Päätösten ja pöytäkirjojen julkaisu netissä Hallintoakatemia 2018 www.hallintoakatemia.fi

1. Päätösten ja pöytäkirjojen julkaisu
netissä
Tuuli Tarukannel

2. 2
Mikä nettijulkaisua rajoittaa ja mikä
siihen velvoittaa?
•Uusi kuntalaki asettaa velvoitteita mm.:
• Esityslistat ja liitteet nettiin
• Pöytäkirjat, viranhaltijapäätökset niiltä osin kuin niitä koskee kuntalaisten tiedoksianto
• Kunnan ilmoitukset netissä
• Valtuuston kokouskutsut netissä
• Tiedottaminen muuttunut viestinnäksi (velvoittaa viemään laajakanavaisemmin nettiin ja kommunikointi
2-suuntaista)
• Sidonnaisuusrekisteri nettiin
• Lista asioista , joita jokaisen kunnan on viedä nettiin (esim. strategia, hallintosääntö jne.)
• Julkisuuslaki ja julkisuuslain tiedottamista koskeva § ja julkisuusperiaate (PeL)
•Kunnalle jää kuitenkin edelleen laaja harkintavaltaa tiedottamisen käytännön toteuttamiselle.
1) oikeudellinen näkökulma (mihin kuntalaki ym. lainsäädäntö velvoittaa?, entä yksityisyydensuoja,
salassapito)
2) viestinnällisestä näkökulmasta (Mikä on hyvää viestintää kuntalaisille?, mikä on tiedottamisintressi?)

3. 3
Päätöksen tiedoksianto - mikä muuttui?
Kuntalain tiedoksiantoa kuntalaisille koskeva pykälä muuttui 1.6.2017 alkaen.
Periaatteessa muutoin tiedoksianto on sama vanhan kuntalain mukainen menettely, mutta se siirrettiin nettiin.
Edelleenkin: tiedoksianto kunnan jäsenille tapahtuu samoissa asioissa kuin se tapahtui ennenkin, kun kyseessä on
kuntademokratian näkökulmasta sellainen asia, että kuntalaisen tulee saada hakea siihen muutosta, on päätös myöskin
annettava tiedoksi laajasti kaikille kuntalaisille -> netti nähty käteväksi välineeksi tähän
Muutoksenhaku: muutoksenhaku tapahtuu samojen menettelyjen ja lainsäädännön pohjalta kuin ennenkin
Henkilötietojen käsittely: henkilötietojen käsittelyn suhteen haastetta, henkilötietoja tulee viedä verkkoon harkitusti eikä
niitä saa pitää siellä tarpeettomasti, toisaalta muutoksenhakuajan aikana meillä on lakiin perustuva syy henkilötietojen
käsittelyyn julkaisemalla niitä netissä
Valmistelu: Listatekstien ja päätösten laadinnassa pitää alusta asti huomioida henkilötietojen käsittelyyn liittyvät seikat ja
salassapidettävät asiat. Asiat kannattaa valmistella siten, että tietojen poistaminen ja lisääminen onnistuvat
mahdollisimman vaivattomasti ja pohditaan tarkkaan, milloin henkilötietoja kannattaa ylipäänsä kirjoittaa pöytäkirjoihin.

4. 4
Tiedoksianto kunnan jäsenelle
• Päätöksen tiedoksianto kunnan jäsenelle tapahtuu jatkossa asettamalla
pöytäkirja nähtäville yleiseen tietoverkkoon (= nettiin).
• Oikein toteutetulla tiedoksiannolla päätös saa lainvoiman!
• Valtuuston, kunnanhallituksen, lautakunnan pöytäkirja siihen liittyvine oikaisuvaatimusohjeineen
ja valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa siltä
osin kuin salassapitoa koskevista säännöksistä ei muuta johdu.
• Käytännössä: kuntamaailmassa jo tuttua puuhaa, mutta nyt siihen on laista tuleva pykälä eli
tarkemmin huolehdittava, että pöytäkirja on siellä varmasti tietyn aikaa ja se pystytään
todentamaan jne.
• Muun viranomaisen pöytäkirja annetaan vastaavalla tavalla tiedoksi kunnan jäsenille, jos
asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi.
• Käytännössä: jos muiden viranomaisten päätöksille, joissa on kuntalain mukainen
muutoksenhaku ja tiedoksianto, halutaan lainvoima, niin meidän on katsottava tarpeelliseksi sen
julkaiseminen netissä. -> toisin sanoen, ihan puhdasta harkintavaltaa ei ole. Esim monet
viranhaltijapäätökset päätyvät tätä kautta nettiin.

5. 5
Tiedoksianto käytännössä
• Pöytäkirja on nähtävänä kunnan nettisivuilla. (=yleisessä tietoverkossa).
• Toimielinpäätösten tiedoksianto voi tapahtua vasta pöytäkirjan allekirjoittamisen ja
tarkastamisen jälkeen. Eli lopullisesta pöytäkirjasta.
• Tiedoksisaannin katsotaan tapahtuneen 7. päivänä nähtäville asettamisesta.
• Mikäli pöytäkirjassa on kokonaan salassa pidettävä asia: netissä on oltava selkeä
maininta siitä, että asia on käsitelty ja selkeästi kerrottu, miksi asia on salassapidettävä.
• Nettiin viemisen päivämäärä on pystyttävä todentamaan, mm. valitusasioissa
tuomioistuimelle pitää pystyä ilmoittamaan, milloin päätöksen muutoksenhaku on
alkanut ja milloin päättynyt. (Yleensä todennetaan sekä tietojärjestelmästä että
pöytäkirjamerkinnöin)

6. 6
Tiedoksianto käytännössä –
henkilötietojen näkökulmasta
• Pöytäkirja pidetään nähtävänä, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu:
 Hallituksen esitys 268/2014: Salassapitoa koskevat säännökset voivat tarkoittaa, että
pöytäkirjaan sisältyviä tietoja ei voida kokonaisuudessaan julkaista yleisessä
tietoverkossa. Tietoverkossa julkaistavassa pöytäkirjassa tulee kuitenkin aina olla
päätöksentekoon liittyvät olennaiset tiedot sekä ne tiedot, jotka ovat tarpeellisia
esimerkiksi oikaisuvaatimuksen tai valituksen tekemiseksi.
• Henkilötietojen käsittelyssä on otettava huomioon yksityisyydensuoja. Käytännössä siis
ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot julkaistaan netissä.
• Henkilötiedot on poistettava netistä valitusajan kuluttua. (Harkintaa, hyvin erilaisia
käytännön toteutuksia)
• Mikäli pöytäkirjassa on kokonaan salassa pidettävä asia: netissä on oltava selkeä
maininta siitä, että asia on käsitelty ja selkeästi kerrottu, miksi asia on salassapidettävä.

7. 7
Toinen näkökulma: viestinnän ja
tiedottamisen näkökulma
-> Erottettava selvästi tiedoksianto ja hyvä, avoin tiedottaminen
•Keskustelua on herättänyt myös rajanveto muiden kuin ”pakollisten” tietojen nettiin vieminen. Tällöin
kunnalle on jätetty harkinnanvaraa enemmän ja se ei ole esim. välivaihe päätöksen lainvoimaiseksi
saamiselle. Silti suositus on toimia julkisuusmyönteisesti ja avoimesti ja tiedottaa paljon.
•Päätösten vieminen (ja sitä kautta henkilötietojen käsittelykin) nettiin on monesti hyvää ja avointa
tiedottamista ja sillä on merkitystä, kun:
- asia koskee kunnan yhteisten asioiden järjestämistä
- päätöksenteolla on yleistä vaikutusta kunnan asukkaiden elämään tai elinympäristöön
•Hyvällä tiedottamisella on merkitystä mm.:
- edistetään kuntalaisten mahdollisuuksia osallistua ja vaikutta
- parannetaan ja turvataan kuntalaisen mahdollisuuksia valvoa kunnan viranomaisten toimintaa ja päätöksentekoa

8. 8
Salassa pidettävä asia listalla
OKV/231/1/2017 19.12.2017
Apulaisoikeuskansleri saattoi kaupunginhallituksen tietoon näkemyksensä, että verkkosivuilla julkaistavien
esityslistojen salassa pidettäviin asiakohtiin tulisi merkitä kuvaus käsiteltävästä asiasta tai vähintään lainkohta,
johon salassapito perustuu.
Kaupungin verkkosivuilla julkaistussa kaupunginhallituksen esityslistassa oli kahteen asiakohtaan merkitty
pelkästään, ettei asia ollut julkinen. Apulaisoikeuskanslerin mukaan kaupungin päätös siitä, että asiakohdat
ovat salassa pidettäviä, ei ollut lainvastainen eikä ylittänyt kaupungin harkintavallan rajoja. Sen sijaan ei ollut
perusteltua, että salaisina käsiteltyjen asioiden aiheita ei ollut yksilöity millään tavoin. Kaupunki korjasi osin
menettelyään jo kantelun vireilläolon aikana.
Apulaisoikeuskanslerin mukaan aiheiden yksilöiminen olisi ollut mahdollista toteuttaa ilman, että salassapidon
taustalla olevat intressit vaarantuvat. Apulaisoikeuskansleri totesi, että asiasisältöä tulisi pyrkiä kuvaamaan
siten, että yleisöllä on otsikon perusteella mahdollisuus pyytää asiasta lisätietoa. Joissakin tapauksissa asian
valmistelun turvaaminen voi edellyttää, ettei asiaa julkisteta ennen sen käsittelyä toimielimessä. Tällaisissakin
tapauksissa otsikko on usein mahdollista muotoilla siten, ettei valmistelun vaarantavia tai muutoin salassa
pidettäviä tietoja paljasteta. Mikäli asia on julkisuuslain mukaan kokonaan salassa pidettävä tai siitä ei muulla
perusteella ole mahdollista antaa lainkaan tietoja ainakaan ennen toimielimessä käsittelyä, tulisi sovellettavan
lainkohdan tällöinkin ilmetä asiakohdasta.

9. 9
Tiedottamisintressistä
OKV/727/1/2016: Kunnan verkkosivuilla oli julkaistu kunnanhallituksen esityslistoja, pöytäkirjoja ja niiden liitteitä, joista kävi ilmi YT-neuvottelujen
seurauksena irtisanotun kunnan työntekijän nimi ja virka-asema sekä varsin yksityiskohtaisia tietoja tämän viranhoitoon ja irtisanomiseen
liittyvistä seikoista. Kunta perusteli avointa verkkotiedottamistaan YT-neuvottelujen ja niiden perusteella tehtävien päätösten
merkittävyydellä palvelujen järjestämisen kannalta ja katsoi käyttäneensä sille kuuluvaa harkintavaltaa.
Apulaisoikeuskanslerin sijaisen mukaan kunnan tulee tiedottaa yleisöä kiinnostavasta ja tärkeästä asiasta riittävästi, tehokkaasti ja
avoimesti, mutta sen tulee samalla turvata yksittäisen viranhaltijan yksityisyyden suoja.
OKV/462/1/2006: Maakunnan hallituksen kotisivuilla internetissä oli välitetty eläkkeitä koskeneen päätösluettelon yhteydessä tietoja,
jotka olivat yleisten asiakirjojen julkisuutta koskevan maakuntalain mukaan salassa pidettäviä. Apulaisoikeuskanslerin käsityksen mukaan
ainakin työkyvyttömyyseläkettä koskevan tiedon voitiin katsoa liittyvän terveyden- ja sairaanhoitoon, ja sisältävän sellaista tietoa henkilön
yksityisistä olosuhteista, että tiedon antaminen voisi olla vahingollinen, aiheuttaa kärsimystä tai olla epämieluisa kyseessä olevalle
henkilölle tai hänen omaiselleen. Lisäksi eläkepäätösten yhteydessä olleiden henkilöiden nimien välittäminen internetissä ei ollut yleisten
asiakirjojen julkisuutta koskevassa maakuntalaissa säädetyn hyvän rekisteröintitavan mukaista, vaan näin menettelemällä oli loukattu
näiden henkilöiden yksityisyyttä.
OKV/489/1/2011: Kaupungin lautakunnan pöytäkirjassa oli kahdesti lausuntoasian yhteydessä henkilöä koskevia arvioita,
jotka työntekijän valintaa varten tehtyinä olivat salassa pidettäviä. Pöytäkirja oli lausuntoasioiden muilta osin julkinen. Ensimmäinen
lausuntoasia merkittiin salaiseksi, eikä pöytäkirjaa siltä osin julkistettu internetissä. Kaupunki menetteli tällöin virheellisesti merkitessään
salaiseksi henkilöä koskevien arvioiden lisäksi myös muut lausuntoasian kohdat.
Jälkimmäisen lausuntoasian kohdalla kaupunki menetteli virheellisesti, kun henkilöä koskevia arvioita ei merkitty salaiseksi ja pöytäkirja
julkistettiin siltä osin internetissä. Apulaisoikeuskansleri kiinnitti kaupungin huomiota viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain
säännösten noudattamiseen.

10. 10
Kiinnitä valmistelussa huomiota!
Kun päätöksen julkaisua lähtee miettimään heti alkuvaiheesta ja yksittäiset valmistelijat ottavat sen osaksi koko
valmistelun prosessia, voidaan monelta loppuvaiheessa tapahtuvalta tulkintaongelmalta välttyä.
Valmistelun alussa voi pohtia mm:
•Onko tämä välttämätön tieto / asia listatekstissä?
•Mitä voin pistää sellaiseen erilliseen liitteeseen, jota en julkaise netissä?
•Mitä kannattaa pistää viralliseksi päätösliitteeksi?
•Mitä vaatimuksia netissä julkaiseminen asettaa hyvälle / paremmalle listatekstille?
•-> Tietosuojavaltuutettu suosittaa; salassapidettävät tiedot liitteisiin tai asian ”kiertäminen” mm. hakija,
valittaja jne
•Päätökset ovat jatkossa ”julkisempia”, valmisteluun enemmän huomiota

11. 11
Kun arvioidaan, netissä julkaisua, kuntalaki
koskeva hallituksen esitys linjaa:
• Julkaistessaan listoja ja pöytäkirjoja tietoverkossa kunnan tulee huolehtia myös henkilötietojen suojan
toteutumisesta.
• Julkaistaan ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot. Siten mitä tahansa julkisiksikaan
arvioituja henkilötietoja ei tule viedä tietoverkkoon.
• On olemassa tietotyyppejä, jotka verkkoon laitettaessa altistavat asianosaisen erilaisille riskeille. -
Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, pankkitilin numero tai
tieto perheenjäsenistä.
- Muun muassa edellä mainittujen henkilötietojen julkaiseminen on yleensä myös tarpeetonta kuntalaisen
tiedonsaannin kannalta.
• Sen sijaan esimerkiksi henkilövaalia koskevissa päätöksissä joidenkin henkilötietojen kuten nimitiedon ja
mahdollisesti ammattia tai koulutusta koskevan tiedon julkaiseminen voi olla välttämätöntä asian arvioimiseksi
muutoksenhaun kannalta.

12. 12
Henkilötietojen julkaisu: esimerkki
OKV/727/1/2016 (19.4.2017):
Kunnan verkkosivuilla oli julkaistu kunnanhallituksen esityslistoja, pöytäkirjoja ja niiden liitteitä, joiden teksteistä kävi ilmi kunnassa suoritettujen
YT-neuvottelujen seurauksena irtisanotun henkilön nimi ja virka-asema sekä varsin yksityiskohtaisia tietoja henkilön viranhoitoon ja irtisanomiseen
liittyvistä seikoista, perusteista ja mm. henkilön tuntemuksista irtisanomiseen liittyen. Pöytäkirjassa oli todettu muun ohessa, ettei kunnalla ole
tarjolla nimeltä mainitulle viranhaltijalle sellaista virkaa tai tointa, johon hänet voidaan hänen ammattitaitonsa ja kykynsä huomioon ottaen
kohtuudella sijoittaa tai kouluttaa. Kunta perusteli avointa verkkotiedottamistaan YT-neuvottelujen ja niiden perusteella tehtävien päätösten
merkittävyydellä kuntalaisten palvelujen järjestämisessä ja katsoi käyttäneensä sille kuuluvaa harkintavaltaa. Toisaalta kunnanhallituksen toisen
kokouksen pöytäkirjan asiakohtaa, jossa oli päätetty kunnan erään johtajan osa-aikaeläkkeestä, ei ollut julkaistu verkossa edes otsikkotasolla ja
anonyymisti.
Apulaisoikeuskanslerin sijainen totesi olevan selvää, että kunnalla on harkintavaltaa arvioidessaan julkisuusperiaatteeseen perustuvan kunnan
tiedottamisvelvollisuuden ja yksityisyyden suojan asettamia edellytyksiä yksittäistä viranhaltijaa koskevalle verkkotiedottamiselle. Hän katsoi, että
kunnan on tällaisessa merkittävien intressien punnintatilanteessa perusteltua painottaa yksityisyyden suojaa siten, että yleisöä yleisesti
kiinnostavasta ja tärkeästä asiasta tiedotetaan riittävästi, tehokkaasti ja avoimesti, mutta samalla yksittäisen viranhaltijan yksityisyyden suoja
turvaten. Tässä tapauksessa tehokas tiedottaminen ei olisi edellyttänyt yksittäisen irtisanottavan henkilön nimen mainitsemista yleiseen
tietoverkkoon vietävissä asiakirjoissa ja asian liiteasiakirjojen julkaisemista.
Osa-aikaeläkettä koskevan päätöksen tiedottamisesta hän totesi, että vakiintuneeksi katsottavan laillisuusvalvontakäytännön mukaan verkossa
julkaistavassa toimielimen esityslistassa tai pöytäkirjassa tulee kuvata asiasisältöä siten, että yleisöllä on mahdollisuus otsikon perusteella pyytää
asiasta lisätietoa. Riittävänä ja kunnan tiedottamisvelvollisuutta koskevien säännösten mukaisena menettelynä ei voida pitää sitä, että otsikossa
todetaan asian olevan "salainen" tai että otsikossa mainitaan yksinomaan salassapidon perusteena oleva lainkohta. Tässä tapauksessa
verkkosivuilla julkaistusta pöytäkirjasta puuttui kyseinen asiakohta kokonaan.

13. KIITOS!
Tuuli.tarukannel@hallintoakatemia.fi
www.hallintoakatemia.fi