Att leda ett småföretag i tillväxtfas idag innebär att man axlar ett tungt ansvar Nyckeln ligger i att vara lösningsorienterad och effektiv och i att minska andelen resurser som läggs på administrativa uppgifter. Effektivisera administrationen och frigör tid till frågor av mer strategisk karaktär och skapa fokus på kärnverksamheten.

1. bluegarden.se
Spara tid och pengar med
enkel molnbaserad lönehantering.
Att leda ett småföretag i tillväxtfas idag innebär att man axlar ett tungt
ansvar för såväl stort som smått. Ingen dag är den andra lik. På för-middagen
kanske du presenterar er affärsidé för en potentiell stor-kund
och på eftermiddagen jobbar du operativt ute i verksamheten.
Nyckeln ligger i att vara lösningsorienterad och effektiv och i att
minska andelen resurser som läggs på administrativa uppgifter. Till
de stora fördelarna med att effektivisera sin administration hör att tid
kommer att frigöras till frågor av mer strategisk karaktär. Fokus kan
också läggas på kärnverksamheten och därmed ökar chanserna till
fler affärer och ökade intäkter.
Administration stjäl värdefull tid från verksamheten
Statistik visar att en småföretagare lägger, i snitt, 25 procent av sin tid på att hantera
personalrelaterat pappersarbete.1 Ytterligare undersökningar visar att nära hälften av
de småföretag som befinner sig i tillväxtfas upplever att administrationen hindrar deras
tillväxt och utveckling. Dessutom ökar den administrativa bördan för företagaren med
varje nyanställd.2
En studie som gjorts vid Handelshögskolan i Umeå visar på liknande siffror: Sex av tio
småföretagare sköter all sin administration på egen hand och för dem upptas så mycket
som 40+ procent av arbetstiden av olika administrativa arbetsuppgifter.3 Många upplever
att allt pappersarbete tar för mycket energi och glädjen som fanns när man startade sitt
företag kanske till och med försvinner.
Håll dina anställda på gott humör; löneadministrera rätt!
Den kanske viktigaste administrativa uppgiften att sköta på ett oklanderligt sätt är de
anställdas löneutbetalningar. Det är mycket för småföretagaren att tänka på när det
kommer till administration av löner och eftersom det är väldigt viktigt att det blir rätt
spenderas ofta mycket tid på just löneadministration.
Lönen ska i de allra flesta fall betalas ut regelbundet i form av månadslön till en tills-vidareanställd.
Det finns även visstidsanställningar, vikariat, säsongsanställningar samt
tidsbegränsade anställningar. Ofta tillkommer också någon form av pension och sociala
avgifter och under semestern ska den anställde ha semesterlön. Löneutbetalningen redo-visas
på ett lönebesked som skickas ut i samband med utbetalningen vilken ska göras till
ett bankkonto.
1 Statistik från Small Business Administration
2 Småföretagarundersökning, Marginalen bank, 2011
3 Studie inom tillväxt och entreprenörskap, Handelshögskolan i Umeå, 2013

2. bluegarden.se White Paper, 2014-02-14
Varje månad ska lönen redovisas till Skatteverket och rätt skattesumma betalas in.
Är någon person anställd på timbasis måste tidrapporter från den anställde användas
som underlag för löneutbetalningen. Har ni bestämt att personen i fråga ska få över-tidsersättning
behöver ni underlag för det också. Och är det så att den anställde reser
eller representerar ditt företag i tjänsten behövs även underlag för resekostnader,
utlägg och/eller traktamente.
Lösning: Sök hjälp utanför er organisation
Men det finns hjälpmedel att tillgå för att minska tiden som läggs på administrativt
krångel kring lönehantering.
Tidigare nämnda studie från Handelshögskolan i Umeå visar att de företag som har
valt att, i någon mån, lägga ut administrativa uppgifter, minskar andelen tid som läggs
på administration från 40+ procent till i genomsnitt 32 procent. Årligen innebär det att
så mycket som 160 timmar frigörs från administration, tid som kan läggas på andra,
mer värdeskapande, uppgifter. 4
Lönehanteringen kan läggas ut på en tredje part, till exempel på en redovisningsbyrå.
Fördelarna med det är att ni kan lita på att löneadministrationen sköts på ett korrekt
sätt. Det riskerar dock att bli en dyr hantering då ni blir beroende av en extern part
som det dessutom tar värdefull tid att synkronisera arbetet med.
Utnyttja fördelarna med molnbaserad lönehantering
Ett alternativ till att sköta löneadministrationen internt eller helt släppa kontrollen och
lägga ut den på en tredje part är att själv sköta om hanteringen men göra det med
hjälp av ett molnbaserat system och de supportfunktioner leverantören erbjuder.
Fördelarna med molnbaserad lönehantering är många:
• I molnet är informationen lätt att nå och alltid tillgänglig, oavsett om du be-finner
dig på kontoret eller ej. Tiden för att administrera löner kan läggas när du
jobbar hemifrån eller när du har tio minuter över någon gång under arbetsdagen.
För vissa funktioner kan mobilen användas.
• Ett molnbaserat system kan anpassas till just era behov vilket gör att det blir
enkelt och smidigt för er att hantera. Systemet växer också med er allteftersom
verksamhetens behov förändras över tid.
• Det behövs inga särskilda förkunskaper inom personaladministration,
systemet ser till att det alltid finns uppdaterade avtal, föreskrifter och regler till
hands och den personliga supporten finns alltid där för att svara på frågor.
4 Studie inom tillväxt och entreprenörskap, Handelshögskolan i Umeå, 2013

3. bluegarden.se White Paper, 2014-02-14
• Ni blir inte heller beroende av en person, löneadministratören eller den tredje
parten, och dennes specifika kunskaper när all information ligger i molnet. Att
hantera sin löneadministration i molnet ger således ökad insyn och kontroll över
de egna processerna.
• Ni har konstant access till best practices, såväl på löneområdet som på
systemsidan.
• Inga investeringar i hårdvara eller installationer av program krävs. Ni behöver
inte heller själva ansvara för att systemet fungerar, såväl underhåll som support
sköts av leverantören av tjänsten. Ni jobbar således med en mjukvara som är
konstant uppdaterad, inga uppgraderingar behövs.
• Systemet tar automatiskt backuper på all information och allt ni gör och förvarar
dessa på servrar utanför dina egna väggar.
• Leverantören erbjuder ofta attraktiva betalningsmodeller. Till exempel kan ni
faktureras per antal löner som betalas ut varje månad, något som är extra förmånligt
om man har säsongsanställda. Eftersom systemet är molnbaserat tillkommer det
aldrig några kostnader för nya och/eller uppdaterade licenser vilket även det bidrar
till att göra era IT-kostnader mer förutsägbara.
• Tid och resurser frigörs när delar av löneadministrationen kan läggas ut på
medarbetarna själva och de på egen hand tidrapporterar, registrerar sina utlägg
och resekostnader. Det enda du som chef behöver göra är att godkänna uppgif-terna.
Lönespecifikationer och andra uppgifter som medarbetaren vill ha tillgång
till ligger samlat på deras personliga sidor vilket sparar tid och pengar på minskade
pappersutskick. Ett online-baserat löneprogram sköter också själv den rapportering
till Skatteverket med flera som måste göras varje månad.
• Ytterligare resurser frigörs när medarbetarna kan sköta all rapportering
mobilt, inkluderat projektrapportering som fakturaunderlag kan baseras på. För
den person som ska skriva in uppgifterna i löneprogrammet finns siffrorna redan
uppställda där per automatik och tid som innan lagts på att tyda och sortera olika
post it-lappar eller dylikt sparas nu in.
• Ett molnbaserat verktyg är oftast möjligt att integrera med andra ekonomi-system
och bokföringsprogram samt med er internetbank. Om integrationen
med banken är klar hanterar ni löneadministration och utbetalningar med enbart ett
par klick, något som minskar antalet felkällor då alla siffror överförs automatiskt från
löneprogrammet till banken.

4. bluegarden.se White Paper, 2014-02-14
Avslutningsvis
Låt inte administration bli något som hindrar ditt företag att nå sin fulla potential.
Utnyttja istället de fördelar som finns med molnbaserade verktyg för lönehantering.
Att lägga ut löneadministrationen i molnet och ta del av best practices från en extern
leverantör innebär att du som företagare frigör värdefull tid att lägga på din kärnverk-samhet.
Din flexibilitet ökar då du har access till systemet oavsett var du än befinner
dig samt kan jobba med det när det passar dig. Du binder också upp mindre kapital
i IT-investeringar.
Det finns med andra ord idag ingen anledning att lägga så mycket som upp till 40
procent av din tid på administrativa uppgifter, lägg istället resurserna på aktiviteter
som skapar värde för din verksamhet och fokusera på din affär.