Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Com organitzar la documentació interna

128 views

Published on

Per una entitat és cabdal tenir tota la documentació endreçada. La fitxa us dona recursos per fer-ho.

Published in: Government & Nonprofit
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Com organitzar la documentació interna

  1. 1. COM ORGANITZAR LA DOCUMENTACIÓ INTERNA
  2. 2. BARCELONA ACTIVA>2 COM ORGANITZAR LA DOCUMENTACIÓ INTERNA Arxiu intern de la documentació i material útil. Què és i perque serveix? La documentació interna és tota aquella documentació que les associacions han de tenir obligatòriament. Aquesta està formada per documents generats per l’entitat i documents que emeten les administracions corresponents. Ha d’estar ben endreçada, localitzada, disponible i accessible. És important que estigui ben conservada físicament. És recomanable que hi hagi, com a mínim, una còpia (fotocòpia) disponible i una còpia digitalitzada, per a més comoditat i seguretat. Per a aquesta tasca, heu de disposar d’un arxiu físic, com una carpeta arxivador o un calaix, i un arxiu digital, que pot ser local o un espai al núvol. Si l’entitat té una persona contractada, aquesta és la més adequada per encarregar-se de l’organització. Si no, la tasca la pot fer una persona voluntària membre del grup motor o amb una trajectòria a l'associació. Organitzar l’arxiu pot semblar poc important, però facilita la gestió del dia a dia; per exemple, per a la presentació de sol·licituds a subvencions. A més, tenir la documentació localitzada i organitzada dona seguretat al grup.
  3. 3. Com organitzar la documentació interna / Fitxa per associacions >3 Arxiu físic: El més recomanable és que l’arxiu físic sigui a la mateixa seu de l’associació. Si no en té, una persona amb representació legal es pot fer responsable de la documentació. És per aquest motiu que es recomana que sigui la mateixa persona responsable de l’actualització periòdica. Des de l’associació es pot crear una pauta o protocol per a l’actualització i aquest estar disponible per a tothom i així facilitar el relleu. Si es té l’ocasió i quan tota la documentació estigui localitzada i fotocopiada us podeu adreçar a un organisme oficial per a la compulsa. Aquesta permet a l’associació disposar de documents addicionals/fotocopiats amb valor d’originals. Arxiu digital: Aquest espai està format per dos conceptes. La còpia a l’ordinador de l’associació (local) i la còpia al núvol (espai digital a la xarxa). La documentació interna pot estar digitalitzada en un ordinador però el més segur és que sigui accessible des de diferents punts per poder consultar-la en cas de necessitat. La mateixa persona que gestiona la documentació física haurà de gestionar la informació digital i haurà de gestionar l’accés. També, assegurar-se de l’actualització i del traspàs de la informació en cas de necessitat. Us recomanem tenir un Certificat digital que us identifiqui com associació. Us facilitarà els tràmits amb les administracions públiques entre altres. Si encara no en disposeu d’un, podeu consultar +Fàcil Guia Com obtenir el certificat, einESS.
  4. 4. BARCELONA ACTIVA>4 Documentació legal obligatòria A continuació, trobareu unes taules per anar marcant els documents que disposeu un cop localitzats i digitalitzats. Físic Digital Original Foto còpia Local Núvol Acta fundacional de l’associació Estatuts i Reglament de Règim Intern, si s’escau Doc. de sol·licitud d’inscripció de la constitució d’una associació i comprovant de pagament Document d’alta a Hisenda (036, si s’escau) NIF de l’associació DNI dels representants legals (composició de la Junta) Certificat digital Llibre de les persones sòcies (base de dades de les persones sòcies) Llibre d’actes (registre de les actes) Actes de les Juntes i canvis de juntes Documentació fiscal i comptable dels últims anys en ordre cronològic (factures emeses i rebudes, impostos…) Actes (coordinació, assemblea ordinària, extraordinària...)
  5. 5. Com organitzar la documentació interna / Fitxa per associacions >5 Si teniu persones contractades i/o seu física + A fons Aquí trobareu el llistat de documents que la vostra entitat pot necessitar en funció del seu àmbit d’activitat. Físic Digital Documentació relativa del personal contractat (contractes laborals, còpies simples, nòmines, PRL...) Contractes amb tercers (compte bancari, assegurances RC, gestories, LOPD, leasing...) Documents o contractes que acrediten la utilització de l’espai: contracte de lloguer del local i annexos, cessió d’ús… Documents o contractes dels subministraments (aigua, llum, telecomunicacions...) Físic Digital Autoritzacions d’ús d’imatges per a la posterior publicació Memòries de l’entitat dels anys anteriors (arxiu històric, hemeroteca) Material de difusió de la mateixa entitat “Protocols de traspàs de treball” Llistat de contactes proveïdors (plantilla +Fàcil) Contractes per serveis fets per l’entitat (model de contractes) Model de representació per la “presentación por medios Electrónicos de autoliquidaciones, declaraciones y comunicaciones tributarias” (autorització a tercers per a la presentació telemàtica de documentació) Autorització de la família si les persones sòcies són menors d’edat/amb necessitats específiques Certificats de menors Convenis i/o documentació de concessió de subvencions
  6. 6. BARCELONA ACTIVA>6 Materials útils En aquest apartat trobareu el llistat de materials útils que també recomanem tenir localitzats: (*) Aquests dos elements no poden estar al núvol. També teniu disponible una plantilla de +Fàcil Plantilla Base de dades de contactes, einESS. Físic Núvol El segell de l’entitat X* Claus del local, qui les té i quantes còpies hi ha X* Nom d’usuari i claus del wifi Claus d’accés dels ordinadors Claus d’accés de les bases de dades (llibre de persones sòcies) Plantilles digitals fetes prèviament (formularis, factures, cartells…) Dades de contacte dels representants legals (noms i núm. de telèfons) Documents d'impremta per a la gestió (formularis d’inscripció, llibretes d’albarans, llibretes de factures…)
  7. 7. Com organitzar la documentació interna / Fitxa per associacions >7 Aquest recurs forma part del projecte + Fàcil, einESS per associacions, impulsat per la Direcció Operativa d’Innovació Socioeconòmica de Barcelona Activa, en el marc del programa d’enfortiment d’associacions en l’àmbit de l’Economia Social i Solidària. Des de Barcelona Activa fomentem i enfortim les iniciatives emprenedores, entitats i empreses de l'àmbit de l'Economia Social i Solidària de la ciutat. És per això que oferim acompanyament i formació especialitzada tant als nostres equipaments centrals com a diversos barris de la ciutat. Per a més informació, poseu-vos en contacte amb nosaltres a: innovaciosocioeconomica@barcelonactiva.cat

×