Dokumen tersebut membahas tentang tata naskah kepegawaian yang mencakup definisi, dasar hukum, pengelolaan arsip kepegawaian, jenis-jenis arsip kepegawaian, jadwal retensi arsip, dan kelengkapan dokumen tata naskah kepegawaian perseorangan. Dokumen ini memberikan panduan mengenai pengelolaan administrasi kepegawaian di lingkungan pemerintahan.
1. Dokumen Tata
Naskah
Kepegawaian
Oleh :
Umi Haniyati Chauliyanah, SE.
Kabid. Data dan Pengadaan Pegawai
BKD Kabupaten Magelang
2. DEFINISI
• Tata naskah kepegawaian adalah sistem penyimpanan
dan pemeliharaan surat / keputusan di bidang
kepegawaian yang dikeluarkan / ditetapkan oleh
pejabat yang berwenang yang disusun secara
teratur, tertib, dan terus menerus dalam media yang
ditetapkan sesuai dengan keperluan.
• Berkas Perseorangan adalah arsip yang tercipta dalam
rangka perjalanan karier orang perseorangan, pegawai
di Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintah
• Arsip Dokumentasi Kepegawaian adalah informasi
mengenai perkembangan karier PNS yang disusun
berdasarkan Arsip Dokumentasi Kepegawaian dari
instansi yang bersangkutan
3. DEFINISI
• Jadwal Retensi Arsip adalah Daftar sebagaimana
dimaksud Peraturan Pemerintah Republik Indonesia
Nomor : 34 Tahun 1979, Pasal 4 ayat 3, yaitu daftar berisi
sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu
penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan
dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip
• Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian PNS dan Pejabat
Negara, merupakan satu kesatuan yang tidak
terpisahkan. Digunakan sebagai pedoman penyusutan
arsip yang berkaitan dengan Arsip Kepegawaian PNS
dan Pejabat Negara di lingkungan Lembaga-lembaga
Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan
Daerah.
4. DASAR HUKUM
• UU No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan
pokok kearsipan
• Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 Tentang Arsip
• Keputusan Bersama Kepala ARNAS dan Kepala BAKN
No. 02 Tahun 2000 dan No. 22 Tahun 2000 tentang
Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil
dan Pejabat Negara
5. PENGELOLAAN ARSIP KEPEGAWAIAN
• Dilaksanakan dalam rangka meningkatkan pentingnya
dokumen/berkas tata naskah / arsip Kepegawaian PNS
sebagai salah satu sumber informasi manajemen
kepegawaian yang dapat membentuk citra positif
arsip/tata naskah kepegawaian.
• Fungsi ketersediaan dokumen tata naskah kepegawaian
antara lain sebagai:
1. Bukti fisik yang disusun secara kronologis sejak
seorang PNS menjadi pegawai sampai dengan purna
tugas
2. Instrumen yuridis jika terjadi sengketa pegawai
3. Bukti akuntabilitas kinerja instansi pemerintah
6. JENIS ARSIP KEPEGAWAIAN
1) Formasi Pegawai
2) Penerimaan Pegawai.
3) Pengangkatan Pegawai.
4) Pembinaan Karir Pegawai
5) Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai.
6) Mutasi Pegawai.
7) Administrasi Pegawai.
8) Kesejahteraan Pegawai.
9) Proses Pemberhentian Pegawai/Pensiun.
10) Keputusan Pemberhentian Pegawai/Pensiun.
11) Perselisihan/Sengketa Kepegawaian.
12) Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan.
13) Data Kepegawaian.
14) Dokumentasi Kepegawaian.
15) Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil.
7. JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN PNS
DAN PEJABAT NEGARA
Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian
PNS dan Pejabat Negara
adalah sebagaimana tercantum dalam
lampiran Keputusan Bersama
Kepala ARNAS dan Kepala BKN
No. 02 Tahun 2000 dan No. 22 Tahun 2000
tentang
Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian
Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara
15. MENYUSUN TAKAH
KEPEGAWAIAN YANG BAIK
• Setiap pengelola arsip kepegawaian, diharapkan perlu :
1. Menjaga kerapihan penyimpanan;
2. Menjaga kebersihan tempat penyimpanan;
3. Menjadi Petugas yang terampil dan terdidik;
4. Menciptakan sistem arsip yang mudah dalam
penyimpanan dan mudah menemukan kembali;
5. Menjaga keamanan arsip, melaksanakan
fumigasi, dan lainnya sebagaimana ketentuan
pengamanan dokumen arsip umum/lainnya.
6. Pengelolaan takah PNS, hendaknya, dilaksanakan
secara konvensional maupun elektronik
16. KELENGKAPAN DOKUMEN TATA NASKAH
KEPEGAWAIAN PERSEORANGAN
1) Lamaran
2) Nota Persetujuan Kepala BKN (Persetujuan NIP)
3) Pengangkatan CPNS
4) Hasil Pengujian Kesehatan;
5) Pengangkatan PNS
6) Daftar Riwayat Hidup;
7) Kartu Pegawai (KARPEG);
8) Kartu istri/Suami (KARIS/KARSU);
9) Kartu Peserta Taspen;
10) Kartu Pegawai Elektronik (KPE);
11) Tanda Peserta Asuransi
12) DP 3 dari pertama sampai terakhir;
13) KGB dari pertama sampai dengan terakhir;
17. KELENGKAPAN DOKUMEN TATA NASKAH
KEPEGAWAIAN PERSEORANGAN
14) SK Pengangkatan/Pemberhentian ke/dari Jabatan
(Struktural/Fungsional)
15) SK KP mulai dari pertama sampai terakhir;
16) SK Hukuman Disiplin dan Berita Acara Pemeriksaan;
17) Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus;
18) Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja;
19) Perbantuan pada Instansi lain, terdiri : SK Perbantuan
Kepala Daerah Otonom/Instansi Lain dan SK
Penarikan kembali dari perbantuan.
20) Surat Keputusan dipekerjakan pada Instansi;
21) Surat Keputusan Perpindahan Wilayah Kerja;
22) Surat Keputusan Perpindahan Antar Instansi;
23) SK tanda Kehormatan/jasa/Penghargaan;
18. KELENGKAPAN DOKUMEN TATA NASKAH
KEPEGAWAIAN PERSEORANGAN
24) Surat Keputusan Cuti Di Luar Tanggungan Negara
(CLTN) dan SK Persetujuan/Penugasan Kembali Cuti
diluar Tanggungan Negara;
25) Salinan Ijazah Pendidikan Umum /Kedinasan/ Kursus
dalam dan Luar Negeri
26) Surat Tugas/ijin Belajar Dalam/Luar Negeri;
27) Data / Mutasi keluarga PNS;
28) Pemberhentian dari & Pengangkatan kembali dalam
jabatan organik
29) Laporan dan Surat Peningkatan Pendidikan/kursus;
30) Inpassing bagi gaji maupun jabatan;
31) Penetapan Angka Kredit/fungsional;
19. KELENGKAPAN DOKUMEN TATA NASKAH
KEPEGAWAIAN PERSEORANGAN
32) Pas foto berwarna ukuran 4 x 6 cm 2 (dua) lembar;
33) Nomor Pokok Wajib Pajak PNS;
34) Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri
35) SK Pernyataan Hilang dan SK Kembalinya PNS yang
Dinyatakan Hilang;
36) SK Meninggal Dunia/Hilang;
37) SK Pemberhentian Sementara/uang tunggu;
38) Surat Keputusan Pemberhentian Pensiun atau SK
Pemberhentian sebagai PNS;
20. Buku Penjagaan
Administrasi
Kepegawaian
Oleh :
Umi Haniyati Chauliyanah, SE.
Kabid. Data dan Pengadaan Pegawai
BKD Kabupaten Magelang
21. Buku Penjagaan Administrasi Kepegawaian
pada tiap SKPD/Unit Kerja
1) Daftar Kepemilikan Kartu TASPEN
2) Daftar Nama Pejabat Struktural
3) Daftar Nama Pejabat Fungsional
4) Daftar Cuti Pegawai Negeri Sipil
5) Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat (KP)
6) Buku Penjagaan KGB PNS
7) Daftar Kepemilikan KARIS / KARSU
8) Daftar Kepemilikan KARPEG
9) Daftar Kepemilikan Kartu Asuransi Kesehatan (ASKES)
10) Daftar Urut Kepangkatan (DUK) PNS Daerah
11) Buku Catatan Pensiun dan Realisasinya
12) Buku Catatan Pelanggaran Disiplin
13) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Diklat
14) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Belajar
15) Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Lainnya
16) Buku Induk Pegawai Negeri Sipil (PNS)
