Dokumen tersebut membahas tentang pengendalian dokumen dan catatan sebagai salah satu persyaratan utama sistem manajemen mutu. Sistem pengendalian dokumen diperlukan untuk menjamin validitas informasi dan memastikan semua staf memiliki dokumen yang tepat. Dokumen tersebut juga menjelaskan siklus hidup pengendalian dokumen mulai dari pembuatan, persetujuan, penerbitan, penyimpanan, pengendalian, hingga pemusn

1. Document Controller
for
Management System
Amirah Ahmad

2. DOCUMENT CONTROL?
DOCUMENT CONTROL :
Adalah suatu system yang
menangani masalah pencatatan
transaksi dokumenyang terjadi
dalam perusahaan. Keberadaan
dokumen control adalah salah
satu prosedur yang harus dipenuhi
bagi sebuah perusahaan untuk
dapat memiliki sertifikat system
management, seperti SMK3,
ISO9001, ISO45001, dll
Continue -
Pihak ISO 9000 pada dasarnya
tidak menyebutkan secara eksplisit
mengenai keharusan adanyasystem
dokumen control dengan standar
tertentu. Pihak ISO 9000 hanya
mensyaratkan adanya
proses/prosedur control of document
dan control of record.
Secara singkat bahwa yang dimaksud dengan document and record control adalah
system yang menjamin bahwa semua staff yang ada dalam perusahaan memiliki
sebuah dokumen yang tepat. Dan untuk keperluan itulah sistem dokumen control
lahir.Untuk menjaga validasi informasi suatu system dokumen control meliputi proses
pencatatan permintaan pembuatan dokumen baru dan pencatatan permintaan untuk
revisi dokumen.
2

3. Hello!
I am Amirah Ahmad
(Ms)
I am here because I love to give
presentations.
You can find me at:
@amiraah21 (Ig & tw)
3

4. Let’s start with the first
set of slides
1.
DOCUMENT &
RECORD
CONTROL

5. “Merupakan system penerbitan, pengesahan,
pendistribusian, penyimpanan, pengendalian, dan
pemusnahan dokumen”
5

6. FOR YOUR INFORMATION ..
6
Kamboja, 18
Laos, 22
Brunei Darusalam,
88
Myanmar, 112
Filipina, 1938
Singapore,
2990 Vietnam, 5694
Indonesia, 7890
Thailand, 8901
Malaysia,
12002
JUMLAH ORGANISASI YANG SUDAH TERSERTIFIKASI
ISO9001-2015 - ASEAN
2017 2018
901
952
JUMLAH ORGANISASI YANG SUDAH
TERSERTIFIKASI SMK3 - IND
Jumlah perusahaan

7. BIG
CONCEPT
Document Controller is the key of the
management system.
7

8. Example of Management System Requirement
ISO9001:2015
8

9. Example of Management System Requirement
ISO9001:2015
9

10. ISO 9001:2015
Mandatory Documentation
10
• Scope of the QMS (clause 4.3)
• Quality policy (clause 5.2)
• Quality objectives (clause 6.2)
• Criteria for evaluation and selection of
suppliers (clause 8.4.1)
• Monitoring and measuring equipment
calibration records* (clause 7.1.5.1)
• Records of training, skills, experience and
qualifications (clause 7.2)
• Product/service requirements review
records (clause 8.2.3.2)
• Record about design and development
outputs review* (clause 8.3.2)
• Records about design and development
inputs* (clause 8.3.3)
• Records of design and development
controls* (clause 8.3.4)
• Records of design and development outputs
*(clause 8.3.5)
• Design and development changes records*
(clause 8.3.6)
• Characteristics of product to be produced
and service to be provided (clause 8.5.1)
• Records about customer property (clause
8.5.3)

11. Continue ..
11
• Production/service provision change control
records (clause 8.5.6)
• Record of nonconforming outputs (clause 8.7.2)
• Monitoring and measurement results (clause
9.1.1)
• Internal audit program (clause 9.2)
• Results of internal audits (clause 9.2)
• Results of the management review (clause 9.3)
• Results of corrective actions (clause 10.1)

12. Life cyrcle of
document control
12

13. The cyrcle going on ..
13
Creation
Approval
Issue
Update/
Change
Approval
Removal
Archiving

14. USE INFOGRAPHICS TO SHOW DATA
0
Policy
1
Manual
2
Prosedur
3
IK/GL
4
Form
14

15. PRINSIP PEMBUATAN DOKUMEN
Objective
➜Mengapa dokumen
harus dibuat?
➜ Apa tujuan
dokumen ini?
Reference
➜Dokumen yang terkait
dengan dokumen ini
Scope
➜Ruang lingkup
pemakaian (applicability)
Detail History
➜Riwayat perubahan
dokumen serta uraian
perubahannya
Date
Date of Revision
Approval
Detail Prosedur
15

16. AND TABLES TO COMPARE DATA
Identifikasi
Record harus mempunyai nomor yang unik yang
membedakan satu record dengan yang lainnya (yang ada
pada form/atau di isi)
Storage Penyimpanan record harus dipastikan keamanannya
Protection Harus ada system proteksi record
Retrieval
Harus mudah untuk diambil ulang, sehingga indexing
sangat penting
Retention
Time
Harus ditentukan masa simpannya
Disposition
Jika masa simpan telah dicapai, maka harus ditentukan
pemusnahannya
16

17. Mengacu kepada perundangan.
Contoh dokumen pajak
WHY RETENTION IS IMPORTANT?
Mengacu kpd policy
perusahaan
Mis. Doc MCU 20th.
Mis. Hasil audit 5
Thn
Mengacu pada
customer requirement
17

18. Prinsip Klasifikasi Dokumen18
Top Secret
Secret
Confidential
Unrestricted
Klasifikasi dokumen menjadi penting untuk
mencegah penyebaran dokumen.
Hanya utk internal dan kalangan
sangat terbatas
Hanya utk internal dan kalangan terbatas
Untuk pemakaian internal saja, tidak boleh dicopy tanpa ijin
Tidak terbatas, bisa diakses oleh siapapun

19. Thanks!
Any questions?
You can find me at:
@amiraah21
amirahahmadd21@gmail.com
19