Στο παρόν άρθρο προτείνονται τρόποι, για να συνταχθεί με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο μια αγγελία για την πρόσληψη προσωπικού. Επίσης, παρουσιάζεται η σημασία της περιγραφής θέσης. Το άρθρο δημοσιεύτηκε στο περιοδικό ΕΨΙΛΟΝ NET Νοεμβρίου 2013.

1. HR CONSULTING
ΑΠΟ ΤΗΝ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ
ΤΗΣ ΘΕΣΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ
ΣΤΗΝ ΣΥΝΤΑΞΗ
ΤΗΣ ΑΓΓΕΛΙΑΣ
ΕΛΕΝΗ ΡΟΚΑ,
Διευθύντρια
Marketing
Skywalker.gr
Σημείωση: Μια πολύ χρήσιμη
ιστοσελίδα για το job
description είναι η
http://www.onetonline.org/.
Πρόκειται για το αμερικάνικο
εθνικό πρόγραμμα O*NET, που
παρέχει επιστημονική ανάλυση
και περιγραφή θέσεων για
εκατοντάδες επαγγέλματα.
1268
Το προσωπικό αποτελεί μια πολύ σοβαρή επένδυση για κάθε εταιρεία. Γι’ αυτό, είναι
σημαντικό οι μέθοδοι που θα ακολουθηθούν για την τελική επιλογή του προσώπου, που θα
καλύψει τη θέση, να διασφαλίσουν τη μέγιστη δυνατή σύγκλιση των αναγκών της εταιρείας και
του ατόμου.
Το πρώτο βήμα είναι να καθοριστεί, γιατί χρειάζεται στην εταιρεία αυτή η συγκεκριμένη
θέση. Μια ασαφής επιχειρηματολογία στη διοίκηση, για παράδειγμα “ο Γιάννης δεν προλαβαίνει να ασχοληθεί με το Χ θέμα και προχθές που αρρώστησε η Μαρία έμεινε πίσω το Ψ”
δυσχεραίνει την έγκριση της νέας θέσης. Επιπλέον, δε συμβάλει και στο σωστό προσδιορισμό
των προσόντων, που πρέπει να έχει ο νέος υπάλληλος.
Το εργαλείο, για να προσδιοριστεί το περιεχόμενο της θέσης εργασίας και να το στηρίξουμε
με σωστά επιχειρήματα, είναι η περιγραφή θέσης εργασίας (job description). Τι είναι όμως η
περιγραφή θέσης εργασίας; “Η περιγραφή θέσης εργασίας περιλαμβάνει πληροφορίες που
αφορούν τα κύρια καθήκοντα και το περιεχόμενο της θέσης με στόχο να διευκολύνει την
προσέλκυση, εκπαίδευση, αξιολόγηση του εργαζομένου και της θέσης εργασίας. Η περιγραφή
της θέσης προσδιορίζει τις δραστηριότητες που αναμένεται να αναπτύξουν οι κάτοχοι των
θέσεων, καθορίζει το σκοπό μίας θέσης, την ένταξή της στο οργανόγραμμα της επιχείρησης, τις
ευθύνες του εργαζόμενου και τα αποτελέσματα που αναμένονται από αυτόν”1 .
Με απλούστερους όρους, η περιγραφή της θέσης εργασίας θα σας βοηθήσει να απαντήσετε
στα ερωτήματα:
Γιατί υπάρχει η θέση εργασίας και πού θα συμβάλει ο εργαζόμενος;
Ποια καθήκοντα θα αναλάβει και ποια αποτελέσματα θα περιμένει η εταιρεία από αυτόν;
Με ποια κριτήρια θα εξακριβωθεί η ικανοποιητική εκτέλεση της εργασίας;
Ως ποιο βαθμό θα είναι υπεύθυνος ο υπάλληλος για αποφάσεις και ποια θα είναι η ποσότητα και η αξία των πόρων, που θα ελέγχει και θα διαχειρίζεται (π.χ. έγκριση προϋπολογισμού για την εκτέλεση κάποιου έργου);
Η νέα θέση σε ποιο τμήμα υπάγεται;
Πού θα αναφέρεται ο νέος εργαζόμενος και θα διοικεί κάποια ομάδα;
Ποιες προοπτικές προσωπικής και επαγγελματικής ανάπτυξης προσφέρει αυτή η θέση;
Ποιες θα είναι οι συνθήκες εργασίας και ποιος εξοπλισμός χρειάζεται για την εκτέλεσή της;
Στην εποχή μας, επειδή σημειώνονται αλλαγές με ταχείς ρυθμούς στις εταιρείες, ο συντάκτης
της περιγραφής θέσεως πρέπει να λάβει υπόψη του δυο παράγοντες: Την ευελιξία και την ομαδική δουλειά.
Η ευελιξία επιτυγχάνεται, αν το job description δεν περιορίζεται στη λεπτομερή απαρίθμηση
1. Διοίκηση Ανθρώπινων Πόρων, Νάνσυ Παπαλεξανδρή, Δημήτρης Μπουραντάς, σελ. 113, Εκδόσεις Γ. Μπένου,
Αθήνα 2003

2. των καθηκόντων, αλλά εστιάζει στα αναμενόμενα αποτελέσματα. Έτσι, διαφαίνεται και η συμπληρωματική εκπαίδευση, που θα χρειαστεί, όταν το πρόσωπο που προσληφθεί, κληθεί να αναλάβει περισσότερα καθήκοντα.
Ο δεύτερος παράγοντας, η ομαδική δουλειά, είναι ιδιαίτερα σημαντικός για εταιρείες, που βασίζονται περισσότερο
στην καλή λειτουργία της ομάδας. Αν η εταιρεία σας ανήκει
σε αυτή την κατηγορία, θα πρέπει να αναφέρεται ξεκάθαρα
στο job description ότι χρειάζεται ομαδική δουλειά για την
επίτευξη των στόχων.
Οι απαντήσεις στα παραπάνω ερωτήματα αποτελούν σαφή επιχειρήματα προς τη διοίκηση, για την επίτευξη της πολυπόθητης έγκρισης. Στη συνέχεια, θα μας βοηθήσουν να προσδιορίσουμε τα χαρακτηριστικά και τα προσόντα του κατάλληλου υποψηφίου και να συντάξουμε μια σωστή αγγελία.
Στο σημείο αυτό, περνάμε σε ένα άλλο στάδιο: τη σύνταξη
της αγγελίας, με την οποία θα ανακοινωθεί η θέση. Να σημειωθεί επιγραμματικά ότι η αγγελία είναι η πιο συνηθισμένη μέθοδος προσέλκυσης προσωπικού, αλλά δεν είναι η μοναδική
Λόγω της υψηλής ανεργίας, κάθε αγγελία θα ελκύσει το
ενδιαφέρον πάρα πολλών υποψηφίων, οι οποίοι θα στείλουν
το βιογραφικό τους, ακόμη και αν δεν πληρούν τα αναγκαία
προσόντα. Μια καλογραμμένη αγγελία βοηθάει τους υποψηφίους να κατανοήσουν, αν είναι κατάλληλοι. Κάποιες προτάσεις, που θα βοηθήσουν στην καλύτερη σύνταξη της αγγελίας είναι οι εξής:
Γράψτε τη δική σας αγγελία: Μη μεταφράζετε ή αντιγράφετε έτοιμες αγγελίες, που θα βρείτε στις μηχανές ανα-ζήτησης. Θυμηθείτε ότι στόχος είναι η αγγελία να προσελκύσει όσο το δυνατόν καταλληλότερους υποψηφίους για θέση
στο δικό σας οργανισμό, που είναι μοναδικός. Συντάξτε την
αγγελία σας δίνοντας όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για
την εταιρεία, τον τίτλο της θέσης, τα απαιτούμενα τυπικά προσόντα των υποψηφίων (επίπεδο εκπαίδευσης, ξένες γλώσσες
κ.λπ.). Αυτά τα στοιχεία τα έχετε, από την περιγραφή θέσης.
Αποφύγετε τις περιγραφικές γενικόλογες διατυπώσεις:
Αυτό το ύφος δεν βοηθάει ιδιαίτερα τον υποψήφιο να καταλάβει, εάν ταιριάζει στο προφίλ που αναζητάτε. Για παράδειγμα, αν η αγγελία αναφέρει ότι “ο κατάλληλος υποψήφιος
πρέπει να διακρίνεται από ομαδικό πνεύμα συνεργασίας,
οργανωτικές και επικοινωνιακές ικανότητες”, τότε η συντριπτική πλειοψηφία θα θεωρήσει ότι πληροί τις προϋποθέσεις και θα υποβάλει βιογραφικό. Αντίθετα, η διατύπωση
ερωτήσεων, θα καθοδηγήσει τον ενδιαφερόμενο να τις
απαντήσει και έτσι να κατανοήσει αν μπορεί να στείλει βιογραφικό. Για παράδειγμα, το “να διακρίνεται από ομαδικό πνεύμα
συνεργασίας” μπορεί να διατυπωθεί ως: “έχετε συμμετάσχει
σε ομάδα για την ολοκλήρωση κάποιου έργου”;
Διευκρινίστε σε ποια περιοχή είναι η θέση εργασίας: Έτσι,
ο ενδιαφερόμενος μπορεί να αποφασίσει, αν θέλει να
συμμετάσχει στη διαδικασία επιλογής, σε περίπτωση που η
απόσταση από τον τόπο κατοικίας του είναι μεγάλη.
Η γλώσσα της αγγελίας: Ένας σημαντικός αριθμός
αγγελιών γράφονται στην αγγλική γλώσσα. Αν δεν υπάρχει
απόλυτη ανάγκη ο υποψήφιος να μιλάει αγγλικά σε άριστο
επίπεδο (π.χ. επαφή με πελάτες του εξωτερικού), συντάξτε
την αγγελία σας στην ελληνική. Μια αγγλόφωνη αγγελία
μπορεί να αποθαρρύνει κατάλληλους υποψηφίους, που
πληρούν όλες τις προϋποθέσεις, να υποβάλουν βιογραφικό,
φοβούμενοι ότι τα αγγλικά τους δεν αρκούν, ενώ στην πραγματικότητα δεν θα τα χρησιμοποιούν. Επίσης, σε όποια γλώσσα
κι αν είναι τελικά η αγγελία σας, προσέξτε τη σύνταξη και την
ορθογραφία.
Αποφύγετε την υπερβολικά λεπτομερή καταγραφή των
προσόντων: Υπάρχει μια τάση, που ενισχύεται από το υψηλό
ποσοστό ανεργίας, οι υποψήφιοι εργοδότες να θέτουν πολύ
συγκεκριμένα κριτήρια. Για παράδειγμα, ορίζουν την κατεύθυνση του πτυχίου, τη γνώση εξειδικευμένων προγραμμάτων
ηλεκτρονικών υπολογιστών, τα έτη προϋπηρεσίας με ακρίβεια μηνών σε συγκεκριμένο τμήμα συγκεκριμένου κλάδου.
Αυτή η πρακτική αποκλείει εξαρχής ικανούς και ταλαντούχους ανθρώπους, που θα μπορούσαν να συμβάλουν στην
ανάπτυξη του οργανισμού. Λάβετε υπόψη ότι όσα χρόνια κι
αν έχει ασχοληθεί ένας υπάλληλος με το αντικείμενο που θα
αναλάβει στη δική σας εταιρεία, θα πρέπει πάντα να τον
εκπαιδεύσετε και θα χρειαστεί τουλάχιστον δυο βδομάδες,
για να ενταχθεί πλήρως στη φιλοσοφία του οργανισμού. Είναι
περιττό να επισημανθεί ότι κριτήρια πρόσληψης δεν μπορούν
να αποτελούν το φύλο, η ηλικία, η εξωτερική εμφάνιση (π.χ.
αγγελίες που ζητούν φωτογραφία και μάλιστα την
χαρακτηρίζουν “απαραίτητη”).
Περιγράψτε σύντομα και με ειλικρίνεια τι κίνητρα δίνει η
εταιρεία: Και εδώ, αποφύγετε τις τυποποιημένες και αόριστες
φράσεις, όπως “η εταιρεία μας προσφέρει ένα δυναμικό και
ευχάριστο περιβάλλον εργασίας”. Μπορείτε να το σκεφτείτε
ως εξής: “γιατί το εργασιακό περιβάλλον μας είναι ευχάριστο;”. Η απάντηση σε αυτό το ερώτημα είναι και η πληροφορία, που θα αναφέρετε στην αγγελία σας. Επίσης, αν ο
μισθός που προσφέρετε είναι ο βασικός, ενδείκνυται να το
αναφέρετε, διότι έτσι δεν θα στείλουν βιογραφικό όσοι υποψήφιοι στοχεύουν σε υψηλότερη αμοιβή.
Το επόμενο στάδιο: Κλείστε την αγγελία σας, ενημερώνοντας τι να περιμένουν οι υποψήφιοι μετά την αποστολή του
βιογραφικού: συνέντευξη προσωπική, μέσω τηλεφώνου,
τεστ δεξιοτήτων ή κάτι άλλο;
HR CONSULTING
HR consulting
1269