1. Manajemen Perubahan / Proses
Nama Pembicara
Asal Kelompok Keilmuan
Asal Fakultas
Asal Institusi
 Alamat email pembicara
Kementerian Komunikasi dan Informatika
bekerja sama dengan
Institut Teknologi Bandung
Institut Teknologi Sepuluh November
Universitas Gajah Mada
Universitas Indonesia
KEMKOMINFO

2. Tujuan Pembelajaran
KEMKOMINFO
 Menjelaskan peran dan pentingya TIK dalam
kehidupan manusia modern dan organisasi.
 Menjelaskan perlunya perubahan ke arah
penggunaan TIK untuk mengikuti perkembangan
kebutuhan manusia dan organisasi.
 Menjelaskan pendekatan yang diperlukan dalam
melakukan perubahan.
 Memperkenalkan framework untuk melakukan
perubahan TI
2

3. Regulation and Resources
KEMKOMINFO
Kimber Spradlin, CISA, CISSP, CPA, 2010
3

4. Masyarakat Berbasis Informasi
KEMKOMINFO
 Evolusi peradaban manusia: pertanian industri
informasi.
 Dalam masyarakat yang berbasis informasi, orang
banyak menggunakan waktu untuk berkomunikasi
dan berkolaborasi dalam tim atau kelompok kerja
serta menghasilkan, menggunakan dan
mendistribusikan informasi.
4

5. Nilai TIK yang Semakin Meningkat
KEMKOMINFO
 Perubahan yang demikian cepat pada dekade ini
menjadikan TIK komponen vital yang membantu
organisasi pada target mencapai tujuannya.
 TIK menjadi teknologi yang harus dimiliki organisasi
agar dapat menjawab tantangan kebutuhan untuk
melakukan perubahan.
 Tantangan -tantangan yang dihadapi al:
 Komputasi yang terhubung dengan baik
 Organisasi yang terhubung dengan baik
 Globalisasi
 Menggunakan TIK untuk keunggulan kompetitif
5

6. Interaksi Antar Pelaku
KEMKOMINFO
6

7. Hirarki dalam Organisasi
KEMKOMINFO
7

8. Peran Teknologi Informasi
KEMKOMINFO
 Mendukung proses bisnis
 Mendukung pengambilan keputusan
 Mendukung keunggulan kompetitif
8

9. Mengapa Perlu Perubahan?
KEMKOMINFO
(Diskusi)
9

10. Target Dampak pada Perubahan TI
KEMKOMINFO
 Semua perubahan harus terkontrol dan terkelola
dengan prosedur yang telah dibuat standar serta
meminimalkan interupsi operasi pada organisasi.
10

11. Komponen Perubahan
KEMKOMINFO
11

12. Perlunya Manajemen Perubahan TI
KEMKOMINFO
 Tekn ologi (TIK) hanya salah satu komponen pada
perubahan; implementasi perubahan selalu
melibatkan komponen-komponen lain.
 Keberhasilan perubahan sering dinilai /
dipersepsikan oleh individu yang terdampak akibat
perubahan itu
 Opportunistic – kelompok ini meyakini bahwa perubahan
diperlukan dan berkeinginan untuk mencapai keberhasilan
yang lebih baik dengan melakukan perubahan.
 Ritualistic – kelompok ini berpandangan bahwa tidak
diperlukan perubahan, tidak ingin berubah dari status quo
dan akan resisten terhadap perubah anyang
mempengaruhi nilai dan pendapatan mereka atau
kelompoknya.
12

13. Manajemen Perubahan TI vs
KEMKOMINFO
Manajemen Proyek TI
 Proyek TI yang memiliki dampak perubahan yang
signifikan terhadap proses / prosedur yang dilakukan
manusia seharusnya menyertakan manajemen
perubahan TI.
13

14. Visi Pimpinan
KEMKOMINFO
 Pimpinan yang visioner berpandangan jauh ke depan.
 Dalam hal penggunaan teknologi, seorang pimpinan
yang visioner memiliki visi tentang penggunaan
teknologi, utamanya TIK.
 Mengikuti perkembangan TIK mutlak perlu bagi
seorang pimpinan yang visioner.
 Keterbatasan visi (dan pengetahuan mengenai TIK)
pimpinan tidak jarang menghambat absorbsi
penggunaan TIK dalam memberikan layanan yang
lebih baik kepada masyarakat.
14

15. General Project Management Approach
KEMKOMINFO
 Conceptual
 Planning
 Testing
 Implementation
 Closure
  dimana manajemen perubahan seharusnya
direncanakan dan diimplementasikan?
15

16. Siklus Perubahan TI
KEMKOMINFO
 Establish the case for change
 Gain commitment
 Plan the change
 Implement the change
16

17. Gain Commitment
KEMKOMINFO
 Identifying the scope and impact of the change and
the resources and activates needed to implement it.
 Clear communications
 Commitment to the change process
 Sponsorship who will champion your goals
 Know who the stakeholders are and their motivation
 Communications to the stakeholders
 Good business case?
17

18. Plan the Change
KEMKOMINFO
 The actual processes of change.
 Includes the ability of the change sponsor or
champion to drive the change and prevent the
processes from stalling.
 Broken the plan into smaller parts
 Identified dependencies
 Identify risk factors
 Focus on contributors
 Established success measures
18

19. Implement the Change
KEMKOMINFO
 Do what you said you were going to do.
 Do it in a timely manner.
 Monitor results objectively.
19

20. Yang Harus Dilakukan dalam Melakukan
KEMKOMINFO
Perubahan TI
 Catat requests for change (RFC)
 Buat kategori RFC dan berikan prioritas masing-
masing.
 Lakukan asesmen terhadap resource yang
diperlukan dan dampak perubahan tsb.
 RFCs harus disetujui tim penasehat perubahan.
 Buat jadwal proses perubahan.
 Buat rencana back-out.
 Lakukan perubahan dan lakukan review terhadap
akibat-akibat perubahan yang dilakukan.
20

21. Beberapa Penyebab Kegagalan
KEMKOMINFO
 Kurang adanya keterlibatan pengguna.
 Kurang adanya dukungan manajerial.
 Kurang adanya kemampuan SDM.
 Kurang adanya sosialisasi tentang perubahan.
21

22. Contoh-contoh
KEMKOMINFO
 Perubahan layanan pembayaran pajak (sebelum
dan sesudah dilakukan integrasi data instansi
pemerintah dengan perbankan)
 Bagaimana manajemen perubahan yang harus dilakukan
(dalam hal teknologi, proses, dan SDM nya?
 e-KTP:
 Bagaimana KTP “lama”:
bentuk, teknologi, penggunaan, teknologi
pembuatan, teknologi pendukungnya?
 Bagaimana dengan e-KTP?
 Bagaimana manajemen perubahan yang harus dilakukan
(dalam hal teknologi, proses, dan SDM nya?
22

23. Peran dan Tanggung Jawab
KEMKOMINFO
 Pimpinan: Memberikan dukungan pada perubahan
dan melakukan monitoring perkembangan proses
perubahan.
 Kepala Bagian: Merumuskan proses perubahan.
 Staf: Melaksanakan proses perubahan.
23

24. Tanggung Jawab CIO (1)
KEMKOMINFO
 Merumuskan strategi TIK
 Meyakinkan bahwa strategi dan solusi TIK selaras dg
kebutuhan pemerintahan
 Merumuskan operasi TIK
 Meyakinkan bahwa informasi yang diproses dan
didistribusikan adalah akurat, tepat waktu, dan mendukung
operasional organisasi.
24

25. Tanggung Jawab CIO (2)
KEMKOMINFO
 Mengelola Perubahan TIK
 Meyakinkan bahwa manusia secara halus bisa beradaptasi
ke suatu perubahan yang dihasilkan oleh penerapan TIK
dalam organisasi
 Merumuskan Investasi TIK
 Meyakinkan bahwa investasi TIK mempunyai nilai efektif-
biaya (Cost-effective dan nilai balik dalam waktu yang
cepat.
25

26. Framework untuk Perubahan TI
KEMKOMINFO
 Diperlukan framework untuk melaksanakan
perubahan TI agar perubahan dapat berjalan sesuai
prosedur yang telah distandarkan.
 Contoh: ITIL (Information Technology Infrastructure
Library) framework.
26

27. Tips Melakukan Perubahan TI (1)
KEMKOMINFO
 Mutlak perlu komitmen manajemen terhadap
perubahan yang akan dilakukan dan komitmen
terhadap proses dalam mencapai perubahan tsb.
 Jaga agar perubahan merupakan proses yang
transparan dan selalu ada ruang untuk diskusi.
 Pahami alasan-alasan untuk tiap perubahan dan
komunikasikan dengan jelas alasan-alasan ini.
 Integrasikan perubahan dalam visi dan strategi
organisasi.
27

28. Tips Melakukan Perubahan TI (2)
KEMKOMINFO
 Identifikasikan hal-hal yang dapat menghambat
proses perubahan.
 Perlu ada kemampuan SDM untuk melakukan
perubahan dari awal sampai akhir proses
perubahan.
 Lakukan monitoring proses perubahan dan segera
lakukan penanganan bila ada permasalahan yang
timbul.
28

29. Tips Melakukan Perubahan TI (3)
KEMKOMINFO
 persiapkan dan berikan dukungan kepada staf
organisasi dan stakeholder lain terhadap perubahan
yang akan dilakukan.
 Libatkan staf dalam proses perubahan dan
mendapat informasi mengenai perubahab yang
terjadi selama proses.
 Selama perubahan, momentum perubahan harus
dijaga agar proses perubahan dapat dilakukan
sampai selesai.
 Lakukan studi banding ke pihak lain ang pernah
melakukan perubahan serupa untuk mendapat
pelajaran dari pengalaman mereka.
29

30. Referensi
KEMKOMINFO
 ITIL Change Management
(http://www.itlibrary.org/index.php?page=Change_
Management)
 The Australian Flexible Learning Framework
(http://industry.flexiblelearning.net.au/guide/7-2-
1_Organisational_change_management_tips.htm)
30

31. KEMKOMINFO
Akhir dari Modul 5
Terima kasih