Oplægget blev holdt ved InfinIT-arrangementet "Udbud og kravspecifikationer for procesorienterede digitaliseringsløsninger", der blev afholdt den 6. februar 2013.

1. Det gode udbud set med KOMBITs øjne
Dorthe Andersen
Chefkonsulent
doa@KOMBIT.dk

2. Udbudsprocesser i KOMBIT
Sikre ligebehandling
Dialogmøder med kommunerne
Fællesoffentlige Standarder
Use-cases
Stabil drift
Leverandøruafhængighed
Høj Performance Sikre gennemsigtighed
Integrationer Dialog med leverandører
Klager
Brugerinddragelse Udbudsbetingelser
Afløfte udbudspligt
Dialogmøder med kommunerne
Gevinster for kommunerne
Driftskontrakt
Hvilke interessenter Udbudsform
Overvejelser ved Udbud i KOMBIT
Svartider og Hvilke tests
Ejerskab til løsningen
Bod og bonus
oppetider Genudbud Udbud én til mange
Udbredt platform User-stories
Open Source
Interaktionsdesign
Inddragelse af kommuner
Integrationer Antal målgrupper
Kravspecifikation
Rammearkitektur
Udviklingskontrakt
Implementering Workshops
Moden teknologi
Bilag til kontrakterne
Skalerbarhed
Evalueringsmodel As is – to be processer

3. Dagsorden
•Kort om KOMBIT
•Fokuspunkter i udbudsprocessen i KOMBIT
• Behov og forskellighed i kommunerne – hvordan håndteres det?
• Vedligehold af løsningen – hvordan håndteres det fremadrettet og af
hvem?
• Dialog med brugere og leverandører
• Ligebehandling og gennemsigtighed
• Brugervenlighed og interaktionsdesign - eksempel fra projekt Byg og
Miljø – og hvilke overvejelser resultaterne affødte.
3 8.2.2013 Det gode udbud set med KOMBITs øjne

4. KOMBITS overordnede mission og strategi
KOMBITs mission er at samle kommuner om fælles it-løsninger, der
fremmer effektivitet og kvalitet
Vi skaber værdi for kommuner ved at
Igangsætte og styre Fremme Styrke konkurrence
Samle kommunal
digitaliserings- standardisering og og sikre flere
forhandlingskraft
projekter med fokus sammenhæng på leverandører på det
for optimait-
på kommuners tværs af kommuner kommunale it-
kontrakterle
gevinster og løsninger marked
Rammebetingelser
Bedre konkurrence
Løser ikke opgaver, hvor markedet selv kan
98-løsninger
Kun løsninger, der kan udbredes til 98 kommuner
Videncenter
Rådgivning 1:98 kommuner
Viden til 98 kommuner
TSA
4 8.2.2013 Det gode udbud set med KOMBITs øjne

5. Involvering af interessenter
Bestyrelsen
Portefølje-
KL
gruppen
Interesse-
organisa-
tioner
Medarbej-
dere KOMBIT Stat (og
regioner)
Borgere
Kommu- Medier
nerne
Virksom- Leveran-
heder dører
5 8.2.2013 Det gode udbud set med KOMBITs øjne

6. Behov og forskellighed i kommunerne
Ét system tilpasset alle – er det overhovedet en mulighed?
Der bør være overvejelser om tilpasninger decentralt
• administrator i hver kommune?
• hvilke typer tilpasninger er der tale om?
Byg og Miljø projektet tager afsæt i resultatet af 6
kommuners arbejde - ensartet fortolkning af regler på
fagområdet.
Byg og Miljø – særskilt lille område for hver kommune i
løsningen.
6 8.2.2013 Det gode udbud set med kOMBITs øjne

7. Hvordan sikres billig vedligehold og opdatering,
når lovgivning eller arbejdspraksis ændres?
Afvejning af, hvilken part der bedst kan varetage vedligehold og
tilpasninger
Fokus på, hvor ofte der forventes ændringer og tilpasninger på det
pågældende fagområde
Vær specifik i materialet omkring, hvor ofte og i hvilket tempi der
skal ske opdatering og vedligehold – afhængig af systemets
funktion og de samfundsmæssige hensyn
Sikre at systemet kan håndtere tilpasninger på en let måde – og at
andre end leverandøren kan gøre det.
7 8.2.2013 Det gode udbud set med KOMBITs øjne

8. Dialog er nøglen til det ”gode udbud”
Dialog er vejen frem, hvis man vil lave det ”gode udbud”
Via dialog opnås der et indgående kendskab til kommunernes behov,
markedet, forventet pris, tid mv.
Med den viden er det muligt at udfærdige et udbudsmateriale, der sikrer
det rette slutprodukt for kommunerne
Dermed er dialog også en afgørende faktor for det rigtige
”slutprodukt”
KOMBIT bruger mange kræfter på dialog med kommuner,
leverandører og øvrige interessenter – og det betaler sig!
8 8.2.2013 Det gode udbud set med KOMBITs øjne

9. Dialog - fortsat
Dialog og involvering af kommuner:
Kommunerne inddrages igennem hele forløbet til:
• Behovsafklaring, kravspecifikation, processer, use-cases, gevinster mv.
• Referencegrupper og styregrupper
• Tilslutning til projektet
• Dialogmøder
• Evaluering af tilbud
Dialog og involvering af øvrige interessenter:
• Som minimum holdes de orienteret
• Ved borger- og brugervendte løsninger inddrages de ifm. kravspecifikationen,
workshops, test
• Ved løsninger, hvor virksomheder også er brugere, involveres de, hvor
formålstjenstligt
9 8.2.2013 Det gode udbud set med KOMBITs øjne

10. Dialog - fortsat
KOMBIT afholder ”teknisk dialog” med leverandører
Stormøder:
• Introduktion til KOMBIT og det pågældende projekt
• Forventninger til funktionalitet, tidsplan mv.
• Forventninger til leverandører – eks. opfordring til alliancer med flere
virksomheder
Mindre one on one møder:
• Lignende løsninger på markedet
• Hvorvidt udvalgte bestemmelser i kontraktgrundlaget er markedskonforme mv.
• Mangler og forbedringspotentiale i materialet
• Indikationer på pris og forventet udviklingstid
• Ejerskab til det udviklede
10 8.2.2013 Det gode udbud set med kOMBITs øjne

11. Ligebehandling og gennemsigtighed
Overfor leverandører
• Alle leverandører får mulighed for at deltage i møder –
såfremt de er interesserede
• Alle møder gør brug af samme spørgeramme, som gøres
tilgængelig på nettet forud for mødet
• Referater og yderligere materiale gøres tilgængelig på
nettet
• Sikre at øvrige leverandører får adgang til al relevant
materiale for eksisterende løsning
• Der afsættes ekstra tid – således at øvrige leverandører
kan sætte sig ind i området og udfærdige tilbud mv.
• Åben dialog omkring relevante emner
11 8.2.2013 Det gode udbud set med KOMBITs øjne

12. Ligebehandling og gennemsigtighed
I udbudsmaterialet
Sikre at væsentlige snitfladebeskrivelse og adgang til data er på
plads før udbud
Beskrive behov/funktion i kravspecifikation frem for ”faste krav”
Overlad det til leverandøren at være kreativ omkring løsninger mv.
- så længe behov / funktionalitet er opfyldt – så bør måden det
gøres på ikke være altafgørende.
12 8.2.2013 Det gode udbud set med KOMBIT´s øjne

13. Hvordan kan ”bruger- og borgervenlighed” sikres
i udbuddet?
KOMBIT arbejder konstruktivt på at optimere dette område i sit
udbudsmateriale
I projekt Byg og Miljø blev der forud for udbuddet gennemført et
forløb med interaktionsdesign
Resultaterne af forløbet var bl.a:
•Interviews med kommuner og brugere om behov
•Service-blueprint
•En video, der dokumenterede ovennævnte
• Vis video
13 8.2.2013 Det gode udbud set med KOMBIT´s øjne

14. Hvordan kan ”bruger- og borgervenlighed” sikres
i udbuddet?
Overvejelser ifm. interaktionsdesignet og videoen:
Hvordan omsættes et interaktionsdesign til konkrete krav i
kravspecifikationen?
Hvornår og hvordan gennemgås et interaktionsdesign bedst – set
med udbudsbriller?
Hvordan undgås det at kompromittere kreativiteten i et
interaktionsdesign – selvom kreativiteten afføder ideer, der ikke
kan opfyldes?
Hvordan sikres det, at en given leverandør har fuld fokus på dette
område?
14 8.2.2013 Det gode udbud set med KOMBIT´s øjne

15. Hvordan kan ”bruger- og borgervenlighed” sikres
i udbuddet?
KOMBITs overvejelser resulterede i:
Svært at omsætte resultater af interaktionsdesignet til krav. Resultatet
affødte mere specifikke krav til brugerinvolveringsprocesser og
workshops.
Fremadrettet vil det indgå i overvejelserne, hvorvidt interaktionsdesignet
skal opdeles i en fase før og en fase efter kontraktunderskrift med
leverandøren
Videoen er kun blevet vist til styregruppen og få udvalgte grupper
grundet usikkerhed om, hvordan interessenterne vil modtage den
Stil krav i prækvalifikation til erfaring med området, brug det aktivt i
evaluering, og opfordre gerne leverandører til at finde
samarbejdsparterne med spidskompetencer på området
15 8.2.2013 Det gode udbud set med KOMBITs øjne

16. Erfaringer
• Dialog med interessenter er essentiel
• Start dialogen så tidligt som muligt – allerede i idéfasen
• Planlæg dialogforløbet med relevante interessenter – er ofte svære at få fat i
• Brug dialogen konstruktivt til afdækning af tekniske spørgsmål, indholdsmæssige
emner i materialet mv. til optimering af materialet - det betaler sig efterfølgende
• Sørg for at alt materiale er tilgængeligt på nettet – og henvis til det
• Ressourcekrævende, men det betaler sig!
• Leverandørhåndtering
• Skal prioriteres, så kravspecifikationerne og udbudsmaterialet bliver bedre, større
opmærksomhed omkring udbud, resulterer i flere tilbudsgivere
• Fasthold styringsrollen og tilstrækkelig forretningsviden, så leverandørfastlåsning
ikke opstår
• Sikre at kontrakten er attraktiv – også for leverandøren
• Bruger-/borgervenlighed
• Undervurder ikke indsatsen – omfangsrig
• Overvej, hvordan processen gribes an – afhængig af løsningen
• Stil krav til brugerinddragelsen
• Stil krav til leverandørens kompetencer på området
16 8.2.2013 Det gode udbud set med KOMBIT´s øjne