Prezentace gtd 12 2010

VÍTEJTE NA SEMINÁŘI
GTD – Mít vše hotovo
Přednáška 12/2010
„Pracujme pro radost a dělejme, co nás baví!“

Obsah přednášky:
GTD – Mít všechno hotovo
Cíle GTD
Co mi vlastně používání GTD od doby zavedení přineslo
Uvolnit mysl, za účelem plného využití kapacity mozku
Soustředit se na jednu věc
Mít kontrolu nad vším, co děláte
Neztratit žádnou myšlenku, která Vás napadne
Hodnotit své výsledky a činnost tak často, jak je to nutné
Jak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

Cíle GTD:
Metody, které jsou použity v GTD mají dva základní cíle:
• Zaznamenat veškeré úkoly, které musíte zvládnout – teď, později, někdy, malé, velké i středně významné – do logického a důvěryhodného systému mimo vaši hlavu i mysl
• Naučit sebekázni, abyste všechna rozhodnutí o povinnostech, které si vpustíte do života, prováděli tak,že budete mít vždy plán „dalších kroků“, které můžete kdykoli provést nebo přehodnotit.
Úzkost je způsobena nedostatkem kontroly, organizace, přípravy a činů. David Kekich

Co mi vlastně používání GTD od doby zavedení v roce 1/2009 přineslo 1:
Zavedl jsem základní úroveň GTD do Outlook a zbavil se tak nezodpovězených emailů, zapomenutých úkolů a dalšího
Zavedl jsem si GTD pomocí stavů a jejich barev do Mantisu
Propojil jsem si Outlook a dokumenty v PC s telefonem
Zjistil jsem , že nepotřebuji ADK, stačí mobilní telefon a obyčejný papír
Zjistil jsem , že základní principy jsou dost podobné školením od Business Success, knize Pokojný bojovník , které u nás školíme, kterou jsem dostal od Machyho
Našel jsem optimální formu zaznamenávání myšlenek potulujících se v průběhu mého života hlavou – opět za použití mobilu a papíru,
Denně věnuji část svého času zhodnocení stavu záležitostí a dělám týdenní zhodnocení
Získal jsem přehled o záležitostech v mém životě a lepší pocit z toho jak věci dělám.

Co mi vlastně používání GTD od doby zavedení v roce 1/2009 přineslo 2:
Přestal jsem se bát otevírat issue s názvy vypadajícími na těžký náročný nechtěný úkol, protože ve svém systému už je nemám (dávám si viditelné pouze další kroky). A vím, že i ten nejtěžší úkol má milion malých kroků .
Zjistil jsem, že není rozdíl mezi osobním a profesním. GTD používám všude. A vlastně všude chci být v pohodě a mít věci pod kontrolou. Ať se rozhodnu pro osobní nebo firemní.
Získal jsem více času a hlavně se v mi v hlavě uvolnila kapacita na strategické věci
Díky uvolnění mozku a myšlenkovým mapám jsem začal vnímat svůj život i z výšky a začal si plnit cíle v horizontu středního časového úseku

Myšlenková mapa na začátek – aneb jinak než u Allena :
Aneb začnu jinak než David Allen
vezměte si dva papíry a nakreslete myšlenkovou mapu toho, co chcete příští rok dokázat v kariéře a v osobním životě
Na konci se ty obrázky zrevidujeme, zajímá mne, jak se změní díky informacím z dnešní přednášky
Příklady Vám nyní ukáži
Pomůcka – dělejte to opravdu upřímně, napište vše i to nepříjemné (například – musím udělat závažné osobní rozhodnutí) nebo úplně osobní. Použijte kód, aby nikdo jiný nevěděl co to znamená.

Díky GTD dosáhnete: „Stavu neustálého soustředění „ mistra bojového umění. Mysl jako voda.
Vaše schopnost podávat výkon je přímo úměrná vaší schopnosti soustředit se.
• Pokud myslíte na něco, co právě neděláte, nemáte čistou mysl. Čistá mysl je základní schopností úspěšného bojovníka.
Ve vašem systému existuje něco, záležitost, co v něm není pevně ukotveno a likviduje Vaši soustředěnost.
• Musíte si přesně ujasnit obsah svého závazku a rozhodnout se, co je třeba udělat (pokud vůbec něco), abyste pokročili k jeho naplnění.
• Když rozhodnete o všech nutných krocích, musíte si jejich připomenutí uspořádat do systému, k němuž se pravidelně vracíte.

Proč Vám něco leží v hlavě
Nejčastějším důvodem, proč vám něco leží v hlavě, je fakt, že sice chcete změnit současný stav, ale:
• Ještě jste si neujasnili požadovaný výsledek
• Ještě jste se nerozhodli, jaký bude nejbližší konkrétní krok
o A nebo
• Ještě jste si připomenutí výsledku a potřebného dalšího kroku neuložili do systému, kterému důvěřujete.
Ze všeho nejvíce požírá čas a energii neustálé přemýšlení o věcech, které musíme udělat

Záležitosti – transformace záležitostí
Záležitosti je cokoli,
1) co jste vpustili do svého psychického nebo fyzického světa a co nepatří na místo, kde se to právě nachází,
2 ) vy jste u toho však ještě neurčili požadovaný výsledek a nejbližší konkrétní krok.
!!! Věci se zřídkakdy zadrhnou vinou nedostatku času. Důvodem bývá spíš to, že nebylo určeno, jak je provést !!!

Jak mít život pod kontrolou – tři základní stavební kameny GTD
GTD se skládá ze tří základních stavebních kamenů.
Ovládnutí pracovního postupu – KONTROLA (jako u business sucess)
Shromáždit, zpracovat, zorganizovat, zhodnotit a provést
Přirozeného plánování
Cíle a hodnoty, Představa o výsledcích, brainstorming, uspořádání a další krok
Horizonty soustředění – PERSPEKTIVA (jako u BS)
Smysl a hodnoty, Vize, cíle, Oblasti zodpovědnosti, Projekty, Akce

Obrázek: Kontrola a perspektiva

Obrázek : Průběh KONTROLA

Sesbírejte to !
Zachyťte 100% nehotových položek do ZÁLEŽITOSTÍ . Tam patří všechna
• Měl bych
• Musím
• Potřebuji
• Chystám se
Toto vše je nutné zachytit do jakýchsi sběrných boxů, kontejnerů, zkrátka sběrného systému. Kontejnery je nutné pravidelně vyprazdňovat, JINAK NEBUDE SYSTÉM FUNGOVAT. Co plníte musíte také vyprázdnit.
Nástroje na sbírání – Plastové, dřevěné schránky. Papírové lístečky, el. Poznámky, hlas. Záznamy, mialy.

a zaznamenávejte to!
Průběžné zaznamenávání je extrémně důležité. Naučte se zaznamenávat úplně automaticky, stejně jako dýcháte. Přinese Vám to ohromné uvolnění, získáte volnou mysl a hlavně vynikající přehled o všem, co chcete vědět, ale nemít to v hlavě.
• Mějte spolehlivý systém – můj je mobil, papír a tužka, imes, excell
• Úspěšné příklady – Milan si zaznamenává, kolik času s kým stráví – výrazné uvolnění jeho mysli od tížívých otázek, jestli svůj čas věnuje efektivně. A může činit efektivní opatření !!!
- já mám od doby vedení svých výdajů v excelu umístěném v mobilu konečně relevantní odpověď na každoměšíční tíživou otázku, kde se ztratily ty peníze. A nyní teprve můžu činit efektivní opatření !!!
• Vždy když mě něco napadne, nahraji si to do telefonu a pošlu na email. Nikdy se mi to neztratí a tou sekundou můžu třeba usnout. Lehnete si a myslíte na to. Když si to nahraji do mobilu a pošlu, můžu v klidu spát.
?

Objasněte to.
Na obrázku Průběh kontrola, vidíte jednotlivé kroky ZAPRACUJTE TO !
Rozhodnout se musíte podle modelu přirozeného plánování ze strany 10 přednášky.
Jaký požaduji výsledek. Co je cíl. Co jsem v dané věci odhodlán udělat. Bez stanového cíle se vám těžko totiž hledá cestička.
Jaký je další krok? Co dalšího musím udělat, abych se pohnul k cíli.
Na příkladu ze stránky 113 z AVK (aby vše klapalo) Vám ukážu, jak je důležité popsat další krok podle námi známého pravidla VLK = VLK.

Zorganizujte to!

Zhodnoťeto, reflexe
Procházejte své seznamy tak často, jak jen potřebujete, abyste je dostali z hlavy.
Kritický faktor úspěchu: TÝDENNÍ HODNOCENÍ
Jednou týdně byste měli projít všechny své otevřené problémy (např. projekty), plány aktivních projektů a seznamy dalších kroků, rozvrhy, seznamy čekajících položek a dokonce i seznam „někdy, možná“.
Týdenní hodnocení poskytuje čas na:
• Sebrání a zpracování všech „věcí k vyřízení“
• Revizi systému
• Aktualizaci seznamů
• Ujasnění, aktualizaci a doplnění

Udělejte to, AKCE !
Každé rozhodnutí jednat je intuitivní. Výzva leží v tom, abyste se posunuli od doufání, že jde o dobrou volbu, k důvěře, že vaše rozhodnutí je správné.
Vždy máte víc úkolů, než vůbec můžete zvládnout. Potřebujete jen mít dobrý pocit ze svých rozhodnutí.
Existují tři modely rozhodování o tom, co máte udělat, aby z rozhodnutí do čeho se dáte a co dělat nebudete, zůstal dobrý pocit.
Model čtyř kritérií pro okamžité rozhodování o dalších krocích
Trojitý model pro hodnocení každodenní práce
Šestiúroňový model

Faktory zahájení AKCE !

Udělejte to ! – omezující faktory, 4 kritéria
1. Kontext – jen několik činností se může dělat kdekoli (například zapisování nápadů k projektu). Většina však vyžaduje konkrétní podmínky – místo, vybavení. Tedy doma, kancelář, telefon, počítač, podklady. Toto jsou první faktory, které omezují vaše možnosti podle toho, co v daném okamžiku dělat můžete.
2. Dostupný čas – kdy budete muset dělat něco jiného.Máte-li za pět minut schůzku, vyřazujete tím množství akcí, které potřebují více času.
3. Dostupná energie – kolik energie právě máte? Některé akce si žádají zásobu svěží, tvůrčí energie. Jiné zase chtějí spíš hrubou fyzickou sílu. Jsou i akce, které nepotřebují příliš jednoho ani druhého.
4. Priorita – která činnost se vám v daném kontextu, s dostupným časem a energií, nejlépe zúročí? Máte hodinu, jste v kanceláři, kde máte telefon i počítač a svou energii hodnotíte na 7,3 bodu z 10. Měli byste zavolat klientovi, zpracovat hlasové zprávy a emaily, nebo se ozvat své partnerce a poptat se, jaký má den ? K tomu slouží Horizonty soustředění. ( budou dále)

Udělejte to ! – Trojitý model každodenní práce
Když plníte své ukoly nebo v obecném slova smyslu pracujete, věnujete se třem typům aktivit:
• Děláte předem určenou práci – když, děláte předem určenou práci, pracujete se s vým seznamem dalších kroků – plníte úkoly, u kterých jste dříve rozhodli, že je třeba je zvládnout a řídíte svůj pracovní postup. Vyřizujete naplánované telefonáty, zapisujete si nápady nebo …
• Děláte práci, která se objevila – věci často přicházejí ad hoc – nepředvídaně, netušeně a vy na ně musíte nebo chcete reagovat. Když se rozhodnete se této věci ihned věnovat, dali jste jasně najevo, že tyto ad hoc věci jsou důležitější než cokoli dalšího, co máte na práci.
• Definujete svou práci – definování práce zahrnuje vyčištění přihrádky s došlou poštou, e-mailové a hlasové schránky i poznámek a rozčlenění projektů do zvládnutelných kroků.

Perspektiva
Toto je teorie, ke které jsem se ve své praxi přiblížil pouze svými myšlenkovými mapami.
Považoval jsem při své inteligenci za nemožné, abych se dostal tak hluboko. Ostatně některé věci potřebují čas uzrát. A proto jsem se věnoval pouze základnímu zvládnutí Záležiostí.
Že je to správně potvrdil krásně Allen na stránce 197, AVK . A teď Vám to přečtu.

Obrázek: Kontrola a perspektiva

Perspektiva – jednotlivé levely
Rozjezdová dráha – AKCE
Otázka odpovídající této úrovni zní : Co potřebujete udělat ?
Počet obvyklých položek – vice než 100
Jsou to veškeré záležitosti, nebo kroky činěné k splnění projektů
Výška 10.000 stop – PROJEKTY
Základní otázka: CO musím dokončit ?
Počet obvyklých položek – 30 -100
Projekty definují záměry, které mají více než jeden krok a chceme je dokončit do jednoho roku.
Kontrolujeme je obvykle jednou týdně.
Projekt se nedělá. Můžete činit pouze kroky k jeho naplnění. Vzal si dovolenou není žádná činnost, požádal si o volno, objednal a zaplatil zájezd, odjel a válí se u moře. Pak se dá říci, vzal si dovolenou.
K osobnímu životu přečtu příklad z str. 215, AVK

Výška 20.000 stop – Oblasti zájmu a zodpovědnosti
Otázka zní : O jaké rozměry života musím pečovat?
Počet obvyklých položek – 10 - 15
Obvyklé položky práce – správa majetku, kontrola kvality, plánování, vývoj výrobku, získávání zákazníků
Obvyklé položky život – finance, kariéra, rodina, zdraví, vztah s partnerem, seberozvíjení, tvořivost
Právě díky této výšce perspektivy se často setkáme s tím, že díky jejich vyjasnění se rozhýbají vyjímečně hodnotné projekty, typu – Nastavit si program ta, abych trávil více času s přítelkyní, Zjistit možnosti studia MBA, Zařadit do denního programu cvičení, Udělat si osobní rozpočet a dodržovat ho,
Výška 30.000 stop – Cíle a záměry
Základní otázka: Čeho chceme dosáhnout v rozmezí do dvou let?
Počet obvyklých položek – 1 – 6
Kontrolujeme je obvykle jednou za rok,.
Ideální typ novoročního plánu – chci vydat knihu, chci být podnikatelem roku

Výška 40.000 stop – Vize
Otázka zní : Jak si představuji, že bude vypadat můj úspěch ?
Počet obvyklých položek – 1-2
Obvyklé položky – obrázek s vaším stavem za 5 let
Výška 50.000 stop – Smysl a hodnoty (jako u BS)
Závěr teoretické části:
Je to skvělý pocit mít čistý stůl, uklizeno okolo sebe, prázdný mantis, čistý outlook a mít možnost soustředit svou mysl na strategické věci a rozvoj.

REALIZACE – podmínky pro realizaci
Vymezení času
 Příprava prostoru
 Příprava potřebných pomůcek a nástrojů
o Přihrádky na papír
o Balík obyčejného papíru A4
o Pero, tužky
o Lepící lístečky
o Kancelářské sponky
o Kovové spínací klipy
o Sešívačka včetně náplně
o Složky a šanony
o Diář – ADK
o Koš na odpadky
Klíčový faktor – ARCHIVACE
Když váš archivační systém nebude rychlý, funkční a zábavný, budete mít k celému procesu odpor.
Mějte obecnou kartotéku opravdu při ruce.
Jeden abecední systém – nezakládejte deset šanonů.
Pokud vám v palebné zóně, kde skutečně pracujete, založení dokumentu zabere víc než minutu, nebudete zakládat, ale štosovat.
Archivované složky je potřeba jednou za půl roku, rok pravidelně projít. To Vám dá možnost znovu zvážit, zda archivované věci vyzvednete k užití nebo je vyhodíte, nebo je v systému ponecháte dál.


Shromáždění Vašich záležitostí
Proto, abyste před začátkem zpracování nejprve vše shromáždili, mluví velmi praktické důvody:
1. upřesní to představu o objemu záležitostí, které musíte zvládnout
2. víte, jak daleko je „konec tunelu“
3. během zpracování a uspořádávání se nechcete nechat rušit myšlenkami na beztvarou hmotu záležitostí, které mohou pořád ještě „někde“ být. Jakmile vše, co vyžaduje vaši pozornost, shromáždíte na jednom místě, budete se lépe soustředit a pocítíte mnohem více kontroly.

Fyzický a mentální sběr
Prvním krokem je prohledat své okolí, najít všechno, co v současné podobě trvale nepatří na své současné místo a vložit to do schránky.
Nejlepší bude říci si, co do schránky nepatří, co nevyžaduje v současné podobě žádnou akci.
 Zásoby
 Materiály k archivaci
 Dekorace
 Vybavení
Nezapomeňte papír opatřit i datem.
Okamžité vyhazování
Nenechte se strhnout od fyzického sběru ZÁLEŽITOSTÍ k uklízení a uspořádávání. Pokud nemáte dostatek času.
Odolejte nutkání k reakci, která je v této fázi naprosto typická: „ no, já vím, co na téhle hromádce je a přesně tady to chci nechat. Právě tohle dříve nefungovalo, proto všechny tyhle věci patří do schránky.
Typický Libor Prajzler

Zpracování – vyprázdnění schránky
Když dokončíte zpracování vstupní přihrádky, budete mít:
1. Vyhozeno vše, co nepotřebujete
2. dokončeny všechny další kroky, které zaberou méně než dvě minuty
3. předáno dál vše, co lze delegovat
4. ve svém organizačním systému uspořádány připomínky akcí, které budou trvat déle než dvě minuty
5. určeny veškeré větší závazky (projekty) , kterými se nyní zabýváte.
Zásady pro zpracování
 Zpracovávejte položky odshora
 Zpracovávejte vždy jen jednu položku
 Nic nevracejte do vstupní přihrádky

Klíčová otázka při zpracování : „Jaký je další krok?“
Další krok je bezprostředně nejbližší konkrétní fyzická činnost
Rozhodněte to. Pokud věc nevyřešíte nyní, budete stejně muset rozhodnutí učinit někdy v budoucnu. Cílem tohoto procesu přitom je myšlenkové cvičení nad danou položkou dokončit. Jestliže jste dosud neurčili nejbližší další krok nutný k započetí práce na úkolu, narazíte při každé sebeneurčitější myšlence na něj na psychologickou bariéru. Budete mít tendenci si jej nevšímat.
Jestli neumíte rozhodnout, přemýšlejte, co musíte udělat, abyste mohli. Sežeňte další informace … a máme tu další konkrétní krok. Zavolat někam, stáhnout info z webu atd.
Když není nutná žádná akce
 K zahození
 K dozrání
 K archivaci

Udělejte to , pravidlo 2 minut; delegujte to, Odložte to,
Udělejte to , pravidlo 2 minut
Jestliže lze další krok zvládnout do dvou minut, proveďte ho okamžitě, jakmile položku vezmete do rukou.
Delegujte to !
Pokud další krok zabere déle než 2 minuty a na otázku „jsem já ten pravý, kdo to má udělat“ si odpovíte NE,tak úkol předelegujme.
Je důležité si však uvědomit, že v takovém případě, musíte ovládat kategorii seznam věcí, na které čekáte.
Ze všech kategorií ve vašem systému osobní organizace je právě položky, na které čekáte, třeba sledovat nejpečlivěji.
Odložte to
Je pravděpodobné , že většina dalších kroků, které u položek ze schránky určíte, bude na vás a bude si žádat více než dvě minuty.

Neuzavřené úkoly, které zbývají
Po tom, co jsme spoustu věcí vyhodili, hromádku založili, zvládli řadu dvouminutových kroků a množství položek předali dalším lidem. K tomu máte hromádku věcí, s nimiž jsou spojené konkrétní další kroky, jež musíte ještě provést – brzy, někdy nebo v konkrétní den a připomenutí věcí, na které z různých stran čekáte. A to je další téma:
Existuje sedm základních typů věcí, které potřebujete z hlediska organizace sledovat a řídit:
 Seznamy „Dalších kroků“
 Seznam „Čekám na“
 Archivní materiály
 Seznam „Někdy/Možná“
 Seznam projektů
 Podklady k projektům
 Kroky a informace v diáři

Seznamy projektů
2.4.6 Seznamy projektů
Nezapomínejte, že projekt nemůžete udělat, můžete provést jen jednotlivé konkrétní kroky, které s ním souvisejí.
Skutečná hodnota seznamu projektů tkví v možnosti provedení celkového zhodnocení (nejméně jedenkrát týdně).
Jeden nebo více seznamů ? – většina lidí zjistí, že jeden seznam funguje nejlépe, protože slouží spíše jako celkový soupis než jako vodítko pro stanovování denní priorit.
Běžné způsoby, jak rozdělovat projekty
Osobní / pracovní
Delegované projekty

Kroky do diáře, Další kroky, Čekám na,
Kroky, které patří do diáře
Do diáře patří kroky, které je třeba zvládnout v určitý den nebo v konkrétní čas.
Uspořádání položek „Čekám na …..„
Vaším úkolem je tento seznam podle potřeby zkontrolovat a zhodnotit, zda byste neměli učinit nějaký krok – zkontrolovat stav věcí nebo projekt urgovat.
Uspořádání kroků, které se mají udělat co nejdřív, podle kontextu
 Telefonáty
 Na počítači online / offline
 Pochůzky
 Činnosti v kanceláři
 Činnosti doma
 Agenda (pro lidi a schůzky)
 Číst / zhodnotit

Kouzelný klíč k udržení celého procesu – týdenní hodnocení
Mnoho, z nás zjevně máme v povaze si neustále nakládat víc, než je v našich silách zvládnout.
Právě tento kolotoč aktivit zvyšuje cenu týdenního hodnocení. Představuje čas, kdy zachytíte, přehodnotíte a nově zpracujete úkoly, a umožňuje vám tak zachovat si rovnováhu. Neexistuje jiný způsob, jak toto nutné přeskupování zvládat během každodenní práce.
Týdenní hodnocení také zaostří vaši každodenní orientaci v důležitých projektech, zatímco se budete vyrovnávat se záplavou nových vstupů a možných vyrušení, s nimiž se během týdne setkáváte. Naučíte se říkat Ne – rychleji a na víc věcí – abyste mohli fungovat v klidu. Vyhradit si určitý čas na to, abyste se v přemýšlení dostali přinejmenším na úroveň celých projektů, přitom velmi pomáhá.

Co je týdenní hodnocení a jaký je postup ?
Znamená to projít pět fází řízení pracovního procesu – sbírání, zpracování, zorganizování a zhodnocení všech nevyřešených závazků.
 Volné papíry – posbírejte útržky papíru, vizitky, stvrzenky a jiné dokumenty z tašek, stolu, auta, přihrádek a dejte je do přihrádky ke zpracování.
 Zpracujte své poznámky – projděte deníky, ADK, poznámky z porad a zpracujte je. Po zpracování je budto vyhoďte nebo archivujte.
 Někdy/Možná – založte poznámky a materiály k pozdějšímu zhodnocení do Někdy/Možná nebo k věci k pro čtení.
 Kalendář / Diář na nadcházející dny – srovnejte si data v diáři do budoucna. Doplňte je, zkontrolujte je.
 Vyprázdněte hlavu – zapište do odpovídajících kategorií nové projekty, další kroky, věci na které čekáte, které jste ještě nezaznamenali.
 Zkontrolujte seznamy projektů – zkontrolujte stavy projektů a zajistěte, abyste měli u každého projektu alespoň jeden bezprostředně navazující krok.
 Zkontrolujte seznam čekám na

Nejlépe to dělejte v pátek odpoledne !
To je ideální čas z několika důvodů:
1. Týdenní údálosti jsou ještě dost čerstvé, abyste zvládli jejich úplný dostatečný rozbor
2. Když objevíte nějaké kroky, které vyžadují zastihnout lidi v práci, budete na ně pořád mít čas, než všichni vyrazí na víkend
3. Je skvělé, vyčistit si stůl i hlavu a na víkend vyrážet bez starostí a opravdu si odpočinout.
Nejlepší nápady nikdy nedostanete v době, kdy jste v práci.

Děkuji za pozornost
Knížku si přečtě , jestli Vás to zaujalo
Mít vše hotovo
Aby vše klapalo
Více informací a praktických užití
www.gettingthingsdone.com
www.mitvsehotovo.cz

Prezentace gtd 12 2010

by Vladenka on Jan 03, 2011

Accessibility

Upload Details

Usage Rights

Statistics

Prezentace gtd 12 2010 — Presentation Transcript