Conservazione digitale e pec

CONSERVAZIONE
DIGITALE E PEC
Introduzione sull'evoluzione normativa
• Le regole tecniche in materia di sistema di conservazione
• Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici
• I documenti digitali dello studio
• PEC, obblighi e responsabilità
Rag. Claudio Caprara
Responsabile Conservazione
Progettista Sw archiviazione
e conservazione
1

Il documento digitale: 3 importanti
affermazioni
1. Le moderne regole e tecnologie
consentono di RICEVERE SPEDIRE
TRATTARE informazioni
ESCLUSIVAMENTE digitali.
Questa telecamera rileva il
movimento, illumina
l’ambiente, riprende un video
e lo spedisce ad un servizio
digitale di conservazione.
Questa PEC (Messaggio di Posta
Elettronica Certificata) sostituisce a tutti
gli effetti la raccomandata di Deposito di
un Concordato. Non segue invio cartaceo
2

affermazioni
1. CAD Codice Amministrazione digitale decreto legislativo 7
marzo 2005, n. 82.
2. Regolamento eIDAS (electronic IDentification
Authentication and Signature) - Regolamento UE n°
910/2014 sull’identità digitale
3. Sistema SPID - DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO
DEI MINISTRI 24 ottobre 2014
4. Regole tecniche conservazione – Dpcm 13/11/2014
5. Fatturazione elettronica verso la PA DECRETO 3 aprile
2013, n. 55
6. Fatturazione elettronica tra privati DECRETO
LEGISLATIVO 5 agosto 2015, n. 127
7. Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione,
copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale
dei documenti informatici nonche' di formazione e
conservazione dei documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni DECRETO DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI 13
novembre 2014
8. Adeguamento DPR 633/72
9. Adeguamento Codice Civile
2. Il quadro normativo Italiano
ed Europeo, danno al
documento digitale lo stesso
valore probatorio del
cartaceo. *
La giurisprudenza offre già numerose
sentenza basate sulla esibizione / non
esibizione di documenti informatici.
3

affermazioni
• Fattura elettronica PA
• MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE DECRETO
3 aprile 2013, n. 55 Regolamento in materia di
emissione, trasmissione e ricevimento della fattura
elettronica da applicarsi alle amministrazioni
pubbliche ai sensi dell'articolo 1, commi da 209 a 213,
della legge 24 dicembre 2007, n. 244. (13G00097) (GU
n.118 del 22-5-2013)
• Procedura Fallimenti e concordati
• Dichiarazioni
• Contrassegno assicurazioni
• Registro protocollo PA
• E tanti tanti tanti altri servizi
3. Switch Off dei servizi analogici.
Vi sono alcuni servizi o attività che
non possono più essere utilizzati in
forma analogica.
4

Ieri Oggi Domani
Ieri
La qualità di un servizio veniva valutata
anche in base alla capacità di
organizzare l’archivio fisico (precisione
metodicità dettaglio)
Oggi
La qualità di un servizio viene valutata
ANCHE in base ALLA CAPACITA’ di
trattare documenti elettronici
Domani
La qualità di un servizio sarà legata
pressochè esclusivamente alla capacità
di trattare record elettronici
In analogico Out digitale
In digitale Out digitale
5

Il trattamento digitale dei documenti
• 1’ fase – Formazione, Raccolta, (gestione
documentale)
• Formazione dei files, classificazione, controllo.
• 2’ fase – Versamento
• Invio del pacchetto di dati alla conservazione
interna o verso servizi esterni
• 3’ fase – Archiviazione o Conservazione
• Controllo del pacchetto di dati , se positivo ,
presa in carico e conservazione per il periodo
richiesto.
La fase 1 non è soggetta ad alcuna
normativa, ma è la parte più complessa.
Oggi le regole stanno nella «esperienza
delle persone» con un sistema digitale
l’esperienza va tramutata in «procedure
precise e documentate»
Il Versamento e la Conservazione
avvengono sulla base di procedure
SCRITTE ED APPROVATE dalle parti.
6

DPCM 03/12/2013 OAIS Modello di riferimento
7Produttore(producer)
DELEGATODELPRODUTTORE
Pianificazione della conservazione
Amministrazione (Administration)
Gestione del sistema (Management)
Utente(consumer)
Gestione dei dati
Gestione Volumi
SIP
PDV
AIPPDA
DIP
PDE
Versamento Accesso
RICHIESTE
RISPOSTE
ORDINE
Titolaredeldocumento

Si basa sul concetto di «Sistema»
regole, procedure e tecnologie applicate al fine di garantire
le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità,
leggibilità, reperibilità a tutti gli oggetti conservati e ai
relativi metadati.
Similarmente al sistema «Qualità»
Nomina formale, di Responsabili e delegati
Predisposizione del manuale (elettronico)
Forte legame con L. 196/2003 (Protezione dei dati)
Per i conservatori Accreditati, OBBLIGATORIA la certificazione
27001
Netta separazione tra
Gestione documentale (formazione dei documenti e degli
indici)
Conservazione digitale (garanzie di sicurezza, per tutto il
periodo di conservazione)
Possibilità di certificare il processo (FUTURO).
Da applicare in ogni caso
Conservazione in house
Conservazione presso terzi.
36 mesi per adeguare sistemi esistenti
I nuovi si avviano in base alla nuova normativa.
DPCM 03/12/2013 Regole tecniche della
conservazione 8

DPCM 03/12/2013 regole tecniche della conservazione
• Soggetti
• Organizzazione
• Funzioni e responsabilità
• Processi
• Regole
• Standard
• Risorse
• Tecnologie
• Strumenti
• Monitoraggio
Documentazione
Incarichieistruzioni
PIANIFICAZIONE
9

• Art.1 definizioni
• Art. 2 Ambito di applicazione
• Art. 3 Sistema di conservazione
• Art. 4 Oggetti della conservazione
• Art. 5 Modelli organizzativi della
conservazione
• Art. 6 ruoli
• Art. 7 Rdc
• Art. 8 Il manuale di conservazione
• Art. 9 Il processo di conservazione
• Art. 10 Modalità di esibizione
• Art. 11 Formati degli oggetti
destinati alla conservazione
• Art. 12 Sicurezza del sistema di
conservazione
• Art. 13 Accreditamento
• Art. 14 Disposizioni FInali
10

 Articolo 1 – Definizioni
 1. Ai fini del presente decreto si
applicano le definizioni del glossario di
cui all'allegato 1 che ne costituisce parte
integrante.
 2. Le specifiche tecniche relative alle
regole tecniche di cui al presente
decreto sono indicate nell'allegato n. 2
relativo ai formati, nell'allegato n. 3
relativo agli standard tecnici di
riferimento per la formazione, la
gestione e la conservazione dei
documenti informatici, nell'allegato n. 4
relativo alle specifiche tecniche del
pacchetto di archiviazione e nell'allegato
n. 5 relativo ai metadati.
 Le specifiche tecniche di cui al presente
comma sono aggiornate con delibera
dell'Agenzia per l'Italia digitale, previo
parere del Garante per la protezione dei
dati personali, e pubblicate sul proprio sito
istituzionale.
La norma contiene 5 Allegati che verranno
aggiornati con Delibere di Agid
Loro contenuto:
1 Definizioni
2 Formati dei files
3 Standard tecnici di riferimento
4 Specifiche tecniche del pacchetto di
archiviazione
5 Dettaglio dei metadati
11

 Art. 2 Ambito di applicazione
 Il presente decreto, adottato ai sensi
dell'art. 71 del Codice, stabilisce le
regole tecniche previste dall'art. 20,
commi 3 e 5-bis, dall'art. 23-ter, comma
4, dall'art. 43, commi 1 e 3, dall'art. 44 e
dall'art. 44-bis del Codice.
 Le disposizioni del presente decreto si
applicano ai soggetti di cui all'art. 2,
commi 2 e 3, del Codice, nonche' ai
soggetti esterni a cui e' eventualmente
affidata la gestione o la conservazione
dei documenti informatici.
 Ai sensi dell'art. 2, comma 5, del Codice,
le presenti regole tecniche si applicano
nel rispetto della disciplina rilevante in
materia di tutela dei dati personali e, in
particolare, del Codice in materia di
protezione dei dati personali, di cui al
decreto legislativo 30 giugno 2003, n.
196.
Il DL 7/3/2005 N. 82 (CAD) rimanda alle
regole tecniche (queste) i dettagli operativi.
L’art. 2 del cad identifica le pa soggette al
codice
L’art. 3 ampia ai privati alcune prescrizioni
(2. Le disposizioni del presente codice si applicano alle pubbliche
amministrazioni di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto
legislativo 30 marzo 2001, n. 165, salvo che sia diversamente
stabilito, nel rispetto della loro autonomia organizzativa e comunque
nel rispetto del riparto di competenza di cui all'articolo 117 della
Costituzione.
3. Le disposizioni di cui al capo II concernenti i documenti
informatici, le firme elettroniche, i pagamenti informatici, i libri
e le scritture, le disposizioni di cui al capo III, relative alla
formazione, gestione, alla conservazione, nonche' le disposizioni di
cui al capo IV relative alla trasmissione dei documenti informatici
si applicano anche ai privati ai sensi dell'articolo 3 del decreto
del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445.)
12

13
 Art. 3 Sistema di conservazione
 1 In attuazione di quanto previsto dall'art. 44, comma 1, del Codice, il sistema di
conservazione assicura, dalla presa in carico dal produttore di cui all'art. 6 fino
all'eventuale scarto, la conservazione, tramite l'adozione di regole, procedure e
tecnologie, dei seguenti oggetti in esso conservati, garantendone le caratteristiche
di autenticita', integrita', affidabilita', leggibilita', reperibilita':
 i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi associati di
cui all'allegato 5 al presente decreto;
 I fascicoli informatici ovvero le aggregazioni documentali informatiche con i metadati ad essi
associati di cui all'allegato 5 al presente decreto, contenenti i riferimenti che univocamente
identificano i singoli oggetti documentali che appartengono al fascicolo o all'aggregazione
documentale.
 2. Le componenti funzionali del sistema di conservazione assicurano il
trattamento dell'intero ciclo di gestione dell'oggetto conservato nell'ambito
del processo di conservazione.
 3. Il sistema di conservazione garantisce l'accesso all'oggetto conservato,
per il periodo prescritto dalla norma, indipendentemente dall'evolversi del
contesto tecnologico.
 4. Gli elenchi degli standard, delle specifiche tecniche e dei formati
utilizzabili quali riferimento per il sistema di conservazione sono riportati
negli allegati 2 e 3 al presente decreto.

14
 Articolo 3 in sintesi –
 il sistema di conservazione assicura, dalla presa in carico dal produttore fino
all'eventuale scarto, la conservazione, dei documenti, dei metadati e dei
Fascicoli informatici ovvero le aggregazioni documentali.
 garantendone le caratteristiche di autenticita', integrita', affidabilita',
leggibilita', reperibilita
 COME :
 tramite l'adozione di regole, procedure e tecnologie
 2. Le componenti funzionali garantiscono tutte le attività richieste.
 3. Il sistema garantisce l'accesso all'oggetto conservato,
indipendentemente dall'evolversi del contesto tecnologico.
 4. Rimando agli standard.

15
 Art. 4 Oggetti della conservazione
 Gli oggetti della conservazione sono
trattati dal sistema di conservazione in
pacchetti informativi che si distinguono
in:
 a) pacchetti di versamento;
 b) pacchetti di archiviazione;
 c) pacchetti di distribuzione.
 Ai fini dell'interoperabilita' tra i sistemi
di conservazione, i soggetti che
svolgono attivita' di conservazione dei
documenti informatici adottano le
specifiche della struttura dati contenute
nell'allegato 4, almeno per la gestione
dei pacchetti di archiviazione.
Allegato 4 è la spiegazioni sintetica
in italiano della norma UNI
11386:2010 detta anche SInCRO.
Definisce una modalità di creazione
di pacchetti di archiviazione
standard per facilitare, appunto, lo
scambio di pacchetti.

 Art. 5 Modelli organizzativi della conservazione
 1. Il sistema di conservazione opera secondo modelli
organizzativi esplicitamente definiti che garantiscano la sua
distinzione logica dal sistema di gestione documentale, se
esistente.
 2. Ai sensi dell'articolo 44 comma 1-ter del Codice, la
conservazione può essere svolta:
 a. internamente al soggetto produttore dei documenti
informatici da conservare,
 b. affidata, in modo totale o parziale, ad altri soggetti,
pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e
tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso
DigitPA.
 3. Le pubbliche amministrazioni realizzano i propri processi di
conservazione internamente o affidando tali processi a
conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all’articolo 44-
bis, comma 1, del Codice, fatte salve le competenze del
Ministero per i beni e le attività culturali ai sensi del decreto
legislativo 22 gennaio 2004, n 42, e successive modificazioni.
16
Il sistema opera sulla base di modelli
definiti
Separato da gestione documentale
Conservazione
interna al soggetto produttore
Affidata in toto o in parte a
terzi
PA O INTERNA O AFFIDATA A
CONSERVATORE ACCREDITATI

 Art. 6 ruoli
 1. Il sistema di conservazione prevede almeno i seguenti ruoli:
 a. produttore identificato, nel caso di pubblica amministrazione, nella figura del responsabile
della gestione documentale di cui all’articolo 8 del decreto sul documento informatico;
 b. utente;
 c. responsabile della conservazione.
 2. I ruoli di produttore e utente sono svolti indifferentemente da persone fisiche o giuridiche
interne o esterne al sistema di conservazione, secondo i modelli organizzativi definiti all’articolo 6
del presente decreto.
 3. Il produttore, responsabile del contenuto del pacchetto di versamento, trasmette tale
pacchetto al sistema di conservazione secondo le modalità operative di versamento definite nel
manuale di conservazione e, in caso di affidamento ad altro soggetto esterno, indicate
specificatamente anche nell’ambito di un accordo formale.
 4. L’utente richiede al sistema di conservazione l’accesso ai documenti per acquisire le informazioni di
interesse nei limiti previsti dalla norma. Tali informazioni vengono fornite dal sistema di conservazione secondo
le modalità previste all’articolo 10 del presente decreto.
17

18
Produttore Delegato
Responsabile della
conservazione
Fornisce documenti e
metadati
Pubblico Ufficiale
Produttore
Titolare del documento
Utenti
Richiede documenti e
metadati
Titolare della
conservazione
Responsabile
delegato
La definizione dei ruoli è più complessa.
I ruoli fondamentali sono Produttore
Conservatore e Utente ma, nella pratica ….
• La produzione può essere delegata a
terzi (il titolare del documento è un
altro)
• Potremmo avere una doppia delega
(professionista centro servizi)
• Potremmo dover produrre per conto di
un terzo (doppio titolare)

 5. Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di
conservazione e ne governa la gestione in relazione al modello organizzativo adottato di cui
all’articolo 5 del presente decreto.
 6. Il responsabile della conservazione può delegare lo svolgimento di proprie attività ad uno o più
soggetti di specifica competenza ed esperienza in relazione alle attività ad essi delegate. Tale delega deve
essere formalizzata esplicitando chiaramente le motivazioni della stessa nonché la congruità delle funzioni
delegate con le specifiche competenze del delegato.
 7. La conservazione può essere affidata ad altro soggetto esterno che offra idonee garanzie
organizzative e tecnologiche attraverso un contratto/convenzione di servizio che preveda l’obbligo del rispetto
del manuale di conservazione predisposto dal responsabile della conservazione.
 8. I soggetti che affidano il processo di conservazione a soggetti esterni provvedono a delegare ad
essi il ruolo del responsabile del trattamento dei dati come previsto dal Codice in materia di protezione
dei dati personali, mantenendo comunque la titolarità degli stessi.
 9. Sui sistemi di conservazione degli archivi pubblici o archivi privati che rivestono interesse storico
particolarmente importante il Ministero per i beni e le attività culturali esercita le attività di tutela di
competenza, così come previsto dalla normativa vigente.
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DPCM 03/12/2013 Ruoli
20
Produttore
Responsabile della
conservazione
Sovraintende al
processo
Fornisce documenti e
metadati
Responsabile sistema
Documentale
Sovraintende la
gestione documentale
Responsabile Sistemi
Informativi
Fornisce risorse IT Delegati
Incaricati allo
svolgimento di
specifiche funzioni
Struttura organizzativa del sistema per la conservazione digitale
Responsabile Fiscale
Fornisce indicazioni per
i documenti fiscali
Responsabile
Trattamento Dati P
Definisce riservatezza e
sicurezza
Responsabile
Antiriciclaggio
Definisce politiche per
antiriciclaggio
Responsabile
Sicurezza
Fornisce indicazioni
per la sicurezza fisica
Pubblico Ufficiale
Fornisce servizio di
autenticazione
Responsabile Sistemi
Responsabile rete
Responsabile Banche dati
Responsabile Copie
Responsabile Credenziali
Titolare Produttore
Titolare del documento
Utenti
Autorizzati alla
esibizione

DPCM 03/12/2013 Responsabile della conservazione
 Art. 7 Responsabile della conservazione
 1. Il responsabile della conservazione opera d’intesa con il
responsabile del trattamento dei dati personali, ove
nominato, con il responsabile della sicurezza e con il
responsabile dei sistemi informativi, nel caso delle pubbliche
amministrazioni, con il responsabile del servizio per la
gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e
degli archivi e nel caso delle pubbliche amministrazioni
centrali, anche con il responsabile dell’ufficio di cui
all’articolo 17 del Codice. In particolare:
21

a. definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da
conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla vigente normativa;
b. gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
c. genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di
d. genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti
dal manuale di conservazione;
e. effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
f. assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della
leggibilità degli stessi;
g. adotta misure per verificare e prevenire il degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni,
l’obsolescenza dei formati al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici;
h. provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici all’evolversi del contesto tecnologico, secondo
quanto previsto dal manuale di conservazione;
i. adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione come previsto nell’articolo
12 del presente decreto;
l. richiede la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia previsto il suo intervento, assicurando allo stesso
l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
m. assicura l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza ai diversi
organismi competenti previsti dalle norme vigenti;
n. provvede, nel caso di amministrazioni statali, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello
Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;
o. predispone il manuale di conservazione di cui all’articolo 8 del presente decreto e ne cura l’aggiornamento
periodico e in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
22

Art. 8 Manuale della conservazione
1. Il manuale di conservazione illustra in dettaglio l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi,
il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture
utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del
funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.
2. Il manuale di conservazione è un documento informatico che deve riportare, almeno:
a. i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo in
modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa;
b. la struttura organizzativa comprensiva dei ruoli, delle responsabilità e degli obblighi dei diversi soggetti che
intervengono nel processo di conservazione;
c. la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva della indicazione dei
formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni;
d. la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, comprensiva della
predisposizione del rapporto di versamento;
e. la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;
f. la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema di conservazione con la
produzione del pacchetto di distribuzione;
g. la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche, fisiche e
logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime;
h. la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione e delle
verifiche sull’integrità degli archivi con l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie;
i. la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;
almeno questo
l. i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti debbano essere scartate ovvero trasferite in
conservazione, ove, nel caso delle pubbliche amministrazioni, non già presenti nel manuale di gestione.
23

Art. 9 Processo di conservazione
processo di conservazione prevede:
a. l’acquisizione da parte del sistema di conservazione del pacchetto di versamento per la sua presa in carico;
b. la verifica che il pacchetto di versamento e gli oggetti contenuti siano coerenti con le modalità previste dal manuale di conservazione
e con quanto indicato all'articolo 11 del presente decreto;
c. il rifiuto del pacchetto di versamento, nel caso in cui le verifiche di cui alla lettera b. abbiano evidenziato delle anomalie;
d. la generazione, anche in modo automatico, del rapporto di versamento relativo ad uno o più pacchetti di versamento, univocamente
identificato dal sistema di conservazione e contenente un riferimento temporale, specificato con riferimento al Tempo Universale
Coordinato (UTC), e una o più impronte, calcolate sull’intero contenuto del pacchetto di versamento, secondo le modalità descritte nel
manuale di conservazione;
e. l’eventuale sottoscrizione del rapporto di versamento con la firma digitale o firma elettronica qualificata apposta dal responsabile
della conservazione, ove previsto nel manuale di conservazione;
f. la preparazione e la gestione del pacchetto di archiviazione sulla base delle specifiche della struttura dati contenute nell’allegato 4 e
secondo le modalità riportate nel manuale della conservazione;
g. la preparazione e la sottoscrizione con la firma digitale o firma elettronica qualificata, ove previsto nel manuale di conservazione, del
pacchetto di distribuzione ai fini dell’esibizione sulla base della richiesta dell’utente;
h. ai fini della interoperabilità tra sistemi di conservazione, la produzione dei pacchetti di distribuzione coincidenti con i pacchetti di
archiviazione;
i. la produzione dei duplicati informatici o delle copie informatiche effettuati per richiesta degli utenti in conformità a quanto previsto
dal decreto sulle regole tecniche del documento informatico;
l. la produzione delle copie informatiche ai fini degli adeguamenti tecnologici volte ad adeguare il formato a quanto disposto all’articolo
11 del presente decreto, in conformità a quanto previsto dal decreto sulle regole tecniche del documento informatico;
m. lo scarto dal sistema di conservazione del pacchetto di archiviazione alla decorrenza dei termini previsti dalla norma dandone
informativa al produttore secondo quanto previsto dalla normativa vigente;
n. nel caso degli archivi pubblici o archivi privati, che rivestono interesse storico particolarmente importante, lo scarto del pacchetto di
archiviazione avviene ad autorizzazione ottenuta dal produttore da parte del Ministero per i beni e le attività culturali secondo quanto
previsto dalla normativa vigente in materia.
24

Gestione dei dati
Gestione Volumi
SIP
PDV
AIPPDA
DIP
PDE
Versamento Accesso
RICHIESTE
RISPOSTE
ORDINE
25

OAIS : Open Archival Information System
PDV/sip Pacchetto di Versamento Submission Information Package
PDA/ aip Pacchetto di Archiviazione /Archival Information Package
PDD/dip Pacchetto di Distribuzione / Dissemination Information Package
Gestione dei dati
Gestione Volumi
SIP
PDV
AIPPDA
DIP
PDE
Versamento Accesso
RICHIESTE
RISPOSTE
ORDINE
26

27Pianificazione della conservazione
DATI DI RICERCAE DI
CONSERVAZIONE
CARTELLE DI
CONSERVAZIONE DEI
DOCUMENTI
SIP
PDV
AIPPDA
DIP
PDE
Verifica del
pacchetto e invio
del rapporto di
versamento
RICHIESTADI
CONSULTAZIONE
O ESIBIZIONE
TRAMITE WEB
O TRAMITE PEC
RICHIESTE
RISPOSTE
ORDINE

Funzionalità della conservazione
Pianificazione e
controllo
Versamento
verificaPianificazione
Impegno
risorse
Individuazione
vincoli
Definizione
modelli
Comunicazion
e IOP
Attività di
controllo
Scarto Accettazione
Conservazione
Verifica
modello
Creazione
PDC
Creazione
firma IDC
Distribuzione
Verifica
richiesta
Creazione
PDD
Notifica
Gestione /
verifica
Scarto
Verifica
richiesta
Creazione
VDS/VDC
Notifica
Duplicazione copie
Verifica
necessità
Creazione
VDC
Notifica
Autenticazione
Funzionalità per la protezione dei dati
Amministrazione
base dati
Amministrazione dei
sistemi
Amministrazio
ne degli
accessi
Gestione e
manutenzione
strumenti
elettronici
Gestione delle copie
di sicurezza
Gestione delle copie
delle credenziali
Amministrazio
ne degli
accessi
Gestione e
manutenzione
strumenti
elettronici
Notifica
Amministrazione
Riservatezza
Amministrazio
ne dati
personali
Amministrazion
e dati sensibili
28

Art. 10 Modalita' di esibizione
1. Fermi restando gli obblighi in materia di esibizione
dei documenti stabiliti da norme specifiche e dal
precedente articolo 6, comma 8, il sistema di
conservazione permette l’accesso da parte dei
soggetti autorizzati al documento informatico
conservato direttamente per via informatica anche
da remoto attraverso la produzione di un pacchetto
di distribuzione secondo le modalità descritte nel
manuale di conservazione.
2. 2. Nei casi in cui, secondo le vigenti norme, è
richiesta la presentazione di un documento in
originale tale obbligo è soddisfatto anche attraverso
la presentazione della copia informatica o della
copia analogica del documento informatico
conservato, prodotta secondo quanto previsto dal
decreto sul documento informatico.
29
Difficile dire se in ambito
fiscale andremo verso un
obbligo di esibizione 7/24 o se
invece (e mi sembra questa la
tendenza) i termini di verifica
rimarranno gli stessi ma certe
attività andranno segnalate
preventivamente.

1. Nelle pubbliche amministrazioni, il responsabile della conservazione, di concerto con il
responsabile della sicurezza e, nel caso delle pubbliche amministrazioni centrali,
anche con il responsabile dell'ufficio di cui all'art. 17 del Codice, provvede a
predisporre, nell'ambito del piano generale della sicurezza, il piano della sicurezza del
sistema di conservazione, nel rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli
da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e dal disciplinare tecnico di
cui all'allegato B del medesimo decreto, nonche' in coerenza con quanto previsto dagli
articoli 50-bis e 51 del Codice e dalle relative linee guida emanate dall'Agenzia per
l'Italia digitale. Le suddette misure sono descritte nel manuale di conservazione di cui
all'art. 8. 2.
• I soggetti privati appartenenti ad organizzazioni che gia' adottano particolari regole di
settore per la sicurezza dei sistemi informativi adeguano il sistema di conservazione a
tali regole. Gli altri soggetti possono adottare quale modello di riferimento le regole di
sicurezza indicate dagli articoli 50-bis e 51 del Codice e dalle relative linee guida
emanate dall'Agenzia per l'Italia digitale. I sistemi di conservazione rispettano le
misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 e dal disciplinare tecnico di cui
all'allegato B del Codice in materia di protezione dei dati personali, di cui al decreto
legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
30

Art. 13 Accreditamento
1. L'Agenzia per l'Italia digitale definisce, con
propri provvedimenti, le modalita' per
l'accreditamento e la vigilanza sui soggetti di cui
all'art. 44-bis del Codice i quali adottano le
presenti regole tecniche di cui al presente
decreto per la gestione e la documentazione del
sistema di conservazione, nonche' per
l'espletamento del processo di conservazione.
31

32Art. 14 Disposizioni finali
1. Il presente decreto entra in vigore il trentesimo giorno successivo alla data di
pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
2. I sistemi di conservazione gia' esistenti alla data di entrata in vigore del presente
decreto sono adeguati entro e non oltre 36 mesi dall'entrata in vigore del presente
decreto secondo un piano dettagliato allegato al manuale di conservazione. Fino al
completamento di tale processo per tali sistemi possono essere applicate le previgenti
regole tecniche. Decorso tale termine si applicano in ogni caso le regole tecniche di
cui al presente decreto.
3. Fino al completamento del processo di cui al comma 2, restano validi i sistemi di
conservazione realizzati ai sensi della deliberazione CNIPA n. 11/2004.
4. Il Responsabile della conservazione valuta l'opportunita' di riversare nel nuovo sistema
di conservazione gli archivi precedentemente formati o di mantenerli invariati fino al
termine di scadenza di conservazione dei documenti in essi contenuti. 4. La
deliberazione CNIPA n. 11/2004 cessa di avere efficacia nei termini previsti dai comma
2 e 3. Il presente decreto e' inviato ai competenti organi di controllo e pubblicato
nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.

La Normativa fiscale DMEF 17/06/2014
Completo riferimento al cad (dl 82/2005) e alle regole della conservazione
Art. 1 Definizioni
Ai fini del presente decreto si applicano le definizioni contenute nel decreto legislativo 7
marzo 2005, n. 82, e nei decreti attuativi emanati ai sensi dell'art. 71 ,,
Art. 2 Obblighi da osservare per i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni
tributarie
1. Ai fini tributari, la formazione, l'emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia,
la duplicazione, la riproduzione, l'esibizione, la validazione temporale e la
sottoscrizione dei documenti informatici, avvengono nel rispetto delle regole tecniche
adottate ai sensi dell'art. 71 DL 07/03/2005, n. 82, e dell'art. 21, c 3, DPR
26/10/1972, n. 633, in materia di fatturazione elettronica.
2. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno le caratteristiche
dell'immodificabilità, dell'integrità, dell'autenticità e della leggibilità, e utilizzano i
formati previsti dal DL 07/03/2005, n. 82, dai decreti emanati ai sensi dell'art. 71 del
predetto decreto legislativo ovvero utilizzano i formati scelti dal responsabile della
conservazione, il quale ne motiva la scelta nel manuale di conservazione, atti a
garantire l'integrità, l'accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico.
33

Rif.to al CC e dati minimi, Marca temporale sul PDA , Termine pda fiscali
B. Rif.to al CC e dati minimi, Marca temporale sul PDA , Termine pda fiscali
Art. 3 Conservazione dei documenti informatici, ai fini della loro rilevanza fiscale
1. I documenti informatici sono conservati in modo tale che:
a) siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell'amministrazione
digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta
della contabilità;
b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi
informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla
partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano
obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere
stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti
Agenzie fiscali.
2. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l'apposizione di un
riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.
3. Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti e‘ effettuato entro il termine previsto
dall'art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni
dalla legge 4 agosto 1994, n. 489
34

Doc. Analogici con firma digitale, distruzione dopo PDA
Art. 4 Obblighi da osservare per la dematerializzazione di documenti e scritture analogici
rilevanti ai fini tributari
1. Ai fini tributari il procedimento di generazione delle copie informatiche e delle copie
per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogici avviene ai sensi
dell'art. 22, comma 3, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e termina con
l'apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale ovvero della firma
elettronica basata sui certificati rilasciati dalla Agenzie fiscali. La conservazione avviene
secondo le modalità di cui all'art. 3 del presente decreto.
2. Ai fini fiscali, la conformità all'originale delle copie informatiche e delle copie per
immagine su supporto informatico di documenti analogici originali unici, è autenticata da
un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, secondo le modalità di cui all'art.
22, comma 2, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e delle relative regole tecniche.
3. La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è
consentita soltanto dopo il completamento della procedura di cui ai precedenti commi.
35

Doc. Analogici con firma digitale, distruzione dopo PDA
Art. 5 Obbligo di comunicazione e di esibizione delle scritture e dei documenti
1. Il contribuente comunica che effettua la conservazione in modalità elettronica dei
documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo
di imposta di riferimento.
2. In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico e' reso
leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede
del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal
soggetto ai sensi dell'art. 35, comma 2, lettera d), del decreto del Presidente della
Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633.
3. Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica secondo le
modalità stabilite con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie fiscali.
4. Con provvedimenti del direttore dell'Agenzia delle Dogane e dei Monopoli, che
saranno pubblicati nell'apposita sezione del sito internet istituzionale secondo le
modalità previste dal decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33, sono stabilite, in
relazione ai diversi settori d'imposta, specifiche modalità per l'assolvimento degli
obblighi di cui ai commi 1 e 2.
36

Imposta di bollo
Art. 6 Modalita' di assolvimento dell'imposta di bollo su libri, registri ed altri documenti
1. L'imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti e' corrisposta mediante
versamento nei modi di cui all'art. 17 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241, con modalita‘
esclusivamente telematica.
2. Il pagamento dell'imposta relativa alle fatture, agli atti, ai documenti ed ai registri emessi o
utilizzati durante l'anno avviene in un'unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura
dell'esercizio.
Le fatture elettroniche per le quali e' obbligatorio l'assolvimento dell'imposta di bollo devono
riportare specifica annotazione di assolvimento dell'imposta ai sensi del presente decreto.
3. L'imposta sui libri e sui registri di cui all'art. 16 della tariffa allegata al decreto del
Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642, tenuti in modalità informatica, e' dovuta
ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse.
37

Disposizioni finali
Art. 7 Disposizioni finali ed entrata in vigore
1. Il presente decreto e' pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana ed entra
in vigore il giorno successivo a quello della sua pubblicazione.
2. Dalla data di entrata in vigore del presente decreto e' abrogato il decreto del Ministro
dell'economia e delle finanze del 23 gennaio 2004.
3. Le disposizioni di cui al decreto 23 gennaio 2004 continuano ad applicarsi ai documenti gia'
conservati al momento dell'entrata in vigore del presente decreto.
4. I documenti conservati in osservanza delle regole tecniche di cui al comma 3 possono essere
riversati in un sistema di conservazione elettronico tenuto in conformita' delle disposizioni del
presente decreto.
5. La sottoscrizione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari, per i quali e' prevista la
trasmissione alle Agenzie fiscali, avviene mediante apposizione della firma digitale ovvero
della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali.
38

I documenti dello studio
• Lo studio opera prevalentemente CONTO TERZI e gestisce documenti
NON SUOI ma in grande quantità
• Di una buona parte è anche incaricato alla emissione ***
• In quanto INTERMEDIARIO ha propri obblighi di conservazione
• (copia delle dichiarazioni trasmesse e relative ricevute)
• In quanto Impresa/professionista ha proprie esigenze di
conservazione dei documenti fiscali
• Libri, Registri, Fatture, Comunicazioni
• In quanto Attività ha proprie esigenze di conservazione di documenti
operativi.
• Prospetti utilizzati , rapporti di lavoro, copia di documentazione elaborata per
conto di terzi.
39

I documenti dello studio 40
MODELLO STUDI
TRIBUTARI
Stampe
Fiscali
Bilanci e
inventari
Dichiarazio
ni e
ricevute
F24
ricevute ed
esiti
Libro Unico
e documenti
del lavoroFatture
attive e
passive
Documenti
Contabili
Documenti
dello
studio
Protocollo
inviati
ricevuti
File di
servizio e
bozze
Pec Delle
ditte 7 documenti per ditta
24 pagine per documento
183 pagine per ditta
STAMPE
FISCALI
9 documenti per ditta
Dichiarativi
f24 - f23
ricevute
2,6 pagine per documento
Documenti
contabili
Stampe
Fiscali
Dichiarativi
e f24
paghe
Pratiche
segreteria
Documenti
Contabili
31 documenti per
dipendente
1,6 pagine per documento
Paghe
18.300
pagine
12.400
pagine
9.920
pagine
44.600
pagine
96 pagine per ditta
Protocollo
10.000
pagine
X 100 ditte

Per digitalizzare i documenti occorre
digitalizzare i processi 41
La ditta riceve Avviso
Fallimento di un cliente
Via Pec
Forse se ne accorge e
inoltra pec allo studio
Lo studio ha una nuova
pratica ricevuta su pec o
email
Produrre un
incarico
Produrre una
pratica
Farlo
sottoscrivere
Allegare fatture
registrate
Le ho ?
Richiedere
copia
fatture
Allegare estratto
Libri
Produrre
estratto libri
Digitalizzare i
documenti
Inviare pec
risposta
Procedimento digitale
Lo studio Controlla le
pec dei clienti che lo
incaricano
Il sistema segnala le
pec FALLIMENTI
Dal sistema di
conservazione
produciamo Il pacchetto
di esibizione delle
fatture cliente
Dal sistema di
conservazione
produciamo Il pacchetto
di esibizione dei libri
Generiamo Incarico in
formato digitale
Il cliente lo restituisce
con firma digitale
Inviamo via pec la
pratica al cliente che
sottoscrive l'istanza
con firma digitale e
invia tramite pec

Il rovescio della medaglia (alla ricerca dei
miei documenti) 42
Nuovo Cliente
Registri
2004 - 2014
Conservati dallo
studio norma
precedente
Fatture
elettroniche
2013
Conservate in
proprio N.P.
Fatture
elettroniche
2014
Conservate
presso xx
Registri 2015
Conservate
presso yy
Fatture 2015
Conservate
prezzo zz
per il 2016
Fatture e
registri
Conservati
prezzo kk

Le nuove frontiere della gestione digitale
• Eliminare le attività manuali
• Supportare le attività decisionali
• Eseguire controlli sempre più
automatici
• Imparare dalla operatività
giornaliera
• Fornire una facile interfaccia
43
• Personale preparato nell’uso degli strumenti
informatici
• Management dei sistemi e massimo
sfruttamento
• Sviluppare la conoscenza collettiva del
gruppo
• Intervenire sugli errori con metodo
• Comunicare con gli utenti in forma efficace

Raccolta riconoscimento e registrazione
fatture 44

La nuova sfida, Capire le email (e archiviarle) 45
PostaIncloud
ArchiviaInCloud

Grazie per l’attenzione
• Sito web: www.multimediait.com
• Email: Claudio.caprara@multimediait.net
• Linkedin: https://it.linkedin.com/in/claudiocaprara
• Twitter: @claudiocaprara
• Fb : https://www.facebook.com/MultiMedia-IT-134767886594265/
46

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