Коммерческий директор Digital Design представил участникам II Арктического Форума концепцию электронного рабочего места руководителя 05.10.2010 2 октября 2010 коммерческий директор Digital Design Дмитрий Лившиц выступил на II Арктическом Мурманском Международном Экономическом Форуме на конференции «Новое поколение формирует новый интеллект. Новый интеллект осваивает новый континент» с докладом на тему «Электронное рабочее место руководителя». В своем выступлении Дмитрий Лившиц представил концепцию мобильного рабочего места руководителя, разработанную и реализуемую компанией Digital Design. Поскольку современные условия ведения бизнеса предполагают высокую интенсивность поездок и встреч вне офиса, приоритетной становится использование мобильных устройств в задачах управления. Согласно концепции, рабочее место современного руководителя состоит из набора функциональных модулей, обеспечивающих доступ к различным информационным ресурсам организации. В настоящее время Digital Design ведет разработку четырех модулей – клиента системы электронного документооборота, «Электронной папки для совещаний», клиента отчетно-аналитической системы и клиента корпоративной электронной почты. В перспективе система может быть дополнена мгновенными коммуникациями и интеграцией с прикладными корпоративными системами. Модульное построение рабочего места позволяет быстро дополнять функциональность системы новыми разработками и обновлять (или удалять) устаревшие. II Арктический Мурманский международный экономический форум (Арктический Форум), организованный правительством Мурманской области при поддержке Министерства экономического развития РФ, Министерства регионального развития РФ, Министерства транспорта РФ, Министерства природных ресурсов и экологии РФ, Министерства промышленности и торговли РФ, Министерства иностранных дел России, Совета Федерации РФ проходил в Мурманске с 30 сентября по 3 октября 2010 года. В рамках форума было проведено 12 дискуссионных и 2 выставочных мероприятия.

1. DocsVision.Система электронного
документооборота. АРМ
Руководителя.

2. О компании Digital Design
• Год основания: 1992 г.
• Персонал:
• Более 300 сотрудников
• более 100 сертифицированных специалистов по технологиям
Microsoft, Lotus, IBM, HP, Cisco, Oracle, PMI, MBI
• Статусы:
• ISO 9001:2000
• CMMI – уровень 3
• Четырежды Gold Certified Partner Microsoft
• Премия правительства РФ в области качества
• «Признанное совершенство» от EFQM в 2007 году
• Офисы: С.-Петербург, Москва
• Отрасли:
• Госструктуры
• Машиностроение
• Строительство
• Энергетика
• Финансы
• Легкая промышленность
05.10.2010

3. Наши клиенты
3
05.10.2010

4. DocsVision на рынке
• Более 600 внедрений / 58900 рабочих мест
• Все секторы рынка
• Все регионы России, Беларусь, Грузия, Казахстан,
Латвия, Украина, Узбекистан, Эстония
• 8 языковых версий
• 92 партнера во всех регионах

5. Внедрения по количеству
рабочих мест

6. Внедрения по отраслям

7. Внедрения по регионам

8. Назначение DocsVision
Повышение эффективности и
Цели Элементарный порядок
конкурентоспособности
Снижение издержек
Задачи
Сокращение сроков
Уменьшение ошибок
Управление качеством
Методы
Процессное управление
Управление информацией

9. Эффект от внедрения DocsVision
РЕЗУЛЬТАТ ЭФФЕКТ
Сокращение времени на поиск
документов, Эффективность сотрудников
автоматическая отчетность
Электронный обмен документами Скорость принятия решений,
Снижение издержек (бумага, копии)
Контроль исполнения поручений Эффективность управления
Гарантированность процессов Скорость работы компании
Исключение дублирования данных
Снижение издержек
Исключение несанкционированного
Безопасность
доступа

10. С помощью DocsVision вы можете
автоматизировать:
Делопроизводство
Документационное обеспечение управления
Архив документов
Доступ к любым документам, используемым на
предприятии
Бизнес-процессы
Выполнение работ, связанных с обработкой
документов и информации
05.10.2010

11. Возможности системы.
Автоматизация делопроизводства.
• Удобный процесс регистрации и учета документов в компании;
• Быстрый поиск документов по любым реквизитам ;
• Назначение и отслеживание хода исполнения поручений;
• Эффективный контроль и отчетность по исполнению поручений;
• Отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного
цикла;
• Сокращение сроков подготовки и согласования документов;
• Получение сводных отчетов и журналов;
• Хранение различных справочных данных.
05.10.2010

12. Возможности системы.
Автоматизация архивной деятельности
12
• Разграничение прав доступа, ролевая модель.
• Поддержка работы с версиями документов
• Сканирование и распознавание текста
• Полнотекстовый поиск и поиск по реквизитам документа
• Поддержка связей между документами
• Надежность хранения
• Протоколирование действий пользователей
05.10.2010

13. Возможности системы.
Автоматизация бизнес-процессов
•Инструмент автоматизации
бизнес-процессов, не требующий
знаний программирования (!)
•Автоматизация любых
процессов, связанных с
обработкой документов, и не
только
•Контроль выполнения и
внесение изменений в
реальном времени
•Простота и гибкость
модификации
•Обеспечение взаимодействия
различных программных
систем

14. Платформа DocsVision
Индустриальное решение:
 Предоставляет возможности для
настройки и доработки
разработчиками
 Базируется на современной и
распространенной платформе
Microsoft
14 05.10.2010

15. Приложение «Административное
делопроизводство»
• Назначение: автоматизация делопроизводства для
органов государственной власти, а также крупных
предприятий и организаций, использующих аналогичную
практику
• Основано на «Типовой инструкции по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной власти»
(Росархив, ВНИИДАД, 2001 г.)
• Внедрено в 7 министерствах/агентствах, 3
городских/областных администрациях

16. Сценарий работы
ПРОЦЕСС ДОКУМЕНТООБОРОТА
РЕГИСТРАЦИЯ

17. Сценарий работы
ПРОЦЕСС ДОКУМЕНТООБОРОТА
РЕГИСТРАЦИЯ НАЛОЖЕНИЕ
РЕЗОЛЮЦИИ

18. Сценарий работы
ПРОЦЕСС ДОКУМЕНТООБОРОТА
К
НАЛОЖЕНИЕ ПОСТАНОВКА
РЕГИСТРАЦИЯ НА КОНТРОЛЬ
РЕЗОЛЮЦИИ

19. Сценарий работы
ПРОЦЕСС ДОКУМЕНТООБОРОТА
К
НАЛОЖЕНИЕ ПОСТАНОВКА ДОВЕДЕНИЕ ДО
РЕГИСТРАЦИЯ НА КОНТРОЛЬ
РЕЗОЛЮЦИИ ИСПОЛНИТЕЛЯ

20. Сценарий работы
ПРОЦЕСС ДОКУМЕНТООБОРОТА
К
НАЛОЖЕНИЕ ПОСТАНОВКА ДОВЕДЕНИЕ ДО
РЕГИСТРАЦИЯ НА КОНТРОЛЬ
РЕЗОЛЮЦИИ ИСПОЛНИТЕЛЯ
К К
ИСПОЛНЕНИЕ И ОТПРАВКА УТВЕРЖДЕНИЕ И ПОДГОТОВКА
АДРЕСАТАМ СНЯТИЕ С КОНТРОЛЯ ПРОЕКТА

21. Сценарий работы
ПРОЦЕСС ДОКУМЕНТООБОРОТА
К
НАЛОЖЕНИЕ ПОСТАНОВКА ДОВЕДЕНИЕ ДО
РЕГИСТРАЦИЯ НА КОНТРОЛЬ
РЕЗОЛЮЦИИ ИСПОЛНИТЕЛЯ
К К
ИСПОЛНЕНИЕ И ОТПРАВКА УТВЕРЖДЕНИЕ И ПОДГОТОВКА
АДРЕСАТАМ СНЯТИЕ С КОНТРОЛЯ ПРОЕКТА
РАБОТА
СТАТИСТИКА РУКОВОДИТЕЛЕЙ
УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ КОНТРОЛЬ

22. Сценарий работы
ПРОЦЕСС ДОКУМЕНТООБОРОТА
К
НАЛОЖЕНИЕ ПОСТАНОВКА ДОВЕДЕНИЕ ДО
РЕГИСТРАЦИЯ НА КОНТРОЛЬ
РЕЗОЛЮЦИИ ИСПОЛНИТЕЛЯ
К К
ИСПОЛНЕНИЕ И ОТПРАВКА УТВЕРЖДЕНИЕ И ПОДГОТОВКА
АДРЕСАТАМ СНЯТИЕ С КОНТРОЛЯ ПРОЕКТА
РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЬСКАЯ РАБОТА
СТАТИСТИКА РУКОВОДИТЕЛЕЙ ДИСЦИПЛИНА ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ КОНТРОЛЬ

23. Конкурентные преимущества
• Платформа + Набор готовых решений:
 Гибкость модификации и создания решений
 Быстрое внедрение типовых решений
• Широкие возможности настройки без программирования
• Мощная подсистема Workflow – средство процессной
интеграции людей и систем
• Тесная интеграция с продуктами и технологиями Microsoft
• Современная трехуровневая архитектура –
масштабируемость и безопасность
• Большая сеть партнеров по внедрению

24. Состав проекта внедрения
Поэтапное внедрение
 Формирование рабочей группы
 Анализ требований к системе и
разработка технического задания
 Технорабочий проект
 Развертывание системы
 Обучение пользователей
 Сдача-приемка системы
 Опытная эксплуатация
 Техническая поддержка

25. ИТОГИ
По окончании внедрения предприятие получает
комплексную автоматизированную систему, которая
учитывает особенности:
• существующей оргструктуры
• существующего управления
• существующих бизнес-процессов

26. Цели реализованного проекта по
внедрению СЭДО в Правительстве
Мурманской области
• Автоматизация базовых процессов
документооборота в Правительстве
Мурманской области
• Апробация регламентов документооборота
(внесение изменений в действующие схемы
документопотоков)
• Формирование технологической и
организационной основы для создания
Электронного Правительства Мурманской
области

27. Результаты работы
• Обработка входящей и исходящей корреспонденции,
включая потоковое сканирование
• Обработка внутренней переписки и ОРД
• Конвертация данных о входящей-исходящей
корреспонденции и нормативных документах в СЭДО из
ранее используемого программного комплекса
• Конвертация данных из ранее использовавшихся систем
ДО
• Перевод в СЭДО технологических процессов сектора по
работе с обращениями граждан

28. Результаты работы
• Электронная Общественная приемная
• Доработка СЭДО по предложениям и замечаниям,
полученным во время периода опытной эксплуатации
системы.
• Разработка интерактивного отчета о состоянии
исполнения контрольных поручений Президента РФ,
Правительства РФ и Губернатора Мурманской области с
возможностью вывода результатов на печать.

29. Показатели текущей автоматизации
• Ежедневно в системе регистрируется до 500
документов
• К системе подключены: Правительство, Аппарат
Правительства, 28 ИОГВ
• Пользователями системы являются примерно 400
человек
• Количество ключевых пользователей
(регистраторов и секретарей) около 100 человек
• Одновременно в системе работает до 150 человек

30. Цель создания АРМ Руководителя
• Главная задача систем электронного документооборота –
поддержка принятия решений на всех уровнях
предприятия
• При наличии примерно одинаковой функциональности
таких систем одним из ключевых вопросов становится
удобство использования руководителем подготовленной
в системе информации

31. Проблемы руководителя
• Необходимость знания о деталях системы мешают ее использовать
• Работа руководителя сильно отличается от работы других
пользователей, типовой интерфейс затрудняет работу
• Изучать документы и принимать решения нужно не только в офисе,
но и в дороге и дома, но в это время система недоступна
• Для принятия решений должны нужны не только документы, но и
справочные данные из учетных систем предприятия - отчеты
• В результате эффективность системы теряется на самом верхнем
уровне управления, вместо того чтобы открывать на нем качественно
новые возможности

32. Решение
- основные принципы
1. Работа с системой тогда, когда для этого есть время – не
только в офисе, но и в дороге, и дома
2. Ненужных руководителю элементов интерфейса не
должно быть на экране
3. Изучение документа и резолюция по нему должны
делаться в одном окне, одновременно
4. Необходимо предусматривать перьевой и аудио-ввод, не
только клавиатурный

33. АРМ Руководителя
• Единое точка доступа руководителя ко всей необходимой для работы информации
• Доступность информации в любых режимах (on-line, off-line, удаленно)
• Электронный органайзер Дополнительные сервисы
On-line
Основная информация
PDA
Документы Отчеты,
показатели
VIP-руководитель
Удаленный
On-line СЭДО
Дополнительные источники
Off-line

34. АРМ Руководителя. Отчеты
• Отчеты по исполнительской
дисциплине (СЭДО)
• Оперативный мониторинг по
основным показателям
• Возможность детализации до
записи
• Доступность информации on-
line и off-line
• Оперативные коммуникации
из АРМ с помощником и
подчиненными (звонки,
организация
видеоконференций)

35. АРМ Руководителя. Работа с документами
• Поиск документов
(полнотекстовый с
морфологией, сортировка
результатов по
релевантности)
• Рассмотрение и подписание
документов (on-line и off-line
режимы)
• Создание голосовых и
текстовых комментариев к
проектам документов и
резолюций
• Оперативные коммуникации
с участниками работы по
документу (звонки,
организация
видеоконференций)

36. АРМ Руководителя. Дополнительные сервисы
• Доступ к календарю,
просмотр, изменение
расписания
• Доступ к электронной
почте
• Телефонный справочник

37. АРМ Руководителя. Работа с PDA
• Рассмотрение и
подписание
срочных
документов,
формирование
голосовых
комментариев
• Просмотр отчетов
по
исполнительской
дисциплине и
основной
деятельности

38. Преимущества
• Может работать с любым решением на платформе
DocsVision, в том числе с любым уже установленным у
заказчика
• Возможно подключение рабочих мест нескольких
руководителей с индивидуальными настройками
• Приложение позволяет просматривать отчеты в
произвольном формате, в т.ч. полученные из «смежных»
систем

39. Санкт-Петербург
ул. Одоевского, 28
Тел.: (812) 346 58 33
Факс: (812) 346 58 34
Москва
Варшавское шоссе, 36
Тел.: (499) 975 74 94
Факс: (499) 975 74 95
info@digdes.com
www.digdes.ru
www.digdes.com