1. Virtuaalne juhtimine ja
virtuaalse koostöö korraldamine
Algis
Perens
26. november 2013
Algis
Perens
Tänase
ettekande
põhiküsimus
Kuidas
muuta
hajusalt
paikneva
meeskonna
koostööd
efektiivsemaks?
Meeskonna
kaugjuh3mine
Algis
Perens
1

2. Maslow
vajaduste
hierarhia
21.
sajandil
Algis
Perens
21.
sajand
2000
2013
Koosolekud
ja
nõupidamised
Tavatelefon
Telefonikõne
Kiri,
faks,
e-­‐mail
Manus
Memo,
uudiskiri
Reis
koolituskohta
Raamatukogu
Arhiiviruumid,
riiulid,
kõvaketas
Kohvi-­‐
või
suitsunurk
Reaalne
ruum
PC,
sülearvu3
Kaabelühendus
Litsentsid
9-­‐17
Videokonverentsid
Mobiiltelefon,
nu3telefon
Skype,
MSN
e-­‐mail,
MSN
Link
Wiki,
blogi,
RSS
Webinari
logimine
Wikipedia,
online-­‐otsingumootorid
Andmed
serveris
või
pilves
Online
kommuun,
Facebook
Virtuaalne
ruum
Süle-­‐
või
tahvelarvu3,
nu3telefon
WIFI
Tarkvara
kui
teenus
(SaaS)
24/7/365
Meeskonna
kaugjuh3mine
Algis
Perens
2

3. Tava-­‐
ja
virtuaalne
meeskond
Tavameeskond
Virtuaalne
meeskond
Virtuaalse
suhtluse
osakaal
kasutades
IKT
vahendeid
Tavasuhtluse
osakaal
Juh3mise
kasvav
keerukus
Juh3misfunktsioonide
jaotumine
osalejate
vahel
Meeskonna
kaugjuh3mine
Algis
Perens
Laenatud
mõte
Ø Distantsilt
juhtimise
oskus
on
täna
absoluutselt
vajalik
iga
tegevusvaldkonna
jaoks.
See
tungib
järjest
enamatesse
valdkondadesse.
Inimesed,
kes
sellise
juhtimisega
kokku
puutunud
ei
ole,
ei
tunnista
seda,
kui
täiesti
eraldiseisvat
oskust.
Leading
from
afar:
Strategies
for
effectively
leading
virtual
teams
Stacey
Connaughton
&
John
Daly
(2004)
Meeskonna
kaugjuh3mine
Algis
Perens
3

4. Mõtteviisi
muutmine
Varem
oli
Nüüd
peab
olema
1:1
suhtlus
on
parim
keskkond
Kõrgekvaliteedilist
suhtlemist
toetavad
suhtlemiseks
ja
tulemuste
erinevad
keskkonnad.
Loeb
see,
kuidas
saavutamiseks.
Iga
teine
sa
neid
kasutad.
suhtlusviis
on
kompromiss.
Koostöö
korral
toimib
meeskond
Koostöö
toimub
pidevalt
ja
ilma
Qikseeritud
ajal
ja
kohas.
piirideta.
Inimestele
orienteeritust
ei
ole
Tehnoloogiat
on
võimalik
ja
soovitav
võimalik
saavutada
tehnoloogiat
kasutada
inimestele
orienteeritult.
kasutades.
Kui
kommunikatsiooni
protsess
katkeb
Kui
kommunikatsiooni
protsess
hinda
juhtimise
ja
suhtlemise
katkeb
süüdista
selles
strateegiaid,
mitte
ainult
tehnilisi
tehnoloogiat.
vahendeid.
Virtuaalse
meeskonna
töö
Virtuaalse
meeskonna
töö
parandamiseks
tuleb
õppida
parandamiseks
tuleb
õppida
aru
saama
tehnoloogia
kasutamist.
inimestest
ja
koostöö
protsessidest.
Algis
Perens
Meeskonna
kaugjuh3mine
Müüt
ja
reaalsus
Müüt:
Ø Virtuaalse
meeskonna
töö
parandamiseks
tuleb
õppida
tehnoloogia
kasutamist.
Reaalsus:
Ø Virtuaalse
meeskonna
töö
parandamiseks
tuleb
õppida
aru
saama
inimestest
ja
koostöö
protsessidest.
10%
tehnoloogia
+
90%inimene
Lipnak
&
Stamps
2007,
Coleman
2006
Meeskonna
kaugjuh3mine
Algis
Perens
4

5. Hajusmeeskonna
koostöö
spetsiiQika
Tavameeskond
Töökeskkond
Virtuaalne
meeskond
Üldjuhul
väga
sarnane
–
ruumiline
lähedus,
väikesed
distantsid
Sageli
väga
erinev
Struktuurid,
protsessid,
Üldjuhul
samad
ja
kõikidele
reeglid
teada
Sageli
väga
erinevad
ja
erinevatel
põhjustel
mittekattuvad
Kommunikatsioon
Palju
kanaleid,
hulgaliselt
mitteformaalset
dokumenteerimata
ja
reeglistamata
Pigem
piiratud
võimalustega,
sõltuvus
tehnikast,
palju
võimalusi
arusaamatuste
tekkeks
Sotsiaalsed
kontaktid
Mitteformaalne,
ritualiseeritud
Pigem
raskendatud
tänu
distantsile
Ajakasutus
Töö
toimub
reaalajas.
Ajakastutus
on
reglementeeritud.
Ajakasutuse
suhteline
vabadus.
Lähtutakse
tähtaegadest
(tulemusjuhtimine).
Meeskonna
kaugjuh3mine
Algis
Perens
Virtuaalse
juhtimise
väljakutsed
• 81%
uuringus
osalejatest
väitis,
et
virtuaalse
meeskonna
ebaõnnestus
halva
omavahelise
kommunikatsiooni
tõttu
• 68%
uuringus
osalejatest
oli
kogemus
halvasti
töötavast
meeskonnast
• Vähem
kui
33%
ettevõtteid
pakkus
oma
hajusmeeskonna
liikmetele
asjakohast
koolitust
• 90%
virtuaalsete
meeskondade
juhtidest
arvas,
et
virtuaalse
meeskonna
juhtimine
on
keerulisem,
kui
tavameeskonna
juhtimine
• Stacey
Connaughton
&
John
Daly
(2004)
Meeskonna
kaugjuh3mine
Algis
Perens
5

6. RW3
CultureWizard
uuring
2012
Ø Juhuvalikus
oli
45
000
töötajat
erinevatest
ettevõtetest
Ø Vastas
3
301
inimest
102
maalt
Ø Uuringu
põhiküsimused
olid
seotud:
Ø tava-­‐
ja
virtuaalsete
meeskondade
erinevusega
Ø virtuaalsete
meeskondade
liikmete
üldiste
ja
spetsiiQiliste
väljakutsetega
Ø virtuaalsete
meeskondade
edukusega
Ø virtuaalsete
meeskondade
liikmetega
Algis
Perens
Meeskonna
kaugjuh3mine
RW3
CultureWizard
uuring
2010/2012
Ø Virtuaalse-­‐
ja
tavameeskonna
erinevus
45
47
Uuenduslike
ideede
loomine
52
48
Kvaliteetse
lõpptulemi
tagamine
Oma
arvamuse
avaldamine
55
Otsuste
vastuvõtmine
55
64
69
70
73
Konflik3de
lahendamine
0
10
20
30
40
50
60
70
80
2012
2010
Meeskonna
kaugjuh3mine
Algis
Perens
6

7. RW3
CultureWizard
uuring
2012
Ø Virtuaalse
suhtlemise
muudab
keeruliseks
Eraldatuse
tunne
Sõltuvus
e-­‐mailist
ja
telefonist
47%
57%
Tervikpildi
puudumine
65%
70%
Vähene
meeskondlikkus
Vähene
usalduslikkus
75%
Puudub
mi]everbaalne
sõnum
88%
Algis
Perens
Meeskonna
kaugjuh3mine
RW3
CultureWizard
uuring
2012
Ø Virtuaalse
koostöö
korraldamise
muudab
keeruliseks
Tehnoloogia
46%
Pühad,
seadusandlus
47%
Keelebarjäärid
51%
Kultuurilised
erinevused
59%
Erinevad
rõhuasetused
69%
Otsuste
vastuvõtmise
aeg
74%
Ajatsoonid
78%
Meeskonna
kaugjuh3mine
Algis
Perens
7

8. RW3
CultureWizard
uuring
2012
Ø Hea
virtuaalse
meeskonna
liige
Pakub
abi
8
Heade
sotsiaalsete
oskustega
10
Annab
kasulikku
tagasisidet
11
Organiseeritud
16
Koostöövalmis
18
Jagab
informatsiooni
18
On
ennetav
19
Algis
Perens
Meeskonna
kaugjuh3mine
KonQliktid
hajusmeeskonnas
Ø Hajusmeeskonna
töös
on
konQliktide
tekkel
ja
suurenemisel
kaks
põhilist
allikat:
Ø Suhtlemises
erinevate
IKT
vahendite
kasutamise
tõttu
moondunud
sõnum.
Sealjuures
ei
tunnetata
konQlikti
sageli
õigeaegselt.
Ø KonQliktide
lahendamiseks
on
piiratud
vahendid
ja
võimalused.
eesmärgid
tööstiil
Konflikt
meeskonnas ...
Tänu IKT kasutamisele
moondunud sõnum
võim
Piiratud vahendid ja
võimalused konflikti
lahendamiseks
väärtushinnangud
Algis
Perens
8

9. Vastastikune
sõltuvus
Väike
sõltuvus
Suur
sõltuvus
Sõltuvus
Sõltumatud
tegevused
Protsess
Tulemus
Seotud
tegevused
Tulemus
Tulemus
Kollektiivne
kompetentsus
vähendab,
kuid
ei
välista
konQliktide
teket!
R.
Teigland
(2008)
Algis
Perens
Kollektiivse
kompetentsuse
eeldus
Ühesugused
arusaamad
Ühesugune
keel
Luua
tuleb
ühiste
tegevuste
ja
probleemide
lahendamise
reeglid.
Ühesugused
ru3inid
Ühesugused
normid
Kollektiivne
kompetentsus
on
grupi
võime
lahendada
probleeme
ja
saavutada
ühiseid
eesmärke.
Ruuska
&
Teigland
2008
Meeskonna
kaugjuh3mine
Algis
Perens
9

10. Laenatud
mõte
„Usaldus
on
selleks
siduvaks
aineks,
mis
hoiab
suhet
toimivana
vaatamata
ajalistele,
ruumilistele
ja
kultuurilistele
erinevustele.“
Bruce
Avolio
Michael
G.
Foster
School
of
Business
Algis
Perens
Meeskonna
kaugjuh3mine
Väljakutse
–
usaldus
Tootmismeeskond
(tootmisliin)
Tavameeskond
Hajusmeeskond
Kontroll
Usaldus
“Kuidas
juhtida
inimesi,
keda
sa
ei
näe?
Lihtne
vastus
on
–
neid
usaldades.”
John
Handy,
Mattel
Inc.,
Senior
Vice
President
of
Product
Design
Disainerite
võrgustikus
oli
160
disainerit
üle
maailma.
Meeskonna
kaugjuh3mine
Algis
Perens
10

11. Usalduse
loomine
Usalduse
dilemma
hajusmeeskonnas
Ø Usaldus
tekkib
vahetu
suhtlemise
kaudu.
Ø Usaldus
tekkib
ajaga
ja
sõltub
sellest,
mida
paremini
me
üksteist
tunneme.
Probleem
Ø Koostöö
hajusmeeskondades
põhineb
aga
täiesti
vastupidisel
põhimõttel.
Ø Kiired
kontaktid/koostöö
nendega,
keda
ei
tunta.
Dilemma:
Ø Mida
virtuaalsem
on
meeskond,
seda
raskem
on
usaldusliku
suhte
loomine.
Ø Samal
ajal
eeldab
virtuaalses
meeskonnas
töötamine
väga
suurt
usaldust
nende
suhtes,
keda
me
ainult
virtuaalselt
tunneme.
Meeskonna
kaugjuh3mine
Algis
Perens
Usalduse
loomine
Ø Usaldus
on
ootus,
mille
kohaselt
teine
isik
ei
kasuta
ära
võimalust
meie
vastu
oma
sõnades,
tegudes
ega
otsustes.
Ø Usalduse
aluseks
on:
Ø ausus
Ø pädevus
–
kas
see
inimene
teab,
millest
ta
räägib?
Ø järjepidevus
–
ennustatavus,
tegevuste
ja
sõnade
kooskõla
Ø lojaalsus
–
valmisolek
seista
teise
inimese
eest
Ø avatus
–
kas
inimene
räägib
kogu
tõde?
Meeskonna
kaugjuh3mine
Algis
Perens
11

12. Usalduse
loomine
Ø Usalduse
loomiseks:
Ø ole
avatud,
jaga
informatsiooni,
põhjenda
seisukohti
Ø ole
õiglane,
püüa
mõista,
kuidas
teised
erinevaid
olukordi
tajuvad
Ø räägi
tunnetest
Ø räägi
tõtt
Ø ole
oma
väärtuste
suhtes
järjepidev
Ø ole
konQidentsiaalne
Ø kommunikeeri
ebaõnnestumistest
konstruktiivselt
ja
too
välja
saadud
õppetunnid
Ø lahenda
tekkinud
konQliktid
loominguliselt
ja
takista
isikutevaheliste
konQliktide
tekkimist.
Meeskonna
kaugjuh3mine
Algis
Perens
Usalduse
loomiseks/hoidmiseks
Ø Taga
informatsiooni
ühetaolisus
Ø Väldi
nn
“siseringi”
teket
st.
kohaliku
meeskonna
liikmeid
ei
tohi
informeerida
enne
kaugemal
viibijaid
Ø Tee
informatsioon
teatavaks
kõigile
üheaegselt
Ø Lisa
edastatavale
infole
taustinformatsiooni.
St
seosta
nn
“väike”
pilt
“suure”
pildiga.
Ø
Pöörake
tähelepanu
neile,
kes
on
kaugemal
Ø Vältige
suurema
tähelepanu
osutamist
neile,
kes
on
geograaQiliselt
või
organisatoorselt
lähemal
Ø Vii
korra
nädalas
läbi
üks
ühele
vestlus,
kus
nad
saavad
rääkida
oma
probleemidest
ja
anda
tagasisidet,
kõikide
meeskonnal
liikmetega
Ø Taga
kõikidele
ühesugune
juurdepääs
meeskonna
informatsioonile
Ø Ära
eelda
midagi,
vaikus
ei
tähenda
seda,
et
inimesed
nõustuvad
või
ei
nõustu,
hoolivad
või
ei
hooli.
Ø Kontrolli
pidevalt
kõigi
kaasatust.
Meeskonna
kaugjuh3mine
Algis
Perens
12

13. Virtuaalse
meeskonna
juhtimine
• Meeskonna juht
• Meeskonna liikmed
• Meeskonna kujundamine
• Usaldus kaugjuhitava
meeskonna koostöös
• Kommunikatsioon
Meeskond
• Tööülesannete planeerimine
• Töörütmi kavandamine
• Tööülesannete
jaotamine
• Tegevuste
koordineerimine
Tegevused
Tehnoloogia
• Võimaluste selgitamine ja loomine
• Õige suhtlusvahendi valik
• Ülesandest lähtumine
• Reeglite loomine
Meeskonna
kaugjuh3mine
Algis
Perens
Tänan!
Konspek3s
olevad
pildid
pärinevad
fotopankadest:
www.fotalia.com
ja
www.dreams3me.com
Meeskonna
kaugjuh3mine
Ø Algis
Perens
Ø algis.perens@gmail.com
Ø 5068245
Ø www.projektijuhtimine.ee
Algis
Perens
13