Sessieronde 3 Titel: De student als klant: LISA helpt! Sprekers: Monique Leijten (CACI/LISA) en Gerrit Lauwers (CACI/LISA) Locatie: Cambridge 25

1. De student als klant: LISA helpt!
Richard Verbrugge – Business Consultant
Gerrit Lauwers – Account Manager
Het zaaksysteem voor het hoger onderwijs!

2. Manier / hulpmiddel………
+=
Dienstverlening ↑ Optimaliseren Bedrijfsvoering
Belangrijke aspecten…..
pro ces ……

3. 3
Doelstelling & agenda
Doel: Student gericht werken met LISA?
Agenda:
1. Introductie LISA & zaakgericht werken
2. Demonstratie
3. Vragen & afsluiten

4. 4
1. Introductie LISA & zaakgericht werken

5. 5
Uitdaging
Bent u als dienstverlener veel tijd kwijt aan:
1. Het verzamelen van informatie via balie, post en mail?
2. Het opslaan en delen van informatie m.b.v. gefragmenteerde dossiers?
3. Het communiceren met studenten en medewerkers over de status en
voortgang van uw diensten?
4. Het terugvinden van informatie om verantwoording af te leggen?
(Accreditatie, Onderwijsinspectie)
LISA helpt met Digitaal loket / werkprocessen / dossiers

6. 6
voor aluw studentverzoeken
SIS
Verzoek vrijstelling
Buitenlandse resultaten
Klacht
Verzoek afstudeersteunGeven bindend studieadvies
Beoordeling
afstudeeropdracht

7. 7
Toepassingen
Onderwijs & Onderzoeksprocessen
Bedrijfsvoeringsprocessen
Studentverzoeken
Begeleiding & beoordeling
opdrachten
Onderzoek & publicatie
Aanmelding & inschrijvingStudieloopbaanbegeleiding
Human Resource verzoeken Financiën & inkoop
Examencomissie verzoeken
Etc.

8. 8
Definitie “Zaak”?
 Een zaak = Een hoeveelheid werk - met een gedefinieerde aanleiding en een
gedefinieerd resultaat -, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten
worden.
 Het digitale “zaakdossier” bundelt alle informatie over:
 Inhoud: betrokkenen, documenten, besluit (email, en andere communicatie
 Procesverloop: wie heeft wat, wanneer gedaan!
pro ces ……

9. 9
Zaakgericht: Kenniswerker of Robot?
ZGW = Resultaatgericht = grote stappen + vrijheid binnen kaders
Micro management = kleine + vaste stappen (workflow)
Verzoek
registreren
Controleren Beslissen Afhandelen
Dossier
Fase 1
Mijlpaal 1
Fase 4Fase 3Fase 2
Mijlpaal 2 Mijlpaal 3 Mijlpaal 4
Dossier Dossier Dossier+ checklist + checklist + checklist + checklist

10. 10
Studentverzoek (= Zaak) in LISA
•Bewaak het
proces op
doorlooptijd en
kwaliteit
Proces
•Stop alle
bijbehorende
gegevens in een
dossier
Dossier • Maak dossierinhoud
en voortgang
zichtbaar voor
student en
behandelaar
Forms1
2
3
Betere communicatie, monitoring (inzicht & meetbaarheid),
compliancy en verantwoording.

11. 11
Vrijstel-
lingen
Dossier
Vrij-
stelling
1.Proces
2.Dossier
3.Forms
+ =
Zaakdefinitie catalogus
Inschrijf
verzoek
Vrij-
stelling
Afstude-
ren
Aftekenen
portfolio
Dossierdefinitie catalogus
Inschrijf
Dossier
Vrijstel-
lingen
Dossier
Betalings
Dossier
Vooroplei-
dingen
Dossier
Student Behandelaar
In 3 stappen een nieuwe zaakdefinitie definiëren

12. 12
Zaakdefinitie (heet zo ook in LISA) : configureren i.p.v. programmeren
• Fasen
• Mijlpalen
• Eindresultaat
• Checklist
• Service normen
• Documenten
• Gegevens
• Deeldossiers
• View / scherm per rol
Proces Dossier Forms1 2 3
Flexibiliteit, Snelheid, Proces eigenaar aan het stuur!

13. 13
Functionaliteit LISA
Portaal
Proces engine
Dossier engine
(Tijdelijk / eeuwig)
Integratie
klantcontactcentrum
BackOffice
Finance
HR
Etc.
Forms engine
BackOfficeMulti Channel
Zaak- en dossier
catalogus
extern DMS

14. 14
Samenvatting voordelen LISA
Brengt alle communicatie en informatie samen: web, email, telefoon, brief etc.
1. Betere Communicatie;
2. Kwaliteit van de dienstverlening (meetbaar & inzichtelijk);
3. Compliancy en verantwoording;
4. Flexibele configuratie : eenvoudig nieuwe verzoeken toevoegen en/of bestaande
aan te passen.
.

15. 15
2. Demonstratie

16. 16
Behandelaar
Werken met portalen
Dossier
• Toegang tot
procesbewaking en
dossier
• proces afhandelen
(bewaken &
controleren,
bewerken,
communiceren)
• Kan gegevens aanleveren
• Kan communiceren
• Wordt op de hoogte
gehouden van voortgang
• Apart of geïntegreerd in
bestaande omgeving
• Toegang tot
editors en
metagegevens
• Zaak- en dossier
definitie
catalogus
Student
Beheer

17. 17
Student als klant
Medewerker portaal:
 Integraal studenten beeld :
 Dashboard (historie, wat loopt er, wat
heeft prioriteit)
 Digitaal informatie uitwisselen met de
student
 Flexibel: eenvoudige zelf aanpassen
Student als klant
=
Weten wat er speelt
+
Inspelen op
 Indienen en aanvullen zaak / verzoek
 Inzag status / voortgang

18. 18
Voorbeeld afstudeer opdracht

19. 19
Afstudeeropdracht / stage
1. Indienen
Student:
• Plan van aanpak
Medewerker stage bureau / student:
• Controleren
• Communiceren
• Toewijzen beoordelaar
Docent / student:
• Controleren
• Communiceren
• Toewijzen begeleider
2. Registreren
3. Beoordelen
aanvraag
n. Inleveren
contract
Fase Rollen & acties
Student / Medewerker stagebureau :
• Communiceren
• Toewijzen begeleider
Fase 4 t/m n.

20. 20
3. Vragen & afsluiten & blijf ons volgen…….

21. 21
Actie: volg ons en maak kans op……