PPT prezentace o GTD - Getting Things Done

1. VÍTEJTE NA SEMINÁŘI GTD – Mít vše hotovo Přednáška 12/2010 „Pracujme pro radost a dělejme, co nás baví!“

3. Co mi vlastně používání GTD od doby zavedení přineslo

4. Uvolnit mysl, za účelem plného využití kapacity mozku

5. Soustředit se na jednu věc

6. Mít kontrolu nad vším, co děláte

7. Neztratit žádnou myšlenku, která Vás napadne

8. Hodnotit své výsledky a činnost tak často, jak je to nutnéJak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

9. Cíle GTD: Metody, které jsou použity v GTD mají dva základní cíle: • Zaznamenat veškeré úkoly, které musíte zvládnout – teď, později, někdy, malé, velké i středně významné – do logického a důvěryhodného systému mimo vaši hlavu i mysl • Naučit sebekázni, abyste všechna rozhodnutí o povinnostech, které si vpustíte do života, prováděli tak,že budete mít vždy plán „dalších kroků“, které můžete kdykoli provést nebo přehodnotit. Úzkost je způsobena nedostatkem kontroly, organizace, přípravy a činů. David Kekich Jak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

11. Zavedl jsem si GTD pomocí stavů a jejich barev do Mantisu

12. Propojil jsem si Outlook a dokumenty v PC s telefonem

13. Zjistil jsem , že nepotřebuji ADK, stačí mobilní telefon a obyčejný papír

14. Zjistil jsem , že základní principy jsou dost podobné školením od Business Success, knize Pokojný bojovník , které u nás školíme, kterou jsem dostal od Machyho

15. Našel jsem optimální formu zaznamenávání myšlenek potulujících se v průběhu mého života hlavou – opět za použití mobilu a papíru,

16. Denně věnuji část svého času zhodnocení stavu záležitostí a dělám týdenní zhodnocení

17. Získal jsem přehled o záležitostech v mém životě a lepší pocit z toho jak věci dělám. Jak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

19. Zjistil jsem, že není rozdíl mezi osobním a profesním. GTD používám všude. A vlastně všude chci být v pohodě a mít věci pod kontrolou. Ať se rozhodnu pro osobní nebo firemní.

20. Získal jsem více času a hlavně se v mi v hlavě uvolnila kapacita na strategické věci

21. Díky uvolnění mozku a myšlenkovým mapám jsem začal vnímat svůj život i z výšky a začal si plnit cíle v horizontu středního časového úsekuJak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

23. Na konci se ty obrázky zrevidujeme, zajímá mne, jak se změní díky informacím z dnešní přednášky

24. Příklady Vám nyní ukáži

25. Pomůcka – dělejte to opravdu upřímně, napište vše i to nepříjemné (například – musím udělat závažné osobní rozhodnutí) nebo úplně osobní. Použijte kód, aby nikdo jiný nevěděl co to znamená. Jak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

27. Proč Vám něco leží v hlavě Nejčastějším důvodem, proč vám něco leží v hlavě, je fakt, že sice chcete změnit současný stav, ale: • Ještě jste si neujasnili požadovaný výsledek • Ještě jste se nerozhodli, jaký bude nejbližší konkrétní krok o A nebo • Ještě jste si připomenutí výsledku a potřebného dalšího kroku neuložili do systému, kterému důvěřujete. Ze všeho nejvíce požírá čas a energii neustálé přemýšlení o věcech, které musíme udělat Jak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

28. Záležitosti – transformace záležitostí Záležitosti je cokoli, 1) co jste vpustili do svého psychického nebo fyzického světa a co nepatří na místo, kde se to právě nachází, 2 ) vy jste u toho však ještě neurčili požadovaný výsledek a nejbližší konkrétní krok. !!! Věci se zřídkakdy zadrhnou vinou nedostatku času. Důvodem bývá spíš to, že nebylo určeno, jak je provést !!! Jak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

30. Obrázek: Kontrola a perspektiva

31. Obrázek : Průběh KONTROLA Jak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

32. Sesbírejte to ! Zachyťte 100% nehotových položek do ZÁLEŽITOSTÍ . Tam patří všechna • Měl bych • Musím • Potřebuji • Chystám se Toto vše je nutné zachytit do jakýchsi sběrných boxů, kontejnerů, zkrátka sběrného systému. Kontejnery je nutné pravidelně vyprazdňovat, JINAK NEBUDE SYSTÉM FUNGOVAT. Co plníte musíte také vyprázdnit. Nástroje na sbírání – Plastové, dřevěné schránky. Papírové lístečky, el. Poznámky, hlas. Záznamy, mialy. Jak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

34. Objasněte to. Na obrázku Průběh kontrola, vidíte jednotlivé kroky ZAPRACUJTE TO ! Rozhodnout se musíte podle modelu přirozeného plánování ze strany 10 přednášky. Jaký požaduji výsledek. Co je cíl. Co jsem v dané věci odhodlán udělat. Bez stanového cíle se vám těžko totiž hledá cestička. Jaký je další krok? Co dalšího musím udělat, abych se pohnul k cíli. Na příkladu ze stránky 113 z AVK (aby vše klapalo) Vám ukážu, jak je důležité popsat další krok podle námi známého pravidla VLK = VLK. Jak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

35. Zorganizujte to! Jak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

36. Zhodnoťeto, reflexe Procházejte své seznamy tak často, jak jen potřebujete, abyste je dostali z hlavy. Kritický faktor úspěchu: TÝDENNÍ HODNOCENÍ Jednou týdně byste měli projít všechny své otevřené problémy (např. projekty), plány aktivních projektů a seznamy dalších kroků, rozvrhy, seznamy čekajících položek a dokonce i seznam „někdy, možná“. Týdenní hodnocení poskytuje čas na: • Sebrání a zpracování všech „věcí k vyřízení“ • Revizi systému • Aktualizaci seznamů • Ujasnění, aktualizaci a doplnění Jak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

38. Trojitý model pro hodnocení každodenní práce

39. Šestiúroňový modelJak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

40. Faktory zahájení AKCE ! Jak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

41. Udělejte to ! – omezující faktory, 4 kritéria 1. Kontext – jen několik činností se může dělat kdekoli (například zapisování nápadů k projektu). Většina však vyžaduje konkrétní podmínky – místo, vybavení. Tedy doma, kancelář, telefon, počítač, podklady. Toto jsou první faktory, které omezují vaše možnosti podle toho, co v daném okamžiku dělat můžete. 2. Dostupný čas – kdy budete muset dělat něco jiného.Máte-li za pět minut schůzku, vyřazujete tím množství akcí, které potřebují více času. 3. Dostupná energie – kolik energie právě máte? Některé akce si žádají zásobu svěží, tvůrčí energie. Jiné zase chtějí spíš hrubou fyzickou sílu. Jsou i akce, které nepotřebují příliš jednoho ani druhého. 4. Priorita – která činnost se vám v daném kontextu, s dostupným časem a energií, nejlépe zúročí? Máte hodinu, jste v kanceláři, kde máte telefon i počítač a svou energii hodnotíte na 7,3 bodu z 10. Měli byste zavolat klientovi, zpracovat hlasové zprávy a emaily, nebo se ozvat své partnerce a poptat se, jaký má den ? K tomu slouží Horizonty soustředění. ( budou dále) Jak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

42. Udělejte to ! – Trojitý model každodenní práce Když plníte své ukoly nebo v obecném slova smyslu pracujete, věnujete se třem typům aktivit: • Děláte předem určenou práci – když, děláte předem určenou práci, pracujete se s vým seznamem dalších kroků – plníte úkoly, u kterých jste dříve rozhodli, že je třeba je zvládnout a řídíte svůj pracovní postup. Vyřizujete naplánované telefonáty, zapisujete si nápady nebo … • Děláte práci, která se objevila – věci často přicházejí ad hoc – nepředvídaně, netušeně a vy na ně musíte nebo chcete reagovat. Když se rozhodnete se této věci ihned věnovat, dali jste jasně najevo, že tyto ad hoc věci jsou důležitější než cokoli dalšího, co máte na práci. • Definujete svou práci – definování práce zahrnuje vyčištění přihrádky s došlou poštou, e-mailové a hlasové schránky i poznámek a rozčlenění projektů do zvládnutelných kroků. Jak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

43. Perspektiva Toto je teorie, ke které jsem se ve své praxi přiblížil pouze svými myšlenkovými mapami. Považoval jsem při své inteligenci za nemožné, abych se dostal tak hluboko. Ostatně některé věci potřebují čas uzrát. A proto jsem se věnoval pouze základnímu zvládnutí Záležiostí. Že je to správně potvrdil krásně Allen na stránce 197, AVK . A teď Vám to přečtu. Jak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

44. Obrázek: Kontrola a perspektiva

46. Počet obvyklých položek – vice než 100

48. Počet obvyklých položek – 30 -100

49. Projekty definují záměry, které mají více než jeden krok a chceme je dokončit do jednoho roku.

50. Kontrolujeme je obvykle jednou týdně.

51. Projekt se nedělá. Můžete činit pouze kroky k jeho naplnění. Vzal si dovolenou není žádná činnost, požádal si o volno, objednal a zaplatil zájezd, odjel a válí se u moře. Pak se dá říci, vzal si dovolenou.K osobnímu životu přečtu příklad z str. 215, AVK Jak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

53. Počet obvyklých položek – 10 - 15

54. Obvyklé položky práce – správa majetku, kontrola kvality, plánování, vývoj výrobku, získávání zákazníků

55. Obvyklé položky život – finance, kariéra, rodina, zdraví, vztah s partnerem, seberozvíjení, tvořivost

57. Počet obvyklých položek – 1 – 6

58. Kontrolujeme je obvykle jednou za rok,.

59. Ideální typ novoročního plánu – chci vydat knihu, chci být podnikatelem rokuJak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

61. Počet obvyklých položek – 1-2

64.  Příprava prostoru

65.  Příprava potřebných pomůcek a nástrojů

66. o Přihrádky na papír

67. o Balík obyčejného papíru A4

68. o Pero, tužky

69. o Lepící lístečky

70. o Kancelářské sponky

71. o Kovové spínací klipy

72. o Sešívačka včetně náplně

73. o Složky a šanony

74. o Diář – ADK

75. o Koš na odpadky

76. Klíčový faktor – ARCHIVACE

77. Když váš archivační systém nebude rychlý, funkční a zábavný, budete mít k celému procesu odpor.

78. Mějte obecnou kartotéku opravdu při ruce.

79. Jeden abecední systém – nezakládejte deset šanonů.

80. Pokud vám v palebné zóně, kde skutečně pracujete, založení dokumentu zabere víc než minutu, nebudete zakládat, ale štosovat.

81. Archivované složky je potřeba jednou za půl roku, rok pravidelně projít. To Vám dá možnost znovu zvážit, zda archivované věci vyzvednete k užití nebo je vyhodíte, nebo je v systému ponecháte dál. Jak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

82. Shromáždění Vašich záležitostí Proto, abyste před začátkem zpracování nejprve vše shromáždili, mluví velmi praktické důvody: 1. upřesní to představu o objemu záležitostí, které musíte zvládnout 2. víte, jak daleko je „konec tunelu“ 3. během zpracování a uspořádávání se nechcete nechat rušit myšlenkami na beztvarou hmotu záležitostí, které mohou pořád ještě „někde“ být. Jakmile vše, co vyžaduje vaši pozornost, shromáždíte na jednom místě, budete se lépe soustředit a pocítíte mnohem více kontroly. Jak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

84. Okamžité vyhazování

85. Nenechte se strhnout od fyzického sběru ZÁLEŽITOSTÍ k uklízení a uspořádávání. Pokud nemáte dostatek času. Odolejte nutkání k reakci, která je v této fázi naprosto typická: „ no, já vím, co na téhle hromádce je a přesně tady to chci nechat. Právě tohle dříve nefungovalo, proto všechny tyhle věci patří do schránky. Typický Libor Prajzler Jak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

86. Zpracování – vyprázdnění schránky Když dokončíte zpracování vstupní přihrádky, budete mít: 1. Vyhozeno vše, co nepotřebujete 2. dokončeny všechny další kroky, které zaberou méně než dvě minuty 3. předáno dál vše, co lze delegovat 4. ve svém organizačním systému uspořádány připomínky akcí, které budou trvat déle než dvě minuty 5. určeny veškeré větší závazky (projekty) , kterými se nyní zabýváte. Zásady pro zpracování  Zpracovávejte položky odshora  Zpracovávejte vždy jen jednu položku  Nic nevracejte do vstupní přihrádky Jak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

87. Klíčová otázka při zpracování : „Jaký je další krok?“ Další krok je bezprostředně nejbližší konkrétní fyzická činnost Rozhodněte to. Pokud věc nevyřešíte nyní, budete stejně muset rozhodnutí učinit někdy v budoucnu. Cílem tohoto procesu přitom je myšlenkové cvičení nad danou položkou dokončit. Jestliže jste dosud neurčili nejbližší další krok nutný k započetí práce na úkolu, narazíte při každé sebeneurčitější myšlence na něj na psychologickou bariéru. Budete mít tendenci si jej nevšímat. Jestli neumíte rozhodnout, přemýšlejte, co musíte udělat, abyste mohli. Sežeňte další informace … a máme tu další konkrétní krok. Zavolat někam, stáhnout info z webu atd. Když není nutná žádná akce  K zahození  K dozrání  K archivaci Jak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

88. Udělejte to , pravidlo 2 minut; delegujte to, Odložte to, Udělejte to , pravidlo 2 minut Jestliže lze další krok zvládnout do dvou minut, proveďte ho okamžitě, jakmile položku vezmete do rukou. Delegujte to ! Pokud další krok zabere déle než 2 minuty a na otázku „jsem já ten pravý, kdo to má udělat“ si odpovíte NE,tak úkol předelegujme. Je důležité si však uvědomit, že v takovém případě, musíte ovládat kategorii seznam věcí, na které čekáte. Ze všech kategorií ve vašem systému osobní organizace je právě položky, na které čekáte, třeba sledovat nejpečlivěji. Odložte to Je pravděpodobné , že většina dalších kroků, které u položek ze schránky určíte, bude na vás a bude si žádat více než dvě minuty. Jak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

89. Neuzavřené úkoly, které zbývají Po tom, co jsme spoustu věcí vyhodili, hromádku založili, zvládli řadu dvouminutových kroků a množství položek předali dalším lidem. K tomu máte hromádku věcí, s nimiž jsou spojené konkrétní další kroky, jež musíte ještě provést – brzy, někdy nebo v konkrétní den a připomenutí věcí, na které z různých stran čekáte. A to je další téma: Existuje sedm základních typů věcí, které potřebujete z hlediska organizace sledovat a řídit:  Seznamy „Dalších kroků“  Seznam „Čekám na“  Archivní materiály  Seznam „Někdy/Možná“  Seznam projektů  Podklady k projektům  Kroky a informace v diáři Jak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

90. Seznamy projektů 2.4.6 Seznamy projektů Nezapomínejte, že projekt nemůžete udělat, můžete provést jen jednotlivé konkrétní kroky, které s ním souvisejí. Skutečná hodnota seznamu projektů tkví v možnosti provedení celkového zhodnocení (nejméně jedenkrát týdně). Jeden nebo více seznamů ? – většina lidí zjistí, že jeden seznam funguje nejlépe, protože slouží spíše jako celkový soupis než jako vodítko pro stanovování denní priorit. Běžné způsoby, jak rozdělovat projekty Osobní / pracovní Delegované projekty Jak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

91. Kroky do diáře, Další kroky, Čekám na, Kroky, které patří do diáře Do diáře patří kroky, které je třeba zvládnout v určitý den nebo v konkrétní čas. Uspořádání položek „Čekám na …..„ Vaším úkolem je tento seznam podle potřeby zkontrolovat a zhodnotit, zda byste neměli učinit nějaký krok – zkontrolovat stav věcí nebo projekt urgovat. Uspořádání kroků, které se mají udělat co nejdřív, podle kontextu  Telefonáty  Na počítači online / offline  Pochůzky  Činnosti v kanceláři  Činnosti doma  Agenda (pro lidi a schůzky)  Číst / zhodnotit Jak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

92. Kouzelný klíč k udržení celého procesu – týdenní hodnocení Mnoho, z nás zjevně máme v povaze si neustále nakládat víc, než je v našich silách zvládnout. Právě tento kolotoč aktivit zvyšuje cenu týdenního hodnocení. Představuje čas, kdy zachytíte, přehodnotíte a nově zpracujete úkoly, a umožňuje vám tak zachovat si rovnováhu. Neexistuje jiný způsob, jak toto nutné přeskupování zvládat během každodenní práce. Týdenní hodnocení také zaostří vaši každodenní orientaci v důležitých projektech, zatímco se budete vyrovnávat se záplavou nových vstupů a možných vyrušení, s nimiž se během týdne setkáváte. Naučíte se říkat Ne – rychleji a na víc věcí – abyste mohli fungovat v klidu. Vyhradit si určitý čas na to, abyste se v přemýšlení dostali přinejmenším na úroveň celých projektů, přitom velmi pomáhá. Jak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

93. Co je týdenní hodnocení a jaký je postup ? Znamená to projít pět fází řízení pracovního procesu – sbírání, zpracování, zorganizování a zhodnocení všech nevyřešených závazků.  Volné papíry – posbírejte útržky papíru, vizitky, stvrzenky a jiné dokumenty z tašek, stolu, auta, přihrádek a dejte je do přihrádky ke zpracování.  Zpracujte své poznámky – projděte deníky, ADK, poznámky z porad a zpracujte je. Po zpracování je budto vyhoďte nebo archivujte.  Někdy/Možná – založte poznámky a materiály k pozdějšímu zhodnocení do Někdy/Možná nebo k věci k pro čtení.  Kalendář / Diář na nadcházející dny – srovnejte si data v diáři do budoucna. Doplňte je, zkontrolujte je.  Vyprázdněte hlavu – zapište do odpovídajících kategorií nové projekty, další kroky, věci na které čekáte, které jste ještě nezaznamenali.  Zkontrolujte seznamy projektů – zkontrolujte stavy projektů a zajistěte, abyste měli u každého projektu alespoň jeden bezprostředně navazující krok.  Zkontrolujte seznam čekám na Jak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

94. Nejlépe to dělejte v pátek odpoledne ! To je ideální čas z několika důvodů: 1. Týdenní údálosti jsou ještě dost čerstvé, abyste zvládli jejich úplný dostatečný rozbor 2. Když objevíte nějaké kroky, které vyžadují zastihnout lidi v práci, budete na ně pořád mít čas, než všichni vyrazí na víkend 3. Je skvělé, vyčistit si stůl i hlavu a na víkend vyrážet bez starostí a opravdu si odpočinout. Nejlepší nápady nikdy nedostanete v době, kdy jste v práci. Jak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků

96. Mít vše hotovo

97. Aby vše klapalo

98. Více informací a praktických užití

99. www.gettingthingsdone.com

100. www.mitvsehotovo.czJak pracují vyhledávače, optimalizace stránek pro vyhledávače, Ing. Jiří Janků