Đào tạo cho nhân viên về kỹ năng giao tiếp theo phương pháp HORENSO của người Nhật.

1. GIAO TIẾP TRONG CÔNG VIỆC

2. GIAO TIẾP LÀ GÌ
 Giao tiếp là một phần của kỹ năng mềm.
 Bản chất của giao tiếp là quá trình truyền thông điệp,
ý tưởng, cảm xúc cho người đối diện để chia sẻ với
nhau. Từ đó xác lập mối quan hệ, vận hành mối quan
hệ, nuôi quan hệ trên cơ sở thông điệp.

3. HORENSO

4. HORENSO
ĐỂ TƯƠNG TÁC
NHÓM HIỆU QUẢ
 Các nhóm cộng tác đạt được hiệu quả cao nhất thông qua
tương tác.
 Một trong những cốt lõi của tương tác là giao tiếp
(communication).
 HORENSO (Nhật Bản): rất đơn giản nhưng hiệu quả, giúp
giảm thiểu tình trạng mù mờ thông tin, xóa dần các hiểu
lầm không đáng có trong trao đổi thông tin trong công
việc.

5. TẠI SAO CẦN PHẢI
HỌC HORENSO?
 HORENSO giúp tương tác tốt với mọi người.
 Tương tác tốt => hoàn thành công việc => cơ hội thăng
tiến.
 Thành công không thể thiếu tương tác.

6. HORENSO LÀ GÌ?
 HORENSO là phương pháp giao tiếp trong
công sở.
 HORENSO gồm:
 HO - Báo cáo (Houkoku): báo cáo tiến độ công việc.
 REN - Liên lạc (Renraku): dùng để chia sẻ, thu thập
thông tin và trách nhiệm.
 SO - Thảo luận (Soudan): thảo luận dùng để tìm ra
giải pháp.

7. BÁO CÁO
(HOKOKU)
 Dùng để chia sẻ thông tin cho người trên cấp hoặc người
chịu trách nhiệm chính về công việc dưới dạng: tài liệu,
Email, hoặc bằng miệng...
 Các báo cáo thường chứa thông tin đã được sàng lọc, xác
thực, chuẩn bị kỹ càng.
 Mục đích: Giúp cấp trên nắm được thông tin.
 Báo cáo tốt giúp việc ra quyết định:
 Tin xấu báo sớm.
 Tin tốt có báo, báo cáo sau cũng được.
 Một báo cáo tốt không thể thiếu tư vấn và giải pháp (thang 9-10
điểm).

9. LIÊN LẠC (RENRAKU)
Để chia sẻ thông
tin với mọi người.
Diễn ra ở mức độ:
Thường xuyên
Lan tỏa (trong bán
kính 5m)
Thoải mái
Người liên lạc tốt
thì không cần báo
cáo.

10. THẢO LUẬN
(SOUDAN)
 Dùng để tìm ra giải pháp để xử lí các vấn đề phức
tạp.
 Những thứ bắt buộc phải biết:
 Trước buổi họp:
 Mục đích buổi họp.
 Timebox. (Giới hạn thời gian).
 Thành phần (tham gia khác tham dự).
 Tham gia: bắt buộc phải tham gia buổi họp.
 Tham dự: không tham gia cũng được.

11. THẢO LUẬN
(SOUDAN)
 Những thứ bắt buộc phải biết:
 Trong buổi họp:
 Phát biểu: mỗi người sẽ nêu ra ý kiến, phương pháp, góp ý riêng
của mình. Một buổi họp có nhiều ý kiến càng tốt.
 Xung đột: là điều không tránh khỏi do bất đồng quan điểm của mỗi
người. Một số cách giải quyết xung đột mâu thuẫn giữa mọi người
trong team (được sắp xếp ưu tiên từ trên xuống dưới).
 Cách 1: Đồng thuận một cách tự nhiên: Đây là phương pháp tốt nhất
bằng tình cảm của đồng nghiệp có thể cảm thông cho nhau để đưa ra
quyết định cuối cùng là cách tốt nhất.
 Cách 2: Mời chuyên gia: Mời một chuyên gia giỏi về lĩnh vực, vấn đề
đang tranh cãi, để đưa ra quyết định cuối cùng, thường quyết định cuối
cùng sẽ được chuyên gia quyết định.
 Cách 3: Bỏ phiếu: Khi 2 phương pháp trên không khả thi thì sẽ dùng đến
phương pháp "bỏ phiếu". Phương pháp này được áp dụng cho 3 người trở
lên. Ai được nhiều phiếu bầu nhất thì quyết định cuối cùng sẽ được quyết
theo người đó.
 Cách 4: Random: Đây là phương pháp hên xui nhất. Chọn random ra rồi
chọn nó làm quyết định cuối cùng.

12. THẢO LUẬN
(SOUDAN)
 Những thứ bắt buộc phải biết:
 Sau khi kết thúc buổi họp:
 Ai sẽ làm gì?
 Dù không thích cũng phải làm.

13. ĐỂ HORENSO TỐT
CẦN LƯU Ý
 Thông tin đầy đủ, chính xác, ngắn gọn. (Elevator pitch)
 Định kì.
 Kịp thời.
 Định hướng.
 Nghiêm túc.

14. HORENSO TỐT VÀ
KHÔNG TỐT
Báo cáo (Houkoku - 報告)
Tốt Tồi
Định kì Ngẫu hứng
Chính xác Thiếu chính xác
Đầy đủ Ít thông tin
Tin xấu báo trước Tin tốt báo trước
Văn phong lịch sự, tôn trọng
người nhận tin
Văn phong thiếu tôn trọng
Thông tin có tuyển chọn và phân
tích
Thông tin mang tính thống kê
Tư vấn giải pháp Chỉ hỏi và tham khảo

15. HORENSO
TỐT VÀ KHÔNG
TỐT
Tốt Tồi
Sử dụng hình thức truyền tin
nhanh nhất có thể.
Sử dụng phương pháp email,
chat khi đang ngồi gần nhau.
Thông tin dễ đọc, dễ chấp
nhận.
Mất quá nhiều thời gian đọc
tin.
Nhanh, kịp thời (realtime). Chậm, quá lâu mới thực hiện.
Quảng bá (càng nhiều người
biết càng tốt)
Ít người biết.
Làm liên tục Làm ngẫu hứng.

16. HORENSO
TỐT VÀ KHÔNG
TỐT
Tốt Tồi
Đông người, nhiều cá tính,
phong cách.
Ít người, quan điểm và cách làm
giống nhau.
Ghi nhận các ý kiến. Không ghi nhận.
Khuyến khích nói. Bác bỏ ngay lập tực.
Mục đích rõ ràng, ai cũng nắm Không ai biết mục đích.
Có quyết định cuối cùng. Không ra quyết định cuối.
Mọi người tuân thủ theo quyết
định
Mỗi người làm một hướng.

17. KINH NGHIỆM ĐỂ
THỰC HÀNH
HORENSO TỐT
Confirm (xác nhận)
 Trước khi thực hiện một việc do người khác nhờ vả hoặc
giao phó, cần phải tiến hành xác nhận.
 Các thông tin cần xác nhận bao gồm: Nhìn nhận vấn đề,
giải pháp xử lí, hậu quả hoặc chi phí phải mất để xử lí
vấn đề.
 Luôn luôn xác nhận thông tin kể cả khi mình hiểu
đúng yêu cầu.

18. KINH NGHIỆM ĐỂ
THỰC HÀNH
HORENSO TỐT
Báo cáo kịp thời
 Việc báo cáo kịp thời giúp cho cấp quản lí có thể hỗ trợ kịp thời
hoặc giúp quản lí yên tâm về công việc.
 Việc báo cáo cần:
 Thực hiện định kì: tốt nhất là cuối mỗi buổi làm việc (sáng và chiều).
 Nên thống nhất với quản lí trước về tần suất và thời điểm báo cáo. Ví dụ:
Tôi đã hiểu rồi, giờ tôi sẽ thực hiện theo cách chúng ta vừa thảo luận, tầm
11h 30 trưa và 17h chiều tôi sẽ báo cáo kết quả công việc với anh.
 Nhanh gọn: cần đưa ra thông tin có tuyển lọc và mang tính phân tích, sắp
xếp, giải pháp. Ví dụ: Tôi vừa xử lí 5 issue đơn giản nhất, hiện còn 3 issue
khó, có thể tôi không làm xong kịp, tôi cần hỗ trợ thêm anh A để có thể
hoàn thành được công việc đúng tiến độ.

19. KINH NGHIỆM ĐỂ
THỰC HÀNH
HORENSO TỐT
Tin xấu báo sớm
 Tin xấu sẽ thành tin tốt nếu nó được báo cáo sớm, có thể có
những biện pháp tránh được những rủi ro đáng tiếc có thể xảy
ra.
 Người làm việc giỏi và chuyên nghiệp là người thường xuyên báo
tin xấu trước khi nó kịp xảy ra.
 Ví dụ: Còn 3 tiếng nữa là đến giờ release, khả năng cao
không xong được việc như commit. (Tốt nhất, hãy báo cáo
hoặc liên lạc ngay nếu “cảm thấy” tín hiệu xấu).

20. KINH NGHIỆM ĐỂ
THỰC HÀNH
HORENSO TỐT
Không có vấn đề gì cũng báo cáo
 Đôi khi ta nghĩ không có vấn đề gì nhưng thực sự là có vấn đề
tiềm ẩn mà chỉ người có kinh nghiệm mới biết được.
 Báo cáo định kỳ sẽ giúp quản lý yên tâm về công việc và nắm
được tiến độ, từ đó đưa ra quyết định chính xác.
Luôn chia sẻ thông tin cho người khác
 Hãy tìm mọi cách nhanh và ngắn gọn nhất để chia sẻ thông tin
cho mọi người. Có thể bằng cách trao đổi trực tiếp, dán lên bảng
tin hoặc thông báo trong cuộc họp hằng ngày.
 Việc chia sẻ tin thường xuyên sẽ giúp mọi người nắm bắt được
tình hình của nhau, qua đó sẽ làm việc ăn ý và giúp đỡ được
nhau.

21. KINH NGHIỆM ĐỂ
THỰC HÀNH
HORENSO TỐT
Thảo luận ngay khi có thể
 Khi gặp khó khăn hãy thảo luận.
 Tìm sự hợp tác từ đồng sự hoặc cấp trên.
 Chủ động sắp xếp một cuộc họp để cùng tìm ra giải pháp.
 Thảo luận là để mọi người cùng nhau nghĩ ra giải pháp, là giải
đáp thần kì cho mọi bài toán hóc búa.
Chủ động khi thực hiện
 Việc tiến hành HORENSO có thể xuất phát từ hai phía. Quản
lý yêu cầu thực hiện và chúng ta chủ động thực hiện.
 Nếu chủ động, sẽ tiết kiệm được thời gian cho quản lý và giúp
quản lý có thời gian để suy nghĩ việc khác hữu ích hơn.
 Thể hiện thái độ làm việc nghiêm túc, cầu tiến và trách nhiệm.
 Người chủ động luôn luôn được đánh giá cao hơn.

22. THANK YOU