Time management

3,831 views

Published on

Published in: Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
3,831
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
249
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Time management

  1. 1. KREATIVNÍ PRÁCES INFORMACEMITÉMA 1Time managementPo nastudování byste měli:»» vědět, co znamená time management,»» znát základní rozdělení time managementu,»» chápat základní principy metody GTD.
  2. 2. Proč jsme toto téma zařadili a k čemu sloužíBěhem studia i práce se setkáváme s celou řadou problémů, které námzpůsobuje špatná organizace času (a mnohdy i prokrastinace). Díky tomutomodulu byste měli pochopit, jak začít organizovat svůj čas. Pokud by vástéma zaujalo, můžete využít nepřeberného množství knih a článků, které setéto problematice věnují.Klíčové pojmyTime management zvládání organizace času pomocí různých metod anástrojů.GTD metoda Davida Allena založená na pěti fázích práces úkoly.2
  3. 3. 3TeorieTime management je disciplína, která se zabývá způsoby zvládání organizace času a jehoefektivního využití. Existuje nepřeberné množství metod, postupů, nástrojů, tipů atd. Dotime managementu spadají činnosti jako plánování, delegování, hledání cílů a priorit,monitorování či analýza. Výsledkem špatného zacházení s časem je mnohdy stres, finančníztráta, nesplněné cíle a výjimkou není ani špatné zdraví.Time management můžete dělit na:»» timeboxing: rozdělení dne, týdne či měsíce na úseky,»» to-do listy: seznamy úkolů,»» GTD: z angl. „get to done“; Allenova metoda 5 fází zaznamenávání a připomínání,»» ZTD: z angl. „zen to done“; zaměřeno na osvojování návyků,»» life management: nová disciplína zaměřená na organizaci života jako jednoduché-ho životního stylu.To-do listyTo-do listům se česky říká jednoduše seznamy úkolů. Nejjednodušší formou je seznamúkolů pod sebou, které si jedinec odškrtává či jinak označuje, pokud jsou splněny. Již tatojednoduchá metoda může některým jedincům pomáhat, neboť odškrtávání splněných úkolůje motivační a nabíjí člověka energií pro další činnosti.Pokročilejší metodou je řazení úkolů podle daných hledisek. Nejčastěji se používá řazenípodle priorit. Na prvním místě je tak nejdůležitější úkol a další úkoly jsou sepsány sestupně.Jinou možností je řazení nejen podle důležitosti, ale také podle naléhavosti. Vzniknou takúlohy»» naléhavé a důležité,»» důležité a nenaléhavé,»» nedůležité a nenaléhavé.Na time management můžeme aplikovat i Paretovo pravidlo 80/20. Znamenáto tedy, že 80 % úloh lze splnit ve 20 % času, zbývajících 20 % úloh nám pakzabere 80 % času.GTD (Getting things done)Autorem metody GTD je David Alen. Metoda je pod ochrannou známkou.Zkratka GTD znamená Getting things done, česky Mít vše hotovo. Nejednáse o typickou time managementovou metodu. Metoda pracuje s tím, že promozek není přirozené si pamatovat všechny povinnosti. Navrhuje tak vytvořeníexterního systému, ve kterém se tvoří jednotlivé seznamy. Jedinec si tak nemusípamatovat, co vše má ještě splnit, a může se věnovat jedné činnosti v plném soustředění.Celá metoda pracuje s pěti fázemi.1. Sesbírej – sesbírání všech záležitostí do externí schránky. Schránkou může být váše-mail, papíry v přihrádce, chytrý telefon a vhodná aplikace či cokoliv, co vám vyhovuje.Není vhodné mít schránek velký počet, v menším počtu se budete lépe orientovat. Důle-žité je, abyste měli v každé situaci nějakou schránku, kam budete moci zaznamenat dalšíúkol. Pokud si tedy vytvoříte schránku z nějaké online aplikace, musíte počítat s tím, žene všude se dostanete na internet a bude potřeba mít k zaznamenávání i papír a tužku.2. Zpracuj – zvážení realizovatelnosti činnosti. Co nemůžete zrealizovat, to ze seznamu za-
  4. 4. hoďte a nezabývejte se tím, nebo to zařaďte do sezna-mu „někdy možná…“. Realizovatelné činnosti buď udě-lejte ihned, odložte na později nebo někomu delegujte.Allen vytvořil tzv. pravidlo dvou minut, což znamená,že pokud můžete činnost udělat do dvou minut, udě-lejte ji a neodkládejte ji. U jiných činností zjistěte, kolikkroků je k dokončení potřeba udělat. Pokud je to vícenež jeden krok, vytvořte si z úkolu projekt.3. Zorganizuj – rozhodnutí, kdy bude činnosti realizována nebo delegována. Allen pro tutočinnost vytvořil pět položek, pomocí kterých řídíte další činnost. Jedná se o tyto položky:»» „další kroky“ – rozhodnutí o dalším kroku vede k fyzické, viditelné činnosti. Hlídatmusíte všechny kroky, které je nutné splnit v určitém čase.»» „čekám na“ – v této položce si vedete seznam činností, které jste delegovali na někohojiného.»» „projekt“ – na tomto seznamu budou činnosti, které vyžadují více než jeden krok.Může se tak jednat i o zdánlivě drobné záležitosti. Projekt (např. napsat knihu) nikdyneprovádíte/neplníte, ale vykonáváte jen jednotlivé „další kroky“, které vedou k po-stupnému plnění projektu.»» „kalendář“ – je potřeba si vytvořit diář(fyzicky či online) a do něj zapisovatúkoly podle toho, na jaký čas jsou vá-zané a jak rychle je třeba je zvládnout.Do diáře zapište:»» kroky vázané na určitý čas (schůz-ky…),»» kroky na daný den (nevázané napřesný čas),»» informace pro daný den.»» „někdy“ – sem patří položky, které jsteurčili jako nerealizovatelné, ale neza-hodili jste je. Tyto úlohy buď potřebují čas k dozrání, nebo se jedná o činnosti, na kterénechcete zapomenout, ale nechcete je nyní řešit (např. proletět se balonem).4. Zhodnoť – hodnocení v několika časových horizontech. V průběhu činností hodnotíte, zdavykonáváte právě ten krok, který je potřeba. Také je důležité vracet se ke svému diáři. Nej-efektivnější je také zvyknout si na týdenní hodnocení a provést revizi celého vašeho GTDsystému. Činnosti si aktualizujte, ujasňujte a doplňujte.5. Udělej – začátek činnosti. Při rozhodování o tom, co budete dělat v danou chvíli, se můžeteřídit těmito kritérii:»» Kontext – můžete činnosti dělat kdekoliv nebo je vázaná na určité místo?»» Dostupný čas – mám 5 minut nebo 50 minut do začátku činnosti vázané na čas?»» Dostupná energie – kolik energie máte? Máte spíše fyzickou energie nebo duševnísílu?»» Priorita – která činnost se vám s daným kontextem, časem a energií nejlépe zúročí?Aplikace a příkladyPokud chcete mít jistotu, že se správně rozhodnete, co s jakým úkolem máte udělat, můžetevyužít následující schéma.4
  5. 5. Šestiúrovňový model hodnocení vaší práceJestli chcete znát své priority, musíte vědět, co je vaše práce. Na to můžete pohlížet ze šestiperspektiv. Allen nabízí analogii s nadmořskou výškou:»» Nad 50 000 stop: ŽIVOT (zde se jedná o absolutní nadhled, smysl, vize…),»» 40 000 stop: VIZE NA 3-5 LET (při tomto plánování je potřeba přemýšlet v širšíchkategoriích - strategie, trendy, okolnosti a významné události; řadit sem budetezejména plány pro svůj dlouhodobý rozvoj),»» 30 000 stop: CÍLE NA 1 – 2 ROKY (důraz na to, co chceme zažívat v nejbližších le-tech, ovlivňuje i rozhodování o důležitosti některých projektů),»» 20 000 stop: OBLAST ZODPOVĚDNOSTI (projekty přijaté vzhledem k vaší zodpo-vědnosti; klíčové oblasti, v nichž chcete uspět nebo si udržet určitý standard),»» 10 000 stop: AKTUÁLNÍ PROJETKY (projekty, které máte před sebou a potřebujeteje rozdělit do dílčích úkolů),»» Vzletová dráha: AKTUÁLNÍ AKTIVITY (nahromaděný seznam činností k zvlád-nutí v nejbližším čase).5
  6. 6. Tipy a trikyPřinášíme vám 5 tipů pro lepší zvládání času.1. Zkuste si své denní, týdenní a měsíční plánování zakreslit do mentálnímapy. (Více se o technice mentálních map dozvíte v modulu 4.)2. Vždy se ptejte: „Co mohu udělat nyní vzhledem ke kontextu, času a energii? Sedímv kanceláři a mám 5 minut do schůze. Mohu vyřídit ten telefon nebo e-mail?“; „Mámtři hodiny do přednášky. Mohu si někde prostudovat materiály, abych byl připravený?Nebo mohu oběhat úřady, které teď mají otevřeno?“.3. Pokud se nemůžete donutit pracovat, zkuste si říci, že alespoň začnete a vydržíte 5 mi-nut. Pokud vám to ani po pěti minutách nepůjde, můžete dělat něco jiného. Většinou5 minut stačí, abyste se do práce dostali, a už od ní neodejdete. A pokud u ní nevydržíte,asi není správný čas, kontext či nemáte energii.4. Nikdy se nenechte vystresovat nějakou time managementovou metodou. Řiďte se tím,co vyhovuje vám.5. Vždy myslete na své dlouhodobé cíle a na to, zda vaše činnosti do těchto cílů spadají.Nedělejte zbytečné věci.Zdroje a nástrojeZdroje1. ALLEN, David. Mít vše hotovo - Jak zvládnout práce i život a cítit se při tom dobře. Brno: JanMelvil Publishing, 2008. ISBN 978-80-903912-8-4.2. HOŘICKÝ, Jakub. GTD pro studenty (1. díl). Mít vše hotovo.cz. [online]. 8. 10. 2012 [cit.2013-02-08]. Dostupné z http://www.mitvsehotovo.cz/2012/10/gtd-pro-studenty-1-dil3. HOŘICKÝ, Jakub. GTD pro studenty (2. díl). Mít vše hotovo.cz. [online]. 1. 11. 2012 [cit.2013-02-08]. Dostupné z http://www.mitvsehotovo.cz/2012/11/gtd-pro-studenty-2-dil4. HOŘICKÝ, Jakub. GTD pro studenty (3. díl). Mít vše hotovo.cz. [online]. 15. 11. 2012 [cit.2013-02-08]. Dostupné z http://www.mitvsehotovo.cz/2012/11/gtd-pro-studenty-3-dil5. KŘIŽ, Libor. Evernote jako GTD systém. A hezky jednoduše, efektně a elegantně. Mít všehotovo.cz. [online]. 23. 3. 2011 [cit. 2013-02-06]. Dostupné z: http://www.mitvsehotovo.cz/2011/03/evernote-jako-gtd-system-a-hezky-jednoduse-efektne-a-elegantneNástroje1. Evernote - http://evernote.com – pro ukládání úkolů, stránek… Přečtěte si článek Libo-ra Kříže uvedený výše.2. Remember the Milk - http://www.rememberthemilk.com – oblíbený nástroj pro správuúkolů.K zamyšlení»» Jak organizujete svůj čas vy?»» Co děláte špatně a co vám funguje?»» Jakou schránku budete používat?»» Jaké jsou vaše krátkodobé a dlouhodobé cíle?6

×