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Fatturare Digitale 2018 - La conservazione delle Fatture Elettroniche

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Relatore: Avv. Maela Coccato Vicepresidente Amadir, Consigliere dell’Ordine degli Avvocati di Venezia e membro della commissione informatica del COA, Consigliere del Centro Studi Processo Telematico.

Nell’approcciarsi alla nuova modalità di fatturazione e tenuta della contabilità digitalizzata, le aziende ed i professionisti dovranno affrontare un ulteriore problema: la conservazione a norma delle fatture.
La fatturazione elettronica consiste in un documento informatico che deve essere protetto e custodito nel tempo e ciò sia per la tenuta della contabilità interna, che per essere utilizzato verso terzi.
In tal senso, la conservazione a norma ha rilievo sia dal punto di vista civilistico (es. essere opponibile nelle controversie tra privati, clienti o fornitori), sia dal punto di vista fiscale (es. controlli del fisco o della guardia di finanza).
L’intervento mira a porre in rilievo l’essenzialità della fase di conservazione ed ad analizzare la normativa di riferimento.

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Fatturare Digitale 2018 - La conservazione delle Fatture Elettroniche

  1. 1. LA CONSERVAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE AVV. MAELA COCCATO
  2. 2. FATTURE ELETTRONICHE art 21 comma 1 dpr 633/72  1. Per ciascuna operazione imponibile il soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio emette fattura, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, o, ferma restando la sua responsabilita', assicura che la stessa sia emessa, per suo conto, dal cessionario o dal committente ovvero da un terzo. Per fattura elettronica si intende la fattura che e' stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico; il ricorso alla fattura elettronica e' subordinato all'accettazione da parte del destinatario. […] Con provvedimento del direttore dell'Agenzia delle entrate sono determinate le modalita', i contenuti e le procedure telematiche della comunicazione. La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all'atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente.
  3. 3. Art 21 comma 3 dpr 633/72  Il soggetto passivo assicura l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione; autenticità dell'origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l'apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell'emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l'autenticità dell'origine e l'integrità dei dati
  4. 4. Art. 39 DPR 633/1972 Tenuta e conservazione dei registri e dei documenti  Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze adottato ai sensi dell’art. 21 comma 5 del d. lgs. 7 marzo 2005 n. 82.  Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente.  Il luogo di conservazione elettronica delle stesse, nonché dei registri e degli altri documenti previsti dal presente decreto e da altre disposizioni, può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza.  Il soggetto passivo stabilito nel territorio dello Stato assicura, per finalità di controllo, l'accesso automatizzato all'archivio e che tutti i documenti ed i dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono l'autenticità e l'integrità delle fatture di cui all'articolo 21, comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico.
  5. 5. PERCHE’ CONSERVARE LE FE?  L’obbligo di conservazione risponde a un obbligo di legge ex art 21 dpr 633/72;  E dagli obblighi fiscali (non modificati) di consecutività delle fatture e di corretta registrazione
  6. 6. COME CONSERVARE LE FE In condizioni di  Integrità: (del contenuto) insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo ed inalterato  Autenticità: (dell’origine) caratteristica di un documento informatico che garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito alterazioni o modifiche. L’autenticità può essere valutata analizzando l'identità del Sottoscrittore e l'integrità del documento informatico  Immodificabilità: (leggibilità) caratteristica che rende il contenuto del documento informatico non alterabile nella forma e nel contenuto durante l’intero ciclo di gestione e ne garantisce la staticità nella conservazione del documento stesso I REQUISITI POSSONO ESSERE SODDISFATTI FIRMANDO DIGITALMENTE LE FE E APPONENDO UNA MARCA TEMPORALE
  7. 7. … Nel rispetto delle norme tecniche dettate da: DPCM 3 dicembre 2013 DM 17 giugno 2014 Circolare AE 30 aprile 2018
  8. 8. DPCM 3 DICEMBRE 2013 Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005  ART. 3 COMMA 1 In attuazione di quanto previsto dall’art. 44, comma 1, del Codice, il sistema di conservazione assicura, dalla presa in carico dal produttore di cui all’art. 6 fino all’eventuale scarto, la conservazione, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie, dei seguenti oggetti in esso conservati, garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità […]  ART. 3 COMMA 3 Il sistema di conservazione garantisce l’accesso all’oggetto conservato, per il periodo prescritto dalla norma, Indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico.
  9. 9.  ART. 5 Ai sensi dell’art. 44 del Codice, la conservazione può essere svolta: a)all’interno della struttura organizzativa del soggetto Produttore dei documenti informatici da conservare; b)Affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italia digitale.  ART 6 1. Nel sistema di conservazione si individuano almeno i seguenti ruoli: a) produttore; b)utente; c)responsabile della conservazione.
  10. 10. DECRETO 17 giugno 2014 Modalita' di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto - articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005  Art. 2 obblighi da osservare per i documenti informatici rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie Ai fini tributari, la formazione, l'emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l'esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei documenti informatici, avvengono nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell'art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e dell'art. 21, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, in materia di fatturazione elettronica. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno le caratteristiche dell'immodificabilità, dell'integrità dell'autenticità e della leggibilità, e utilizzano i formati previsti dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, dai decreti emanati ai sensi dell'art. 71 del predetto decreto legislativo ovvero utilizzano i formati scelti dal responsabile della conservazione, il quale ne motiva la scelta nel manuale di conservazione, atti a garantire l'integrità, l'accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico.
  11. 11. Art 3 Conservazione dei documenti informatici, ai fini della loro rilevanza fiscale  I documenti informatici sono conservati in modo tale che: a) siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell'amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilita'; b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali. 2. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l'apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione. 3. Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti e' effettuato entro il termine previsto dall'art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489.
  12. 12. Art 4 dematerializzazione  Ai fini tributari il procedimento di generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogici avviene ai sensi dell'art. 22, comma 3, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e termina con l'apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalla Agenzie fiscali. La conservazione avviene secondo le modalità di cui all'art. 3 del presente decreto.
  13. 13. OBBLIGO DI CONSERVAZIONE DELLE F.E. AI SENSI DM  la conservazione di tutti i documenti informatici rilevanti ai fini fiscali deve avvenire in modo da rispettare le disposizioni del Codice dell’Amministrazione Digitale (e regole tecniche attuative ndr)  Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile ai terzi sul pacchetto di archiviazione  Ai fini tributari il procedimento di generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogici avviene ai sensi dell’art. 22 comma 3 del d. lgs. 82/2005 e termina con l’apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale ovvero della firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalle Agenzie Fiscali. La conservazione avviene secondo le modalità di cui all’art. 3 del presente decreto.
  14. 14. LA CONSERVAZIONE DELL’AE  D. lgs. 5 agosto 2015 n. 127 art. 1 comma 1 « a decorrere dal 1° luglio 2016 l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione dei contribuenti, gratuitamente, un servizio per la generazione, la trasmissione e la conservazione delle fatture elettroniche»  https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/  Richiede l’autenticazione tramite Entratel o Fisconline o tramite Spid (Sistema Pubblico per la gestione dell’Identità Digitale)  Il sistema consente di generare; trasmettere e conservare le FE conformi alle specifiche tecniche dell’AE secondo tre diversi formati: FE verso la Pa; FE ordinaria B2B; FE semplificata B2B
  15. 15. LA CONSERVAZIONE NEL PORTALE DELL’AE  È possibile conservare in formato digitale sui server di Sogei s.p.a. le FE in formato XML emesse e ricevute;  Richiede l’adesione all’accordo di servizi proposto dall’AE;  L’upload è possibile per singole FE e per gruppi in formato zip (archivio compresso);  La conservazione è confermata al contribuente tramite rilascio di due ricevute:  « Ricevuta di avvio del processo di conservazione» che attesta la presa in carico della richiesta  « Ricevuta di presa in carico della richiesta di conservazione» che attesta che dai controlli eseguiti sui file trasmessi non si sono riscontrate anomalie e la presa in carico
  16. 16. I RISCHI DELLA CONSERVAZIONE DALL’AE  Perdita di controllo del proprio archivio  Contratto di Sogei (contratto per adesione) comporta l’assoggettamento alle sue regole  Le FE emesse sono conservate solo da Sogei e le FE ricevute devono comunque essere conservate dal contribuente con le procedure previste dal CAD e dal Dpcm 3 dicembre 2013  Il sistema di conservazione esige il sistema pubblico di identità digitale a pagamento dopo i primi due anni;  Va bene per un numero limitato di FE  Le fatture elettroniche, i documenti contabili e amministrativi per obbligo di legge devono essere archiviati per un periodo di 10 anni, altri per intervalli più lunghi, alcuni indefinitamente. Nel contempo i tradizionali sistemi storage basati su dischi non sono ugualmente longevi, durano mediamente dai 36 ai 48 mesi per divenire poi obsoleti e non più supportati dai produttori
  17. 17. Accordo di servizio per la conservazione delle fatture elettroniche» pagina 4
  18. 18. .
  19. 19. ANTITRUST
  20. 20. GRAZIE PER L’ATTENZIONE AVV. MAELA COCCATO www.studiolegalecoccato.it

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