Outlook講座の第四回目です。 PCの辞書登録を山ほどしている方に朗報です。超使えるクイックパーツをご紹介します。また、管理方法についても一石を投じます。最後の講座となります。

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Outlook講座
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2020/11/19 Harry
Lesson4

2. コンテンツ - 本講座で取り上げる内容 -
2
Outlookを効率化すべき理由
ショートカットで
超改善
Outlook独自のコマンド
汎用的なコマンド
覚えておきたい
「クイック」機能
クイックアクセスツールバー
クイック操作
クイックパーツ
操作
メール仕分け
設定
管理・設定
アーカイブ 検索
さいごに

3. Outlookを効率化すべき理由
3
Q.一般的なビジネスパーソンが
一日の「メール処理」に費やす時間・割合は…？
25%～30%（約2時間半）
この 2時間半 をいかに削減できるかで、一日のアウトプットが変わる

4. 本講座でのゴール
4
初めて知ったテクニックを 1ヶ月 使い続ける！
※ポイントは継続して使い続けること

5. コンテンツ - 本講座で取り上げる内容 -
5
Outlookを効率化すべき理由
ショートカットで
超改善
Outlook独自のコマンド
汎用的なコマンド
覚えておきたい
「クイック」機能
クイックアクセスツールバー
クイック操作
クイックパーツ
操作
メール仕分け
設定
管理・設定
アーカイブ 検索
さいごに

6. 覚えておきたい「クイック」機能 - クイックパーツ -
6
クイックパーツとは…
定型文を簡単に呼び出すことができる機能
定型文

7. 覚えておきたい「クイック」機能 - クイックパーツ -
7
活用事例
「お疲れ様です」 始まり
社内 向け
「お世話になっております」 始まり
「いつもお世話になっております」 始まり
グループ会社 向け
社外(グループ会社以外) 向け

8. 覚えておきたい「クイック」機能 - クイックパーツ -
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設定方法 HTML or リッチテキスト
定型文を入力する

9. 覚えておきたい「クイック」機能 - クイックパーツ -
9
設定方法
クリックする
入力した文字を選択する

10. 覚えておきたい「クイック」機能 - クイックパーツ -
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設定方法
2文字か3文字の簡単な文字を入力する
できるだけ覚えやすい「2文字」を
入力するのがおすすめです！

11. 覚えておきたい「クイック」機能 - クイックパーツ -
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使い方
「おつ」（先ほど設定した「文字」）を入力
F3
設定前に選択した文字が表示される

12. 覚えておきたい「クイック」機能 - クイックパーツ -
12
私はこう使う！ 「お疲れ様です」 始まり
「おつ」
「お世話になっております」 始まり
「いつもお世話になっております」 始まり
「おせ」
「いつ」
枕詞が多彩な日本では「クイックパーツ」を使った
効率化が合っていると実感しています！

13. コンテンツ - 本講座で取り上げる内容 -
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Outlookを効率化すべき理由
ショートカットで
超改善
Outlook独自のコマンド
汎用的なコマンド
覚えておきたい
「クイック」機能
クイックアクセスツールバー
クイック操作
クイックパーツ
操作
メール仕分け
設定
管理・設定
アーカイブ 検索
さいごに

14. メール仕分け - アーカイブ -
14
フォルダをたくさん作って、
受信したメールを移動していませんか…？

15. メール仕分け - アーカイブ -
15
おすすめ
振り分けるフォルダを一つだけ、もしくは受信トレイだけにする
私は、メールを移動する手間を惜しみ、
「受信トレイ」のみでメールを
参照するように心がけています！

16. メール仕分け - 検索 -
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一つのフォルダだけじゃ、
メールを探すときに不便じゃないか！
Outlook は検索の機能が充実しているので
より効率的に「検索」することができます。
（メールをフォルダに移動させたような
イメージで検索できます）

17. メール仕分け - 検索 -
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検索の軸を活用する（Office365） クリック
「本文」や「件名」等
検索する場所を
指定することができる
検索のスピードが全然違います
試してみてください

18. メール仕分け - 検索 -
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仕分け先のフォルダを作って、
毎回 受信トレイから移動させていませんか？

19. メール仕分け - 検索 -
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検索フォルダを設定する
右クリックし、「新しい検索フォルダー」を選択
「選択」をクリック

20. メール仕分け - 検索 -
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検索フォルダを設定する
メールアドレスを入力し、OKをクリックする こちらもOK

21. メール仕分け - 検索 -
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検索フォルダを設定する
追加した「検索フォルダ」が表示される
見え方は「移動させた状態」と全く同じです

22. コンテンツ - 本講座で取り上げる内容 -
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Outlookを効率化すべき理由
ショートカットで
超改善
Outlook独自のコマンド
汎用的なコマンド
覚えておきたい
「クイック」機能
クイックアクセスツールバー
クイック操作
クイックパーツ
操作
メール仕分け
設定
管理・設定
アーカイブ 検索
さいごに

23. 設定
23
メール返信時に元のメールを閉じる
起動経路
ファイル＞オプション＞メール
チェックし、OKボタンをクリックする

24. 設定
24
メール返信時に元のメールを閉じる
開いていたメールが閉じられ、
新規メール画面のみが起動される
返信
気づくとメール画面がたくさん開いている
方にこそおすすめしたい機能です！

25. Outlookの管理・設定は、
個人の好みが色濃く出る 部分です。
今回ご紹介した内容は効率化になると
自信をもっておすすめしておりますが、
決して強制ではありません ので
使えると思った内容の設定をお願いします！！
管理・設定パートでの注意点
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26. コンテンツ - 本講座で取り上げる内容 -
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Outlookを効率化すべき理由
ショートカットで
超改善
Outlook独自のコマンド
汎用的なコマンド
覚えておきたい
「クイック」機能
クイックアクセスツールバー
クイック操作
クイックパーツ
操作
メール仕分け
設定
管理・設定
アーカイブ 検索
さいごに

27. さいごに
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今回紹介したのはあくまで効率化できる技術で
す。フォントの変更や署名の設定といった、
基本の設定/趣味の世界に近いものは
あえて紹介していません。
今回の講座を「ご自身の操作の効率化」を考える
きっかけにしていただければと思います。

28. 本講座でのゴール
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初めて知ったテクニックを 1ヶ月 使い続ける！
※ポイントは継続して使い続けること

29. おまけ
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タイピングのスピード が一番重要メール処理は
目
安
寿司打：http://typingx0.net/sushida/play.html
100文字/分 ≒ 1.6文字/秒
200文字/分 ≒ 3.3文字/秒
300文字/分 ≒ 5.0文字/秒
業務では問題ないスピード
十分速く、実用的なスピード
事務職ではあまり見たことないスピード
多分SEでも少ないのでは…

30. コンテンツ - 本講座で取り上げる内容 -
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Outlookを効率化すべき理由
ショートカットで
超改善
Outlook独自のコマンド
汎用的なコマンド
覚えておきたい
「クイック」機能
クイックアクセスツールバー
クイック操作
クイックパーツ
操作
メール仕分け
設定
管理・設定
アーカイブ 検索
さいごに

31. コンテンツ - 本講座で取り上げる内容 -
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Outlookを効率化すべき理由
ショートカットで
超改善
Outlook独自のコマンド
汎用的なコマンド
覚えておきたい
「クイック」機能
クイックアクセスツールバー
クイック操作
クイックパーツ
操作
メール仕分け
設定
管理・設定
アーカイブ 検索
さいごに

32. おしまい