klik Choose Setup dan pilih Import seperti paparan dibawah.
Gambar 2.2.20: Paparan untuk menetapkan Chart of Accounts
4. Paparan dibawah akan keluar untuk anda memilih file (Choose File) anda untuk
diimportkan. Pilih maklumat-maklumat yang betul berdasarkan “column” dalam fail yang
anda muat naik.
Gambar 2.2.21: Paparan untuk memuatnaik fail Chart of Accounts

MENAMBAH AKAUN “HEADER” DAN AKAUN “DETAIL” DALAM CHART OF ACCOUNTS
Untuk melaksanakan transaksi perakaunan, anda perlu menetapkan beberapa Header dan Detail. Apabila anda
menambah Header atau Detail yang baru, tetingkap yang berikut akan ditunjukkan seperti paparan berikut:
Masukkan data yang diperlukan bagi menetapkan Header atau Detail yang baru. Langkah-langkahnya adalah seperti
berikut:
• Untuk Account Type, sila klik pada pilihan yang betul (sama ada Header atau Detail).
• Account code dan Account Name boleh ditukar mengikut pilihan anda.
• Sila pilih lokasi yang tepat untuk akaun anda.
• Untuk kotak What is this Account, sila pilih jenis akaun yang betul bagi memastikan ketepatan maklumat
dalam akaun nanti.

Contoh: Jika anda ingin membuat akaun Revenue, anda boleh menggunakan panduan seperti di bawah:
Parent Information SALES REVENUE
Account Type Detail
Account Information: Account Name Revenue A
Location Headquarters (tick one only)
What is this account? Revenues -> Sales Revenues (tick one only)
9.2 TRANSAKSI PERAKAUNAN HASIL (REVENUES)
Dalam modul Accounting OfficeCentral, anda boleh memasukkan transaksi-transaksi berkaitan hasil di bahagian
“Revenues”.
Pengeluaran invois (Issued Invoice) dilaksanakan apabila syarikat perlu menjana invois untuk diberikan
kepada pelanggan. Pengguna OfficeCentral boleh menjana invois dengan dua cara iaitu
1) Menjana terus invois melalui modul Accounting. Pilihan ini membolehkan data
perakaunan dimasukkan secara terus untuk transaksi yang dibuat.
2) Menjana invois melalui modul CRM dan mengimport masuk ke dalam modul Accounting.
Jika anda mempunyai staf yang hanya membuat billing sahaja dan bukan Accounting, sila
gunakan pilihan ini.
Akaun-akaun yang diperlukan: Debtor (Debit) dan Revenue (Credit)

Untuk mengeluarkan invois, sila ikuti langkah-langkah berikut:
Untuk mengeluarkan invois anda perlu membuat akaun Debtor terlebih dahulu dengan mengikuti langkah-
langkah berikut:
1. Revenue-> Debtors-> Add New
Gambar 2.3.1: Paparan untuk menambahkan akaun maklumat pelanggan/supplier
Anda perlu memilih jenis akaun sama ada customer, supplier, competitor, distributor, integrator
atau partner. Seterusnya, anda perlu memasukkan maklumat mereka. Anda harus memasukkan
setiap maklumat bagi akaun penghutang anda supaya nanti memudahkan sebarang transaksi yang
anda lakukan.
Gambar 2.3.2: Paparan untuk sambungan Akaun Pelanggan ke Chart of Accounts

Akhir sekali, anda perlu petakan akaun penghutang anda kepada lokasi dan juga Chart of Account
dengan menandakan di petak yang disediakan. Untuk itu, anda perlu pilih daripada CoA yang telah
disediakan dengan membuka senarai dalam CURRENT ASSETS dan pilih DEBTORS. Seterusnya tekan
SUBMIT.
2. Sila ke menu Revenue ->Issue Invoices -> Add New.
Gambar 2.3.3: Paparan untuk mengeluarkan invois
3. Sila pilih Customer (pelanggan) dan masukkan data-data yang diperlukan.
4. Ruangan wajib: Issue To (Customer: Debtor Account [search for customer]), Invoice Number, Date
Issued, Date Due, Subject dan juga butiran barangan yang anda jual untuk mereka.
Gambar 2.3.4: Maklumat barangan/servis yang dibeli
5. Jika anda ingin menambah barangan lagi, anda hanya perlu klik pautan +Add Item.
6. Ruangan tidak wajib: Address, GST Reg No, Contact Person

7. Paparan dibawah menunjukkan informasi bil anda (Click here to view billing information) dan jika
anda ingin menambah butiran lagi, anda boleh masukkan dalam pautan tersebut.
Gambar 2.3.5: Paparan untuk menambahkan maklumat pembayaran
8. Apabila selesai memasukkan data, klik pada butang Submit di bahagian atas kanan skrin. Paparan
yang kelihatan serupa akan ditunjukkan tetapi apabila anda scroll ke bawah, anda akan melihat
ruangan baru iaitu Transaction Details yang mengandungi pemilihan akaun Debit dan juga Credit.
Gambar 2.3.6: Transaksi debit/credit akaun
9. Sila pastikan Account yang dipilih ialah akaun yang tepat bagi tujuan Debit dan juga Credit.
10. Sekiranya ada perubahan yang dibuat atau tiada perubahan, anda harus klik butang Submit.
11. Pergi kepada menu “My Transaction/ My Location” untuk meluluskan transaksi tersebut. Hal ini
kerana hanya transaksi yang diluluskan akan muncul dalam laporan perakaunan nanti.

NOTA
Opening Balance Invoice: Pilih ini sekiranya invois ini merupakan invois lama yang mana jumlahnya telah
termasuk dalam “Opening Balance” di Chart of Accounts. Dengan memilih opsyen ini, sistem tidak akan
jana transaksi baru di dalam sistem perakaunan ini.
Untuk melihat senarai invois yang telah dikeluarkan, sila pergi kepada menu Revenue ->Issued Invoice -
>Overall.
Debit Notes, Credit Notes dan juga Receive Payment harus dicatat daripada invois tersebut. Oleh itu, untuk
mencatat Debit Notes, Credit Notes dan juga Receive Payment, anda harus ke menu Revenue ->Issued
Invoice.
MENERIMA BAYARAN (RECEIPTS)
Untuk merekodkan bayaran yang diterima, anda harus menggunakan menu Receipts dalam modul
perakaunan OfficeCentral.
Nota: Fungsi Receipts boleh digunakan untuk transaksi tunai yang dibuat dengan pembekal anda.
Maklumat GST akan direkodkan secara automatik.
1. Situasi 1: Menerima bayaran untuk Issued Invoice: Sila ke menu Revenue ->Issued Invoices. Pada
barisan yang sama dengan invois berkaitan, klik pada pautan Receive Payment di tab Action.
Gambar 2.3.7: Senarai invois
Di bawah adalah paparan selepas klik pautan Receive Payment dan anda hanya perlu mengemaskini
butiran receipt.

Gambar 2.3.8: Paparan untuk mengeluarkan resit
*Bahagian bawah sekali akan menunjukkan hubungan resit anda dengan invoice yang sama.
2. Situasi 2: Menerima bayaran tanpa Issued Invoice: Sila ke menu Revenue -> Receipts-> Add New
dan paparan dibawah akan terus keluar untuk dipenuhkan.
Gambar 2.3.9: Paparan untuk mengeluarkan resit
*Bahagian bawah sekali akan menunjukkan tiada hubungan resit anda dengan invoice kerana
bayaran tanpa invoice.
3. Pilih akaun yang tepat untuk “Receive In” dan juga From.

4. Jika anda menerima bayaran melalui Situasi 1, tidak perlu untuk mengubah apa-apa dan anda hanya
perlu penuhkan butiran lain yang perlu dipenuhkan.
5. Jika anda memilih Situasi 2, anda perlu memasukkan segala maklumat untuk trasaksi pembayaran
yang telah dibuat termasuk juga butiran terperinci barangan yang anda jual.
6. Ruangan wajib diisi(perlu ada butiran): Received In, Payment Method, Received From, Date Issue,
Subject, Quantity, Item, Unit Price, Discount(if applicable) dan Tax Code(if applicable).
7. Apabila selesai memasukkan data, klik butang Submit pada bahagian atas, kanan laman tersebut.
Paparan yang kelihatan serupa akan ditunjukkan tetapi apabila anda scroll ke bawah, anda akan
melihat ruangan baru iaitu Transaction Details yang mengandungi pemilihan akaun Debit dan juga
Credit.
Gambar 2.3.10: Paparan untuk transaksi debit / kredit
8. Pergi kepada menu “My Transaction/ My Location” untuk meluluskan transaksi tersebut.

MENGELUARKAN NOTA KREDIT (CREDIT NOTE) KEPADA PELANGGAN
Apakah itu Nota Kredit?
Nota kredit dikeluarkan kepada penghutang dan akan mengurangkan baki hutang yang ditanggung oleh
penghutang kepada syarikat anda.
1) Pilih invois yang mana anda ingin mengeluarkan Nota Kredit.
Accounting>Revenue>Issued Invoice>Overall
2) Pilih “Issue Credit Note” di dalam kolumn “Action” seperti di bawah:

3) Masukkan maklumat yang diperlukan dalam nota kredit berikut:
No Tajuk Penerangan
1 From (Customer
Account)
Sistem akan mengeluarkan data secara automatic dari invois yang
telah dipilih.
2 Credit Note Number Sistem akan menjana nombor rujukan Nota Kredit ini secara
automatic. Walaubagaimanapun, anda boleh pilih untuk
mengubah nombor ini.
3 Subject Tajuk Nota Kredit tersebut
4 Invoice Information Maklumat invois yang berkaitan dengan Nota Kredit ini
1
3
4
2
5

5 Credit Note Items Anda perlu memasukkan maklumat barangan/servis yang ingin
dikurangkan seperti Kuantiti, Nama, Harga seunit dan Cukai (jika
ada).
4) Melihat senarai Nota Kredit
➢ Anda boleh melihat maklumat nota kredit yang telah dikeluarkan.
➢ Anda boleh mengubah maklumat yang telah dimasukkan sebelum ini (sekiranya transaksi tersebut
masih belum diluluskan).
➢ Annda boleh memuat turun nota kredit tersebut dalam format PDF, Excel dan Word.
5) Meluluskan transaksi Nota Kredit
Transaction>My Location/My Transaction>Active
Status Tekan “Approve” di bahagian kanan untuk meluluskan transaksi tersebut. Sekiranya
anda ingin meluluskan banyak transaksi serentak, tandakan “/” dalam kotak di
bahagian kiri dan tekan butang “Approve Transactions” di bahagian bawah.

6) Muat turun dalam format Pdf, Excel & Word
PDF
Excel
Word

2.4 TRANSAKSI PERAKAUNAN UNTUK PERBELANJAAN (EXPENSES)
Dalam modul Accounting OfficeCentral, anda boleh memasukkan transaksi-transaksi berkaitan
perbelanjaan di bahagian “Expenses”.
MENERIMA INVOIS (RECEIVE INVOICE)
Apabila anda membuat pembelian untuk syarikat anda atau menerima bekalan, anda akan menerima
invois daripada pembekal anda.
Kemasukan data dalam Received Invoice adalah perlu demi memastikan Input Tax yang dibayar akan
direkodkan dengan tepat, terutamanya bagi tujuan menuntut kembali Input Tax Credit (ITC).
Akaun yang diperlukan: Inventory / Cost of Goods Sold / Overhead (Debit) and Creditor (Credit)
Untuk memasukkan data penerimaan invois, anda perlu membuat acount creditors terlebih dahulu. Sila
ikuti langkah-langkah berikut:
1. Expenses-> Creditors-> Add New
Gambar 2.4. 1: Tambah Akaun Baru
Anda perlu memilih jenis akaun sama ada customer, supplier, competitor, distributor, integrator
atau partner. Seterusnya, anda perlu memasukkan maklumat mereka. Anda harus memasukkan
setiap maklumat bagi akaun pemiutang anda supaya nanti memudahkan sebarang transaksi yang
anda lakukan.

Gambar 2.4.2: Sambungan akaun ke Chart of Accounts
Akhir sekali, anda perlu petakan akaun pemiutang anda kepada lokasi dan juga Chart of Account
dengan menandakan di petak yang disediakan. Untuk itu, anda perlu pilih daripada CoA yang telah
disediakan dengan membuka senarai dalam CURRENT LIABILITIES dan pilih CREDITORS. Seterusnya
tekan SUBMIT.
Untuk penerimaan invois anda boleh ikuti langkah-langkah berikut:
1. Sila ke menu Expenses ->Received Invoices ->Add New. Anda akan ditunjukkan paparan seperti
berikut:
Gambar 2.4.3: Paparan Penerimaan Invois
2. Sila pilih supplier / biller dan masukkan data yang diperlukan.

3. Ruangan wajib diisi: : Receive From (Creditor Account), Reference Number (Invoice Number), Date
Received, Date Due, Subject dan juga butiran barangan yang anda jual untuk mereka.
4. Ruang tidak wajib diisi: Import Document No
5. Jika anda ingin menambah barangan lagi, anda hanya perlu klik pautan +Add Item.
6. Paparan dibawah menunjukkan informasi bil anda (Click here to view billing information) dan jika
anda ingin menambah butiran lagi, anda boleh masukkan dalam pautan tersebut.
Gambar 2.4.4: Gambar paparan maklumat pembayaran invois
Credit.
Gambar 2.4.5: Gambar paparan transaksi debit / kredit
8. Sila pastikan Account yang dipilih ialah akaun yang tepat bagi tujuan Debit dan juga Credit.

9. Sekiranya ada perubahan yang dibuat atau tiada, anda harus klik butang Submit.
10. Pergi kepada menu “My Transaction/My Location” untuk meluluskan transaksi tersebut. Hal ini
kerana hanya transaksi yang diluluskan akan muncul dalam laporan perakaunan nanti.
NOTA
Opening Balance Invoice: Pilih ini sekiranya invois ini merupakan invois lama yang mana jumlahnya telah
termasuk dalam “Opening Balance” di Chart of Accounts. Dengan memilih opsyen ini, sistem tidak akan
jana transaksi baru di dalam sistem perakaunan ini.
Debit Notes, Credit Notes dan juga Issue Payment harus dicatat daripada invois tersebut. Oleh itu, untuk
mencatat Debit Notes, Credit Notes dan juga Issue Payment, anda harus ke menu Revenue ->Issued
Invoice.

MEMBUAT BAYARAN (ISSUE PAYMENT)
Apabila kita memasukkan data untuk “Receive Invoice”, ia tidak bermakna kita akan membuat bayaran
secara automatik. Oleh itu, untuk membuat bayaran, kita perlu menggunakan menu “Issue Payment”.
Nota: Fungsi Receive Payment boleh digunakan untuk transaksi tunai yang dibuat dengan pembekal anda.
Maklumat GST akan direkodkan secara automatik.
1. Situasi 1: Membuat bayaran bagi Received Invoice: Sila ke menu Expenses ->Received Invoices.
Pada barisan yang sama dengan invois berkaitan, klik Issue Payment pada tab Action.
Gambar 2.4.6: Senarai invois yang diterima
Di bawah adalah paparan selepas klik pautan Issue Payment dan anda hanya perlu mengemaskini
butiran issue payment.
Gambar 2.4.7: Gambar Paparan Issue Payment beserta sambungan invois (invoice connection)
*Bahagian bawah sekali akan menunjukkan hubungan resit anda dengan invoice yang sama.
2. Situasi 2: Membuat bayaran tanpa invois: Sila ke menu Expenses ->Issued Payments ->Add New.

Gambar 2.4.8: Gambar Paparan Issue Payment tanpa sambungan invois
*Bahagian bawah sekali akan menunjukkan tiada hubungan resit anda dengan invoice kerana bayaran
tanpa invoice.
3. Pilih akaun yang tepat untuk Issued From dan Issued To.
4. Jika anda membuat bayaran menggunakan Situasi 1, anda tidak perlu mengubah apa-apa dan anda
hanya perlu penuhkan butiran lain yang perlu dipenuhkan.
5. Untuk Situasi 2, anda perlu memasukkan segala maklumat untuk trasaksi pembayaran yang telah
dibuat termasuk juga butiran terperinci barangan yang anda beli.
6. Ruangan wajib diisi(perlu ada butiran): Reference Number, Date Received, Issued From(your bank
account), Issued To(Creditor’s Account), Payment Method, Subject, Quantity, Item, Unit Price,
Discount(if applicable) dan Tax Code(if applicable).
Credit.

Gambar 2.4.9: Gambar Paparan Transaksi Debit/Kredit
8. Pergi kepada menu “My Transaction/My Location” untuk meluluskan transaksi tersebut.

4.3 PENYESUAIAN TRANSAKSI (CUSTOM TRANSACTIONS) AND TRANSAKSI JENIS LAIN (OTHER
TRANSACTIONS)
PENYESUAIAN TRANSAKSI (CUSTOM TRANSACTIONS)
Apakah itu Custom Transactions?
Custom Transaction merupakan jenis-jenis transaksi yang berlaku berulang kali. Oleh itu, anda boleh memasukkan
transaksi ini ke dalam sistem beserta debit/kredit yang betul supaya dapat mempercepatkan kerja anda pada
kemudian hari.
A) Cara untuk menetapkan Custom Transaction
1) Transaction>Custom Transaction
2) Tekan butang “Add” untuk memasukkan yang baru
1
3

No Tajuk Penerangan
1 Name Masukkan tajuk Custom Transaction tersebut. Sebagai contoh: bil
elektrik.
2 Code Masukkan kod pendek (2 huruf sahaja). Kod ini akan digunakan di
bahagian depan nombor rujukan transaksi yang dijanakan secara
automatik oleh sistem.
3 Description Penerangan berkenaan dengan Custom Transaction tersebut.
3) Cara untuk menetapkan entri debit. Pilih akaun di bahagian debit seperti di bawah:
4) Cara untuk menetapkan entri kredit. Pilih akaun kredit seperti di bawah:

5) Tekan butang “Save”.
Cara untuk memasukkan transaksi di “Custom Transaction”
1) Pilih Custom Transaction tersebut dan tekan “Do Transaction” di bahagian kanan.
2) Akaun akan dipilih secara automatic. Masukkan jumlah di bahagian debit/credit. Kemudian, tekan butang “Save”.

3) Meluluskan transaksi
Seterusnya, anda boleh pergi ke Transactions > My Location’s Transactions dan anda akan tiba ke paparan berikut
untuk meluluskan transaksi:
TRANSAKSI LAIN (OTHER TRANSACTION/OTHER JOURNAL)
Apakah yang dimaksudkan dengan transaksi-transaksi lain?
Transaksi lain boleh dipanggil sebagai “Other Journal”. Transaksi-transaksi lain ini digunakan oleh pengguna untuk
memasukkan data selain daripada fungsi pengeluaran invoice, resit, penerimaan invois dan pengeluaran bayaran di
dalam menu “Revenue” dan “Expenses”.
Contoh menggunakan Transaksi lain:
Pengguna telah berubah dari sistem perakaunan yang lain kepada menggunakan sistem perakaunan OfficeCentral.
Pengguna telah memasukkan Baki Pemula (Opening Balance) untuk penghutang (debtor). Semasa tempoh
perakaunan semasa, penghutang tersebut ingin membayar baki yang berhutang tersebut. Oleh itu, untuk
mengurangkan baki hutang penghutant tersebut, pengguna boleh menggunakan Transaksi Lain (Other Transaction).
Nota: Transaksi lain akan mengurangkan atau menaikkan Baki Pemula tetapi tidak akan memberi sebarang kelainan
terhadap “Debtor Aging” dan “Creditor Aging”.

Berikut merupakan proses untuk memasukkan Transaksi Lain (Other Transaction):
1) Transaction>Other Transaction
2) Masukkan maklumat yang diperlukan
No Tajuk Penerangan
1 Description Description for the transaction
2 Add Debit Debit Entry
3 Add Credit Credit Entry
4 Add Cheque/Payment
Information
If Transaction is related to Payment, please enter the Payment
Information
1
2
3

3) Tekan butang “Save”
4) Luluskan Transaksi (Hanya transaksi yang telah diluluskan akan ditunjukkan dalam laporan perakaunan)
9.3 IMPORT TRANSAKSI (IMPORT TRANSACTION)
Untuk transaksi yang dibuat dalam modul-modul lain seperti Finance dan CRM, anda boleh untuk import data tersebut
untuk dimasukkan dalam modul Accounting OfficeCentral.
IMPORT DATA GAJI (IMPORT PAYROLL DATA)
Hanya gaji yang telah dimuktamadkan boleh diimport ke dalam Accounting.
1. Menu ini masih dalam fasa pembangunan. Maklumat akan dimasukkan di sini apabila siap kelak.
IMPORT INVOIS (IMPORT INVOICES)
Anda boleh mengimport invois yang dijana dalam modul CRM dengan mengklik menu Import Invoices dalam
submodul TRANSACTIONS. Kemudian, anda akan ditunjukkan dengan skrin seperti berikut:

Langkah-langkahnya adalah seperti berikut:
1. Pilih akaun yang betul dalam ruangan Default Credit to.
2. Check (tick) on the invoices that you want to import.
3. On the top-right section of the page, click the Import button.

IMPORT TUNTUTAN (IMPORT CLAIMS)
Nota penting: Sebelum menggunakan fungsi ini, sila pastikan anda telah memilih akaun yang tepat untuk staf
berkenaan di ruangan Settings>Staffs. Biasanya, akaun Detail ini diletakkan dalam bahagian Current Liabilities di
dalam Chart of Account anda.
Langkah-langkah mengimport claim adalah seperti berikut:
1. Dalam submodul TRANSACTIONS, sila ke menu Import Transaction ->Import Claims from Finance.
2. Pilih akaun yang betul dalam ruangan Default Debit to field. (Contoh: Employment Expenses dalam
bahagian Overhead di CoA)
3. Tandakan invois yang anda ingin import.
4. Klik butang Import apabila selesai.

IMPORT BAUCAR BAYARAN (IMPORT PAYMENT VOUCHERS)
Nota penting: Sebelum menggunakan fungsi ini, sila pastikan anda telah memilih akaun yang tepat untuk staf / akaun
berkenaan di ruangan Settings>Staffs / Settings > Accounts.
1. Dalam submodul TRANSACTIONS, sila ke menu Import Transaction ->Import Payment Vouchers from
Finance.
2. Pilih akaun yang betul dalam ruangan Default Credit to field.
3. Tandakan baucar bayaran yang anda ingin import.
IMPORT BAUCAR TUNAI (PETTY CASH)
Nota penting: Sebelum menggunakan fungsi ini, sila pastikan anda telah memilih akaun yang tepat untuk staf / akaun
berkenaan di ruangan Settings>Staffs / Settings > Accounts.
1. Dalam submodul TRANSACTIONS, sila ke menu Import Transaction ->Import Petty Cash Vouchers from
Finance.
2. Pilih akaun yang betul dalam ruangan Default Credit to.
3. Tandakan baucar bayaran petty cash yang anda ingin import.

9.4 MELULUSKAN TRANSAKSI (APPROVE TRANSACTIONS)
Selepas melaksanakan apa-apa transaksi, transaksi tersebut mestilah diluluskan oleh admin. Hanya transaksi yang
diluluskan sahaja akan muncul dalam laporan-laporan yang dijana oleh sistem OfficeCentral.
Untuk mengakses menu ini, anda perlu memilih Approve Transactions dalam submodul TRANSACTIONS.
1. Anda boleh mencari transaksi yang ingin diluluskan mengikut tarikh transaksi yang ditetapkan.
2. Pilih Approve jika ingin meluluskan transaksi tersebut dan Reject jika tak mahu meluluskan transaksi tersebut.
Nota: Anda tidak boleh memadam sebarang transaksi. Hal ini kerana anda perlu menunjukkan kepada bahagian audit
transaksi yang ditolak (rejected) sekiranya terdapat langkauan (skip) dalam urutan nombor invois anda.

9.5 TRANSAKSI JENIS LAIN (CUSTOM TRANSACTION)
Anda boleh menetapkan jenis-jenis transaksi yang selalu dibuat dalam Transaction Types.
1. Pilih Custom Transaction dalam submodul TRANSACTION. Anda akan ditunjukkan senarai jenis-jenis
transaksi.
2. Klik butang “+ ADD” untuk menambah transaksi baru. Paparan skrin akan naik seperti berikut:
3. Masukkan Name, Code and Description untuk transaksi tersebut.
Nota: Code akan digunakan sebagai sebahagian daripada nombor rujukan transaksi. Oleh itu, anda
sewajarnya meletakkan 2 atau 3 aksara (Contoh: AA atau AAA) sahaja.
4. Pilih akaun yang betul bagi tujuan Debit dan Credit.

9.6 LAPORAN PERAKAUNAN (ACCOUNTING REPORTS)
Modul Accounting dalam OfficeCentral membolehkan pengguna untuk menjana laporan mengikut tempoh masa yang
diingini.
JENIS-JENIS LAPORAN (REPORT TYPES) YANG DISOKONG
Accounting OfficeCentral boleh menjana laporan-laporan berikut:
1. Profit & Loss
2. Balance Sheet
3. Trial Balance
4. Cash Flow
5. General Ledger
6. Journal Listing
PANDUAN UMUM
1. Setiap laporan yang dijana dapat disimpan dalam format Microsoft Excel. Klik pada butang Microsoft Excel di
bahagian kanan atas laman laporan tersebut.

LAPORAN PROFIT & LOSS
Dalam submodule Reports, anda boleh menjana Profit & Loss Report untuk Overall (gabungan semua lokasi) and
Individual (satu lokasi sahaja). Admin for location hanya boleh melihat laporan bagi lokasinya sahaja. Apabila anda klik
pada menu Profit & Loss (Overall) dalam submodul Reports, skrin berikut akan terpapar:
1. Pilih “level” akaun yang diperlukan.
2. Masukkan Start Date dan juga End Date.
3. Klik butang Search untuk menjana laporan.
4. Klik pada butang Microsoft Excel untuk mengeksport fail laporan tersebut dan memuat turun dalam format
Microsoft Excel.

LAPORAN BALANCE SHEET (BALANCE SHEET REPORT)
Dalam submodul Reports, anda boleh menjana laporan Balance Sheet (Balance Sheet Report) Report untuk Overall
(gabungan semua lokasi) and Individual (satu lokasi sahaja). Admin for location hanya boleh melihat laporan bagi
lokasinya sahaja. Apabila anda klik pada menu Balance Sheet dalam submodul Reports, skrin yang berikut akan
terpapar:
Microsoft Excel.

LAPORAN TRIAL BALANCE (TRIAL BALANCE REPORT)
Dalam submodul Reports, anda boleh menjana laporan Trial Balance untuk Overall (gabungan semua lokasi) and
pada menu Trial Balance dalam submodul Reports, skrin berikut akan terpapar:
2. Pilih tarikh yang diperlukan untuk Trial Balance.
Microsoft Excel.

LAPORAN ALIRAN TUNAI (CASH FLOW REPORT)
Dalam submodul Reports, anda boleh menjana laporan aliran tunai (cash flow) untuk Overall (gabungan semua lokasi)
and Individual (satu lokasi sahaja). Admin for location hanya boleh melihat laporan bagi lokasinya sahaja. Apabila anda
klik pada menu Cash Flow dalam submodul Reports, skrin berikut akan terpapar:
2. Pilih akaun yang diingini.
Microsoft Excel.

LAPORAN LEJAR AM (GENERAL LEDGER)
Dalam submodul Reports, anda boleh menjana laporan lejar am untuk Overall (gabungan semua lokasi) and Individual
(satu lokasi sahaja). Admin for location hanya boleh melihat laporan bagi lokasinya sahaja. Apabila anda klik pada
menu General Ledger dalam submodul Reports, skrin berikut akan terpapar:
1. Click pada kotak tersebut untuk menunjukkan/menyembunyikan akaun tidak aktif.
4. Gunakan “slider” untuk menunjukkan/menyembunyikan Chart of Accounts.
Microsoft Excel.

LAPORAN JOURNAL LISTING
Dalam submodul Reports, anda boleh menjana laporan Journal Listing untuk Overall (gabungan semua lokasi) and
pada menu Journal Listing dalam submodul Reports, skrin berikut akan dipaparkan:
2. Klik butang Filter untuk menjana laporan.
Microsoft Excel.

PENYESUAIAN BANK (BANK RECONCILATIONS)
Dalam submodul Reports, anda boleh menggunakan menu penyesuaian bank (Bank Reconciliations) untuk menyemak
transaksi dan baki dalam bank. Semasa melakukan rekonsilasi bank, anda perlu memastikan baki dalam akaun bank di
dalam sistem adalah sama dengan bank statement. Sebarang percanggahan akan direkodkan di dalam laporan Bank
Reconciliations.
Apabila anda klik Bank Reconciliations dalam submodul Reports, paparan skrin akan ditunjukkan seperti berikut:
1) Di dalam submenu Report, pilih Reports – Bank Reconciliations seperti di bawah:
2) Pilih bank untuk melakukan bank reconciliations dan seterusnya tekan butang “Reconcile”.

3) Pilih Tarikh Hujung Bulan bagi bulan tersebut berdasarkan Penyata Bank dan seterusnya tekan butang “Reconcile”
seperti di bawah:
4) Masukkan maklumat berikut:
Statement Opening Amount: Masukkan baki permulaan berdasarkan penyata bank atau sistem akan ambil baki
penutup dari bank reconciliation bulan sebelumnya untuk dimasukkan ke dalam kotak ini.
Statement Closing Amount: Masukkan baki penutup seperti di Penyata Bank
5) Lakukan fasa pertama
Kesemua transaksi di dalam Cashbook (inflow/outflow) akan di keluarkan di dalam kotan di bawah “Reconcile”.
Deposit: Inflow
Pengeluaran: Outflow

At Reconcile: Tandakan “/” dalam kotak di bahagian kiri sekiranya transaksi tersebut ada di dalam Penyata Bank
seperti dalam gambar di bawah:
6) Bandingkan baki penutup di Penyata Bank dan di sistem dan juga jumlah transaksi yang ditanda “/”.
Amaun sepatutnya adalah sama.

7) Masukkan caj-caj bank
Sekiranya anda ingin masukkan caj-caj bank yang belum direkodkan, tandakan “/” di ruangan “I have bank fees and
charges to fill in”, masukkan jumlah caj bank pada bulan tersebut dan pilih akaun untuk tujuan debit.
8) Tekan butang “Reconcile”

9) Fasa kedua: Unmatched Transaction (Transaksi tidak sama)
Di sini, anda boleh masukkan transaksi-transaksi yang terdapat di dalam Penyata Bank tetapi tiada di dalam sistem
OfficeCentral. Tekan butang “+Add Temporary/Unmatched Transactions” untuk menambahkan transaksi-transaksi
tersebut.

10) Pembatalan transaksi
Pembatalan transaksi ini digunakan untuk membatalkan cheque atau transaksi yang berlaku di bank kerana tidak
mengikut format dan regulasi bank. Sebagai contoh: Tandatangan salah, nama akaun tidak betul dan sebagainya.
Anda boleh tandakan “/” dalam kolumn “Cancel?” semasa fasa pertama untuk membatalkan transaksi tersebut.
Setelah transaksi dibatalkan, transaksi tersebut akan disenaraikan dalam “Cancelled Transactions”.
Fasa Kedua

11) Other Transaction Not Reconciled
Transaksi-transaksi yang berada dalam OfficeCentral Cashbook yang tidak direkonsiliasi dalam bulan-bulan
sebelumnya dan masih tidak keluar dalam penyata bank, akan disenaraikan di bawah “Other Transactions Not
Reconciled”.
Transaksi-transaksi disusunkan bermula dengan tarikh yang paling lama sehingga yang terkini.
12) Finalize Bank Reconciliation (Memuktamadkan Bank Reconciliations)
Setelah kita berjaya untuk memastikan baki penutup di dalam cashbook dalam sistem OfficeCentral dan Penyata
bank (amaun dalam kurungan).
Butang ini hanya akan wujud sekiranya amaun tersebut adalah sama.
Setelah butang ini ditekan, tiada sebarang perubahan boleh dibuat terhadap bank reconciliations tersebut.

9.7 CUKAI GST
Menggunakan modul Accounting dalam OfficeCentral, anda boleh memantau segala cukai input dan cukai output
bagi tujuan percukaian GST.
KEPERLUAN MINIMUM UNTUK MENJANA LAPORAN GST (GST RETURN)
Sebelum memproses laporan GST, sila pastikan anda telah memuktamadkan (finalize) perkara-perkara berikut yang
berlaku sepanjang tempoh bercukai (taxable period) anda. (Contoh: 1 April 2015 hingga 30 Jun 2015)
✓ Accounting Period
✓ Chart of Account
o Cash and/or Bank Account
o Debtor
o Creditor
o Revenue Accounts
o Overhead / Cost of Goods Sold / Inventory
✓ Received Invoices
✓ Issued Invoices
Terdapat beberapa langkah untuk sistem memproses laporan GST. Langkah-langkah tersebut dibahagikan seperti
berikut:
a) GST Global Configuration
b) GST Transaction Entry Level-Revenue (Output Tax)
c) GST Transaction Entry Level-Expenses (Input Tax)
d) GST Transaction Entry Level Capital Goods (Output Tax) – if any
e) GST Transaction Entry Level Capital Goods (Input Tax) – if any
f) GST Report (GST-03)
g) Report Submission (TAP)
h) Issuing GST Payment @ Receiving Claim GST

Section A: GST Global Configuration
Rujuk pada manual Konfigurasi Global.
Section B: GST Transaction Entry Level-Revenue (Output Tax)
Semasa melakukan transaksi, pengguna boleh memasukkan maklumat GST untuk setiap barangan/servis yang dijual di
dalam invois kepada Pelanggan.
1) Revenue -> Issue Invoices -> Add New
No Perkara Penerangan
1 Tax Pilih kod cukai untuk Output Tax, sistem akan mengira jumlah cukai
secara automatik.
2 Tax (Total) for Invoice Pilih jumlah tax untuk invois.
3 Is the price tax inclusive? Tandakan “/” dalam kotak ini sekiranya GST telah termasuk dalam
harga seunit. Sistem akan mengira jumlah GST secara automatic
berdasarkan kod cukai dan harga seunit yang dimasukkan ke dalam
sistem.
1
2
3

Section C: GST Transaction Entry Level-Expenses (Input Tax)
Di bahagian transaksi, pengguna boleh memasukkan maklumat GST dalam barangan/servis yang dimasukkan ke dalam
invois yang diterima dari pembekal.
1) Expenses->Received Invoices->Add New
1 Tax Pilih kod cukai untuk Input Tax, sistem akan mengira jumlah cukai
secara automatik.
2 Tax (Total) for Invoice Pilih jumlah cukai untuk invois.
3 Is the price tax inclusive? Tandakan “/” dalam kotak ini sekiranya GST telah termasuk dalam
harga seunit. Sistem akan mengira jumlah GST secara automatic
berdasarkan kod cukai dan harga seunit yang dimasukkan ke dalam
sistem.
1
2
3

Section D: GST Transaction Entry Level Capital Goods (Output Tax) – if any
1) Revenue -> Issued Invoices (Capital Goods) -> Add
1
2 3 4

1 Account Pilih akaun pelanggan
2 Asset Pilih aset yang ingin dijual
3 Name Masukkan nama aset.
4 Tax Pilih kod cukai untuk Capital Goods.
5 Transaction Detail (Note) Sistem akan janakan maklumat dalam Transaction Details secara
automatik berdasarkan maklumat yang dibasukkan di bahagian atas.
Bahagian Transaction Details dijanakan secara automatik. Anda boleh melakukan sebarang perubahan sekiranya
diperlukan.
5

Section E: GST Transaction Entry Level Capital Goods (Input Tax) – if any
1) Expenses -> Received Invoices (Capital Goods) -> Add
1
2 3 4

1 Account Pilih akaun pembekal
2 Asset Pilih aset yang ingin dibeli
3 Name Masukkan nama Aset
4 Tax Pilih kod cukai untuk Capital Goods Expenses
5 Transaction Detail (Note) Sistem akan janakan maklumat ini secara automatic berdasarkan
maklumat yang telah dimasukkan di bahagian atas.
Bahagian Transaction Details dijanakan secara automatik. Anda boleh melakukan sebarang perubahan sekiranya
diperlukan.
5

Section F: GST REPORTS
Apabila pengguna ingin memproses GST untuk laporan dan penghantaran ke Jabatan Kastam Diraja Malaysia, sila pergi
ke submodul GST Reports
1) GST Reports -> GST 03
2) Pilih tempoh cukai dan tekan butang “Process”
Taxable Period Pilih tempoh percukaian yang telah ditetapkan oleh Jabatan Kastam Diraja
Malaysia kepada syarikat anda. Anda boleh rujuk kepada surat yang anda
terima.

3) Senarai GST-03 yang telah diproses adalah seperti berikut:
Tekan butang “Details” untuk melihat maklumat GST-03 yang telah dijana. Anda boleh melihat paparan seperti di
bawah:

4) Finalize (Muktamad)
Setelah anda berpuas hati dengan laporan GST-03 yang dikeluarkan, tekan butang “Finalize” untuk memuktamadkan
GST-03 tersebut dan memastikan tiada sebarang perubahan yang dilakukan.
PENGHANTARAN LAPORAN GST
Anda boleh menghantar laporan GST anda melalui dua kaedah:
1) Memuat naik fail TAP ke laman web Kastam TAP
2) Mencetak borang GST 03 – PDF dan menghantarnya ke pejabat Kastam.

Section G: Report Submission (TAP)
Untuk tujuan penghantaran ke Jabatan Kastam Diraja Malaysia, anda boleh memuatturun TAP file untuk dimuatnaik
ke laman web Jabatan Kastam Diraja Malaysia. Proses untuk menjana fail ini adalah seperti di bawah:
1) GST-03 ->Generate TAP File
Contoh file TAP yang telah dimuat turun:

Section H: Issuing GST Payment @ Receiving Claim GST
Seterusnya, setelah anda memuatnaik fail TAP tersebut di laman web Kastam, anda boleh melakukan transaksi
pengeluaran bayaran bagi membayar Cukai GST tersebut.
1) Payment Status->Pay (Issue Payment)
Tekan “Issue Payment” ataupun “Receive Payment” (berdasarkan apa yang keluar di paparan anda) dan masukkan
transaksi tersebut. Maklumat berkenaan dengan transaksi tersebut telah dijana secara automatic. Anda hanya perlu
memilih bank untuk melakukan pembayaran tersebut.

2) Payment Status->Claim (Receive Payment)
Sekiranya anda menerima bayaran dari pihak Kastam, tekan “Receive Payment” dan transaksi tersebut akan dijanakan
secara automatik dan anda hanya perlu memilih akaun bank yang menerima bayaran tersebut.

9.8 PERAKAUNAN PELBAGAI LOKASI (MULTIPLE LOCATIONS)
Modul Accounting dalam OfficeCentral menyokong keupayaan perakaunan untuk pelbagai lokasi. Untuk itu, anda
harus menyediakan OfficeCentral dengan beberapa tetapan khas seperti yang diterangkan di bawah.
TETAPAN AWAL UNTUK BERBILANG LOKASI (INITIAL SETUP FOR MULTIPLE LOCATIONS)
Jika anda mempunyai pelbagai lokasi, anda boleh memilih salah satu daripada dua pilihan:
2) Accounting yang digabungkan untuk berbilang lokasi
3) Satu accounting bagi setiap lokasi
Tetapan seperti berikut perlu dibuat sebelum menggunakan perakaunan untuk pelbagai lokasi:
1. Tetapan lokasi: Bagi setiap lokasi yang ada Chart of Accounts sendiri, pergi kepada modul
Settings>SETTINGS>Location, tandakan (tick) pada butang Does it have it’s own Chart of Accounts
(Accounting)?.
2. Setiap lokasi perlu mempunyai adminnya sendiri. User Roles bagi setiap admin tersebut boleh ditetapkan di
bahagian Roles dalam modul HRMS.
NOTA PENTING
Admin bagi sesebuah lokasi hanya boleh membuat transaksi di lokasinya sendiri sahaja. Laporan perakaunan juga
boleh dijana mengikut sesebuah location.

10.0 PEROLEHAN (PROCUREMENT)
10.1 PENDAHULUAN
Model Procurement dibangunkanuntuk menguruskan maklumat perolehan bagi sesebuah organisasi. Modul
Perolehan juga dilihat dapat membantu menyelaraskan proses perolehan dan juga membantu proses pemilihan dan
pemantauan bekalan.
Bagi membuat perolehan, anda boleh pergi ke menu utama dan klik “procurement”
Untuk melihat atau menambah senarai pesanan pembelian sila lihat langkah dibawah:
Menambah Pesanan Pembelian
A
Sila penuhkan maklumat
yang diperlukan.

Sila masukkan maklumat
bil dan penghantaran yang
terlibat.
Sila nyatakan item yang
terlibat, jumlah harga,
diskaun jika ada
Klik “Finalize” selepas segala
maklumat telah dimasukkan.
Untuk setiap pesanan pembelian,
anda dikehendaki membuat
“Delivery Order” dan “Invoice”.

Untuk membuat Delivery Order atau Receive Invoice, sila ikuti langkah berikut:
Nota: Segala proses yang dibuat anda dikehendaki untuk “Save”. Pastikan anda tekan “Finalize” untuk setiap
transaksi yang dibuat.
Anda dikehendaki klik “Mark
as Paid” dan klik “Save”
Cara membuat “Receive Invoice” dan “Receive Delivery Order”

11.0Point Of Sales
11.1 PENDAHULUAN
Modul POS (Point Of Sales) dibangunkan untuk merekod jualan runcit (retail).
Keperluan minimum untuk Point Of Sales (POS)
- Untuk modul POS, sebelum memulakan proses jualbeli anda dikehendaki menambah produk/ stok di
“Pricebook” di bahagian CRM.
11.2 TETAPAN AWAL
Untuk bahagian ini, anda perlulah menetapkan kounter dan jumlah duit yang ada.
Keterangan:
A Sila pilih mana-mana kounter yang anda mahukan.
B Untuk bahagian ini, anda boleh nyatakan amaun wang tunai yang sedia ada dalam kaunter```.
C Sila klik butang ini untuk memulakan proses jualbeli.
A
B
C

11.3 MELAKUKAN PROSES JUALBELI
Keterangan:
A Sila klik butang ini untuk menyemak stok yang sedia ada.
B Sila nyatakan kepada siapa urusan pembelian ini.
C Klik butang ini untuk melihat dalam bentuk senarai (list view).
D Klik butang ini jika anda ingin melihat senarai dalam bentuk grid.
E Anda boleh memilih jenis stok atau produk dengan memasukkan nama produk di bahagian ini.
F Butang ini membolehkan anda menetapkan kaunter dan lokasi yang terlibat.
G Sila nyatakan jenis pembayaranyang dibuat.
H Sila nyatakan jumlah yang dibayar.
I Sistem akan menjana baki amaun selepas anda masukkan jumlah amaun
J Tekan butang ini untuk muat turun resit, cetak resit ataupun email resit.
Anda boleh pilih mana-mana opsyen diatas.
B
E
C
D
F
H
G
I
J
A

Sila klik “office” di Point Of Sale (POS).
Untuk bahagian ini, anda boleh melakukan beberapa transaksi samada untuk menambah kounter, buat transaksi,
paparkan resit ataupun melihat laporan.
Keterangan:
A Anda boleh tambah kaunter.
B Untuk bahagian ini, anda boleh buat transaksi jualbeli.
C Klik di bahagian ini, anda akan dibawa ke pautan CRM untuk menambah stok ataupun produk.
D Anda dapat melihat transaksi inventori yang terlibat.
E Anda dapat melihat laporan dan boleh memilih opsyen yang terlibat.
F Klik disini untuk menjana, muat turun resit di bahagian CRM.
Untuk bahagian ini, anda boleh melihat dan memuat turun invois cukai (tax invoice) yang terlibat.
E
D
C
B
A
F

11.4 MENAMBAH STOK ATAUPUN PRODUK
Untuk bahagian “stockroom”, anda akan dipautkan ke bahagian CRM samada untuk menambah produk ataupun
inventori yang terlibat.
Jika anda klik “products”, anda akan dipautkan terus ke CRM untuk menambah produk yang terlibat. Anda tidak perlu
ke bahagian CRM untuk menambah stok ataupun produk. Di POS, telah terdapat pautan ke CRM dan ia memudahkan
anda.
11.5 Menambah kaunter
A
DC
B
E

12 LOG MASUK OFFICECENTRAL DENGAN MENGGUNAKAN TELEFON PINTAR
Penerangan :
• Anda hendaklah memuat turun aplikasi OfficeCentral di Google Play Store.
• OfficeCentral hanya untuk pengguna Android sahaja.
A Anda boleh tambah kaunter dengan menekan butang “Add”
B Tekan butang ini dan anda akan dipautkan ke proses jualbeli.
C Tekan butang ini sekiranya ingin mengedit data. Perlu diingatkan bahawa anda hanya boleh mengedit nama
kaunter sahaja.
D Tekan butang ini untuk memadam data.
E Sila masukkan nama kaunter yang ingin anda tambah.
Sila masukkan username
(email pengguna ).
Sila masukkan katalaluan

12.1 TETAPAN AWAL
Tanda di bahagian ini sekiranya
anda ingin menerima apa-apa
sahaja pengumuman
officecentral.
Sila masukkan waktu
mula dan tamat
bekerja
6 Modul yang terlibat iaitu
“Attendance”, “Movement”,
“Meetings”, “Leads”, “Claims”,
“Leaves”,

12.2 MEMOHON CUTI
Selepas tekan butang (+), anda akan lihat
paparan seperti di sebelah. Jika anda mahu
memohon cuti tidak berbayar (unpaid leave),
sila klik disitu. Anda boleh memilih jenis cuti
yang ingin dipohon.
Tekan butang ini untuk
memohon cuti.
Simbol ini menunjukkan bahawa
cuti anda masih dalam status
“pending”.
Tekan butang ini sekiranya anda
ingin membuang permohonan
anda.

12.3 MODUL CLAIM- (UNTUK MELIHAT CLAIM YANG DIBUAT DAN MENAMBAH CLAIM)
Sila masukkan tarikh mula dan tamat bercuti.
Anda boleh pilih samada ingin bercuti sepenuh
hari ataupun separuh hari.
Untuk maklumat tambahan, anda boleh
nyatakan alasan bercuti.
Disini, anda dapat melihat semua claim samada
sudah diluluskan, masih “pending”, ataupun
ditolak.
Jika ingin menambah claim”, sila tekan butang
(+).

12.4 Menambah kenalan sebagai “lead”.
Sila nyatakan tujuan claim dibuat.
Sila nyatakan keterangan tentang
claim tersebut.
Sila pilih jenis claim tersebut
Sila nyatakan pendahuluan
(advance) jika ada.
Sila pilih jenis projek yang terlibat.
Sila tekan butang ini unutk
menambah “lead”.
Anda juga boleh melihat senarai
“lead” yang sedia ada.

Untuk menambah “lead” anda boleh memilih
beberapa opsyen seperti disebelah. Jika “lead” itu
anda kenal melalui acara-acara rasmi, sila tekan
“event”.
Sila penuhkan maklumat yang diperlukan.
Jika “lead” itu mempunyai kad perniagaan, anda
boleh mengambil gambar kad dengan menggunakan
fungsi kamera yang sedia ada.

12.5 MENAMBAH MEETING ATAUPUN MELIHAT MEETING
Selepas menambah “lead”, anda boleh melihat
senarai “lead” seperti disebelah.
Anda juga boleh mengedit maklumat dengan
menekan butang “edit”.
Tekan butang ini untuk mengedit data yang sudah
sedia ada.
Tekan butang ini untuk menambah meeting anda.
Anda juga dapat melihat mesyuarat akan datang.

Anda boleh menambah mesyuarat dengan
memenuhkan maklumat yang diperlukan.
Sila tekan butang ini untuk simpan maklumat
mesyuarat.
Anda boleh menjemput (Invite) individu dengan
menekan butang “invite”.
Jika anda ingin menjemput lebih dari seorang, sila
tanda di ruang bulatan yang disediakan.

12.6 MENAMBAH PERGERAKAN (MOVEMENT).
Jika ingin menambah pergerakan baru sila tekan
butang (+).
Sila penuhkan maklumat yang diperlukan iaitu tarikh
mula dan tamat serta maklumat tambahan iaitu
nama, email dan alamat pengguna.
Di sini, anda dapat melihat senarai pergerakan yang
terlibat.

OfficeCentral User Manual (BM) - Accounting and Finance

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to OfficeCentral User Manual (BM) - Accounting and Finance

Similar to OfficeCentral User Manual (BM) - Accounting and Finance (14)

More from Khairun Nisa Aziz

More from Khairun Nisa Aziz (15)

OfficeCentral User Manual (BM) - Accounting and Finance