Евгений Байдаков: "Ключевые показатели управления эффективностью юридической ...
Выступление Евгения Байдакова на круглом столе ProjectMate "Управление эффективностью в юридической фирме
1. Круглый стол ProjectMate
Управление эффективностью
в юридической фирме
Москва,
отель «Катерина», Шлюзовая наб., 6
28 мая 2014 года, 10.00-14.00
2. Программа:
Секция №1. Управление эффективностью юридической фирмы
Выступающие – Евгений Байдаков, Андрей Нужин, «Авиком»
10.00 Эффективность юридической фирмы: принципы,
показатели, ориентиры
10.45 Кофе-брейк
11.00 Возможности ProjectMate для управления эффективностью
юридической фирмы. Живая демонстрация!
11.45 Кофе-брейк
Секция №2. Практический опыт использования ProjectMate
Выступающий – Ярослав Кулик, партнер, руководитель
антимонопольной практики юридической фирмы ART DE LEX
12.15 Практический опыт использования
ProjectMate в юридической фирме
4. 300+ компаний-пользователей
Авиком – разработчик ProjectMate
7 государств, 46 городов присутствия
Профессиональный
IT-аутсорсинг
10 лет работынаюридическом рынке
7. Невозможно управлять тем,
что нельзя измерить
– Том ДеМарко
ТомДеМарко–главаконсалтинговой
компанииAtlanticSystemsGuild,
специализирующейсянапостроениисложных
бизнес-систем,управлениирисками,
реинжиниринге,построенииздоровой
корпоративнойкультуры.
14. Обратите внимание, если…
Незавершенная работа
более 180 дней 22-36%
Дебиторская задолженность
более 180 дней
20-33%
*Источник:“LawFirmAccountingandFinancial
Management”,FifthEdition,2012
15. Сегментация клиентов
Кол-во
пр-ов
Акт. /
Всего
Средняя
сумма
Кол.
cч.
Срок
опл.
Задол. Выручка
1 / 1 184,0 9 15 25,2 1 656,0
1 / 1 244,3 1 42 24,4 244,3
4 / 4 109,7 2 29 219,5 219,5
1 / 1 145,4 6 7 179,2 872,4
1 / 1 202,6 2 15 50,4 405,2
2 / 2 177,2 4 21,6 189,1 679,5
8 / 8 886,0 20 108 945,5 3 397,3
Среднее: 8,1
Итого: 40,5
Сплинтер 2,6
Менеджер: Виноградов, Игорь Степанович
Bank InvestEuropa 10,4
Multi EST 4,8
Клиент %
Менеджер: Башилов, Евгений Викторович
СОТекс 19,7
G-Ray 2,9
Оплата по счетам
Смотрим отчет: Анализ выручки по клиентам
18. Причины недостаточной эффективности,
или10случаев, когда юрфирма теряет деньги
1. Миримся с компьютерными сбоями
2. Не учитываем всё время,котороеможно
продать клиенту
3. Неуходимотбумажногодокументооборота
4. Плоходелегируем работупомощникам
5. Неавтоматизируем подготовкуотчетов
6. Начинаем работатьс«плохими»клиентами
7. Продолжаем работать
с «посредственными» клиентами
8. Не возмещаем траты на подготовку печатных документов
9. Не управляем своим временем
10. Экономим на ИТ-консультантах
*Источник:“TenWaysLawFirmsLoseaLotofMoney”,ByJaniceMucalov,TheCanadianBarAssociation
19. Миримся с компьютерными сбоями
Возможные потери
1«потерянный»часкаждыйдень(из расчета
на 3 компьютера, каждый из которых «сбоит»
по 2 раза в день – от 10 до 15 минут)
x
240рабочихдней
x
$25/час =
от$6000до$9000вгод
20. Не учитываем всё время,
котороеможнопродатьклиенту
Возможные потери
1400часов,которыеможновключитьвклиентскиесчетах
от10до30%невключенноговремених
$200/час =
от$28000до$84000вгоднакаждогоюриста
27. Не управляем своим временем
Возможные потери
1400часов,которыеможновключитьвклиентскиесчета,вгодх
от10до30%невключенноговремених
$200/час =
от$28000до$84000вгоднакаждогопартнера
31. Круглый стол ProjectMate
Управление эффективностью
в юридической фирме
Москва,
отель «Катерина», Шлюзовая наб., 6
28 мая 2014 года, 10.00-14.00
Editor's Notes
Вопросы залу по всем показателям
По данным рейтинга Global 100, который составляет The American Lawyer:
Выручка на юриста в 2012 г. составила $784 419 в год
Средняя прибыль на партнера составила $1,53 млн. в год
Вы уже знаете, что вы и ваша юридическая фирма теряете деньги, когда вы «режете» часы или когда клиент не платит по счетам вовремя (или не платит вообще). Канадская ассоциация юристов подготовила список еще из 10 случаев, когда юрфирма теряет деньги, и способы снизить эти риски.
Компьютерные сбои и простои удивительно дорого обходятся юридическим фирмам. Если компьютер «завис», но на перезагрузку и повторное включение всех программ и восстановление данных уйдет как минимум 10 минут, и так каждый раз.
Решение:
используйте хорошие антивирусные программы,
придерживайтесь здравого смысла – не открывайте вложения в письма, которых вы не ожидали, даже если они пришли от клиента или от вашей мамы,
не используйте устаревшие программы, обновляйте софт до свежих версий,
меняйте/обновляйте компьютеры и устройства одновременно, чтобы весь софт хорошо работал со всеми железками.
Причины: - вы просто забываете
вы не записываете время на телефонный звонок от клиента, потому что клиент – «хороший»/«любимый»
вы не указываете, что потратили на задачу 4 часа, потому что считаете, что из них эффективно работали только 3
Вы вносите запись о времени больше, чем через 24 часа после работы (за это время многое забывается)
вы «режете» часы при включении в счет клиента, потому что считаете, что счет получается чересчур большой
Решение:
ведите полный и точный учет времени, а не только часов, которые можно включить в клиентские счета
Решение:
работайте с документами на экране, не распечатывайте,
используйте сканер, чтобы переводить все бумаги в электронный вид.
Решение:
делегируйте
создавайте стандарты, разрабатывайте бизнес-процеесы и методологии выполнения тех или иных работ
Решение:
- использовать возможности автоматической подготовки отчетов и документов из программы, в которой вы работаете
Клиентов каждой юрфирмы можно условно разделить по категориям от «А» до «Е». «А» – это мечта, клиенты, которые платят вовремя и без вопросов. «Е» - это ваш худший ночной кошмар. «D» и «Е» - не хотят сотрудничать, спорят с вами и не ценят вашу экспертизу. К сожалению, у всех есть «D» и «Е»-клиенты. Работая с такими клиентами, вы:
не выполняете работу для «А» и «B»-клиентов, которую могли бы делать в это время,
подвергаетесь стрессу,
«режете» часы и продаете свое время дешевле, чем могли бы.
Ваши суммарные потери при работе с такими клиентами составляют до 50% от возможного неполученного дохода.
Решение:
никогда не берите работу от «плохих» клиентов,
разработайте систему оценки клиентов и придерживайтесь ее,
привлеките партнера к оценке новых клиентов, если сумма сделки больше, чем пороговое значение (например, $10 000)
потратьте то время, которое вы бы потратили на «плохих» клиентов и которое бы вам не оплатили, на обдумывание хорошего бизнес-плана, улучшение своих маркетинговых навыков, чтобы привлечь больше «хороших» клиентов
В счета клиентам группы «С» часто попадает меньше часов, чем можно было бы выставить, и нередко они оплачивают эти счета в сроки больше 90 дней. При работе с такими клиентами, как и с «плохими», есть свои риски и скрытые издержки:
вы не выполняете работу для «А» и «B»-клиентов, которую могли бы делать в это время,
вы можете выставить в счет меньше дополнительных оплачиваемых часов, таких как время в дороге к клиенту и др.,
вы перерабатываете в стремлении добиться достаточно хороших отношений с клиентом и перевести его в категорию «А» или «В», и увеличиваете таким образом риски ошибок,
вы получаете меньше прибыли, «кредитуя» своих клиентов на срок оплаты счетов.
Решение:
в своем маркетинге делайте упор на привлечение целевой аудитории только из верхнего сегмента – «А» и «В»
делегируйте большую часть работы по клиентам группы «С» помощникам юристов и младшим юристам, под контролем опытных юристов
Множество вещей отвлекает нас каждый день – от звонков и писем до вопросов помощников и неожиданных визитов друзей-юристов. Если не контролировать свое время, то потери из-за такого «хаоса» оцениваются в 10-30% от времени, которое можно продать клиентам.
Решение очень простое:
- Лучше планируйте свой рабочий день. Закладывайте время на звонки, ответы на письма, общение с коллегами. Просите ваших помощников не беспокоить вас в какие-то часы, например, с 9 до 10 утра каждый день. Помните, что если вы всегда доступны, то это приводит к тому, что помощники начинают меньше думать самостоятельно. Просите помощников собирать их вопросы в группы и по возможности готовить не только вопросы, но и варианты ответов на них.
