Hajusmeeskonna juhtimine 2021

This presentation uses a free template provided by FPPT.com
www.free-power-point-templates.com
Hajusmeeskonna
juhtimine
Algis Perens

Koolituse põhiküsimus
Kuidas muuta hajusmeeskonna
koostööd efektiivsemaks?
2
www.projektijuhtimine.ee

Koolituse eesmärk
Koolitajale
• Anda osalejatele põhiteadmised hajusmeeskonna
töö juhtimiset.
Osalejatele
• Leida 1-3 võtet, mida saab alates homsest
hajusmeeskonna juhtimisel kasutama hakata.
3

• Virtuaalse koostöö korraldamise muudab keeruliseks
78%
74%
69%
59%
51%
47%
46%
Ajatsoonid
Otsuste vastuvõtmise aeg
Erinevad rõhuasetused
Kultuurilised erinevused
Keelebarjäärid
Pühad, seadusandlus
Tehnoloogia
RW3 CultureWizard uuring 2012
www.projektijuhtimine.ee 4

• Virtuaalse koostöö korraldamise muudab keeruliseks
RW3 CultureWizard uuring 2020

Hajusmeeskonna juhtimine
• Tööülesannete planeerimine
• Töörütmi kavandamine
• Tööülesannete
jaotamine
• Tegevuste
koordineerimine
• Meeskonna juht
• Meeskonna liikmed
• Meeskonna kujundamine
• Usaldus hajusmeeskonna
koostöös
• Kommunikatsioon
• Võimaluste selgitamine
• Õige suhtlusvahendi valik
• Ülesandest lähtumine
• Reeglite loomine
Tegevused
Tehnoloogia
Meeskond

7
21. sajand

Meeskond ...
• ...on stabiilse koosseisuga ja fikseerunud
rollijaotusega efektiivselt töötav inimühendus, kes
kindla ajaperioodi jooksul tegutseb koos kindla
eesmärgi saavutamise nimel.
• Meeskonnatöö on tegutsemisviis, mille abil
meeskond oma eesmärgile jõuab.

Hajusmeeskond ...
• ... on unikaalsete oskustega töötajate grupp, mille liikmed
asuvad geograafilistes erinevates asukohtades ja kes
peavad koostööd tegema kasutades infotehnoloogilisi
abivahendeid ületamaks aja, ruumi ja organisatsioonide
poolt seatavaid piiranguid.
• Hajusmeeskonna muudab eriliseks just see, et koostöö
tegemiseks kasutatakse suurt hulka erinevaid IT
vahendeid, et teostada neid töid, kus läheb vaja väga
erinevat oskusteavet.

Tunnused
• Meeskonna liikmed on ruumiliselt eraldatud.
– Paiknetakse hajusalt.
– Üksteist nähakse harva (kui üldse).
• Meeskonna liikmete omavaheline suhtlemine
toimub põhiliselt IKT poolt pakutava abil.
• Paljudel juhtudel on tegemist ajutiste
töögruppidega.

Tunnused
1. Distants
– ruumiline
– psüühiline
– ajaline
2. Tehnoloogia
– 100% sõltuvus
3. Töökultuurid
– rahvuslik
– organisatsiooni
– funktsionaalne
11
Hajusmeeskonnad
Tavameeskonnad
Intiimne 0-50 cm
Isiklik 50cm-1,5m
Sotsiaalne 1,5-4m
Avalik 4-8m
Erinevad korrused
Erinevad hooned
Erinevad linnad/regioonid
Erinevad riigid/kontinendid

Tunnused
12
Tavameeskond Virtuaalne meeskond
Töökeskkond
Üldjuhul väga sarnane –
ruumiline lähedus, väikesed
distantsid
Sageli väga erinev
Struktuurid, protsessid,
reeglid
Üldjuhul samad ja kõikidele
teada
Sageli väga erinevad ja erinevatel
põhjustel mittekattuvad
Kommunikatsioon
Palju kanaleid, hulgaliselt
mitteformaalset
dokumenteerimata ja
reeglistamata
Pigem piiratud võimalustega, sõltuvus
tehnikast, palju võimalusi
arusaamatuste tekkeks
Sotsiaalsed kontaktid Mitteformaalne, ritualiseeritud Pigem raskendatud tänu distantsile
Ajakasutus
Töö toimub reaalajas.
Ajakastutus on
reglementeeritud.
Ajakasutuse suhteline vabadus.
Lähtutakse tähtaegadest
(tulemusjuhtimine).

Hajusmeeskonna loomine
• Hajusmeeskond võidakse luuakse väga mitmesugustel põhjustel.
Kõige tavapärasemad põhjused on:
• Inimesed, kes peavad ühe ja sama ülesande kallal töötama asuvad
geograafiliselt erinevates asukohtades.
• Kaasata on vaja inimesi erinevatest organisatsioonidest või
ettevõtetest.
• Kaasata on vaja spetsiifilist oskusteavet.
• Kuna selline töövorm on majanduslikult kõige kasulikum.
• Efektiivusus (liikumise logistika jm!)
• Virtuaalsus on muutunud reaalsuseks ja järjest enam kasutamist leidvaks
töövormiks on töö hajusalt paiknevates püsi- ja ajutistest meeskondades.

Hajusmeeskonna loomine
Virtuaalse suhtluse osakaal
Tavasuhtluse osakaal
Tavameeskond Hajus- ehk virtuaalne meeskond
Juhtimise kasvav keerukus
Juhtimisfunktsioonide jaotumine osalejate vahel

Hajusmeeskonna plussid
• Ressursid
– Võimalik on kaasata parimaid inimesi sõltumata sellest, kus nad
füüsiliselt paiknevad
– Meeskonna kokkupanemise võimalus mis lähtub oskustest, mitte
kasutatavusest
– Kasutada saab parimaid ressursse probleemide lahendamiseks
– Lahendusi analüüsitakse erinevatest vaatenurkadest
• Protsess
– Otsuste tegemise kvaliteet tõuseb – näiteks on võimalik ideed
analüüsida erinevates kontekstides enne lõpliku otsuse tegemist
– Suurem ülesannetele pühendumine

Hajusmeeskonna plussid
• Tulemused
– Parem loovus ja innovatsioonitase
– Kõrgem motivatsioon ja iseseisvus
– Suurem individuaalsete vajadustega arvestamine
– Kõrgem organisatsiooniline pühendumus
– Reisidest tuleneva läbipõlemise vähenemine
– Vähenenud reisi-ja bürookulud
– Ajaressursi kasutamise optimeerimine

Hajusmeeskonna miinused
• Meeskonnatunde tekkimine on raskendatud.
• Ebakindlus ülesannete, rollide, vastutuse ja prioriteetide
suhtes.
• Usalduse loomine on keeruline.
• Isoleerituse tunne.
• Sõltuvus IKT võimalustest.
• Tagasiside andmine edust/ebaedust on raskendatud.
• Suur arusaamatuste ja konfliktide tekkimise oht.
• Multitasking

Juhtimise väljakutsed
• Neli peamist tegurit, mis teevad virtuaalse
meeskonnaga töötamise tavameeskonnaga
töötamisest erinevaks:
– suurem komplekssus,
– piiratud “nähtavus”,
– kultuuride mitmekesisus,
– "puudega" kommunikatsioon.

Juhtimise väljakutsed
• Hajusmeeskonnas on hierarhia tähtsam kui
klassikalises meeskonnas.
• Kui ühes kohas töötav meeskond vajab pigem
liidrit ja juhendajat kui karmi juhti, siis
hajusmeeskonnas on vaja juhti, kes annab selged
juhised ja välistab igasuguse vääritimõistmise.

Juhtimise eripära
• Hajusmeeskondade abil on võimalik saavutada
tulemusi, mida tavalise otsese ja personaalse
koostöö ning 8 tunnise tööpäevaga saavutada ei ole
võimalik.
Vastastikkune
usaldus
Hierarhiline
bürokraatlik
kontroll
Baas virtuaalseks koostööks

Juhtimise eripära
Ø Mida kaugemal on inimesed teineteisest geograafiliselt, seda
rohkem aega peavad nad pühendama aega oma tegevuste
sünkroniseerimisele, et õigeaegselt ülesannetega toime tulla.
Ø Ajavahemik, mis sobib ühiseks koostööks on seda väiksem, mida
rohkem ajatsoone koostööd tegevate töötajate vahele jääb.
Ø Koostööks sobilik ajavahemik on peaaegu null, kui meeskonna
liikmed asuvad maakera vastaspooltel. Sellest võib aga tekkida
vajadus toetada töörühma 24 tundi päevas.

jaotamine
• Tegevuste
koordineerimine
• Meeskonna juht
koostöös
• Kommunikatsioon
Tegevused
Tehnoloogia
Meeskond

Hajusmeeskonna juht
• Madal kontrollivajadus ja suur valmidus usaldada.
• Orienteeritus kaasamisele.
• Vajaliku ja tausta loova info jagamise valmidus.
• Tundlikkus meeskonnaliikmete vajaduste suhtes
vaatamata sellele, et puudub otsesuhtlus.
• Tehniline- ja meediakompetents.
• Motiveeriv visioon ja selge eesmärgipüstitus.
• Vaatamata distantsile konstruktiivse tagasiside andmine.
• Avatus erinevatele kultuuridele.

Hajusmeeskonna juhi rollid
• Liider – isik, kes suudab mõjutada kaastöötajate tegevust. Ta on
juht, kes loob visioone, võtab vastu väljakutseid ning innustab ja
motiveerib kaastöötajaid.
• Elav eeskuju – isik, kes näitab meeskonna liikmetele millised on
soovitud käitumismallid ja hoiakud.
• Treener – isik, kes teisi õpetades ja aidates toetab nende
võimete kõige paremat rakendust ja tasakaalustab üksikute
meeskonnaliikmete panuse.
• Ärianalüüsi spetsialist – ta on see, kes mõistes "suur pilt",
suudab ta reageerida muutustele ettevõtluskeskkonnas ning
suudab need muuta oma ettevõtte võimalusteks.

Hajusmeeskonna juhi rollid
• Barjääride lõhkuja – isik, kes lõhub meeskonna ees seisvaid
tõkkeid, avab uksi ning esitab pidevalt küsimusi olemasoleva
olukorra otstarbekusele.
• Korraldaja – lihtsustab meeskonna tööd kogudes vahendeid,
informatsiooni ja materjale
meeskonna häireteta töö tagamiseks.
• Kliendi advokaat – arendab ja säilitab tihedaid sidemeid
kliendiga ja seab alati keskpunkti kliendi vajadused.

Juhi ülesanded
• Eesmärkides kokkuleppimine
• Delegeerimine
• Motiveerimine
• Ülesannete kontrollimine
• Kommunikeerimine ja meeskonna liikmete informeerimine
• Meeskonna liikmete arendamine
• Tagasiside andmine
• Meeskonna esindamine

Hajusmeeskonna juhi ülesanded
• Hajusmeeskonna juhi kõige olulisemaks
ülesandeks on usalduslike koostöösuhete
loomine ja edendamine meeskonna liikmete
vahel.

• Usalduslike suhete loomise igakülgne toetamine.
• Infovahetuse organiseerimine, suhtlemise soodustamine (mitte
ainult tööalase vaid ka sotsiaalse kommunikatsiooni
edendamine).
• Kõikide töö tulemuslikkuse eest vastutavate meeskonnaliikmete
erioskuste/kvalifikatsiooni esile tõstmine.
• Iga meeskonnaliikme panuse tunnustamine.
• Kõikide usaldust vähendavate juhtumite analüüs ja pidev
usalduslikkuse ülesehitamine.
28
Hajusmeeskonna juhi ülesanded

Hajusmeeskonna liige
29

Meeskond
Meeskond
Juhtimine
Ühine
eesmärk
Normid ja
reeglid
Rollid ja
vastutus
Meie
tunne
Vastastikune
mõjutamine
Distants/virtuaalsus
Töökultuuride erinevus

Meeskonna kujundamine
• Iga meeskond, ka virtuaalne, läbib oma arengus neli etappi.
31
• Virtuaalsetes meeskondades on nende etappide läbimine
oluliselt keerulisem, kuna otsesuhtlus on piiratud ja ajaline
surve on suurem.
Kujunemine Konfliktid Normid Töö
Ühiste
eesmärkide
määratlemine
Mõistete ja
rollide
määratlemine
Reeglite
kujunemine
Tulemuslik
koostöö

Suur sõltuvus
Väike sõltuvus
Sõltuvus
Vastastikune sõltuvus
Sõltumatud
tegevused
Protsess Seotud
tegevused
Tulemus Tulemus Tulemus

Tulemuslik meeskonnatöö
• Meeskonnal konkreetsed eesmärgid ja teatakse, mida igaühelt
oodata võib
• Täiendatakse üksteist, vahetatakse paindlikult ja täidetakse
erinevaid rolle
• Koordineeritakse tegevust. Igaüks abistab teisi.
• Meeskonna eesmärgi saavutamine on muutunud olulisemaks kui
meeskonnaliikmete isiklike eesmärkide saavutamine
• “Meie” -tunne on tugev. Ollakse loovad ja edukad.
• Tekkinud on initsiatiiv ja vastutustunne
33

Väljakutse – usaldus
Tootmismeeskond
(tootmisliin)
Tavameeskond Virtuaalne
meeskond
Kontroll Usaldus
“Kuidas juhtida inimesi, keda sa ei näe? Lihtne vastus on – neid
usaldades.”
John Handy, Mattel Inc., Senior Vice President of Product Design
Disainerite võrgustikus oli 160 disainerit üle maailma.
34

Usaldus
35

Distants ja usaldus
• Distantsilt juhtimise tuumaks on distants juhi ja juhitava vahel.
• Kusjuures tuleb arvestada distantsi kahe erineva mõõtmega:
– füüsiline distants
– tunnetatav distants.
• Füüsiline distants:
– objektiivselt mõõdetav ruumiline distants.
• Tunnetatav distants:
– staatus, erinevus, autoriteet, võim, auaste jms.

Distants ja usaldus
• Distantsi tähendus
– Distants tähendab seda, et vahetu kommunikatsioon on piiratud.
• Psüühilise ja ruumilise distantsi tõttu:
– Ei ole võimalik jälgida teise osapoole käitumist
– On teiste meeskonnaliikmete emotsioonid raskesti määratletavad ja
interpreteeritavad
– Tuleb emotsioonide ja meeleolu väljendamiseks kasutada teisi
vahendeid kui tavapärasel suhtlusel.
– Tuleb arendada võimet väljendada oma tundeid sõnades.

Distants ja usaldus
Usalduse dilemma virtuaalses maailmas
• Usaldus tekkib vahetu suhtlemise kaudu.
• Usaldus tekkib ajaga ja sõltub sellest, mida paremini me üksteist tunneme.
Probleem
• Virtuaalne maailm põhineb aga täiesti vastupidisel põhimõttel.
• Kiired kontaktid/koostöö nendega, keda ei tunta.
Dilemma:
• Mida virtuaalsem on meeskond, seda raskem on usaldusliku suhte loomine.
• Samal ajal eeldab virtuaalses meeskonnas töötamine väga suurt usaldust
nende suhtes keda me ainult virtuaalselt tunneme.

Usalduse loomine
• Usaldus on ootus, mille kohaselt teine isik ei kasuta ära
võimalust meie vastu oma sõnades, tegudes ega otsustes.
• Usalduse aluseks on:
– ausus
– pädevus – kas see inimene teab, millest ta räägib?
– järjepidevus – ennustatavus, tegevuste ja sõnade kooskõla
– lojaalsus – valmisolek seista teise inimese eest
– avatus – kas inimene räägib kogu tõde?

Usalduse loomine
• Usalduse loomiseks:
– ole avatud, jaga informatsiooni, põhjenda seisukohti
– ole õiglane, püüa mõista, kuidas teised erinevaid olukordi tajuvad
– räägi tunnetest
– räägi tõtt
– ole oma väärtuste suhtes järjepidev
– ole konfidentsiaalne.

Usalduse loomine
• Taga informatsiooni ühetaolisus
– Väldi nn “siseringi” teket st. kohaliku meeskonna liikmeid ei tohi informeerida enne kaugemal
viibijaid
– Tee informatsioon teatavaks kõigile üheaegselt
– Lisa edastatavale infole taustinformatsiooni. St seosta nn “väike” pilt “suure” pildiga.
• Pöörake tähelepanu neile, kes on kaugemal
– Vältige suurema tähelepanu osutamist neile, kes on geograafiliselt või organisatoorselt lähemal
– Vii korra nädalas läbi üks ühele vestlus, kus nad saavad rääkida oma probleemidest ja anda
tagasisidet, kõikide meeskonnal liikmetega
– Taga kõikidele ühesugune juurdepääs meeskonna informatsioonile
– Ära eelda midagi, vaikus ei tähenda seda, et inimesed nõustuvad või ei nõustu, hoolivad või ei
hooli.
– Kontrolli pidevalt kõigi kaasatust.
41

Algusnõupidamine
• Algusnõupidamise eesmärgid
• Üksteise tundmaõppimine.
• Eesmärkide määratlemine.
• Ühiste mängureeglite kehtestamine.
• Esimese positiivse hoiaku kujundamine
meeskonda ja meeskonnavaimu loomine.

• Hajusmeeskonna koostöö algusnõupidamine
– Peab andma meeskonna liikmetele võimaluse üksteise igakülgseks
tundmaõppimiseks.
– Loob esmase aluse usalduslike suhete tekkimiseks.
– Kiirendab meeskonna kujunemist.
– Vähendab konfliktide tekkimise võimalust.
– Tõstab pikaajalises perspektiivis tootlikkust.
– Hoiab pikaajalises perspektiivis kokku aega ja raha.
• Algusnõupidamine on kõige olulisem meeskonna
kujundamise meede ja eeldus edukaks kaugkoostööks.
43
Algusnõupidamine

Koostöö reeglid
44

Meeskonna arendamine

• Ühised eesmärgid rahuldavad (võimaldavad rahuldada) ka liikmete
isiklikke vajadusi.
• Orienteeritus eesmärgi saavutamisele ja heade suhete hoidmisele on
omavahel tasakaalus.
• Liikmetel on vajalikud teadmised ja oskused ühise eesmärgi
saavutamiseks.
• Professionaalsete oskuste pidev arendamine teiste liikmete toetusel.
• Avatud kommunikatsioon, konstruktiivne tagasiside liikmete vahel.
• Kõrge loovus.
• Oskus ja tahe konfliktidega toime tulla.
• Ilmneb sünergiaefekt - koostegevuse tulemus on suurem kui
individuaalsete tulemuste summa.
46
Efektiivne meeskond

• Tagasiside hajusmeeskonnas:
– Tagasiside peaks puudutama üksnes konkreetset ülesannet ja
olukorda ning ei tohiks olla üksiku meeskonnaliikme ründamine.
– Meeskonna edust tuleks kõik avalikult teavitada, et suurendada
usaldust ja edukusele orienteeritust meeskonnas.
– Meeskonna ebaõnnestumisi tuleks arutada koos kõikide
meeskonna liikmetega, et ära kasutada ebaõnnestumises olevat
võimalust õppida ja säilitada usaldust edu võimalikkusesse.
– Tagasiside andmine eeldab meeskonnas usalduslikkuse kultuuri
olemasolu.
47
Tagasiside

Ülesanded meeskonna kujundamisel
• Hajusmeeskonna juhi ülesanded:
– Algusnõupidamise läbiviimine.
– Reeglipäraste vahetute kohtumiste planeerimine.
– Paljudest „meie“-dest veel ühe „meie“ loomine.
– Meeskonnaliikmete panusele selgete ootuste väljendamine.
– Väärtuste ja normide formuleerimine (töökultuurile aluse loomine).
– Rollide, ootuste, vastutuse ja eesmärkide selgitamine.
– Asjakohase ja õigeaegse tagasiside andmine.
– Konfliktide kiire ja õige/õiglane lahendamine.
– Meeskonna tegevuse tulemuste jooksev dokumenteerimine.
48

Kommunikatsiooni olemusest arusaamine ja edastatavast
informatsioonist lähtuvalt õige vahendi valimine on
hajusmeeskonna koostöö üks olulisemaid edutegureid.
49

Kommunikatsioon
50

Kommunikatsioon
• Kommunikatsioonikanalid:
– e-mail, telefon, Teams, Zoom, tekstisõnum jms.
• Informatsiooni vahetamine:
– Meeskonnad, kes jagavad peale tööga seotud informatsiooni ka
iskiklikku/suhetega seotud infot on paljude uuringute põhjal
edukamad.
• Keel:
– Kõikide osalejate keeleoskus peab teada olema.
– Need, kelle jaoks ühine suhtluskeel on emakeel peavad arvestama
seda, et teised ei pruugi kõiki keele nüansse tunda.
51

Terminid, omaksvõtt, arusaamine, edastamise arusaadavus
Edastaja Vastuvõtja
Info
Kommunikatsioon

Kommunikatsioon
• Mõisted
– Vastastikune oskusteave (sõnavara) tekib ainult ajaga.
– Ühise koostöö alguses tuleb ilmtingimata defineerida kõik mõisted
milliseid võidakse tõlgendada erinevalt.
• Emotikonide kasutamine vähendab arusaamatusi (J; L
jms).
• Akronüümide kasutamine vähendab kirjutamisele kuluvat
aega ja lihtsustab seega suhtlemist.

Kommunikatsioon
• Vastavalt meeskonna kujunemise etapile ja kommunikatsiooni
ülesandele tuleb kasutada erinevaid kommunikatsioonivahendeid.
• Näiteks meeskonnatöö algfaasis:
– Vahetu tagasiside vajadus = võimalikult sünkroonne kommunikatsioon,
väikesed ajalised nihked.
– Suur sümbolite tähendus = palju täiendavat informatsiooni lihtsale teatele
(miimika, hääletoon jms, mis abistab sotsialiseerumist ja meeskonna
kujundamist seega on töö algfaasis kõige sobilikumad nõupidamised ja
telefoni- ning videokonverentsid)
– Aga ka hea järeltöö. Näiteks kõne või nõupidamise materjalide (telefonis
või Zoomis/Teamsis toimunu) täiendav jaotamine.
54

Ülesanded kommunikatsiooni korraldamisel
– Efektiivse kommunikatsiooni soodustamine ja toetamine.
– Kommunikatsioonivahendite olemasolu tagamine.
– Meeskonna liikmete tehniliste oskuste parandamine.
– Vastavalt situatsioonile õigete vahendite valimine.
– Info jagamise ja kommunikatsioonireeglite ning vahendite
määratlemine.
– Juht peab looma sellise õhkkonna, et igal töörühma liikmel on
julgus pöörduda juhi poole.
– Netikett ehk interneti etikett meeskonnas.
55

• Kõige olulisem küsimus hajusmeeskonna juhi jaoks on: “kuidas
näeb see situatsioon teise poole pealt välja?”
• Kõige olulisemad kompetentsid töötamaks hajusmeeskonnas on:
– enesejuhtimise oskus
– meediakompetents.
• Kõige olulisemad hajusmeeskonna juhtimise kompetentsid on:
– usalduse loomise oskus
– sotsiaalse võrgustiku tekitamise oskus
– tulemusjuhtimise võtete kasutamise oskus.
56
Kokkuvõtteks

jaotamine
• Tegevuste
koordineerimine
• Meeskonna juht
koostöös
• Kommunikatsioon
Tegevused
Tehnoloogia
Meeskond

• Hajusmeeskonna juht peab erilist tähelepanu pöörama
sellele, et:
– tööülesanded oleks selgelt struktureeritud.
– eesmärgid, ülesanded ja vastutus oleks väga selgelt paigas.
– osalejatel oleks piisavalt teadmisi ja oskusi töö teostamiseks.
• Kaugjuhitavates meeskondades saame me
– ülesannetest ja otsustest mittearusaamisest, raskustest ülesannete
täitmisel, vigastest protsessidest jms sageli oluliselt hiljem teada
kui reaalsetes meeskondades.
58
Tööülesannete planeerimine

• Kaugjuhitava meeskonna juhtimise üheks kõige olulisemaks
instrumendiks on tulemusjuhtimine.
• Kuna konkreetse tegevuse ja vahetulemuste jooksvaks
kontrolliks on võimalused piiratud, siis peab iga
meeskonnaliikme vastutus oma ülesannete eest olema
maksimaalne.
• Kasutades tulemusjuhtimise põhimõtteid on võimalik saavutada
situatsioon, kus juhi poolne jooksev kontroll on võimalik viia
miinimumini.
• Tulemusjuhtimist saab rakendada ainult siis, kui on täidetud
vajalikud eeldused.
59
Tulemusjuhtimine

• Protsessid peavad olema kaardistatavad ja mõõdetavad.
• Plaanid, mida koostatakse peavad olema piisava ajalise
kestusega. (Piisavus sõltub valdkonnast, kus tegutsetakse.)
• Ettevõtte kommunikatsioonivõime ja avatus peavad
toetama tulemusjuhtimise põhimõtete rakendamist.
• Meeskonna liikmed peavad olema huvitatud võimalikest
lisaväärtustest.
• Organisatsioonikultuur peab toetama tulemuslikkusele
orienteeritust.
60
Rakendamise eeldused

• Tuginetakse konsensusele ja koostööle, mitte kontrollile või
sunnile.
• Soodustatakse töötajate ise-juhtimist ja individuaalset
tulemuslikkust.
• Juhtimisstiil peab olema avatud, aus ja kahesuunalist
kommunikatsiooni julgustav.
• Käitutakse mitte ülemuse – alluvana vaid partneritena.
61
Rakendamise põhimõtted

• Tulemuslepe on hajusmeeskonna juhi ja -liikme vaheline
kokkulepe sellest:
– milliste tulemuste saavutamist oodatakse
– mis ajaks peab olema tulemuseni jõutud
– mille järgi otsustatakse, et on tulemuseni jõutud
– kuidas tulemuseni jõudmist kontrollitakse.
Tulemus
Saavutamise
indikaatorid
Kontrolli
meetodid
TÖÖ
Tähtaeg
62
Tulemuslepe

Töörütmi kavandamine (näide)
+ Vajadusel igahommikused infovahetused
+ Päevane ajavahemik koostööks vajaliku info vahetuseks
Töörahu
Tegevus
Esmas-
päev
Teisi-
päev
Kolma-
päev
Nelja-
päev
Reede
Nädala-
vahetus
Nädala-
vahetus
Infovahetus meeskonna
liikmetega (personaalne)
Skype konverentskõne
Kooskõlastatud
tegevusplaanid
Infovahetus ja järgmise
nädala planeerimine
63

– Tööprotsesside läbipaistvuse tagamine.
– Kooperatsioonivõimaluste loomine.
– Tööülesande võimalikult täpne kirjeldamine.
– Otsustusõiguse ja –piiride kehtestamine.
– Ajaliste piiride kehtestamine.
– Töö tasustamise teema täpne selgitamine.
– Omaalgatuse edendamine.
– Eesmärkide ja nende saavutamise mõõdikute väga täpne sõnastamine.
– Kaasjuhi määramine selleks hetkeks, kui ta ise ei ole kättesaadav.
64
Ülesanded töö korraldamisel

• Koos väljatöötatud ja kokkulepitud rutiinide ja protsesside abil
hoolitsete te selle eest, et teie meeskonnaliikmete tööharjumused
üksteisega sobiksid. Samuti aitavad need kindlustada usaldusväärsust
ka distantsilt ja luua ning hoida häid töösuhteid.
• Mida vähem reegleid seda parem – pange paika ainult kõige olulisemad
koostööd soodustavad reeglid. Hajusmeeskonna jaoks on eriti tähtis:
– kõik, mis puudutab kättesaadavust
– dokumentidega seotu (loomine ja talletamine)
– need, mis puudutavad usaldust
– kõik mis puudutab koostööprotsesse.
65
Kokkuvõtteks

• Uute meeskonnaliikmete korral on väga oluline, et nad saaksid aru,
miks üks või teine reegel või protsess on kehtestatud. Samuti tuleb igati
soodustada nende kontakteerumist olemasolevate liikmetega.
• IKT vahendite abil peetavad nõupidamised on suuremat pingutust
nõudvad. Seetõttu tuleb nendeks põhjalikumalt valmistuda ja
nõupidamise ajal peab kindlasti tihedamini tegema vahekokkuvõtteid.
• Distantsilt juhtimise korral tehtut kontrollides tuleb ja on võimalik
vähendada ühte hajusmeeskondade nõrkust – tagasisidestamist.
• Eduka kontrolli jaoks on vaja täiendavat kvalitatiivset informatsiooni
vahetulemuste, eesmärkide ja aja plaanimise kohta.
66
Kokkuvõtteks

jaotamine
• Tegevuste
koordineerimine
• Meeskonna juht
koostöös
• Kommunikatsioon
Tegevused
Tehnoloogia
Meeskond

Kommunikatsiooni-
vahendid
Koostöövahendid Sotsiaalse suhtluse
vahendid
• Telefon
• Mobiiltelefon
• Videokonverents
• Teams/Zoom jm
• Ekraani jagamine
• Foorumid
• Andmebaasid
• Projektijuhtimise
tarkvara
• Grupikalendrid
• Protsessijuhtimise
tarkvara
• Online dokumentide
loomine/töötlemine
• E-mail
• Individuaalsed
veebilehed
• Online kommunid
• Blogid
• Wiki-d
• Online mängud
• Facebook
Üleminek ühest kategooriast teise on sujuv
68
Koostöö korraldamise vahendid

• Meeskonnad, mis keskenduvad virtuaalse suhtluse
tehnoloogiatele on vahel edukad, kuid enamikul juhtudest
ebaedukad
• Meeskonnad, mille fookuses on olla meeskond ja teha oma tööd
hästi on edukad sõltumata kasutatavatest tehnoloogiatest
• Samas on õigesti valitud tehnoloogiline tugi oluline kõikidele
meeskonna liikmetele
– Iga meeskond vajab oma liikmete kogemuste ja oskustega kohandatud
teabevahetuse strateegiat
90% inimesed + 10% tehnoloogia
69
Tehnoloogiad!

1. Tee selgeks osalejate oskused ja võimalused
2. Vali õiged suhtlusvahendid
3. Lähtu ülesandest
4. Loo reeglid
Kasuta võimalikult lihtsaid suhtlusvahendeid!
70
Suhtlusvahendid

• Tee kindlaks milliseid kommunikatsiooni vahendeid on võimalik
kasutada
• Lähtu madalaimast ühisnimetajast
• Võimalda osalejatel osaleda vajalikel koolitustel
Jäta meelde, et oskused ja võimalused on pidevas arengus!
See, kuidas otsustati töötada täna, ei pruugi inimestele homme enam
meeldida.
71
Oskused ja võimalused

Kommunikatsioonikanaleid iseloomustab nende inforikkus
Rikas
Vaene
1:1 suhtlus
Nõupidamine
Videokonverents
Telefon – 1 inimene
Konverentskõne
SMS
e-mail – 1 inimene
e-mail – list
Wiki
Blogi
Kiri
72
Vali õiged suhtlusvahendid

• Mida keerulisem ja komplekssem on info, seda inforikkam peab olema
kommunikatsioonikanal
• Info on seda komplekssem, mida:
– rohkem on ühes info edastamise korras sõnumeid
– varasemas otsustusfaasis infot edastatakse
– rohkem sõltub edastatavast teabest arusaamine kontekstist
– rohkematest kultuurilistest keskkondadest pärit isikud peavad sellest aru
saama
– pühendunumad peavad olema selle informatsiooni saajad
73

Inforikkus
Kommunikatsiooniülesande keerulisus
e-mail
Skype
tekstisõnum
telefon
videokonverents
nõupidamine
Efektiivne kom
m
unikatsioon
Mitmetähenduslikkus,
liiga palju informatsiooni
ja liiga keeruline.
(Overcomplication.)
Mittepersonaalne,
tagasisideta,
liialt lihtsustatud.
(Oversimplification)
74

• Mida rohkem vastastikkusi sõltuvusi ülesandes on, seda:
– tihedam peab olema suhtlemine
– mida keerukam on edastatav sõnum, seda inforikkam peab olema sõnumi
edastamiseks kasutatav kommunikatsioonikanal
Tööülesande erinevatel etappidel võib olla erinev arv sõltuvusi
75
Lähtu ülesandest

• Geograafiliselt hajutatud meeskonnas edukas toimimises on
otsustavaks nende keskne tööriist: uued kommunikatsioonivahendid.
• Kõik kommunikatsioonivahendid filtreerivad ja seetõttu raskendavad
sõnumi edastamist ja vastuvõtmist. Edukad hajusmeeskonnad oskavad
teadlikult ja konstruktiivselt ümber käia filtreerimisest tulevate
moonutustega.
• Hajusmeeskonnad jõuavad efektiivse koostööni alles siis, kui
suudetakse ületada kommunikatsioonivahendite tekitatud takistused.
• Hajusmeeskonna juht peab oskama tegutseda omades mittetäielikku
informatsiooni.
76
Kokkuvõtteks

jaotamine
• Tegevuste
koordineerimine
• Meeskonna juht
• Usaldus kaugjuhitava
meeskonna koostöös
• Kommunikatsioon
Tegevused
Tehnoloogia
Meeskond
77

1. Vali meeskonda õiged inimesed.
2. Loo koostööd soodustavad usalduslikud suhted.
3. Määratle väga täpselt, mida, miks ja mis ajaks tuleb teha.
4. Koordineeri kõikide meeskonna liikmete tegevusi maksimaalse
efektiivsuse ja tõhususe saavutamiseks.
Ø efektiivsus – teha tuleb õigeid asju.
Ø tõhusus – asju tuleb teha õigesti.
5. Jaga kogemusi ja arenda oma meeskonda.
6. Vali õiged suhtlusvahendid ja kasuta neid õigesti.
7. Loo meeskonnas tulemuslikkusele orienteeritud töökultuur.
78
Kokkuvõte

Kokkuvõte
79

Tänan!
Algis Perens
algis@hbp.ee
50 68 245
Konspektis olevad pildid pärinevad fotopankadest:
www.fotalia.com ja www.dreamstime.com
80

Hajusmeeskonna juhtimine 2021

More Related Content

What's hot

Similar to Hajusmeeskonna juhtimine 2021

More from Tsenter

Hajusmeeskonna juhtimine 2021