1. Live webinar 26 september
Så skapar du en gemensam bild för hela företaget
Presentation av undersökning genomförd av Affecto och förslag på angreppssätt av de största
utmaningarna och upplevda problemen enligt respondenterna:
• Förankra ett fåtal nyckeltal som man följer kontinuerligt
• Knyta ihop budget, planering och uppföljning
• Förenkla och snabba upp bokslutsprocessen
• I högre grad automatisera framtagandet av kvartalsrapporter, årsredovisningar och
publika rapporter
Presentatör: Andreas Bernlind
2. Innehåll
Presentation av undersökningen som genomfördes under
Beslutsstödsdagen 2012
Övergripande förslag på angreppsätt av de största
utmaningarna och upplevada problemen enligt de som
svarade:
- Förankra ett fåtal nyckeltal som man följer kontinuerligt
- Knyta ihop budget, planering och uppföljning
- Förenkla och snabba upp bokslutsprocessen (Fast Close)
- I högre grad automatisera framtagandet av
kvartalsrapporter, årsredovisningar och publika rapporter
Slutord och frågor
3. Våra frågor
Hur skulle uppföljning av verksamheten kunna förbättras?
Var ligger de största utmaningarna med att få ihop verksamhet
och ekonomifunktionen?
Var ligger de största bristerna i budgetprocessen?
Hur skulle du vilja förbättra koncernbokslutsprocessen?
4. Hur skulle uppföljningen av
verksamheten kunna förbättras?
Högsta Prio /
viktigt
Förankra ett fåtal nyckeltal som man följer kontinuerligt 93%
Lägga mer tid på att skapa en gemensam företagsövergripande
bild av vad som bör följas upp
91%
Knyta ihop budget, planering och uppföljning 89%
Att kombinera information från flera system som HR, CRM, ERP 89%
Enklare kunna matcha utfall mot mål och budget 75%
Arbeta med rullande prognoser 52%
Göra tätare prognoser 30%
5. Var ligger de största utmaningarna med att få
ihop verksamhet och ekonomifunktionen?
Håller helt
/mestadels med
För stor del av tiden går åt till att producera siffrorna 71%
Ekonomi och verksamhet jobbar utifrån så olika verkligheter 49%
Verksamheten förstår inte vilken nytta den kan ha av ekonomifunktionen 43%
Det är så snabb förändringstakt att vi inte hinner med i process och
38%
systemsstödsförändringar
Regelverken tar för mycket fokus för ekonomifunktionen 29%
Ekonomifunktionen har för lite resurser 20%
6. Var ligger de största bristerna i
budgetprocessen?
Håller helt
/mestadels med
Att budgetprocessen tar för mycket resurser i anspråk
61%
Processen för insamlingen av data 61%
Analys av budget mot affärsmål
55%
Förankringen av den slutgiltiga budgeten i verksamheten
43%
Arbetet med sammanställning av budgetsiffror
36%
Hanteringen av budgetversioner
35%
Att budgetmodellen är byggd på kontoplanen
29%
Att budgetmodellen inte är kopplad till verksamheten
27%
7. Hur skulle du vilja förbättra
koncernbokslutsprocessen?
Högsta Prio/
viktigt
Förenkla/automatisera inhämtningen av dotterbolagsdata 79%
Automatisera processen att ta fram årsredovisningen 73%
Förenkla processen för avstämning av interna mellanhavanden 71%
Få bort manuella korrigeringar 69%
Få automatiserade beräkningar av förvärvselimineringar 37%
8. Topp-prioriteringar av upplevda problem och
utmaningar
Lägga mer tid på att skapa en gemensam företagsövergripande bild av vad
som bör följas upp. Förankra nyckeltal.
Knyta ihop budget, planering, uppföljning
Att kombinera information från flera system
För stor del av tiden går åt till att producera siffrorna
Förenkla/automatisera inhämtningen av dotterbolagsdata
Automatisera processen att ta fram årsredovisningen
9. Gemensam företagsövergipande
bild. Förankra nyckeltal. (1/3)
Mäta för att lära och förbättra inte för att belöna
Välj rätt nyckeltal. En bra utgångspunkt är S M A R T som utgångspunkt
Specifikt Lätt att förstå
S
Mätbart Data skall finnas och vara mätbar
M
Accepterat / Skall leda till förändrig i beteende
A Attaraktivt
Realistiskt / Relevant för nivå och strategi
R Relevant
Tidssatt De ska mätas i rätt tid och med rätt
T frekvens
10. Gemensam företagsövergipande
bild. Förankra nyckeltal. (2/3)
Vad ska vi mäta på vilken nivå?
Operativa nivån:
- Viktigt att nyckeltalen är väl förankrade, gärna framtagna av
teamen själva
- Bör mäta hela processer, inte enskilda aktiviteter
- Bör i största möjliga mån vara självreglerande, dvs att
utfallet av nyckeltalet påverkar beteendet ”automatiskt”
Affärsområdesnivån:
- Fokus på strategi och kundnytta
- Mäta affärsområdets resultat
- Både operativa och processinriktade
- Benchmarkade internt och externt och mäta
förändringar/förbättringar över tid
11. Gemensam företagsövergipande
bild. Förankra nyckeltal. (3/3)
Företagsnivån:
- Fokus på vad som kommuniceras till ägare och andra
intressenter
- vara framförallt finansiella nyckeltal
- Benchmarkade mot andra företag (både konkurrenter och
andra) samt mätt över tid för att se förändringar/förbättringar
12. Knyta ihop budget, planering och
uppföljning (och kombinera information ifrån flera system)
Ofta en väldigt omfattande område
Dock ofta mer tekniskt inriktat och därmed ibland lite enklare
att genomföra ur ett ekonomifunktionsperspekiv
Det krävs riktigt systemstöd, Excel kan inte lösa allt
Ofta inkluderas Master Data Management (MDM) när det
upptäcks att verksamheten använt begrepp på olika sätt eller
har olika begrepp för samma sak
13. Erfarenheter - Framgångsrika projekt!
Måste tillföra affärsnytta för företagets efter dess förutsättningar /
förhållande / typ av affär
Förankrad och efterfrågad i organisation hos mottagare /
intressenter / beslutsfattare
Modell design/utformande som stödjer verksamhetstyrning i sin
helhet
Programvara integrerad (IT, BI, DW, DI)
Tillgång till kvalitetssäkrad/aktuell information
Projektgruppens samlade kompetens (verksamhet, ekonomi, IT &
Social)
- Eldsjäl, Envis, positivt tänkande, målfokuserad
Långsiktigt tänkande (Projekt vs. Process)
13
14. Erfarenheter – Mindre lyckade projekt…
Brist på förståelse / intresse / andra prioriteringar
- Resursbrist
- Kompetensbrist
- Att inte involvera verksamhetsnära personer
Felkonstruerad modelldesign / brist på strategiskt tänkande / brist på
verksamhetsförståelse
- Felaktiga definitioner av processer/aktiviteter/drivare
Dålig projektstyrning
- För stort eller för litet omfång av projekt
Brist på rätt IT miljö och programvara, manuellt, ad-hoc
- Brist på kvalitetssäkrad information/data
14
15. Förenkla och snabba upp
bokslutsprocessen (Fast Close)
De högts prioriterade områderna var:
- För stor del av tiden går åt att producera siffrorna
- Förenkla / automatisera inhämtningen av data ifrån
rapporterade enheter
- Förenkla processen för avstämning av interna
mellanhavande.
Fast Close
16. Snabba bokslut ”Fast Close”
- Fördelar -
Ger mer tid till övriga värdeskapande aktiviteter
Färre korrigeringar
Bättre kvalitet och snabbare reaktionstid
Kostnadsreduceringar
17. Snabba bokslut ”Fast Close”
- Vanliga problem -
Inrapportering
Interna mellanhavanden
Sena rättningar och korrigeringar
Tidsslack
Felaktigt fokus
18. Snabba bokslut ”Fast Close”
- Våra erfarenheter och rekommendationer -
Utnyttja existerande lösningar
Tidigarelägg processer och jobba parallellt
Gör rätt tidigt i processen
Sätt tydliga riktlinjer
Rätt bemanning och arbetsflöden
19. I högre grad automatisera
framtagande av årsredovisningar mm
- Vanlig problem -
Många är inblandande. Mail går fram och tillbaka. Stora
mängder av Word- och Excel-dokument skickas via e-post.
Bristfälliga interna kontroller, otydligt vem som ”äger”
dokumenten och står på tur i arbetsordningen. Det saknas
”Audit Trail” .
Manuella processer dominerar och data hämtas och
kontrolleras för hand från datakällan.
Problem uppstår med tillförlitligheten av data och ett antal sena
korrigeringar uppstår.
Ett stort antal arbetsmoment upprepas i onödan inför varje
rapporteringsperiod.
20. I högre grad automatisera
framtagande av årsredovisningar mm
- Lösning -
Idag finns det ett antal lösningar på marknaden som har
utvecklats med huvudfokus på att hantera dessa processer.
Dessa lösningar är i grunden inte speciellt avancerade system
men de träffar mitt i prick på de utmaningar och ”pains” som de
allra flesta företag och organsisationer möter. De bygger även
ofta på välkända applikationer som MS Word och MS Excel
vilket gör att startsträckan för att hantera systemen ofta är
relativt kort.
Det är inte bara siffror och data (kvantitativ data) som hanteras
av dessa lösningar utan även texter (kvalitativ data).
21. I högre grad automatisera
framtagande av årsredovisningar mm
- Lösning -
Genom användandet av dessa lösningar och i högre grad
automatisera framtagandet av rapporter så kan företag och
organisationer:
- Koppla data i rapporterna direkt mot datakällan vilket ökar
kvalitén och minskar risken för felaktigheter
- Främja samarbete och effektivare reducering av flaskhalsar
i och med användandet av gemensam databas
- Få en effektiv versionshantering och säker Audit Trail
- Ökad processkontroll med hjälp av arbetsflöden och
statushantering
22. Slutord
Börja med att skapa ett utrymma genom att välja en
process/lösning som frigör tid och resurser t.ex:
- automatisera inläsning av dotterbolagsdata
- skapa applikation för hantering av interna mellanhavanden
- automatisera framtagningen av Årsredovisning mm
Det är viktigt att visa framsteg, börja med “lågt hängade frukt”
Gå innan ni springer – utveckla i faser men med ett tydligt
långsiktig mål
